thông tin trong quản lý
Phần I: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ I. Những vấn đề chung về thông tin 1. Quản lý là một dạng điều khiển - Chủ thể quản lý đưa ra quyết định, tức là đưa ra thông tin điều khiển hướng đối tượng quản lý hoạt động theo sự điều khiển của chủ thể ( mục tiêu quản lý - Thông tin điều khiển trong quản lý là sản phẩm của chủ thể quản lý, nhờ một qua trình xử lý và chế biến những thông tin nguyên 2. Thông tin là hình thái vận động của vật chất V.I. Lê Nin viết:” Mọi vật chất đều có thuộc tính họ hàng với cảm giác là thuộc tính phản ánh”. Quá trình phản ánh là quá trình nhận thức thế giới ( Vận động của thông tin đặc trưng cho tính trật tự và tổ chức của vật chất, nó đối lập với tính ngẫu nhiên, bất định II. Thông tin quản lý 1. Khái niệm Thông tin phục vụ quản lý (Dữ liệu được xử lý, sắp xếp, diễn giải (phục vụ cho công tác quản lý. Thông tin quản lý là tập hợp tất cả những dữ liệu đã được xử lý, mã hoá, sắp xếp giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định quản lý. 2. Vai trò của thông tin trong quản lý - Thông tin vừa là đối tượng, vừa là sản phẩm lao động của nhà QL. - Thông tin là công cụ lao động của nhà QL: + Thông tin là cơ sở của công tác KHH. + Thông tin là phương tiện chỉ đạo của chủ thể quản lý - Thông tin là yếu tố bảo đảm cho người thực hiện Hình 2.1: Quá trình vận động của thông tin trong quản lý 3. Đặc điểm của thơng tin quản lý - TT khơng phải là vật chất nhưng ln tồn tại trong vỏ vật chất, TT vừa mang tính khách quan, vừa mang tính chủ quan - TT khơng tự biến đổi, sự vật hiện tượng mà nó phản ánh ln biến đổi, TT khơng có khấu hao hữu hình nhưng có khấu hao vơ hình - Nội dung TT khơng phản ánh đủ giá trị TT - Một nội dung TT có nhiều cách mã hố 4. Phân loại thơng tin quản lý - Theo nguồn xuất xứ TT: TT bên trong; TT bên ngồi - Theo chức năng thể hiện của TT: TT chỉ đạo; TT thực hiện - Theo phương hướng chuyển động của TT: TT dọc; TT ngang - Theo cách truyền tin:TT hệ thống; TT khơng hệ thống - Theo kênh phát TT:TT chính thức; TT khơng chính thức - Theo nội dung TT phản ánh: TT Chính phủ; TT quốc tế; TT kinh tế; TT phi kinh tế;… 5. Thơng tin trong tổ chức + 4 nhóm + 5 loại mạng: - Mạng thơng tin trực tuyến; - Mạng thơng tin chữ Y; - Mạng thơng tin bánh xe; - Mạng thơng tin chu trình; - Mạng thơng tin tổng hợp. 6. Một số ngun lý quan trọng của thơng tin trong tổ chức - Ngun lý liên hệ ngược - Ngun lý đa dạng tương xứng - Phân cấp xử lý thơng tin III. Hệ thống thơng tin trong quản lý 1. Khái niệm Hình 3.1: Sơ đồ hệ thống xử lý thông tin Nguồn Thu thập Mã hoá, chuyển giao Kho dữ liệu Phân tích, xử lý Đích 2. Những ngun tắc tổ chức hệ thống thơng tin a. Ngun tắc tài liệu xuất - Phải bảo đảm tránh được sai lệch trong q trình truyền tin - Phải bảo đảm bí mật và an tồn trong q trình truyền tin b. Ngun tắc khối thơng tin thống nhất c . Ngun tắc chất lượng thơng tin: Tính tin cậy; tính đầy đủ, tổng hợp; tính thích hợp; tính tác nghiệp; tính kinh tế 3. Nội dung hệ thống bảo đảm thơng tin trong quản lý HTBĐTT trong QL là một q trình liên tục, khép kín thơng qua nhiều khâu: - Xác định nhu cầu của thơng tin - Tổ chức các nguồn thơng tin - Thu nhập thơng tin và nguồn truyền tin - Tổ chức hệ thống dịch vụ thơng tin - Phân tích và xử lý thơng tin - Tổ chức truyền tin IV. Phương hướng nâng cao chất lượng thơng tin quản lý ở nước ta - Tăng cường hợp lý hóa và hiện đại hóa cơng nghệ thơng tin. - Thơng tin phải đáp ứng u cầu tập trung thống nhất cả về mục tiêu, kế hoạch ở các cấp. - Thơng tin quản lý phải hướng vào phục vụ cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý. - Chú trọng thơng tin ở các đơn vị cơ sở. - Sử dụng sự phản hồi - Đơn giản hóa ngơn ngữ - Sử dụng dư luận. Hình 3.2: Các bước truyền thông tin Thông tin phản hồi Thông điệp quản lý Mã hoá Truyền tin Tiếp nhận Giải mã Nhận thông điệp Người gửi Người nhận Phần II: QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ I. Khái quát về quyết định quản lý 1. Khái niệm Quyết định quản lý là sản phẩm của một quá trình thu thập, xử lý, phân tích thông tin và dựa vào đó để tiến hành giải quyết các vấn đề trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. 2. Vai trò của quyết định trong quản lý - Giai đoạn mới triển khai, chưa phát huy đầy đủ tác dụng. - Quyết định bắt đầu phát huy tác dụng. - Quyết định phát huy tác dụng ở mức cao nhất. - Quyết định bắt đầu bị hạn chế do tác động của môi trường bên ngoài. - Giai đoạn quyết định thể hiện sự trì trệ, kìm hãm sự phát triển, đòi hỏi phải có quyết định mới. 3. Đặc điểm quyết định trong quản lý - Quyết định quản lý mang tính tư duy và tương lai - Quyết định quản lý là sản phẩm riêng có của các nhà quản lý và các tập thể quản lý. - Phạm vi tác động của quyết định quản lý luôn luôn lớn hơn hoặc bằng hai người. - Quyết định quản lý luôn gắn với những vấn đề của tổ chức. - Quyết định quản lý liên quan trực tiếp đến quá trình thu nhận, xử lý thông tin và lựa chọn phương tiện hoạt động. 4. Phân loại quyết định quản lý - Phân chia theo thời gian - Phân chia theo tầm quan trọng - Phân chia theo phạm vi điều chỉnh của quyết định - Phân chia theo tính chất của quyết định - Phân chia theo quy mô nguồn lực sử dụng để thực hiện quyết định - Phân chia theo cấp quyết định - Phân chia theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức - Phân chia theo tổng hợp các tiêu thức 5. Yêu cầu đối với quyết định quản lý - Yêu cầu về tính hợp pháp - Yêu cầu về tính khoa học - Yêu cầu về tính hệ thống (thống nhất) - Yêu cầu về tính tối ưu - Yêu cầu về tính linh hoạt - Yêu cầu về tính cụ thể về thời gian và người thực hiện II. Q trình ra quyết định quản lý 1. Điều kiện ra quyết định - Có vấn đề trong tổ chức. - Nhận thức được vấn đề và thực tiễn đòi hỏi. - Có ham muốn để giải quyết sự sai lệch giữa mong muốn và thực tiễn. - Có đủ điều kiện để giải quyết. - Có đủ quyền lực để giải quyết. 2. Những yếu tố ảnh hường đến việc ra quyết định - Những yếu tố khách quan - Những yếu tố chủ quan - Những yếu tố mang tính chính trị - Độ tin cậy của thơng tin và tình trạng thiếu hay đủ thơng tin tin cậy. - Độ khơng chắc chắn, tin cậy hay rủi ro có thể xảy ra. 3. Q trình ra quyết định quản lý Hình 2.1: Sơ đồ các bước ra quyết đònh quản lý Xác đònh vấn đề ra quyết đònh Tìm kiếm các phương án để giải quyết vấn đề Phân tích, đánh giá các phương án Lựa chọn phương án tối ưu Ra quyết đònh Xác đònh mục tiêu, lựa chọn chỉ tiêu cho phương án Xác đònh trọng số cho các tiêu chí III. Q trình thực hiện quyết định IV. Phương pháp ra quyết định 1. PP cá nhân ra quyết định 2. PP ra quyết định tập thể: Kỹ thuật động não;kỹ thuật nhóm danh nghĩa; kỹ thuật Delphi. 3. PP ra quyết định bằng định lượng tốn học. 4. Các PP ra quyết định trong điều kiện bất định: PP cây quyết định; PP phân tích độ mạo hiểm;PP ngoại cảm. Hình 3.1: Các bước thực hiện quyết đònh Lập kế hoạch thực hiện quyết đònh Tuyên truyền và giải thích quyết đònh Thực hiện quyết đònh Kiểm tra việc thực hiện quyết đònh Điều chỉnh quyết đònh Tổng kết thực hiện quyết đònh . THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ I. Những vấn đề chung về thông tin 1. Quản lý là một dạng điều khiển - Chủ thể quản lý đưa ra quyết định, tức là đưa ra thông tin. nhà quản lý đưa ra các quyết định quản lý. 2. Vai trò của thông tin trong quản lý - Thông tin vừa là đối tượng, vừa là sản phẩm lao động của nhà QL. - Thông