Tin học hóa chương trình quản lý lương tại Công ty cổ phần Tú Sơn

LỜI MỞ ĐẦU Những năm đầu sau giải phóng miền Nam thống nhất đất nước, nền kinh tế nước ta còn nghèo nàn, lạc hậu,quản lý theo cơ chế tập trung quan liêu, bao cấp. Tình trạng này kéo dài hơn chục năm, tới Đại hội toàn quốc năm 1986, Đảng và nhà nước đã đề ra đường lối đổi mới nền kinh tế, đó là chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước thông qua hệ thống pháp luật. Từ đây các doanh nghiệp sẽ không còn được bao cung, bao tiêu như trước nữa mà họ phải chủ động trong mọi hoạt đông của mình, Nhà nước chỉ đóng vai trò trong việc định hướng. Tức là các doanh nghiệp phải tự mình tìm kiếm các nguồn lực, các yếu tố đầu vào, đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Với sự phát triển chóng mặt của kinh tế thị trường, công nghệ thông tin đang trở thành một thế mạnh thu hút được hầu hết sự đầu tư, nghiên cứu của các nước trên thế giới. Tin học hóa dần đi vào mọi mặt của đời sống xã hội. Việt Nam với nguồn nhân lực dồi dào, song trên thực tế vẫn còn nhiều vấn đề cấp thiết đặt ra trong công tác quản lý, đặc biệt là vấn đề quản lý nhân sự, nguồn nhân lực trong các cơ sở, doanh nghiệp kinh doanh. Tuy công nghệ thông tin được phát triển trên hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội, nhưng với công tác quản lý nhân sự nói chung và quản lý lương cho cán bộ công nhân viên nói riêng còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc. Nhiều đơn vị vẫn thục hiện tính lương bằng hình thức sổ sách, chứng từ khiến cho việc cập nhật, tính toán gặp khó khăn, mất thời gian trong hạch toán… Từ bài toán nêu trên, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự là một giải pháp hữu ích cho người sử dụng thông qua phần mềm “Quản lý lương cán bộ công nhân viên”.Phần mềm này hỗ trợ đắc lực bằng hình thức quản lý khoa học, chính xác, thông tin được cập nhập nhanh chóng, chính xác… 1 Nhằm giúp sinh viên gắn liền giữa lý thuyết và thực tế, nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em được thực tập tại các doanh nghiệp và các đơn vị sự nghiệp nhằm giúp cho sinh viên ra trường có kiến thức, dễ dàng khi bước vào thực tế. Sau 12 tuần thực tập tại Công ty Cổ Phần TÚ SƠN, với sự chỉ đạo, hướng dẫn tận tình của giảng viên Phạm Đức Minh cùng các thầy cô trong khoa công nghệ thông tin, và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong công ty, em đã hoàn thành xong chuyên đề: “Tin học hóa chương trình quản lý lương tại Công ty cổ phần Tú Sơn”. Nội dung chuyên đề gồm: Phần 1: Lời mở đầu. Phần 2: Nội dung chính:  Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần TÚ SƠN  Chương 2: Tin học hóa chương trình quản lý lương  Chương 3: Thiết kế thông tin quản lý lương Phần 3: Đánh giá và Kết luận Do điều kiện thời gian thực tập và kiến thức nắm bắt còn hạn chế, nên chuyên đề thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô, và các cô chú, anh chị trong công ty để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! 2 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TÚ SƠN 1.1. Đặc điểm tình hình chung tại Công ty cổ phần TÚ SƠN 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh Qua một thời gian thực tập tại công ty cổ phần TÚ SƠN em được biết công ty cổ phần TÚ SƠN là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Tên giao dịch là: Công ty cổ phần TÚ SƠN- Tu Son Joint stock company Công ty được thành lập và được sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Số điện thoại: 04.683553 Fax: 04.8683553 Công ty cổ phần TÚ SƠN được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ nhân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập chung được mở tài khoản tại ngân hàng theo qui định của Nhà nước với số vốn ban đầu 2.589 triệu đồng, Công ty TÚ SƠN đã không ngừng phát triển và lớn mạnh, Công ty đã đứng vững trong thị trường, tự trang trải chi phí và kinh doanh có lãi. Doanh thu ngày càng lớn, đời sông công nhân viên ngày càng được cải thiện, thu nhập bình quân đầu người ngày càng tăng. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần TÚ SƠN Công ty cổ phần TÚ SƠN là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thông qua quá trình kinh doanh công ty nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu của thị trường về phát triển doanh nghiệp, tăng tích lũy cho ngân sách, cải thiện đời sống cho công nhân viên. Với định hướng đúng đắn và mục tiêu phấn đấu vì sự phát triển chung, trong qúa trình làm việc Công ty đã khẵng định được vị trí, năng lực của mình trên các lĩnh vực: “Điện, điện tử viễn thông các dự án giải pháp tổng thể hệ thống thông tin và cung cấp các linh kiện máy tính, sản phẩm thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin”. Các dự án của công ty đã thực hiện bao hàm được tất cả các yếu tố quan trọng, cần thiết cho việc phát triển ngành công nghệ mũi nhọn hiện tại cũng như trong tương lai. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu hiện nay của Công ty TÚ SƠN bao gồm: - Kinh doanh các sản phẩm thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, văn phòng và các công nghệ cao. - Nghiên cứu ứng dụng chuyển giao công nghệ, thiết kế các phần mềm ứng dụng, đào tạo công nghệ thông tin. - Tư vấn xây dựng các dự án, giải pháp công nghệ điện tử viễn thông, mạng máy tính tổng thể, cung cấp các dịch vị về CNTT, điện tử viễn thông. Liên doanh sản xuất lắp ráp cac loại sản phẩm trên. - Thực hiện các hình thức kinh doanh khác khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, các đơn vị cùng ngành kinh tế, kĩ thuật. Với khả năng, kinh nghiệm và sự cố gắng hết mình, Công ty tin tưởng rằng trong tương lai sẽ đóng góp được nhiều hơn nữa công ích của mình trong sự nghiệp phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nói chung và ngành công nghệ thông tin Việt Nam nói riêng. 4 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TÚ SƠN Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TÚ SƠN Sơ đồ 01: Bộ máy quản lý của công ty Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và quản lí tốt Công ty cổ phần TÚ SƠN tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình: Đứng đầu là giám đốc – Người có quyền lực cao nhất, giúp việc cho giám đốc là một phó giám đốc, một kế toán trưởng và một số chuyên viên khác và dưới là một hệ thống phòng ban chức năng. Chức năng của từng bộ phận được tóm tắt như sau: - Giám đốc: Chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh và hiệu quả kinh tế. - Phó giám đốc: Tham mưu cho giám đốc. 5 Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng phát tiển dự án Phòng Kỹ thuật Kho quỹ - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ làm công tác quản lý toàn diện về tài chính, thu nhập và cung cấp đầy đủ các mặt hoạt động tài chính và thông tin kinh tế. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách Nhà nước về quản lý tài chính, lãng phí, vi phạm kĩ thuật tài chính. - Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ vận chuyển, giao hàng, là nơi diễn ra quá trình mua bán và thực hiện tất cả các hợp đồng của Công ty. - Phòng phát triển dự án: có nhiệm vụ nghiên cứu khai thác nguồn hàng và thị trường tiêu thụ, là nơi quyết định mua hàng, đặt hàng và tổ chức phân phối hàng hóa. - Kho quỹ: Có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi phát sinh trong ngày, căn cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày 6 1.3. Tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị, hình thức kế toán mà Công ty TÚ SƠN đang áp dụng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần TÚ SƠN Sơ đồ 02: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Xuất phát từ đặc điểm tôt chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý. Công ty TÚ SƠN áp dụng hình thức tổ chức công tác – bộ máy kế toán tập chung, hầu hết mọi công việc kế toán được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, từ khoản thu nhập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến ké toán tổng hợp. Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức bố chí 6 nhân viên có trình độ đại học, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn. - Kế toán trưởng – trưởng phòng kế toán: là người tổ chức, chỉ đạo toàn diện công tác kế toán và toàn bộ công tác của phòng, là người giúp việc phó giám đốc tài chính về mặt tài chính của công ty. Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của công ty bàn và quyết định vấn đề thu, chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài 7 Kế toán bán hàng Kế toán Trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán công nợ Thủ quỹ chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên. - Kế toán tổng hợp: Là ghi sổ tổng hợp đối chiếu số liệu tổng hợp với chi tiết, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính. - Kế toán bán hàng: Tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán bán hàng trong công ty. Căn cứ vào các trứng từ hợp lệ theo dõi tình hình bán hàng và biến động tăng giảm hàng hóa hàng ngày, giá hàng hóa trong quá trình kinh doanh. - Kế toán thuế: Căn cứ vào các chứng từ đầu vào hóa đơn GTGT theo dõi và hạch toán các hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai báo thuế. Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hóa của công ty. - Kế toán thanh toán và công nợ: Có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ, thanh toán lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán. - Thủ quỹ: Là người thực hiện các nhiệm vụ thu chi phát sinh trong ngày, căn cứ vào chứng từ hợp lệ, ghi rõ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày. 1.4. Tình hình ứng dụng CNTT của Công ty Cổ Phần TÚ SƠN Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi cơ quan, doanh nghiệp. Đặc biệt Công ty cổ phần TÚ SƠN lại hoạt động rất mạnh về lĩnh vực CNTT. Công ty đã tập trung ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh với quyết tâm mang lại hiệu quả và sự thay đổi toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động của công ty. Nhận thức được vai trò và vị trí của việc ứng dụng CNTT trong sản xuất kinh doanh chính là điểm nhấn để công ty ngày càng phát triển, lãnh đạo công ty TÚ SƠN đã mạnh dạn xây dựng những đề án nhằm triển khai nhanh việc ứng dụng vào tất cả các khâu, các quy trình vận hành của toàn bộ hệ thống làm việc. Hiện công ty đã triển khai giải pháp EIP quản lý nguồn lực doanh nghiệp (quản lý tài chính, văn phòng tổng công ty và những đơn vị thành viên); ứng dụng chương trình phần mềm E – Office để tạo ra một dòng thông tin xuyên suốt và đồng nhất giữa các cấp lãnh đạo 8 đến từng nhân viên, đảm bảo cho hệ thống hành chính của công ty vận hành một cách hiệu quả nhất. phối kết hợp giữa các lãnh đạo, trao đổi thông tin trong nội bộ công ty; báo cáo công việc nhanh, kịp thời. Công ty cũng đã xây dựng được hệ thống bảo mật và tiến hành cài đặt chương trình Microsoft Office có bản quyền cho các đơn vị chủ chốt trong công ty. Ngoài ra, TÚ SƠN còn xây dựng được một website riêng với giao diện bắt mắt, thích hợp các công cụ tìm kiếm cũng như khả năng liên kết đến các đơn vị thành viên. Khách hàng và đối tác có thể tìm kiếm tất cả các thông tin về công ty cũng như nhận và phản hồi các thông tin từ khách hàng. Đây được xác định là kênh thông tin của doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh của thương hiệu đối với cộng đồng Tuy nhiên, để sử dụng rộng rãi CNTT trong sản xuất kinh doanh không phải là một vấn đề đơn giản, ngoài các yêu tố như nguồn tài chính, tổ chức, cơ chế quản lý, chất lượng sản phẩm thì con người là một trong những yếu tố quyết định nhất đến sự thắng thua của các doanh nghiệp. Nắm bắt được điều đó, công ty đã chú trọng phát triển một đội ngũ kỹ sư công nghệ thông tin có kiến thức và bản lĩnh để thực hiện nhiệm vụ đưa sứ mệnh của công ty lên một tầm cao mới. Hiện tại công ty TÚ SƠN có 8 nhân viên chuyên về CNTT phụ trách quản lý mảng CNTT của toàn công ty. Hàng năm, công ty đều có chính sách cử nhân viên đi học các lớp chuyên sâu về CNTT. Hầu hết các nhân viên trong công ty đều là kỹ sư máy vi tính. Để sử dụng nguồn lực CNTT hiệu quả và tiết kiệm, việc trang bị máy vi tính cho nhân viên được công ty chủ trương trang bị theo nhu cầu công việc của nhân viên vừa đảm bảo tiết kiệm lại hiệu quả. Hiệu quả của việc ứng dụng CNTT vào các khâu từ sản xuất, vận hành, liên lạc, xử lý văn bản tài liệu là rất lớn. Mỗi năm, nhờ đó tiết kiệm được cho công ty hàng chục triệu đồng. 9 1.5. Thực trạng quản lý lương tại công ty cổ phần TÚ SƠN 1.5.1.Hình thức tính lương của công ty Hệ số lương có thể thay đổi ( theo số năm kinh nghiệm). Khi có thay đổi, sẽ cập nhật trong hồ sơ nhân viên. - Tính lương cho cán bộ công nhân viên: Ngày công chế độ công ty áp dụng là 26 ngày. Công thức tính lương như sau: Lương chính = LCB + Lương LT + Tổng PC + Tiền thưởng Với: Mtt * HSL * Ngaycong LCB = 26 ( Ngay LT * 200% LCB) 2 * LCB * NgayLT Luong LT = = Ngày công chế độ 26 Công ty sẽ tính và áp dụng hai hình thức phụ cấp ( phucap) cho cán bộ, nhân viên: + phụ cấp chức vụ:  Trưởng phòng: áp dụng bằng tiền là 250.000 VNĐ  Phó phòng: áp dụng bằng tiền là 200.000 VNĐ + Phụ cấp đi lại: 100.000 VNĐ/người/tháng ( áp dụng hình thức phụ cấp này cho toàn nhân sự của công ty) Ngoài ra, doanh nghiệp còn áp dụng hình thức thưởng cho nhân viên đạt hiệu năng cao trong công việc, tìm được nguồn tiêu thụ hàng hóa cho công ty, có sáng tạo kinh doanh. Cuối tháng xét loại thưởng và tính vào các mức thưởng: + Mức A: áp dụng thành tiền là 300.000 VNĐ + Mức B: áp dụng thanh tiền là 200.000 VNĐ + Mức C: áp dụng thành tiền là 100.000 VNĐ 10 [...]... tin hệ thống quản lý lương 2.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý lương Quản lý hồ sơ Quản lý lương Tra cứu tìm kiếm Báo cáo thống kê Cập nhật Hồ Sơ Chấm công Theo lý lịch,HS Mức thu nhập Lưu trữ hồ sơ Tính lương Theo mức lương Trình độ Tổng hợp lương Theo số liệu TH In bảng lương Biểu đồ 01: Biểu đồ chức năng nghiệp vụ 15 * Giải thích: Chương trình quản lý lương tại Công ty Cổ phần TÚ SƠN gồm 4 chức... cần phải có một hệ thống tin học hóa cho việc quản lý lương cũng như các hệ thống quản lý khác.Đặc biệt Công ty Cổ Phần TÚ SƠN lại hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin nên đòi hỏi phải có một phần mềm quản lý là rất cần thiết, điều này vừa đặc trưng cho hoạt động của công ty, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự nói chung và quản lý lương cán bộ nhân viên... CHƯƠNG 2: TIN HỌC HÓA NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ LƯƠNG 2.1 Phương hướng và giải pháp hoàn thiện Trong những năm trước đây khi ngành CNTT ở nước ta còn yếu kém thì các chương trình quản lý của doanh nghiệp được áp dụng theo hình thức phổ thông, truyền thống đó là ghi chứng từ sổ sách vì vậy mà chương trình quản lý lương cán bộ cũng được tính theo hình thức đó Chúng ta đã biết quản lý lương là một bộ phận quản lý rất... kê theo trình độ 16 2.2.2 Sơ đồ ngữ cảnh Bộ phận tính lương Trả lương Gửi thông báo Trả lương Bộ phân trả lương Xử lý YC Nhân Sự Quản lý lương Gửi hệ số Thống kê lương Bộ phận thống kê Biểu đồ 02: Sơ đồ ngữ cảnh chương trình quản lý lương * Giải thích: Khi bộ phận tính lương gửi thông báo tính lương cho hệ thống thì hệ thống sẽ kiểm tra và trả lương cho bộ phận trả lương Sau đó sẽ gửi thống kê lương. .. thông tin về nhân sự qua các số liệu tổng hợp, qua các mức lương, qua hồ sơ lý lịch 30 3.2 Giao diện trên màn hình *Màn hình chính: Màn hình chính cho phép người sử dụng thao tác nhưng tùy chọn theo ý muốn Màn hình chính là Form Main điều khiển toàn bộ hoạt động của chương trình, bao gồm 4 phần: - Phần Quản lý :Quản lý bảng lương, Quản lý nhân viên, quản lý phòng ban - Phần chấm công: Chấm công và tính lương. .. thông tin về nhân sự gặp nhiều khó khăn - Báo cáo lương tháng mất nhiều thời gian và công sức Đăc biệt TÚ SƠN lại hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nên đòi hỏi phải có một phần mềm quản lý là rất cần thiết, điều này vừa đặc trưng cho hoạt động của Công Ty, vừa tao điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự nói chung và quản lý lương, cán bộ nhân viên nói riêng 12 CHƯƠNG... dữ liệu mức đỉnh 18 * Giải thích: Khi các thông tin về nhân sự được đưa vào hệ thống, chức năng quản lý hồ sơ sau khi cập nhật,xử lý thông tin sẽ lưu trữ vào hệ thống quản lý Hệ thống quản lý sẽ có trách nhiệm lưu trữ thông tin vào kho Hồ sơ cán bộ, nhân viên của Công ty đồng thời hệ thống sẽ gửi thông tin đến chức năng Quản lý lương để tính công và tính lương cho nhân sự Chức năng báo cáo thống kê sẽ... chức năng quản lý lương * Giải thích: Chức năng Chấm công sẽ thực hiện việc chấm công cho nhân viên của công ty theo tháng thông qua Bảng chấm công và một số thông tin từ tác nhân ngoài Nhân sự như đơn xin nghỉ, quyết định công tác … Chức năng Tính lương sẽ lấy thông tin, số liệu từ kho Bảng chấm công và kho Hồ sơ để tính lương cho nhân sự theo từng tháng lương, sau đó lưu thông tin vào kho Lương 21... thích: Thông tin của các nhân viên được đưa vào hệ thống chức năng Quản lý hồ sơ, chức năng này sẽ phân loại hồ sơ có liên quan tới đơn vị, sau đó chuyển vào kho Hồ sơ lưu Khi có thay đổi về nhân sự, chức năng quản lý sẽ cập nhật những thông tin mới, xử lý và đưa thông tin về kho Hồ sơ 20 b, chức năng quản lý lương Bảng chấm công Thông tin Thông tin Đơn xin nghỉ Chấm công Nhân sự Tính lương Lương Hồ sơ... nên phần mềm quản lý lương là rất cần thiết và cần được triển khai sớm * Mục đích của việc ứng dụng CNTT vào quản lý lương  Quản lý thông tin nhân sự bao gồm đầy đủ, chi tiết về nhân sự trong doanh nghiệp  Theo dõi, cập nhật thường xuyên thông tin nhân sự, phòng ban, tổ đội trong doanh nghiệp  Tính lương cho nhân viên theo công thức có sẵn hoặc công thức do người sử 13 dụng tự cập nhật vào  Quản lý . dung chính:  Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần TÚ SƠN  Chương 2: Tin học hóa chương trình quản lý lương  Chương 3: Thiết kế thông tin quản lý lương Phần 3: Đánh giá và Kết luận Do điều. trong công ty, em đã hoàn thành xong chuyên đề: Tin học hóa chương trình quản lý lương tại Công ty cổ phần Tú Sơn . Nội dung chuyên đề gồm: Phần 1: Lời mở đầu. Phần 2: Nội dung chính:  Chương. chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TÚ SƠN Sơ đồ 01: Bộ máy quản lý của công ty Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và quản lí tốt Công ty cổ phần TÚ SƠN tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình: