sử dụng vemisphân hệ TB TV

Cách thức : Chọn Sao lưu sẽ có một bảng chức năng xuất hiện, người dùng chỉ việc chọn vào các phân hệ cần sao lưu, chỉ ra nơi chứa dữ liệu sao lưu rồi chọn nút Sao lưu cơ sở dữ liệu.. Cá

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

DỰ ÁN HỖ TRỢ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ GIÁO DỤCSupport to the Renovation of Education Management

128 Mai Hắc Đế - Hà Nội; ĐT: (84-4) 9742837; Fax:(84-4) 9743465

contact@srem.com.vn

UỶ BAN CHÂU ÂU

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG V.EMIS

PHÂN HỆ QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Hà Nội, tháng 11 năm 2010

MỤC LỤC

PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 2PHẦN II: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 2PHẦN III: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THƯ VIỆN 4

PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT

Xem tài liệu phân hệ quản lý học sinh.

Riêng phân hệ thư viện và thiết bị cần cài đặt thêm font mã vạch.

PHẦN II: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

I CHỨC NĂNG KHAI BÁO THAM SỐ

Mục đích : Khai báo tham số đơn vị sử dụng, năm học, học kỳ

Cách thức : Chọn VEMIS_System.exe/Khai báo tham số sẽ có một bảng chức năng xuất hiện, người dùng chỉ việc chọn vào các mục cần sửa đổi rồi chọn nút Lưu.

II CHỨC NĂNG SAO LƯU

Mục đích : Sao lưu dự phòng dữ liệu

Cách thức : Chọn Sao lưu sẽ có một bảng chức năng xuất hiện, người dùng chỉ việc chọn vào các phân hệ cần sao lưu, chỉ ra nơi chứa dữ liệu sao lưu rồi chọn nút Sao lưu

cơ sở dữ liệu.

* Lưu ý : Không chọn ổ đĩa C làm nơi chứa dữ liệu sao lưu

III CHỨC NĂNG PHỤC HỒI

Mục đích : Phục hồi cơ sở dữ liệu đồng thời lưu dự phòng CSDL.

Cách thức : Chọn Phục hồi sẽ có một bảng chức năng xuất hiện, người dùng

chỉ việc chọn vào các phân hệ cần phục hồi, chỉ ra nơi chứa dữ liệu cần phục hồi đồng

thời chọn nơi để lưu CSDL, rồi chọn nút Phục hồi cơ sở dữ liệu.

B2 Chọn các phân hệ cần sao lưu B3 Chỉ ra nơi chứa dữ

liệu sao lưuB4 Chọn nút

B2 Chỉ ra nơi chứa dữ liệu cần phục hồi

B1 Chọn “Tất cả CSDL”

PHẦN III: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THƯ VIỆN

Mô hình hoạt động thư viện trường học phổ thông

B1 Chọn các phân hệ

cần phục hồi

B4 Chọn nút

B3 Chỉ ra nơi chứa dữ liệu cần sao lưu để làm

việc

I SƠ LƯỢC MARC 21

Phân hệ VEMIS-LIBRARY sử dụng 1 số trường Marc21 đơn giản để mô tả ấn phẩm; Bên cạnh đó có kết hợp danh mục phân loại DDC cơ bản để phân loại tài liệu

Bảng hướng dẫn biên mục và sủ dụng phân loại DDC (chỉ áp dụng cho phân hệ quản lý Thư viện V.EMIS)

Màn hình biên mục MARC21 của phân hệ QLTV:

Chú giải cho các mẫu biên mục được sủ dụng của phân hệ:

1 Mẫu biên mục ấn phẩm: gồm các trường dữ liệu sau

Lưu ý: Đây là các danh mục nhản trường MARC21 chỉ áp dụng cho loại

ấn phẩm không định kỳ(Sách )

TT Mã trường Tên trường Ý nghĩa

1. 020$a Số ISBN Nhập chỉ số sách tiêu chuẩn quốc tế

(chỉ dùng cho sách ngoại văn)

2 020$c Giá tiền VD: 120.000

3 041$a Mã ngôn ngữ

Nhập mã ngôn ngữ của tài liệu theo quy định về mã ngôn ngữ của ISO 639-2

(VD: Vie; Eng; Rus…)

4 082$a Chỉ số phân loại

Nhập chỉ số phân loại của tài liệu theo quy định về phân loại của đơn vị

(VD: Địa chất khoáng sản, Môi trường )

5 082$b Mã hóa tác giả

6 100$a Họ tên tác giả cá nhân

Nếu tài liệu có tác giả là tác giả cá nhân thì nhập tên tác giả cá nhân đầu tiên hiển thị trên tài liệu vào trường này

(VD: Hồ Chí Minh; Lênin…)

7 245$a Nhan đề chính Nhập nhan đề chính của cuốn sách

(VD: Hệ sinh thái Việt Nam)

8 245$b Phụ đề

Nhập phần còn lại của nhan đề (VD: Sách giành cho chuyên viên môi trường)

9 245$c Thông tin trách nhiệm

Nhập tên người chịu trách nghiệm chính về tài liệu Nếu là tác giả cá nhân thì thường nhập tên tác giả

12 246$a Nhan đề song song

(nhan đề song đôi)

Nhập tên nhan đề ấn phẩm bằng 1 ngôn ngữ khác

13 250$a Lần xuất bản

Nhập số lần xuất bản của tài liệu (VD: lần 2; lần 3…)

14 260$a Nơi xuất bản Nhập tên nơi xuất bản của tài liệu

(VD: H.; Cantho…)

15 260$b Nhà xuất bản Nhập tên nhà xuất bản của tài liệu (VD: NXB Giáo dục; NXB KT )

16 260$c Năm xuất bản Nhập số năm xuẩt bản của tài liệu (VD: 2005; 1999…)

17 300$a Số trang Nhập số trang của tài liệu

Nhập các thông tin còn lại trên cuốn sách

mà không biết nhập vào trường nào (VD: Thư mục từ trang 20 – 30; Sách có sử dụng một số thông tin từ….)

22 520$a Tóm tắt Nhập nội dung tóm tắt của ấn phẩm

23 526$a Môn học Ấn phẩm này đáp ứng cho môn học nào

(Có lập lại)

24 650$a Chủ đề - đề mục

25 653$a

Từ khóa tự do(từ khóa không kiểm soát)

Nhập các từ khoá cho tài liệu (VD: Môi trường; Sinh thái )

26 700$a

Tiêu đề mô tả bổ sung (Đồng tác giả cá nhân): Tên cá nhân

Nhập tên các tác giả cá nhân từ thứ 2 trở đi Dùng cho trường hợp 1 tài liệu có từ 2 tác giả cá nhân trở lên

(VD: Ăng- ghen; Võ Nguyên Giáp…)

27 904 Người biên mục ấn phẩm

II MENU HỆ THỐNG

1 Thiết lập thông tin đơn vị

Mục đích: NSD có thể thiết lập thông tin đơn vị theo hai phương pháp sau: một

là Lấy tham số từ phân hệ quản trị hệ thống VEMIS với trường hợp máy cài đầy đủ các phân hệ Hoặc hai là NSD có thể nhập trực tiếp tên đơn vị tại đây Tạo ra hướng

mở cho người sử dụng có thể độc lập và tự chủ cho việc nhập đơn vị

Các bước thực hiện:

- Cách 1lấy tham số từ VEMIS_System: Sau khi đã thiết lập thông tin đơn vị tại phân hệ quản trị hệ thống từ (VEMIS_System) , NSD click trái chuột vào mục Lấy

tham số từ VEMIS

- Cách 2 NSD có thể nhập trực tiếp mã trường(yêu cầu mã trường phải đúng với

mã PMIS); đơn vị cấp trên, Tên trường, /Click chọn Đồng ý Kết thúc lệnh/

2 Khai báo tham số mượn ấn phẩm

Mục đích:

NSD có thể thiết lập được luồng công việc mượn trả ấn phẩm theo đơn vị quy định về số lượng ấn phẩm và thời gian mượn trả ấn phẩm Có 3 luồng thiết lập lưu

thông của ấn phẩm:

- Mượn đọc tại chỗ: thiết lập theo giờ, không quá 24h

- Mược đọc về nhà: thiết lập theo ngày sao cho phù hợp với từng đơn vị.

- Thuê ấn phẩm: thiết lập tham số giá tiền thuê ấn phẩm bằng số % giá bìa

của ấn phẩm khi nhập giá bìa

Các bước thực hiện:

* Đối với việc thiết lập 2 luồng mượn đọc tại chỗ, mượn đọc về nhà NSD thực hiện theo các bước sau

- Bước 1: Kích chọn và sửa trực tiếp trên form

- Bước 2: Sau khi sửa xong, chọn Đồng ý kết thúc lệnh

* Ghi chú: Tham số luồng công việc mượn đọc tại chỗ: cho từng đối tượng về thời gian mượn tối đa tính theo đơn vị là giờ Tham số thiết lập luồng công việc mượn

về nhà cho từng đối tượng về thời gian mượn tối đa tính theo đơn vị là ngày

* Đối với việc thiết lập tham số cho thuê ấn phẩm:

Số phần % thiết lập tại đây

Ví dụ: Ấn phẩm A có giá bìa là 8000vnd

menu khai báo

- Bước 3 : Nhập các thông tin : tên kỳ nghỉ, khoảng thời gian áp dụng, lựa chọn kiểu áp dụng.

- Bước 4 : Click nút Ghi để lưu lại Click nút Ko lưu để không thay đổi những

thông tin

3.2 Sửa

- Bước 1 : Tại giao diện cửa sổ : Danh sách ngày nghỉ, ngày lễ - nghỉ không phục vụ bạn đọc tại thư viện click chọn tên kỳ nghỉ.

- Bước 2 : Click nút Sửa

- Bước 3 : Sửa các thông tin cần thay đổi

- Bước 4 : Click nút Ghi để lưu lại Click nút Ko lưu để không thay đổi những

thông tin

3.3 Xóa

- Bước 1 : Tại giao diện cửa sổ : Danh sách ngày nghỉ, ngày lễ - nghỉ không phục vụ bạn đọc tại thư viện click chọn tên kỳ nghỉ.

- Bước 2 : Click nút Xóa

- Bước 3 : Xuất hiện thông báo dưới đây, click nút Yes để xác nhận

4 Xóa sạch cơ sở dữ liệu hiện thời

* Mục đích : Giúp NSD khi cài đặt xong chương trình, thực hiện chức năng này

để làm sạch cơ sở dữ liệu demo

 Cảnh báo : Chỉ được thực hiện 1 lần duy nhất sau khi cài đặt xong chương trình Còn khi đã có cơ sở dữ liệu của trường mình thì tuyệt đối không được thực hiện chức năng này Vì khi thực hiện sẽ đồng nghĩa với việc xóa sạch dữ liệu của đơn vị mình

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Hệ thống => Xóa sạch cơ sở dữ liệu hiện thời

- Bước 2 : Click chọn nút Yes để xác nhận làm sạch cơ sở dữ liệu Chọn nút No

để hủy bỏ thao tác

2.5 Thoát

- Dùng để thoát chương trình quản lí thư viện

- Hoặc có thể click nút để đóng chương trình

5 Một số nút công cụ thường dùng trong chương trình

1 Trở về bản ghi đầu tiên trong bảng

2 Lên trên 1 bản ghi kế tiếp trong bảng

3 Xuống dưới 1 bản ghi kế tiếp trong bảng

4 Tiến tới bản ghi cuối cùng trong bảng

5 Lấy các thông tin từ VEMIS

6 Thêm mới 1 bản ghi (1 đối tượng)

7 In nội dung trong giao diện

9 Xóa thông tin bản ghi được chọn

10 Tìm kiếm đối tượng trong bảng

11 Thoát khỏi giao diện đang làm việc

12

III MENU KHAI BÁO

Có hai hệ thống danh mục : Dùng riêng cho thư viện và hệ thống Với anh mục hệ thống mục đích đảm bảo tính lien thông và tổng hợp lên cấp phòng

1 Thêm mới danh mục

- Bước 1 : Chọn menu Khai báo => Danh mục chung, xuất hiện giao diện như

hình dưới đây

- Bước 2 : Chọn loại danh mục cần thêm mới bằng cách click đúp vào danh mục đó :

- Bước 3 : Click nút Thêm mới

- Bước 4 : Nhập các thông tin : Ký hiệu (mã hóa tên tác giả), tên gọi, ghi chú

- Bước 5 : Click nút Lưu vào CSDL, xuất hiện bảng thông báo Chọn Yes để tiếp tục nhập các đối tượng khác Chọn No để kết thúc việc nhập các đối tượng trong

danh mục chung

2 Sửa danh mục

- Bước 1 : Chọn nội dung trong danh mục cần sửa

- Bước 2 : Click nút Sửa

- Bước 3 : Sửa các thông tin

- Bước 4 : Click nút Lưu vào CSDL

3 Xóa danh mục

- Bước 1 : Chọn nội dung trong danh mục cần xóa

- Bước 2 : Click nút Xóa

- Bước 3 : Click nút Yes để xác nhận.

4 Tìm kiếm danh mục

Để tìm nhanh một danh mục nào đó, NSD có thể tím kiếm nhanh bằng cách sau:

- Bước 1 : Chọn loại danh mục

- Bước 2 : Click nút Tìm kiếm

- Bước 3 : Nhập nội dung cần tìm (có thể nhập bên kí hiệu hoặc bên tên danh mục) Khi gõ nội dung nào thì chương trình tự động lọc số liệu cho NSD

+ Hình dưới đây, khi NSD chưa nhập nội dung cần tìm kiếm :

+ Hình dưới đây, NSD nhập thông tin cần tìm kiếm, chương trình đã lọc những đối tượng cần tìm :

5 In danh mục

Giúp NSD in bảng danh mục trong chương trình Cách thức thực hiện như sau :

- Bước 1 : Chọn loại danh mục cần in

- Bước 2 : Click nút In, xuất hiện thông tin cần in :

- Bước 3 : Thực hiện in bằng cách click biểu tượng máy in hoặc xuất ra các

định dạng khác nhau bằng cách click nút Export Report Xuất hiện hộp thoại cho NSD lựa chọn nơi lưu tài liệu và định dạng tài liệu cần được xuất ra (Khi click chọn ở dòng Save as type):

6 Chú thích về các danh mục

6.1 Danh mục Phân loại tài liệu

Mục đích: Phân loại tài liệu theo nội dung được chia ra thành: Sách giáo khoa, sách tham khảo, sách nghiệp vụ, Báo – tạp chí, Khác

6.2 Danh mục tác giả.

Mục đích: Danh mục các tác giả, đồng tác giả, phục vụ việc tìm kiếm ấn phẩm,

in phích, (theo quy tắc mã hoá của ngành văn thư lưu trữ thư viện ) ) Mục ký hiệu chính là mã hóa tác giả

6.3 Danh mục nhà xuất bản

Mục đích: Cập nhật danh sách nhà xuất bản,

6.4 Danh mục ngôn ngữ

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo ngôn ngữ, người dùng cập nhật danh mục này theo số ngôn ngữ sử dụng: Tiếng Việt, tiếng dân tộc ( ), Tiếng Anh,

6.5 Danh mục tình trạng ấn phẩm

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo tình trạng: mới, đã cũ, rách, mất trang

6.6 Danh mục trạng thái ấn phẩm

Mục đích: Ghi nhận ấn phẩm theo trạng thái trong kho ấn phẩm

6.7 Danh mục nguồn cung cấp

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo nguồn cung cấp, người sử dụng ghi nhận các nguồn cung cấp ấn phẩm, (các nguồn được cấp phát và các nguồn tự mua )

6.8 Danh mục nhà cung cấp

Mục đích: Ghi nhận danh sách các nhà cung cấp, phân phối ấn phẩm

6.9 Danh mục kho chứa ấn phẩm

Mục đích: Ghi nhận danh sách các kho ấn phẩm trong thư viện

6.10 Danh mục định dạng tài liệu.

Mục đích: Ghi nhận danh mục phân loại ấn phẩn theo định dạng lưu trữ: Sách

in, Sách điện tử, Báo, Tranh - Ảnh, Bản đồ, Băng đĩa, Mô hình,…

6.11 Danh mục lý do phạt thẻ bạn đọc:

Mục đích: NSD thiết lập lý do phạt thẻ bạn đọc như: hỏng rách, mất, mượn sách quá hạn… Từ những tiêu chí này sẽ quản lý được về chính sách lưu thông của thư viện

VI MENU BẠN ĐỌC

Với hai phương án: Chạy liên

thông cùng hệ thống VEMIS hoặc chạy

độc lập phân hệ thư viện phân hệ thư viện

thiết lập việc nhận danh sách bạn đọc

Sau đây là hướng dẫn chi tiết.

1 Nhận danh sách giáo viên từ PMIS

* Mục đích : Giúp NSD có thể sử dụng danh sách cán bộ giáo viên đã có sẵn từ phân hệ PMIS của hệ thống phần mềm V.EMIS được cài chung trên máy tính của mình hoặc từ hệ thống trong nhà trường

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Nhận danh sách giáo viên từ PMIS, xuất

hiện giao diện dưới đây :

- Bước 2 : Tích chọn 1 hoặc nhiều giáo viên bằng cách tích vào ô tích Hoặc click nút Đánh dấu tất cả để chọn tất cả CBGV

- Bước 3 : Click nút Nhận danh sách để hoàn thành việc chuyển danh sách từ

PMIS sang phân hệ quản lí thư viện

2 Nhận danh sách học sinh từ VEMIS

* Mục đích : Giúp NSD có thể sử dụng danh sách học sinh đã có sẵn từ phân hệ Quản lí học sinh của hệ thống phần mềm V.EMIS

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Nhận danh sách học sinh từ VEMIS, xuất

hiện giao diện dưới đây :

- Bước 2 : NSD chọn học kỳ, năm học, lớp sau đó click nút Đọc số liệu, xuất

hiện danh sách học sinh của lớp được chọn :

- Bước 3 : Tích chọn 1 hoặc nhiều học sinh bằng cách tích vào ô tích Hoặc click nút Đánh dấu tất cả để chọn tất cả học sinh của lớp đó

- Bước 4 : Click nút Nhận danh sách để hoàn thành việc chuyển danh sách từ

phân hệ Quản lý học sinh sang phân hệ Quản lí thư viện

3 Nhận dữ liệu thẻ đọc từ file Excel

3.1 Thẻ giáo viên

* Mục đích : Giúp NSD chủ động đưa danh sách giáo viên từ file excel vào chương trình mà không cần chạy phân hệ PMIS Trường hợp này áp dụng cho những máy tính cài đơn lẻ phần mềm Quản lí thư viện

* Các bước thực hiện :

Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Nhận dữ liệu thẻ đọc từ file excel => Thẻ

giáo viên, xuất hiện giao diện sau :

Bước 2 : Chọn menu Bạn đọc/ chọn Xuất file mẫu/ lưu File mẫu tại ổ D hoặc

E trong một thư mục với tên “giaovien”

Bước 3: Mở file Excel “ giaovien” vừa xuất ra sau đó nạp đầy đủ trường thông tin vào đó ( lưu ý mã hồ sơ giáo viên và danh sách giáo viên được xuất ra từ chương trình PMIS) Xem danh sách dưới đây

- Bước 4 : Trở lại chương trình Quản lí thư viện, tới giao diện nhập dữ liệu từ

file excel Click nút trên dòng Chọn file dữ liệu Excel, tìm file excel đã nhập các thông tin CBGV, xuất hiện giao diện như hình dưới đây :

- Bước 5 : Click nút Lưu vào CSDL Xuất hiện hộp thoại dưới đây, click nút

OK để hoàn thành.

3.2 Thẻ học sinh

* Mục đích : Giúp NSD chủ động đưa danh sách học sinh từ file excel vào chương trình mà không cần chạy phân hệ Quản lí học sinh Trường hợp này áp dụng cho những máy tính cài đơn lẻ phần mềm Quản lí thư viện

Bước 3: Mở file Excel “ hocsinh” vừa xuất ra sau đó nạp đầy đủ trường thông

tin vào đó ( lưu ý mã hồ sơ giáo viên và danh sách giáo viên được xuất ra từ chương trình VEMIS_student hoặc có thể trực tiếp nhập thông tin từ form này ( mã học sinh tham khảo tài liệu phân hệ quản lý học sinh)

- Bước 4 : Trở lại chương trình Quản lí thư viện, tới giao diện nhập dữ liệu từ file excel Click nút trên dòng Chọn file dữ liệu Excel, tìm file excel đã nhập các thông tin học sinh

- Bước 5 : Click nút Lưu vào CSDL

4 Danh sách thẻ đọc

Sau khi đã nhận dữ liệu học sinh và giáo viên từ một trong hai phương án trên người NSD có thể xem toàn bộ danh sách thẻ đọc , in thẻ cho từng độc giả hoặc cho tất cả độc giả cùng 1 lúc Có 3 mẫu thẻ để in tại chức năng này, đồng thời với chức năng in thẻ tại phân hệ này thay cho phân hệ khác dung thẻ độc giả làm thẻ học sinh

và thẻ giáo viên giao dịch trong trường học chứ không chỉ dành riêng cho thẻ thư viện Ngoài ra sau khi nạp danh sách bạn đọc chỉ thực hiện một lần duy nhất ở trên, nếu trường hợp độc giả nào thêm thì NSD nhập bổ sung trực tiếp tại đây.

4.1 Thêm mới thẻ

* Mục đích : Bổ sung danh sách bạn đọc chỉ thực hiện một lần duy nhất ở trên, nếu trường hợp độc giả nào thêm thì NSD nhập bổ sung trực tiếp tại đây

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Danh sách thẻ đọc => Chọn loại thẻ cần

làm thẻ (Giáo viên, học sinh, đối tượng khác)

- Bước 2 : Thêm mới thẻ,

- Bước 3 : Nhập các thông tin về độc giả

- Bước 4 : Click nút Lưu và CSDL

- Nếu NSD muốn nhập tiếp đối tượng khác thì chỉ cần click nút Thêm tiếp và

nhập các thông tin của đối tượng đó

4.2 Sửa thông tin thẻ

* Mục đích : Giúp NSD thay đổi các thông tin của thẻ bạn đọc

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Danh sách thẻ đọc => Chọn loại thẻ có độc

giả cần sửa thông tin (Giáo viên, học sinh, đối tượng khác)

- Bước 2 : Chọn tên độc giả cần sửa đổi

- Bước 3 : Click nút Sửa thông tin thẻ

- Bước 4 : Thay đổi các thông tin, sau đó click nút Lưu và CSDL để hoàn

thành

4.3 In thẻ đọc

* Mục đích : Giúp NSD thực hiện làm thẻ cho bạn đọc Có thể làm thẻ đọc theo mẫu thông thường, thẻ đọc theo mẫu mã vạch, thẻ đọc theo mẫu thông thường kết hợp với mã vạch

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Danh sách thẻ đọc => Chọn đối tượng thẻ

cần in (Giáo viên, học sinh, đối tượng khác)

- Bước 2 : Tùy chọn 1 hoặc nhiều đối tượng bằng cách tích vào ô tích hoặc click nút để chọn tất cả các đối tượng trong danh sách

- Bước 3 : Click nút để lựa chọn kiểu in thẻ (In thẻ đọc theo mẫu thường, in thẻ đọc theo mẫu mã vạch, in thẻ đọc kết hợp mẫu thường+mã vạch.)

** Dưới đây là mẫu thẻ được in từ chương trình :

+ Thẻ đọc theo mẫu thường :

+ Thẻ đọc theo mẫu mã vạch :

+ Thẻ đọc kết hợp mẫu thường + mã vạch :

4.4 Xóa thẻ đọc

* Mục đích : Giúp NSD xóa bỏ tên bạn đọc không còn trong danh sách hoặc bị sai lệch

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Danh sách thẻ đọc => Chọn loại thẻ có độc

giả cần xóa (Giáo viên, học sinh, đối tượng khác)

- Bước 2 : Tích chọn tên độc giả cần xóa

- Bước 3 : Click nút Xóa thẻ đọc, click chọn Yes để xác nhận việc xóa đối

tượng khỏi danh sách

5 Phạt độc giả do vi phạm

* Mục đích : Giúp NSD ghi nhận phạt bạn đọc do vi phạm những quy định của thư viện Khi thực hiện phạt độc giả do vi phạm sẽ không cho độc giả đó được hoạt động ở một số nội dung tùy theo mức độ bị phạt

- Bước 2 : Nhập các thông tin : mã thẻ, ngày phạt, lí do phạt,

- Bước 3 : Click nút Ghi để xác nhận.

5.2 Sửa thông tin phạt thẻ đọc :

- Bước 1 : Chọn đối tượng cần sửa thông tin

- Bước 2 : Click nút Sửa

- Bước 3 : Thay đổi các thông tin

- Bước 4 : Click nút Ghi để xác nhận.

5.3 Xóa phạt thẻ đọc :

- Bước 1 : Chọn đối tượng cần xóa

- Bước 2 : Click nút Xóa để xóa.

- Bước 3 : Xuất hiện hộp thoại, click chọn Yes để xác nhận, chọn No để hủy bỏ

thao tác xóa

5.4 In danh sách phạt thẻ đọc :

- Bước 1 : Chọn đối tượng cần in phiếu phạt

- Bước 2 : Click nút In để chuẩn bị thao tác in.

- Bước 3 : Thực hiện in trực tiếp hoặc xuất ra định dạng khác (đã hướng dẫn

trong mục 3.5 In danh mục)

6 Gia hạn - Thay đổi trạng thái thẻ đọc

* Mục đích : Giúp NSD có thể gia hạn thời gian cho từng đối tượng thẻ đọc hoặc tất cả đối tượng thẻ đọc

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc, hoặc chọn tất cả bạn đọc bằng cách Click chọn vào dấy cộng ( bỏ chọn bằng dầu -)/ Gia hạn thẻ đọc, xuất hiện giao diện dưới

đây :

- Bước 2 : Chọn đối tượng thẻ cần gia hạn (Giáo viên, học sinh, đối tượng khác)

- Bước 3 : Tích chọn các đối tượng trong bảng cần gia hạn (lần lượt từng bạn đọc hoặc tất cả bạn đọc)

- Bước 4 : Click nút Gia hạn thẻ, xuất hiện hộp thoại sau :

- Bước 5 : Chọn thời gian cần gia hạn và click nút Ghi nhận để thực hiện.

7 Xóa thẻ đọc - rút hạn thẻ

* Mục đích : Giúp NSD có thể xóa những thẻ đã không còn được lưu hành hoặc thay đổi trạng thái thẻ đọc

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Xóa thẻ đọc - rút hạn thẻ, xuất hiện giao

diện dưới đây :

- Bước 2 : Chọn đối tượng thẻ cần xóa (Giáo viên, học sinh, đối tượng khác)

- Bước 3 : Tích chọn các đối tượng trong bảng cần xóa

- Bước 4 : Click nút Xóa thẻ đọc, xuất hiện hộp thông báo Nếu xác định xóa thì chọn Yes, còn không xóa thì chọn No.

- Muốn thay đổi trạng thái thẻ, NSD chọn đối tượng bạn đọc sau đó click nút

Thiết lập trạng thái, xuất hiện hộp thoại Lựa chọn trạng thái (đang lưu thông, chờ kích hoạt sử dụng, ) và click nút Ghi nhận để xác nhận.

* Đối tượng khác:

- Lập thẻ đọc cho đối tượng khác: NSD click chọn chức năng Thêm thẻ mới trên thanh công cụ sau đó NSD cần nhập các thông tin cơ bản để lập thẻ: Họ tên chủ thẻ, ngày sinh, giới tính, đơn vị công tác / Ghi kết thúc lệnh

- Trong quá trình lập thẻ, nếu nhập nhầm thẻ NSD chọn đối tượng cần sửa, click nút Sửa Sau khi sửa xong các thông tin liên quan, click nút Ghi để hoàn thành

- Muốn xóa một đối tượng, chọn đối tượng cần xóa, click nút Xóa Xuất hiện bảng thông báo, chọn Yes để xác nhận

- Với những thẻ thuộc đối tượng này thì việc in thẻ cũng thực hiện tương tự như việc in thẻ của giáo viên và học sinh

Chú ý: Hạn sử dụng thẻ đọc được xác định trong khoảng giá trị Từ ngày - Đến ngày, NSD xác nhận giá trị của hạn thẻ, khi thực hiện việc Mượn - Trả ấn phẩm, chỉ những thẻ còn hạn sử dụng mới có thể thực hiện được các yêu cầu mượn - trả

Đối với những thẻ đọc vi phạm quy định của thư viện (mượn quá nhiều chưa trả, quá hạn phải trả, làm mất ẩn phẩm, ), NSD có thể ghi nhận để đánh dấu các trạng thái của thẻ, tiện cho việc quản lý thẻ đọc và mượn ấn phẩm

V MENU BIÊN MỤC

Với chức năng nhập liệu ấn phẩm

NSD có thể thực hiện theo hai cách:

- Với chức năng này NSD có thể

nhập liệu nhanh hơn và chia sẽ thông tin

cho nhau

1 Nhập mới ấn phẩm

1.1 Thêm mới phiếu (chứng từ)

* Mục đích : Giúp NSD nhập mới, biên mục và đăng kí cá biệt cho ấn phẩm khi được nhập về thư viện

* Các bước thực hiện :

- Bước 1 : Chọn menu Biên mục => Nhập mới ấn phẩm, xuất hiện giao diện

như hình dưới đây :

- Bước 2 : Click nút Thêm mới, xuất hiện giao diện sau :

- Bước 3 : Nhập các

thông tin : số phiếu, ngày vào

sổ, Nếu muốn nhập tiếp ấn

phẩm trong chứng từ đó thì

click nút Ghi và nhập tiếp

chứng từ Nếu không tiếp thì

click nút Lưu vào CSDL để

hoàn thành việc nhập mới tên ấn

phẩm của số phiếu hiện tại

Nếu muốn nhập tiếp chứng từ khác thì click nút Thêm chứng từ mới.

- Bước 4 : Sau khi đã nhập các thông tin trong chứng từ, NSD tiến hành biên

mục ấn phẩm bằng cách : Chọn tên ấn phẩm cần biên mục sau đó click nút Biên mục

ấn phẩm, xuất hiện giao diện như hình dưới đây :

+ Chọn tab Kiểm tra trùng ấn phẩm và chọn ấn phẩm đã biên mục, nhập tên ấn phẩm cần kiểm tra sau đó click nút Kiểm tra trùng Nếu trong kho đã có những

ấn phẩm này thì NSD chọn ấn phẩm đó và click nút Chọn biên mục đã có để biên

mục cho ấn phẩm ( lưu ý chức năng này chỉ nên thực hiện sau khi đã nhập liệu rồi còn nếu giờ mới bắt đầu nhập NSD ko cần thực hiện)

+ Còn nếu không có tên ấn phẩm nào thì NSD tiến hành biên mục cho ấn phẩm

bằng cách click chọn tab Thông tin tạo biên mục ấn phẩm mới.

- Bước 5 : Nhập các thông tin của ấn phẩm :