Giáo trình tin học Văn phòng

o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. Bài 1 : Trình bày, lu, đóng, mở văn bản 1. Khởi động chơng trình Microsoft Word Kích nút Start Chọn Programs Chọn Microsoft Word 2. Lu văn bản ấn phím CTRL + S (Hoặc ấn vào biểu tợng Save trên màn hình). Trong ô File Name gõ tên cho văn bản (tuỳ chọn, không dấu). Trong ô Save in chọn ổ đĩa và Folder nơi sẽ lu văn bản. ấn phím Enter. 3. Đóng văn bản ấn CTRL + W Nếu văn bản đã đợc lu thì máy sẽ thực hiện đóng ngay văn bản Nếu văn bản cha lu thì màn hình sẽ xuất hiện: Do you want to save the changes you made the document? - Ta chọn Yes nếu muốn lu văn bản vào máy. - Ta chọn No nếu không muốn lu. 4. Mở văn bản cũ ấn phím CTRL + O Trong ô Look in chọn folder nơi lu văn bản cần mở Trong ô File name : Gõ tên văn bản cần mở ấn phím Enter Ti Liu Tin hc 1 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. 5. Mở văn bản mới ấn phím CTRL + N hoặc chọn File New OK 6. Chọn font chữ ( Kiểu chữ ) Bôi đen đoạn văn bản cần thay đổi Font chữ. Chọn Format Font Tại dòng Font chọn mẫu tuỳ ý ấn Enter Những nút thờng dùng trên thanh công cụ Standard và Formatting Chữ đậm Chọn kiểu chữ Chữ nghiêng Chọn cỡ chữ Chữ gạch chân Huỷ bỏ thao tác vừa chọn Tạo cột giả Căn thẳng lề trái Xem bố cục văn bản trớc khi in Căn giữa Chổi quét định dạng Căn thẳng lề phải Bỏ đờng viền Căn thẳng hai mép 7. Đặt khoảng cách giữa các đoạn Nháy chuột vào dòng trên cùng của đoạn văn bản cần dãn khoảng cách, chọn Format Paraghrap Spacing Chọn: + Before: Đặt khoảng cách so với đoạn văn trớc. + After : Đặt khoảng cách so với đoạn văn sau. Ti Liu Tin hc 2 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. 8. dãn khoảng cách dòng Bôi đen các dòng cần dãn, chọn Format Paraghrap Line Spacing chọn kiểu tuỳ ý : + Single : Khoảng cách giữa các dòng bằng 1 dòng. + 1,5 line : Khoảng cách giữa các dòng bằng 1,5 dòng. + Double : Khoảng cách giữa các dòng bằng 2 dòng. + At least : Khoảng cách tối thiểu giữa các dòng. + Multiple : Khoảng cách tối đa giữa các dòng. + Exactly : Khoảng cách chính xác giữa các dòng. 9. Chèn file - Nháy chuột vào vị trí cần chèn thêm file Insert File Chọn File cần chèn Insert 10. Thiết kế trang in Chọn File Chọn Page Setup Xuất hiện hộp thoại Margins Top : Đặt lề trên Bottom : Đặt lề dới Left : Đặt lề trái Right : Đặt lề phải Gutter : Đặt gáy (khi đóng quyển) Paper Size Paper Size : Chọn A4 Orientation : - Portrait : Đặt giấy dọc - Landscape: Đặt giấy ngang - OK Ti Liu Tin hc 3 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. Mẫu trình bày công văn chuẩn *) Mẫu trình bầy văn bản có tên loại: Ti Liu Tin hc 4 Tên cơ quan Số, ký hiệu Trích yếu Độ mật, độ khẩn (nếu có) Tiêu đề (Quốc hiệu) Địa danh, ngày tháng năm Nơi gửi Quyền hạn, chức vụ ng_ời ký Chữ ký và đóng dấu Họ và tên ng_ời ký Nơi nhận Nội dung o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. Bài 2 : Đặt tab 1. Đặt TAB - Đa con trỏ vào vị trí cần đặt TAB - Chọn Format - Chọn Tabs - Tại Tab Stop Position: Gõ điểm dừng của TAB - Tại Alignment chọn: + Left : Nếu muốn căn thẳng mép trái + Center : Nếu muốn căn thẳng từ giữa ra hai bên + Right : Nếu muốn căn thẳng mép phải - Tại Leader chọn : + 1 None : Nếu không có đờng dẫn + 2 : Nếu muốn có đờng chấm + 3 : Nếu muốn có đờng nét đứt + 4 : Nếu muốn có đờng nét liền mảnh - Chọn Set - Chọn OK - Khi nào muốn hiện đờng TAB thì ta ấn phím TAB trên bàn phím 2. Muốn xoá các đờng TAB ta làm nh sau: - Đặt con trỏ hoặc bôi đen các dòng cần xoá TAB - Kích chuột vào Format - Chọn Tabs Ti Liu Tin hc 5 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. - Chọn điểm TAB muốn xoá - Chọn Clear ( Nếu chọn Clear All thì tất cả các đờng TAB sẽ đ- ợc xoá hết) 3. Đặt tên cho đoạn văn bản ( Tạo chữ gõ tắt ) - Bôi đen đoạn cần đặt tên - Chọn Insert - Chọn Auto Text - Chọn Auto Text - Gõ tên cho đoạn văn bản đó (Gõ chữ viết tắt) - Chọn Add Khi muốn hiển thị lại nội dung đoạn văn bản đã đợc đặt tên : gõ chữ viết tắt ấn phím F3 Muốn xoá : - Thao tác nh trên từ bớc 2 - 5 sau đó ấn Delete Chọn OK Ti Liu Tin hc 6 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. Bài 3 : chèn ký tự đặc biệt Sao chép và di chuyển dữ liệu 1. chèn ký tự đặc biệt Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Chọn Insert Chọn Symbol Chọn ký tự cần chèn (Thờng dùng các ký tự trong font Wingdings) Chọn Insert Chọn Close 2. sao chép dữ liệu Bôi đen vùng cần sao chép ấn phím CTRL + C hoặc chọn biểu tợng (Copy) Nháy chuột vào vị trí cần sao chép tới. ấn phím CTRL + V hoặc chọn biểu tợng (Paste) 3. di chuyển dữ liệu Bôi đen vùng cần di chuyển ấn phím CTRL + X hoặc chọn biểu tợng Nháy chuột vào vị trí cần chuyển tới. ấn phím CTRL + V hoặc chọn biểu tợng (Paste) Ti Liu Tin hc 7 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. Bài 4 : Chia cột báo làm chữ to đầu đoạn văn bản 1. Chia cột báo Bôi đen đoạn văn bản cần chia cột (Chú ý : khi bôi đen xong phải ấn phím SHIFT + để bỏ khoảng đen thừa cuối dòng) Chọn Format Chọn Columns Trong ô Number of column gõ số cột cần chia Muốn có đờng kẻ dọc giữa các cột ta đánh dấu vào Line between OK 2. Làm chữ to đầu đoạn Bôi đen chữ cần làm chữ to Chọn Format Chọn Drop Cap Chọn Dropped OK Chú ý : Trong hộp thoại Drop Cap Tại Font : Dùng để thay đổi kiểu chữ cho chữ to Lines to Drop : Số dòng Drop Cap rơi xuống Distance from Text : Khoảng cách từ chữ đầu dòng tới các chữ trong văn bản. Ti Liu Tin hc 8 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. 3. Tìm kiếm và thay thế Chọn Edit Chọn Replace Tại ô Find what : Gõ từ cần tìm kiếm Tại ô Replace with : Gõ từ sẽ thay thế từ tìm đợc Chọn một trong các lựa chọn sau: o Replace : Thay thế từng từ o Replace All : Thay thế toàn bộ các từ tìm đợc o Find next : Bỏ qua từ tìm đợc và tìm tiếp Chọn Close 4. Tự động sửa lỗi - Tạo từ gõ tắt Chọn Tools Chọn AutoCorrect Đánh dấu vào Replace text as you type Tại ô Replace : Gõ từ gõ tắt Tại ô with : Gõ từ sẽ thay thế từ gõ tắt Chọn Add Chọn OK 5. Bỏ chức năng tạo từ gõ tắt Cách 1 - (Tạm bỏ) : o Chọn Tools AutoCorrect Bỏ dấu tích trong mục Replace text as you type. Cách 2 - (Xoá hẳn) : o Thao tác từ bớc 1 đến bớc 4 Chọn Delete OK Ti Liu Tin hc 9 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. Bài 5 : chèn tranh 1. Cách chèn tranh Cách 1: Chọn Insert Chọn Picture Chọn Clipart Chọn tranh bất kỳ Chọn Insert Cách 2: Chọn Insert Chọn Picture Chọn From file Tại dòng Look in chọn ổ đĩa C hoặc D Chọn Clipart (Nháy 2 lần) Chọn tranh bất kỳ Chọn Insert 2. Cách định dạng cho tranh : Nháy chuột vào tranh Chọn Format Chọn Picture Chọn kiểu định dạng: Đối với Word 97 Chọn Wrapping o None: Không đẩy chữ o Square hoặc Tight: Đẩy chữ Đối với Word 2000 Chọn Layout o In front of text : Không đẩy chữ o Square hoặc Tight: Đẩy chữ o Behind text: Tranh nằm dới chữ 3. Kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra ngữ pháp tiếng anh Chọn Tools Options Spelling and Grammar Ti Liu Tin hc 10 [...]... - 10 Vn - THPT Sn Tõy Bài 10 : in văn bản 1 In văn bản Chọn File Chọn Print Trong ô Number of copy : Gõ số bản cần in Trong ô Page Range All : In tất cả các trang Current Page: In trang hiện hành Pages : In trang tuỳ chọn In từ trang 1 đến trang 10 : Gõ 1-10 Ví dụ : In trang 1 và trang 10 : Gõ 1,10 In trang 1 đến trang 5 và trang 10 : Gõ 1-5,10 2 Xem bố cục văn bản trớc khi in Chọn File Chọn... Right Center Chọn OK : Số trang nằm bên trái của trang giấy : Số trang nằm bên phải của trang giấy : Số trang nằm giữa của trang giấy 3 Tạo đờng viền giả bao quanh văn bản Tools Options Đánh dấu vào Textboundaries OK 4 Đặt mật khẩu cho văn bản (Password) Chọn Tools Options Save Nháy chuột vào ô Password to open : Gõ mật khẩu (Tối đa là 15 ký tự) OK Xuất hiện hộp thoại Confirm Password : Gõ... In trang 1 và trang 10 : Gõ 1,10 In trang 1 đến trang 5 và trang 10 : Gõ 1-5,10 2 Xem bố cục văn bản trớc khi in Chọn File Chọn Print 1 1 2 3 4 5 2 3 4 Preview 5 In văn bản Đặt chế độ xem hoặc sửa Xem một trang Xem nhiều trang Tỷ lệ văn bản 6 7 8 9 10 6 7 8 9 Bật tắt thanh thớc Đặt VB vừa trong một trang Hiển thị đầy màn hình Đóng chế độ xem 10 Trợ giúp ... trỏ từ Header (trên) xuống Footer (dới) để làm tiêu đề cuối trang ta ấn mũi tên xuống trên bàn phím hoặc ấn chuột vào biểu tợng Swicth Between Header and Footer Kết thúc chọn nút Close để quay trở lại văn bản 2 Đánh số trang Chọn Insert Chọn Page Numbers Tại Position : chọn vị trí cho số trang o Top of Page (Header) : Phía trên trang giấy o Bottom of Page (Footer) : Phía dới trang giấy o Th Thanh... Chèn ngày, giờ Nháy chuột vào vị trí cần chèn Chọn Insert Chọn Date and Time OK 8 Bật, tắt thanh công cụ Chọn View Chọn Toolbar Chọn thanh công cụ (Hai thanh công cụ thờng dùng là Standard và Formating) 9 Muốn ngắt trang Nháy chuột vào vị trí cần ngắt ấn CTRL + Enter Hoặc : Chọn Insert Chọn Break Page Break OK o Th Thanh Thy - 10 Vn - THPT Sn Tõy Bài 9 : chèn khung 1 Chèn khung Chọn Insert . Landscape: Đặt giấy ngang - OK Ti Liu Tin hc 3 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. Mẫu trình bày công văn chuẩn *) Mẫu trình bầy văn bản có tên loại: Ti Liu Tin hc 4 Tên cơ quan Số, ký hiệu Trích. cho văn bản (tuỳ chọn, không dấu). Trong ô Save in chọn ổ đĩa và Folder nơi sẽ lu văn bản. ấn phím Enter. 3. Đóng văn bản ấn CTRL + W Nếu văn bản đã đợc lu thì máy sẽ thực hiện đóng ngay văn. Look in chọn folder nơi lu văn bản cần mở Trong ô File name : Gõ tên văn bản cần mở ấn phím Enter Ti Liu Tin hc 1 o Th Thanh Thy - 11. Vn - THPT Sn Tõy. 5. Mở văn bản mới ấn phím CTRL + N