III. Đánh giá những thành công và tồn tại trong công ty xây
4. Mô hình tổ chức hệ thốngthông tin Marketing trong công ty
Mô hình hệ tổ chức hệ thống thông tin được quản lý một cách chặt chẽ, trực tuyến, với hệ thống máy tính nối mạng nội bộ trong công ty.Hình thành một phòng thông tin, một cơ sở dữ liệu chung cho công ty trong đó có nhân viên cung cấp những số liệu sử lý dữ liệu đảm bảo toàn vẹn thông tin .Nhà quản trị cao cấp lấy những thông tin trong phòng này với những thông tin được xử lý phục vụ cho quá trình ra quyết định trong quá trình thi công, và tiến độ của công trình.
So sánh: Hệ thống của công ty xây dựng công nghiệp với hệ thống mô hình cơ bản: Ta nhận thấy sự thiếu hụt khả năng thu thập thông tin của công ty. Và công ty chỉ có hệ thống báo cáo nội bộ của công ty nhưng nó hoạt động không hiệu quả bởi nó không được cập nhật một các thường xuyên và không được xử lý có khoa học. Có những điểm không tốt trong hệ thống này.
- Hệ thống chưa phát huy được khả năng thu thập thông tin, thông tin dược thu thập không phải chính thời điểm khi thông tin có.
- Hệ thống chưa được đầu tư một các bài bản, như nhà quản lý thông tin cũng như những công nghệ thực hiện trong quá trình quản lý.
- Những hệ thống quan trọng trong hệ thống thông tin đó là hệ thống nghiên cứu Marketing đây là hệ thống quan trọng vô cùng giúp công ty có thể tìm kiếm được những thong tin Marketing mà mình tìm thấy để tận dụng thời cơ đi trước các công ty khác.
- Hệ thống thu thập thông tin bên ngoài càng không được bổ xung làm công ty luôn bị thụ động, nếu có chỉ là những thông tin không có giá trị, không làm cho công ty cạnh tranh mạnh trên thị trường.
- Hệ thống phân tích thông tin là hệ thống được coi là đầu tầu trong quá trình phân tích các dữ liệu sơ cấp để trở lên có lợi cho công ty trong kinh doanh.
Phòng kinh doanh Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 2 Phong N Phòng ban1 Xí nghiệp 3 Phòng thông tin và nghiên cứu Marketing Máy tính chủ Máy tính 1 Máy tính 2 Máy tính 3 Máy tính N Máy tính 1 Dòng thông tin Thông tin tr ự c tuy ế n Ra quyết định Thông tin khách hàng Đối thủ cạnh tranh Đối tác của doanh nghiệp Thông tin nhà cung ứng Thông tin xu thế phát triển ngành Cơ sở dữ liệu chung
Nhân viên nghiên cứu thị
trường của công ty
Thông tin về phát triẻn vùng
Thông tin công nghệ
Mạng internet
Hệ thống thông tin được chia làm các bộ phận khác nhau,cùng thu thập thông tin cho doanh nghiệp.
o Hệ thống máy chủ :Được kết nối mạng cục bộ ( mạng công ty) và được
kếtn nối với mạng Internet đây là tài nguyên vô giá của công ty trong điều kiện hiện nay , tại đây công ty có thể tiếp cận những công nghệ mới trong quản lý,với những phần mền cũng như những giải pháp công nghệ . Điều này giúp ích cho công ty trong quá trình quản lý và bồi dưỡng lực lượng quản lý tham gia vào những khoá học nhằm nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý nhất là trong quản lý thông tin Marketing.
o Mạng máy tính: Luôn luôn kết nối liên tục, cập nhận những thông tin bên ngoài do nhân viên nghiên cứu thị trường mang về ví dụ như những thông tin về nhà cung cấp,những thông tin mở rộng đô thị tại các tỉnh…..Cùng với những thông tin đó công ty còn có những thông tin quan trọng của các xí nghiệp trong mạng lưới công ty, đó là việc họ tìm hiểu thông tin về khách hàng trong khu vực hà nội cũng như vùng ven hà nội, cũng như danh sách giá cả của các mặt hàng như sắt, thép, xim măng cũng như những nguyên liệu phục vụ trong ngành xây dựng do nhà cung ứng mang đến . Bởi trong xí nghiệp có một bộ phận chuyên kinh doanh các thiết bị do đó họ luôn có những người chuyên về thị trường giá cả cũng như tìm kiếm những nguồn hàng hoá có lợi,nhằm giảm chi phí trong quá trình sản xuất tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trên thực tế cho thấy những thông tin mà các xí nghiệp mang lại cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp vô cùng lớn, bởi chính đây là bộ phận tiếp cận nhiều nhất thị trường giá cả , và nhà cung ứng.
o Mạng máy tính gồm một máy chủ: Máy chủ này thu thập những thông tin từ những máy trạm ( trong các xí nghiệp ), nguồn thông tin thu thập vào cơ sở dữ liệu chung và được phòng thông tin và nghiên cứu
Marketing sử lý những thông tin đó rồi đưa vài hệ thống quản lý thông tin sắp xếp thông tin cần thiết theo chuyên mục, nhằm mục đích giúp cho công ty tìm kiếm một cách dễ dàng những thông tin cầm thiết trong quá trình tìm kiếm thông tin.
o Phòng đòi hỏi nhiều thông tin nhất : Đó là phòng ra quyết định đó là phòng mà công ty phát huy năng lực quản lý thông tin Marketing, đòi hỏi đội ngũ trong phòng phát huy được năng lực, tìm kiếm thông tin trong phòng thông tin và nghiên cứu marketing.
o Cơ sở dữ liệu chung gồm: những thông tin mỗi thông tin được tổng hợp thành các file lưu trữ trong hệ thống máy chủ, mỗi máy tính mạng có thể tìm kiếm những thông tin cần thiết cho riêng mình, đó là nguồn thông tin phục vụ cho sản xuất , điều độ công việc, kho bãi,nguồn nhân lực và bổ xung nhân lực trong công ty khi mở rộng quy mô xây dựng cũng như tìm kiếm những nhân công tại các địa phương khi xây dựng dự án, thông tin đào tạo, chuyển giao công nghệ ,máy móc thiết bị.
o Cơ sở dữ liệu chung:
Gồm có những thông tin như sau:
Thông tin về khách hàng: ( gồm những thông tin danh sách khách hàng, quy mô xây dựng của công ty, nhu cầu tìm nhà thầu, công nghệ mà khách hàng cần , địa điểm , vùng mà khách hàng xây dựng )
Thông tin nhà cung ứng : Thông tin những nhà cung ứng trong lĩnh vực xây dựng quan trọng bởi nó hình thành giá cả trong quá trình xây dựng chi phí, hạch toán kinh tê khi tham gia vào gói thầu .Công ty chọn lựa những nhà cung ứng với chất lượng cao, chi phí nhỏ , tạo cho công ty một sức cạnh tranh lớn trên thương trường. Nhà cung ứng cũng là một trong những đối tác của công ty trong quá trình liên doanh liên kết , tạo ra tiềm năng, khả năng cạnh tranh khi gặp phải những công trình lớn về quy mô cũng như về chất lượng.
Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Thông tin về đối thủ cạnh tranh là thông tin mà công ty không thể bỏ qua , mỗi một công ty gia nhập ngành xây dựng sẽ làm cho công ty giảm thị phần của công ty,cũng như thị trường của công ty giảm xuống. Sự mạng yếu của các đối thủ cạnh tranh, như năng lực cạnh tranh, tài chính, nhân lực, công nghệ những chỉ tiêu đó tạo động lực khi muốn tham gia vào đấu thầu. Ví dụ khi tham gia vào thầu với tất cả các chỉ tiêu bằng nhau những công ty là đối thủ cạnh tranh có công nghệ phát triển nhập từ nước ngoài, có những công nghệ tiên tiến, tự động liên hoàn , làm giảm giá thành cũng như thời hạn công trình. Điều này gây bất lợi cho công ty do vậy muốn tạo ra sức cạnh tranh thì công ty phải tìm hiểu kỹ về đối thủ cạnh tranh, những chiến lược mà đối thủ cạnh tranh đưa ra như ( nhà cung ứng có danh tiếng, công nghệ xây dựng cao , đội ngũ nhân công lành nghề, chế độ quản lý được đào tạo.. )
Thông tin phát triển ngành: Đây là thông tin quan trọng bởi trong xu thế phát triển hiện nay thì thông tin phát triển ngành . Công ty phải tận dụng cơ hội phát triển ngành của mình, bởi tiềm năng,hay tốc độ xây dựng tăng hay giảm trong thời điểm này hay trong thời gian tới . Với tốc độ tăng cao như hiện nay việc đầu tư về công nghệ cũng như những kỹ năng làm việc, cũng như quy trình đào tạo đội ngũ lao động.Phát huy được khả năng cạnh tranh trong thời đại mới, phát triển quy mô, chất lượng của công ty.
Một số thông tin khác như thông tin về công nghệ, thông tin về phát triển vùng, thông tin về đối tác. Mỗi thông tin rất quan trọng, có một giá trị lớn trong quá trình phát triển công ty.
Mô hình hệ thống thông tin Marketing mang đến cho công ty một chất luợng quản lý thông tin cũng như quản lý nhân sự. Nâng cao chất lượng quản lý trong doanh nghiệp, vận dựng công nghệ thông tin vào trong quản lý. Với hệ thống máy tính lối mạng như hiện nay công ty có thể cập nhận những thông tin một các nhanh nhất từ đầu mối tìm kiếm thông tin tạo một năng lực cạnh tranh trong ngành.
Tạo thông tin liên tục ,cập nhật hàng ngày.
Tạo mối liên kết giữa các phòng ban, nhưng báo cáo chi tiết về những vấn đề mà ban dự án quan tâm.
Tạo ra cơ sở dữ liệu liên tục được cập nhật hàng ngày, giờ, tháng,quý, tạo điều kiện cho quá trình tìm kiếm dữ liệu được thông suốt.
Áp dụng được công nghệ thông tin vào trong quản lý, nhất là đào tạo cán bộ quản trị mạng, cũng như quản trị nguồn thông tin, nghiên cứu một cách liên tục không bị gián đoạn , đáp ứng nhu cầu thông tin của các bộ phận trong công ty.
Giảm bớt những cuộc tìm kiếm đơn lẻ, của các bộ phận ,năng cao tinh thần làm việc của các cán bộ trong công ty, giảm bớt bộ phận quản lý, điều độ công việc trong quá trình làm việc cũng như trong sản xuất. Tạo ra hệ thống tình báo Marketing áp dụng công nghệ phần mềm, phân tích đánh giá tình hình, cũng như những thực trạng cũng như những giải pháp , đòi hỏi phải có lượng thông tin lớn.
Giải pháp sử dụng mạng luôn tạo ra những ưu điểm vượt bậc trong quản lý cũng như trong thu thậm thông tin.