phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho sách nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân

Khãa luËn tèt nghiÖp MỤC LỤC Trang I. Giới thiệu chung 3 II. Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 3 III. Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân 4 1. Văn Phòng 5 2. Ban biên tập 6 3. Phòng kế hoạch – phát hành 7 4. Xưởng in 9 IV. Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản 11 V. Định hướng đề tài nghiên cứu 12 CHƯƠNG II: 14 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 14 CHƯƠNG III PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO SÁCH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 39 Khãa luËn tèt nghiÖp LỜI NÓI ĐẦU Với sự phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin và truyền thông thì các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh, giúp cho con người có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Đứng trước xu thế đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh là một tất yếu, nó giúp cho các đơn vị nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh trên thị trường. Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân em đã nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và hệ thống thông tin nói riêng. Xuất phát từ yêu cầu thực tế tại Nhà xuất bản, em nhận thấy cần có giải pháp để xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho việc quản lý kho sách. Theo đó, khi hệ thống được đưa vào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kê lượng sách, ấn phẩm lưu kho, nhập kho; kịp thời lên các báo cáo chính xác về tình trạng sách xuất nhập kho và số lượng sách tồn kho tại bất cứ thời điểm nào, do đó có thể trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc. Từ thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho sách Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân”. Đề tài bao gồm ba chương Chương I: Giới thiệu chung về Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân và định hướng đề tài nghiên cứu. 1 Khãa luËn tèt nghiÖp Chương này trình bày khái quát về Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân như: lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và định hướng nghiên cứu đề tài. Chương II: Tổng quan về hệ thống thông tin Chương này sẽ trình bày khái quát về thông tin quản lý, quan hệ giữa thông tin và quản lý một tổ chức, hệ thống thông tin quản lý, các mô hình biểu diễn hệ thông thông tin, các bước phát triển của hệ thống thông tin và cơ sở lý luận chung về công cụ để phát triển hệ thống thông tin. Chương III: Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin Quản lý kho sách Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. Trong chương này em sẽ trình bày quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho sách, từ việc khảo sát hệ thống thực tại, xác định những yêu cầu của hệ thống đến việc thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện, cách thức cài đặt, triển khai hệ thống. Trong thời gian thực tập tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân em đã cố gắng tìm tòi, học hỏi những kiến thức bổ ích phục vụ cho việc thực hiện đề tài. Tuy nhiên, do kiến thức và thời gian còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thày cô để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của tiến sĩ Trương Văn Tú và các cán bộ tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân để em hoàn thành chuyên đề này. 2 Khãa luËn tèt nghiÖp CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU I. Giới thiệu chung Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân chính thức đi vào hoạt động từ ngày 27-12-2005. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập theo Quyết định số 32/2005 của Bộ Văn hóa - Thông tin ngày 19-8-2005 và quyết định 5623/QĐ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhằm đáp ứng nhu cầu sách kinh tế và quản lý phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo trong xu hướng hội nhập và bùng nổ thông tin hiện nay. Tên gọi đầy đủ: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. Giám đốc: GS.TS Nguyễn Thành Độ. Địa chỉ 207 Giải Phóng- Hai Bà Trưng- Hà Nội. Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân là đơn vị trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân với chức năng xuất bản, in ấn và phát hành sách, báo, tạp chí, xuất bản phẩm. II. Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Tiền thân của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân là Nhà in Đại học kinh tế Quốc dân. Ngày 24 tháng 12 năm 1961 Xưởng in của trường được thành lập trên cơ sở hai bộ phận: Bộ phận in Typô (trực thuộc phòng Hành chính - Thiết bị); Bộ phận in Rônêô và đánh máy (thuộc phòng Giáo vụ). Gần 50 năm trưởng thành và phát triển, Xưởng in luôn gắn liền với sự nghiệp đào tạo của Đại học Kinh tế Tài chình - Kinh tế Kế hoạch và nay là Kinh tế Quốc dân. Khi xảy ra chiến tranh phá hoại của giặc Mỹ, nhà trường phải đi sơ tán 3 Khãa luËn tèt nghiÖp lần thứ nhất ở Tân Yên - Hà Bắc (1965-1968), các bộ phận của Xưởng in tiếp tục chia nhỏ để bám sát phục vụ nhu cầu đánh máy văn bản ấn loát của các Khoa, Phòng, Ban trên địa bàn của nhiều xã của Tân Yên (Bắc Giang) và Phú Bình (Bắc Thái). Năm 1969 từ nơi sơ tán trở về Hà Nội các bộ phận lại sát nhập lại thành Liên xưởng sản xuất gồm có: Xưởng in Typô, đánh máy và In Rônêô, Xưởng giấy và đúc gang; Số cán bộ công nhân viên lên tới hàng trăm người. Năm 1971, lại tách ra làm hai xưởng, xưởng in và giấy bộ phận đúc gang sát nhập vào xưởng trường thuộc tổ Kỹ thuật công nghiệp quản lý. Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Nhà in chính thức được chuyển thành Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. III. Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân NXB Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân, có đầy đủ tư cách pháp nhân. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý NXB được khái quát trong sơ đồ sau: 4 Khãa luËn tèt nghiÖp 1. Văn Phòng a. Chức năng Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính - tổ chức. Thực hiện công tác lễ tân, hành chính, văn thư, lưu trữ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền. Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng của nhà xuất bản. Quản lý tài chính - tài sản, kế toán, quản lý tập trung các nguồn vốn, quỹ, kinh phí trong hoặc ngoài ngân sách của trường. Nhà xuất bản theo quy định của nhà nước. b. Nhiệm vụ  Thực hiện công tác hành chính, văn thư - lưu trữ, đóng dấu và quản lý con dấu của nhà xuất bản.  Giúp giám đốc điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị chức năng của nhà xuất bản theo chức năng, nhiệm vụ đã ban hành.  Tiếp nhận, phân loại các công văn của các đơn vị trong trường và cơ quan bên ngoài gửi đến nhà xuất bản; tham mưu cho ban giám đốc xử lý công việc, các văn bản hành chính kịp thời, nhanh chóng.  Tổ chức lưu trữ hồ sơ xuất bản phẩm, danh sách trích ngang cán bộ trong phạm vi nhà xuất bản quản lý, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định nhà nước.  Xây dựng trình giám đốc phê duyệt kế hoạch về sử dụng lao động, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức; đề xuất, sắp xếp, điều động, tuyển dụng lao động và cho lao động thôi việc theo chế độ; kiểm tra viêc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong cơ quan.  Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công nhân viên chức và lao động hợp đồng: đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tổ 5 Khãa luËn tèt nghiÖp chức thi nâng ngạch viên chức, nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm xã hội.  Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo luật ngân sách nhà nước và quy định hiện hành; thực hiện thu, bảo quản và chi trả các khoản tiền từ các khoản thu khác của nhà xuất bản và các phòng ban chức năng khác .  Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trong nhà xuất bản.  Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định pháp luật hiện hành và của trường. 2. Ban biên tập a. Chức năng  Làm tham mưu cho giám đốc, tổng biên tập về tất cả các vấn đề có liên quan tới công tác biên tập. Đồng thời phối hợp với hội đồng biên tập để thực hiên chức năng của biên tập viên đã quy định.  Là một đầu mối quản lý hoạt động khai thác bản thảo và biên tập sách của nhà xuất bản.  Sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo để có các ấn phẩm đảm bảo về nội dung và hình thức nhằm quán triệt tốt đường lối, chủ trương, chính sách giáo dục của Đảng và Nhà nước trong từng ấn phẩm. b. Nhiệm vụ  Tổ chức và phát triển đội ngũ cộng tác viên với mục đích mở rộng phạm vi khai thác bán thảo. 6 Khãa luËn tèt nghiÖp  Sau khi nhận bản thảo từ cộng tác viên và các nguồn khác phải đăng kí kế hoạch xuất bản với văn phòng để triển khai đăng kí kế hoạch trước khi tổ chức biên tập xuất bản.  Tổ chức biên tập bản thảo theo đúng quy trình biên tập nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của cộng tác biên tập như hoàn chỉnh kết cấu, nội dung và hình thức bản thảo; nhận xét bản thảo và trình lên tổng biên tập và giám đốc phê duyệt.  Thực hiện các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ biên tập viên, đặc biệt là hiểu biết về các vấn đề kinh tế .  Đề xuất các định mức về biên tập và thanh toán cho cán bộ biên tập, thẩm định thuê ngoài phù hợp với các điều kiện hiện hành.  Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình ký kết và thực hiện các hợp đồng của nhà xuất bản đã ký kết.  Thường xuyên tổ chức thảo luận, rút ra kinh nghiệm về những mặt được và chưa được sau mỗi cuốn sách được xuất bản, hoàn thiện quy trình biên tập để nâng cao chất lượng sách của nhà xuất bản.  Nộp các tài liệu theo quy định vào lưu trữ tại văn phòng sau khi đã hoàn tất công tác xuất bản, in ấn, đọc kiểm tra xuất bản. 3. Phòng kế hoạch – phát hành a. Chức năng  Phòng kế hoạch - phát hành là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của nhà xuất bản, hoạt động theo tôn chỉ, mục đích của nhà xuất bản dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc, tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quan hệ tìm khách hàng, đối tác liên kết để 7 Khãa luËn tèt nghiÖp duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát hành của nhà xuất bản.  Tổ chức và tiêu thụ các loại sách (giáo trình, sách chuyên khảo, tham khảo) của nhà xuất bản bằng các hình thức bán lẻ, bán buôn, trường hợp đặc biệt có bán ký gửi và trao đổi.  Nhận bán ký gửi, mua bán các loại sách, văn hóa phẩm của các cá nhân. Đơn vị phát hành và các nhà cung cấp .  Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báo cáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ. b. Nhiệm vụ  Nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển kinh tế - xã hội nói chung và về công tác xuất bản nói riêng. Nghiên cứu, đề xuất phương án kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ.  Thường xuyên đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu nắm vững thông tin và những biến động của thị trường để đề xuất với ban giám đốc phương hướng giải quyết.  Liên hệ với các phòng ban trong nhà xuất bản, thông qua văn phòng trước khi trình giám đốc và cơ quan chủ quản kí duyệt .  Làm thủ tục đăng ký kế hoạch xuất bản với cục xuất bản, sau khi được cục xuất bản chấp nhận, lưu nộp một bản đăng ký kế hoạch xuất bản tại văn phòng. Thông qua văn phòng các giấy phép xuất bản trước khi trình giám đốc ký đối với các bản thảo đã hoàn tất các thủ tục xuất bản.  Đôn đốc việc nộp quản lý phí của các cộng tác viên và khách hàng liên kết (nhà xuất bản cấp giấy phép, các đối tác tự in và phát hành); nộp 8 Khãa luËn tèt nghiÖp lưu chiểu sách lên cục xuất bản và thư viện quốc gia đủ và đúng theo quy định.  Xây dựng giá thành, giá bán các xuất bản phẩm, mức quản lý phí, mức triết khấu trên cơ sở thảm khảo giá chung của nhà xuất bản hiện nay, có sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của nhà xuất bản và trình giám đốc quyết định.  Xây dựng và mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm: đề xuất các mức chiết khấu, định mức phát hành để khuyến khích, tăng doanh thu đối với các đối tác liên kết và người lao động.  Nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật lao động, không để mất mát hàng hóa, gian lận trong kinh doanh; giữ bí mật kinh doanh của nội bộ cơ quan nhà xuất bản.  Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ, đề xuất các kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà xuất bản. 4. Xưởng in a. Chức năng Xưởng in nhà xuất bản là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân; thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của nhà xuất bản và của trường theo đúng quy định của luật xuất bản; pháp luật của Nhà nước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên. b. Nhiệm vụ  In các loại ấn phẩm do nhà xuất bản giao. Phù hợp với năng lực sản xuất thực tế của xưởng, đảm bảo chất lượng số lượng và thời gian. 9 [...]... thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân Đề tài Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại nhà xuất bản của trường đại học Kinh tế Quốc dân Ngoài ra phần mềm còn có thể triển khai tại một số cửa hàng, siêu thị nhỏ đang có nhu cầu tin học hóa công tác quản lý Khãa luËn... của hệ thống quản lý Thông tin là nền tảng của hoạt động quản lý, nếu không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực 3 Thông tin quản lý Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý định muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình Trong một tổ chức thì cấp quản lý khác nhau sẽ cần những thông tin khác nhau, người quản Khãa luËn tèt nghiÖp 15 lý khác... hệ thống được đưa vào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kê lượng sách, ấn phẩm lưu kho, nhập kho; kịp thời lên các báo cáo chính xác về tình trạng sách xuất nhập kho và số lượng sách tồn kho tại bất cứ thời điểm nào, do đó có thể trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc Từ thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân Em xin chọn đề tài Phân tích, thiết kế hệ. .. cùng sách được đem đến kho sách để lưu trữ tại kho sách Khi có nhu cầu xuất bán buôn hoặc bán lẻ tại cừa hàng sácg cần thì ấn phẩm sẽ được xuất từ kho đi V Định hướng đề tài nghiên cứu Qua quá trình quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, em nhận thấy hoạt động quản lý kho và thống kê số lượng sách và các ấn phẩm trong kho sách vẫn còn là thù công hoặc đã được tin học. .. lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Hệ thống thông tin văn phòng Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Ba mô hình của một hệ thống thông tin Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) mô tả hệ thống làm gì?... triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và Khãa luËn tèt nghiÖp 20 tiến hành cài đặt hệ thống Nhưng tại sao một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Để trả lời câu hỏi đó người ta đã đưa ra một số các nguyên nhân cơ bản sau: • Những vấn đề về quản lý • Những yêu cầu mới của nhà quản lý • Sự thay đổi của công nghệ • Thay... II: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I Tổ chức, thông tin và thông tin quản lý 1 Tổ chức Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt được mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động Trong một tổ chức luôn luôn tồn tại hai đối tượng là chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây... ngoài nhà xuất bản, đăng ký nhiệm vụ tại văn phòng nhà xuất bản và tổ chức sản xuất  Bảo toàn vốn để duy trì và phát triển sản xuất, góp phần nâng cao đời sống và thu nhập của nhà xuất bản  Đề xuất các phương án đầu tư, mở rộng sản xuất và phương thức quản lý hoạt động của xưởng in phù hợp cơ chế hoạt động của nhà xuất bản và tuân thủ hành lang pháp lý được quy định trong luật xuất bản và các văn bản. .. nhau, người quản Khãa luËn tèt nghiÖp 15 lý khác nhau cần những thông tin khác nhau như trong hình dưới đây: Hệ thống lãnh đạo Thông tin quản lý Báo cáo lên cấp trên Hệ thống thông tin quản lý Thông tin từ môi trường Thông tin ra ngoài Dữ liệu Lao động Hệ thống tác nghiệp Sản phẩm, dịch vụ Nguyên vật liệu Cấp chiến lược cần những thông tin để phục vụ cho việc ra các quyết định nhằm xác định mục tiêu... tiết các giao diện vào ra  Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá  Thiết kế các thủ tục thủ công  Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kết vật lý ngoài 3.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống là phần tin học hoá của hệ thống thông tin Kết quả của giai đoạn này là các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao . thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Em xin chọn đề tài Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân Đề tài Phân. của hệ thống thông tin và cơ sở lý luận chung về công cụ để phát triển hệ thống thông tin. Chương III: Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin Quản lý kho sách Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc. tài Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại nhà xuất bản của trường đại học Kinh tế Quốc dân. Ngoài