Cung ứng vật tư là chuỗi hoạt động nhỏ, góp phần tạo nên một chuỗi cung ứng hoàn thiện, đảm bảo đầy đủ các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ sau này. Hoạt động quản trị cung ứng vật tư là việc làm sao cho các hoạt động trong một chuỗi cung ứng vật tư được diễn ra một cách suôn sẽ bằng việc kiểm tra, giám sát, lựa chọn hàng hóa, quản lý hàng hóa khi bán, trong kho và khi lưu chuyển, sử dụng các công cụ chuyên môn để quản lý hàng hóa cũng như nhân viên của mình một cách có hiệu quả. Từ xa xưa, con người thường quản lý bằng các hình thức rất thô sơ như chấm công trên giấy tờ; kiểm tra, ghi chú hàng hóa trên giấy tờ; tính toán lương cho công nhân, tính toán hóa đơn bán hàng, xuất hàng bằng bàn tính. Ngày nay, trước sự ra đời của máy tính, internet và thương mại điện tử đã giúp cho qua trình kiểm tra, giám sát, đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh được thuận lợi hơn rát nhiều góp phần giảm chi phí và thời gian và hiệu quả công việc lại cao.
Phạm Văn Tuyên I. Mở đầu Cung ứng vật tư là chuỗi hoạt động nhỏ, góp phần tạo nên một chuỗi cung ứng hoàn thiện, đảm bảo đầy đủ các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ sau này. Hoạt động quản trị cung ứng vật tư là việc làm sao cho các hoạt động trong một chuỗi cung ứng vật tư được diễn ra một cách suôn sẽ bằng việc kiểm tra, giám sát, lựa chọn hàng hóa, quản lý hàng hóa khi bán, trong kho và khi lưu chuyển, sử dụng các công cụ chuyên môn để quản lý hàng hóa cũng như nhân viên của mình một cách có hiệu quả. Từ xa xưa, con người thường quản lý bằng các hình thức rất thô sơ như chấm công trên giấy tờ; kiểm tra, ghi chú hàng hóa trên giấy tờ; tính toán lương cho công nhân, tính toán hóa đơn bán hàng, xuất hàng bằng bàn tính. Ngày nay, trước sự ra đời của máy tính, internet và thương mại điện tử đã giúp cho qua trình kiểm tra, giám sát, đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh được thuận lợi hơn rát nhiều góp phần giảm chi phí và thời gian và hiệu quả công việc lại cao. II. Ứng dụng của máy tính 1. Máy tính và lợi ích của việc sử dụng máy tính Máy tính gồm hàng ngàn các mạch chuyển (switch) nối với nhau qua các dây dẫn - đường dẫn tín hiệu. Trước khi transistor xuất hiện, linh kiện 1 Phạm Văn Tuyên mạch chuyển căn bản là các bóng đèn chân không. Đến khi transistor bán dẫn ra đời, bóng đèn chân không hầu như bị loại ra khỏi máy tính. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và kỹ thuật, ngày nay người ta có thể tạo ra nhiều mạch chuyển, hiện nay lên đến hành triệu , trong các thành phần số gọi là mạch tích hợp (Integrated Circuit-IC). IC còn được gọi là chíp, đó là các mảnh silicon nhỏ (thường nhỏ hơn 1/2” vuông) tích hợp các thành phần mạch vào đó. Vào cuối những năn 1960 và suốt các năm 1970, 1980 kỹ thuật chế tạo các mạch chuyển bán dẫn thay đổi nhanh chóng. Nhiều công ty đã có thể sản xuất nhiều thiết bị chỉ trên một chíp. Các thiết bị có ít linh kiện sử dụng kỹ thuật tích hợp nhỏ (SSI-Small-Scale Integration) các thiết bị gồm vài trăm linh kiện dùng kỹ thuật tích hợp trung(MST-Medium-Scale Integration). Hiện nay các nhà chế tạo có thể sản xuất mạch xử lý gồm hàng triệu Transistor trên một chíp.Các chíp có trên một ngàn mạch chuyển dùng kỹ thuật tích hợp lớn(LSI-Large Integration) và hàng trăm ngàn mạch chuyển dùng kỹ thuật tích hợp ra lớn (VLSI-Very Large-Scale Integration). Nhờ những bước tiến trên đây , đã biến máy tính thành bộ não thông minh đặc biệt, một công cụ không thể thiếu trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. 2 Phạm Văn Tuyên Trong lĩnh vực cung ứng vật tư, máy tính ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình. Một chuyên gia cung ứng đã phát biểu: “máy tính thực sự là một ngăn chứa hồ sơ khổng lồ, máy tính có khả năngtính toán cực kì nhanh và khi được liên kết với một máy in, máy tính sẽ giúp soạn thảo các văn bản đơn hàng nhanh chóng, chính xác. Máy tính lưu trữ các dữ liệu cơ bản của toàn bộ các hoạt động cung ứng trong bộ nhớ, xử lý các số liệu theo yêu cầu và phục vụ đắc lực cho quá trình quản lí vật tư. Để thực hiện quy trình cung ứng vật tư cần làm rất nhiều công việc và nhiều công văn, giấy tờ. Khi quy mô sản xuất còn nhỏ, nhu cầu vật tư ít, quy trình này không quá phức tạp và có thể thực hiện bằng tay, nhưng khi sản xuất phát triển, lượng vật tư cần cung cấp nhiều về số lượng, phức tạp về chủng loại, rộng về địa bàn và đòi hỏi chặt chẽ về thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, báo giá, hợp đồng, các bản sửa đổi bổ sung, hoá đơn, báo cáo hàng tồn kho, phiếu yêu cầu, báo cáo cấp trên rất nhiều, thì việc xử lý bằng tay sao cho chính xác, kịp thời là không khả thi, phải có sự giúp sức của máy tính. Nhờ có máy tính số lượng hồ sơ, chứng từ khổng lồ được ghi lại và xử lý. Nhờ có máy tính các nhân viên cung ứng được giải phóng khỏi những công việc sự vụ giấy tờ, có điều kiện tập trung vào các công việc mang 3 Phạm Văn Tuyên tính chiến lược, sáng tạo. Máy tính giúp sử lý số liệu, tổng hợp nhu cầu vật tư nhanh chóng, chính xác. Máy tính giúp xác định đúng lượng vật tư kho vào bất kì thời điểm nào. Nhờ máy tính xử lý số liệu nhanh nên các cán bộ cung ứng có thể đưa ra quyết định kịp thời, đúng đắn. Máy tính còn giúp việc dự báo nhu cầu vật tư trong tương lai một cách chính xác, nhẹ nhàng, không phải tính tay vất vả như trước đây. Khi được nối vào mạng Internet (Internet là mạng máy tính toàn cầu, truyền thông với nhau theo một tiêu chuẩn ngôn ngữ thống nhất (TCP/IP- Transmission Control Protocol/Internet Protocol-bộ các giao thức định nghĩa Internet), dựa trên nền tảng cơ sở hạ tầng của nhiều quốc gia hình thành các mắt mạng bao phủ toàn cầu nhờ đó giúp con người có thể liên lạc,truyền thông với nhau ở bất cứ nơi nào với một khối lượng thông tin đồ sộ ) thì máy tính sẽ giúp thực hiện được điều kì diệu trong cung ứng vật tư -thương mại điện tử . Máy tính giúp con người truyền tin đến nhà cung cấp được thực hiện nhanh chóng. Hình 1.1 Lược đồ đơn giản của các dòng thông tin trong giao dịch truyền thông và giao dịch điện tử. 1.1a.Dòng thông tin truyền theo kiểu truyền thống: 4 Phạm Văn Tuyên 1.1b.Dòng thông tin giao dịch điện tử: 5 Giao dịch trực tiếp Hộp thư của người mua hộp thư của nhà cung cấp Máy tính người mua Máy tính nhà cung cấp Bưu điện Người mua Bộ phận nhận tin phậnnh Hoá đơn Nhà cung cấp Yêu cầu mua hàng Bộ phận nhận đơn hàng Điện thoại Đại diện thương mai Bưu điện Phạm Văn Tuyên 2. Hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính Khi hệ thống quản lý vật tư được vi tính hoá, thì các hoạt động cơ bản của quá trình cung ứng vẫn diễn ra giống như trong hệ thống điều hành bằng tay, chỉ có cách thao tác là thay đổi. Cụ thể trong các hệ thống quản lý vật tư điều hành bằng tay thì các hồ sơ phòng cung ứng được lưu trữ dưới các hình thức sổ sách, thẻ kho, thẻ khách hàng , các hồ sơ lập báo cáo bằng tay nên chậm, trình bày không đồng nhất và đôi khi thiếu chính xác; Còn trong hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính, thì các dữ liệu được lưu trong đĩa hay tạo thành các tập tin, rất tiện lợi cho việc truy cập, nhờ vào bộ xử lý trung tâm. Trên cơ sở đó các báo cáo được lập một 6 Mạng máy tính bên thứ ba Hộp thư nhà cung cấp Hộp thư người mua Giao dịch gián tiếp Phạm Văn Tuyên cách nhanh chóng, chinh xác, theo mẫu thống nhất.Thường thì có các tập tin: • Tập tin các đơn hàng đang thực hiện; • Tập tin các đơn hàng đã thực hiện xong; • Tập tin các đơn hàng đặt biệt; • Tập tin về các nhà cung cấp; • Tập tin về hàng hoá; • Tập tin hàng tồn kho Ở các công ty khác nhau thì hoạt động quản lý dữ liệu trong máy tính có thể được thực hiện cụ thể theo cách khác nhau, nhưng nhìn chung thì có thể diễn ra theo các sơ đồ sau: Hình 1.2.Sơ đồ lập đơn hàng trong hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính 7 Các vật tư được quản lý bằng máy tính Máy tính Phòng /ban có nhu cầu Các vật tư không quản lý bằng máy tính Phạm Văn Tuyên 8 In các yêu cầu mua hàng Các kế hoạch yêu cầu vật tư(MRP) Các bản yêu cầu vật tư(viết tay) Nhân viên kế toán kiểm tra lại Nhân viên cung ứng /mua hàng kiểm tra lại Nếu có thay đổi Nếu không sửa đổi Sữa đổi lại Máy tính Lập đơn đặt hàng và thông báo Bản copy đơn đặt hàng Nhà cung cấp Phòng ban chức năng Phạm Văn Tuyên 3. Các ứng dụng của máy tính: Để phục vụ cho quá trình cung ứng vật tư có thể sử dụng may vi tinh cho các công việc sau : • Quản lý tình hình xuất, nhập, tồn kho vật tư ; • Tự động lập yêu cầu vật tư ( khi tồn kho dến điểm tới hạn) • Lập đơn hàng và kiểm tra đơn đặt hàng ; • Theo dõi, xúc tiến việc thực hiện vác đơn đặt hàng ; • Lưu trữ các đơn đặt hàng đã thực hiện ; • Sử dụng trong việc phân tích tính hình thực hiện các đơn đặt hàng ; • Lập báo cáo theo yêu cầu… Một số ứng dụng a. Công nghệ RFID RFID là một công nghệ mới, hệ thống nhận dạng của dữ liệu tự động không dây có thể làm giảm thiểu các sai sót về địa điểm, dây chuyền cung ứng và đánh cắp sản phẩm lên tới 90%, gia tăng hiệu suất từ 12 đến 15% và giảm thời gian tìm kiếm tồn kho từ 35 tới 40%, qua đó tạo dựng một lợi thế cạnh tranh rõ nét. 9 Phạm Văn Tuyên RFID là một kỹ thuật nhận dạng song vô tuyến từ xa, cho phép dữ liệu trên một con chíp đươc đọc một cách không tiếp xúc qua đường dẫn song vô tuyến ở khoảng cách từ 50 cm tới 10 mét, tùy theo kiểu của thẻ nhãn RFID. Hệ thống RFID gồm hai thành phần: thứ nhất là những chiếc nhãn nhỏ (cỡ vài cn) có gắn chip silicon cùn ăng ten radio và thành phần thứ hai là bộ đọc cho phép giao tiếp với thẻ nhãn và truyền dữ liệu tới hệ thống máy tính trung tâm. Bộ nhớ của con chip có thể chứa từ 96 đến 512 bit dữ liệu, nhiều gấp 64 lần so với một mã vạch. Ưu việt hơn, thông tin lưu giữ trên chip có thể được sửa đổi bởi sự tương tác của bộ đọc. Dung lượng lưu trữ cao của những thẻ nhãn rfid thông minh này cho phép chúng cung cấp nhiều thông tin đa dạng như thời gian lưu trữ, ngày bày bán, giá và thậm chí cả nhiệt độ của sản phẩm. Bằng việc gắn thẻ RFID lên các vật dụng và mở bộ đầu lọc trên máy tính, các công ty có thể tự đônhj biết được rất nhiều thông tin, phó chủ tịch hang Thing Magic, một nhà cung cấp giải pháp RFID cho biết: với công nghệ RFID các sản phẩm ngay tức khắc được nhận dạng tự động. Chip trên nhãn RFID được gắn kèm với một ăng ten chuyển tín hiệu đến một máy cầm tay hoặc máy đọc cố định. Các máy này sẽ chuyển đổi sóng radio từ thẻ RFID sang một mã liên quan đến việc xác định các thông tin 10 [...]... OECD thì thương mại điện tử là sự giúp đỡ đẩy mạnh giao thương quốc tế của hàng hóa và dịch vụ công nghệ thông tin Thương mại điện tử là một lĩnh vực đổi mới, ngay tên gọi cũng đã có rất nhiều, nào là thương mại trực tuyến, thương mại điều khiển học, thương mại không có giấy tờ Nói chính xác hơn thương mại điện tử là việc trao đổi thông tin thương mại qua các phương tiện công nghệ điện tử giữa hai 16... phí điện 3 thoại, Thông tin nhanh chóng cho khách hàng vè những sản phẩm mới Bán hàng qua internet Thanh toán nhanh chóng, an toàn, bảo mật Ứng dụng của thương mại điện tử trong quản trị cung ứng vật tư Trong cung ứng vật tư khi cần mua những lô hàng lớn người ta sẽ tham gia các cuộc bán đấu giá (Auction) hoặc tự tổ chức đấu thầu (Bid) để mua được hàng đúng yêu cầu với giá tốt nhất Đấu giá điên tử. .. hơn, chi phí cung ứng được tiết kiệm, thanh toán trong quá trình cung ứng cũng dễ dàng hơn,… * Quy trình đấu giá điện tử Người mua Xem xét có nên đấu giá điện tử không Nhà cung cấp Không 19 Áp dụng các hình thức cung ứng truyền thống Phạm Văn Tuyên Có Xác định các nhà cung cấp tiềm năng có thể tham gia đấu giá điện tử Trao đổi với các nhà cung cấp tiềm năng về ý định tổ chứcđấu giá điện tử Lập kế hoạch... mại điện tử là việc sử dụng các phương pháp thương mại điện tử để làm thương mại, trong đó “ Thương mại (commerce) không chỉ là buôn bán hàng hóa và dịch vụ (trade), mà như được các nước thành viên liên hiệp quốc thỏa hiệp – bao gồm hầu như tất cả các dạng hoạt động kinh tế, và việc chấp nhận và áp dụng thương mại điện tử sớm làm thay đổi toàn bộ hình thái hoạt động xã hội Theo tổ chức OECD thì thương. .. dịch trong thời gain kiểm kê, sau khi kiểm kê xong mới cho phép mở các giao dịch đã bị đóng để tiếp tục giao dịch nhập- xuất khi, kiểm kê hàng tồn trong kho và tình trạng của hàng hóa, thống kê hàng hóa theo thời gian, theo loại hàng, nhóm hàng, tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, tiêu chí thống kê hàng hóa có thể được cập nhật thay đổi ) III Ứng dụng của thương mại điện tử 1 Thương mại điện tử Thương mại. .. bởi đoàn kiểm kê về vật tư hàng hóa có thực tế được nhâp vào cơ sở dữ liệu bằng việc chỉnh lý hoặc điền lại chứng từ “kiểm kê vật tư hàng hóa trong kho” Khi phát hiện thứa vật tư hàng hóa có thể tự lâoj một chứng từ ghi tăng hàng hóa, ngược lại khi phát hiện thieus hàng hóa hay vật tư thì có thể lập ngay một chứng từ ghi giảm hàng hóa trên cơ sở chứng từ “ kiểm kê vật tư hàng hóa trong kho” Cấu hình... nhất Đấu giá điên tử (e-duction) là một bộ phận của thương mại điện tử, là hoạt động đắu giá giữa người mua và người bán đươc thực hiện trên mạng Internet Đấu giá điện tử có thể được áp dụng trong lĩnh vực bán hàng, gọi là đấu giá tăng dần(Forward duction) hay trong hoạt động cung ứng gọi là đấu giá giảm dần (Reverse duction) còn gọi là đấu thầu Đấu giá điện tử có thể thực hện theo hai hình thức : • Đấu... được lưu trong cơ sở dữ liệu, sau đó in ra giấy biểu mẫu “ bảng kê đối chiếu” Nếu ở trong kho có số lượng hàng hóa lớn có thể lập một bộ chứng từ “ kiểm kê vật tư hàng hóa trong kho theo từng loại hàng hóa khác nhau cho từng nhóm vật tư, hàng hóa và nơi cất giữ, in toàn bộ bảng kê đôi chiếu tư ng ứng Sau đó, công việc của còn lại của hội đồng kiểm kê là việc kiểm tra tài sản và điền bằng tay vật tư, hàng... chỉnh mua hàng cũng như dự trữ trong kho được đảm bảo Nói tóm lại, nhờ ứng dụng RFID mà các cửa hàng bán lẻ, các nhà cung cấp và các nhà phân phối sẽ giam được việc thuê nhân viên mà hiệu quả quản lý sử dụng cũng thuận tiện hơn * Ứng dụng RFID của Wal mart Thấu hiểu chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự khác biệt Wal mart có những chiến lược chuỗi cung ứng rất smart mà đến bây giờ... lượng hàng hóa, vật tư theo số liệu của cơ sở dữ liệu Chứng từ “kiểm 13 Phạm Văn Tuyên kê vật tư, hàng hóa trong kho “ được sử dụng để kiểm kê và nhập các kết quả vào cơ sở dữ liệu Cấu hình hỗ trợ các quy trình khác nhau khi tiến hành kiểm kê Để thúc đẩy công việc nhanh chóng cho đến khi kiểm kê, có thể tự động điền chứng từ “kiểm kê vật tư, hàng hóa trong kho”, bằng những thông tin về vât tư, hàng hóa . cầu của doanh nghiệp, tiêu chí thống kê hàng hóa có thể được cập nhật thay đổi ) III. Ứng dụng của thương mại điện tử 1. Thương mại điện tử Thương mại điện tử là việc sử dụng các phương pháp thương. kì diệu trong cung ứng vật tư -thương mại điện tử . Máy tính giúp con người truyền tin đến nhà cung cấp được thực hiện nhanh chóng. Hình 1.1 Lược đồ đơn giản của các dòng thông tin trong giao. chấp nhận và áp dụng thương mại điện tử sớm làm thay đổi toàn bộ hình thái hoạt động xã hội Theo tổ chức OECD thì thương mại điện tử là sự giúp đỡ đẩy mạnh giao thương quốc tế của hàng hóa và