Hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam có một bộ máy tra cứu tin phong phúđược tạo dựng từ trước đến nay bao gồm các tài liệu thư mục, kho tài liệu tra cứu, hệ thống mục lục và các cơ sở dữ
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP ĐÔNG ĐÔ KHOA THÔNG TIN HỌC VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN
Giáo viên hướng dẫn
TS LÊ VĂN VIẾT
HÀ NỘI - 2013
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho Tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể Ban lãnh đạo khoa
Thông Tin Học và Quản Trị Thông tin – Trường Đại học Dân lập Đông Đô đã
tạo điều kiện cho Tôi được làm Khóa luận tốt nghiệp này, đây là một cơ hội tốt để cho Tôi có thể thực hành các kỹ năng được học trên lớp và cũng giúp ích rất lớn để Tôi ngày càng tự tin về bản thân mình hơn.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Giáoviên hướng dẫn Tiến Sĩ Lê
Văn Viết trong suốt thời gian vừa qua đã nhiệt tình chỉ dạy, giúp đỡ để Tôi có thể
hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc cùng các cán bộ nhân viên tại Thư
viện Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là các Cô, Chú, Anh, Chị đã trực tiếp hướng
dẫn, chỉ bảo và đã cho Tôi nhiều kinh nghiệm quý báu trong suốt thời gian thực tập tại Thư viện.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể bạn bè, người thân, gia đình – những người đã luôn bên cạnh Tôi, cổ vũ tinh thần lớn lao và đã ủng hộ Tôi trong suốt thời gian qua.
Trân trọng cảm ơn!
Tác giả
Trần Minh Hạnh
Trang 3MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 4
1.1 SƠ LƯỢC VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 4
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5
1.1.2 Chức năng – Nhiệm vụ 5
1.1.3 Nhân sự - Cơ cấu tổ chức 8
1.1.4 Nguồn lực thông tin 8
1.2 VAI TRÒ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 10
1.2.1 Các khái niệm 10
1.2.2 Tầm quan trọng của hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 11
1.2.3 Yêu cầu và nhiệm vụ của hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trong giai đoạn hiện nay 12
1.3 NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN TRA CỨU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 13
1.3.1 Đặc điểm người dùng tin 14
1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin 16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 20
2.1 TỔ CHỨC CỦA PHÒNG TRA CỨU THÔNG TIN 20
2.1.1 Nhân sự 20
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 20
2.1.3 Trang thiết bị 21
2.2 CẤU TRÚC BỘ MÁY TRA CỨU TÌM TIN 21
Trang 42.2.1 Bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống 22
2.2.2 Bộ máy tra cứu hiện đại 33
2.3 CÔNG TÁC PHỤC VỤ TRA CỨU TÌM TIN 43
2.3.1 Dịch vụ tra cứu thông tin tại chỗ 44
2.3.2 Dịch vụ tra cứu thông tin trực tuyến 46
2.3.3 Dịch vụ tra cứu thông tin tại phòng đọc tài liệu tra cứu 47
2.3.4 Dịch vụ tra cứu thông tin theo chế độ hỏi đáp 48
2.3.5 Dịch vụ tra cứu thông tin chuyên đề 50
2.3.6 Dịch vụ trao đổi thông tin 51
2.3.7 Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin sử dụng thư viện 53
2.4 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 54
2.4.1 Đối với bộ máy tra cứu thông tin 55
2.4.2 Đối với các dịch vụ tra cứu thông tin 56
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TRA CỨUTHÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 58
3.1 HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU TÌM TIN VÀ PHỤC VỤ THÔNG TIN 58
3.1.1 Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống 58
3.1.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu hiện đại 59
3.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHỤC VỤ TRA CỨU, TÌM TIN 61
3.3 NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO CÁN BỘ TRA CỨU – THÔNG TIN VÀ ĐÀO TỌ NGƯỜI DÙNG TIN 62
KẾT LUẬN 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 5DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Tên viết
tắt
AACR2 Anglo – American Cataloguing Rule 2nd Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản
lần thứ 2
BBK Biblioteko – Bibliographicheskaia
Klassificatsia
Khung phân loại thư mục thư viện
CONSAL Congress of Southeast Asian Librarians Đại hội cán bộ thư viện Đông Nam Á CSDL Cơ sở dữ liệu
CDS/ISIS Computer Documentation
System/Intergreted Set of information
System
DDC Dewey Decimal Classification Bảng phân loại thập tiến Dewey
ISBD Internation Standard Book Description Mô tả sách theo chuẩn quốc tế
LAN Local Area Network Mạng cục bộ
MARC 21 Machine – Readable Cataloguing 21st Khổ mẫu biên mục đọc bằng máy
Thư viện Quốc gia Việt Nam
TT - TV Thông tin – Thư viện
HTML Hệ thống mục lục
Trang 6MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại ngày nay, khái niệm “thông tin” đã mang tinh phổ biến có ýnghĩa toàn cầu, toàn nhân loại, phổ cập trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.Thông tin luôn là nhân tố để hình thành những ý tưởng cũng như những sản phẩmcủa trí tuệ, tri thức Vì vậy, hơn bao giờ hết thông tin có một vai trò rất quan trọngtrong các lĩnh vực khoa học, đặc biệt trong đó có ngành thông tin-thư viện
Trong xã hội thông tin thì nhu cầu nắm bắt thông tin phải đầy đủ, chính xác
và kịp thời, điều này đòi hỏi hoạt động thông tin phải phát triển lên một tầm caomới Vấn đề đặt ra đối với các trung tâm thông tin, thư viện là làm thế nào để việcthu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin được tốt nhất Vai trò của Trung tâm
TT - TV lúc này trở nên thiết yếu trong xã hội, làm cầu nối giữa thông tin và ngườidùng tin, thỏa mãn nhu cầu thông tin của người dùng tin là nhiệm vụ và mục tiêu
mà họ vươn tới
Trong hiện trạng nghành thư viện nước nhà nói chung và Thư viện Quốc giaViệt Nam nói riêng, ngoài những nghiệp vụ chuyên môn thường xuyên mà ngườicán bộ thư viện nào cũng phải đảm trách như: tuyển chọn, bổ sung, chuẩn bị, sắpxếp và lưu hành sách báo, tài liệu cũng như phục vụ độc giả trong công tác thamkhảo thì việc làm thế nào để cung cấp thỏa mãn nhu cầu tin cho đối tượng phục vụcủa mình là điều rất đáng quan tâm Cán bộ thư viện cần chú trọng làm sao để đápứng cho người dùng tin các loại thông tin phù hợp với yêu cầu của họ một cách đơngiản và nhanh chóng nhất
Hoạt động tra cứu tìm tin là một trong những hoạt động quan trọng và giữvai trò đặc biệt tại Thư viện Quốc gia Việt Nam những năm vừa qua và trong thờigian tới Hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam có một bộ máy tra cứu tin phong phúđược tạo dựng từ trước đến nay bao gồm các tài liệu thư mục, kho tài liệu tra cứu,
hệ thống mục lục và các cơ sở dữ liệu Những năm gần đây, hoạt động tra cứu tìmtin ở TVQGVN đạt nhiều kết quả khả quan với chất lượng thông tin cung cấp khá
Trang 7tốt, được người dùng tin đánh giá cao, góp phần thúc đẩy công tác nghiên cứu khoahọc của các chuyên gia và việc học tập của các bạn đọc Việc tra cứu tin có nhữngbước chuyển đổi từ thủ công truyền thống sang tự động hóa là một xu thế tất yếu,nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin cũng như có hiệu quả cao đem lại lợi íchthiết thực cho người dùng tin Chính vì vậy, tôi chọn vấn đề “Hoạt động tra cứu tìmtin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài: Hoạt động tra cứu thông tin
- Phạm vi nghiên cứu: Thư viện Quốc gia Việt Nam
3.Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, bên cạnh việc vận dụng phương pháp luận của chủnghĩa Duy vật biện chứng và Chủ nghĩa Duy vật lịch sử, các Văn kiện của Đảng và cácvăn bản pháp luật của Nhà nước về phát triển khoa học và công nghệ, văn hóa, giáodục, đặc biệt là các chính sách về công tác thông tin thư viện trong thời kì đổi mớiCông nghiệp hóa-Hiện đại hóa đất nước, tôi còn sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp nghiên cứu tư liệu
- Phương pháp tiếp cận hệ thống
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp thống kê số liệu
- Phương pháp điều tra xã hội học
- Phương pháp phân tích và tổng hợp
4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu: trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động tra cứu tìm tin đưa ra
được những đánh giá, nhận xét về hoạt động tra cứu tìm tin tại TVQGVN, đề xuất ýkiến về phương hướng phát triển và hoàn thiện công tác này trong giai đoạn tiếptheo nhằm góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác phục vụ ngườidùng tin tại TVQGVN
- Nhiệm vụ: để thực hiện mục tiêu trên, cần giải quyết các nhiệm vụ sau
Trang 8 Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về hoạt động tra cứu thông tin vàvai trò của hoạt động tra cứu thông tin trong hoạt động thông tin tại TVQGVN.
Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN
Nhận xét, đánh giá về hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN
Phương hướng hoàn thiện hoạt động tra cứu tìm tin tại TVQGVN
5 Cấu trúc khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, khóaluận gồm 3 chương:
- Chương 1: Hoạt động tra cứu thông tin với Thư viện Quốc gia Việt Nam
- Chương 2: Thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc giaViệt Nam
- Chương 3: Phương hướng hoàn thiện hoạt động tra cứu thông tin tại Thưviện Quốc gia Việt Nam
Trang 9CHƯƠNG 1 HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN QUỐC
GIA VIỆT NAM
1.1 SƠ LƯỢC VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
Tên giao dịch quốc tế: NATIONAL LIBRARY OF VIETNAM (NLV)
Logo chính thức:
Logo tiếng Việt Logo English
Địa chỉ thư viện: Số 31 - Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Điện thoại: 04-38255397 (tổng đài)
Fax: 04-38253357
Website: http://www.nlv.gov.vn , http://www.thuvienquocgia.vn
Email: info@nlv.gov.vn
Trang 101.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Năm 1917, Toàn quyền Đông Dương, chấp nhận kế hoạch của P.Boudet, đã banhành nghị định ngày 29/11/1917 thành lập thư viện Trung ương cho Liên bang ĐôngDương Đây chính là văn bản hành chính đầu tiên khi đó và là dấu mốc cho sự ra đờicủa Thư viện Quốc gia Việt Nam hôm nay Sau hai năm xây dựng, ngày 1/9/1919, thưviện đã chính thức mở cửa
Những ngày đầu tiên, Thư viện có tên gọi là Thư viện Trung ương Đông Dương.Đến năm 1935, Thư viện được đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier (mộtngười Pháp có nhiều đóng góp cho thư viện)
Sau Cách mạng tháng Tám, theo nghị định ngày 20/10/1945, thư viện được đổitên thành Quốc gia Thư viện thuộc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc
Năm 1947, Pháp chiếm lại Hà Nội, theo nghị định ngày 25/7/1947 Nha Lưutrữ và Thư viện Đông Dương tái thành lập, thư viện mang tên là Thư viện Trungương ở Hà Nội
Năm 1953, theo hiệp nghị Việt - Pháp ngày 9/7/1953, Thư viện Trung ương HàNội được sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội và đổi tên là Tổng Thư viện Hà Nội
Ngày 10/10/1954, Nhà nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa tiếp quản Hà Nội,đồng thời tiếp quản Tổng Thư viện Trên văn bản thư viện mang tên Thư việnTrung ương Hà Nội
Ngày 21/11/1958, Thư viện được chính thức mang tên Thư viện Quốc giatheo quyết định của Bộ trưởng Bộ Văn hóa
1.1.2 Chức năng – Nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN được quy định theo PHÁP LỆNH THƯVIỆN (28/12/2000) như sau:
Điều 17:
TVQG là thư viện trung tâm của cả nước
Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn qui định tại điều 13 và 14 của Pháplệnh này, TVQGVN còn có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Trang 11 Thu nhận lưu chiểu văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo luật lưuchiểu; các luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và củacông dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam.
Xây dựng, phổ biến, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc
Biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, Tổng Thư mục Việt Nam và các
ấn phẩm thông tin khoa học
Tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu đọc, học tập, nghiên cứu, giảitrí của người dân
Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin-thư viện
Tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho người làmcông tác thư viện cả nước
Hợp tác với các thư viện trong nước và nước ngoài trên lĩnh vực thư viện.Căn cứ vào Quyết định số 2638/QĐ-BVHTTDL, ngày 11/6/2008 của Bộ trưởng
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổchức của TVQGVN, hiện nay TVQGVN có chức năng, nhiệm vụ như sau:
Điều 1: Vị trí và chức năng
TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước, là đơn vị sự nghiệp văn hóa
có thu trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; có chức năng: thu thập, giữ gìn
di sản thư tịch của dân tộc; bổ sung, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chungvốn tài liệu trong xã hội
TVQGVN có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng
Điều 2: Nhiệm vụ và quyền hạn
1 Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoat động dài hạn, hàngnăm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt
2 Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu củanước ngoài viết về Việt Nam
3 Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ củacông dân Việt Nam bảo vệ trong nước và ngoài nước, của công dân nước ngoài bảo
vệ tại Việt Nam
Trang 124 Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước
và nước ngoài theo quy định của Pháp luật
5 Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng vốn tàiliệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức
6 Xử lý thông tin, biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, tổng thư mục ViệtNam, tạp chí Thư viện Việt Nam và các sản phẩm thông tin khác
7 Nghiên cứu khoa học thông tin-thư viện và ứng dụng tiến bộ khoa họccông nghệ vào hoạt động thư viện
8 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước bằngcác phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo
về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ văn hóa, Thể thao và Du lịch
9 Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế về thưviện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị và dự án bồidưỡng cán bộ thư viện cho các thư viện, tổ chức nước ngoài tài trợ hoặc tổ chức; tổchức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động; triển lãm tài liệu theo quy định củapháp luật
10 Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư viện
và phục vụ cho người đọc theo quy định của pháp luật
11 Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đượcgiao theo quy định của pháp luật
12 Thực hiện, giữ gìn kỉ luật, kỉ cương theo nội dung làm việc của thư viện,đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan môi trường khu vực do thư viện quản lý
13 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách,chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quyđịnh của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng
14 Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theoquy định của pháp luật
15 Thực hiện cá nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao
Trang 131.1.3 Nhân sự - Cơ cấu tổ chức
Nhân sự: hiện nay, TVQG có tổng số 173 cán bộ, viên chức và lao động
trong đó có 16 thạc sĩ, 124 cử nhân thư viện và các nghành khác
Cơ cấu tổ chức:
1.1.4 Nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu:
Sách: 1.500.000 đơn vị (hàng năm tăng từ 100-120 nghìn bản sách).
Sách Lưu chiểu : Được thành lập từ tháng 10 năm 1954 Đến nay kho
lưu chiểu đã có gần 200.000 tên với khoảng 300.000 bản
Báo, tạp chí: hơn 9.000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài
Sách, báo, tạp chí xuất bản trước 1954:hơn 67 nghìn bản, 1.700 tên
báo, tạp chí, đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu về Đông Dương và ViệtNam
Trang 14 Sách Hán – Nôm: có hơn 5.000 tên, trong đó có những cuốn sách có
tuổi thọ từ thế kỷ XV – XVI
Kho Luận án tiến sĩ: của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài
nước và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam gồm hơn 20.000 bản
Sách kháng chiến: 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong
các vùng giải phóng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trongnhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô
Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh,ảnh , bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người ViệtNam viết và xuất bản ở nước ngoài
Tài liệu số hóa toàn văn: Từ năm 2003, TVQGVN đã tiến hành số
hóa tài liệu, đến nay đã số hóa được gần 2 triệu trang tài liệu, trong đó phần lớn làkho quý hiếm của thư viện như : Luận án Tiến sĩ, Hán Nôm, Đông Dương, sáchtiếng Anh viết về Việt Nam
Microfilm: Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt
Nam trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfiche
Chi tiết số liệu sách, báo-tạp chí tại TVQGVN được thể hiện qua các bảng tổng hợp sau:
Trang 15Tài liệu tra cứu 4.000
Các bộ sưu tập sách của TVQGVN (tính đến năm 2010)
Các bộ sưu tập báo, tạp chí của TVQGVN (tính đến năm 2010)
Tài liệu số hóatoàn văn.
Trang 166 Băng, đĩa CD > 2000 <na>
Thống kê số liệu tài liệu đã được số hóa toàn văn tại TVQGVN đến 2010
1.2 VAI TRÒ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN
QUỐC GIA VIỆT NAM
1.2.1 Các khái niệm
Khái niệm về tra cứu thông tin:
Tra cứu thông tin là quá trình tìm kiếm và đáp ứng yêu cầu thông tin chongười sử dụng
Khái niệm về tra cứu điện tử:
Tra cứu điện tử là quá trình sử dụng máy tinh điện tử và/hoặc mạng máy tính
để tìm các thông tin máy tính đọc được, được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính hoặccác thiết bị lưu trữ thông tin điện tử khác và thường được tổ chức dưới hình thức cơ
sở dữ liệu
Khái niệm về bộ máy tra cứu thông tin:
Trang 17Bộ máy tra cứu là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tra tìm vàcung cấp các tài liệu, thông tin (dữ liệu, số liệu) phù hợp với diện đề tài bao quátcủa cơ quan TT – TV, đáp ứng nhu cầu tin của NDT.
Khái niệm về dịch vụ tra cứu thông tin:
Khái niệm dịch vụ tra cứu thông tin gắn liền với khái niệm về chức năng tracứu thông tin mà chức năng này thể hiện bằng các thuật ngữ: ngay lập tức, chỉ chỗhoặc định hướng tới một khái niệm, thông tin hoặc dữ liệu thực tế
1.2.2 Tầm quan trọng của hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Công tác tra cứu tài liệu cho người đọc là một hoạt động của thư viện nhằmthúc đẩy, phát triển và thoả mãn nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu thông qua việc tuyêntruyền, hướng dẫn và cung cấp tài liệu dưới nhiều hình thức
“Công tác người đọc luôn được coi là công tác quan trọng nhất của thư viện Bởi vì, thông qua công tác này vốn tài liệu quý giá của thư viện mới được sử dụng có hiệu quả, mới phát huy được tác dụng trong phát triển mọi mặt của đất nước, từ đó vị trí, vai trò xã hội của thư viện mới được khẳng định”1 Thực tiễn hoạtđộng của các thư viện và cơ quan thông tin cho thấy công tác người đọc có rất nhiềuvai trò khác nhau song nổi bật là công tác người đọc được ví như “chiếc cầu” nốiliền người đọc với vốn tài liệu thông qua vai trò của người cán bộ thư viện Thôngqua công tác người đọc vốn tài liệu của thư viện được khai thác, sử dụng và thưviện có thể tìm hiểu, nắm được nhu cầu đọc, nhu cầu tin của người đọc và chínhđiều đó là cơ sở của các hoạt động khác trong thư viện
Hoạt động tra cứu thông tin giúp cho NDT nhanh chóng tiếp cận được vớithông tin mà họ cần một cách chính xác, hiệu quả đồng thời đó cũng là một trongnhững khâu chủ chốt đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệuquả hoạt động của thư viện Tuy nhiên, vì dữ liệu thông tin là đồ sộ, trong khi đónhững vấn đề NDT cần để phục vụ cho một mục đích nghiên cứu lại hạn hẹp nên
1 Phạm Thế Khang Nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc của hệ thống thư viện công cộng // Công tác phục vụ
Trang 18vai trò của hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN ngày càng trở nên quan trọng,
là công cụ đắc lực giúp NDT khai thác tối đa vốn tài liệu và tiếp nhận thông tin từmọi nguồn khác nhau
Như vậy, có thể nói rằng hoạt động tra cứu thông tin của TVQGVN giữ mộtvai trò rất quan trọng, giúp cho NDT tiếp cận và khai thác được triệt để vốn tài liệucủa thư viện và tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn, đồng thời nó cũng giúp cho cán
bộ tra cứu thông tin giải đáp mọi yêu cầu của NDT
1.2.3 Yêu cầu và nhiệm vụ của hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trong giai đoạn hiện nay
Với số lượng tài liệu lớn và phong phú như đã đề cập tới ở trên, để NDT cóthể tiếp cận được với tài liệu mà họ cần một cách nhanh chóng, hiệu quả thì hoạtđộng tra cứu thông tin phải đáp ứng được các yêu cầu và nhiệm vụ sau:
Yêu cầu:
Để thích nghi với sự bùng nổ thông tin trên thế giới ngày nay cũng như đứngtrước những dòng thông tin khổng lồ, thì yêu cầu của hoạt động tra cứu thông tin tạiTVQGVN cũng phải biến đổi theo các xu hướng sau để thích nghi:
- Tổ chức bộ máy tra cứu tin bằng các phương tiện và thiết bị đa dạng nhằmđảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác những thông tin cần thiết cho NDT
- Đa dạng hóa các loại dịch vụ tra cứu thông tin nhằm tạo ra các loại dịch vụthông tin đặc biệt như dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, dịch vụ tư vấn thôngtin, dịch vụ cung cấp thông tin từ xa…đáp ứng mọi nhu cầu của NDT
- Tổ chức hướng dẫn cho NDT cách khai thác thông tin, cách tiếp cận cácnguồn lực và dịch vụ thông tin một cách hiệu quả nhất
- Tổ chức nhiều sự kiện với nội dung phong phú, hình thức đẹp…
- Đối với NDT:
+ Phải có kiến thức về các hệ thống và loại hình thông tin
+ Nắm được các kĩ năng tìm và khai thác thông tin
- Đối với cán bộ tra cứu thông tin:
+ Nắm được các kĩ năng mềm về giao tiếp
Trang 19+ Sử dụng thành thạo các phương tiện tra cứu.
+ Nắm vững các nguồn tin trong và ngoài thư viện
+ Có kiến thức tốt về chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ…
- Duy trì và mở rộng thêm các loại dịch vụ tra cứu thông tin
- Quản lý và tổ chức tốt mạng cục bộ và mạng internet tạo điều kiện choNDT sử dụng hiệu quả, thuận tiện mọi lúc, mọi nơi
- Liên kết mạng nhằm mở rộng năng lực tra cứu
- Nâng cao trình độ cán bộ hướng dẫn tra cứu thông tin
- Tích cực quảng bá hình ảnh thư viện, đặc biệt là các dịch vụ tra cứu thôngtin tới đông đảo NDT
Tóm lại, nhiệm vụ chủ yếu của hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVNtrong giai đoạn hiện nay là quản lý, duy trì, phục NDT sử dụng và khai thác bộ máytra cứu, kho tài liệu tra cứu, thực hiện các dịch vụ tra cứu thông tin, hướng dẫnNDT sử dụng thư viện, tổ chức các sự kiện…với mục đích cuối cùng là đáp ứngmọi nhu cầu của NDT một cách nhanh chóng, hiệu quả, thuận tiện…
1.3 NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN TRA CỨU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
1.3.1 Đặc điểm người dùng tin
NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin Đó là đối tượng phục vụcủa công tác thông tin tư liệu NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin,đồng thời họ cũng là những người sản sinh ra thông tin mới
Trang 20NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin, họ như là yếu tố tươngtác hai chiều với các đơn vị thông tin Vai trò đó thể hiện trên các mặt sau:
- NDT luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin
- NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin
Nghiên cứu NDT để làm tăng khả năng thỏa mãn nhu cầu tin của họ là mộtviệc làm thiết yếu của TVQGVN trong giai đoạn hiện nay
Trước đây, NDT của TVQGVN bắt buộc đều phải là sinh viên đại học hoặc
có trình độ đại học trở lên Từ năm 2010, TVQGVN quyết định mở rộng đối tượngphục vụ của mình Hiện đối tượng phục vụ của TVQGVN là mọi công dân ViệtNam đã có chứng minh thư nhân dân hoặc người nước ngoài có hộ chiếu hợp lệ.Như vậy, có thể thấy rằng NDT của TVQGVN rất phong phú và đa dạng, bao gồmnhiều nhóm đối tượng mang tinh đặc thù riêng
Khảo sát thực tế một cách ngẫu nhiên 200 thẻ thư viện được cấp cho NDTtrong năm 2012 cho thấy:
Bảng 1: Đối tượng người dùng tin tại TVQGVN
Có thể thấy, NDT là đối tượng phục vụ của công tác Thông tin – Thư viện và
là yếu tố cơ bản cấu thành của mọi cơ quan Thông tin – Thư viện Dựa vào đặc tínhhoạt động của NDT, có thể phân chia NDT tại TVQGVN trong giai đoạn hiện naythành 4 nhóm:
Trang 21Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý, doanh nhân
Trên thực tế, nhóm NDT này chỉ chiếm tỉ lệ khá nhỏ (khoảng 9%) trong tổng
số NDT tại TVQGVN nhưng lại đặc biệt quan trọng Cán bộ lãnh đạo, quản lý làngười có trách nhiệm đưa ra các quyết sách về phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa,
xã hội đồng thời họ cũng là người đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự, cáclĩnh vực công tác của cơ quan, đơn vị mà họ quản lý Còn doanh nhân là nhữngngười chủ sở hữu, lãnh đạo, quản lý các hoạt động kinh doanh của một doanhnghiệp Đặc trưng thông tin của nhóm đối tượng này là chúng phải có tinh tổng hợp,tinh dự báo, ít chi tiết, quy mô rộng và thường không được xác định trước
Nhóm 2: Cán bộ chuyên môn
NDT của nhóm đối tượng này chiếm khoảng 19% tổng số NDT tạiTVQGVN Đa phần NDT là các cán bộ chuyên môn này đều có trình độ đại học trởlên và là cán bộ, giảng viên của các cơ quan, trường học, các viện nghiên cứu…trênđịa bàn Hà Nội Thực tế cho thấy phần lớn NDT thường xuyên đến TVQGVNthuộc nhóm này đều làm việc trong các nghành khoa học xã hội và nhân văn, rất ítngười làm việc tại các đơn vị sản xuất hoặc kinh doanh Thông tin mà nhóm đốitượng này hướng tới đa phần đều mang tinh chuyên ngành
Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên
Nghiên cứu sinh và học viên cao học là những người có trình độ tương đối cao
về các lĩnh vực chuyên môn đồng thời họ cũng là những người đã thông qua thực tiễnnhiều năm.Họ đến với thư viện do nhu cầu học tập và nghiên cứu nên các thông tindành cho họ chủ yếu mang tính chất chuyên nghành sâu, đặc biệt là họ rất quan tâmđến các công trình nghiên cứu khoa học, các luận án tiến sĩ cùng chuyên ngành…
Tại TVQGVN, đối tượng NDT là sinh viên các trường đại học, cao đẳngchiếm số lượng lớn nhất trong tổng số NDT và nhu cầu thông tin của họ cũng rất đadạng Nhóm đối tượng này không chỉ quan tâm đến những thông tin về nghànhnghề họ đang học mà còn quan tâm đến các thông tin về văn hóa, xã hội, côngnghệ…
Trang 22Nhóm 4: Những đối tượng khác
Những năm trước đây, đối tượng phục vụ của TVQGVN chủ yếu là các nhànghiên cứu, các sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và những người cótrình độ đại học trở lên Bắt đầu từ năm 2010, với mục tiêu tạo môi trường thanthiện để mọi người dân được đọc và học tập suốt đời, TVQGVN đã mở rộng cửa đểphục vụ các đối tượng có trình độ phổ thông Hiện nhóm đối tượng này chỉ chiếmmột tỉ lệ rất nhỏ trong tổng số NDT của thư viện Thông tin mà nhóm đối tượng nàyhướng tới đa phần mang tính thời sự, giải trí…
Để phục vụ tốt NDT, TVQGVN đã và đang xây dựng hoạt động tra cứu tìmtin ngày càng hoàn thiện nhằm mục tiêu cung cấp tài liệu đến bạn đọc tra cứu mộtcách có hiệu quả cao nhất Hoạt động tra cứu tìm tin là một trong những hoạt độngtrọng tâm của thư viện cả nước cũng như hoạt động tra cứu của NDT tại TVQGVN
1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin
Nhu cầu tin phản ánh sự cần thiết thông tin của một cá nhân hay tập thể trongquá trình thực hiện một hoạt động nào đó Nhu cầu tin thay đổi tùy theo công việc
và nhiệm vụ mà người dùng tin phải thực hiện
Để có thể xác định rõ nhu cầu tin của NDT, cơ quan thông tin cần nắm được:
- Lĩnh vực quan tâm
- Nội dung thông tin quan tâm
- Mục đích sử dụng thông tin
- Ai sẽ sử dụng thông tin
- Loại tài liệu nào thích hợp nhất
- Các hình thức cung cấp thông tin thích hợp
- Mức độ xử lý thông tin thích hợp
- Thời hạn đáp ứng yêu cầu tin
- Mức độ cấp bách của nhu cầu tin
Đối với TVQGVN, thư viện trung tâm của hệ thống thư viện trong cả nước, việckhảo sát và nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin cần phải được tiến hành một cáchnghiem túc, cụ thể làm căn cứ cho mọi hoạt động của thư viện trong tương lai
Trang 23Kết quả khảo sát về thời gian, mục đích sử dụng thư viện cũng như loại hình,ngôn ngữ và lĩnh vực NDT quan tâm được thể hiện như sau:
Bảng 2: Thời gian người dùng tin sử dụng thư viện trong một ngày
Tỉ lệ (%)
Bảng 3: Mục đích sử dụng thư viện của người dùng tin
STT Mục đích sử dụng thư viện Số lượng Tỉ lệ (%)
Trang 24Bảng 4: Loại hình tài liệu người dùng tin quan tâm
STT Loại hình tài liệu Số lượng Tỉ lệ (%)
Bảng 5: Ngôn ngữ tài liệu người dùng tin sử dụng
Trang 25vì thế nên số lượng NDT tại TVQGVN không phải chỉ đều dung ngôn ngữ tiếngViệt mà còn có một số dùng bằng ngôn ngữ khác.
Bên cạnh đó có thể thấy tiếng Anh là ngôn ngữ được NDT sử dụng nhiều thứhai sau ngôn ngữ chính là tiếng Việt Bởi tiếng Anh là ngôn ngữ được học tập vàđược dùng phổ biến trong xã hội nên số lượng độc giả tiếp cận với tiếng Anh cũngtương đối cao (22.7%)
Những năm gần đây, TVQGVN nhận được khá nhiều sách do đại sứ quán cácnước ở Hà Nội và sách do Quỹ Châu Á trao tặng, cùng với đó là sự trưng bày rộng rãi tạiThư viện nên số lượng sách ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh cũng đã được phát triển tuymới chiếm tỉ lệ nhỏ
Bảng 6: Lĩnh vực người dùng tin quan tâm sử dụng
Trang 26Kết quả trên cho thấy lĩnh vực NDT quan tâm sử dụng nhất là giáo dục (52%).Tiếp đó là lĩnh vực kinh tế (29.3%) và sau đó là các lĩnh vực văn học (24%), chínhtrị xã hội (21.3%), khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật (19.3%) Các lĩnh vựccòn lại có số lượng NDT truy cập là gần bằng nhau
Nhìn chung nhu cầu tin của NDT tại TVQGVN rất phong phú và đa dạng, mỗinhóm NDT lại có nhu cầu và cách tiếp cận thông tin khác nhau
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ
VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
2.1 TỔ CHỨC CỦA PHÒNG TRA CỨU THÔNG TIN
- 4 người trực tại phòng phục vụ bạn đọc, mỗi ngày 2 ca, mỗi ca 2 người
- 1 người trực tại kho tra cứu
- 3 người làm thư mục và phụ trách tổ chức sự kiện
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng:
Tổ chức, hướng dẫn bạn đọc tra cứu thông tin, trả lời các yêu cầu tin cho mọiđối tượng độc giả thư viện, từng bước hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tư liệucủa TVQGVN
Nhiệm vụ:
- Tổ chức nói chuyện và triển lãm sách báo theo chuyên đề.
Trang 27- Quản lý, duy trì, bảo quản và tổ chức phục vụ bạn đọc tại kho sách Tra cứu
của thư viện
- Tập huấn độc giả cách tra cứu tìm kiếm thông tin trên nhiều nguồn lực khác
nhau và biết cách đánh giá, chọn lọc thông tin
- Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin tham khảo phục vụ nhiều lĩnh vực
khác nhau từ tin tức thời sự, kinh tế, xã hội đến thông tin về kỹ thuật và các thôngtin chuyên ngành…
- Thực hiện cung cấp thông tin tư liệu theo yêu cầu bạn đọc Cung cấp thông
tin với nhiều hình thức khác nhau như trả lời câu hỏi, bản sao tài liệu, sưu tầm thưmục, danh sách bộ sưu tập, cung cấp thông tin ở dạng giấy, qua email hoặc quađường bưu điện
- Tiếp nhận và phản hồi yêu cầu thông tin trực tiếp từ bạn đọc, hoặc qua điện
thoại hay thư điện tử
- Xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin riêng để thực hiện nhiệm vụ được giao, nhập
biểu ghi và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin Tạo ra các sản phẩm thông tin tư liệu
- Thực hiện các dịch vụ thông tin theo địa chỉ phục vụ mọi đối tượng bạn đọc
trong và ngoài thư viện Lập hồ sơ lưu trữ về dịch vụ thông tin Hỏi – Đáp
- Tiếp thị, giới thiệu các dịch vụ và sản phẩm thông tin tư liệu của TVQGVN
với người sử dụng
- Biên soạn các thư mục địa chí, thư mục chuyên đề.
- Quản lý hệ thống mục lục tra cứu của thư viện.
- Nghiên cứu lý luận, đúc rút kinh nghiệm hướng dẫn nghiệp vụ, xây dựng
định mức lao động, quy trình kỹ thuật về công tác thông tin tra cứu
2.1.3 Trang thiết bị
Để phục vụ cho độc giả đến tra cứu tài liệu tại TVQGVN, Thư viện đã lắp đặtmột hệ thống gồm 32 máy tính được nối mạng internet được đặt tại sảnh tra cứu vàphòng học về hướng dẫn tra cứu tài liệu Với số lượng máy tính như vậy, Thư viện có thểphục vụ cho một số lượng đông đảo bạn đọc đến tra cứu tài liệu tại TVQGVN
Trang 28TVQGVN đã trang bị khá đầy đủ về cơ sở vật chất cho cán bộ nhân viên tại phòng, gồm 9 máy tính, 2 máy in, 2 máy photo, 1 máy scan… tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của phòng.
2.2 CẤU TRÚC BỘ MÁY TRA CỨU TÌM TIN
Bộ máy tra cứu tin giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong cơ quan thông tin –thư viện Nó là công cụ để tìm tin theo yêu cầu của NDT Muốn cho hoạt động tracứu tìm tin tốt đầu tiên là phải xây dựng được một bộ máy tra cứu tìm tin có chấtlượng cao
2.2.1 Bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống
Hiện nay, tại TVQGVN đa phần NDT đều sử dụng bộ máy tra cứu thông tinhiện đại nhưng vẫn có một số người dùng tin tiếp tục duy trì việc sử dụng bộ máytra cứu thông tin truyền thống
Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống tại TVQGVN hiện nay chỉ còn:
- Hệ thống mục lục phiếu thư viện.
- Kho tài liệu tra cứu.
- Hồ sơ câu trả lời.
2.2.1.1 Hệ thống mục lục phiếu thư viện
Mục lục là tập hợp các biểu ghi tài liệu được sắp xếp theo hệ thống và đượcchuẩn bị dưới hình thức in phiếu, hay vi phẩm, hoặc trực tuyến Hệ thống mục lụcnhằm giúp độc giả tra cứu tài liệu có trong thư viện hay trong những CSDL
Bắt đầu từ tháng 10 năm 2004, khi áp dụng quy trình mới trong việc xử lý tàiliệu, TVQGVN đã ngừng việc in phiếu mục lục cho các sách mới được bổ sung Hiện nay, tuy hệ thống mục lục này không còn thu hút được nhiều người sử dụngnhưng nó vẫn tồn tại và là một phương tiện giúp NDT tiếp cận được với các tài liệu
có trong thư viện, đặc biệt là các tài liệu viết bằng tiếng nước ngoài được nhập kho
từ năm 1986 đổ về trước
Hệ thống mục lục tại TVQGVN gồm 3 loại chính sau:
- Mục lục chữ cái
- Mục lục phân loại
Trang 29- Mục lục chủ đề
Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái là mục lục mà trong đó các phích mô tả thư mục được sắpxếp trong trật tự chữ cái họ - đệm - tên tác giả, tên các cơ quan tổ chức – tác giả tậpthể, hoặc là tên các ấn phẩm
Trong hệ thống mục lục, mục lục chữ cái luôn chiếm vị trí quan trọng, phảnánh toàn bộ vốn tài liệu của thư viện, là phương tiện tra cứu hữu dụng đối với NDTcũng như cán bộ thư viện trong việc nắm bắt tình hình các kho sách của đơn vị
Mục lục chữ cái tại TVQGVN được phân theo từng loại và chia theo từngngôn ngữ riêng biệt Cụ thể là:
- Đối với sách có:
+ Mục lục chữ cái sách tiếng Việt
+ Mục lục chữ cái sách tiếng Pháp
+ Mục lục chữ cái sách tiếng ngoại
+ Mục lục chữ cái sách tiếng Nga
+ Mục lục chữ cái sách tiếng Trung Quốc (được phiên âm ra tiếng Latin)
- Đối với báo, tạp chí có:
+ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng Việt
+ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng Pháp
+ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng ngoại
+ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng Nga
+ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng Trung Quốc (được phiên âm ra tiếng Latin)
- Đối với luận án có: Mục lục chữ cái luận án tiếng Việt và các thứ tiếng
khác
Hệ thống mục lục chữ cái này hình thành từ khi thư viện mở cửa phục vụ vàonăm 1917, được bổ sung mỗi khi có các tài liệu mới và đến cuối năm 2004 thì dừng lại
Thành phần cấu tạo của mục lục chữ cái bao gồm:
Hệ thống phích mô tả: phích mô tả chính, phích mô tả bổ sung
Hệ thống phích tiêu đề: phích tiêu đề chính, phích tiêu đề phụ
Trang 30Quy tắc sắp xếp:
Đối với phích mô tả:
Trong mục lục chữ cái, các phích mô tả được tổ chức sắp xếp theo đúng thứ
tự chữ cái của tiêu đề mô tả và theo bảng chữ cái của từng ngôn ngữ riêng biệt
Mục lục chữ cái tiếng Việt: được sắp xếp theo bảng chữ cái tiếng Việt (a, ă,
â, b, c,…)
Mục lục chữ cái tiếng Anh, Pháp: được sắp xếp theo bảng chữ cái Latin(a, b, c, …)
Mục lục chữ cái tiếng Nga: được sắp xếp theo bảng chữ cái Kiril
Trong một số trường hợp, các phích được xếp không theo nguyên tắc này.Chẳng hạn với các tác phẩm của một số tác giả thì sẽ được tổ chức sắp xếptheo trình tự sau:
(1)Toàn tập
(2)Tuyển tập
(3)Các ấn phẩm riêng biệt (xếp theo thứ tự chữ cái tên tác phẩm)
Đối với các tác giả có nhiều tên gọi khác nhau, các tác giả nước ngoài đượcdịch và phiên âm theo nhiều tiếng khác nhau thì các phích liên quan đến các tácphẩm hay bản thân họ được xếp dưới một tên thông dụng nhất và lập phích chỉ chỗcho các tên khác
Các tác phẩm được tái bản nhiều lần thì được sắp xếp theo thứ tự ngược thờigian (sách tái bản lần sau xếp lên trên tái bản lần trước)
Vị trí của một phích trong mục lục chữ cái được xếp ở đâu là căn cứ vào chữcái đầu tiên của tiêu đề mô tả của phích (tức là theo họ, đệm, tên của tác giả cánhân, tên gọi của tác giả tập thể hay tên sách) Nếu chữ cái đầu giống nhau thì xếptheo chữ cái thứ ba, thứ tư…và trong các tiếng giống nhau thì xếp theo thứ tự cácdấu: đầu tiên là tiếng không dấu, tiếp đến là tiếng có dấu huyền, sắc, ngã, hỏi, nặng
Đối với phích tiêu đề:
Để tiện cho việc tra cứu, TVQGVN đã sử dụng hệ thống phích tiêu đề đểphân chia giới hạn các phích với nhau theo các từ, cụm từ Thông thường, cứ 50
Trang 31phích mô tả lại có một phích tiêu đề và được chia ra làm 2 loại: phích tiêu đề chính
và phích tiêu đề phụ Phích tiêu đề chính có mào nhô ở giữa, phích tiêu đề phụ cómào nhô ở bên trái hoặc bên phải
Mục lục phân loại
Mục lục phân loại là mục lục thư viện mà trong đó các phích mô tả thư mục
về tài liệu được sắp xếp theo các ngành tri thức, các bộ môn khoa học trong trật tựphụ thuộc Mục lục phân loại giúp NDT tra tìm nhanh chóng những tài liệu mìnhcần theo một đề tài, một ngành tri thức nhất định đồng thời giúp cán bộ thư việntrong công tác bổ sung, hướng dẫn NDT tìm sách, lập thư mục…
Từ năm 1961 – 1982, tại TVQGVN mục lục phân loại được hình thành dựatheo bảng phân loại thập phân có cải biên (sau này phát triển lên thành bảng phânloại dành cho thư viện khoa học tổng hợp hay còn gọi là bảng phân loại 19 dãy).Giai đoạn từ 1983 – 2004 mục lục phân loại sách được tổ chức dựa theo bảng phânloại BBK
Hệ thống mục lục phân loại của TVQGVN bao gồm:
- Đối với sách có:
+ Mục lục phân loại sách tiếng Việt
+ Mục lục phân loại sách tiếng Nga
+ Mục lục phân loại sách tiếng Latin
- Đối với báo, tạp chí có:
+ Mục lục phân loại báo, tạp chí tiếng Việt
+ Mục lục phân loại báo, tạp chí tiếng Nga
+ Mục lục báo, tạp chí tiếng Latin
Thành phần cấu tạo của mục lục phân loại bao gồm:
Hệ thống phích mô tả: phích mô tả chính, phích mô tả bổ sung
Hệ thống phích tiêu đề: phích tiêu đề chính, phích tiêu đề phụ
Ngoài ra còn có hệ thống phích chỉ chỗ…
Quy tắc sắp xếp:
Trang 32Việc sắp xếp phích mô tả trong mục lục phân loại tại TVQGVN được tuântheo 2 nguyên tắc:
- Nguyên tắc phân loại
- Nguyên tắc chữ cái
Căn cứ vào kí hiệu phân loại để chia các phích mô tả theo tiêu đề của mụclục, trong mỗi tiêu đề lại chia theo phích ngăn, sau đó xếp theo nguyên tắc chữ cái
Trong từng môn loại các phích được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu đề
mô tả (tên tác giả, tên sách)
Mục lục chủ đề
Mục lục chủ đề là một bộ phận cấu thành của hệ thống mục lục phiếu thưviện, phản ánh toàn bộ kho sách theo chủ đề của tài liệu giúp người dùng tin dễdàng tiếp cận được với tài liệu theo chủ đề mà mình mong muốn
Tại TVQGVN, mục lục chủ đề được tổ chức từ khi thành lập thư viện (1917)cho đến hết năm 1960 thì dừng lại
Thành phần cấu tạo:
- Hệ thống phích mô tả: phích mô tả chính, phích mô tả bổ sung
- Hệ thống phích tiêu đề: phích tiêu đề chính, phích tiêu đề phụ
Ưu điểm của hệ thống mục lục:
- Phản ánh đầy đủ vốn tài liệu của thư viện.
- Là phương tiện tra cứu hữu hiệu trong một thời gian dài cho cán bộ và
người dùng tin của thư viện
- Thích hợp với mọi đối tượng NDT.
Nhược điểm của hệ thống mục lục:
Trang 33- Không có bảng chỉ dẫn tra cứu mục lục.
- Bị bố trí phân tán với các bộ phận phục vụ và các phương tiện tra cứu khác.
- Có quá nhiều loại mục lục dẫn đến sự khó khăn, phức tạp khi tra cứu.
- Hay bị mất phích.
- Không được chỉnh lý và bảo quản thường xuyên.
2.2.1.2 Kho tài liệu tra cứu
Sau nhiều năm hoạt động, với lợi thế là thư viện duy nhất được quyền thunhận lưu chiểu các xuất bản phẩm, TVQGVN đã tập hợp được một số lượng khálớn các tài liệu tra cứu thuộc nhiều lĩnh vực Trước năm 1982, các tài liệu tra cứuthường được bố trí vào một chỗ riêng trong các phòng đọc Hình thức tổ chức vàsắp xếp này có ưu điểm là khi NDT có nhu cầu, có thể mượn trực tiếp tài liệu tracứu tại quầy thủ thư thông qua phiếu yêu cầu và không mất thời gian chờ đợi, tìmkiếm nhưng nhược điểm là để mượn được tài liệu, NDT bắt buộc phải biết rõ têncũng như kí hiệu xếp giá của tài liệu mà họ cần Ngoài ra, số lượng tài liệu được bốtrí tại đây rất hạn chế nên chưa đáp ứng được nhu cầu tra cứu của đông đảo NDT
Để giải quyết tình trạng trên và nhằm giới thiệu cho đông đảo NDT vốn tàiliệu có giá trị khoa học cao này, năm 1982, TVQGVN mở phòng đọc tài liệu tra cứungay tại nơi tổ chức kho tài liệu tra cứu với khoảng 3.000 tài liệu ban đầu Phòngđọc này khi mới thành lập trực thuộc phòng Thư mục, sau tách ra thành phòng Tracứu và hiện là phòng Thông tin – Tư liệu Hiện nay, kho tài liệu tra cứu có khoảngtrên 4.000 tài liệu với rất nhiều môn ngành tri thức và loại hình tài liệu khác nhau
Thành phần của kho tài liệu tra cứu:
- Các tài liệu mang tính chất chỉ đạo:
Với những đặc thù riêng về chính trị - xã hội nên kho tài liệu tra cứu tạiTVQGVN tôn trọng các nguyên tắc mang tính tư tưởng
Ví dụ:
+ Văn kiện Đảng toàn tập gồm 54 cuốn được xuất bản từ năm 1998 đến năm
2007 của nhà xuất bản Chính trị Quốc gia
+ Hồ Chí Minh toàn tập xuất bản lần thứ 02 vào năm 1994 gồm 12 cuốn donhà xuất bản Chính trị Quốc gia ấn hành…
- Bách khoa toàn thư
Trang 34Là tài liệu phản ánh một khối lượng kiến thức của thời đại để sở hữu chung
và lưu truyền Nó vừa có ý nghĩa giáo dục, nâng cao hiểu biết, vừa là công cụ củakhoa học… Hiện trong kho tài liệu tra cứu của TVQGVN có rất nhiều bộ bách khoatoàn thư có giá trị khoa học cao được xuất bản tại nhiều nước trên thế giới
Ví dụ:
+ Kodansha encyclopedia of Japan: Bộ bách khoa toàn thư của Nhận bảngồm 08 tập chính và 01 tập bảng tra về nhiều chủ đề khác nhau theo thứ tự từ A-Z,được xuất bản vào năm 1983
+ Encyclopedia – Britanica: Đây là bộ bách khoa toàn thư nổi tiếng của Anh,xuất bản bằng tiếng Anh tại Chicago, Mỹ Bộ bách khoa thư này đã được tái bảnnhiều lần và hiện nay trong kho đang lưu trữ bản được xuất bản vào năm 1992 gồm
32 tập
+ Bộ bách khoa thư mới được cập nhật vào kho năm 2010 là bộ bách khoathư Hà Nội Bộ bách khoa thư này gồm 18 tập, mỗi tập đề cập đến một vấn đề riêngcủa Hà Nội như luật pháp, kinh tế, văn hóa…
Ngoài ra còn rất nhiều bộ bách khoa thư có giá trị khác được xuất bản tạinhiều nước trên thế giới như: Comptons encyclopedia, Fact-index, The world bookencyclopedia…
- Từ điển:
Từ điển là công cụ tra cứu quan trọng cho đông đảo NDT, là loại sách tracứu được sử dụng rộng rãi và mang đến cho NDT một lượng thông tin lớn và côđọng với nhiều mức độ khác nhau như định nghĩa, khái niệm, giải thích…
Trong kho tài liệu tra cứu tại TVQGVN hiện có khoảng 400 loại từ điểnthuộc nhiều lĩnh vực và ngôn ngữ khác nhau
Có 3 loại từ điển phổ biến sau:
+ Từ điển ngôn ngữ: Ngoài các loại từ điển bằng ngôn ngữ thông dụng nhưtiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung…Kho tài liệu tra cứu của TVQGVN còn có một
số lượng khá nhiều các loại từ điển bằng các ngôn ngữ ít thông dụng như tiếngHindu, tiếng Hung, tiếng Tiệp, tiếng Indonexia…
Trang 35+ Từ điển thuật ngữ: là loại từ điển khá thông dụng trong thành phần của khotài liệu tra cứu Hầu hết mỗi môn ngành tri thức đều có các từ điển thuật ngữ riêngcho ngành mìnhnên kho tài liệu tra cứu của TVQGVN có gần như đầy đủ các từđiển thuật ngữ được xuất bản trên cả nước.
+ Từ điển chuyên ngành: Với đặc thù NDT đa phần là các sinh viên và cán
bộ nghiên cứu nên trong kho tài liệu tra cứu, các từ điển chuyên ngành luôn đượcchú trọng bổ sung và được rất nhiều NDT ưa thích sử dụng
Ngoài ra còn rất nhiều các loại từ điển khác như từ điển tra cứu, từ điểntiểu sử…
- Sách tra cứu, hướng dẫn:
Số lượng sách tra cứu, hướng dẫn chiếm một tỉ lệ khá lớn (khoảng 35%) trongtổng số tài liệu của kho tra cứu Loại tài liệu này rất phong phú gồm các sổ tay tra cứu,hướng dẫn, các cẩm nang kỹ thuật, tài liệu thống kê, tài liệu về lịch sử, địa lý…
Ví dụ:
+ Sổ tay cây thuốc Việt Nam
+ Cẩm nang kỹ thuật điện
+ Niên giám thống kê năm 2009
- Tạp chí thông tin:
Số lượng các loại tạp chí thông tin chiếm một tỉ lệ không nhỏ trong việc cấutạo nên kho tài liệu tra cứu Những năm trước đây, loại tài liệu này được rất nhiềuNDT ưa thích sử dụng vì chúng cung cấp một cách khá đầy đủ thông tin hữu dụngcho các ngành nghề khác nhau nhưng hiện nay do sự phát triển ồ ạt của công nghệthông tin, các tạp chí này ngày càng trở nên lỗi thời và không được quan tâm nữa
- Các tài liệu thư mục:
Tài liệu thư mục là bảng kê theo một trật tự nhất định những sách, bài báo…
để cung cấp cho NDT những thông tin về tài liệu mới xuất bản có trong hoặc ngoàithư viện, đồng thời định hướng cho NDT tìm được tài liệu phục vụ cho công việchọc tập, nghiên cứu…theo nhu cầu của họ
Trang 36Với vị thế là thư viện trung tâm của cả nước, đồng thời là nơi có nhiệm vụtiếp nhận các xuất bản phẩm thông qua lưu chiểu để lưu giữ kho tàng tri thức củadân tộc, TVQGVN luôn quan tâm đến việc biên soạn các loại thư mục để phục vụcho nhu cầu tìm tin của NDT và quảng bá kho tàng tri thức ra với nhân loại thế giới.
TVQGVN biên soạn và lưu trữ 03 loại thư mục chính sau:
+ Thư mục quốc gia tháng, năm
Ngay sau khi thư viện Trung ương Đông Dương được giao nhiệm vụ nhậnlưu chiểu các ấn phẩm xuất bản ở Đông Dương (1992), Sở lưu chiểu đã bắt tay vàobiên soạn Danh mục các ấn phẩm lưu chiểu năm… Đây được coi là bản thư mụcQuốc gia hiện tại đầu tiên của nước ta Từ năm 1923 đến năm 1944 danh mục nàyvẫn được xuất bản đều đặn theo định kỳ 6 tháng/ lần Sau một thời gian bị đình bản,đến năm 1955 công việc biên soạn thư mục do tổ Thông tin – Thư mục thuộc phòngNghiên cứu của TVQGVN tiến hành với tên gọi: Danh sách lưu chiểu văn hóaphẩm sau đổi tên là Mục lục sách rồi Mục lục xuất bản phẩm lưu chiểu (1962) Từnăm 1974, ấn phẩm này được xuất bản với tên gọi là Thư mục Quốc gia Việt Namvới định kỳ hàng năm Thư mục Quốc gia là tổng hợp tất cả các sách, báo, tạp chí…
mà thư viện nhận được qua đường lưu chiểu trong năm đó Các tài liệu trong thưmục giai đoạn đầu được sắp xếp theo khung phân loại trung tiểu hình của TrungQuốc, sau đó là theo bảng phân loại BBK của Liên Xô và hiện nay là theo bảngphân loại DDC của Mỹ Từ năm 2009, Thư mục Quốc gia Việt Nam đã được đầu tư
để phát hành dưới hình thức đẹp, nội dung phản ánh đầy đủ, chính xác, phong phúcác tài liệu được bổ sung vào thư viện, đồng thời đảm bảo thời gian biên soạn: Nămsau xuất bản thư mục của năm trước
Ngoài ra, nhằm thông tin kịp thời tới các nhà xuất bản, các thư viện và NDT
về tình hình xuất bản trên cả nước, tạo điều kiện thuận tiện cho việc tra cứu để kịpthời bổ sung sách mới và hỗ trợ cho công tác trao đổi tài liệu quốc tế, TVQGVNcho tiến hành in Thư mục Quốc gia theo từng tháng Các tài liệu được đưa vào sắpxếp trong Thư mục Quốc gia tháng cũng giống như trong Thư mục Quốc gia nămchỉ khác là quy mô nhỏ theo từng tháng
Trang 37+ Thư mục chuyên đề
Ngoài sản phẩm chính là Thư mục Quốc gia Việt Nam tháng và năm, trongsuốt quá trình tồn tại và phát triển của mình, TVQGVN còn biên soạn rất nhiều cácsản phẩm thư mục có giá trị khác trong đó có thư mục chuyên đề Cuốn “Tập vănbản luật liên quan tới việc tổ chức và điều hành ở Đông Dương” và cuốn “Nhữngđiều sơ lược về tổ chức chính trị và hành chính những năm đầu thế kỷ” được coi làcác thư mục chuyên đề đầu tiên của TVQGVN.Từ năm 1967 đến năm 1975,TVQGVN còn biên soạn nhiều thư mục chuyên đề khác, trong đó có những thưmục bao quát một số lượng lớn tài liệu được công bố trong khoảng thời gian dài,phạm vi thu thập tài liệu rộng, được công bố bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau Tiêubiểu là thư mục “Điện Biên Phủ”, được biên soạn vào năm 1974 và được bổ sungsau đó 10 năm, tập hợp đầy đủ nhất những tài liệu về chiến thắng lịch sử vĩ đại ĐiệnBiên Phủ trong đó có cả những tài liệu của phía bên kia (do các tướng lĩnh ngườiPháp viết), được công bố sau chiến tranh
+ Thư mục nhân vật
Thư mục nhân vật là tập hợp các tài liệu nói về thân thế và sự nghiệp củamột trong những danh nhân trong nước hoặc quốc tế (anh hùng dân tộc, nhà hoạtđộng cách mạng, nhà văn, nhà thơ, nhà khoa học…nổi tiếng) Ngoài các tài liệu nói
về thân thế, sự nghiệp của danh nhân đó, thư mục nhân vật còn tập hợp những tácphẩm do nhân vật ấy viết ra Mười năm trở lại đây, TVQGVN không tổ chức biênsoạn các thư mục nhân vật nữa nhưng hiện tại TVQGVN vẫn lưu trữ một số thưmục nhân vật có giá trị cao đã được làm từ các giai đoạn trước như thư mục về HồChủ tịch, thư mục về đồng chí Lê Duẩn…
Ngoài các loại thư mục trên, TVQGVN còn tiến hành biên soạn thư mục địachí theo đơn đặt hàng từ các địa phương, thư mục bài trích báo, tạp chí…
Trải qua nhiều năm biên soạn và xuất bản các loại thư mục, đặc biệt là thưmục chuyên đề, hiện phòng Thông tin – Tư liệu còn đang lưu trữ khoảng 300 cuốnthư mục các loại (không tính đến Thư mục Quốc gia)
Trang 38Ngoài các thư mục do TVQGVN biên soạn và phát hành, tại kho tài liệu tracứu của TVQGVN hiện còn lưu trữ rất nhiều các thư mục do các thư viện và trungtâm thông tin khác biên soạn và xuất bản Điển hình như thư mục toàn văn “HàTĩnh qua báo chí Trung ương” của thư viện tỉnh Hà Tĩnh hay thư mục các bài tríchbáo, tạp chí có nội dung phản ánh về địa phương từ năm 2000-2005 của thư việntỉnh Hải Dương…
Trước đây khi công nghệ thông tin chưa phát triển, thư mục là một trongnhững phương tiện quan trọng giúp cán bộ thư viện trong việc bổ sung tài liệu và hỗtrợ NDT tra cứu tài liệu
