nâng cao năng lực công tác lập kế hoạch ở công ty xây lắp thương mại I

nâng cao năng lực công tác lập kế hoạch ở công ty xây lắp thương mại I

mở đầu Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng và thực hiện nền kinh tế mở, cụ thể Đại hội Đảng VI là cái mốc đánh dấu sự lột xác của nền kinh tế Việt Nam. Sự chuyển mình sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nớc, kinh tế nớc ta đã đạt đợc những thành tựu đáng khích lệ. Cùng với sự bung ra của mọi thành phần kinh tế, các doanh nghiệp không còn giữ đợc thế độc quyền nh trớc, mà để tồn tại cũng nh thể hiện đợc vai trò chủ đạo của mình trong nền kinh tế quốc dân các doanh nghiệp phải xác định đợc chỗ đứng của mình, nắm bắt đợc sự tác động của môi trờng kinh doanh và mọi thời cơ để kinh doanh có hiệu quả. Có thể nói, kế hoạch hoá là một công cụ chủ yếu, hữu hiệu để doanh nghiệp xây dựng chiến lợc phát triển của mình. Trong những năm gần đây, công tác kế hoạch đã có sự đổi mới. Tuy nhiên, sau một thời gian thực hiện đổi mới công tác kế hoạch, đặc biệt là kế hoạch hoá doanh nghiệp vẫn còn rất nhiều vấn đề cần bàn bạc và tiếp tục đợc hoàn thiện trên nhiều phơng diện từ nhận thức của ngời làm kế hoạch đến phơng pháp nội dung làm kế hoạch. Trong thời gian thực tập taị Công ty Xây lắp thơng mại I ,tôi đã tìm hiểu về công tác kế hoạch và thực hiện đề tài tốt nghiệp Một số biện pháp nhằm nâng cao lăng lực công tác lập kế hoạch ở Công ty Xây lắp thơng mại I . Trong thời gian thực tập và hoàn thiện đề tài của mình,tôi xin chân thành cảm ơn Cô giáo hớng dẫn Tiến sỹ Nguyễn Thị Thanh Huyền, ngời đã trực tiếp hớng dẫn tôi hoàn thành đề tài này và các thầy cô giáo khác trong khoa Khoa Học Quản Lý và xây dựng cơ bản đã cung cấp cho tôi những kiến thức quý báu tạo điều kiện cho tôi tìm hiểu tốt về đề tài. Tôi cũng xin cảm ơn tập thể Cán bộ công nhân viên Công ty Xây lắp th- ơng mại I, đặc biệt là các phòng Tổ chức,phòng Kinh doanh- Kế hoạch, vật t, phòng tài chính ké toán đã tận tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho tôi trong quá trình thực tập. Vì thời gian cũng nh nhận thức còn hạn chế nên bài viết của tôi không thể tránh khỏi những sai sót.Do đó tôi mong đợc sự góp ý của các thầy cô giáo và của Công ty Xây lắp thơng mại I. Tôi xin chân thành cảm ơn. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 1 Phần I: Tổng quan về kế hoạch và lập kế hoạch Cơ chế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của nhà nớc mà nớc ta đang hớng tới xây dựng ,đã và đang đạt ra nhiều vấn đề về lý luận và thực tiễn cần đợc nghiên cứu giải quyết. Riêng trong lĩnh vực kế hoạch hoá, trong những năm đổi mới vừa qua đã tồn tại nhiều ý kiến khác nhau, thậm trí trái ngợc nhau về vai trò và sự tồn tại khách quan của công ty này. Một số ý kiến cho rằng trong cơ chế quản lý mơí không còn chỗ đứng cho công tác kế hoạch. Giờ đây thị trờng trực tiếp điều tiết và hớng dẫn doanh nghệp trong các vấn đề kinh tế cơ bản, số ý kiến khác cho rằng, bất luận trong việc giải quyết vấn đề kinh tế cơ bản, số ý kiến khác lại cho rằng, bất luận trong điều kiện nào, công tác kế hoạch vẫn tồn tại nh một khâu, một bộ phận của công tác quản lí và là một yếu tố cấu thành của cơ chế quản lý. Khi môi trờng hoạt động thay đổi, thì cùng với bộ phận khác của cơ chế quản lý, công tác kế hoạch hoá cũng phải đợc nghiên cứu và đổi mới cho phù hợp . Thực tế quản lý doanh nghiệp trong những năm chuyển đổi cơ chế đã đa lại những bài học bổ ích coi thờng yêu cầu của công tác kế hoạch hoá theo ph- ơng thức hoạt động kinh doanh, hoạch toán kinh doanh, đúng nguyên tắc tập chung dân chủ, đã dẫn tới một cách làm tuỳ tiện, thiếu kỉ cơng, trăm hoa đua nở không sao kiểm soát đợc thực tế đó là dẫn đến một thực trạng thiếu cỏn định trong quản lý và kế hoạch hoá doanh nghiệp lúc thì bung ra ,tự chủ quá trớn, khi thì gò bó, cứng nhắc và thiếu linh hoạt. Vì vậy vấn đề làm rõ kế hoạch hiện nay là một thực tế rất cấp thiết yêu cầu mỗi nghành, mỗi cấp phải có kế hoạch nghiên cứu và ứng dụng cho sản xuất và kinh doanh của mình. I. Một vài nét về kế hoạch và lập kế hoạch 1. Kế hoạch là gì ? 1-1. Quan điểm Về kế hoạch đã đợc rất nhiều nhà nghiên cứu xam xét và ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau, từ đó đã xuất hiện rất nhiều quan điểm về lĩnh vực này, điều này xuất hiện là do mỗi nhà nghiênn cứu lại nghiên cứu về kế hoạch ở một góc độ khác nhau và nó đợc ứng dụng cho các ngành khác nhau ba nhà kinh tế nổi tiếng thế giới Harold koontz, Cyril odonneell, Heinz wethrich đã đa ra định nghĩa về kế hoạch nh sau kế hoạch là cái cầu bắc qua những khoảng trống để Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 2 cơ thể đi đến đích, kế hoạch làm cho các sự việc có thể sẩy ra, nếu không thì chung không sẩy ra nh vậy. Điều này nối nên rằng mặc dù có những nhân tố khác từ xã hội, thiên nhiên và môi trờng tác động làm đổ vỡ kế hoạch đã đợc lập ra, nhng từ định nghĩa trên các nhà kinh tế học đã noí nên đợc rằng công tác kế hoạch là vô cùng quan trọngtrong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặc dù chúng ta không thể dự đoán đợc một cách chính xác về các sự việc sẽ xẩy ra trong t- ơng lai gần cũng nh xa, thế nhng kế hoạch sẽ hớng các sự việc sẽ xẩy ra một cách có lợi cho mình và không để cho chúng xẩy ra một cách ngẫu nhiên. Cũng trong lĩnh vực kinh tế này Giáo s - Tiến sỹ phạm hữu huy trong cuốn giáo trình kinh tế và tổ chức sản xuẩt trong doanh nghiệp đã da ra khái niệm về kế hoạch kế hoạch là những chỉ tiêu,con số dự kiến và ứoc tính trớc trong việcthc hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó cho phù hợp với nhu cầu của thị trờng,với pháp luật và kkhả năng thực tế của từng cơ sở sản xuất của doanh nghiệptừ định nnghĩa nàyta thấy đợc rằng kế hoạch kkhi áp dụng vào một doanh nghiếp sản xuất nó đợc hiểu nh thế nào? đó là các thông số đợc xác định trong kỳ báo cáo, để lập ra cho kỳ kế hoạch thực hiện, đây chính là hình thức chi tiết hơn cho định nghĩa kế hoạch của ba nhà kinh tế học với tác phẩm của họ những vấn đề cốt yếu trong quản lý đó cũng chính là hoạch ra những công việc trong tơng lai. Cũng trong lĩnh vực này, khi nghiên cứu về kế hoạch để hoàn thiện cuốnchiến lợc và kế hoạch phát triển doanh nghiệp Tiến sỹ Nguyễn Thành Độ đã đa ra định nghĩa của mình về kế hoạch nh sau kế hoạch là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức của con ngời nhằm xác định mục tiêu, phơng án, bớc đi, trình tự và cách thc tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Xét ở phơng diện về chiến lợc phát triển kinh doanh của một doanh nghiệp thì kế hoạch sẽ đa ra cho doanh nghiệp thấy đợc rằng, để tồn tại đởc trong điều kiện thị trờng hiện nay thì một doanh nghiệp cần phải thực hiện những công việc gì? và thực hiện bằng cách nào? về bản chất đó cũng là xác định những công việc trong tơng lai gần và xa cho một tổ chức, một doanh nghiệp. Vì vậy xem xét từ các khái niệm trên ta thấy rằng kế hoạch là cái cầu bắc qua những khoảng trống để có thể đi đến đích, kế hoạch làm cho các sự việc có thể sẩy ra, nếu không thì chung không sẩy ra nh vậy. 1.2. Lập kế hoạch Trong việc thiết lập một môi trờng để các cá nhân đang làm việc với nhau trong một tập thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất của nhà quản lý là,phải biết rõ mọi ngời có hiểu đợc nhiệm vụ và các mục tiêu của nhóm, các phơng pháp để thực hiện các mục tiêu đó. Để sự cố gắng của nhóm có hiệu quả các cá nhân phải biết đợc họ đợc yêu cầu hoàn thành cái gì. Đây Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 3 chính là chức năng của việc lập kế hoạch, đó là chức năng quan trọng nhất, căn bản nhất trong tất cả các chức năng quản lý. Lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phơng án hành động tơng lai cho toàn bộ và cho từng bộ phân trong một cơ sở. Nó bao gồm sự lựa chọn các mục tiêu cuả cơ sở và của từng bộ phận, xác định các phơng thức để đạt đợc các mục tiêu. Nh vậy các kế hoạch cho ta một cách tiếp cận hợp lý tới các mục tiêu chọn trớc.Việc lập kế hoạch cũng đòi hỏi sự đổi mới quản lý một cách mạnh mẽ. Kết quả của công tác lập kế hoạch chúng ta sẽ thu đợc một kế hoạch cho tổ chc và doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả trong những năm tiếp theo hay nói một cách chính xác hơn thì đó chính là một loạt các công việc đợc tiến hành bởi doanh nghiệp, tổ chức, tập thể trong những năm của kỳ kế hoạch. Lập kế hoạch là quyết định trớc xem phải làm cái gì, làm nh thế nào,khi nào làmvà ai làm cái đó điều này chính là xác định các công việc cho một quy trình sản xuất từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc, quyết định xem phải làm gì nghĩa là xác định đối tợng của công việc trong kỳ kế hoạch ví dụ ý muốn kinh doanh xuất khẩu của một giám đốc công ty A thực hiên trong kỳ tới thì công việc đầu tiên ban giám đốc phải chỉ ra đợc là họ sẽ xuất khẩu cái gì để có lợi cho doanh nghiệp và không vi phạm pháp luật, tiến hành những bớc gì để có thể xuất khẩu đợc mặt hàng đó. làm nh thế nào điều này chỉ cho doanh nghiệp biết đợc rằng bằng cách nào để thực hiện các công việc mà doanh nghiệp phải tiến hành, khi nào làm xác định thời gian thực hiện công việc cho thích hợp vì cùng một công việc đợc tiến hành nh nhau (cùng chủ thể) thế nhng thời gian thực hiện khác nhau thì sẽ dẫn tới hai kết quả khác nhau mà thậm chí trái ngợc nhau, ai làm cái đó xác dịnh chủ thể của công việc ,khi mới sinh ra mỗi ngời đã đợc trời phú cho những tính cách khác nhau nghĩa là có khả năng thiên về thực hiện một công việc khác nhau,với một ngời quản lý giỏi phải phát hiện ra khả năng của những ngời dới quyền mình với đầy đủ điểm mạnh và điểm yếu của họ từ đó giao cho họ những công việc thích hợp, thu đợc kết quả cao. 1.3. Bản chất của việc lập kế hoạch Chúng ta có thể làm rõ cốt lõi của công tác kế hoạch trong các tổ chức sản xuất - kinh doanh và các tổ chức xã hội bằng cách xem xét bón khía cạnh chủ yếu cdủa nó. Đó là sự đóng góp của nó đối với mục đích và các mục tiêu, sự u tiên cho nó trong số các mục tiêu nhiệm vụ quản lý, tính phổ biến của nó, tính hiệu quả của nó. 1.3.1. Sự đóng góp của việc lập kế hoạch đối với mục đích và các mục tiêu Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 4 Mục đích của tất cả các kế hoạch và những kế hoạch phụ chợ cho nó là nhằm hoàn thành nhữngmục đích và mục tiêu của cơ sở. Nguyên lý này xuất phát từ bản chất của mmột cơ sở có tổ chức, mà nó tồn tại để thực hiện một mục đích chung thông qua sự hợp tác có cân nhắc kỹ càng, lập kế hoạch nhằm xác định những công việc cần phải làm,xác định làm nó nh thế nào, khi nào làm,ai làm cái đó mà mục đích cuối cùng là hoàn thành đợc những mục đích,mục tiêu của tổ chức. 1.3.2. Sự u tiên cho việc lập kế hoạch Nh hình trên ta thấy, do những hoạt động quản lý về mặt tổ chức, biên chế, lãnh đạo và kiểm đợc thiết lập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch hoàn thành các mục tiêu của cơ sở,cho nên về mặt lôgíc, việc lập kế hoạch sẽ đi trớc việc thực hiện toàn bộ các chức năng quản lý khác. Mặc dầu trong thực tế mọi chức năng liên hệ mật thiết với t cách là một hệ thống hành động,nhng việc lập kế hoạch là công việc duy nhất có liên quan với việc thiết lập các mục tiêu cần thiết cho sự chọ phấn đấu của tập thể. Ngoài ra một ngời quản lý cần phải lập kế hoạch để biết loại quan hệ tổ chức nào, và chất lợng nhân viên nào là cần thiết, các chi nhánh cần phải đợc chỉ đạo theo đờng lối nào. Tất nhiên, tất cả các chức năng quản lý khác cũng phải đợc lập kế hoạch nếu muốn chúng có hiệu quả. Lập kế hoạch và kiểm tra là những công việc không thể tách biết-ngời anh em xinh đôi kiểu XIAM của quản lý. Một việc làm không có kế hoạch thì không thể kiểm tra đợc, vì kiểm có nghiã là giữ cho các hoạt động theo đúng tiến độ bằng cách điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch. Mọi ý định kiểm tra mà không có kế hoạch đều vô nghĩa, bởi vì không có một cách thức nào để ngời ta có thể nói xem họ có đang đi tới nơi họ muốn hay không (tức là kết quả của nhiệm vụ kiểm tra) nếu nh trớc hết họ không biết họ muốn đi đâu (một phần trong nhiệm vụ lập kế hoạch). Nh vậy các kế hoạch cung cấp cho ta các tiêu chuẩn để kiểm tra. 1.3.3. Tính phổ biến của công tác lập kế hoạch Lập kế hoạch là một chức năng của tất cả các nhà quản lý, mặc dầu tính chất và phạm vi của việc lập kế hoach khác nhau đối với từng cấp quản lý và với loại chính, kế hoạch do các cấp cao hơn qui định. Rõ ràng không thể giới hạn các công việc của ngời quản lý để cho họ có thể thực hiện không cần suy xét, và nếu nh họ không có trách nhiệm nào đó về kế hoạch thì thực sự không phải nhà quản lý nữa. Nếu ghi nhận tính phổ biến của kế hoạch, chúng ta dễ dàng hiểu tại sao một ngời dễ phân biệt giữa việc làm chính sách (đa ra các hớng dẫn để ra quyết định ) với công việc hành chính,hoạc giữa ngời quản lý với nhà kinh doanh hay nhà quản trị. Do quyền hạn và vị trí của mình trong tổ chức,nhà quả lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 5 này có thể cơ bản hơn và dễ áp dụng đối vơí một phần lớn của cơ sở, so với kế hoạch của nhà quản lý khác. Tuy nhiên, tất cả những ngời quản lý đều phải làm kế hoạch từ chủ tịch công tytới ngời quản lý cấp thấp nhất.dù là tên tớng cớp đ- ờng hay nhà tổ chức sản xuất đều phải lập kế hoạch phạm vi giới hạn và tuân theo những qui tắc và thủ tục chặt chẽ.Thật thú vị là khi tìm hiểu về sự thoả mãn về công việc,thì một yếu tố cơ bản cắt nghĩa cho sự thành công của những nhà quản lý thấp nhẩt trong cơ sơ là khả năng của họ để làm kế hoạch. 1.3.4. Tính hiệu quả và mục đích. Chúng ta đo tính hiệu quả của một kế hoạch bằng sự đóng góp của nó vào mục đích và các mục tiêu cuả chúng ta, so với các chi phí và các yếu tố khác cần thiết để lập và thực hiện kế hoạch. Một kế hoạch cơ thể tăng cờng việc đạt đợc các mục tiêu, nhng với chi phí quá cao không cần thiết. Các kế hoạch là hiệu quả nếu chúng đạt đợc các chỉ mục tiêu đề ra với chi phí hợp lý, khi mà chi phí đợc đo không phải chỉ bằng thời gian, tiền của hay sản phẩm mà còn bằng mức độ thoả mãn của cá nhân hay tập thể. Nhiều ngời lãnh đạo kinh tế đã tuân theo những kế hoạch mà chi phí lớn hơn doanh thu có thể thu đợc, ví dụ một hãng hàng không cần một máy bay mà tiền mua lớn hơn doanh thu. Các công ty đã cố bán ra những sản phẩm không đ- ợc thị trờng chấp nhận, vì nh hãng sản xuất ô tô cố bán những ô tô mà nó chỉ chú trọng tới kỹ thuật chứ không tạo ra nhngx u thế cạnh tranh về kiểu dáng. Thậm trí các kế hoạch không thể nào thực hiện đợc các mục tiêu nếu chúng làm cho quá nhiều ngời trong tổ chức bất mãn. Chủ tịch của một công ty đang thua lỗ cố gắng cải tổ về tổ chức và cắt bớt ngay các chi phí bằng cách bán buôn và thải loaị vô kế hoạch những nhân viên chính. Sự sợ hãi, sự bất mãn, sự mất tinh thần nẩy sinh ra làm cho năng xuất lao động giảm đáng kể và làm hỏng mục tiêu của ban quản trị mới nhằm cứu vãn công ty, và một số cố gắng để sắp đặt, các chơng trình thậm định và phát triển quản lý đã thất bại vì sự bất mãn của tập thể đối với phơng pháp đã áp dụng, vì thiếu quan tâm đến tính hợp lý của chơng trình. 2. Vai trò của lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch có bốn mục đích quan trọng bao gồm:ứng phó với những bất định và thay đổi, tập trung sự thay chú ý vào các mục tiêu, tạo khả năng tác nghiệp kinh tế, giúp cho các nhà quản lý kiểm tra. 2.1. ứng phó với những sự bất định và sự thay đổi Sự bất định và thay đổi làm cho việc lập kế hoạch trở thành tất yếu. Giống nh một nhà hằng hải không chỉ lập hành trình một lần ròi quên nó, một ngời kinh doanh không thể lạp một kế hoach sản xuất kinh doanh và dừng lại ở đó. Tơng lai rất ít khichắc chắn, tơng lai càng xa thì các kết quả của quyết định mà ta cần phải xem xét sẽ càng ké chắc chắn, một uỷ viên quản trị kinh doanh Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 6 có thể cảm thấy hoàn toàn chắc chắn rằng, trong tháng tới các đơn đặt hàng,các chi phí sản xuất, năng xuất lao động, sản lợng, dự trữ tiền mặt sẵn có, và các yếu tố khác của môi trờng kinh doanh sẽ ở một mức độ xác định. Song, một đám cháy, một cuộc bãi công không biết trớc, hoặc việc huỷ bỏ một đơn đặt hàng của một khách hàng chủ yếu sẽ làm đảo lộn tất cả. Hơn nữa, nếu lập kế hoạch cho một thời gian càng dài thì ngời quản lý càng ít nắm chắc về môi tr- ờng kinh doanh bên trong và bên ngoài và về tính đúng đắn của mại quyết định. Thâm trí ngay khi tơng lai có độ chắc chắn cao, thì một số kế hoạch cẫn cần thiết: Thứ nhất là: các nhà quản lý vẫn phải tìm cách tốt nhất để đạt đợc mục tiêu. Với điều kiện chắc chắn, trớc hết đay là vấn đề thuộc toán học tính toán, dựa trên các sự kiện đă biết xem tiến trình nào sẽ đem lại kết quả mong muốn với chi phí thấp nhất. Thứ hai là: sau khi tiến trình đã đợc xác định, cần phải đa ra các kế hoạch để sao cho mỗi bộ phận của tổ chức sẽ biết cần phải đóng góp nh thế nào vào công việc phải làm. Ngay sau khi có thể dễ dàng dự đoán đợc sự thay đổi thì vẫn nẩy sinh những khó khan khi lập kế hoạch. Việc sản xuất loại ô tô nhỏ sử dụng ít nhiên liệu là một ví dụ. Không thể ngay lập tức chuyển từ sản xuất ô tô cỡ lớn và cỡ trung bình sang cỡ nhỏ, nhà sản xuất phải quyết định tỷ lệ sản xuất giữa các loại ô tô và làm thế nào để trang bị máy moc cho cả dây truyền này sản xuất có hiệu quả. Tuy nhiên nhà sản xuất có thể lựa chọn các phơng hớng rất khac nhau, khi đã nắm chắc về sự thay đổi công ty có thể phải cân nhắc kỹ lỡng để bán lỗ phần kinh doanh xe cơ lớn và cỡ trung bình để tập trung vào việc thiêt kế và sản xuất loại xe cỡ nhỏ, với hy vọng trở thành cong ty hàng đầu trong ngành sản xuất ô tô cỡ nhỏ. Thực tế, đó là cách mà các công ty Nhật Bản đã làm. Khi các nhà quản lý khong thể thấy đợc các xu thế một cách dễ dàng thì viêc có đợc một kế hoạch tốt có thể gặp nhiều khó khan hơn nữa. Nhiều nhà quản trị đã đánh giá thấp hoạc không đánh giá đủ sớm về tầm quan trọng của giá cả lạm phát, về sự tăng lãi xuất nhanh chóng và khủng hoảng năng lợng của những năm 70, kết quả là họ đã kế hoạch không đối phó kịp thời với nhứng biến động về thị trờng và vật liệu dẫn tới sự tăng chi phí sản xuất. Thậm chí đến cuối nhng năm 1960 đầu 1970 sự cố ô nhiễm nớc và không khí cũng cha đợc quan tâm đúng mức. 2.2. Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu Do toàn bộ công việc lập kế hoạch là phần đạt đợc các mục tiêu của cơ sở,cho nên chính hoạt động lập kế hoạch tập trung sự chú ý vào các mục tiêu này. Nhng kế hoạch đợc xem xét đủ toàn diện sẽ thống nhất đợc những hoạt động tơng tác giữa các bộ phận. Những ngời quản lý, mà họ thực sự đang gặp Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 7 phải những vấn đề cấp bách, buộc phải thông qua việc lập kế hoạch để xem xét tơng lai, thậm chí cần phải định kỳ sửa đổi và mở rộng kế hoạch để đạt đợc các mục tiêu đã định. 2.3. Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế Việc lập kế hoạch sẽ cc tiểu hoa chi phí vì nó chú trọng vào cách hoạt dộng hiệu quả và sự phù hợp. Kế hoạch thay thế cho sự hoạt động manh mún, kế hoạch không đợc phối hợp bằng sự nỗ lực có định hớng chung, thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lỡng. ở phạm vi cơ sản xuất tác dụng của việc lập kế hoạch càng rõ nét. Không một ai, đã từng ngấm nhìn bộ phận lắp ráp ô tô trong một nhà máy lớn, mà lạikhông có ấn tợng về cách thức mà các bộ phận và các dây truyền phụ ghép nối với nhau.Từ hệ thống băng tải chính hình thành ra thân xe, và các bộ phận khác nhau đợc hình thành từ các dây truyền khác. Động cơ, bộ truyền lực và các phụ kiện đợc đặt vào chỗ một cách chính xác dúng vào thời điêm đã định. Quá trình này đòi hỏi phải có một kế hoạch sâu rộng và chi li mà nếu thiếu chúng việc sản xuất ô tô sễ rối loạn và tốn kém quá mức. 2.4. Làm dễ dàng cho việc kiểm tra Ngời quản lý không thể kiểm tra công việc của các cấp dới nếu không có đợc mục tiêu đã định để đo lờng, Nh một ngòi lãnh đạo cấp cao đã từng nói: sau khi tôi rời khỏi văn phòng lúc năm giờ chiều, tôi không còn quan tâm tới những viêc đã xẩy ra trong ngày hôm đó, tôi chẳng thể làm gì đợc nữa, tôi sẽ chỉ xem xét những việc có thể xẩy ra vào ngày mai hoặc ngày kia hoặc vào năm tới, bởi vì tôi còn có thể làm đợc một điều gì đó về những vấn đề này. Có lẽ đây là một quan niệm cực đoan, nhng nó cũng nhấn mạnh tới một điều quan trọng là sự kiểm tra có hiệu quả là sự kiểm tra hớng tới tơng lai. 3. Hệ thống kế hoạch của công ty: Trong thực tế, hệ thống kế hoach hoá của doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị tròng rất đa dạng, có thể phân loại theo các tiêu thức khác nhau. 3.1. Nếu căn cứ vào tiêu thức thời gian, hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm: 3.1.1. Kế hoạch chiến lợc (thờng gọi là chiến lợc). Nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động sẽ tham gia, đa dạng hoá hoặc cải thiện hoạt động trên các lĩnh vực hiện tại. Xác định các mục tiêu, chính sách và giải pháp dài hạn (thờng là 4 hoặc 5 năm) về tài chính, đầu t, nghiên cứu phát triển con ngời, . Thuật ngữ chiến lợc thờng đợc dùng theo ba nghĩa phổ biến, Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 8 nhất là: (1) các chơng trình hành động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt đợc các mục tiêu toàn diện ; (2) Chơng trình các mục tiêu của một tổ chức và những thay đổi của nó, các nguồn lực đơc sử dụng để đạt đợc các mục tiêu này, các chính sách điều hành việc thu thập, sử dụng và bố chí các nguồn lực này. (3) Xác định các mục tiêu dài hạn cơ bản của một doanh nghiệp và lựa chọn các đờng nối hoạt động và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt đ- ợc các mục tiêu này. Nh vậy một công ty phải quyết định thể loại kinh doanh mà họ sắp tiến hành. Đó là công ty đờng sắt hay công ty vận tải? Xí nghiệp sản xuất hôpj giấy hay sản xuất côngtenơ. Mỗi công ty cũng đều phải quyết định về mục tiêu phát triển và khả năng sinh lãi mong muốn của nó. Một chiến lợc cũng phải định ra các chính sách chủ yếu ví dụ nh bán sản phẩm trực tiếp ra thị trờng chứ không qua đại lý, hoặc tập chung vào các sản phẩm u tiên, hay sản xuất toàn bộ mặt hàng ô tô nh công ty General Motors đã quyết định trông doanh nghiệp ô tô cuả họ trớc đây. Nh vậy, mục đích của các chiến lợc là thông qua một hệ thống các mục tiêu và chính sách chủ yếu xác định và tạo dựng một bức chanh về thể loại cơ sở kinh doanh nào định có. Chiến lợc không nhằm vạch raq một cách chính sác làm thế nào có thể đạt đợc mục tiêu. Vì đó là nhiệm vụ của vô số các chơng trình hỗ trợ chính và phụ. Nhng chúng cho ta một bộ khung để hớng dẫn kế hoạch và lợi ích của nó trong thực tiễn, khi phân tích ngời ta táchchiến lợc ra nh một kế hoạch. Trong thực tế hầu hết các chiến lợc, nhất là trong kinh doanh, phù hợp với quan niệm truyền thống của các nhà quân sự khi xem xét các vấn đề cạnh tranh. Chẳng hạn những năm trớc đây một hãng sản xuất ô tô nớc ngoài đã chộn chiến lợc cung cấp cho thị trờng có sức cạnh tranh cao của Mỹ một loại ô tô nhỏ, giá hạ, tiết kiệm xăng, dễ lái trong những khu vực trật hẹp, dễ đậu, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà các hãng ô tô trông nớc không đáp ứng đ- ợc. Trong chiến lợc này đã có đủ tất cả các yếu tố của khái niệm chiến lợc truyền thống. 3.1.2. Kế hoạch trung hạn ở các công ty lớn thời hạn thờng là từ 2 năm đến 3 năm nhằm phác thảo các chơng trình trung hạn để hiện thực hoá (khả thi hoá) các lĩnh vực, mục tiêu, chính sách, giải pháp đợc hoạch định trong chiến lợc lựa chọn. Các chơng trình là những phức hệ của các mục đích, các chính sách, các thủ tục, các quy tắc, các nhiệm vụ đợc giao, các bớc phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố khác cần thiết để tiến hành chơng trình cho trớc. Thông thờng, chúng đợc hỗ trợ bằng những ngân quỹ cần thiết. Các chơng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 9 trình có thể là những chơng trình lớn nh một chơng trình phát triển chơng trình vùng dân tộc tại Việt Nam tiêu tốn nhiều triệu đôlar của nhà nớc trong những năm vừa qua và những năm tới, hay chơng trình 5 năm nâng cao năng lực của hàng ngàn đốc công của hãng ford ít năm trơchơng trình đây. Chơng trình cũng có thể là các chơng trình nhỏ nh chơng trình nâng cao tinh thần của công nhân trong một phân xởng của một công ty máy móc công nghiệp do một quản đốc tiến hành. Một chơng trình chính có thể cần đến nhiều chơng trình lớn nhỏ hỗ trợ, ví dụ để thiết lập lại một dờng bay, một chơng trình đầu t chơng trìnháchơng trình máy bay phản lực mới đòi hỏi phải có nhiều chơng trình lớn nhỏ để hỗ trợ cho kế hoạch chính này. 3.1.3. Chơng trình, kế hoạch hàng năm Tuỳ theo cách thức tiếp cận của kế hoạch chiến lợc và trung hạn, cách cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất-kinh doanh hàng năm có thể đợc xác định theo chơng trình hoặc phơng án kế hoạch năm vẫn là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh căn cứ vào định hớng mục tiêu chiến lợc,và ké hoạch trung hạn, vào kết quả nghiên cứu, điều chỉnh các căn cứ xây kế hoạch phù hợp với điều kiện doanh nghiệp của năm kế hoạch. Ngày nay, các công ty ở các nớc có nền kinh tế phát triển thờng xuyên xây dựng chơng trình đồng bộ có các mục tiêu và hoạch định theo năm tài chính. ở nớc ta, nội dung và phơng pháp xác định, các chỉ tiêu, biểu mẫu cho kế hoạch hàng năm về cơ bản vẫn thực hiện theo QĐ.127/HĐBT và các văn bản sửa đổi. 3.1.4. Kế hoạch tác nghiệp và các dự án Để triển khai các mục tiêu và tực hành kinh doanh các doanh nghiệp cần hoạch định kế hoạch tác nghiệp và các dự án. Thông thờng các kế hoạch tác nghiệp (có thể theo sản phẩm hoặc theo tiến độ thời gian ) gắn liền với việc triển khai các kế hoạch, còn các dự án (cải tạo, hiện đại hoá dây truyền công nghệ, nghiên cứu, triển khai, đào tạo) lại gắn với việc thực thi các chơng trình đồng bộ của mục tiêu. 3.2. Bộ phận kế hoạch mục tiêu Đây là bộ phận kế hoạch quan trọng nhất của doanh nghiệp, nhằm hoạch định các mục tiêu, chính sách và giải pháp về sản phẩm, thị trờng, quy mô và cơ cấu các foạt dộng sản xuất - kinh doanh. Nó cũng xác định các chỉ tiêu tài chính cơ bản nhằm xác định hiệu quả của sản xuất kinh doanh gắn với từng phơng án đợc hoạch định. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vũ Mạnh HùngQLKT39b 10 [...]... VLXD công và TM Ban dự án Xí nghiệp Xây dựng I Xí nghiệp xi măng Xí nghiệp xây dựng II N i Thương Đ i xây dựng II Xí nghiệp quản lý Đ i xe máy thi công Kh i đ i diện Chi Chi Chi Chi Chi Chi XNXD XNXD XN xi XNQL II nhánh nhánh nhánh nhánh nhánh nhánh I Đức măng Hà N i Hà N i I Hà II III Hà IV Gia TP V Giang N i Thư Tĩnh Lạng Nam Lâm HCM Nam ơng Sơn Định Phòng Kế hoạch Kinh doanh Giám đốc công ty II-Những... kinh nghiệm trong công tác có sự kết hợp h i hoà giữa sự năng động của tu i trẻ và kinh nghiệm của các cán bộ đã có thâm niên công tác, i u này tạo i u kiện thuận l i cho công tác lập kế hoạch của công ty vì vậy mà công ty cần ph i có gi i pháp để tận dụng l i thế này II.3-Đặc i m về vốn của công ty xây lắp thơng m i I Hà n i trong những năm vừa qua : Công ty xây lắp thông m i I Hà n i là một công. .. Mạnh HùngQLKT39b Xây lắp Sản xuất Kinh doang VLXD Xuất nhập khẩu Kinh doanh nhà Quản lý nhà Chi nhánh I Chi nhánh II Chi nhánh III Chi nhánh IV Chi nhánh V Chi nhánh TP HCM Nhiệm vụ công ty nhà Kh i xây lắp Đ i XD Hà N i Kh i kinh doanh Cửa hàng VLXD II Hà N i II.1-Đặc i m về cớ cấu tổ chức của công ty xây lắp thông m i I Hà n i: Cơ cấu tổ chức của công ty xây lắp thơng m i I Hà n i là cơ cấu tổ chức... chẽ giữa các phòng ban trong công tác lập kế hoạch Không thực hiên đợc i u này kế hoạch sẽ giảm i rất nhiều tính hiệu quả và thực tiễn II.2-Đặc i m về lao động của công ty xây lắp thông m i I Hàn i: Công ty xây lắp thơng m i I có một đ i ngũ lao động v i số lợng lớn và có chất lợng cao, v i l i thế này đã giúp cho công ty trong quá trình đấu thầu để nhận đợc công trình thi công Lao động của công ty. .. thể trực tiếp tìm l i gi i, vì thế trong th i gian lựa chọn phơng án tốt nhất hoặc trớc khi thực hiện quyết định trên diện rộng cần thông qua phơng thức thử nghiệm để xem xét độ tin cậy của phơng án Phần II: Thực trạng về công tác lập kế hoạch t i công ty xây lắp thơng m i I Hà n i (tên giao dịch quốc tế Build installing campany (BIC)): I Tổng quan về công ty xây lắp thơng m i I Hà n i (tên giao dịch... II-Những đặc i m kinh tế kỹ thuật chủ yếu của công ty xây lắp thông m i I Hà n i có ảnh hởng t i năng lực lập kế hoạch Giám đốc công ty là ng i chịu trách nhiệm về m i mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đ i sống của cán bộ công nhân viên của công ty, chịu trách nhiệm trớc bộ thơng m i và cơ quan quản lý nhà nớc Phó giám đốc là ng i chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về lĩnh... CHINA 1995 JZC-200 325lit 2 90% công ty MALAYSIA 1996 ME-71 200lit 12 90% công ty MALAYSIA MIKASA MIKASA MIKASA MIKASA ELEMAX ITALIA VIET NAM VIET NAM 1996 1996 1996 1996 1996 1996 1994 1990 1994 5 4 10 16 3 2 20 30 1500 90% 90% 90% 85% 90% 90% 85% 85% 85% công ty công ty công ty công ty công ty công ty công ty công ty công ty VIET NAM ITALIA JAPAN 1994 1993 1995 30/460 50m3/t 1500 2 2 85% 90% 85% công. .. số liệu công ty ) V i đ i ngũ các cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao nh sơ đồ trên đã đa năng lực thực hiện kế hoạch của công ty lên cao, hiệu quả công việc lớn, Hơn nữa cũng thúc đẩy đợc công việc tự nghiên cứu và hoàn thiện công việc về công nghệ giúp c i thiện i u kiện làm việc của anh chị em công nhân, đa năng suất lên cao, giảm chi phí, có thể tự mình tiến hành đợc các công trình mà công. .. chọn một kế hoạch có khả thi nhất ứng dụng vào phát triển của công ty - Để xem xét lập đợc một kế hoạch có tính khả thi cao thì công tác xem xét năng lực của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng vì nó giúp cho kế hoạch không vợt quá khả năng của công ty hay khó quá làm công ty không thể thực hiện đợc hoặc là dễ dàng đó là đ i v i kế hoạch tác nghiệp còn đ i v i kế hoạch chiến lợc và d i hạn thì giúp cho... Build installing campany (BIC)): Công ty xây lắp thông m i I Hà n i (tên giao dịch quốc tế Build installing campany (BIC)) là môt doanh nghiệp nhà nớc lo i một đợc thành lập theo yêu cầu, nhiệm vụ về xây lắp của ngành n i thơng lúc bấy giờ n i riêng và quá trình xây dựng của đất nớc n i chung Ngày 18-04-1969 Bộ n i thơng (nay là Bộ Thơng M i) ra quyết định số 217/QĐ-NT thành lập công ty xây lắp nội . hoạch và thực hiện đề t i tốt nghiệp Một số biện pháp nhằm nâng cao lăng lực công tác lập kế hoạch ở Công ty Xây lắp thơng m i I . Trong th i gian thực tập. ng i làm kế hoạch đến phơng pháp n i dung làm kế hoạch. Trong th i gian thực tập taị Công ty Xây lắp thơng m i I ,t i đã tìm hiểu về công tác kế hoạch