Nghiên cứu về vấn đề căn bản của tổ chức sự kiện và tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam

Nghiên cứu, vấn đề căn bản, tổ chức sự kiện và tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện, Việt Nam

GVHD:   TÀI TT NGHIP 1 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy PHẦN MỞ ĐẦU a. Đặt vấn đề: T khi Vit Nam chuyu kinh t sang nn kinh t th ng, thì s  b  t ca các nhãn hiu ln kéo theo s phát trin ca ngành qung cáo và tip th thì nhu cu truyn thông ca các doanh nghi ng công ty con t chc s kic thành lp t nhng nhân viên ca công ty qung cáo m n theo cp s nhân.  có 5% s công ty qung cáo-t chc s kin hng tt,thc lãi là mt con s  k. http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx) . ( theo phân tích ca báo Thanh Niên ngày 9/6/2009 c Tn) Công ty TNHH TRUYN THÔNG Mp phi mt s v trong vinh ng phát trin cc t chc s king kinh doanh ca công ty trong dài hn.Vì do khách hàng mc tiêu là các doanh nghip ln nên vic tìm kim và phát trin ngun khách hàng là yu t sng còn ca công ty. Hin ti ngun khách hàng ch yu ca công ty Mt Mã mang li ch yu là t các mi quan h. Gi c phi vi công ty do h là ngun doanh thu ch yu.  c s phát trin bn v th không tìm kim thêm khách hàng mi, các khách hàng ting ty nên có mnh ng phát trin m Chính vì th mà công ty nên có mt quy trình t chc s kin hiu qu  có th gi chân các khách hàng hin ti và có thêm ngun khách hàng m lai. b. Mục tiêu nghiên cứu: Sau khi kt thúc quá trình nghiên cu cc các mc tiêu sau:  Hiu rõ quy trình hng t chc s kin ca công ty.  Lc gii pháp hòan thin t chc s kin ca công ty.  c mn tìm hiu nhng v sau:  Quy trình t chc s kin ca công ty.  Nhc thông qua các s kin tiêu biu.  Cách tìm kim ngun khách hàng ca công ty. GVHD:   TÀI TT NGHIP 2 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy  Hic th ng mc tiêu và khách hàng tia công ty. c. Phƣơng pháp nghiên cứu: S dnh tính theo hai cách: - Phân tích các d liu th cp t sách, báo, internet, tài liu ca công ty. - Phng vn chuyên sâu s dng vi. ng nghiên cu: - Bên trong: các d liu v tình hình kinh doanh, các bn báo cáo, tình hình hong thc t ca công ty Truyn Thông Mt Mã. - Bên ngoài: các doanh nghip khách hàng  trc tip s dng dch v ca công ty. d. Hạn chế của đề tài: Do s hn ch v thi gian thc hiu và các thông tin thu thc, bài vit không th tránh khi nhng thiu soát cc b sung và khc phc, rt mong nhc s  n ca th bài vit ca em hoàn thi e. Kết cấu đề tài:  tài s gm 4 phn chính. Th nht là nêu lên mt s v n ca t chc s kin và tình hình phát trin hong t chc s kin  Vit Nam nhm giúp chúng ta có kin thn v hong t chc s ki có mt cái nhìn nhn tng quát v tình hình t chc s kin ti Vit Nam hin nay. i thiu v  thc tp  thc nhng v trong cc trúc hong ca  t   phân tích thc trng trong quy trình t chc s kin c ra gii pháp tng th cho quy trình t chc s kin. GVHD:   TÀI TT NGHIP 3 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌAT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM. I. Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện. 1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện. T chc s kin là mt quá trình hnh vic thc hin và giám sát nhng hng liên   c sau : -ngh thut-tuyên truyn-công b ti mt thm, ma m nhnh và tuân th nh pháp lut, sao cho s kin dia nhà t chc. ( trích thônc t chc s kin ca B -Th Thao-Du Lch ) 1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện. T chc s kin ch là mt phn trong tòan b chic tip th và qung bá ca doanh nghip. Bên cnh viu, t chc s kin còn nhm mn ti mt thông p c th, hoc lp li mng nht c bit công c  bin nht trong hot ng tip th vi m chú ý cho sn phm hoc dch v ca sn phm, to s quan  a t khách hàng, t    bán ca công ty. ng thi to  doanh nghip gp g, i và giai bn hàng, i tác, n thông,  quyn, y thông tin hai ching quan h có li cho các doanh nghip. p ca s kin có th c th hii dng:  Hình nh: thip mi, sân khu,  c n, bng tên, quà tng, ng quà, ng phc, b  Li :ch , bài phát biu, thông cáo báo chí, h, các n ph H ng t chc s ki ng gn kt doanh nghip. Tùy theo m    i ng doanh nghip mun kt ni s thi.  Media Kit: quan h báo chí-truyn thông. GVHD:   TÀI TT NGHIP 4 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy  Crisic Management: qun lý khng hang.  Government Relations: quan h vi chính ph.  Reputation Management: qun lý danh ting ca công ty.  Investor Relations: quan h v  Social Responsibility: trách nhim xã hi ca doanh nghip. 1.3. Phân lọai của tổ chức sự kiện. Mt s hng t chc s kin mà ta d dàng thc: Khai  khánh thành, ng th, khi công. Gii thiu sn phm mi, hi ngh khách hàng. Hi ch. Hi ngh, hi tho, hp báo. Din trình, phát biu cc công chúng. Biu din ngh thut, trình din thi trang.  Các k ngh, các ngày l. K nim thành lp, nhn danh hiu. Ti, tic tri (catering). T chc thi (th thao)  phân lai các hng t chc s kin mng, i ta có th phân lai da trên nhiu tiêu thc khác nhau: o m làm event. Trong phòng hp: hi ngh, hi tho,  i thiu sn ph Ngòai tri: ca múa nhc-thi trang, l hi, giu th  GVHD:   TÀI TT NGHIP 5 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy o Theo ma event. a. Chƣơng trình giải trí ,thể thao, hội chợ… n, có th là ca nhc ngòai tri, các hi ch m thc, hi ch công ngh, game,  b. Chƣơng trình hội thảo chính trị hoặc khoa học  n là chính tr, khoa hc mang tính nghiên cu, ho th c nhân s kin ra mt mt sn phm. c. Chƣơng trình nhân dịp đặc biệt. c bing ngày l ln, tng kt cu tt niên, ng t ch,  d. Chƣơng trình cảm ơn khách hàng. Nhm c yêu mn, lòng trung thành ca i vi sn phm, dch v, các công ng t chc nh và ch mi các khách hàng thân thit và khách hàng mn tham d. t hp vi vic ra mt mt dòng sn phm mi hoc mn mi. e. Chƣơng trình kỉ niệm công ty. ng t chc event theo lai này có 3 m - Mt là: cch hàng, o. - Hai là: quu. - Ba là:  nhân viên trong công ty gp g, n kt ln nhau. f. Chƣơng trình quảng cáo đơn thuần Các công ty t chc s kin, roadshow vi m yu là qung bá tên tui, u công ty nhân d gii thiu sn phm mm gây s i vi tiêu dùng mi lúc, m ng, nhng s kin gii thiu sn phm mc  gii trí, biu din. GVHD:   TÀI TT NGHIP 6 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy Theo chủ thể làm event: a. Làm event cho các t chc phi li nhun. b. Làm event cho các t chc có li nhun. - Event do ni b công ty t t chc. Vào các dp l, k nim công ty hay s kin có quy mô nh, mt s công ty có th t ng ra t chc các bui hi tho, hp mt, òai mng bá, cng thì còn có nhng s kin vi m hc hi gn kt gia các cá nhân và o trong công ty. ng có mi ph trách event. Công ty có th có phòng event riêng hoc ly ngun nhân lc thuc b phn Marketing hay PR. - Event do các công ty chuyên event t chc. Nu công ty có ngun kinh phí ln,  m bo t chc s kin dit hiu qu cao nht, ng thuê ngòai các công ty chuyên t chc s kin. Tùy thuc mi s kin, mi mc g án, k hach thuê các dch v t chc s kin thích h: dch v cho thuê mt bng, dch v PGs, PBs t chc s kin dch v MC, ca  hat náo viên , hay dch v nhóm nhy,  a, vi quy mô s kin rt ln, các công ty có nhu cu s thuê nhiu công ty chuyên t chc s kin cùng m m bo thc hic mc u ca công ty.  có nhiu công ty chuyên v mc t chc s kin s kt hp, h tr l thc hin. 1.4. Quy trình của tổ chức sự kiện. Hình thành concept Thit k s kin Lp k hach Trin khai thc hin và giám sát Tin hành t chc Kt thúc  GVHD:   TÀI TT NGHIP 7 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy Hình 1: quy c t chc s kin ( Ngun: T Chc S Kin - -i hc Kinh T Quc Dân Ch2: bn cht ca t chc hong s kin ) Bƣớc 1: hình thành concept  Ma event: nh lai event, t chc cho phù hp.  Mc tiêu: á hiu qu event.  ng chính ca event.  m.  Thi gian din ra s kin.  Ngân sách.  c tính sn phm và dch v: tm khác bit thu hút khán gi. ng (ch  cho s kin) còn ph thuôc nhiu vào yu t khác nt (regulation), khu vc t chc (site choise), a khách hàng (client culture), ngun lc (resource), và nhng v m t chc(venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các k xo, hiu c bit (audiovisual, special effects). Bƣớc 2: thit k s kin (vit proposal) Trong mt thi gian ngn phi thit k mn ho. Không ch n là nhim v lng tên ca công ty lên tng sn phm mà phi làm sao cho sn phm c sng trong s ng ca khách hàng. - Bn thit k s kii dng word hoc power point. - Th hin ni dung, ng v  ng thi kèm bng báo giá. i vi mt event, an quan trng nht, to s khác bit gia các công ty event vi nhau. ng hay vm bo s thành công ca event bi còn ph thuc nhiu vào khâu t chc. Nội dung chính thường gồm: GVHD:   TÀI TT NGHIP 8 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy - Nn tng, m nên nêu tng quát và c cái h cn. - ng phát tho mt cách tng quan v  - Thit k: nên có các thit k hoc hình nh minh ha cho bn thit k s kin , không cn quá chi ti th ng ca bn. - Tính thc thi c l, form mu cn thi càng chi tit s càng thit phc. Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm: - Mc tiêu: khác vi mlà lý do làm event, mng nh tính hóa nhng gì cc thông qua event. - Mô t m d kin t chc: , mt bng,  -  m bo s i tham gia, m bo vic tài tr. - K hach PR, qung cáo, tuyên truyn cho event. - Cu trúc nhân s nhóm là event. - Kinh phí d kin. - Bn cung cc nhng gì cho khách hàng thông qua event. Ti sao h nên chn agency ca bn. Bước 3: lp k hach  thc hin event thành công, ta s c li v t ngày thc hin event, (ngày thc hin là ngày x, ngày x-1 làm gì, ngày x-2 c t c cn thc hin, ta t chc nhân s và t chc thc hin-giám sát các hó mt cách chi tit nht. K hach càng chi tit thì vic t chc, thc hin và giám sát càng thun tin. m n ung, quà tng i k thut i t chc i trang trí i hu cn i F&B GVHD:   TÀI TT NGHIP 9 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy Thit k sp xp Tin tài tr, tin vé Báo chí, khách mi N trình, i biu din Giy phép, in n Hình 2:mô hình t chc nhân s cho mt event (Ngun: T Chc S Kin - - i hc Kinh T Quc Dân  toán ngân sách và lp k hoch t chc s kin ) Gi nhân s: - i k thui t chi trang trí: 3 nhóm này s kt hp vi nhau lo trang trí toàn b sân khu, nhu power point, ánh sáng sân khi k thu i trang trí s c thuê t các công ty chuyên cung cp âm thanh, ánh sáng cho các  s lo toàn b khâu trang trí sân khi t chc s qun lý vic trang trí, dàn dng cho sân khu , trình chiu power point. - i hu ci F& B: lo toàn b vt dng phc cho PG, PB, quà tc ung, tht trong quá trình din ra s kin. - i giao t ngoi giao: s lo liên lc vi các nhà báo mi h n tham d ng thi liên lc v t PR cho cVà gii thích tt c các v thc mc cu h. N t chc thì do công ty event m nhim toàn b công vic giao t, còn nc làm cho khách hàng thì công vic này s do hai bên cùng kt hp. u hành  i giao t i ngai i tài chính i thu ngân  i hành chính , giy t GVHD:   TÀI TT NGHIP 10 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy - i hành chính giy t: s lo toàn b các th tc pháp lý, giy t xin công   S v giy phép t ch    bn quyn s dng nhc ca các nh  thuê mt b  di honh sn trong n  ra. - i quu hành toàn b c hii qui nm ht toàn b ti công vin ra t vic nhn thông tin t  có thip can thip kp thi gii quyt các tình hung xu có th xy ra. Nhng hng mc thng có trong mt bng k hach : Nhng công vic cn làm: k hach tài chính, k hach truyn thông, k hach t chc (chun b  s vt cht, công tác logistis, k hach biu din, v an ninh, ngai giao, các th t tùy vào tng event mà có k hach có danh sách nhng vic cn làm khác nhau. Bng phân công công vic, i chu trách nhim chính cho tng công vic, hay nói cách khác  là khâu t chc nhân s  chy event . Bước 4: trin khai công tác thc hin và giám sát.  Lúc này mi s thc hin công vic theo k hach và có s giám sát ca ng b phn  Liên h chc ch vi tác bên ngòai (công ty cho thuê dng c, thit b, dch v vn chuyn, các lc ng biu di  T chc các cuc hnh k vi nhng ngi tham gia t chc s ki m bo rng các công vin khai. Bước 5: tin hành t chc  c khi din ra event chính thc s có mt bui chy th, ng s dic ngày t chc. u này giúp công tác phi hp gia các b phn suông s và có hiu qu  m ri ro c  ng b phn s u phi nhân lc theo công vic phân công. Nhng lúc có phát sinh ngòai d kin, mi s cùng tp hp l cùng gii qyt ti ch. [...]... Hình Phát Triển Họat Động Tổ Chức Sự Kiện Ở Việt Nam 2.1 Tình hình chung và những cột mốc về event 2.1.1 Tình hình chung Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, sự đổ bộ ồ ạt của các nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp ngày càng tăng Kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu. .. học về sự thành bại của mỗi event và từ chính đòi hỏi của khách hàng Tuy nhiên, gần đây đã có một số trung tâm chuyên tổ chức đào tạo về PR và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp Hy vọng trong một tương lai không xa, các họat động tổ chức sự kiện ở Việt Nam sẽ chuyên nghiệp và có một bước tiến sâu hơn Nguồn: http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx Một vài hình ảnh về các... ICC/ESOMAR) cho thấy tổ chức sự kiện là một công cụ marketing được sử dụng phổ biến chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Tại Việt Nam, số lượng các công ty chuyên về tổ chức sự kiện ngày càng nhiều Chỉ riêng tại thành phố Hồ Chí Minh số lượng công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện và tổ chức biểu diễn có đăng kí kinh doanh đã gần mức 5000 công ty Tuy nhiên chỉ có khỏang 250 công ty thật sự đạt được hiệu... marketing tại Việt Nam đa diện hơn ,và hòan thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam  Xu hướng tổ chức sự kiện mang phong cách riêng thể hiện sự độc đáo và sáng tạo của từng doanh nghiệp Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽ khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi... hương hiệu, tổ chức event cho biết ngành tổ chức sự kiện đang rất phát triển tại Việt Nam, điều này mang lại nhiều cơ hội chọn lựa hơn cho những doanh nghiệp trong vai trò “thượng đế” tìm nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện Tuy vậy, chỉ có một số công ty có bề dày kinh nghiệm và tạo được thương hiệu qua một số sự kiện có tầm và để lại dấu ấn Sự phát triển của ngành này trong những năm gần đây đang... tổ chức sự kiện 2.9.1 Cơ cấu phòng tổ chức sự kiện Hiện tại thì phòng event có 10 người bao gồm cả hai cộng tác viên Trưởng phòng Nhân viên ý tưởng Nhân viên thiết kế Nhân viên Sơ đồ: cơ cấu tổ chức phòng event Nguồn: thông tin phòng event 26 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Cộng tác viên GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 2.9.2 Hƣớng đi của phòng tổ chức sự kiện  Quý 1: chuẩn bị kế họach + nhân sự. .. cao của mạng điện thọai S-fone, và hàng lọat các họat động giới thiệu sản phẩm mới với sự tương hỗ của các họat động giải trí và ngôi sao gây tính chú ý cao cho điện thọai di động Samsung, Motorola….ý tưởng sáng tạo của chúng ta không hề thiếu nhưng để bám sát mục tiêu được chuyển tải sống động ra thực tế tạo nên sự chuyên nghiệp trong các hoạt động của events là một trở ngại lớn của công ty events việt. .. dáng Việt Nam lần 1 do báo Thanh Niên tổ chức là event lớn thứ 2 tại Việt Nam, chương trình này hòan thiện khỏang 70% các khâu tổ chức, đặt nền móng cho nghề event và các họat động liên quan - Các năm 1995, 1998, 2003, 2004, 2006 liên tiếp chứng kiến sự phát triển và hòan thiện không ngừng của nghề event cũng như các họat động liên quan (họp báo, ra mắt sản phẩm mới ) như lễ ra mắt nhà máy Cocacola Việt. .. 2.2 Xu hƣớng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện  Xu hướng dùng tổ chức sự kiện như một công cụ marketing cho doanh nghiệp 13 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Tổ chức sự kiện nhằm giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới là một họat động không thể thiếu đối với doanh nghiệp ngày nay Đây là một công việc rất quan trọng đối với các công ty vì sự kiện mang họ đến với công chúng... trong kinh doanh và có danh tiếng, điển hình là các công ty PRO Event, Le Bros, Cool Event, Big Solution Trong khi đó những công ty chuyên tổ chức sự kiện đựơc thành lập từ những công ty quảng cáo đang ngày một phát triển theo cấp số nhân 11 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Lĩnh vực tổ chức sự kiện ở Việt Nam trước kia chưa có những lớp đào tạo bài bản, chính quy mà . MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌAT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM. I. Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện. . ra và quá trình k cùng nhau rút kinh nghim cho nhng s kin sau. II. Tình Hình Phát Triển Họat Động Tổ Chức Sự Kiện Ở Việt Nam. 2.1. Tình