ĐỀ CƯƠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ CƯƠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Câu1. Dự án CNTT là gì? Quản lý dự án là gì? • Dự án CNTT là tập hợp các dự án có liên quan đến phần cứng bao gốm máy tính, hệ thống mạng • Quản lý dự án là công việc lập kế hoạch tiến hành triển khai, tổ chức kiểm tra và kiếm soát bằng cách áp dụng các công cụ và kĩ thuật hiện đại. Một dự án được quản lý tốt là 1 dự án khi kết thúc thoả mãn được các yêu cầu đặt ra ban đầu của nhà đầu tư bao gồm: thời gian, chi phí, chất lượng, kết quả.

ĐỀ CƯƠNG QUẢN LÝ DỰ ÁNCâu1 Dự án CNTT là gì? Quản lý dự án là gì?

 Dự án CNTT là tập hợp các dự án có liên quan đến phần cứng bao gốm máy tính, hệthống mạng

 Quản lý dự án là công việc lập kế hoạch tiến hành triển khai, tổ chức kiểm tra và kiếmsoát bằng cách áp dụng các công cụ và kĩ thuật hiện đại Một dự án được quản lý tốt là 1

dự án khi kết thúc thoả mãn được các yêu cầu đặt ra ban đầu của nhà đầu tư bao gồm:thời gian, chi phí, chất lượng, kết quả

Câu2 Trình bày vắn tắt các giai đoạn của QLDA

Trả lời: Các giai đoạn của QLDA là:

 Gia đoạn xây dựng ý tưởng

 Hình thành 1 vài ý tưởng ban đầu về dự án bao gồm kết quả cuối cùng của dự án này làgì?

 Xác định nguồn tài nguyên, dữ liệu của dự án

 Phác thảo kế hoạch thực hiện dự án

 Giai đoạn phát triển: là giai đoạn chi tiết xem dự án được thực hiện như thế nào, nộidung chủ yếu của giai đoạn này là:

 Lập ban quản lý dự án, xác định nhà đầu tư

 Tiến hành bầu các nhóm thực hiện

 Ước lượng chi phí của từng khâu trong giai đoạn phát triển

 Giai đoạn thực hiện: Chính thức bắt tay vào thực hiện chi tiết các công việc theo kếhoạch đặt ra

 Giai đoạn kết thúc dự án: giai đoạn này cơ bản dự án đã hoàn thành, chuẩn bị các tàiliệu, các báo cáo phục vụ cho việc đào tạo để chuyển giao dự án tới người sử dụng trướckhi dự án được nghiệm thu

Câu3 Các bên thêm gia trong một dự án Nhiệm vụ của từng bên

Trả lời: Các bên tham gia trong một dự án và nhiệm vụ của từng bên

 Người quản lý dự án

 Là người chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả của dự án -> rất quan trọng

 Xác định mục tiêu của dự án, mục đích của dự án

 Là người lập ra các kế hoạch của dự án

 Là người điều hành đảm bảo các công việc đã đặt ra được thực hiện 1 cách trôi chảy

 Hỗ trợ cho người quản lý dự án để đạt được mục tiêu của dự án

 Là những người có trình độ cao, có năng lực để có thể đảm đương các công việc của dựán

 Khách hàng

 Là những người hưởng thành quả của dự án

 Là những người nêu ra các yêu cầu của dự án

 Là người hỗ trợ dự án

 Là người xét duyệt, nghiệm thu và kí nhận sản phẩm

 Ban lãnh đạo(ban điều hành)

 Do nhà đầu tư đặt ra

 Phê duyệt các kết quả của dự án, mục tiêu của dự án

 Bổ nhiệm chức danh dự án: người QLDA, thư kí, các trưởng nhóm,

 Xem xét tác động của dự án lên các dự án khác và hoạt động khác của tổ chức/ đơn vị

 Kiểm điểm tình hình thực hiện dự án

 Xem xét và giải quyết các yêu cầu

 Các nhóm chuyên viên kĩ thuật

 Thường do đội ngũ khách hàng cử

 Cung cấp các thông tin, quy trình nghiệp vụ để người QLDA lập kế hoạch đề ra mụctiêu của dự án

 Hoàn thành các công việc như được xác định trong bản kế hoạch dự án

 Báo cáo hiện trạng cho người quản lý

 Được điều động tham gia khi dự án hình thành và bị giải tán khi dự án kết thúc

Câu4 Để trở thành người quản lý giỏi cần những kĩ năng nào?

Trả lời: Để trở thành người quản lý giỏi cần có những kĩ năng sau

 Về lựa chọn nhân sự

 Có kíên thức chuyên môn kĩ thuật

 Đã từng tham gia dự án nào trước đó chưa

 Hiện nay có tham gia dự án nào hay ko? Nếu có khi nào kết thúc

 Có thể tham gia dự án từ đầu -> cuối hay không

 Có truyền thống làm việc hăng hái hái tích cực hay ko?

 Có kỉ cương về mặt giờ giấc, tác phong làm việc hay không?

 Có được thủ trưởng cơ quan của người đó ủng hộ hay không

 Những điều nên tránh

 Tuyển chọn người giống mình

 Thiếu người có sáng kiến, ham học hỏi

 Hiểu lầm nội dung của dự án

 Trách nhiệm, quyền hạn không rõ ràng

 Không xác định được những người liên quan đến dự án

 Mục tiêu không rõ ràng

 Thông tin không thông suốt

 Thành viên thiếu tin tưởng nhau, nghi kị nhau, đặt lợi ích cá nhân trên lợi ích tập thể

 Không cam kết thực hiện kế hoạch

 Không quan tâm đến chất lượng công việc

 Về người QLDA

 Kĩ năng giao tiếp tốt

 Khả năng quản lý, lãnh đạo

 Tinh thần trách nhiệm cao(toàn tâm toàn ý với công việc)

 Khả năng thấu hiểu, thông cảm với người khác

Trả lời:Trong quá trình quản lý các DACNTT hiện nay thường gặp những trở ngại sau:

 Đưa kỉ luật vào QLDA không dễ dàng

 Một số người cảm thấy đụng chạm tới độc lập chuyên môn của mình, muốn giấu nghề

 Một số người có cảm giác luôn bị theo dỗi trong quá trình làm dự án

 Một số người đấu tranh QLDA vì họ cảm thấy bị ngăn cấm sự sáng tạo

 Một số người khó chịu với những phiền phức về hành chính: họp, báo cáo

Câu6 Mô tả vắn tắt các nội dung của tài liệu mô phỏng dự án

Trả lời: Nội dung của tài liệu mô tả dự án gồm

+Là tập hợp các con(có thể đo được) của mục đích

+Việc đạt tới mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự án đã đi tớimức nào

b) Tài liệu mô tả dự án:

 Là tài liệu để xác định phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham gia trong

dự án

 Là cơ sở để thống nhất các ý kiến giữa các bên tham gia trong dự án

 Khi các bên thống nhất về tài liệu mô tả dự án(tức là thống nhất các điểm sau:

+ Mục đích và mục tiêu dự án

+ Những ai thực hiện công việc gì

 Nội dung tài liệu

 Giới thiệu dự án: Mô tả vắn tắt về dự án, các bên tham gia chính trong dự án Bốicảnh thực hiện dự án -> xác định mục tiêu cụ thể, mục tiêu tổng quát

+Hiện trạng CNTT trước khi có dự án

+Nhu cầu cấp thiết phải sử dụng phần mềm

+Một số đặc điểm:

Dự án xây dựng từ đầu hay kế thừa từ 1 hệ thống thông tin đã có trước

Dự án thực hiện toàn bộ hệ thống thông tin hay chỉ 1 bộ phận

+Mục đích, mục tiêu dự án:

Tin học hoá những khâu nào trong hệ thống, hoạt động nào trong tổ chức

Cố gắng cụ thể hoá mục tiêu mô tả nào

Xác định lợi ích thu được sau khi sử dụng phần mềm

+Phạm vi dự án

Những người liên quan đến dự án: cácđơn vị ứng dụng kết quả của dự án

Những hoạt động đã được tin học hoá, và chưa được tin học hoá

Nguồn nhân lực bao gồm:

Các bộ nghiệp vụNgười phân tíchNgười thiết kếNgười kiểm thửNgười vận hànhNgười bảo trìMarketing

Các điểm mốc quan trọng trong dự án

Ngày khởi côngNgày tạo phiên bản 1, 2,

Ngày nghiệm thu

c) Lựa chọn công nghệ thực hiện dự án

 Hệ quản trị CSDL: SQL Server, MySQL, Oracle,

 Ngôn ngữ lập trình: phần mèm có ảnh hưởng ntn đối với người sử dụng, có gây ranguy hiểm ko

 Bảng công việc là cơ sở để:

+Uớc lượng chi phí

+ước lượng thời gian thực hiện dự án

+XĐ trách nhiệm giữa các cá nhân

+XD lịch trình tiến hành dự án

+Phân bổ lực lượng tiến hành dự án, phân bổ tài nguyên dự án

+Là cơ sở để xác định rủi ro của dự án

Câu8 Cấu trúc và các bước xây dựng bảng công việc

Trả lời:

a) Cấu trúc bảng công việc

 Danh sách sản phẩm: được xác định bởi các danh từ bao gồm: nguồn dữliệu đầu vào, đầu

ra, các động tác xử lý

 Danh sác công việc: được xác định bởi các động từ mô tả quá trình hoạt động, xử lý

b) Các bước xây dựng bảng công việc

 Bước 1: Viết ra sản phẩm chung nhất dùng cho danh từ mô tả 1 cách ngắn gọn

 Bước 2: Tạo danh sách các sản phẩm, tiến hành phân rã chúng thành các mức con (2-3mức trở lên, không nên quá nhiều)

 Bước 3: Tạo lập danh sách công việc, mô tả các công việc dưới mỗi sản phẩm ở mức thấpnhất

+Phân rã từng công việc thành các mức thấp hơn

+Lưu ý: Nếu công việc >80h thì chia tiếp công việc đó ra thành các công việc nhỏ hơn

 Bước 4: Đánh số mỗi ô cho bảng công việc, bắt đầu từ mức 0

+Mức 0: dành cho sản phẩm chung nhất

+Mức 1.0, 2.0, dành cho các sản phẩm con

+Mức 1.2, 1.2, 1.3 dành cho các sản phầm mức 1

+Lưu ý: mỗi ô của bảng công việcđược đánh 1 số duy nhất

 Bước 5: Xét duyệt lại bảng công việc

+Các ô cuối cùng(thuộc danh sách sản phẩm đều phải là các danh từ, có thể có tính từ đi kèm)+Các ô thuộc danh sách công việc chứa các động từ hoặc bổ ngữ

Câu9 Phương pháp ước lượng bảng công việc PERT

Trả lời: PERT tiến hành chia công việc theo 3 cách:

 Theo cách phổ biến(Most likely – ML): thời gian trung bình để tiến hành công việc thườngxuyên xảy ra theo kinh nghiệm hoặc dựa vào các dự án đã có trước đó Nói cách khác là thờigian thực hiện công việc trong điều kiện bình thường

 Theo các lạc quan nhất (Most Optimistic – MO): thời gian thực hiện công việc trong điềukiện tốt nhất có thể

 Theo cách bi quan nhất (Most Pessimistic – MP): thời gian hoàn thành công việc trongđiều kiện xấu nhất có thể xảy ra

 Công thức PERT: ước lượng cuối cùng =(MO+4ML+MP)/6

 Ưu điểm của phương pháp này là:

+Buộc người quản lý phải tính đến nhiều yếu tố để có được MO và MP

+Buộc người QLDA phải tham khảo ý kiến của những chuyên gia, của rất nhiều người thamgia trong dự án đó Điều này giúp đạt được sự đồng thuận cao trong nhóm dự án

+Buộc người QLDA phải lập ra các kế hoạch một cách chi tiết Nếu gặp kế hoạch nào vượtquá 2 tuẩn thì tiến hành chia nhỏ kế hoạch đó

 Nhược điểm:

+Mất quá nhiều thời gian để ước lượng thời gian với các dự án có nhiều công việc có thể xảy

ra việc xung đột giữa các cá nhân khi tranh luận về ước lượng thời gian

+Có thể làm cho người QLDA mất đi cái nhìn tổng quan

Câu10 Khái niệm và cách khắc phục rủi ro

Trả lời:

 Rủi ro là 1 sự kiện đe doạ và cản trở việc thực hiện dự án theo tiến độ và thời gian đãđịnh trước Để phòng tránh rủi ro, người quản lý cần phải lập kế hoạch phòng ngừa rủi rotrong quá trình lập kế hoạch cho dự án đồng thời phải kiểm soát được rủi ro trong khithực hiện dự án

 Cách khắc phục rủi ro

+Sửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phí

+Đề xuất các kế hoạch dự phòng, kinh phí dự phòng

+Tận dụng sự tham gia, phối hợp của mọi người vào việc hạn chế rủi ro

+Chia sẻ rủi ro (kí hợp đồng phụ)

Câu11 Tại sao phải lập tiến độ dự án

Trả lời: Phải lập tiến độ dự án vì:

 Bảng công việc chưa đủ thông tin để giúp người quản lý lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát

và kết thúc dự án của mình 1 cách hiệu quả -> do vậy công cụ chính để giúp cho việc hoànthành điều này là lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án

 Lịch biểu tiến độ dự án cho biết

+Trật tự thực hiện của công việc

+Cho biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc cho mỗi công việc

+Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án

hệ thống mạng LAN trong UBND

 Mục tiêu của dự án là xây dựng hệ thống phần mềm để quản lý tài chính của UBND tỉnhBắc Kạn

1.1.1 Bản yêucầu kĩ thuật

XD bảng yêu cầu kĩ thuật cho

1.1.2 Bản đặc tảyêu cầu nghiệp vụ

XD bản đặc tả yêu cầu nghiệp

1.1.3 Bản đặc tảphân tích

1.1.7 Tài liệuhướng dẫn sử dụng

Viết tài liệu hướng dẫn sửdụng

G1

Nghiệm thu tài liệu HDSD G2

1.2 Các nhân viên, chuyên viên

1.2.1 Môi trườnghuấn luyện

Chuẩn bị phòng huấn luyện,máy móc, thiết bị phục vụhuấn luyện

H

1.2.2 Tài liệuhuấn luyện

Nghiệm thu tài liệu huấn

1.2.3 Các khoáđào tạo Tổ chức các khoá huấn luyện J

1.3 Cán bộ kĩ thuật của bộ được chuyển giao kĩ thuật

1.3.1 Tài liệuhuấn luyện

Nghiệm thu tài liệu huấn

1.3.2 Các khoáhuấn luyện Tổ chức các khoá huấn luyện L

Bài 2: Bảng công việc cho dự án Tin học hoá quản lý tài chính tại cơ quan Bộ Công An

SP chung SP con mức 1 SP con mức 2 Công việc

bị phần cứng

1.1.9 Đơn vị cungcấp phần cứng làmđôi tác

Lập hồ sơ mời thầu,gọi thầu, xét thầu

1.1.10 Phần cứngđược lắp đặt

Theo dõi và quản lýđơn vị thi công lắpđặt

1.1.11 phần cứngđược nghiệm thu

Tổ chức nghiệm thuphần cứng

triển phần mềm làmđối tác

Lập hồ sơ mời thầu,gọi thầu, xét thầu

1.2.6 Các phầnmềm ứng dụng, phầnmềm công cụ

Mua phần mềm ứngdụng, phần mềm côngcụ

1.2.7 Phần mềmđược xây dựng

Theo dõi và quản lýđơn vị làm phần mềm1.2.8 Phần mềm

được cài đặt trênmạng LAN của cơquan bộ

Kiểm thử phần mềm

1.2.9 Nghiệm thuphần mềm

Lập biên bản nghiệmthu phần mềm

1.3 Các nhân viên,

chuyên viên được

huấn luyện

1.3.3 Môi trườnghuấn luyện

Tổ chức phòng máy

và trang thiết bị1.3.4 Tài liệu huấn

luyện

Nghiệm thu tài liệuhuấn luyện

1.3.5 Các khoáhuấn luyện

Tổ chức các khóahuấn luyện

1.4 Cán bộ kĩ thuật

của cơ quan bộ

được chuyển giao kĩ

huấn luyên

Tổ chức các khoáhuấn luyện kĩ thuật

1.5 Các chỉ thị áp

dụng phần mềm

của bộ

Làm tờ trình gửi lãnhđạo cơ quan Bộ

ĐỂ CƯƠNG ÔN TẬP QUẢN LÝ DỰ ÁN I.Phần lý thuyết:

1 Anh (chị) hãy trình bày ngắn gọn về các lĩnh vực chính trong việc quản lý dự án, xét theo đối tượng quản lý.

Trả lời:

Các lĩnh vực chính trong việc quản lý dự án:

Mô tả các năng lực chủ yếu người quản lý dự án cần phát triển :

-4 lãnh vực cơ bản (phạm vi, thời gian, chi phí, và chất lượng) :

+QL Phạm vi Xác định và Quản lý tất cả các công việc được thực hiện

trong dự án

+QL Thời gian Ước lượng thời gian, lập lịch biểu và theo dõi tiến độ thực

hiện đảm bảo hoàn tất đúng thời hạn

+QL Chi phí Đảm bảo hoản tất dự án trong kinh phí cho phép

+QL Chất lượng Đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu đặt ra

-4 lãnh vực hỗ trợ là phương tiện để đạt các mục tiêu của dự án (quản lý

nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, và mua sắm) :

+QL Nguồn nhân lực

+QL Truyền thông

+QL Rủi ro

+QL Mua sắm trang thiết bị

-1 lãnh vực tích hợp (project integration management) tác động và bị tác

động bởi tất cả các lãnh vực ở trên

2 Theo anh (chị), các kỹ năng cần thiết của một nhà quản lý dự án là gì?

Trả lời:

Các kỹ năng cần thiết của một nhà quản lý dự án:

-Kỹ năng giao tiếp:

+phải biết lắng nghe tình hình dự án

+cần có tính năng động trong lãnh đạo và chỉ huy công việc, cách tiến hành dự án

+có tầm nhìn xa để đưa ra những kế hoạch lâu dài phát triển dự án và tránh những rủi ro +biết giao nhiệm vụ, phân chia hợp lý công việc phù hợp cho từng thành viên trongnhóm tham gia dự án

+Người quản lý dự án phải có tính lạc quan, luôn tin tưởng vào bản thân mình

a)Một số ví dụ về một dự án phần mềm thất bại trong thực tế:

+ Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào các dự án, bằng ¼ GDP của Mỹ

+ Toàn thế giới chi gần 10 nghìn tỉ USD cho tất cả các loại dự án, trong số 40.7 nghìn tỉ USDcủa tổng sản lượng toàn cầu

+ Hơn 16 triệu người xem quản trị dự án là nghề của mình; người quản trị dự án có lươngtrung bình hơn 82,000 USD mỗi năm

+ Hơn nửa triệu dự án phát triển các ứng dụng CNTT được khởi động trong năm 2001, so với300,000 dự án năm 2000

+ Các chuyên gia đang nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý dự án Tom, Peters đã viếttrong cuốn sách của mình “Reinventing Work: the Project 50”, “Ngày nay muốn chiến thắngbạn phải nắm vững nghệ thuật quản lý dự án!”

b)Nguyên nhân thất bại của quản lý dự án:

Bị hũy:+ 33% các DA bị hũy (Vượt thời gain hay chi phí) Nghiên cứu của Standish

Group (CHAOS) năm 1995 trên 31% bị hủy, tốn kém 81 tỉ USD chỉ riêng tại Hoa Kỳ

Quá tải-Nhu cầu các dự án CNTT càng tăng

+ Năm 2000, có 300,000 dự án CNTT mới

+ Năm 2001, trên 500,000 dự án CNTT mới được khởi động

Không hiệu quả

+ Nhiều DA không bao giờ được sử dụng

c)Nguyên nhân thành công(tham khảo):

Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép

• Vượt quá khoảng 10% → 20% được coi là chấp nhận được

Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá mưc

Khách hàng thỏa mản:

+ Sản phẩm DA giải quyết được vấn đề

+ Được tham gia vào quá trình QL DA

Người quản lý hài lòng với tiến độ.

4 Mục tiêu của giai đoạn phân tích là gì?Tại sao giai đoạn này là giai đoạn quan trọng nhất đối với người sử dụng.

Trả lời:

a)Mục tiêu của giai đoạn phân tích là: Giai đoạn phân tích nhằm mục tiêu xác định chính xác

hệ thống thông tin dự định xây dựng sẽ “làm gì" cho người sử dụng, và nó sẽ hoà nhập vào môitrường của người sử dụng như thế nào, nói cách khác, trong giai đoạn này phải xác định mọiyêu cầu, mọi vấn đề đặt ra mà hệ thống thông tin phải đáp ứng Mặc dù theo lý thuyết thì tronggiai đoạn phân tích chỉ cần xác định được xem hệ thống sẽ phải làm những gì Tuy nhiên trênthực tế, kết thúc giai đoạn này người quản lý dự án phải hình dung ra được hệ thống sẽ thựchiện các chức năng chính đó như thế nào?

Trong nhiều trường hợp, ta không thể chuyển sang giai đoạn thiết kế sâu được nếu như chưahoàn thành xong cơ bản giai đoạn phân tích này

b)Tại sao giai đoạn này là giai đoạn quan trọng nhất đối với người sử dụng:??? đoạn này trả lời chưa chính xác

- Hệ thống hoá và ghi nhớ được đầy đủ các vấn đề, các yêu cầu, đặt ra đối với hệ thống, làm cơ

sở pháp lý để giải quyết và triển khai các giai đoạn sau

- Giải quyết nhiều vấn đề phức tạp của hệ thống trước khi thực hiện thiết kế kỹ thuật và lậptrình, làm cho việc nghiên cứu các dữ liệu, các chức năng xử lý và mối quan hệ giữa chúngđược rõ ràng mạch lạc.

- Tạo điều kiện thuận lợi để các nhóm chuyên gia khác nhau có thể kế thừa thực hiện hoặc hoànthiện hệ thống trong những giai đoạn tiếp theo

5 Nêu ra các ưu điểm và nhược điểm của các phương pháp kiểm thử để chấp nhận dự án.

a)Nguồn gốc của rủi ro trong khi thực hiện dự án:

Có 3 nguyên nhân chính gây ra rủi ro:

- Thứ nhất do giả thuyết của dự án: Được lập ra trong giai đoạn đầu của dự án (giai đoạn xácđịnh), do tính chất chưa xác định rõ của dự án trong giai đoạn đầu

+ Giả thuyết thường gặp là: Thường theo xu hướng “mọi thứ đều ổn”, chúng ta hay nghĩ:

->Phần mềm tốt->Thiết kế hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên->Code “gần như hoàn hảo”

- Thứ hai do những lỗi khi ước lượng dự án gây ra : Do khó khăn khi ước lượng kích thước

và thời gian thực hiện dự án một cách chính xác chúng ta thiếu:

 Thiếu kinh nghiệm về các dự án tương tự

 Thiếu các dữ liệu lịch sử

 Đặc điểm tự nhiên của dự án

Ba yếu tố trên (kinh nghiệm, dữ liệu lịch sử, đặc điểm tự nhiên) có mối tương quan với nhau

Ví dụ nếu làm tài liệu hướng dẫn sử dụng cho một hệ thống đã có tương tự, ước lượng sẽchính xác hơn Ước lượng dự án có thể được cải thiện bằng việc phân tích các dữ liệu lịch sửcủa các công việc và dự án tương tự Nó giữ lại các dữ liệu lịch sử của các ước lượng tương

tự của các dự án đã đi vào hoạt động thực tế

- Thứ 3 là do một số sự kiện khác: đó là các sự kiện không lường trước, bất ngờ xảy ra, hoặc

đó là một số sự kiện không lường trước hay xảy ra:

 Phần cứng không được cung cấp đúng hạn

 Đặc tả yêu cầu phải viết lại

 Vấn đề về nhân sự

 Công nghệ mới và xa lạ(ví dụ: phtrien và cài đặt phần mềm hoàn toán mới về quản

lý doanh nghiệp)

 Công việc xa lạ với người lập trình kế hoạch dự án(ví dụ: một nhóm thiết kế thân ô

tô đã quen với chật liệu kim loại giờ phải chuyển sang chất liệu nhựa)

 Tầm cỡ dự án(ví dụ : nhóm kiến trúc sư và nhà thầu xây dựng chưa bao giờ xâymột tòa nhà cao quá bốn tầng, giờ phải nhận dự án toàn nhà văn phòng 50 tầng)

b) Một số chiến lược để giảm thiểu rủi ro:

- Cần nắm cách thức thông thường sau:

+ Phòng ngừa nguy cơ: Phòng ngừa các nguy cơ khi chúng mới xảy ra hoặc giảm khả năng xảy

+ Chuyển đổi rủi ro: Ảnh hưởng của rủi ro có thể được gỡ bỏ (chuyển đổi) khỏi dự án bằngcách ký kết hoặc thiết lập những sự bảo đảm Rủi ro thiếu các thiết bị cung cấp bên ngoài có thểđược loại bỏ bằng cách kí các giao kèo, thỏa thuận, hợp đồng đảm bảo chất lượng từ trước

+ Lên kế hoạch với các việc bất ngờ: Kế hoạch này cần thiết để làm giảm ảnh hưởng của các rủi

ro khó tránh khỏi Tác hại của bất cứ việc vắng mặt không báo trước trong đội ngũ lập trình cóthể giảm thiểu bằng lập trình viên dự phòng

=>chú ý các cách thức này không có sự phân biệt rõ ràng:

Tham khảo:

Bốn bước trong quản lý rủi ro

Bước 1: Dự đoán rủi ro: Công việc đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý rủi ro là nhận

biết điều gì có thể dẫn tới sai sót Phương pháp tốt nhất để xác định các khoản mục có thể rủi ro

là nhìn vào lịch sử và rút ra một danh sách những gì có thể đưa tới sai sót Nếu bạn chưa có ghi chép lịch sử để xem lại thì cần hiểu rõ khi nào bạn đang trong tình huống rủi ro

Ta hãy xem một số tình huống có thể gây ra rủi ro trong dự án của bạn:

-Các tình huống rủi ro chung:

+Nhân viên kỹ thuật không thích hợp Thiếu huấn luyện và kinh nghiệm về phần cứng, hệ điều

hành, bộ trình phần mềm hay lĩnh vực ứng dụng đều đặt ra rủi ro

+Môi trường làm việc không sát hợp Môi trường lập trình cần yên tĩnh ấy và không bị quấy

rối Cần đặc biệt lưu ý nếu việc lập trình phải thực hiện tại cơ quan khách, cần có máy tính chạynhanh, trình biên dịch thích hợp và phần mềm phát triển tốt

+Tài nguyên do bên thứ ba cung cấp Nếu có việc gì đó do một bên cung cấp mà bạn không

kiểm soát được họ, thì bạn đang ở cạnh một rủi ro Bạn cố gắng thu được quyền kiểm soát đối với các bên đó Điều này có thể được thực hiện bằng các điều khoản phạt trong hợp đồngvới nhà cung cấp đưa thêm các yêu cầu vào cuộc họp giam sát hiệu năng của các nhân viên, vân vân

+Rút ngắn dự án bạn có thể làm cho dự án được hoàn thành sớm hơn hoặc nếu bạn có nhiều

người, mọi người đều làm thêm giờ và có máy tính lớn Nhưng chi phí đó cũng phải lên gấp đôi!

+Việc thanh toán ngân sách không xác định Nếu người dùng cần được chấp thuận ngân quỹ

theo từng quý thì bạn đướng trước khả năng bị cắt xén cho mỗi quý Nếu người dùng thanh toántheo cột mốc được bàn giao, thì bạn phải tranh cãi về việc chấp nhận và thanh toán theo từng cột mốc Nếu bạn đang dùng tiến trình đề nghị hai bước thì việc phân tích có thể ngốn hết ngân quỹ của người dùng

-Tình huống rủi ro tài chính:

+Việc quản lý dự án kiểu phân bố không có hiệu quả Tốt nhất là mọi thành viên của nhóm dự

án, cũng như khách hàng đều trong cùng miền địa lý, nếu không sẽ rất tốn kém cho đi lại

+Quản lý quá sốt sắng: Rủi ro còn xảy ra khi cả người dùng không thể và không có quyền trả

lời các câu hỏi nhanh chóng Có dự án (đối với một cơ quan lớn của chính phủ) mà câu trả lời cho những câu hỏi có liên quan tới mọi yêu cầu phải do một uỷ ban của người dùng quyết định,

mà uỷ ban này mỗi tháng họp một lần Người ta ước lượng để xác định yêu cầu cần ít nhất hai tuần nhưng thực tế một tháng mới hoàn tất!

-Tình huống rủi ro kỹ thuật:

+Giải pháp sai Cần phải đảm bảo máy tính phát triển và máy tính vận hành tương hợp nhau và

đều có sẵn khi cần đến, cả phần cứng lẫn phần mềm đều được sản xuất bảo đảm Phải đặc biệt cẩn thận trong môi trường có nhiều nhà cung cấp

+Yêu cầu/đặc tả tồi Nếu có điều gì còn chưa rõ hay mơ hồ, hay nếu người dùng không thể trao

cho bạn các yêu cầu chắc chắn thì những thay đổi nhất đinh sẽ xuất hiện trong hoặc sau khi pháttriển Thay đổi có thể rất tốn kém cho việc thực hiện và bạn không thể được thanh toán để làm việc đó Cần phải làm việc phân tích dự án kĩ trong trường hợp này

+Không hiểu biết về người dùng Khối lượng chi thức chuyên gia về máy tính mà khách hàng

xác định cho giao diện con người cần phải được biết rõ Tính an toàn, thủ tục, quy tắc và hướng dẫn kiểm toán có thể buộc việc thiết kế cho một hệ thống phải theo một kiểu đặc biệt

+Độ dung sai mất mát dữ liệu

+Thách đố rủi ro Hãy tự hỏi bạn các câu hỏi về rủi ro sau trả lời có hay thậm chí có phần nào

đó, cho bất kỳ câu hỏi nào thì tức nhận rủi ro Danh sách được chia thành 3 phần: rủi ro thấp, rủi ro trung bình, rủi ro cao

Để kết luận, bạn có thể dự tính các rủi ro bằng cách tạo ra các danh sách như trên để nhắc nhở mình về những rủi ro có thể có Bạn hãy dùng lịch sử các dự án trong công ty bạn để tạo ra các danh sách riêng của mình Hãy nhớ danh sách rủi ro là động phải thay đổi chúng khi môi trườngthay đổi

Bước 2 Khử bỏ rủi ro ở mọi nơi có thể

-Tại điểm này một ý tưởng tốt là lập mức ưu tiên cho các khoản mục rủi ro Bạn hãy đưa vào trong bảng từng khoản mục trong bản câu hỏi rui ro mà bạn đã trả lời có hay thậm chí có thể Hãy dịch các khoản mục rủi này thành ảnh hưởng thực tế lên dự án của bạn-thường là tăng chi phí hay thời hạn Bạn hãy quyết định về xác suất của việc xuất hiện khoản mục này và gán cho

nó một số từ 1 tới 10, 10 là xác suất cao nhất Rồi quyết định về tác động lên dự án Hãy gán cho Tác động một số trong khoản từ 1 tới 10, 1 là khoản mục có thể xoay sở được, 10 là khoản mục sẽ làm dừng chết dự án Các khoản mục tác động cao là các khoản mục rủi ro Xác suất vớiTác động cho từng khoản mục để thu được ưu tiên

-Trong thực tế cần giải quyết cho các khoản mục theo thứ tự giảm dần của số ưu tiên