Chơng 4. Cài đặt hệ thống thông tin quản lý Đây là quá trình xây dựng HTTTQL mới và thay HTTTQL cũ bằng HTTTQL mới. Để tránh gây ra những biến động lớn trong hệ thống quản lý cần có một kế hoạch cụ thể cho quá trình này. 4.1. Lập kế hoạch cài đặt HTTTQL mới Quá trình cài đặt HTTTQL không đơn thuần là sự thay thế một số máy móc thiết bị vào hệ thống quản lý cũ. Đây là quá trình thay đổi to lớn. Quá trình này đợc thể hiện bằng sơ đồ trong hình H.4.2 Qua sơ đồ ở hình H 4.1. ta thấy rằng mỗi hệ thống quản lý gồm 4 phần chính là: - Con ngời trong hệ thống quản lý - Các máy móc thiết bị phục vụ cho quản lý - Công nghệ quản lý (qui trình thông qua quyết định quản lý ) - Hệ thống dữ liệu, biểu mẫu dùng trong quản lý Quá trình chuyển đổi từ HTTTQL cũ sang HTTTQL mới không chỉ là sự chuyển đổi về công nghệ máy móc thiết bị, mà còn là quá trình chuyển đổi về con ngời, về công nghệ quản lý và các dữ liệu dùng trong quản lý. Sẽ xuất hiện Hàng rào tâm lý ở đây. Đó là việc những cán bộ quản lý rất e ngại khi chuyển đổi sang HTTTQL mới vì sợ mất vị trí lãnh đạo, bị ảnh hởng quyền lợi, phải học tập và thích nghi với HTTTQL mới và làm chủ HTTTQL mới. (H4.1. Tr 144) Quá trình chuyển đổi máy móc thiết bị là nhanh nhất. Quá trình chuyển đổi con ngời là khó khăn và lâu dài nhất. Quá trình chuyển đổi gồm 8 phần công việc sau đây: 1. CĐ phần cứng của HTTTQL 2. CĐ phần mềm của HTTTQL 3. CĐ các CSDL 4. CĐ công nghệ QL 5. CĐ hệ thống biểu mẫu 6. CĐ phơng pháp truyền đạt thông tin trong hệ thống 7. CĐ các phơng thức lu trữ thông tin 8. CĐ tác phong và phơng pháp làm việc của các cán bộ quản lý. 4.2. Biến đổi dữ liệu 1 Hệ thống thông tin quản lý cũ Con ng ời Máy móc Công nghệ QL Con ng ời Hệ thống thông tin quản lý mới Con ng ời Máy móc Công nghệ QL Biểu mẫu CSDL Chuyển đổi H 4.2. Quá trình chuyển đổi HTTTQL Đây là quá trình có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, tốn kém nhiều thời gian, công sức và chi phí. Cần phải thực hiện quá trình này vì dữ liệu trong HTTTQL cũ và dữ liệu trong HTTTQL mới có nhiều điểm không giống nhau. Đó là: - Hình thức lu trữ dữ liệu (thủ công >< điện tử) - Qui cách dữ liệu ( qui cách cho con ngời xử lý >< qui cách cho MTĐT xử lý. (Ví dụ MTĐT sử dụng mã các đối tợng rất phổ biến còn con ngời thì gần nh không cần sử dụng đến khái niệm này). - Khối lợng dữ liệu (HTTTQL mới cần cần nhiều dữ liệu hơn). Quá trình này gồm các công việc sau đây: - Xác định chất lợng dữ liệu ( tính chính xác, tính đầy đủ và tính hợp lệ của DL). - ổn định một bản dữ liệu và thực hiện những thay đổi thích hợp. - Đào tạo cán bộ dùng cho việc biến đổi dữ liệu - Lập lịch cho quá trình biến đổi dữ liệu - Thực hiện biến đổi dữ liệu theo sự lãnh đạo thống nhất - Kiểm tra các dữ liệu - Thực hiện những thay đổi cuối cùng trong các tệp dữ liệu - Kiểm tra các tệp dữ liệu lần cuối cùng để đảm bảo rằng chúng đã phù hợp với yêu cầu của HTTTQL mới. 4.3. Kế hoạch huấn luyện 4.3.1. Mục đích của huấn luyện: trang bị cho cán bộ của HTTTQL mới những kiến thức, kỹ năng và thói quen cần thiết để có thể vận hành và khai thác tốt HTTTQL mới. 4.3.2. Lý do phải huấn luyện - CBCNV cha có kiến thức về HTTTQL mới; - CBCNV cha có kỹ năng và thói quen sử dụng HTTTQL mới; - Giảm nhân sự thừa; - Giảm thời gian gửi CBCNV đi học các lớp chính qui; - Đảm bảo ch HTTTQL mới hoạt động tốt và ổn định; 4.3.3. Nội dung huấn luyện - Những kiến thức chung về HTTTQL - Các quy tắc, quy chế sử dụng và khai thác HTTTQL - Các qui trình, các thao tác vận hành HTTTQL - Các quy tắc đảm bảo an toàn cho HT - Các quy tắc bảo mật cho HT 4.3.4. Các phơng pháp và hình thức huấn luyện: - Cử cán bộ đi học các lớp cần thiết; - Tổ chức các lớp huấn luyện chuyên đề ngay tại cơ quan; - huấn luyện thông qú thực hành; - Phân phát các tài liệu chuyên môn vế HTTTQL. 4.4. Các phơng pháp cài đặt hệ thống 4.4.1. Phơng pháp cài đặt trực tiếp. Theo phơng pháp này thì HTTTQL mới, Sau khi xây dựng xong, đợc sử dụng ngay để thay cho hệ thống cũ. 2 Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới Hệ thống mới Thời gian Đặc điểm: - Các lỗi của HTTT ảnh hởng trực tiếp đến tổ chức; - Mạo hiểm; - ít tốn kém nhất về thời gian, tiền bạc; Chỉ nên sử dụng phơng pháp này khi: - HT mới không quá phức tạp; - Thời gian chuyển đổi không dài; - Các cán bộ của tổ chức đã gắn bó và am hiểu HT mới; - Tình thế bắt buộc phải sử dụng phơng pháp này, không cho phép tồn tại đồng thời cả 2 hệ thống; - Các điểm cần chú ý: - Theo dõi chặt chẽ HT mới; - Dự tính khả năng khôi phục dữ liệu khi có sự cố; - Chuản bị phơng án xử lý thủ công dự phòng cho trờng hợp xấu nhất để có thể duy trì hoạt động của tổ chức. - Huấn luyện cẩn thận những ngời tham gia hệ thống. 4.4.2. Phơng pháp cài đặt song song Theo phơng pháp này thì cả 2 hệ thống cũ và mới đồng thời tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định. Đặc điểm: - Có thể so sánh hoạt động của 2 HT; - Độ an toàn cao hơn; - Tốn kém hơn vì phải duy trì cả 2 HT; Các điểm cần chú ý: - Phải xác định thời gian hoạt động song song; - xác định các thủ tục so sánh; - Sắp xếp nhân sụ; - Huấn luyện cẩn thận những ngời tham gia hệ thống. 4.4.3. Phơng pháp cài đặt thí điểm cục bộ; Đây là phơng pháp cài đặt dung hoà giữa hai phơng pháp cài đặt đã nghiên cứu. Theo phơng pháp này việc chuyển đổi từ HT cũ sang HT mới đợc thực hiện cục bộ tại một vài bộ phận của tổ chức ( một bộ phận hoặc một chi nhánh của công ty). Có thể áp dụng một trong hai phơng pháp đã nêu để cài đặt bộ phận thí điểm này. Phơng pháp này có u điểm là: - Hạn chế chi phí và rủi ro. Khi có sự cố thì chỉ ảnh hởng đến một hoặc một số bộ phận của tổ chức mà thôi. - Đơn giản đối với ngời sử dụng vì họ chỉ làm việc với một hệ thống. - Khi cài đặt bộ phận sau có kinh nghiệm hơn, tránh đợc các sai sót đã mắc phải khi cài đặt các bộ phận trớc. Đặc điểm: - Trong HTTT tồn tại một số phần của HT cũ, một số phần của HT mới nên việc quản lý HTTT rất phức tạp. - Khi cần chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận thì cần phải viết thêm những chơng trình lam cho các dữ liệu đó thống nhất với nhau. - Việc duy trì một HTTT Lỡng tính nh vậy cũng gây tốn kém. 2.4.4. Phơng pháp cài đặt từng bộ phận Theo phơng pháp này từng chức năng quản lý đợc tin học hoá riêng biệt, độc lập với các phân hệ khác. Trong toàn bộ HTTT quản lý ngời ta một số bộ phận để THH trớc. thờng thì đó là những bộ phận có chức năng quan trọng nhất. Sau khi đợc THH xong các bộ phận này đợc đa vào sử dụng ngay. Các bộ phận khác vẫn hoạt 3 Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới Hệ thống mới Thời gian động theo hệ thống cũ. Nh vậy HT quản lý đợc tin học hoá dần dân, hết bộ phận này đến bộ phận khác theo thời gian. Các đặc điểm của phơng pháp này cũng giống nh các đặc điểm của phơng pháp th 3. Chọn phơng pháp cài đặt nào là tuỳ điều kiện cụ thể của từng tổ chức. 4.5. Bảo trì HTTTQL mới.(KG) 4.5.1. Mục đích của bảo trì HTTTQLlà đảm bảo cho HTTTQL hoạt động bình thờng và thực hiện tốt các chức năng của nó. ($5 Bảo trì HTTT, 267-276, HTTTQL, T V Tú) 4.5.2. Quá trình bảo trì hệ thống thông tin gồm: - Thu nhận các yêu cầu bảo trì ; - Chuyển đổi các yêu cầu chuyển đổi thành thay đổi cần thiết; - Thiết kế các thay đổi cần thiết; - Triển khai các thay đổi; 4.5.3. Các kiểu bảo trì hệ thống thông tin - Bảo trì hiệu chỉnh - Bảo trì thích nghi; - Bảo trì hoàn thiện; - Bảo trì phòng ngừa 4.5.4. Chi phí bảo trì Chi phí bảo trì hệ thống thông tin chiếm tỷ lệ phần trăm đáng kể trong chi phí cho hệ thống thông tin. Chi phí bảo trì hệ thống thông tin phụ thuộc vào các yếu tố sau đây: - Số lỗi tiềm ẩn trong hệ thống thông tin sau khi cài đặt; - Số lợng các khách hàng mà nhóm bảo trì phải hỗ trợ; - Chất lợng của tài liệu hệ thống; - Số lợng và chất lợng nhân sự phục vụ cho việc bảo trì hệ thống thông tin; 4.5.5. Các công cụ đợc dùng trong bảo trì hệ thống ; - CASE hoặc I - CASE ; - Công nghệ phản hồi ( Reverse Engineerring); - Công nghệ thiết kế lại (Re - Engineerring); 4.5.6. Quản lý bảo trì hệ thống thông tin: Quan tâm đến các vấn đề sau đây: - Quản lý nhân sự - Đo lờng hiệu quả bảo trì hệ thống; - Kiểm soát các yêu cầu bảo trì; 4.6. Kiểm tra và điều hành HTTTQL. (KG) 4.6.1. Kiểm tra trong HTTTQL. * Kiểm tra dữ liệu vào; * Kiểm tra dữ liệu ra; * Kiểm tra dữ liệu lu trữ; * Kiểm tra ngời truy nhập HTTTQL; * Kiểm tra ngời truy nhập các CSDL riêng biệt; Sử dụng các phép kiểm tra lôgic, phép lấy tổng kiểm tra, mật khẩu 4.6.2. Điều hành HTTTQL. * Quản lý hoạt động; * Quản lý tiềm năng; * Quản lý công nghệ; * Quản lý chiến lợc; 4.7. Biên soạn tài liệu hệ thống 4 Mỗi HTTT đều bắt buộc phải có tài liệu hệ thống. Đây là cơ sở để nghiên cứu hệ thống, để ký kêt & thanh lý các hợp đồng, để grqr các tranh chấpTài liệu hệ thống bao gồm các phần sau đây: (XSTK) 4.7.1. Mục lục 4.7.2. Trang đầu đề 4.7.3. Tóm tắt hệ thống 4.7.4. tài liệu ra 4.7.5. tài liệu phi máy 4.7.6. dữ liệu trên máy tính 4.7.7. Các lu đồ hệ thống 4.7.8. Các tiến trình máy tính 4.7.9. Tài nguyên mmsts 4.7.10. dữ liệu đầu vào 4.7.11. dữ liệu đầu ra Hêt chơng 4 5 . mỗi hệ thống quản lý gồm 4 phần chính là: - Con ngời trong hệ thống quản lý - Các máy móc thiết bị phục vụ cho quản lý - Công nghệ quản lý (qui trình thông qua quyết định quản lý ) - Hệ thống. quản lý. 4.2. Biến đổi dữ liệu 1 Hệ thống thông tin quản lý cũ Con ng ời Máy móc Công nghệ QL Con ng ời Hệ thống thông tin quản lý mới Con ng ời Máy móc Công nghệ QL Biểu mẫu CSDL Chuyển đổi. đáng kể trong chi phí cho hệ thống thông tin. Chi phí bảo trì hệ thống thông tin phụ thuộc vào các yếu tố sau đây: - Số lỗi tiềm ẩn trong hệ thống thông tin sau khi cài đặt; - Số lợng các khách