Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết trong kinh doanh

1 KỸ NĂNG VIẾT NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT - Trình tự của thông tin trình bày. - Từ ngữ sử dụng. - Sự chính xác của văn phạm. - Ðối tượng nguời đọc. - Hình thức trình bày. Giao tiếp bằng ngơn ngữ viết. - Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu bởi thị giác. VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết tốn, thiệp mời, thiệp chúc mừng…) 2 Văn bản 1. Người gửi : Chiến Gửi : Tú. Cảm ơn về tập tài liệu PT và những thông tin. Tôi sẽ liếc qua vụ này đêm nay và sẽ cho anh biết những kết quả tính toán cuối cùng vào ngày mai. Ðược chứ ? BÀI TẬP THỰC HÀNH Anh Chiến là kế toán trưởng gửi cho anh Tú trưởng phòng marketing một bức thư có nội dung như sau : Hãy nhận xét và sửa lại (nếu cần) văn bản này. 3 Văn bản 2 Nguời gửi : Nguyễn Ðức Chiến – Kế toán truởng. Kính gửi : Anh Lê Tuấn Tú – Truởng phòng Marketing. V/v : Tập tài liệu PT. Ngày 15 tháng 9 năm 2005. Cảm ơn anh đã gửi cho tôi bản tài liệu PT và những thông tin bổ sung. Tối nay tôi sẽ xem xét tất cả các chi tiết và sẽ tính toán chi phí phù hợp. Số liệu cuối cùng sẽ đuợc giao cho anh vào 10h30 sáng mai. Nếu anh cần những thông tin này sớm hơn thì hãy gọi cho tôi theo số máy nội bộ 308 truớc 4h30 chiều nay. 4 1. Viết thư thông thuờng và báo tin vui.(thông báo, đặt hàng, tín dụng…) 2. Viết thư báo tin không vui.( từ chối khiếu nại, đặt hàng, tín dụng…) 3. Viết thư thuyết phục (thư bán hàng, thư yêu cầu và đòi nợ…) 4. Viết các loại thư đặc biệt. (thư giới thiệu, chúc mừng , cảm ơn, chia buồn…) 5 KĨ NĂNG VIẾT THƯ BÁN HÀNG 1. Bước chuẩn bị để viết thư bán hàng  Tìm hiểu sản phẩm của bạn và các SP cạnh tranh khác. - Đọc tất cả những tài liệu về sản phẩm. - Dùng thử sản phẩm và so sánh nĩ với các sản phẩm khác. - Quan sát những người mua và sử dụng SP hỏi ý kiến họ. - Quan sát qui trình sản xuất. - Sản phẩm mang lại lợi ích gì cho người sử dụng? - Sản phẩm được làm từ nguyên vật liệu gì? - Sản phẩm được sản xuất theo qui trình như thế nào? - Chất lượng, giá cả? Việc trả lời các câu hỏi này dùng cho cả SP cạnh tranh khác và trả lời câu hỏi: Sự khác nhau chính giữa chúng là gì?  Tìm hiểu người đọc thư - Thư được gửi đến cho ai ? Cá nhân, nhĩm, hay cơng ty ? - Bạn muốn gì ở người đọc ? Điền vào phiếu thăm dị, mẫu đơn đặt hàng hay mua hàng. 6 2. NỘI DUNG VIẾT THƯ 2.1. NỘI DUNG - Người viết tin rằng sản phẩm hoặc dịch vụ là đáng quan tâm. - Nêu đặc điểm nổi bật và lợi ích của sản phẩm. - Giá cả được đề cập. - Địa điểm bán hàng trọng tâm được xác định rõ. - Hành động mà chúng ta mong muốn ở khách hàng. - Phần đính kèm (nếu cĩ). 2.2. TRÌNH BÀY - Theo lối dẫn đề. - Câu đầu tiên gây chú ý người đọc nhất. - Giới thiệu điểm bán hàng trọng tâm. - Giá cả chỉ giới thiệu khi đã trình bày những lợi ích về SP - Cuối cùng ích lợi dành cho người đọc khi hành động. Ví dụ: dịp này, mua hàng được khuyến mãi, trúng thưởng… 2.3. VĂN PHONG Ngắn gọn, rõ ràng. Ý tưởng chặt chẽ, mạch lạc. 7 THỰC HÀNH Viết thư giới thiệu bán hàng về một dịch vụ mới, chất lượng cao “Sinh viên giúp việc nhà” THỰC HÀNH Hãy viết thư bán hàng một sản phẩm mà bạn yêu thích. 8 THỰC HÀNH 1- Giới thiệu về một sản phẩm 2- Đề xuất các biện pháp hồn thiện sản phẩm. 3- Đề xuất các biện pháp marketing cho sản phẩm. CÁC SẢN PHẨM: - Bưởi năm roi - Vải thiều Lục Ngạn - Sữa tắm - Vina giày - Áo thun Thành Cơng - Bánh Kinh Đơ - Thực phẩm Vissan - Cá Basa 9 KĨ NĂNG GIỚI THIỆU SP 1. Bước chuẩn bị  Tìm hiểu sản phẩm của bạn và các SP cạnh tranh khác. - Đọc tất cả những tài liệu về sản phẩm. - Dùng thử sản phẩm và so sánh nĩ với các sản phẩm khác. - Quan sát những người mua và sử dụng SP hỏi ý kiến họ. - Quan sát qui trình sản xuất. - Sản phẩm mang lại lợi ích gì cho người sử dụng? - Sản phẩm được làm từ nguyên vật liệu gì? - Sản phẩm được sản xuất theo qui trình như thế nào? - Chất lượng, giá cả? Việc trả lời các câu hỏi này dùng cho cả SP cạnh tranh khác và trả lời câu hỏi: Sự khác nhau chính giữa chúng là gì?  Tìm hiểu người KH - Thơng tin được gửi đến cho ai ? Cá nhân, nhĩm, hay cơng ty ? - Bạn muốn gì ở khách hàng ? Điền vào phiếu thăm dị, mẫu đơn đặt hàng hay mua hàng… 10 2. NỘI DUNG VIẾT THƯ 2.1. NỘI DUNG - Người viết tin rằng sản phẩm hoặc dịch vụ là đáng quan tâm. - Nêu đặc điểm nổi bật và lợi ích của sản phẩm. - Giá cả được đề cập. - Địa điểm bán hàng trọng tâm được xác định rõ. - Hành động mà chúng ta mong muốn ở khách hàng. - Phần đính kèm (nếu cĩ). 2.2. TRÌNH BÀY - Theo lối dẫn đề. - Câu đầu tiên gây chú ý người đọc nhất. - Giới thiệu điểm bán hàng trọng tâm. - Giá cả chỉ giới thiệu khi đã trình bày những lợi ích về giá. - Cuối cùng ích lợi dành cho người đọc khi hành động. Ví dụ: dịp này, mua hàng được khuyến mãi, trúng thưởng… 2.3. VĂN PHONG Ngắn gọn, rõ ràng. Ý tưởng chặt chẽ, mạch lạc. [...]... của khách hàng 5 Qúa tự nhiên tại văn phòng của KH 6 Sáo ngữ hoặc ngôn ngữ không phù hợp 7 Trang phục lôi thôi, nhếch nhác 8 Không tìm hiểu kỹ về Cty hoặc các vấn đề, nhu cầu của KH trước khi gặp 9 Thái độ tiêu cực 10 Thiếu tôn trọng nhân viên lễ tân, thư ký, tạp vụ tại Cty của KH 32 1 GIAO TIẾP VỚI CẤP TRÊN 2 GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 3 GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI 33 1 TÌNH HUỐNG GT VỚI CẤP TRÊN Bạn là... (dám làm, dám chịu trách nhiệm) 7 Thích nghi với đa văn hoá và biết nhiều ngôn ngữ 8 Khả năng giao tiếp tốt 9 Trung thực với đồng nghiệp, với cấp trên và KH 10 Hiểu biết chiến luợc kinh doanh 11 Có quyết tâm học hỏi và phát triển nghề nghiệp 30 CHÂN DUNG NGƯỜI KINH DOANH CHUYÊN NGHIỆP 1 Ấn tượng đầu tiên: ngôn ngữ, phong cách, bắt tay, trang phục, đúng giờ 2 Kiến thức sâu, rộng 3 Khả năng thích ứng 4... NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN : nói, viết, ứng xử, nghe Công việc quản lí 1.Tạo lập mối quan hệ tốt trong công việc 2.Hướng dẫn công việc cho NV 3 Điền vào biểu mẫu để báo cáo công việc lên cấp trên 4 .Tiếp nhận kiến nghị từ NV về các cách thức cải tiến PP làm việc 5 Điền vào biểu mẫu, báo cáo 6 Duy trì kỷ luật công bằng 7 Gặp gỡ các đồng nghiệp, KH 8 Đào tạo cho NV mới 9 GQVĐ nẩy sinh, các phàn nàn Nói Viết. .. Hãy chọn hình thức giao tiếp viết/ nói cho phù hợp với các truờng hợp sau 1 Một xe vận tải hàng của bạn gặp tai nạn và bạn cần thông báo cho khách hàng biết việc giao hàng sẽ bị ảnh huởng 2 Bạn muốn kiểm tra xem 7 nhân viên bán hàng tại các khu vực khác nhau có thể dự cuộc họp của phòng trong vòng 3 ngày tới 3 Bạn muốn thông báo đến NV của mình những vấn đề nghiêm trọng vừa xảy ra trong SX của Cty 4... viên kinh doanh ngày nay 29 Những phẩm chất, năng lực của nhân viên kinh doanh ngày nay 1 Sáng tạo, năng động 2 Gắn bó với nhóm làm việc 3 Thích ứng nhanh với sự thay đổi 4 Có khả năng làm việc duới áp lực cao 5 Có ý thức về quyền sở hữu công việc và ý tuởng 6 Sẵn sàng chấp nhận rủi ro tính truớc và dám chấp nhận hậu quả (dám làm, dám chịu trách nhiệm) 7 Thích nghi với đa văn hoá và biết nhiều ngôn ngữ. .. của anh chị là như thế nào trong 1/3/ 5 năm tới ? 11 Mục tiêu trong cuộc sống của anh chị là gì? 12 Anh chị muốn đuợc trả lương bao nhiêu ? 26 CÁC CÂU HỎI CỦA NGUỜI XIN VIỆC 1 Xin vui lòng cho biết điều gì làm cho một nguời thành công ở công ty này? 2 Có những kênh giao tiếp nào giữa những nguời tập sự và những nguời giám sát họ ? 3 Xin hãy cho biết một số việc thuờng làm trong thời gian đầu? 4 Xin... ý lắng nghe để nhận ra sự khác biệt hoặc sự bất bình trong ý kiến của người đối diện - Đề cập lại điểm bất đồng theo ngôn ngữ của bạn để làm bớt mức độ gay gắt hơn, khi đó đối tác có thể phân tích lại lời phát biểu của KH - Sử dụng các sự kiện, sự việc làm bằng chứng phải mang tính xác thực làm căn cứ để hiểu rõ hơn những hiểu lầm do diễn đạt - Trong các cuộc PV mang tính thuyết phục cần giữ bình tĩnh,... trình trong 3 phút Chọn một trong những chủ đề sau: Lễ trao học bổng cho HS nghèo, vượt khó của công ty 1 sữa trong buổi khai giảng năm học mới Lễ khai trương đại lý độc quyền hãng mỹ phẩm A 2 Tết trung thu cho trẻ em đường phố 3 Liên hoan văn nghệ nhân ngày / 4 20 1 5 Chủ đề tự chọn 15 I KỸ NĂNG NÓI CHUYỆN TRUỚC CÔNG CHÚNG I NGƯỜI NĨI (diễn giả) 1.Hầu hết mọi người cảm thấy sợ hãi, lo âu trong. .. 12 Công việc quản lí 1.Tạo lập mối quan hệ tốt trong công việc 2.Hướng dẫn công việc cho NV 3 Điền vào biểu mẫu để báo cáo công việc lên cấp trên 4 .Tiếp nhận kiến nghị từ NV về các cách thức cải tiến PP làm việc 5 Điền vào biểu mẫu, báo cáo 6 Duy trì kỷ luật công bằng 7 Gặp gỡ các đồng nghiệp, KH 8 Đào tạo cho NV mới 9 GQVĐ nẩy sinh, các phàn nàn Nói Viết ứng xử Nghe X X X X X X X X X X X X X X X X... của phòng KD, bạn đã đăng kí theo lớp học về PR rất thú vị và cần phải về sớm 30 phút mỗi ngày để đi học Phòng kinh doanh đang thời kỳ rất bận rộn Bạn sẽ nói gì, để trưởng phòng đồng ý cho bạn về sớm? 2 TÌNH HUỐNG GT VỚI ĐỒNG NGHIỆP Bạn và cơ An được GĐ giao cho chuẩn bị một báo cáo quan trọng trong 3 ngày Bạn đang rất bận rộn nên cơ An bảo để cơ ấy làm một mình cũng được Bạn đồng ý Ngày mai phải nộp . VIẾT NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT - Trình tự của thông tin trình bày. - Từ ngữ sử dụng. - Sự chính xác của văn phạm. - Ðối tượng nguời đọc. - Hình thức trình bày. Giao tiếp bằng ngơn ngữ. một số khu vực cấm của cơ quan. 12 KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN : nói, viết, ứng xử, nghe Công việc quản lí Nói Viết ứng xử Nghe 1.Tạo lập mối quan hệ tốt trong công việc 2.Hướng dẫn công việc cho. HÀNH : Hãy chọn hình thức giao tiếp viết/ nói cho phù hợp với các truờng hợp sau. 1. Một xe vận tải hàng của bạn gặp tai nạn và bạn cần thông báo cho khách hàng biết việc giao hàng sẽ bị ảnh huởng. 2.