Thông báo nhận hàng 6.. Thông báo nhận hàng 8.. Báo cáo nhận hàng 9.. Thông báo nhận hàng 10.. Hóa đơn được chấp thuận 12.. Bắt đầuA Xác định các mặt hàng cần mua Các y/c với các Chuẩn b
Trang 1Fast Software Co., Ltd HTTT DN Mua hàng 1
Sơ đồ dòng dữ liệu HTTT mua hàng trong doanh nghiệp (theo sách của Bodnar và Hopwood về AIS, 1998)
Bộ phận nhận hàng
Bộ phận mua hàng
Kế toán
Kho hàng
Dữ liệu
về nhà cung cấp
Nhà cung cấp 8
6
7
5
1
2
9
4
12
3
10
Chi tiết
DÒNG DỮ LIỆU CHÍNH
1 Yêu cầu mua hàng
2 Xác nhận
3 Đơn mua hàng
4 Thông báo mua hàng
5 Thông báo nhận hàng
6 Giao hàng
7 Thông báo nhận hàng
8 Báo cáo nhận hàng
9 Thông báo nhận hàng
10 Hóa đơn
11 Hóa đơn được chấp thuận
12 Bộ chứng từ
13 Thanh toán
Hình PO-01 Hệ thống ứng dụng mua hàng Sơ đồ dòng dữ liệu
…
Trang 2Bắt đầu
A
Xác định các mặt hàng cần mua
Các y/c với các
Chuẩn bị y/c mua hàng
Y/c mua hàng
Y/c mua hàng H
B
D
L
Đối chiếu
và kiểm tra đơn hàng
Đơn mua hàng Y/c mua hàng
B/c nhận hàng
Kiểm tra
số lượng hàng nhập
Đơn mua hàng
B/c nhận hàng B/c nhận
hàng
Đối chiếu c.từ và file
Cập nhập n/x kho
Chuyển
cho
kế toán
phải trả
Thẻ kho
File
File
Kiểm tra điểm đặt mua lại (Reorder)
Từ bộ phận
nhận hàng
Đến bộ phận mua hàng
Lấy ra khi nhận được đơn đặt mua
Ký vào bản xác nhận nhận hàng
Từ bộ phận mua hàng
Đến bộ phận
kế toán phải thu
Theo stt
Theo stt
3 2 1
3
3
1
2
3
3
Kho hàng
HÌNH PO-02.1 Hệ thống ứng dụng mua hàng
…
Trang 3Fast Software Co., Ltd HTTT DN Mua hàng 3
Y/c mua hàng A
Files thông tin các ncc
Chọn ncc và chuẩn bị đơn đặt mua
B/c nhận hàng
Đơn đặt mua Y/c mua hàng
F
D C
E
K
J
I
Flie
Đối chiếu
với đơn
hàng mở
B/c nhận hàng
Hóa đơn
Y/c mua hàng Đơn đặt mua
Kiểm tra và xác thực hóa đơn
Chuyển đến kế toán phải trả Hóa đơn
Y/c mua hàng
B/c nhận hàng
Hóa đơn
Đơn mua hàng
Flie
Từ Kho hàng
Từ bộ phận
Nhận hàng
Các quy trình đấu thầu cạnh tranh
Chuyến đến ncc
Chuyển đến Kho
Chuyển đến bộ phận nhận hàng Chuyển đến
kế toán phải trả
Từ ncc
Đơn hàng mở (chưa thực hiện) theo stt
Lấy c.từ ra
khi nhận
hóa đơn của ncc
Các đơn hàng hoàn thành (đóng)
1
1
1 2
3 4 5 6
3 1 6
1 2
1
3
2
Bộ phận mua hàng
HÌNH PO-02.2 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp)
……
Trang 4E
Hàng cùng với phiếu xuất kho
Đếm và kiểm tra hàng hóa
Hàng cùng với phiếu xuất kho
B/c nhận hàng Đơn đặt mua
Chuẩn bị b/c nhận hàng
File
I
4
4
Bộ phận nhận hàng
Phiếu xuất kho Đơn đặt mua
File
Báo cáo nhận hàng
Sắp xế theo stt Lấy ra khi nhận hàng từ ncc
1 2
3 4 4
Đối chiếu giữa đơn đặt mua và phiếu xuất kho
Sắp xếp theo stt
Đếm độc lập (Blind Count)
Từ bộ phận mua hàng
Giao hàng
từ ncc
Trang 5Fast Software Co., Ltd HTTT DN Mua hàng 5
………
B
K
L F
Y/c mua hàng
Review Account Coding
Kiểm tra điều khoản mua hàng
Xử lý chứng từ
B/c nhận hàng
Hóa đơn
Chứng từ
B/c nhận hàng Đơn đặt mua
Đối chiếu giữa y/c mua và đơn đặt mua
File
Đối chiếu và kiểm tra
Chuyển cho
bộ phận chi thanh toán
M
Đơn đặt mua Y/c mua hàng
Từ Kho hàng
Sắp xếp
theo stt
3 5
2
Từ Kho hàng
Từ bộ phận mua hàng
Từ bộ phận mua hàng
Quá trình đối chiếu
Lấy c.từ ra khi nhận được hóa đơn của ncc
Xem thêm
ở phần
kế toán phải trả
5 3
2
1
Kế toán phải trả
HÌNH PO-02.5 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp)
Trang 6…………
Trang 7Fast Software Co., Ltd HTTT DN Mua hàng 7
J
G
Báo đã nhận đơn đặt mua Đơn đặt mua
Séc
Séc
Chứng từ Đơn đặt mua
Hóa đơn
Hàng cùng với
phiếu xuất kho
Xử lý đơn đặt
hàng của KH
Xử lý chi thanh toán
Chuyển cho
khách hàng
Từ bộ phận mua hàng
1
1
Nếu cần thiết
Bản sao báo đã nhận
Từ kế toán phải trả
Xem thêm ở phần chi thanh toán Chuyển cho
bộ phận mua hàng
Chuyển cho
bộ phận nhận hàng
2
2
Nhà cung cấp Thanh toán
HÌNH PO-02.4 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp)
