Ôn tập phần mềm Excel 1. Khởi động chương trình: -Từ biểu tượng chương trình -Program\Microsoft office Excel 2. Thoát chương trình phần mềm - Menu File\ Exit - Alt +F4 - Kích nút lệnh: Close 2. Cấu trúc màn hình giao diện -Các thành phần + Thanh tiêu đề + Thanh bảng chọn: gồm các thực đơn chứa các lệnh + Thanh công cụ: có thể đóng mở khi làm việc trên màn hình + Vùng làm việc gồm các ô bảng tính + Các thước cuốn dọc và ngang + Các thành phần khác…. 3. Một số các cấu trúc: - Cấu trúc của Worheet: Dòng (Row) có khoảng 65536 dòng Cột (column) có khoảng 256 cột được đánh bằng các kí tự chữ in hoa A, B, C, D, ………. - Ô (Cell): là giao của dòng và cột 4. Các thao tác với bảng tính a. Thêm và xóa bảng tính Format\sheet\ nhập tên bảng tính mới Xóa Edit\Delete sheet\OK b. Cách nhập các dữ liệu - Thực hiện phím mũi tên hay chuột để di chuyển trỏ soạn thảo 1 - Nhập dữ liệu kiểu số: Format\cells\number\custom\ chọn các dạng sô. - Nhập dữ liệu kiểu chuỗi: - Nhập dữ liệu kiểu công thức; Toán tử gồm các phép +, -, *, \, ^, % -Nhập toán tử chuỗi và nối chuõi -Nhập toán tử so sánh gồm <, >, =, >=, < =, < > - Khi nhập chọn ô cần nhập thực hiện c. Các thao tác trên một vùng của trang bảng tính -Chọn một vùng hay cột, dòng + Vùng: giữ phím shift và các phím mũi tên…. + Dòng: Đưa chuột tới đầu dòng có số rồi kích trái + Cột: Đưa chuột tới đầu cột có chữ in hoa rồi kích trái + Chọn cả trang bảng tính: kích vào ô giao của biên bên trái và biên bên phải. + Chọn nhiều vùng dữ liệu: chọn một đối tượng rồi giữ phím ctrl và chọn đối tượng khác. - Sao chép dữ liệu; Dùng lệnh copy và lệnh paster - Di chuyển dữ liệu: Dùng lệnh cut và lệnh paster - Định dạng dữ liệu: + Định dạng font, zise, màu chữ, màu nền + Định dạng paragrahp căn giữa, căn trái, căn phải, căn đều - Xóa hay lấy lại dữ liệu; Chọn vùng dữ liệu rồi ấn phím Delete để xóa còn dùng lệnh Undo hoặc Ctrl + Z để khôi phục dữ liệu. 5. Các thao tác trên một File a. Lưu dữ liệu vào đĩa: File\save as\hộp thoại\ chọn nơi lưu\ đặt tên b. Mở File: File\open\hộp thoại\ tìm tên File\open 2 c. Tạo File new: File\ new hoặc kích vào nút lệnh new trên thanh công cụ 6. Thao tác chỉnh sửa bảng tính a. Thay đổi độ rộng hẹp của hàng hay cột: bằng chuột hay dùng lệnh b. Trộn các ô: chọn các ô cần trộn nháy nút lệnh merge and center hoặc vào menu format\cells\ Alignment\ Merge cells c. Đánh số thứ tự tự động; gõ số thứ nhất xuống dòng gõ số thứ hai rồi bôi đen cả hai số đưa trỏ chuột vào góc dưới bên phải ô bôi đen tạo chuột thành dấu thập nhỏ giữ trái chuột kéo đến số thứ tự dừng lại. d. Kẻ viền khung: Chọn vùng cần chọn khung vào menu format\ cells chọn lệnh border\ hộp thoại \ chọn các dạng đường viền khung hoặc màu\ OK e. Định dạng nền dữ liệu: chọn vùng dữ liệu vào menu format\ cells\pattem\hộp thoại\ chọn màu\OK. f. Chèn dòng, chèn cột: Chọn vị trí cần chèn dòng hay cột vào menu Insert\ chọn row chèn dòng, còn chọn colums chèn cột 6. Các hàm tính toán trong Ecells Tên hàm (các tham chiếu) tên các hàm trình bày khi ta click vào biểu tượng f(x) trên thanh công cụ (= (tên hàm) (danh sách đối số) -Hàm trả vêc giá trị tuyệt đối: = ABC (vùng dữ liệu) ví dụ = ABC (- 25) -> kết quả là 25; = 2 + ABC (- 5.2) -> kết quả là 7.2 -Hàm trả về phần nguyên: = INT (vùng dữ liệu) ví dụ: INT (B1) -> kết quả là – 4 Ví dụ tính thành tiền đã được bỏ qua số lẻ: A B C D 1 Số lượng Đơn giá Thành tiền 3 2 3.6 11237 = INT(A 2 *B 2 ) 3 4 -Hàm lấy giá trị phần dư: = MOD (biểu thức 1, biểu thức 2) là hàm lấy phần dư của biểu thức 1 chia cho biểu thức 2 Ví dụ; = MOD (7,3) - > kết quả là 1 Ví dụ 2 : cần tính tiền phụ trội cho só giờ làm hơn 8 với 1 giờ phụ trội là 10 000 = MOD (A 2 , 8) * 10 000 -> kết quả là 40 000 A B C D 1 Số giờ làm Tiền phụ trội 2 12 40 000 3 10 4 13 -Hàm làm tròn ROUND : = ROUND (biểu thức số, N) N>0 làm tròn về bên phải Nkí tự kể từ vị trí dấu phẩy N<0 làm tròn về bên trái N kí tự kể từ vị trí dấu phẩy Ví dụ ROUND (33,333, -3) -> kết quả là 3000 Ví dụ ROUND (35123,374, 2) -> kết quả là 35123,37 Ví dụ làm tròn số cột điểm trung bình tại hàng đơn vị E F G H 1 Đ toán Đ lý Đ hóa Tbình 2 9 6 8 8 3 3 6 8 4 6 9 10 = ROUND (E 2 + F 2 + G 2 ) \ 3,0) -> kết quả là 8 - Hàm trả về TBình cộng (AVERAGE): =AVERAGE (vùng dữ liệu) 4 Ví dụ: dữ liệu ở ô B1, B2, B3 là 4, 8, 3 có = AVERAGE (B1: B3) -> kết quả là 5 Ví dụ tính trung bình cộng của lớp có B2, B5 trống A B C D 1 Họ và tên Điểm 2 Tổ 1 3 Nam 8 4 Phương 6 5 Tổ 2 6 Minh 4 7 Đạt 3 8 Trung bình lớp 7 = AVERAGE (B2:B7) -> kết quả là 7 -Hàm trả về số phần tử kiểu số : (COUNT) : = COUNT (vùng dữ liệu) Ví dụ : tính số học sinh dự thi biết B2, B5 trống, ô B4 kiểu chuỗi. A B C D 1 Họ và tên Điểm 2 Tổ 1 3 Nam 8 4 Phương Bỏ thi 5 Tổ 2 6 Minh 4 7 Đạt 3 8 Số học sinh thi 7 = COUNT (B2 :B7) -> kết quả là 3 - Hàm tìm giá trị lốn nhất (Max) : = Max (danh sách các giá trị) 5 Ví dụ : = Max (4, 5, 6) -> kết quả là 6 = Max (B2 : D2) - Hàm tìm giá trị nhỏ nhất (Min) : = Min (danh sách các giá trị) Ví dụ : = Min (4, 8, 3) ->kết quả là 3 = Min (B1 : B3) - Hàm tính tổng (sum) : = Sum (vùng dữ liêu) Ví dụ: = Sum (4, 5, 6) -> kết quả là 15 = Sum (A2 : C2) -Hàm trả về chuỗi con của chuỗi được trích từ trái sang phải LEFT (Text, num-char) Ví dụ : = LEFT (“Trần Văn Nam”, 8) -> kết quả trả về chuỗi “Trần Văn” - Hàm trả về chuỗi con của chuỗi trích từ phải sang trái RIGHT (Text, num – char) Ví dụ; = RIGHT (“Trần Văn Nam”, 3) - > kết quả trả về chuỗi “Nam” - Hàm trả về chuỗi con của chuỗi trích tính từ vị trí start – num đến dài num – char. MID (Text, num, num – char) Ví dụ: MID (“Trần Văn Nam”, 6, 3) -> kết quả trả về chuỗi “Văn”. Ví dụ sử dụng toán tử chuỗi Trong cột mã phiếu 2 kí tự đầu là loại phiếu 4 tiếp theo là năm tháng 3 kí tự cuối là số phiếu Tách các thành phần ra cột riêng A B C D 1 Mã trích Loại phiếu Tháng Số phiểu 6 2 IN9901002 PN 1/99 002 3 PN9902005 4 PX9901002 5 PX9902001 6 PN9801001 7 PX9903004 8 PX9802003 Loại phiếu =LEFT (A2, 2) -> kết quả trả về là PN Tháng = MID (A2, 5,2), “/ ” AND MID (A2, 3,2) -> kết quả trả về là 01/99 Số phiếu = RIGHT (A2, 3) kết quả trả về 002 - Hàm được trả về chuỗi được đổi sang chữ IN = UPP (Text) Ví dụ: = UPP (“thủy tiên”) -> kết quả trả về là chữ in hoa “THỦY TIÊN) - Hàm trả về chuỗi text đã đổi sang dạng chữ thường =LOWER (TEXT) Ví dụ: = LOWER (“TRẦN THỊ THU HÀ”) -> kết quả trả về “Trần Thị Thu Hà” - Hàm trả về chuỗi text trong đó các kí tự trắng ở đầu và cuối đã được cắt bỏ TRIM (TEXT) Ví dụ: TRIM ( “ Thủy Tiên ” ) -> kết quả trả về là “Thủy Tiên” -Hàm trả về chuỗi text trong đó kí tự đầu tiên của mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in PROER (text) Ví dụ: = PROER (“trần Thị Thị Thu Hà”) - > kết quả trả về “Trần Thị Thu Hà” - Hàm trả về ứng với giá trị ngày tháng năm DATE (yyyy, MM, DD) 7 Ví dụ: = DATE (1993, 08, 25) -> kết quả trả về 25/08/93 - Hàm đổi số thành chuỗi TEXT (VALUE, FORMAT – TEXT) Ví dụ: = text (1234, 45, “###########”) -> kết quả trả về là “1,234.450” - Hàm đổi chuỗi dạng số thành số VULUE (TEXT) Ví dụ: = VULUE (“123”) - > kết quả là số 123 Ví dụ cần đổi cột ngày tháng sang chuỗi dạng ngày A B C D 1 Ngày Chuỗi dạng ngày 2 20/11/1965 20/11/1965 3 4 5 6 7 8 = TEXT (A2, "dd/mm/yyyy") -> kết quả dạng chuỗi ngày - Hàm AND; = AND (biểu thức 1, biểu thức 2) Ví dụ: = AND (3>2, 6>4) - > kết quả TRUE là giá trị đúng = AND (4 >5, 7>6) - > kết quả FALSE giá trị sai - Hàm OR hoặc = OR (biểu thức 1, biểu thức 2) Ví dụ: = OR (4 > 5 , 8>6) -> kết quả FALSE = OR (4>5, 6>8) -> kết quả FALSE - Hàm IF mở rộng = if (ddk1, giá trij1,if(ddk2, giá trị 2, if(ddk3, giá trị 3, giá trij4))) Ví dụ ; Thành tiền bằng số lượng nhân đơn giá. Nếu mã hàng bắt đầu bằng B và số lượng lớn hơn 2 thì đều giảm thành tiền 10% 8 A B C D 1 Mã hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền 2 B001 27 10 3 B002 10 57 4 A001 12 40 5 B001 16 50 6 A002 25 20 7 B002 26 40 8 B001 15 50 Thành tiền = if (and(left (A2,1) = “B”, B2>20),B2*C2* 0.01,B2*C2) -Hàm COUNTIF (range, criteria) Ví dụ; các vùng giá trị A1 : A4 bằng 100, 200, 300, 400 = COUNTIF (A1:A4, “>160”) -> kết quả trả về là 3 - Hàm Sumif trả về giá trị tổng của 4 phần tử được chọn. Ví dụ: giá trị A1:A4 bằng 100, 200, 300, 400. Giá trị B1: B4 bằng 7, 14, 21, 28 = Sumif ( A1:A4, “>160”, B1:B4) -> kết quả trae về cho giá trị là 63. - Hàm tìm kiếm VLOOKUP ( 9 . Ôn tập phần mềm Excel 1. Khởi động chương trình: -Từ biểu tượng chương trình -ProgramMicrosoft office Excel 2. Thoát chương trình phần mềm - Menu File Exit - Alt. nút lệnh: Close 2. Cấu trúc màn hình giao diện -Các thành phần + Thanh tiêu đề + Thanh bảng chọn: gồm các thực đơn chứa các lệnh + Thanh công cụ: có thể đóng mở khi làm việc trên màn hình + Vùng. thanh công cụ (= (tên hàm) (danh sách đối số) -Hàm trả vêc giá trị tuyệt đối: = ABC (vùng dữ liệu) ví dụ = ABC (- 25) -> kết quả là 25; = 2 + ABC (- 5.2) -> kết quả là 7.2 -Hàm trả về phần