KHÁM PHÁ CÁC THỰC ĐƠN TRONG MS WORD

PHM C HUY 2 New: mở (thiết tạo) một tài liệu trống, mới. Open: mở hoặc tìm một tài liệu đã lưu trong máy tính. Close: đóng tệp tài liệu đang làm việc lại mà không đóng toàn bộ cả phần mềm. Nếu trong tệp còn phần tài liệu chưa được in vào thì máy sẽ gợi ý cho bạn nên làm việc này trước khi đóng lại. Trong phần mềm Word và Excell bạn có thể đóng lại tất cả các tệp tài liệu đang mở bằng cách giữ phím SHIFT và nhấn vào lệnh Close ALL (đóng tất cả) trong thực đơn File. Save: lưu lại tệp đang mở với tên hiện thời, vò trí lưu và đònh dạng của tệp. Nếu là tệp tài liệu mới khi nhấn vào lệnh này ta được kết quả giống như dùng lệnh Save as. Save as: lưu lại tệp đang mở với tên, vò trí và đònh dạng của tệp khác (mới). Trong phần mềm Microsoft Excel, Microsoft Access và trong Word bạn có thể dùng lệnh này để lưu lại có sử dụng mật mã hoặc để bảo mật một tài liệu để người khác không thể truy nhập vào. TH C N FILE 3 Save as Web Page: lưu tài liệu lại dưới đònh dạng HTML (một trang web) để có thể xem được bằng trình duyệt Web (Explorer) và thiết đặt các tùy chọn như tên cho trang Web và nơi tệp này sẽ được lưu lại. Save Version: lưu và quản trò cùng lúc nhiều phiên bản tài liệu chỉ trong một tệp. Sau khi lưu xong nhiều phiên bản của cùng một tài liệu bạn có thể quay lại để xem lại, mở ra, in và xóa những bản lưu trước đó. Web Page Preview: cho phép bạn xem tệp tài liệu hiện thời dưới dạng một trang Web bằng trình duyệt Web giúp bạn xem trước hình dạng của nó trước khi xuất bản (lên mạng ) hoặc lưu lại. Page Setup: thiết đặt lề trang giấy, nguồn giấy, khổ giấy, hướng trang in và các tùy chọn về sắp đặt khác cho tệp đang mở. Print Preview: chức năng này cho phép bạn xem trước trang in. Hình dạng tài liệu hiện ra trong cửa sổ này như thế nào thì khi in ra tương tự vậy. Print: in ra tệp tài liệu đang mở hoặc đối tượng được chọn. Để mở phần các tùy chọn khi in, trỏ chuột vào thực đơn File rồi nhấn vào nút lệnh Print. Send to: là thực đơn trong thực đơn. Là nơi bạn chọn để chuyển tài liệu hiện mở thành: • Mail Recipient: trong Microsoft Word là để chuyển những phần nội dung của tài liệu thành phần thân của thư điện tử. Trong Microsoft Power Point là chuyển các trang trình chiếu (slides) hiện mở thành dạng phần thân của thư điện 4 tử. Trong Microsoft Excel là chuyển những nội dung của bảng tính hiện mở thành phần thân của thư điện tử. • Online meeting Participant: chức năng dùng để chuyển tài liệu tới những người đang tham gia họp, thảo luận qua hình thức trực tuyến (nhờ mạng, truyền hình cáp ) • Fax Recipient: chức năng dùng để chuyển phát tài liệu bằng đường fax. Properties: hiện bảng thuộc tính dành cho tài liệu hiện mở. Exit: đóng chương trình lại sau khi gợi ý lưu lại tất cả những tệp chưa được lưu. 5 Undo: đảo ngược lại lệnh mới thực hiện hoặc xóa phần vừa gõ vào. Để mỗi lần có thể thực hiện được nhiều hành động hơn hãy nhấn chuột vào hình mũi tên ở bên cạnh, sau đó nhấn vào các hành động mà bạn muốn đảo ngược. Nếu tên của nút lệnh này sẽ chuyển thành Can't Undo thì bạn không thể đảo ngược lại được hành động vừa mới thực hiện nữa. Repeat: lặp lại lệnh hoặc hành động mới thực hiện, nếu có thể. Nếu nút lệnh Repeat chuyển thành Can't Repeat thì bạn không thể lặp lại hành động mới thực hiện được. Khi bạn dùng lệnh Undo để đảo ngược lại một hành động, thì nút lệnh Repeat sẽ chuyển thành Redo. Lệnh Redo đảo ngược lại hành động của lệnh Undo. Copy: sao phần tài liệu được chọn. Phần sao này sẽ được lưu vào vùng lưu trữ tạm thời (clipboard) đến khi dán vào một vùng mới. Paste: dán nội dung đã được sao chép và lưu tại vùng lưu trữ nhớ tạm thời tại điểm dán và sẽ thế chỗ bất kỳ phần được chọn nào. Lệnh này chỉ có tác dụng nếu bạn chọn chức năng TH C N EDIT 6 cắt bỏ tài liệu hoặc sao chép một đối tượng (hình vẽ, hình ảnh, bảng ), văn bản hoặc nội dung của một ô trong bảng. Paste Special: dán, liên kết (kết nối) hoặc gắn nội dung phần đã được sao chép trong vùng lưu trữ tạm thời vào tệp hiện mở dưới đònh dạng bạn chỉ ra. Paste as Hyperlink: dán tài liệu dưới dạng siêu liên kết, liên kết với nhiều văn bản, nội dung khác. Clear: Xóa đối tượng hoặc đoạn văn bản được chọn mà không đưa chúng vào bộ lưu trữ tạm thời (Clipboard). Lệnh này chỉ có tác dụng khi đối tượng hoặc văn bản được chọn. Select All: chọn tất cả văn bản và các hình họa trên cửa sổ tệp hiện mở hoặc chọn tất cả văn bản trong nằm đối tượng được chọn. Find/Replace: tìm kiếm và thay thế văn bản hoặc đònh dạng được chỉ đònh (cần tìm). Go To: trong Microsoft Excel, là để cuộn chuột vào trong bảng tính và lựa chọn ô, phạm vi giá trò hoặc các ô chứa các ký tự đặc biệt mà bạn chỉ ra. Trong Microsoft Word dùng để di chuyển tới mục mà bạn muốn tới sau khi đònh ra (nhập vào ô). Bạn có thể di chuyển đến số trang, tới phần chú thích hoặc tới vò trí khác. Links: dùng để biên tập (sửa) lại phần tạo kết nối cho văn bản, nhất là khi dùng Word để soạn trang Web. Object: để chỉnh sửa các đối tượng chèn vào văn bản, nhất là hình họa, ảnh lệnh này sẽ chuyển thành Edit Picture. 7 Break: chèn ngắt một trang, ngắt một cột hoặc một vùng lựa chọn tại điểm chèn. Page Numbers (cũng nằm trên thanh công cụ Header and Footer): chèn vào văn bản số trang. Số trang này sẽ được tự động cập nhật khi bạn thêm hoặc xóa trang. Symbol: chèn các hiểu tượng và ký hiệu đặc biệt từ các loại kiểu (phông) chữ đã được cài trên máy tính của bạn. Footnote: chèn chú thích cho từ trong văn bản tại mơi bạn đònh. Bạn có thể chọn đặt dòng chú thích ở đầu hoặc cuối trang cũng như ký hiệu cho các từ cần chú thích bằng chữ số, chữ cái hoặc các biểu tượng, ký hiệu đặc biệt. Caption: chèn các dùng chú thích cho bảng biểu, các hình học, các phép toán và các đề mục khác. Comment: chèn lời ghi chú, nhận xét tại điểm cần chèn. Cross-reference: chèn một chỉ dẫn tham khảo cho một đề mục trong tài liệu. Index and Tables: tạo các mục lục và bảng nội dung (đề mục), bảng chú giải hình ảnh, bảng tài liệu tham khảo và các dạng bảng tương tự khác. TH C N INS ERT 8 Textbox: chèn một khung chữ (textbox), còn gọi là hộp ký tự, để nhập chữ vào. Picture: dạng thực đơn trong thực đơn. Thực đơn này chứa các lệnh hay các chức năng để chèn ảnh, các đối tượng đồ họa. Trong đó: • Clip Art: chèn ảnh từ Thư viện ảnh (Clip Gallery), ở đó bạn có thể thoải mái lựa chọn các bức ảnh đồ họa mà mình muốn chèn vào cho tài liệu hoặc cập nhật cho bộ sưu tập của mình trong đó. Trong phần mềm Power Point, lệnh này chỉ có tác dụng trong các trang trình chiếu (slide) và trong chế độ xem note view. • Date and Time: chèn ngày và giờ vào một trang soạn thảo theo đònh dạng bạn chọn. Nếu muốn thêm ngày và giờ vào cho mọi trang soạn thảo thì bạn sử dụng lệnh Header and Footer (trong thực đơn View) • Picture From File: chèn ảnh đã co,ù trong tệp hình hiệm mở, tại điểm chèn. • AutoShapes: hiển thò danh sách các hình vẽ tự động mà bạn có thể chèn. Nhấn chuột vào thư mục AutoShape, nhấn vào hình vẽ tự động mà bạn muốn chọn rồi nhấn hoặc kéo thả vào cửa sổ hiện mở, nơi bạn muốn chèn AutoShape vào. Để kéo thả được hình ảnh AutoShape mà vẫn giữ được kích thước theo tỷ lệ mặc đònh thì nhấn động thời phím SHIFT trong khi kéo thả. 9 • WordArt: tạo và chèn chữ nghệ thuật (kiểu loại có sẵn) vào trong văn bản, sử dụng phần mềm vẽ hình Microsoft Office drawing object. Có thể làm bằng cách khác là nhấn vào biểu tượng trên thanh Drawing. • From Scanner or Camera: tải hình ảnh vào máy bằng cách sử dụng máy quét ảnh hoặc máy ảnh kỹ thuật số rồi sau đó chèn ảnh đã được tải vào tại điểm cần chèn. • Chart: tạo đồ thò, biểu đồ sử dụng phần mềm đồ họa Microsoft Graph object. File: chèn tất cả hoặc một phần tệp tài liệu mà bạn chọn, vào tệp hiện mở tại điểm cần chèn. Object: chèn các đối tượng như hình vẽ, chữ nghệ thuật WordArt hay một phép toán gõ bằng phần mềm chuyên dụng tại điểm cần chèn. Bookmark: tạo các dấu sách (bookmarks) mà bạn có thể sử dụng để đánh dấu cho văn bản, hình họa, bảng hoặc các mục được chọn khác. Hyperlink: chèn một đường siêu liên kết mới hoặc chỉnh sửa phần siêu liên kết đã chọn. 10 Font: thay đổi kiểu chữ (font) và các đònh dạng về giãn cách ký tự (chữ) cho phần văn bản đã chọn. Paragraph: thay đổi vò trí thụt lề cho đoạn văn bản, căn chỉnh lề chữ, giãn dòng, dàn trang và các đònh dang cho đoạn văn bản khác tại phần đã được chọn. Bullets and Numbering: chèn các ký tự (ký hiệu) hoặc các số thứ tự để đánh dấu cho đoạn văn bản đã chọn ngoài ra có thể chỉnh sửa lại kiểu dạng của các ký hiệu và các con số này. Borders and Shading: để chèn các kiểu đường viền và tô màu cho văn bản, đoạn văn bản, cho các trang, các ô trong bảng đã chọn. Drop Cap: đònh dạng một từ, một chữ hoặc một văn bản đã chọn có một chữ cái đầu dòng cỡ lớn hoặc chữ in hoa "thụt thấp". Thường thì "chữ hoa thụt thấp" đứng ở đầu một đoạn văn và cũng có thể nằm ở cả lề bên trái hoặc thụt xuống từ câu đầu tiên (câu xuất phát) của dòng thứ nhất trong đoạn văn. Text Direction: điều chỉnh (quay) phần văn bản đã chọn trong ô của bảng, bạn có thể đọc nó từ dưới lên trên hoặc ngược lại. TH C N F OR MAT [...]... ra còn tải các tamplate bổ sung làm trang mẫu chung để bạn có thể sử dụng các macro, các dòng chữ chèn tự động AutoText và tùy chỉnh các thiết đặt lệnh 16 Customize: tùy chỉnh các nút lệnh của thanh công cụ, các lệnh trong thực đơn và tùy gán các phím tắt Options: điều chỉnh các thiết đặt cho các chương trình của Microsoft Office như cấu hình, in ấn (printing), biên tập văn bản (editing) và các tùy chọn... thế một từ hoặc một cụm từ trong tài liệu bằng một từ đồng nghóa, một từ trái nghóa hoặc từ có liên quan • Language Hyphenation: giảm bớt tính chất rời rạc của lề bên phải chữ bằng cách chèn các từ những dấu nối (dấu gạch nối) 13 Word Count: đếm số trang, số từ, số các ký tự, các đoạn và các câu văn trong tài liệu hiện mở Chức năng này thực hiện đếm cả các dấu chấm câu và các ký tự (ký hiệu) đặc biệt... các tệp hiện mở trong các cửa sổ riêng rẽ trên màn hình Lệnh Arrange làm cho công việc này trở nên dễ dàng hơn khi dùng chuột kéo các tệp Compare Side by Side with : hiển thò các tệp hiện mở trong word dưới dạng ngang nhau ở hai phía màn hình để tiện so sánh giữa chúng Split: tách các cửa sổ hiện mở thành các ô cửa sổ hoặc hủy việc phân tách này khỏi cửa sổ hiện mở 21 TH C N HELP Microsoft Office Word. .. bảng vào tài liệu với số cột và số hàng do bạn chỉ đònh AutoFormat: Trong Microsoft Word, là tự động gắn các dạng bảng, trong đó có các đường viền và phần màu nền đã được xác đònh trước, cho bảng biểu Tự động căn chỉnh lại kích thước bảng cho vừa vặn với phần nội dung trong các ô của bảng Trong Microsoft Excel, là gắn vào một tập hợp các đònh dạng đã được cài đặt sẵn cho một vùng của ô hoặc cho một bảng... và lỗi kiểu ghi rồi hiển thò những gợi ý để chữa lại chúng Để đặt các tùy chọn cho chức năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp này hãy kích chuột vào lệnh Options trong thực đơn Tool rồi nhấn chuột vào thẻ Spelling and Grammar Language: thực đơn liên quan đến ngôn ngữ Trong đó: • Set Language: chỉ rõ ngôn ngữ của văn bản đã được chọn trong một tệp tài liệu chứa nhiều ngôn ngữ khác nhau (hơn một) Máy... giúp về các chương trình của Microsoft Office WordPerfect Help: giúp bạn học được các thuật ngữ Word tương đương với các lệnh trong DOS và các tổ hợp phím Bạn cũng có thể hiển thò chức năng Trợ giúp cho những Người sử dụng WorsPerrfect bằng cách kích đúp chuột vào dòng chữ WHP trên thanh trạng thái Check for Updates: kiểm tra việc cập nhật các phiên bản word khác nhau Activate Product: kích hoạt mã... (ảnh, các mẫu hoa văn, kiểu tô bóng bẩy, ) Theme: áp dụng một trang mẫu (theme) hoặc xóa bỏ một trang mẫu cho một trang Web, một tài liệu, thư điện tử hoặc các trang dữ liệu có thể truy nhập được Mỗi trang mẫu là một tập hợp của nhiều yếu tố thiết kế nên, các màu phối kết hợp với ảnh nền, các ký hiệu đánh dấu, các kiểu chữ, các đường kẻ ngang và các yêu tố dùng cho tài liệu khác Frame: tạo khung, trong. .. trước) bằng cách gửi lời mời tới những người tham gia Những người tham gia mà bạn mời dự trên máy tính của họ phải chạy chương trình Microsoft NetMeeting • Web Discussions: hiển thò thanh công cụ Discussions tại nơi bạn muốn chèn một cuộc thảo luận về tệp tài liệu hoặc thực hiện các công việc thảo luận khác Mail Merge: đưa ra các mẫu thư tín, mẫu các nhãn thư tín, mẫu các phong bì thư, mẫu các catalog... Columns Evenly: thay đổi các cột hoặc các ô đã chọn cho tương xứng (bằng) với độ rộng của cột Convert: • Convert Text to Table: chuyển văn bản đã chọn vào một bảng • Convert Table to Text: chuyển một bảng đã chọn hoặc một hàng trong bảng đã chọn thành đoạn văn bản, phân tách phần nội dung trong một ô ở mỗi hàng bằng ký tự phân cách bạn chỉ đònh Sort: sắp xếp thông tin trong các dòng hoặc danh sách đã... abc hoặc theo ngày Formula: thực hiện các phép toán bằng các con số 19 Gridlines: trong một bảng, lệnh Gridlines để hiển thò hoặc giấu đi những ô lưới chấm giúp bạn biết được (nhìn thấy được) ô mà mình đang làm việc với Lưới bảng không in ra (khi in ra không có), nếu bạn muốn thêm khung lưới vào cho bảng của mình khi in ra hãy sử dụng lệnh Border and Shading trogn thực đơn Format Nếu bạn đang sử dụng . hộp ký tự, để nhập chữ vào. Picture: dạng thực đơn trong thực đơn. Thực đơn này chứa các lệnh hay các chức năng để chèn ảnh, các đối tượng đồ họa. Trong đó: • Clip Art: chèn ảnh từ Thư viện. phần các tùy chọn khi in, trỏ chuột vào thực đơn File rồi nhấn vào nút lệnh Print. Send to: là thực đơn trong thực đơn. Là nơi bạn chọn để chuyển tài liệu hiện mở thành: • Mail Recipient: trong. TH C N T OO LS 14 Word Count: đếm số trang, số từ, số các ký tự, các đoạn và các câu văn trong tài liệu hiện mở. Chức năng này thực hiện đếm cả các dấu chấm câu và các ký tự (ký hiệu) đặc