phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho sách nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân

Chương này trình bày khái quát về Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân như: lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và định hướng nghiên cứu đề tài.Chương II: Tổng quan v

MỤC LỤC

Trang

I Giới thiệu chung 3

II Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 3 III Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân 4

1 Văn Phòng 5

2 Ban biên tập 6

3 Phòng kế hoạch – phát hành 7

4 Xưởng in 9

IV Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản 11

V Định hướng đề tài nghiên cứu 12

LỜI NÓI ĐẦU

Với sự phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin và truyền thông thì các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và

nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh, giúp cho con người có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác Đứng trước xu thế đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh là một tất yếu, nó giúp cho các đơn vị nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh trên thị trường

Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân em đã nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và hệ thống thông tin nói riêng

Xuất phát từ yêu cầu thực tế tại Nhà xuất bản, em nhận thấy cần có giải pháp để xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho việc quản lý kho sách Theo đó, khi hệ thống được đưa vào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kê lượng sách, ấn phẩm lưu kho, nhập kho; kịp thời lên các báo cáo chính xác về tình trạng sách xuất nhập kho và số lượng sách tồn kho tại bất cứ thời điểm nào, do đó có thể trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc

Từ thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho

sách Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân” Đề tài bao gồm ba chương Chương I: Giới thiệu chung về Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân và định hướng đề tài nghiên cứu.

Chương này trình bày khái quát về Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân như: lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và định hướng nghiên cứu đề tài.

Chương II: Tổng quan về hệ thống thông tin

Chương này sẽ trình bày khái quát về thông tin quản lý, quan hệ giữa thông tin và quản lý một tổ chức, hệ thống thông tin quản lý, các mô hình biểu diễn hệ thông thông tin, các bước phát triển của hệ thống thông tin và cơ

sở lý luận chung về công cụ để phát triển hệ thống thông tin

Chương III: Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin Quản lý kho sách Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.

Trong chương này em sẽ trình bày quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho sách, từ việc khảo sát hệ thống thực tại, xác định những yêu cầu của hệ thống đến việc thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện, cách thức cài đặt, triển khai hệ thống

Trong thời gian thực tập tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân em đã

cố gắng tìm tòi, học hỏi những kiến thức bổ ích phục vụ cho việc thực hiện đề tài Tuy nhiên, do kiến thức và thời gian còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thày cô để đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của tiến sĩ Trương Văn Tú

và các cán bộ tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân để em hoàn thành chuyên đề này

CHƯƠNG I:

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

I Giới thiệu chung

Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân chính thức đi vào hoạt động từ ngày 27-12-2005 Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập theo Quyết định số 32/2005 của Bộ Văn hóa - Thông tin ngày 19-8-2005 và quyết định 5623/QĐ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhằm đáp ứng nhu cầu sách kinh tế và quản lý phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo trong xu hướng hội nhập và bùng nổ thông tin hiện nay

Tên gọi đầy đủ: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

Giám đốc: GS.TS Nguyễn Thành Độ

Địa chỉ 207 Giải Phóng- Hai Bà Trưng- Hà Nội

Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân là đơn vị trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân với chức năng xuất bản, in ấn và phát hành sách, báo, tạp chí, xuất bản phẩm

II Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân

Tiền thân của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân là Nhà in Đại học kinh tế Quốc dân Ngày 24 tháng 12 năm 1961 Xưởng in của trường được thành lập trên cơ sở hai bộ phận: Bộ phận in Typô (trực thuộc phòng Hành chính - Thiết bị); Bộ phận in Rônêô và đánh máy (thuộc phòng Giáo vụ) Gần

50 năm trưởng thành và phát triển, Xưởng in luôn gắn liền với sự nghiệp đào tạo của Đại học Kinh tế Tài chình - Kinh tế Kế hoạch và nay là Kinh tế Quốc dân Khi xảy ra chiến tranh phá hoại của giặc Mỹ, nhà trường phải đi sơ tán

lần thứ nhất ở Tân Yên - Hà Bắc (1965-1968), các bộ phận của Xưởng in tiếp tục chia nhỏ để bám sát phục vụ nhu cầu đánh máy văn bản ấn loát của các Khoa, Phòng, Ban trên địa bàn của nhiều xã của Tân Yên (Bắc Giang) và Phú Bình (Bắc Thái) Năm 1969 từ nơi sơ tán trở về Hà Nội các bộ phận lại sát nhập lại thành Liên xưởng sản xuất gồm có: Xưởng in Typô, đánh máy và In Rônêô, Xưởng giấy và đúc gang; Số cán bộ công nhân viên lên tới hàng trăm người Năm 1971, lại tách ra làm hai xưởng, xưởng in và giấy bộ phận đúc gang sát nhập vào xưởng trường thuộc tổ Kỹ thuật công nghiệp quản lý.

Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Nhà in chính thức được chuyển thành Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

III Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

NXB Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân, có đầy đủ tư cách pháp nhân Cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý NXB được khái quát trong sơ đồ sau:

1 Văn Phòng

a Chức năng

Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính - tổ chức Thực hiện công tác lễ tân, hành chính, văn thư, lưu trữ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng của nhà xuất bản Quản lý tài chính - tài sản, kế toán, quản lý tập trung các nguồn vốn, quỹ, kinh phí trong hoặc ngoài ngân sách của trường Nhà xuất bản theo quy định của nhà nước

lý công việc, các văn bản hành chính kịp thời, nhanh chóng

 Tổ chức lưu trữ hồ sơ xuất bản phẩm, danh sách trích ngang cán bộ trong phạm vi nhà xuất bản quản lý, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định nhà nước

 Xây dựng trình giám đốc phê duyệt kế hoạch về sử dụng lao động, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức; đề xuất, sắp xếp, điều động, tuyển dụng lao động và cho lao động thôi việc theo chế độ; kiểm tra viêc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong cơ quan

 Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công nhân viên chức

và lao động hợp đồng: đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tổ

chức thi nâng ngạch viên chức, nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm xã hội.

 Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo luật ngân sách nhà nước và quy định hiện hành; thực hiện thu, bảo quản và chi trả các khoản tiền từ các khoản thu khác của nhà xuất bản và các phòng ban chức năng khác

 Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trong nhà xuất bản

 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định pháp luật hiện hành và của trường

2 Ban biên tập

a Chức năng

 Làm tham mưu cho giám đốc, tổng biên tập về tất cả các vấn đề có liên quan tới công tác biên tập Đồng thời phối hợp với hội đồng biên tập để thực hiên chức năng của biên tập viên đã quy định

 Là một đầu mối quản lý hoạt động khai thác bản thảo và biên tập sách của nhà xuất bản

 Sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo để có các ấn phẩm đảm bảo về nội dung và hình thức nhằm quán triệt tốt đường lối, chủ trương, chính sách giáo dục của Đảng và Nhà nước trong từng ấn phẩm

b Nhiệm vụ

 Tổ chức và phát triển đội ngũ cộng tác viên với mục đích mở rộng phạm vi khai thác bán thảo

 Sau khi nhận bản thảo từ cộng tác viên và các nguồn khác phải đăng kí

kế hoạch xuất bản với văn phòng để triển khai đăng kí kế hoạch trước khi tổ chức biên tập xuất bản

 Tổ chức biên tập bản thảo theo đúng quy trình biên tập nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của cộng tác biên tập như hoàn chỉnh kết cấu, nội dung và hình thức bản thảo; nhận xét bản thảo và trình lên tổng biên tập

và giám đốc phê duyệt

 Thực hiện các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ biên tập viên, đặc biệt là hiểu biết về các vấn đề kinh tế

 Đề xuất các định mức về biên tập và thanh toán cho cán bộ biên tập, thẩm định thuê ngoài phù hợp với các điều kiện hiện hành

 Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình ký kết và thực hiện các hợp đồng của nhà xuất bản đã ký kết

 Thường xuyên tổ chức thảo luận, rút ra kinh nghiệm về những mặt được và chưa được sau mỗi cuốn sách được xuất bản, hoàn thiện quy trình biên tập để nâng cao chất lượng sách của nhà xuất bản

 Nộp các tài liệu theo quy định vào lưu trữ tại văn phòng sau khi đã hoàn tất công tác xuất bản, in ấn, đọc kiểm tra xuất bản

3 Phòng kế hoạch – phát hành

a Chức năng

 Phòng kế hoạch - phát hành là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của nhà xuất bản, hoạt động theo tôn chỉ, mục đích của nhà xuất bản dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc, tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quan hệ tìm khách hàng, đối tác liên kết để

duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát hành của nhà xuất bản.

 Tổ chức và tiêu thụ các loại sách (giáo trình, sách chuyên khảo, tham khảo) của nhà xuất bản bằng các hình thức bán lẻ, bán buôn, trường hợp đặc biệt có bán ký gửi và trao đổi

 Nhận bán ký gửi, mua bán các loại sách, văn hóa phẩm của các cá nhân Đơn vị phát hành và các nhà cung cấp

 Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báo cáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ

b Nhiệm vụ

 Nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển kinh tế - xã hội nói chung và về công tác xuất bản nói riêng Nghiên cứu, đề xuất phương án kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ

 Thường xuyên đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu nắm vững thông tin và những biến động của thị trường để đề xuất với ban giám đốc phương hướng giải quyết

 Liên hệ với các phòng ban trong nhà xuất bản, thông qua văn phòng trước khi trình giám đốc và cơ quan chủ quản kí duyệt

 Làm thủ tục đăng ký kế hoạch xuất bản với cục xuất bản, sau khi được cục xuất bản chấp nhận, lưu nộp một bản đăng ký kế hoạch xuất bản tại văn phòng Thông qua văn phòng các giấy phép xuất bản trước khi trình giám đốc ký đối với các bản thảo đã hoàn tất các thủ tục xuất bản

 Đôn đốc việc nộp quản lý phí của các cộng tác viên và khách hàng liên kết (nhà xuất bản cấp giấy phép, các đối tác tự in và phát hành); nộp

lưu chiểu sách lên cục xuất bản và thư viện quốc gia đủ và đúng theo quy định.

 Xây dựng giá thành, giá bán các xuất bản phẩm, mức quản lý phí, mức triết khấu trên cơ sở thảm khảo giá chung của nhà xuất bản hiện nay, có

sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của nhà xuất bản và trình giám đốc quyết định

 Xây dựng và mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm: đề xuất các mức chiết khấu, định mức phát hành để khuyến khích, tăng doanh thu đối với các đối tác liên kết và người lao động

 Nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật lao động, không để mất mát hàng hóa, gian lận trong kinh doanh; giữ bí mật kinh doanh của nội bộ cơ quan nhà xuất bản

 Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ, đề xuất các kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà xuất bản

4 Xưởng in

a Chức năng

Xưởng in nhà xuất bản là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Đại học Kinh

tế Quốc dân; thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của nhà xuất bản và của trường theo đúng quy định của luật xuất bản; pháp luật của Nhà nước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên

b Nhiệm vụ

 In các loại ấn phẩm do nhà xuất bản giao Phù hợp với năng lực sản xuất thực tế của xưởng, đảm bảo chất lượng số lượng và thời gian

 Tổ chức khai thác thêm nguồn hàng và việc làm từ các cơ quan ngoài nhà xuất bản, đăng ký nhiệm vụ tại văn phòng nhà xuất bản và tổ chức sản xuất.

 Bảo toàn vốn để duy trì và phát triển sản xuất, góp phần nâng cao đời sống và thu nhập của nhà xuất bản

 Đề xuất các phương án đầu tư, mở rộng sản xuất và phương thức quản

lý hoạt động của xưởng in phù hợp cơ chế hoạt động của nhà xuất bản

và tuân thủ hành lang pháp lý được quy định trong luật xuất bản và các văn bản dưới luật

 Tổ chức triển khai kế hoạch của nhà xuất bản, lập kế hoạch vật tư - vật liệu để triển khai các công việc được giao, dự trù thay thế sửa chữa bảo dưỡng thiết bị, đảm bảo máy móc hoạt động thường xuyên

 Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của nhà xuất bản và khách hàng đúng thời gian giao hàng

 Khi cần xưởng in được phép thuê lao động để hoàn thành nhiệm vụ được giao và được hạch toán vào thành phẩm sau khi đã báo cáo và được sự đồng ý của ban giám đốc nhà xuất bản

 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định pháp luật, quy chế hiện hành của trường

IV Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản

Bản thảo từ các các khoa, bộ môn hay tác giả, đầu tiên sẽ được đem đến cho phòng biên tập chế bản Tại đây, bản thảo sẽ được biện tập và chế bản Bản thảo sau khi qua phòng kế hoạch và phát hành sẽ phải có được quyết định xuất bản, lúc này Ban giám đốc sẽ đưa ra quyết định xuất bản ấn phẩm đó với

số lượng là bao nhiêu, trong thời gian bao lâu Quyết định này cùng với bản

thảo sẽ được đem đến xưởng in Ấn phẩm từ xưởng in và từ các nhà xuất bản khác trước khi đem đi phát hành thì đều phải trải qua một quá trình kiểm tra, sau đó thông qua phòng phát hành để lên kế hoạch phát hành như thế nào Cuối cùng sách được đem đến kho sách để lưu trữ tại kho sách Khi có nhu cầu xuất bán buôn hoặc bán lẻ tại cừa hàng sácg cần thì ấn phẩm sẽ được xuất

từ kho đi

V Định hướng đề tài nghiên cứu

Qua quá trình quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, em nhận thấy hoạt động quản lý kho và thống kê số lượng sách và các ấn phẩm trong kho sách vẫn còn là thù công hoặc đã được tin học hoá nhưng không đồng bộ Cho nên việc phản ánh số lượng sách và các ấn phẩm khác trong kho còn lại bao nhiêu, số lượng sách xuất ra trong từng ngày, từng tháng, từng qúy cũng như toàn bộ nhà xuất bản chưa phản ánh kịp thời để lên báo cáo Điều đó dẫn đến việc lên báo cáo bị chậm trễ trong nhiều tuần thậm chí là trong vài tháng

Hiện nay, do sự phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân nên cần

có sự thay đổi trong quy trình hoạt động của NXB Các vấn đề đặt ra hiện tại

mà NXB đang phải đối mặt như sau :

 Phải liên kết các bộ phận lại với nhau mà cụ thể là ứng dụng Client/Server trong hệ thống mạng LAN của NXB

 Chuyển đổi hoạt động bán hàng từ thủ công sang bán hàng có sử dụng cập nhật tự động Cụ thể ở đây là ứng dụng công nghệ của máy đọc mã vạch vào việc bán sách vì hiện tại nhà xuất bản đã có hệ thống in mã vạch và máy đọc mã vạch mặc dù chưa có phần mềm để sử dụng

 Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và bán buôn Trong đó bán buôn ta có sử dụng chiết khấu thanh toán khác nhau cho từng đối tượng cụ thể.

 Quản lý kho một cách tôi ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho của NXB Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn kho định kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng

và chính xác

Căn cứ vào những vấn đề hiện tại của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân đang phải đối mặt, em nhận thấy cần có giải pháp xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho việc quản lý kho sách Theo đó, khi hệ thống được đưa vào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kê lượng sách, ấn phẩm lưu kho, nhập kho; kịp thời lên các báo cáo chính xác về tình trạng sách xuất nhập kho

và số lượng sách tồn kho tại bất cứ thời điểm nào, do đó có thể trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc

Từ thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại

Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân”

Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân” sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại nhà xuất bản của trường đại học Kinh tế Quốc dân Ngoài ra phần mềm còn có thể triển khai tại một số cửa hàng, siêu thị nhỏ đang có nhu cầu tin học hóa công tác quản lý

CHƯƠNG II:

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

I Tổ chức, thông tin và thông tin quản lý

1 Tổ chức

Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt được mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động Trong một tổ chức luôn luôn tồn tại hai đối tượng là chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, chỉ huy, bố trí cán bộ, kiểm tra, kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức Kết quả lao động của chủ thể quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đề ra

2 Thông tin

Thông tin là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết cho đối tượng nhận tin, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các dữ liệu nhằm mục đích nào đó Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Thông tin là nền tảng của hoạt động quản lý, nếu không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực

3 Thông tin quản lý

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc

có ý định muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình Trong một tổ chức thì cấp quản lý khác nhau sẽ cần những thông tin khác nhau, người quản

lý khác nhau cần những thông tin khác nhau như trong hình dưới đây:

Cấp chiến lược cần những thông tin để phục vụ cho việc ra các quyết

định nhằm xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực của tổ chức

Cấp chiến thuật yêu cầu có những thông tin để ra những quyết định

nhằm cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực của tổ chức

Cấp tác nghiệp cung cấp các thông tin nhằm ra quyết định thực thi các

Thông tin quản lý

Thông tin từ môi trường

Sản phẩm, dịch vụ

Thông tin ra ngoài

Lao động

Nguyên vật liệu

II Hệ thống thông tin

1 Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

2 Phân loại HTTT trong tổ chức

2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực

hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của họ Sản phẩm của các giao dịch này là các tài liệu và các giấy

tờ thể hiện các giao dịch đó

Môi trường ngoài

Môi trường trong HTTT

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System):

Là những hệ thống trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động quản lý này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược

Hệ thống thông tin chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ

thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó

có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia

về một lĩnh vực nào đó Hệ thống này được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ

và một động cơ suy diễn

Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): hệ thống thông tin này

được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể

là khách hàng, nhà cung cấp và có thể là một tổ chức khác của những ngành công nghiệp… Hệ thống thông tin ISCA được sử dụng như một trợ giúp chiến lược, nó là công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là hệ

thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Về nguyên tắc hệ thống DSS phải cung cấp các thông tin cho phép người ra quyết định xác định chính xác tình hình mà một quyết định cần phải đưa ra Quá trình

ra quyết định thực hiện theo một quy trình từ xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết đến việc lựa chọn một phương án tối ưu

2.2 Phân theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Ba mô hình của một hệ thống thông tin

Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) mô tả hệ thống làm gì? dữ liệu mà nó

thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu

để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình

Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh và sản xuất chiến lược

Hệthốngthôngtinvănphòng

Tài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

Kinh doanh và sản xuất chiến thuật

Tài chính tác

nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp

này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Mô hình logic không quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) chú ý tới những khía cạnh

nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào, đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu

Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Mô hình vật lý ngoài trả lời câu hỏi “Cái gì ở đâu? Khi nào?”

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) liên quan tới những khía cạnh

vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Những khía cạnh vật lý liên quan như: dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình vật lý trong trả lời câu hỏi “Như thế nào?”

III Phát triển một hệ thống thông tin

1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục đích cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp là cung cấp cho người sử dụng trong tổ chức có được những công cụ quản lý tốt nhất, trợ giúp cho việc ra các quyết định nhanh chóng, chính xác và kịp thời Quá trình phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và

tiến hành cài đặt hệ thống Nhưng tại sao một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Để trả lời câu hỏi đó người ta đã đưa ra một số các nguyên nhân cơ bản sau:

• Những vấn đề về quản lý

• Những yêu cầu mới của nhà quản lý

• Sự thay đổi của công nghệ

• Thay đổi sách lược chính trị

1.1 Những vấn đề về quản lý

Mục tiêu cuối cùng của việc xây dựng HTTT đó là có được khả năng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ trợ giúp tốt nhất và những vấn đề về quản lý đó là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến việc xây dựng HTTT mới Thực vậy, khi quy mô, phạm vi hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đạt tới một mức nào đó sẽ dẫn tới một khối lượng dữ liệu cần xử lý cùng với mức độ phức tạp của bài toán quản lý sẽ trở nên không thể giải quyết được nếu được làm một cách thủ công Đồng thời với nhu cầu của

sự mở rộng và phát triển trong tương lai đòi hỏi tổ chức, doanh nghiệp phải đầu tư xây dựng một HTTT mới

1.2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

Các tổ chức doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường coi thương trường như chiến trường Các nhà quản lý để thực hiện thành công nhiệm vụ của mình là giúp tổ chức, doanh nghiệp tồn tại và không ngừng phát triển thì

họ cũng không ngừng đòi hỏi HTTT của mình cung cấp các thông tin một cách chính xác nhất, đầy đủ nhất và trong thời gian ngắn nhất Đồng thời số

lượng báo cáo quản trị được yêu cầu ngày càng tăng thêm Đây chính là động lực cho việc phát triển một HTTT mới.

1.3 Sự thay đổi của công nghệ

Tốc độ tính toán cũng như khả năng lưu trữ của các thiết bị máy tính ngày càng tăng, nó nhanh chóng vượt xa năng lực tính toán và lưu trữ của các thiết

bị hiện có của tổ chức, doanh nghiệp Ngoài ra, sự phát triển nhanh chóng của phần mềm máy tính, cấu trúc dữ liệu và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại không ngừng ra đời tạo ra rất nhiều thuận lợi cũng như đem đến nhiều công nghệ mới để trợ giúp hoạt động quản lý được tiến hành chính xác và nhanh chóng

1.4 Thay đổi sách lược chính trị

Bộ máy quản lý nhà nước luôn không ngừng hoàn thiện các chính sách pháp luật, quy tắc, chuẩn mực để làm cho quản lý được tối ưu hơn Điều này dẫn tới sự thay đổi chuẩn mực, quy định xử lý số liệu của các HTTT Nó đòi hỏi HTTT luôn không ngừng được cập nhật, thay mới để đáp ứng những thay đổi này

2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Có nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thông thông tin, tuy nhiên nếu không có phương pháp phát triển hệ thống rất dễ dẫn đến nguy cơ không đạt được mục tiêu đã định Việc phát triển một HTTT đương đối phức tạp vì nó luôn vận động trong một môi trường phức tạp Để phát triển hệ thống, phân tích viên phải tiến hành phân tích nghiêm túc và nhất là có một phương pháp phát triển phù hợp Một phương pháp được định nghĩa là tập

hợp các bước, các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được chọn để phát triển

hệ thống phải đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau:

Sử dụng mô hình: sử dụng ba mô hình của một hệ thống thông tin đó là

mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Chuyển từ cái chung đến cái riêng: thực chất là nguyên tắc đơn giản

hoá, trước hết phải hiểu các mặt khái quát trước khi xem xét chi tiết

Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic trong phân tích và chuyển

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

3 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin là một tổng thể phức tạp với sự kết hợp của nhiều yếu tố với các ràng buộc Vì vậy, để xây dựng hệ thống thông tin đạt hiệu quả cao nhất phải tuân thủ quy trình và phương pháp phát triển một cách khoa học Một cách tổng quát quy trình phát triển một hệ thống thông tin bao gồm bảy bước được trình bày trong hình vẽ sau:

Quy trình phát triển một hệ thống thông tin

Ở mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công việc cần giải quyết và cuối mỗi công đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay ngừng phát triển hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa trên nội dung báo cáo

mà phân tích viên hệ thống hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho người sử dụng

3.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu là bước đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình phát triển hệ thống thông tin, kết quả của nó có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của toàn bộ dự án Mục đích của giai đoạn này là tìm hiểu về hệ thống đang tồn tại, đánh giá nhu cầu phát triển của hệ thống mới, cung cấp cho lãnh đạo những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Xem xét tính khả thi của dự án trên các mặt:

 Khả thi về mặt kỹ thuật: bảo đảm rằng mọi yêu cầu về chức năng và hình thức của hệ thống mới đều có thể tìm được giải pháp giải quyết.

 Khả thi về mặt tài chính: bảo đảm mọi nhu cầu về chi phí cho việc phát triển hệ thống đều được đáp ứng và phù hợp với khả năng và dự trù kinh phí của tổ chức, doanh nghiệp

 Khả thi về mặt thời gian: bảo đảm thời gian dự kiến cho việc phát triển

hệ thống thông tin là hợp lý và được người dùng chấp nhận

 Khả thi về nhân lực: bảo đảm từ phía nhà sản xuất có đủ đội ngũ nhân lực cho việc xây dựng hệ thống thông tin đồng thời về phía người dùng cũng chuẩn bị được đội ngũ nhân lực cho việc khai thác sử dụng và vận hành hệ thống

Thông thường bước đánh giá yêu cầu được thực hiện càng chi tiết và chính xác thì các công đoạn tiếp sau sẽ đơn giản và dễ thành công hơn Đánh giá yêu cầu gồm các công việc sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

3.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu với mục đích chính là hiểu rõ vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và

những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm được những công việc trên giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống

Người ta sử dụng các phương pháp thu thập thông tin và các công cụ mô hình hoá để tiến hành phân tích chi tiết hệ thống thực tại.

3.2.1 Các phương pháp thu thập thông tin

- Phỏng vấn: cho phép thu được những xử lý theo cách khác nhau với mô tả

trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức Phỏng vấn cho phép thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tham khảo tài liệu

- Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh

của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, doanh nghiệp, thực trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào ra Thông tin trên tài liệu phản ánh được quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

- Sử dụng phiếu điều tra: phương pháp này được thực hiện khi muốn thu

thập thông tin với số lượng lớn, trên phạm vi rộng Sử dụng phiếu điều tra cho phép có thể lựa chọn được nhóm đối tượng cần điều tra hoặc chỉ chọn những đối tượng thoả mãn điều kiện nào đó

- Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên

tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai…

3.2.2 Sử dụng các công cụ mô hình hoá

a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp sử dụng của sơ đồ IFD

Điều khiển

b Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu là công cụ mô hình hoá diễn tả dữ liệu di chuyển trong một hệ thống thông tin bằng cách diễn tả mối kết hợp giữa các dòng dữ liệu, diễn tả nơi chứa dữ liệu và diễn tả thành phần xử lý biến đổi dữ liệu

Sơ đồ DFD sử dụng bốn ký pháp cơ bản là thực thể, tiến trình, kho dữ liệu

và dòng dữ liệu

Tài liệu

3.3 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Mục đích của giai đoạn thiết kế logic là xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống mới về mặt logic, xác định nội dung cơ sở dữ liệu, các hợp thức hoá sẽ được thực hiện và các dữ liệu đầu vào, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tại và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ các giai đoạn trước Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hoá mô hình logic

Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các cấu trúc dữ liệu DSD (Data Structure Diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống.

3.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Khi mô hình logic đã được xác định và chuẩn y bởi người dùng thì bước

đề xuất một số phương án của giải pháp được thực hiện để có thể lựa chọn và cho phép người sử dụng lựa chọn một phương án tối ưu nhất, đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của họ trong khi vẫn tôn trọng những ràng buộc của tổ chức Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp tối ưu, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích của mỗi phương án và phải có khuyến nghị cụ thể Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phương án của giải pháp

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

3.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chon Đây là giai đoạn rất quan trọng vì những mô tả ở đây có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hành ngày của người dùng Thiết kế vật lý ngoài bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc

trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật Tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá Những công đoạn chính của giai đoạn này gồm có:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kết vật lý ngoài

3.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống là phần tin học hoá của hệ thống thông tin Kết quả của giai đoạn này là các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các công đoạn chính gồm:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

 Thiết kế vật lý trong

 Lập trình

 Thử nghiệm hệ thống

 Chuẩn bị tài liệu

3.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống thực hiện việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới thoả mãi được yêu cầu thực hiện việc chuyển đổi sao cho va chạm và xung đột thấp nhất Giai đoạn này bao gồm các công việc:

 Lập kế hoạch cài đặt

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì

 Đánh giá

IV Cơ sở lý luận về công cụ để phát triển hệ thống thông tin

1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003

1.1 Giới thiệu chung

Microsoft Access 2003 là một thành phần trong chùm phần mềm ứng dụng của bộ Microsoft Office Professional Access 2003 là một hệ quản trị cơ sở

dữ liệu (DataBase Management System DBMS) cho phép quản lý các số liệu một cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc lại với nhau và giúp người sử dụng có thể thiết kế chương trình một cách tự động, tránh được những thao tác thủ công trong quá trình tính toán xử lý Phiên bảo đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nay Access đã không ngừng được cải tiến và đã có các phiên bản mang số hiệu 1.0; 1.1; …2.0; Access 95; Access 97; Access 2000; Access 2003; Access 2003 và phiên bản mới nhất là Access2007

1.2 Một số ứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về CSDL Có thể dùng Access để phát triển sáu kiểu ứng dụng phổ biến nhất, đó là:

 Ứng dụng cá nhân

 Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ

 Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban

 Ứng dụng cho toàn công ty

 Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp

 Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốc tế

Dùng Access làm nền cho các ứng dụng cá nhân: Có thể dùng Access

để phát triển những hệ thống quản lý dữ liệu đơn giản của cá nhân Nhiều người đã tự động hoá hầu hết các công việc quản lý dữ liệu cá nhân cho bản thân mình, từ quản lý tài chính, tài liệu, số điện thoại và địa chỉ đến quản lý băng đĩa, gia phả Với những ứng dụng không mấy cầu kỳ, Access đặc biệt

dễ dùng

Ứng dụng Access cho các doanh nghiệp nhỏ: Access là một công cụ

tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý và điều hành một doanh nghiệp nhỏ Những Wizard của Access cho phép dễ dàng và nhanh chóng xây dựng nền móng cho một ứng dụng Khả năng đưa vào ứng dụng Access những đơn vị (module) chương trình viết bằng Visual Basic giúp cán bộ lập trình tạo ra các thư viện bao gồm các thủ tục (sub) và những hàm (function) có thể sử dụng lại Khả năng bổ sung chương trình vào “phía sau”

những mẫu và báo cáo cho phép họ thiết kế được những giao diện hoạt động trôi chảy và ứng xử linh hoạt trước những sự kiện do người dùng gây ra Tuy nhiên, quá trình sử dụng Access đã phát triển một ứng dụng chuyên biệt cho một doanh nghiệp nhỏ cũng đòi hỏi đáng kể về thời gian, tài chính, trình độ chuyên nghiệp.

Ứng dụng Access ở cấp phòng ban: Access cũng rất tiện dùng để phát

triển những ứng dụng cho các phòng ban thuộc những công ty lớn Hầu hết các phòng ban thuộc những công ty lớn đều có đủ ngân sách để tạo ra những ứng dụng được thiết kế một cách hoàn hảo Hơn nữa, nhiều phòng ban còn có những nhân viên rất hăng say thiết kế mẫu và báo cáo Họ sẵn sàng phối hợp với các chuyên gia phần mềm để tạo nên những ứng dụng đáp ứng một cách tối ưu những nhu cầu thông tin của phòng ban

Ứng dụng Access cho toàn doanh nghiệp: Access dùng để tạo ra những

ứng dụng xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin trên toàn bộ phạm vi của một cơ quan với quy mô vừa phải

Dùng Access như phần mềm ở tuyến trước cho các ứng dụng khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp Hoạt động ở tuyến trước,

Access đảm đương việc hiện thông tin tìm được từ máy chủ dưới dạng những mẫu, báo cáo hay trang dữ liệu

Dùng Access cho những ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan hay mạng quốc tế: Nhờ những trang tiếp cận dữ liệu mà người dùng Intranet

và Internet có thể cập nhật dữ liệu qua một trình duyệt web như Internet Explorer Các trang tiếp cận dữ liệu là những tài liệu HTML bị ràng buộc trực tiếp vào một CSDL Access Ngoài các trang tiếp cận dữ liệu, Access còn cho

phép xuất bản các đối tượng của CSDL thành những trang HTML hay XML Những trang động được xuất bản qua một máy chủ Web và cung cấp cho người dùng dữ liệu mới nhất lấy từ CSDL.

Microsoft Access 2003 hoạt động tốt trong môi trường của hệ điều hành Windows với các phiên bản 2000, XP, 2003

2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 (VB6)

2.1 Giới thiệu

Visual Basic 6.0 là sản phẩm trong bộ phần mềm Visual Studio của Microsoft Là một ngôn ngữ lập trình đa năng sử dụng để phát triển các phần mềm (trong phần mềm Windows hay Internet) Nó là sự kế thừa của ngôn ngữ lập trình basic với những ưu điểm chính:

 Bao gồm mọi đặc điểm của ngôn ngữ basic, nên có ưu điểm là quen thuộc và dễ sử dụng

 Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn hỗ trợ lập trình viên, nhất là lập trình ứng dụng CSDL

 Là ngôn ngữ lập trình có tính trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt chẽ ở mức độ vừa phải Rất dễ để học tập và thành thạo

Các phiên bản của Visual Basic 6.0:

Learning Edition: là phiên bản cơ bản nhất Nó cho phép viết nhiều kiểu

ứng dụng khác nhau Tuy nhiên nó thiếu một số công cụ điều khiển có trong các phiên bản khác

Professional Edition: Được thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp Nó

chứa tất cả các tính năng hoặc công cụ trong phiên bản Learning Edition và

có bổ xung thêm thư viện các công cụ điều khiển

Enterprise Edition: Đây là phiên bản đầy đủ nhất dành cho các nhà phát

triển ứng dụng chuyên nghiệp Nó chứa các công cụ để hỗ trợ việc lập trình theo nhóm

2.2 Các thành phần của một dự án phần mềm trong Visual Basic

Dự án(Project) là một sản phẩm phần mềm có thể hoạt động như một ứng

dụng độc lập trong môi trường Windows Mỗi dự án được tạo nên bởi các thành phần:

Form (giao diện): là các màn hình giao tiếp giữa chương trình và người

sử dụng Mỗi project sẽ tương ứng với một tệp, có phần mở rộng *.frm trong

hệ thống

Report (báo cáo): là sản phẩm đầu ra của một dự án phần mềm, nó là kết

quả của quá trình xử lý dữ liệu và được tổ chức theo mẫu theo quy định Một tệp báo cáo (crystal report) có phần mở rộng là *.rpt

Database (CSDL): là nơi chứa các dữ liệu đầu vào và đầu ra phục vụ cho

hoạt động của dự án phần mềm CSDL được tạo lập và quản trị bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu độc lập và được liên kết khai thác sử dụng thông qua các công cụ của Visual Basic

Module: là một thư viện các hàm hay thủ tục Nó được sử dụng để đáp

ứng nhu cầu trong việc cập nhật và xử lý của phần mềm và nó có thể được

chia sẻ hay kế thừa giữa các dự án phần mềm (tệp module trong dự án có phần mở rộng là *.bas hoặc *.cls).

3 Công cụ thiết kế báo cáo Crystal Reports

Crystal Reports là công cụ cho phép thiết kế báo cáo và biểu đồ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp, uyển chuyển và linh hoạt Cho phép kết nối với nhiều kiểu nguồn dữ liệu như: Access, PoxPro, SQL Server, Oracle Crystal Reports cung cấp cho người sử dụng khả năng thiết kế báo cáo trực quan, cho phép người dùng ấn định thông số giới hạn dữ liệu

họ muốn đưa vào báo cáo mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu gốc và làm nổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn bạn đề ra

Các tính năng nổi bật của Crystal Reports:

- Có thể tạo ra các loại báo cáo phức tạp: Crystal Reports được thiết

kế để tạo ra các báo cáo từ bất kỳ nguồn dữ liệu nào như: Access, SQL Server, Oracle

- Xuất báo cáo lên Web: Crystal Reports cung cấp khả năng kết xuất

dữ liệu mềm dẻo, cho phép đưa ra báo cáo dưới nhiều định dạng khác nhau như: Microsoft Word, Excel, Mail lên trang Web Tính năng kết xuất dữ liệu lên Web cho phép nhiều người xem, cập nhật thông tin qua trình duyệt Web

- Công cụ này cho phép tính hợp hệ thống kết xuất báo cáo ngay vào các ứng dụng quản lý dữ liệu, hỗ trợ tất cả các ngôn ngữ lập trình thông dụng Điều này giúp rút ngắn được việc lập trình và thời gian kết xuất báo cáo

Các thành phần của một báo cáo:

- Report Header: Hiển thị một lần ở đầu báo cáo

- Report Footer: Hiển thị một lần ở cuối báo cáo

- Page Header: Hiển thị tại đầu mỗi trang

- Page Footer: Hiển thị tại cuối mỗi trang

- Detail: Phần chi tiết của báo cáo

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO SÁCH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC

KINH TẾ QUỐC DÂN

I Khảo sát hệ thống thực tại và mô tả bài toán phân tích, thiết kê

HTTT Quản lý kho sách

Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân là đơn vị trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân với chức năng xuất bản, in ấn và phát hành sách, báo, tạp chí, xuất bản phẩm Hiện tại nhà xuất bản tổ chức một kho chứa sảng phẩm hàng hóa gọi là SH (đồng chì Bình làm thủ kho) và Nhà sách là nơi giới thiệu

và bán sách Trong trường hợp nhà sách cần sản phẩm, hàng hóa để bán nhưng mặt hàng đó chỉ có ở trong kho thì sẽ tiến hành điều chuyển nội bộ theo đề xuất của Nhà sách Quy trình xuất nhập kho của nhà xuất bản được

mô tả như sau:

Quy trình nhập kho: Sách,xuất bản phẩm được chuyển từ các nhà cung cấp tới kho SH Lúc này, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sách, số lượng, giá … Nhà cung cấp ở đây chính là các doanh nghiệp, các đơn vị, các nhà xuất bản khác, cá nhân muốn gửi, bán sách tại Nhà xuất bản

Quy trình xuất kho: Thủ kho tiến hành xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán chuyển qua

Quy trình kiểm kê và lên báo cáo: Định kỳ nhân viên quản lý kho tiến hành xem xét lượng sách tồn kho để lên báo cáo cho Ban giám đốc.

Qua quá trình quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, em nhận thấy hoạt động quản lý kho và thống kê số lượng sách và các ấn phẩm trong kho sách vẫn còn là thù công hoặc đã được tin học