71 Kế toán bán hàng tại Công ty xăng dầu chất đốt Hà Nội

71 Kế toán bán hàng tại Công ty xăng dầu chất đốt Hà Nội

Lời cảm ơn

Sau một thời gian thực tập tại cửa hàng xăng dầu chất đốt cùng với sự cố gắng của bản thân em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài:

"Kế toán bán hàng"

Để có đợc kết quả này trong quá trình thực tập vừa qua em đã nhận đợc

sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ kinh tế ở cửa hàng nơi em thực tập cùng với sự hớng dẫn của cô giáo trong trờng đặc biệt là cô giáo Nguyễn Thị Kim Thuý h-ớng dãn đề tài này cho em Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu và nhiệt tình của cô

Do có những hạn chế về điều kiện chủ quan và khách quan nên đề tài của

em không tránh khỏi những sai sót Vì thế em mong nhận đợc sự góp ý của quý thầy cô và của bạn đọc quan tâm

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 29 tháng 8 năm 2005

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Hằng

Lời nói đầu

Trong cơ chế thị trờng hiện nay, các doanh nghiệp của các quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh Đó là kết quả của sự đổi mới của cơ chế quản lý kinh

tế chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô Nhà nớc Nhng bên cạnh đó, các doanh nghiệp luôn phải đơng đầu với nhiều khó khăn thách thức để từng bớc tồn tại và phát triển vốn kinh doanh có hiệu quả

Hơn thế nữa, là phải thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ của Nhà nớc do đó phải tính toán chính xác kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh Đặc biệt thực hiện luật thuế giá trị gia tăng, đớc

áp dụng từ năm 1999 Nó xuất phát từ nhận thức khách quan của nền kinh tế Nhà nớc ta đang từng bớc thay đổi cơ chế quản lý kinh tế thông qua kế toán để

từ đó góp phần tích cực vào việc tăng cờng và nâng cao chất lợng quản lý tài chính của quốc gia Hơn cả là đa nền kinh tế của nớc ta hoà nhập với nền kinh

tế đang phát triển mạnh mẽ của khu vực

Cùng với sự thay đổi đó thì việc mở rộng tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp là rất quan trọng sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp tăng nhanh vòng quay của vốn và chu chuyển của tiền tệ trong xã hội đồng thời đảm bảo phục vụ tốt cho nhu cầu xã hội Không những thế, tiêu thụ hàng hoá còn là cơ hội để doanh nghiệp chiếm lĩnh đợc thị phần thu đợc lợi nhuận cũng nh tạo dựng đợc vị thế

và uy tín của mình trên thị trờng Đặc biệt, nó có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện các mục tiêu và các chiến lợc mà doanh nghiệp theo đuổi Bên cạnh đó, thúc đẩy nhanh quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng đồng thời đáp ứng tốt các nhu cầu sản xuất của đời sống

Do vậy, sau khi học hai năm trong trờng với những kiến thức đã học đợc trên lý thuyết và thời gian đợc phép thực tập tại: Cửa hàng xăng dầu - chất đốt

Hà Nội Với mong muốn đợc tìm hiểu công tác "Kế toán bán hàng" cũng là công cụ kinh doanh chính vì thế em chọn đề tại báo cáo của mình để một phần

Cùng với việc nghiên cứu tài liệu và tìm hiểu thực tế mong có kinh nghiệm cũng nh học hỏi, nâng cao kiến thức áp dụng những lý thuyết mà em đã học trong trờng để áp dụng vào thực tiễn công tác Qua quá trình thực tập tại cửa hàng xăng dầu - chất đốt đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo bộ môn; Trong một chừng mực nhất định với khả năng hiểu biết cùng sự nhận thức về trình độ và năng lực còn hạn hẹp nên báo cáo của em không tránh khỏi những khuyết điểm và thiếu sót.

Em rất mong có ý kiến bổ sung và chỉ bảo quan tâm của cô giáo hớng dẫn cũng nh cán bộ ks ở cửa hàng đã hớng dẫn em thực hiện đề tài này

Với phạm vi báo cáo này em xin trình bày các nội dung sau:

Phần I Đặc điểm tình hình tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại cửa hàng xăng dầu - chất đốt

II Thực trạng công tác kế toán của đơn vị

Phần II Quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng của cửa hàng xăng dầu - chất đốt

1 Là một đơn vị hạch toán kế toán độc lập dựa trên cơ sở luật doanh

nghiệp và điều lệ cửa hàng kinh doanh các mặt hàng: Mogas 90, mogas 92, dầu nhớt đồng thời góp phần làm tăng ngân sách phát triển của đất nớc, thực hiện tốt các lợi ích kinh tế xã hội

* Nhiệm vụ chủ yếu của cửa hàng

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kinh doanh đáp ứng việc kinh doanh của cửa hàng

- Là một cửa hàng hạch toán kinh doanh, khai thác sử dụng nguồn vốn có hiệu quả nhằm đảm bảo đầu t làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc giao

- Tuân thủ chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nớc hiện hành

- Nghiên cứu các biện pháp nâng cao chất lợng cho việc kinh doanh, góp phần từng nguồn thu cho ngân sách và phát triển kinh doanh cho cửa hàng

Với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu nêu trên của cửa hàng trong việc kinh doanh không chịu chi phối áp đặt của bộ phận có liên quan khác thông qua hoạt động kinh doanh của mình

2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của Công ty.

* Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty

* Cơ cấu tổ chức

- Ban giám đốc: gồm 2 ngời trong đó có một Giám đốc điều hành và phó giám đốc

- Phó giám đốc: giúp cho giám đốc có thể làm những công việc của giám

đốc khi đợc uỷ nhiệm thay thế chỉ đạo trực tiếp những công việc cụ thể và trách nhiệm trực tiếp trớc những công việc cụ thể và trách nhiệm trực tiếp trớc giám

đốc về phần việc đợc giao và đợc uỷ quyền

- Phòng hành chính tổ chức: gồm 15 ngời trong đó có một trởng phòng và một phó phòng có nhiệm vụ làm công tác tổ chức lao động, tiền lơng, công tác hành chính, quản trị, công tác thanh tra bảo vệ Ngoài ra còn giúp việc cho ban giám đốc quản lý điều hành công tác tổ chức bộ máy cán bộ công nhân viên

Cửa hàng Xăng dầu chất đốt Hai Bà Trưng

Kế toán Nguyễn Công Quầy

Trứ

Quầy Nguyễn Đình Chiều

Quầy Thi SáchCửa hàng trưởng

*Cửa hàng xăng dầu chất đốt 24 - Nguyễn Công trứ

- Phòng kế toán: gồm 4 ngời trong đó có 1 kế toán trởng kiêm trởng phòng và kế toán nhân viên có nhiệm vụ quản lý toàn bộ số vốn của Công ty chịu trách nhiệm trớc giám đốc và chế độ hạch toán kinh tế của Nhà nớc.

- Kế toán trởng giúp giám đốc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác hạch toán thống kê theo pháp lệnh Nhà nớc ban hành là ngời điều hành toàn bộ quá trình hạch toán của Công ty

* Ngoài ra Công ty có mạng lới bán hàng bao gồm một số cửa hàng trực thuộc Mỗi cửa hàng đều có sự phân công bổ nhiệm một cửa hàng trởng một kế toán cùng với các nhân viên phụ trách bán hàng

- Đứng đầu cửa hàng là cửa hàng trởng, có trách nhiệm quản lý các tài sản của Công ty cửa hàng đồng thời báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh theo kế hoạch của cửa hàng

- Kế toán làm nhiệm vụ hạch toán thống kê chi tiết và nộp lên cấp trên

- Các nhân viên bán hàng trông nom hàng hoá về tình hình mua bán hàng

ở quầy của mình đợc cửa hàng trởng giao cho

3 Cơ cấu bộ máy kế toán.

* Của Công ty xăng dầu - chất đốt Hà Nội.

Phòng kế toán của Công ty xăng dầu - chất đốt Hà Nội gồm:

- Kế toán trờng: Là ngời chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác hạch toán của Công ty, kiểm tra đôn đốc hạch toán kế toán của từng thành viên phân tích đánh giá tình hình tài chính của Công ty đồng thời của từng thành

Kế toán

vốn bằng tiền Kế toán tiền lương và chi phí bán hàngKế toán Thống kê và mua hàng

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

viên là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và Nhà nớc về mặt quản lý tài chính.

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp số liệu, kế toán theo dõi chi phí

và phân bổ chi phí theo từng khoản mục chi phí một cách chi tiết tình hình tăng giảm khấu hao tài sản cố định, tổng hợp chi tiết cuối tháng lên báo cáo

- Kế toán mua hàng kiêm kế toán thống kê làm nhiệm vụ hạch toán mua hàng

- Kế toán vốn bằng tiền (thủ quỹ) chịu trách nhiệm về thu chi tiền mặt, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định trong việc quản lý quỹ làm tốt chứng từ lập báo cáo quỹ

- Kế toán tiền lơng và chi phí Có nhiệm vụ xác định quỹ tiền lơng của từng cán bộ công nhân viên để cuối tháng trích nộp BHYT, BHXH, KPCĐ theo

* ở cửa hàng xăng dầu - chất đốt Nguyễn Công Trứ chỉ có một kế toán kiêm kế toán trởng và kế toán viên có nhiệm vụ thu thập ghi chép số liệu chứng

từ kiểm tra xử lý sổ sách chứng từ trong việc mua bán của cửa hàng và định kỳ nộp lên phòng kế toán Công ty để giúp cho lãnh đạo theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty Từ đó phân tích tình hình một cách chính xác, đảm bảo cho số liệu kế toán đáp ứng đợc yêu cầu toàn diện

4 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hởng tới công tác hạch toán của cửa hàng.

* Thuận lợi:

Với lòng nhiệt tình trung thực của toàn thể công nhân viên kế toán có thể ghi chép thống kê số liệu bán hàng một cách chính xác đầy đủ về số hàng tồn

bán ra, mua vào Đồng thời cửa hàng cũgn dành riêng một phòng với đầy đủ các trang bị để phục vụ kế toán làm việc.

* Khó khăn:

Với sự việc hăng say nhiệt tình của ngời kế toán xảy ra những căng thẳng

sẽ dẫn đến việc ghi chép phản ánh có sự sai sót vào các chứng từ sổ sách kế toán của cửa hàng

II Thực trạng công tác kế toán của cửa hàng

Đối với nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá của cửa hàng việc lập chứng từ của cửa hàng từ bán ra đợc mậu dịch viên lập vào cuối tháng Hàng ngày sau khi viết báo cáo mậu dịch viên phải đối chiếu với giấy nộp tiền để lên cân đối số hàng đã bán ra trong ngày có đủ tiền nộp không

Căn cứ vào báo cáo bán hàng của mậu dịch viên kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng" và "bảng kê số 8", căn cứ vào giấy nộp tiền của mậu dịch viên kế toán vào nhật ký chứng từ số 1 Từ đó đối chiếu vào tờ kê chi tiết của TK 511 Cuối tháng căn cứ vào bảng kê số 8 và tờ kê chi tiết của TK

511, kế toán vào nhật ký chứng từ số 8

1 Hạch toán doanh thu bán hàng

* Khái niệm doanh thu bán hàng

Từ ngày 1/1/1999 các doanh nghiệp phải thực hiện việc nộp thuế GTGT thay thế doanh thu cho ngân sách Nhà nớc áp dụng luật thuế mới cho doanh thu bán hàng đợc xác định nh sau:

- Nếu doanh nghiệp áp dụng cách tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ doanh thu bán hàng là giá trị hàng hoá cha tính toán GTGT Trên chứng từ liên quan phải ghi rõ giá bán cha tính thuế GTGT và tổng số tiền khách hàng phải thanh toán

- Nếu doanh nghiệp áp dụng cách tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là giá đã có thuế và đợc ghi là doanh thu đã có thuế GTGT trên chứng từ có liên quan

* Phơng pháp hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng

- TK 511: Doanh thu bán hàng

Tài khoản này phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lợng sản phẩm hàng đã đợc xác định là tiêu thụ trong một kỳ hạch toán của doanh nghiệp

+ TK 5111: doanh thu bán hàng hoá

+ TK 5112: doanh thu bán hàng hoá các thành phẩm

+ TK 5113: doanh thu cung cấp dịch vụ

+ TK 5114: doanh nghiệp bán hàng nội bộ

* Trình tự hạch toán

Tại đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Nợ TK111, 112, 131: Tổng giá trị thanh toán

Có TK 511: Trị giá bán cha thuế

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

- Phản ánh trị giá vốn

Xuất kho bán trực tiếp

Nợ TK 632: trị giá vốn (cha bao gồm thuế GTGT)

Có TK 156: trị giá vốn (cha bao gồm thuế GTGT)Giao tay ba

Nợ TK 632: trị giá mua cha thuế

Nợ TK 1331: thuế GTGT

Có TK 111, 112, 131: tổng trị giá thanh toán

- Ph¸t sinh hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i

Nî TK 531: theo trÞ gi¸ b¸n bÞ tr¶ l¹i cha cã thuÕ

Nî TK 33311: thuÕ t¬ng øng cña sè hµng bÞ tr¶ l¹i

Cã TK 131, 111, 1122: tæng trÞ gi¸ thanh to¸n

- Cuèi kú kÕ to¸n ®iÒu chØnh gi¶m trõ doanh thu b¸n hµng

Nî TK 511

Cã TK 531

- Gi¶m trõ gi¸ vèn

Nî TK 1561: trÞ gi¸ vèn cña hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i

Cã TK 632: trÞ gi¸ vèn cña hµng bÞ tr¶ l¹i

- Ph¸t sinh kho¶n gi¶m gi¸ cha cã thuÕ

Nî TK 532: kho¶n gi¶m gi¸ cha cã thuÕ

Nî TK 3331: thuÕ GTGT t¬ng øng

Cã TK 131, 111, 112 kho¶n gi¶m gi¸ thuÕ GTGT cã

Nî TK 511

Cã TK 532

Sơ đồ hạch toán doanh thu

Cuối kỳ kế toán tính ra số thuế GTGT phải nộp

TK4312TK533

Thuế xuất nhập khẩuTTĐB phải nộp

Dùng để biếu tặng quỹ phúc lợi

TK911

Kết chuyển doanh thu vào TK

Xác định kết quả kinh doanh

Sử dụng nội bộ biếu tặngPhục vụ mục đích kinh doanh

TK627,641, 642

đối chiếu kiểm tra

Phần II Nội dung chính của báo cáo phân tích quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng

I Giới thiệu sơ lợc về cửa hàng xăng dầu - chất đốt 24 Nguyễn Công Trứ.

Cửa hàng 24 Nguyễn Công Trứ là một cửa hàng với chức năng bán lẻ hàng hoá phục vụ khâu đa hàng đến ngời tiêu dùng

Cửa hàng xăng dầu - chất đốt có một cửa hàng trởng một kế toán cùng một số nhân viên nghiệp vụ bán hàng

II Quá trình hạch toán bán hàng của cửa hàng

Nhiệm vụ kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ ban đầu vào sổ sách theo dõi hàng ngày vào các sổ sách số liệu chứng từ để từ đó vào sổ sách cuối tháng

Khi bán hàng đợc kế toán lập thẻ kho hàng bên báo cáo bán hàng sẽ có giấy nộp tiền vào nhật ký chứng từ số 1 để theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá của cửa hàng Đối với các nghiệp vụ kế toán bán hàng đều phải xuất phát từ các chứng từ ban đầu nó sẽ giúp cho ngời kế toán có số liệu cần biết để vào các sổ sách liên quan để tiện lợi theo dõi lỗ lãi của Công ty chính;

Để thấy rõ hơn về sổ sách và quá trình luân chuyển chứng từ trong khâu tiêu thụ hàng hoá Em trình bày mọi chứng từ và số liệu tháng 4 năm 200 của cửa…hàng về quá trình bán hàng kèm theo cả mục đích, yêu cầu, phơng pháp ghi chứng từ sổ sách

Phiếu nhập kho lập một hoặc nhiều thứ hàng hoá cùng một nhóm hàng

* Phiếu nhập kho đợc ghi làm 3 liên

Liªn 1: Do kÕ to¸n gi÷

Liªn 2: Do C«ng ty gi÷

Liªn 3: Lu l¹i cöa hµng

- PhiÕu nhËp kho chia lµm 8 cét

Đơn vị

Địa chỉ Phiếu nhập kho Số:Ngày 9 tháng 9 năm 2005

Nợ Có

Mẫu số: 01-VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995

Thực nhập

Thủ kho(Ký, họ tên)

Thủ trởng Đơn vị(Ký, họ tên)

- Thẻ kho đợc lập cho nhiều mặt hàng mỗi mặt hàng là một thẻ kho, ghi

đầy đủ ngày tháng và tên kho

- Thẻ kho đợc chia làm 9 cột

Cột 1: Ngày nhập xuất

Cột 2: Chứng từ số phiếu xuất

Doanh nghiệp: cửa hàng xăng dầu chất đốt Mẫu số: 06-VT

Tên kho: Nguyễn Công Trứ Dan hàng theo…

Cét 5: Tæng gi¸ trÞ thanh to¸n

Cét 6: Doanh thu b¸n cha thuÕ

Căn cứ vào báo cáo bán hàng của mậu dịch viên kế toán kiểm tra cả về số lợng, tổng số tiền, từ báo cáo bán hàng ngày kế toán có số liệu để vào báo cáo bán ra trong một tháng của từng mặt hàng cũng nh của cửa hàng.

* Nội dung

Công ty xăng dầu chất đốt Hà Nội

Cửa hàng xăng dầu chất đốt Hai Bà Trng

Báo cáo bán hàng tháng 5 năm 2004

Mặt hàng ĐVT Đơn giá Số lợng Tổng giá

thanh toán

Doanh số bán cha thuế

Lệ phí GTGT

Thuế GTGT

Doanh số bánTiền mặt Khách nợ

I Mặt hàng

Xăng Mogas90 lít 7800, 153310 1195818000, 1.017.420.909 76.655.000, 101.742.091, 1195.630.800, 18.7200,Xăng Mogas 92 8000 324.396 2.595.168.000, 2.211.790.909 162.198.000, 221179091, 2.375.488.000, 218.886.000,

4 Hoá đơn GTGT

Trơc đây khi luật thuế cha thay đổi thì Nhà nớc thờng áp dụng tổng doanh thu Nhng bắt đầu từ ngày 1/11/1990 Theo pháp lệnh của Nhà nớc thì mọi học sinh, sinh viên học cách tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Thuế GTGT là khoản thuế đợc tính trên phần giá trị tăng thêm mỗi năm của quá trình sản xuất kinh doanh và tổng số thuế thu đợc ở mỗi khâu bằng chính số thuế tính trên giá bán cho ngời tiêu dùng cuối cùng

Hiện nay các doanh nghiệp của t nhân hay của Nhà nớc đếu áp dụng

ph-ơng pháp khấu trừ (từ khi có luật thuế mới) nên khi bán hàng mậu dịch viên phải viết hoá đơn GTGT theo đúng mẫu quy định cho khách hàng sau khi đã bán hàng

* Nội dung:

Hoá đơn giá trị gia tăng

Liên 2: Giao khách hàngNgày 31 tháng 4 năm 2005

Số hoá đơn Mẫu số: 01GTKT-3LL CP/2005B

6.818,18500,

750.000,55.000,

Cộng tiền hàngThuế GTGT 10% tiền thuế GTGTTổng số tiền thanh toán

Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm tám mơi ngàn đồngNgời mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Ngời bán hàng(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên)Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, nhận hoá đơn

5 Giấy nộp tiền

* Cùng với việc lập báo cáo hàng ngày khi hết ca bán hàng mậu dịch viên phải kê số tiền đã bán đợc trong ca để xem số tiền phải nộp nh trong báo cáo có thừa thiếu hoặc đủ không.

* Yêu cầu

Giấy nộp tiền phải ghi rõ tên cửa hàng và ngày tháng nộp tiền

Phải viết chữ số tiền nộp

Giấy nộp tiền phải có chữ ký của ngời nộp tiền và thủ quỹ

* Phơng pháp ghi

Giấy nộp tiền gồm 2 cột

Cột 1: Nội dung nộp

Cột 2:Số tiền

* Nhiệm vụ kế toán: Sau khi kiểm tra số tiền và xếp riêng từng loại tiền

kế toán gộp tiền theo mẫu sau cho số tiền ở giấy nộp tiền phải trùng với số tiền

ở báo cáo bán hàng

* Nội dung: