1 A- GIỚI THIỆU VỀ “CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÍ THƯ VIỆN VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC (cấp cơ sở)" Cảm ơn các bạn đã quan tâm đế chương trình “Chương trình hỗ trợ công tác quản lí thư viện và thiết bị giáo dục (cấp cơ sở)”! Chương trình này ra đời trên cơ sở từ thực tiễn công tác quản lí của các cán bộ thư viện cán bộ phụ trách thí nghiệm. Tác giả của chương trình không tham vọng gì hơn là đáp ứng các yêu cầu thực tế nhất, giúp công tác quản lí thư viện và thiết bị giáo dục có trong công cụ hỗ trợ đắc lực để hoàn thành cơ bản công việc của mình mà không cần đào tạo chuyên môn chuyên sâu. Điều đó đồng nghĩa với việc là tất cả mọi người đều có thể sử dụng chương trình mà không cần tốn nhiều công sức, tiền bạc để tìm tòi học hỏi các phần mềm phức tạp, đắt tiền khác. “Chương trình hỗ trợ công tác quản lí thư viện và thiết bị giáo dục (cấp cơ sở)” được thiết kế trên nền Microsoft Office Access có kết hợp VBA (Visual Basic…), nên phù hợp với các cấu hình máy tính đang sử dụng. Để sử dụng được chương trình, các bạn phải chắc chắn rằng máy tính của mình đã được nạp chương trình Microsoft Office Access… và có bộ Font UNICODE. COPY chương trình và kích hoạt (có thể có mật mã là do tác giả). Xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của các Cán bộ thư viện và đồng nghiệp nơi công tác. Xin trân trọng cảm ơn các bạn đã quan tâm và sử dụng chương trình. Mọi ý kiến tham góp xin vui lòng gửi về: Nguyễn Văn Thương. Đ/c: THCS Thắng Thuỷ, Vĩnh Bảo, Hải Phòng. Mobile: 01 646 71 17 18. Email: nguyenvanthuong2008@gmail.com. TÁC GIẢ B- MỘT SỐ KÍ HIỆU TẮT (nên dùng) Trong chương trình, một số bản in chứa nhiều thông tin nên hạn chế về kí tự khi nhập. Để tránh tình trạng khi in ấn giữ liệu bị khuất vì tràn đầy, các bạn nên dùng các từ tắt. Ví dụ: 1- “NXB”: Nhà xuất bản. 2- “VNđ” : Việt Nam đồng. 3- “SGV” : Sách giáo viên. 4- “SGK” : Sách giáo khoa. 5- “STK” : Sách tham khảo. 6- “TLTK”: Tư liệu tham khảo. 7- “VB” : Văn bản 8- “BĐ” : Bản đồ. 9- “KHGD”: Khoa học giáo dục. 10- “KHTN” : Khoa học tự nhiên. 11- “KHXH”: Khoa học xã hội. … Ngoài ra, trong quá trình sử dụng các bạn nên thống nhất từ viết tắt chung cho chương trình (tùy biến là do các bạn) để khi sử dụng chức năng lọc sẽ có kết quả đầy đủ. Chẳng hạn như “T1N3” có nghĩa là ở vị trí :Tủ 1, ngăn thứ 3 2 C- TÌM HIỂU “CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÍ THƯ VIỆN VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC (cấp cơ sở)" 1. Cấu trúc chương trình: Nguồn CS dữ liệu (tuỳ biến) Dữ liệu thư viện Dữ liệu TBGD Phân luồng dữ liệu Phân luồng dữ liệu Trích xuất kết quả tổng hợp Trích xuất kết quả tổng hợp Trích xuất DL lọc (tuỳ biến) Trích xuất DL lọc (tuỳ biến) VBA VBA VBA VBA MACRO MACRO 3 2. Kích hoạt chương trình: Sau khi COPY file chương trình vào máy tính đã nạp bộ OFFICE có chứa chương trình Microsoft Office Access, bạn chuyển chế độ Font chữ sang chế độ UNICODE để làm việc với chương trình, bằng cách kích chu ột ph ải vào biểu tượng chương trình Vietkey hoặc Unikey trên khay hệ thống (hình dưới): + Kích đúp chuột vào biểu tượng file chương trình ta được màn hình sau (H1): Vị trí kích chuột phải Chọn chế độ Font UNICODE 4 + Bạn nhấn phím Enter hoặc kích vào OK để chương trình đồng bộ hoá giao diện trên máy tính của bạn (H1). 3. Giao diện chính của chương trình: H1 5 + Các các nút chức năng trung tâm ở màn hình giao diện (vùng khoanh tròn (H2)) là cửa ngõ của chương trình. Từ đây, có 2 nguồn dữ liệu căn bản được đưa vào chương trình: - Dữ liệu thuộc lĩnh vực Thư viện - Dữ liệu thuộc lĩnh vực Thiết bị giáo dục. Chỉ lưu ý một điều: Thông tin các bạn nhập vào nên thống nhất, ngắn gọn, dễ hiểu để khi trích xuất (in ấn) sẽ không bị mất vì tràn đầy. Sử dụng phím TAB trên bàn phím để chuyển và làm việc với mục khác. Dưới đây là các chức năng chính của chương trình: H2 6 I/ Chức năng cập nhật dữ liệu: + Khi kích vào “Cập nhật thư viện, ta được: (Giao diện cập nhật Thư viện) Có 2 mục chương trình tự động hóa, đó là các mục “Số thứ tự” và mục “Thành tiền” + Khi kích vào nút “Cập nhật Thiết bị Giáo dục: (Giao diện cập nhật Thiết bị giáo dục) 7 Nếu để các bạn sẽ thấy giao diện của “cập nhật Thư viện” và “Cập nhật Thiết bị giáo dục” gần như giống nhau, nên việc sử dụng chúng cũng như nhau. + Khi kích vào “Cập nhật mượn - trả Thư viện”: (Giao diện cập nhật mượn - trả Thư viện) + Khi kích vào “Cập nhật mượn – trả Thiết bị giáo dục”: (Giao giện cập nhật mượn – trả Thiết bị giáo dục) 8 *L ư u ý: Các thông tin ở “Cập nhật mượn – trả Thư viện” và “Cập nhật mượn – trả Thiết bị Giáo dục” là rất quan trọng. Bởi hướng phát triển của Chương trình này sẽ tạo một mẫu THẺ THƯ VIỆN trong thời gian tới… I/ Chức năng truy xuất dữ liệu: Như đã nói ở trên, các chức năng cập nhật thông tin thuộc 2 lĩnh vực Thư viện và TBGD là cửa ngõ của Chương trình. Các thông tin cập nhật không đầy đủ sẽ ảnh hưởng tới việc truy xuất dữ liệu. Dữ liệu chương trình truy xuất được gồm: - Truy xuất dữ liệu tổng hợp thuộc 2 lĩnh vực Thư viện và Thiết bị giáo dục (hình dưới): - Truy xuất dữ liệu tùy biến (do yêu cầu sử dụng của người dùng) – Hình dưới: CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG 9 . THIỆU VỀ “CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÍ THƯ VIỆN VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC (cấp cơ sở)" Cảm ơn các bạn đã quan tâm đế chương trình Chương trình hỗ trợ công tác quản lí thư viện và thiết. 3 2 C- TÌM HIỂU “CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÍ THƯ VIỆN VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC (cấp cơ sở)" 1. Cấu trúc chương trình: Nguồn CS dữ liệu (tuỳ biến) Dữ liệu thư viện Dữ liệu TBGD Phân luồng dữ. người đều có thể sử dụng chương trình mà không cần tốn nhiều công sức, tiền bạc để tìm tòi học hỏi các phần mềm phức tạp, đắt tiền khác. Chương trình hỗ trợ công tác quản lí thư viện và thiết