Lâp kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA

Trang 1

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA

Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP)

Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự

án ODA

Kết thúc mođun này học viên có khả năng:

Nắm vững một số công cụ lập kế hoạch dự án như: biểu đồ Gantt, phương pháp đường tới hạn, kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình

Nắm vững phương pháp xây dựng lịch trình thực hiện dự án

Xem xét lại khối lượng công việc, lựa chọn các công cụ để lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA

Xây dựng kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA cho một dự án đơn giản (bằng tay)

Kết thúc Mođun KH2: “Cấu trúc hệ thống tổ chức dự án ODA” và KH3

“Cấu trúc sản phẩm, quy trình và phân chia công việc dự án ODA”

Người học tự nghiên cứu tài liệu

Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học

Thực hành lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA

Tự kiểm tra đánh giá

Mođun KH4: “Lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án”

1 Tự tìm hiểu cơ sở lập kế hoạch và xây dựng lịch trình thực hiện dự án ODA

2 Thực hành các kỹ năng đã học

3 Tự kiểm tra đánh giá

Mođun KH4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

ODA

Trang 2

)

n đề phức tạp liên quan đến các yếu tố có ảnh hưởng qua lại lẫn

uyết định bởi vì nó liên quan tới

cả thời gian chậm trễ do xem xét lại và chuẩn y các vấn đề

iệc cần phải được mô tả rõ ràng

iên tục và người quản lý

1 Một số khái niệm về lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự

án

Lập kế hoạch là việc cung cấp thông tin để trả lời các câu hỏi: Ai? Làm cái

gì? Khi nào? Trong bao nhiêu lâu? và các mối quan hệ giữa chúng ra sao?

Việc lập kế hoạch dự án có thể hình dung là việc thiết lậphành động xác định có thể dự đoán trước.để thực hiện dự án

Lập kế hoạch là một công cụ quản lý cần thiết để tạo điều kiện hiểu được các vấ

liên quan

Kế hoạch cung cấp cơ sở cho việc phối hợp, kiểm soát, liên lạc và cam kết

về dự án Kế hoạch là công cụ cho việc đo tiến trình của dự án Như vậy, lập kế hoạch là cơ sở để theo dõi chất lượng, giá thành và thời g

hiện các hạng mục công việc cần thiết cho việc hoàn thành dự án

Lập kế hoạch là một quá trình và là bước đầu tiên khi xây dựng lịch trình thực hiện dự án Đây chứ không phải là một hoạt động đơn lẻ Khi điều kiện thực hiện dự án thay đổi, cần có những điều chỉnh kế hoạch Việc lập

kế hoạch tốt và iên tục cập nhật sẽ giúp chỉ ra cálịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất

Lập kế hoạch là yếu tố thúc đẩy các thành viên dự án hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn bằng cách chỉ ra trách nhiệm của mỗi người một cách rõ ràng và công khai Qua việc lập kế hoạch, sự phối hợp, giao thoa công việc giữa các cá nhân cũng được thiết lập Trong kế hoạch phải tính đến thời gian hợp lý cần cho sự trao đổi thông tin giữa các thành viên dự

án, bao gồmquan trọng

Khi lập kế hoạch, các hạng mục công vtrước khi chúng bắt đầu được thực hiện

Các hệ thống kế hoạc hoá và công cụ trong việc lập kế hoạch phải linh động Lập kế hoạch là một quá trình cập nhật l

Trang số: 2 / 25

luôn cần kiểm tra tiến độ, so sánh với kế hoạch

Trang 3

lý thực hiện dự án ODA, cần phải xây dựng

ch, lịch trình thực hiện dự án làm cơ sở cho các công tác

Việc chia nhỏ công việc dự án thành các hạng mục công vi

một cách rõ ràng, dễ đo đếm và quản lý (Cấu trúc chia nhỏ công việc

xem Mođun KH3) là rất quan trọng trong lập kế hoạch thực hiện dự

Mô t

nh

Tu

Xây nh ho động tổ trong cấu

ph ia công việc)

à (Từ các

ng thể ạt trúc ân ch

10 Kế hoạch A

20 Vị trí B

30 Làm móng

G

40 Làm khung D

Thực hiện các hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội

Giám sát, đánh giá và báo

cáo

Trang 4

ư, chặt chẽ trong chỉ đạo

h trình thực hiện dự án chính là kế hoạch thực hiện dự án đã được lập

nh một thời gian biểu hoạt động Lịch trình được xem như

rõ khi nào một hoặc một nhóm hoạt động sẽ bắt đầu hoặc kết thúc Lập lịch trình đối với dự án quan trọng hơn nhiều so với hoạt động thường xuyên vì các dự án thiếu tính liên tục và thường gây ra các vấn đề phức tạp hơn cho việc điều phối công việc

Lịch trình cũng được dùng như ccủa dự án Cùng với lập kế hoạch, và sử dụng kinh phí, nó được coi như một trong những công cụ chủ yếu cho việc quản lý dự án

Trong môi trường dự án, vai trò của việc lập lịch trình quan trọng hnhiều so với trong môi trường hoạt động thường xuyên (như trong các cquan doanh nghiệp) vì các dự án không liên tục như các hoạt động thường ngày và thường có những vấn đề nảy sinh phức tạp hơn nhiều trong việc điều phối công việc

Lịch trình thường dựa trên các kế hoạch hành động và/hoặc Cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS) Và đó là một điều tố

trong WBS được lập lịch trình trong đó đề cập đến mọi gói công việc

Lịch trình phải được điều chỉnh khi kế hoạch tương ứng có sự thay đổi

Cách tiếp cận cơ bản của mọi kỹ thuật lập lịch trình là xây dựng một mạng lưới nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các sự kiện Mạng lưới này có thể minh họa bằng sơ đồ để biểu diễn mối quan hệ tuần tự giữa các nhiệm vụ của dự

án Các nhiệm vụ bắt buộc phải tiến hành trước hoặc sau các nhiệm vụ khác

sẽ được xác định rõ ràng cả về mặt thời gian

Khi lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án, cần xác định r

ng vấn

củ từng cá nhân, thời gian thực hiện, kinh phí và nhữsinh Công tác lập kế hoạch, xây dựng lịch thực hiện đđiểm chuẩn bị triển khai dự án và kéo dài liên tục trong suốt thời gian thực hiện dự án cho đến khi dự án kết thúc Việc lập kế hoạch tốt sẽ phát hiện ra các thay đổi và điều chỉnh lịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất

c lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án có thể được sửcông cụ hữu hiệu để ngăn ngừa các vấn đề không mong muố

Giúp hạn chế sự chậm trễ của từng hạng mục công việcchính dẫn đến sự chậm trễ của toàn

Giúp tránh chi vượt dự toán (là điều hay gây ra tranh cãi)

Trang số: 4 / 25

Hỗ trợ cho quản lý nhân s

Trang 5

án ODA

Lịch trình tóm tắt tổng thể

Mức độ chi tiết theo tuần hoặc ngày

3 – 6 tháng

Mỗi tháng tháng thêm vào 1

Mức độ chi tiết theo tháng hoặc tuần

) Để chuẩn bị lịch trình công việc, cần tiến hành như sau:

Xem xét cấu trúc phân chia công việc, ma trận trách nhiệm, lịch trình tóm tắt tổng thể và mức độ chi tiết

Lựa chọn công cụ lên lịch trình (sơ đồ theo thời gian, hệ thống ưu tiên)

Phân chia các h thể thành các hoạt động nhỏ hơn và chuẩn bị (các) danh sách các hoạt động

Tính toán thời gian co dãn của các hoạt động

m xét, điều chỉnh lại kế hoạch khi thấy cần thiết ) Trong dự án dài h n, tiếp cận “cuốn chiếu” được áp g vi ết

hoá lịch trình thực hiện dự án Mỗi tháng, cần xem xét lại lịch trình để điều chỉnh cho các tháng tiếp theo

Trang 6

Ph m mo

ng tiếp cận “cuốn chiếu” cho các dự án dài hạn

n vị thời gian của các hoạt động phải nhỏ hơn đơn vị thời gian của cá kiểm soát

c hoạt động được mô tả bằng các động từ đối với các “hành động” và

từ đối với “Những yếu tố bị ảnh hưởng”

i với mỗi hoạt động, phân phối trách nhiệm cho một tổ chức hay một

ân cụ thể, riêng biệt phối một nguồn lực cho mỗi hoạt động cụ thể

ã hoá các hoạt động một cách hệ thống, thể hiện được mối quan hệ “g liên quan chặt chẽ” của chúng

ản lý dự án là quá trình liên tục, không cần phân tách (Bảng 1) họn công cụ thích hợp để lập kế hoạch và lịch trình dự án

xem và ghi nhận một số nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch và l

7 Trao đổi kế hoạch với tất cả các bên liên quan Mọi kế hoạch sẽ

vô giá trị nế không được mọi người biết đến u

) Nhà quản lý dự án cần phải thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến kế

Lập biểu đồ tiến trình Theo dõi tiến triển công việc theo kế hoạch

Cập nhật thường xuyên bản kế hoạch

Trang số: 6 / 25

hoạch trong quá trình thực hiện dự án như sau:

Trang 7

án ODA

GHI NHỚ

Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án là rất quan trọng Đây là công cụ phục vụ cho công tác quản lý thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất, cũng như cơ sở cho việc kiểm soát và đánh giá tiến trình thực hiện

CPM được thiết kế cho các dự án xây dựng và đã

thiết để hoàn thành công việc, sử dụng khi xây dựng

được các công ty xây dựng chấp nhận rộng rãi Bản

chất CPM là phương pháp xác định thời gian cần rình thực hiệ dự án

à xe

ánh xét

ng tr h)

PERT ụng rộng rãi trong công nghiệp chế

ù v chỉ t trung vào yếu ời gian của

ự án và s ng tí suất v thời gian của

h tr iúp việc xác định khả năng một

c hoàn thành tại mộ ời điểm cho c

được áp d

D d

dự án có t trướ

hể đượ không

t th

Trang 8

Bảng 2 Danh sách công việc trong việc chuẩn bị kế hoạch xây nhà

cần thiết với lịch thực hiện Một

tự động làm thay đổi các hoạt động tiếp theo

L hữu ản lý lịch trình hoạt đ dự án, nhưng ít khi đư để quản lý những công việc cụ thể, chi tiết vì

h ều mố n ệ tươ g hỗ giữa các hoạt ng Loại

đồ này thường được sử dụng cho các dự án có mối quan hệ giữa các

ể không quá hức t) C k tiến hành xây dựn u a tt:

ác ạt động;

i gian cần thiết hoàn thành công vi ỗi hoạt động,

ào k i lượng công việc, nguồn lực ch phé g g n

d án;

Bi u đồ dạng hình thanh (Gantt) là một loại biểu đồ là sơ đồ thực hiện các

g mục công việc theo thời gian, được sử dụng trong lập kế hoạch Đối một số dự án đơn giản, biểu đồ dạng hình thanh gần giống với danh

g việc,

côn nhưng được thể hiện theo kiểu đồ thị, sinh

Biểu đồ Gantt khó cập nhật và không mô tả mố

được các thông tin về chi phí, nguồn lực

sự thay đổi trong một hoạt động không

o p, tổn thời ia

Trang 9

án ODA

ác định mối liên hệ giữa một hoạt động với các hoạt động khác;

iệ dự án (mỗi hoạt động được biể ễn m t thanh

c hoành thời gian);

i gian cho tất cả các hoạt động cho đến khi hoàn thành lịch trình (là khi các hoạt động đã được sắp xếp sao cho thời điểm hoàn thành

ã được định )

ntt)

X

Vẽ lịch thực h n u di bằng ộngang theo trụ

Điều chỉnh thờ

của chúng không vượt quá thời điểm hoàn thành dự án đtrước)

Hãy xem ví dụ về biểu đồ dạng hình thanh (Gantt)

Bảng 3 Biểu đồ dạng hình thanh (Ga

) Sử dụng biểu đồ Gantt có một số ưu nhược điểm như sau:

Biểu đồ này rất dễ hiểu nhưng khó cập nhật và không mô tả mối quan hệ tương hỗ giữa các hoạt động

Không liên kết được các thông tin về chi phí, nguồn lực cần thiết với lịch thực hiện

Một sự thay đổi trong một hoạt động không tự động làm thay đổi các hoạt động tiếp theo

Trang 10

Mạng lưới thường được vẽ dưới dạng "sơ đồ mũi tên", "sơ đồ nút";

Quãng thời gian (D): quãng thời gian được ước tính cần để thực hiện một

điểm bắt đầu muộn (L ểm muộn nhất mà một hoạ

thể bắt đầu nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: LS = LF - D

Phương pháp đường tới hạn (CPM)

hương pháp đ

đồ mạng lưới, bao gồm:

- Sơ đồ ưu tiên (PDM)

- Sơ đồ ưu tiên về quy mô thờigian

- Sơ đồ mũi tên

Sử dụng phương pháp này tốn nhiều công sức hơn biểu đồ Gantt, nhưng lung cấp nhiều thông tin chi tiết cần thiết cho việc quản lý dự án một cá

ó hiệu quả Nó đòđược và liên hệ các hoạt động này với nhau theo một trật tự logic và chi tiết

ơn nhiều so với biểu đồ Gantt:

Đây là công cụ hữu hiệu để xây dựng lịch thực hiên chung cho toàn bộ

dự án

Cung cấp mối quan hệ tươkinh phí và các nguồn lực khác;

Đòi hỏi có những mô tả rõ mối quan hệ giữa các hoạt động;

Một số khái niệm được sử dụng trong phương pháp đường tới hạn:

Hoạt động: việc thực hiện một nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án

Mỗi hoạt động thường đòi hỏi kinh phí, hoặc thời gian, hoặc cả hai;

Mạng lưới: sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa các hoạt động nhằm hoàn thành

Trang 11

Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)

Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự

án ODA

Tổng thời gian co dãn (TF): tổng thời gian mà một hoạt động có thể chậm

nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: TF = LF - EF = LS - ES

Thời gian co dãn tự do (FF): là quãng thời gian mà một hoạt động có thể chậm nhưng không làm chậm Thời điểm bắt đầu sớm của hoạt động kế

tiếp ngay sau đó;

i trên sơ đồ

ời gian co dãn và Thời gian co

ời gian tối thiểu để hoàn thành

) Phương pháp sơ đồ mạng lưới ưu tiên tạo ra lôgíc hay tập hợp các mối quan

100

Mua đất Chủ dự án

104 2

Chủ dự án

Lựa chọn nhà thầu

106 1

Kế hoạch xây dựng Chủ dự án

Trang 12

104 2

hà th

ự án

Lựa chọn n Chủ d

ầu

106 1

Kế hoạch xây Chủ dự án dựng

Độ linh động

) S ư y an ết hợp các đặ ểm a sơ Gantt và

sơ đồ ư ên Mối quan hệ logíc thể hiện bằng các mũi tên được thiết lập

th q ử d the phương thẳng n c i là hàng rào) H nằm bên phải hàng rào sẽ xảy ra sau hoạt độ nằm bên trái

Thời gian (tuần)

Nguồn lực

ho ng) cho mỗi d êmquãng thời gian của các hoạt độngthuộc lẫn nhau Tổng thời gian củ

Khái niệm “B u sớm/chậm và Kết thúc sớm/chậm” được sử dụng để xác

thuộc nhóm “tới hạn” hay thuộc nhóm có thời gian

t dãn

a các oạt đ g phụ th này là thờ

iết đ thực hiện d án

Trang 13

độ linh động

Bảng 4 Thời gian bắt đầu và kết thúc

Mã Hoạt động Trách nhiệm Khoảng Khởi Kết Kh

thời gian

đầu sớm

thúc sớm

đầu muộn

th m

Bảng 5 So sánh các công

Biểu đồ thanh

hoạt động song song (dự án

đường Logic đơn giản với một vài Xây dựng

đơn giản)

Sơ đồ mạng lưới Logic phức tạp với rất nhiều

hoạt động song song (dự án phức tạp)

Xây dựng cầu, hệ thống cấp nước

GHI NHỚ

hoạch dự án bằng phương pháp đường tới hạn: Đường tới hạn, Thời gian thực hiện dự án, Thời gian co dãn tự do

Trang 14

3.2 Phương pháp xây dựng hệ thống đường tới hạn và sơ đồ mũi tên

Xây dựng danh sách các hoạt động cho các hoạt động tóm tắt

Ph g tóm tắt và điền vào danh sách nói trên

Họp với

Phát triển chuỗi logic

Thiết lập sơ đồ mạng lưới (bảng đen hoặc máy tính) ) Danh sách óm tắt thường bao g c sau: thứ tự, mô

tả, đơn vị tổ chứ hân chịu trách nhiệm, số n c, chi phí, thời gian, ngày bắt đầu, ngày kết thúc

1 ng từ trái qua phải với một hộp bắt đầu và một hộp kết thúc

2 Vẽ cá Vẽ các mũi tên đến và đi từ các hộp và song song với phương nằm ngang Chỉ ra bất cứ các loại logíc nào

Tránh các m) Một số dạng qu ữa các hoạt động ưu

Cùng đồng thời bắt đầu (S-S);

Kết thúc rồi mới bắt đầu (F-S); và

Tổ hợp (bắt đầu một hoạt động khi mộ oạt động khác đang diễn ra) ) Bên c

ệ thống phương pháp đường tới hạ

ân chia các hoạt độn nhà quản lý

Định dạng
Số trang	25
Dung lượng	808,9 KB