ĐƯA RA Ý TƯỞNG DỰ ÁN “ HOÀN THIỆN NỘI THẤT THƯ VIỆN.DOC

ĐƯA RA Ý TƯỞNG DỰ ÁN “ HOÀN THIỆN NỘI THẤT THƯ VIỆN.

mục lục Trang

Phần I : Đa ra ý tởng dự án: “ Hoàn thiện nội thất th

viện” 3

I.Đề xuất ý tởng 3

I II Thành lập các ban dự án 4

III Tổ chức họp ban dự án và phân chia công việc 4

1 Ban quản lý tài chính 4

2 Ban quản lý nguồn nhân lực 4

3 Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị 4

4 Ban thu thập nguồn t liệu, tài liệu 4

5 Ban thiết kế và bài trí th viện 5

6 Ban môi trờng 5

7 Ban kiểm tra, giám sát và xúc tiến dự án 5

8 Ban thẩm định kết quả dự án 5

Phần II : Lập kế hoạh cụ thể cho các ban dự án 6

I Kế hoạch chi tiết 6

1.Phòng tự học 6

2 Phòng đọc sách 6

3 Phòng báo và tạp chí 6

4 Phòng luận văn 6

5.Phòng tài liệu quý hiếm 6

II Lập bảng phân tách công việc( WBS ) 7

Phần III Sơ đồ mạng toàn dự án và Bảng khái toán 9

I Sơ đồ mạng của toàn dự án 9

II Lập bảng khái toán 11

Phần IV: Kiểm tra kết quả, nghiệm thu và rút kinh nghiệm 12

I Đánh giá kết quả 12

II Nghiệm thu công trình 12

III Tổng kết và rút kinh nghiệm quá trình thực hiện dự án 12

Phần V : Quy định về an toàn và quản trị rủi ro 13

I Quy định về phòng cháy chữa cháy 13

II Quản trị rủi ro 13

Kết Luận 14

Lời mở đầu

Hiện nay, có những công trình kém chất lợng, những dự án tiêu tốn hàng tỉ

đồng của Nhà nớc mà vẫn cha hoàn thành Đó là do những ngời chịu trách nhiệm về nó không có kiến thức quản trị dự án Quản trị dự án tuy là môn học cha đợc phổ biến ở nớc ta nhng lại rất thiết thực với cuộc sống hàng ngày Học quản trị dự án không những chỉ để quản trị những công trình to lớn, kiên cố, nhiều kinh phí đầu t mà còn có thể quản trị cho chính mình, cho những gì gần gũi xung quanh mình.0

Mỗi một môn học đều mang lại cho em rất nhiều điều bổ ích nhng không phải môn nào cũng có thể áp dụng vào thực tế Quản trị dự án đã làm đợc đIều

đó Qua những bài giảng trên lớp của cô giáo, những buổi thảo luận sôi nổi và

những lần tìm tòi nghiên cứu tài liệu để làm tiểu luận đã giúp em có nhiều kinh nghiệm hơn

Đề tài quản trị dự án: Hoàn thiện nội thất th“ Hoàn thiện nội thất th viện gồm 4 phần :” gồm 4 phần :

Phần I: Đa ra ý tởng dự án: Hoàn thiện nội thất th“ Hoàn thiện nội thất th viện” gồm 4 phần :

Phần II: Lập kế hoạh cụ thể cho các ban dự án

Phần III: Sơ đồ mạng cho toàn dự án và Bảng khái toán.

Phần IV: Kiểm tra kết quả, nghiệm thu và rút kinh nghiệm

Phần V: Quy định về an toàn và quản trị rủi ro

Phần I

Đa ra ý tởng dự án : Hoàn thiện nội thất th viện

I Đề xuất ý tởng.

Trong tơng lai, trờng ĐH Thăng Long ngày càng mở rộng và hiện đại hoá môi trờng giáo dục,sinh viên Thăng Long cũng sẽ ngày một đông, có thể không chỉ là 3000 hay 4000 sinh viên nh hiện nay mà sẽ gấp đôi hoặc gấp ba Cùng với

sự tăng lên đó là nhu cầu nâng cao tri thức, hoàn thiện bản thân ngày càng cao hơn Vì vậy, sinh viên Thăng Long sẽ mong muốn có một nơi yên tĩnh, rộng rãi, phong phú, đa dạng về sách vở để nghiên cứu và học tập Do đó, việc mở rộng th viện ra nhiều phòng và mỗi phòng có một chức năng riêng là điều tất yếu, là

“ Hoàn thiện nội thất thmón quà “ Hoàn thiện nội thất th quý giá cho những “ Hoàn thiện nội thất th anh mọt sách “ Hoàn thiện nội thất th , những sinh viên say mê nghiên cứu khoa học một cách nghiêm túc

Mục tiêu:

Mục tiêu ngắn hạn: Đáp ứng nhu cầu học, đọc và nghiên cứu của sinh viên

trong trờng

Mục tiêu dài hạn: Góp phần nâng cao chất lợng đầu ra của sinh viên Từ

đó, uy tín của trờng cũng dần đợc khẳng định

Địa điểm:

Th viện nằm ở tầng 5 của khu nhà A, bao gồm 5 phòng :

+ Phòng tự học

+ Phòng đọc sách báo và tạp chí + Phòng ngoại văn

+ Phòng luận văn + Phòng tài liệu quý hiếm

Nhóm quản lý dự án chọn địa điểm này vì nó có thuận lợi và u điểm nh sau:

 Th viện ở trên cao sẽ thoáng mát, yên tĩnh, không bị ảnh hởng khi sinh viên chuyển tiết nghỉ giải lao

 Nếu sinh viên đã đến th viện thì học nhiều thời gian hơn vì trang thiết bị

đầy đủ và t tởng ngại đi lên, xuống mất thời gian

 Khu nhà A theo hớng Đông_Nam nên th viện sẽ không bị nắng nóng vào mùa hè và tránh gió hút vào mùa đông, tạo điều kiện đảm bảo sức khoẻ cho sinh viên

Phạm vi: Thiết kế và bài trí các phòng của th viện

Thời gian hoàn thành: Vì cuối tháng 8 năm 2004 mới xây xong trờng nên việc hoàn thiện nội thất cho th viện vào đầu tháng 9 năm 2004 đến cuối tháng 11 năm 2004 để kịp cho học kì tiếp theo của năm học Thời gian của dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc là khoảng 3 tháng

Chi phí: Tổng kinh phí nhà trờng cấp là 300 triệu đồng

II Thành lập các nhóm dự án để và phân chia công việc

Sau khi đã đa ra những ý tởng, trởng Dự án lập ra các ban Dự án sau để thực hiện từng phần các công việc

Gồm có 8 ban :

+ Ban quản lý tài chính

+ Ban quản lý nguồn nhân lực

+ Ban thu thập nguồn t liệu, tài liệu

+ Ban thiết kế và bài trí th viện

+ Ban môi trờng

+ Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị

+ Ban kiểm tra, giám sát và xúc tiến dự án

+ Ban thẩm định kết quả dự án

* Mỗi một Ban lại có một Trởng Dự án của ban đó, chịu trách nhiệm về mọi mặt trớc Trởng Dự án và trớc pháp luật

* Khi trởng dự án giao nhiệm vụ cụ thể cho ban , nhóm dự án đều phải cụ thể hoá bằng văn bản , có ký tên đóng dấu và xác nhận của các bên tham gia

III Tổ chức họp nhóm dự án và phân chia công việc cho các ban.

Sau khi đã thành lập các ban Dự án, Trởng Dự án triệu tập các trởng dự án của các ban để lấy ý kiến đóng góp và bổ sung phần đa ra ý tởng và những điều kiện ràng buộc, bàn bạc và thảo luận để đi đến thống nhất Sau đó, từng ban dự

án lại họp lại với nhau để thấu hiểu và thông suốt công việc sắp tới phải làm của từng cá nhân là gì

1 Ban tài chính: Gồm có 2 ngời

Thực hiện việc quản lý tài chính bằng hoá đơn chứng từ , xuất tiền một cách hợp lý Ghi đầy đủ số lợng trang thiết bị và số tiền đã chi Lập báo cáo cho từng tháng và hạch toán khi kết thúc dự án

2 Ban quản lý nguồn nhân lực: gồm 3 ngời

Chịu trách nhiệm thuê thợ lắp đèn trang trí, lắp kệ, giá sách, lắp đặt máy tính, camera, điều hoà nhiệt độ, Tivi.Thuê thợ mang, vác đồ từ tầng 1 lên tầng 5

3.Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị:

Gồm có 4 ngời :

Chịu trách nhiệm về mua sắm trang thiết bị đảm bảo chất lợng tốt, vận chuyển đến tận nơi an toàn, không để thất thoát, và phải có hoá đơn chứng từ đầy

đủ Mua đúng yêu cầu, không mua quá nhiều hoặc quá ít

4.Ban môi trờng: gồm có 3 ngời

Thực hiện các công tác hỗ trợ trong quá trình thực hiện dự án nh : điện, nớc uống, nơi ăn uống cho thợ Bảo đảm dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ trong và sau khi hoàn thành dự án Ngoài ra, ban môi trờng cũng phải có kế hoạch cho việc phòng cháy chữa cháy

5.Ban thu thập nguồn t liệu, tài liệu: gồm 3 ngời

Trong khi hoàn thiện th viện về mặt hình thức thì việc tìm nguồn t liệu là rất quan trọng.Ba ngời phải chia nhau đi thu thập thông tin, tìm nguồn rẻ

và chất lợng, có thể quyên góp từ sinh viên, giáo viên trong trờng Tìm nguồn trên internet vì th viện phục vụ cho sinh viên không chỉ sách thông thờng mà còn cả sách báo điện tử Sau đó, báo cáo lại với trởng nhóm dự án, nếu có khó khăn trong việc tìm kiếm thì đề nghị đợc giúp đỡ nhờ mối quan hệ của trởng dự án và các thành viên của ban, nhóm khác

6.Ban thiết kế và bài trí th viện: gồm 2 ngời ( 1 kiến trúc s, 1 hoạ sĩ)

_ Kiến trúc s chịu trách nhiệm thiết kế từng phòng phù hợp, thuận tiện cho sinh viên và thủ th

_ Từ bản thiết kế của kiến trúc s, hoạ sĩ bài trí phòng sao cho hợp lí, quang cảnh học tự nhiên không gò ép

7.Ban kiểm tra , giám sát và xúc tiến hoàn thành dự án : gồm 4 ngời

Thay phiên nhau thờng xuyên giám sát , kiểm tra việc thực hiện dự

an để tránh sai sót, bỏ quên Đôn đốc, động viên anh em làm việc hăng hái, chăm chỉ, thởng phạt hợp lý

8 Ban thẩm định kết quả của dự án khi kết thúc dự án: gồm 3 ngời

Sau khi hoàn thành công trình, trởng dự án và các trởng nhóm của các ban tiến hành thẩm định kết quả Họp lại toàn bộ nhóm dự án và rút kinh nghiệm: khen , chê, thởng, phạt Sau đó giao lại công trình cho trờng Thăng Long

Phần II Lập kế hoạh cụ thể cho các ban dự án

I Kế hoạch chi tiết

Mỗi phòng có:

_ Một điều hòa nhiệt độ _ Một đồng hồ treo tờng _ Một camera nối với ti vi theo dõi

_ Bàn học bằng gỗ ép, khổ to _ Ghế bọc da, đồng bộ màu xanh _ Rèm cửa màu vàng để tránh nắng _ Những lẵng hoa giả đợc bố trí hợp lý ở một số điểm nhấn

1.Phòng tự học.

_ Phòng tự học có sức chứa 200 ngời

_ Kê bàn làm nhiều dãy dài, mỗi bên xếp 15 ghế sao cho tận dụng tối đa diện tích mặt bàn trống

2 Phòng đọc sách, báo và tạp chí

_ Phòng có sức chứa 100 ngời

_ Diện tích để giá sách, báo và tạp chí chiếm một phần ba diện tích phòng, còn lại kê bàn ghế

_ Bàn thủ th để 1 tivi theo dõi, 1 máy tính

_ Trong phòng có dịch vụ phôto tại chỗ

3 Phòng ngoại văn

_ Có 5 máy tính đợc kết nối mạng internet

_ 3 ti vi để sinh viên xem phim phụ đề tiếng nớc ngoài

_ 5 tủ sách nhiều thứ tiếng

_ Cùng nhiều giá đựng băng video và CD phục vụ cho việc học tập của sinh viên

4 Phòng luận văn

_ Không chỉ có luận văn của các sinh viên khoá trớc trong trờng mà còn có luận văn, tiểu luận, đề tài nghiên cứu khoa học của các trờng bạn

_ Ngoài ra còn có các đề tài của các thạc sĩ, tiến sĩ, giáo s đã bảo vệ thành công ở trong nớc cũng nh nớc ngoài

_ Có 2 máy vi tính để sinh viên tìm nhanh tài liệu mình cần

5.Phòng tài liệu quý hiếm.

_ Có nhiều đầu sách quý đã thất truyền hoặc không còn tái bản

_ Có 2 máy vi tính để tra cứu

II Lập bảng phân tách công việc( WBS ).

Tổng thời gian cho phép hoàn thành công việc là : 90 ngày

Thời gian dự tính hoàn thành công việc là : 72 ngày

Thời gian dự phòng là : 18 ngày

Cơ cấu phân tách công việc

(Work Breakdown Structure)

2.9 M¸y photo

2.14 S¸ch, b¸o cò, míi, luËn v¨n

3.2 Nguån B¸o + T¹p chÝ cò, míi

4.8 Lµm phßng kÝnh nhá (phßng photo)

11.4 §Æt m¸y läc níc ë ®Çu hµnh lang

12.2 Thu dän nguyªn vËt liÖu thõa

Phần III Sơ đồ mạng cho toàn dự án và Bảng khái toán

I Sơ đồ mạng của toàn dự án

II Lập bảng khái toán

Sau đây là bảng khái toán chi phí đã đợc nhóm dự án cùng đại diện trờng Thăng Long thảo luận và thống nhất Bảng khái toán này đợc phê duyệt, kiểm tra kĩ lỡng và có chữ kí của hai bên, kèm với bản gốc là bản photo

3 Mua sắm trang thiết bị cho

4 Chi phí khác 9

Phần IV Kiểm tra kết quả, nghiệm thu và rút kinh nghiệm

I Kiểm tra kết quả

_Sau khi kết thúc dự án, nhóm dự án đã kiểm tra cẩn thận và đa phơng và chắc chắn rằng tất cả công việc đã đợc hoàn thành đầy đủ

_ Các trởng ban dự án viết báo cáo sau khi công việc của ban mình đã hoàn tất

_ Nhóm dự án liệt kê các tài sản bàn giao cho trờng Thăng Long

II Nghiệm thu công trình

_ Sau khi xem xét toàn bộ nội thất th viện, trờng Thăng Long ra văn bản

khẳng định sự chấp nhận cuối cùng để tránh tranh chấp sau này

_ Trờng Thăng Long phê chuẩn việc nhóm dự án đã hoàn thành dự án bao gồm cả việc giải quyết những phát sinh

_ Trờng Thăng Long nhận lại đầy đủ các dụng cụ, thiết bị đã cho dự án thuê hoặc mợn

III Tổng kết và rút kinh nghiệm quá trình thực hiện dự án

_ Tổ chức họp lại một lần nữa các ban dự án để tổng kết và rút kinh nghiệm những gì mình làm tốt và cha tốt

_ Khen thởng hoặc kỉ luật đối với những cá nhân hoàn thành suất sắc công việc đợc giao và cá nhân lơ là công việc của mình

Phần V Quy định về an toàn và quản trị rủi ro

I Quy định về phòng cháy chữa cháy.

Công tác phòng cháy chữa cháy.

_ Hớng dẫn cơ bản cho cách phòng cháy chữa cháy _ Yêu cầu không mang đồ dễ cháy nổ vào th viện _ Ra về tắt nguồn điện điện

_ Dọn vệ sinh sạch sẽ các phế liệu thừa dễ cháy

II Quản trị rủi ro

_ Tai nạn lao động ( điện giật, ngã ) _ Mất điện dài ngày, chập điện

Đối với hai rủi ro trên, ban môi trờng sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dây

điện đợc đặt gọn gàng, đúng chỗ, phải có bảng hiệu thông báo nguy hiểm Nếu mất điện dài ngày hoặc chập điện phải có ắc quy thay thế

_ Trang thiết bị kém chất lợng, hỏng hóc

_ Mất trộm tài sản

Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị sẽ chịu trách nhiệm nễu hàng mua kém chất lợng, phải đổi, trả lại hoặc đòi giảm giá Ngoài ra, cũng phải cử ngời bảo vệ trông giữ vật t để tránh tình trạng thất thoát, mất trộm

_ Cá nhân thâm hụt ngân quỹ _ Chi tiêu vợt quá ngân sách

Để giải quyết hai rủi ro trên, ngời trởng dự án khi bắt đầu chia ban, nhóm

dự án phải chọn những ngời tin cậy nhất, trung thực nhất, có kinh nghiệm nhất vào ban quản lý tài chính

_ Tiến độ chậm hơn so với dự tính Ban xúc tiến dự án sẽ chịu trách nhiệm đôn đốc công việc để dự án có thể hoàn thành sớm hơn so với dự kiến nếu tiến độ vẫn bị chậm phải bố trí tăng ca, tăng nhân công, thuê hoặc mua thêm thiết bị hỗ trợ Nhng không đợc đốt cháy giai đoạn

Kết Luận Không thể phủ nhận rằng, tri thức đối với con ngời là bất tận và vô cùng quan trọng trong quá trình hội nhập Ngoài tivi, đài, báo sinh viên luôn đến th viện để học, đọc và bổ sung kiến thức Hay nói cách khác, th viện chính là “ Hoàn thiện nội thất th bộ mặt “ Hoàn thiện nội thất th của trờng bởi lẽ những trang thiết bị, thái độ phục vụ của thủ th chính là

đIều chứng tỏ sự quan tâm của nhà trờng tới sinh viên, tầng lớp trí thức tơng lai của đất nớc.Việc chọn đề tài: Quản trị dự án Hoàn thiện nội thất th viện chính là mong mỏi của rất nhiều sinh viên hiện nay Cùng với việc xây dựng Thăng Long hiện đại hơn, tiện nghi hơn thì việc đầu t trang thiết bị đầy đủ cho th viện là điều cần thiết hơn bao giờ hết

Đề tài quản trị dự án : Hoàn thiện nội thất th viện tuy không nhiều điều để thể hiện nhng cũng là thành quả bởi sự nỗ lực và cố gắng của em Nếu có gì sai sót mong cô và các bạn đóng góp ý kiến

Rất chân thành cảm ơn cô giáo!