Tiểu luận môn nguyên lý kế toán Đề tài: “ Chứng từ kế toán”

Tiểu luận môn nguyên lý kế toán Đề tài: “ Chứng từ kế toán” Theo Luật Kế toán Việt Nam: ”Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ và vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, nó là cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán.

ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG TP HCM

KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

- -BỘ MÔN:

NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

Đề tài: “ Chứng từ kế toán”

Giáo viên bộ môn: Lê Thị Thanh Hà

Sinh viên thực hiện:

TP.Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2014

1.Khái niệm

Theo Luật Kế toán Việt Nam: ”Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ

và vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, nó là cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán

2.Nội dung

Chứng từ kế toán có 2 nội dung là: yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung

 Yếu tố cơ bản: là những yếu tố bắt buộc phải có trong bất cứ một chứng từ kế toán

nào, nhằm làm căn cứ chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ Cơ sở về độ chính xác của thông tin được phản ánh trong nghiệp vụ Các yếu tố cơ bản gồm:

- Tên chứng từ: Khái quát về tên của nghiệp vụ kinh tế

- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan tới nghiệp vụ kinh tế: Nhằm làm căn

cứ theo dõi, kiểm tra làm rõ trách nhiệm thuộc về ai

- Ngày và số chứng từ: làm căn cứ về thời gian của các nghiệp vụ kinh tế để vào sổ kế toán

- Nội dung phản ánh về các nghiệp vụ kinh tế phải ngắn gọn, đơn giản nhưng phải dễ hiểu, thông dụng

- Qui mô chứng từ phải thể hiện cả về số lượng, giá trị: phải ghi bằng số và chữ

- Chữ kí và họ tên của người lập chứng từ kế toán, người duyệt và những người có liên quan Trên một chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ kí

 Yếu tố bổ sung: là những yếu tố được thêm vào nhằm làm rõ một đặc điểm nào đó

trên chứng từ hoặc bổ sung, chú thích thêm về chứng từ như:

Quan hệ về nội dung chứng từ ghi trên sổ kế toán, tài khoản

- Qui mô kế hoạch về giá trị các nghiệp vụ được chứng từ phản ánh

- Phương thức thanh toán

- Thời gian lưu hành, lưu trữ và hết hạn để hủy chứng từ kế toán…

3 Ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, đó là việc đấu tranh bảo vệ tài sản trong doanh nghiệp

- Chứng từ thể hiện tính tuân thủ về nghiệp vụ của đơn vị, phục vụ cho thông tin kinh tế.Là cơ sở ghi chép vào sổ sách kế toán

- Chứng từ kế toán còn là cơ sở pháp lý của mọi thông tin kế toán, là cơ sở để giải quyết mọi khiếu nại, tranh chấp khi cần thiết

4 Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán

- Thông tin số liệu trên chứng từ kế toan là căn cứ để ghi sổ kế toán

- Chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền kí duyệt

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua việc kiểm tra phát hiện được những sai lầm để giảm rủi ro

5 Phân loại chứng từ kế toán.

Do đa dạng và phong pú về nội dung và đặc điểm các nghiệp vụ kinh tế dẫn đến có nhiều loại chứng từ, khác nhau về hình thức và nội dung phản ánh, công dụng, thời gian, địa điểm lập…để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biết them nhiều loại chứng từ

và dễ dàng phân loại, nhằm phù hợp với yêu cầu quản lí từng loại nghiệp vụ để đạt hiệu quả cao

5.1 Căn cứ vào hình thức thể hiện

5.1.1 Chứng từ bằng giấy (chứng từ thông thường)

Là chứng từ được lập trên giấy, theo những biểu mẫu qui địng bắt buộc hoặc hướng dẫn Phương tiện chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành Làm căn

cứ ghi sổ kế toán và được thể hiện dưới dạng văn bản

5.1.2 Chứng từ điện tử

Là các chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bang từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện:

- Phải có chữ kí điện tử của người đại điện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử

- Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin

- Cam kết về các hoạt động diễn ra trong chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng quy định

Ví dụ:

- Thẻ Via Card, Master Card

- Tập tin dưới dạng một email được các Ngân hàng sử dụng như: Agribank, VietcomBank, HSBC…

5.2 Căn cứ vào yêu cầu quản lí và kiểm tra của Nhà nước.

5.2.1 Chứng từ bắt buộc:

Là những chứng từ Nhà nước đã tiêu chuẩn hóa về qui cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập

Ví dụ:

- Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn Giá trị gia tăng

- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho

5.2.2 Chứng từ hướng dẫn

Là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng đẻ các ngành, các thành phần kinh tế dựa trên cơ sở hướng dẫn đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể Tùy theo lĩnh vực hoạt động có thể thêm/bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi kết cấu của biểu mẫu và nội dung phản ánh Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù do các Bộ-Ngành qui định sau khi đã có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính

Ví dụ:

- Bảng chấm công

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Biên lai thu tiền

5.3 Căn cứ theo công dụng của chứng từ kế toán.

5.3.1 Chứng từ mệnh lệnh.

Là những chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản lí đến các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan thi hành Chứng từ mệnh lệnh chứng minh nghiệp vụ kinh tế mói phát sinh nhưng chưa hoàn thành, vì vậy nó chưa phải là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán

Ví dụ:

- Lệnh chi tiền.

- Lệnh nhập kho

- Lệnh xuất kho

5.3.2 Chứng từ chấp hành.

Là những chứng từ chứng minh chứng từ mệnh lệnh đã được thi hành, tức là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được thực hiện như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhậpkhieesuChuwsng

từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để kế toán ghi vào sổ saasch

5.3.3 Chứng từ thủ tục.

Là chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế, là một chứng từ trung gian được thực hiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác ghi sổ của kế toán Chứng từ thủ tục là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi mà đính kèm theo nó có đầy đủ các chứng từ ban đầu hợp lệ như: các bảng kê, các chứng từ ghi sổ…

5.3.4 Chứng từ liên hợp.

Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành, như: Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức…

5.4 Căn cứ vào trình tự xử lý của chứng từ kế toán.

5.4.1 Chứng từ gốc.

Là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành

5.4.2 Chứng từ ghi sổ.

Là loại chứng từ kế toán dùng để ghi trực tiếp vào sổ sách kế toán theo số hiệu và ngày phát sinh của chứng từ chứng từ dùng để ghi sổ có thể là những chứng từ riêng lẻ hoặc là chứng từ tổng hợp của nhiều chứng từ gốc

Ví dụ:

- Phiếu thu, Phiếu chi

- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho

- Chứng từ ghi sổ

- Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ

5.5 Căn cứ theo địa điểm lập.

5.5.1 Chứng từ bên trong (chứng từ nội bộ).

Là những chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị kế toán, và nó chỉ liên quan tới các nghiệp

vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp, như: Bảng thanh toán lương, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Biên bản kiểm kê tài sản…

5.5.2 Chứng từ bên ngoài.

Là những chứng từ về mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị nhưng nó được lập từ các đơn

vị khác như: Hóa đơn bán hàng của bên bán, Các loại giấy báo “Nợ”, “Có” của Ngân hang…Chứng từ bên ngoài càn có sự kiểm tra chặt chẽ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, xác định trọng tâm, cũng như xử lí tốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

6 Trình tự luân chuyển chứng từ.

6.1 Mục đích-Yêu cầu.

Việc tổ chức, luân chuyển chứng từ một cách hợp lí sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, kiểm soát, không bị ách tắt giữa các khâu công việc, nhằm đẩy nhanh tiến trình thực hiện công việc

Yêu cầu của qui trình luân chuyển chứng từ trong mối quan hệ nội bộ phòng ban cũng như trong quan hệ giữa các bộ phận trong công ty phải được thống nhất về biểu mẫu, thời gian, thông tin cung cấp, thông tin phản hồi… cần phải được tôn trọng và nghiêm túc thực hiện

6.2 một số qui định chung về chứng từ.

- Chỉ tiêu lao động và tiền lương

- Chỉ tiêu hang tồn kho

- Chỉ tiêu mua, bán hàng

- Chỉ tiêu tiền mặt

- Chỉ tiêu tài sản cố định

- Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…)

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ

- Số hiệu của chứng từ

- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ

- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ

- Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ.

- Các chỉ tiêu về lượng và giá trị

- Chữ ky của người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính xác của chứng

từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Giám đốc) và có đóng dấu của công ty

- Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán , cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán

- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống Không được sữa chữa, tẩy xoá trên chứng từ Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục

6.3 Qui trình luân chuyển chứng từ kế toán.

6.3.1 Lập, xử lí và luân chuyển chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ các yếu tố theo qui định, rõ ràng, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xóa trên chứng từ, nếu viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn

Theo công văn số 3453/TCT-TTr ngày 23/8/2007 của Tổng cục Thuế về việc lập chứng từ

kế toán Căn cứ điều 17, Luật Kế toán số 03/2003/QHV ngày 17-6-2003 qui định về nội dung chứng từ kế toán phải có các nội dung sau:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị, hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị, hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằngdufngvaf bằng chữ

- Chữ kí, học và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán qui định như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ

- Tên chứng từ là một cụm từ thường thể hiện nội dung khái quát của nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh

- Số hiệu chứng từ là số thứ tự chứng từ, việc thiết kế số hiệu chứng từ phải tuân theo những qui định cụ thể đối với từng ngành nghề, từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị

và từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ là các yếu tố xác định về thời gian, thứ tự nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đây cũng là một yếu tố quan trọng phục vụ cho việc quản lí chứng từ và thanh tra tài chính

- Ngoài ra, ngày, tháng, năm trên chứng từ còn có ý nghĩa hết sức quan trọng trong các vụ tranh chấp pháp lí, các vụ án đang xét xử

- Các bên lập và nhận chứng từ kế toán có thể là một doanh nghiệp, một cơ quan, một

tổ chức hoặc một cá nhân…

- Yếu tố này làm cơ sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh Đồng thời là cơ sở cho việc xác minh, đối chiếu và kiểm tra

về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi có tranh chấp xảy ra

- Đây là một trong những yếu tố cơ bản nhất của chứng từ Nội dung kinh tế của chứng từ cũng chính là nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Có tác dụng giải thích rõ hơn về ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ, tạp điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, thanh tra tính hợp lí của chứng từ Nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ phải được diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng bằng chữ viết qui định thống nhất theo luật kế toán và các qui định liên quan

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, các thuật ngữ được sử dụng trong nội dung chứng từ phải đảm bảo thông dụng và dễ hiểu

 Chỉ tiêu số lượng, đơn giá, số tiền và đơn vị tính

- Yếu tố này trước tiên có tác dụng phân biệt ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong các lĩnh vực thanh tra, hành chính hoặc kí thuật

- Chỉ tiêu số lượng và giá trị là yếu tố cơ sở để hạch toán kế toán và cũng là cơ sở hay đối tượng của công tác thanh tra hay kiểm tra

nghiệp vụ kế toán

- Yếu tố này nhằm đảm bảo tính pháp lí và gắn liền trách nhiệm vật chất trong từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Mỗi nghiệp vụ thường gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất của đối tượng này sang đối tượng khác…do đó chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ kí của các bên có liên quan

- Những chứng từ kế toán thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân kinh tế với nhau nhất thiết phải có chữ kí của người quản lí có thẩm quyền

6.3.2 Kiểm tra chứng từ.

- Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra và xác minh tính pháp lí của chứng từ, sau đó mới ghi vào sổ kế toán

- Những nội dung cần kiểm tra: tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép; tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đối chiếu chứng từ kế toán với các yafi liệu khác có liên quan; tính chính xác của số liệu trên chứng từ kế toán

- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các qui định về quản lí kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc để xử lí kịp thời theo pháp luật hiện hành

6.3.3 Ghi sổ chứng từ kế toán.

- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không

rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

- Ssau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ

- Chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ

6.3.4 Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ và an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

- Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu…thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận

- Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kì kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Theo thời hạn sau:

+ Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lí

+ Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán

và lập báo cáo tài chính

+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng

về an ninh, kinh tế, quốc phòng

- Chỉ cơ quan Nhà nước có thể quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu, hoặc niêm phong

- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lí do,

số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và kí tên, đóng dấu

- Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lí, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý:

+ Các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán, không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

+ Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền

+ Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng

từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính