Công tác kế toán trong công ty TNHH Doãn Trung

Công tác kế toán trong công ty TNHH Doãn Trung

Lời mở đầu

Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực cũng nh nền kinh tế toàn cầu, cơ chế thị trờng đã mở ra những hớng đi mới cho sự phát triển kinh tế Trong đó hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá có vai trò quan trọng

và là nền tảng để đa đất nớc ta từng bớc thực hiện công cuộc Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá Thông qua hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá, nớc ta có thể đón nhận những thành tựu khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống nhân dân và phát triển nền kinh tế xã hội

Để quản lý có hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì hạch toán

kế toán là công cụ không thể thiếu Xét trên góc độ vi mô, kế toán là cơ sở cho việc ra quyết định quản lý kinh doanh Kế toán cung cấp một cách kịp thời, đầy

đủ, chính xác các thông tin về tình hình mua sắm, sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp cho các nhà quản lý Tổ chức tốt công tác kế toán sẽ góp phần vào thắng lợi của các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu

Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác kế toán trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, trong quá trình học tập và thực tập tại Công ty TNHH Doãn Trung, em đã đợc tiếp xúc trực tiếp thực tế công tác hạch toán kế toán và hoạt

động kinh doanh, hoạt động điều hành , quản lý trong Công ty Đây là một giai

đoạn đầy khó khăn, lúng túng vì kiến thức trên sách vở khác rất nhiều những gì

đang diễn ra trên thực tế cả về cách quản lý cũng nh công tác hạch toán kế toán Mặc dù vậy, trong thời gian tìm hiểu tại Công ty TNHH Doãn Trung , em đã vận dụng những kiến thức đã đợc học vào việc quan sát, đánh giá thực tế về Công ty nhằm nắm bắt đợc một cách chung nhất, khái quát nhất quá trình hình thành và phát triển, các hoạt động quản lý cũng nh qui trình hạch toán- kế toán trong doanh nghiệp để hoàn thành Báo cáo tổng hợp của mình

Báo cáo tổng hợp của em gồm ba chơng nh sau:

Chơng I: Khái quát chung về hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy của Công ty

Chơng II: Công tác kế toán trong Công ty TNHH Doãn Trung.

Chơng III: Nhận xét và đánh giá chung

Trong quá trình thực tập, đợc sự hớng dẫn tận tình của cô giáo TS – Nguyễn Thanh Quý và với sự giúp đỡ chỉ bảo nhiệt tình của phòng Tài chính kế toán tại Công ty TNHH Doãn Trung em đã hoàn thành đợc báo cáo tổng hợp Do thời gian thực tập ngắn, kinh nghiệp thực tế còn ít nên bài viết không tránh khỏi những sai sót Em xin gửi tới các thầy cô giáo và toàn thể cán bộ, nhân viên Công

ty TNHH Doãn Trung lời cảm ơn chân thành nhất

ChơngI : Khái quát chung về hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ

máy của Công ty

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Doãn Trung đợc Uỷ ban Thành phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập ngày 19 tháng 1 năm 1998

Tên gọi: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Doãn Trung

Tên giao dịch quốc tế: Doãn Trung Co., Ltd

Trụ sở chính: 39 Lê Hồng Phong, Ba Đình, Hà Nội

Vốn điều lệ: 3.000.000.000 VNĐ ( Ba tỷ đồng Việt Nam)

Trớc khi thành lập công ty chỉ là một cửa hàng buôn bán các sản phẩm nh các linh kiện điện tử Sau đó cửa hàng quyết định mở rộng quy mô kinh doanh cho nên đã thành lập lên Công ty Doãn Trung Việc kinh doanh của công ty ngày càng phát triển nên Công ty đã mở thêm câc cửa hàng bán lẻ và giới thiệu sản phẩm , đó là:

39A Hai Bà Trng- Hà Nội (ĐT: 04- 9.340985)

39 Lê Hồng Phong- Hà Nội (ĐT: 04- 7.331677)

Đến đầu năm 2006 hai cửa hàng trên đã tách ra thành một công ty riêng cho nên hiện nay Công ty chỉ có trụ sở chính ở 39 Lê Hồng Phong

II Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty

1 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh

Công ty trách nhiệm hữu hạn Doãn Trung là doanh nghiệp chuyên cung cấp các thiết bị và dịch vụ kỹ thuật trong các lĩnh vực:

1 Thiết bị âm thanh ánh sáng chuyên dụng

2 Thiết bị Phát thanh- Truyền hình- Điện ảnh

3 Thiết bị chuyên dụng phục vụ trình diễn và giải trí

4 T vấn kỹ thuật và thực hiện các chơng trình biểu diễn chuyên nghiệp

5 T vấn thiết kế và thi công các hệ thống âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp

6 Thiết bị dụng cụ thể dục thể thao

7 Kinh doanh t liệu sản xuấtNgoài ra Công ty còn thực hiện sửa chữa và bảo hành các sản phẩm của công ty khi khách hàng có nhu cầu

2 Đặc điểm qui mô hoạt động , thị trờng kinh doanh

Công ty trách nhiệm hữu hạn Doãn Trung là đại lý và là đại diện độc quyền cho nhiều hãng sản xuất thiết bị kỹ thuật nổi tiếng trên thế giới, đặc biệt là các nhà sản xuất thiết bị âm thanh ánh sáng hàng đầu thế giới nh : BOSE, B-52, CARVIN, ROLAND, MARTIN, LEXICON, FURMAN, BLUE VANE, K&F, ALLEN & HEATH, YORKVILLE, TAS, SUPPER STAR

Là đại lý độc quyền của BOSE (USA) và COEMAR (Italy), B-52 (USA), CARVIN ( USA) khu vực Việt Nam và Lào, công ty Doãn Trung luôn đợc hỗ trợ

kỹ thuật trực tiếp và tối đa từ BOSE, B-52, CARVIN và COEMAR

Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật có nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực nói trên , công ty không chỉ cung cấp các thiết bị mà còn t vấn, đa ra các giải pháp tối u cho từng nhu cầu của khách hàng, cũng nh bảo hành thiết bị sau bán hàng

3 Quan hệ của Công ty với các bên liên quan

- Với các cơ quan chức năng nh cơ quan thuế, các cơ quan luật pháp của Nhà nớc: Công ty Doãn Trung đã hoàn thành tốt các yêu cầu nh thực hiện đóng thuế , thực hiện các Luật do Nhà nớc đề ra và đã hoàn thành tốt mọi công việc.

- Với các đối tác nh khách hàng: Luôn nâng cao uy tín với khách hàng bằng việc kinh doanh sản phẩm chính hãng, có những chính sách giảm giá hay có chiết khẩu thanh toán cho những khách hàng mua với sổ lợng nhiều hay thanh toán trớc hạn Đối với bạn hàng bên nhập khẩu hàng hoá thì trong việc ký kết hợp

đồng luôn rõ ràng và chính xác theo nguyên tắc hai bên cùng có lợi

II Hiệu quả hoạt động của Công ty một số năm gần đây

Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2003, 2004, 2005

Biểu số 1: bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây

Từ bảng cân đối kế toán ba năm gần đây ta có:

Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu =(10)/(1) 0.323% 0.557% 0.380%

Dựa vào bảng các chỉ tiêu trên ta thấy:

- Hệ số tự tài trợ thể hiện mức độ độc lập về mặt tài chính của doanh nghiệp, nó cho biết vốn chủ sở hữu chiếm bao nhiêu trong tổng nguồn vốn Qua bảng trên ta thấy hệ số này khá lớn, điều đó chứng tỏ doanh nghiệp có nhiều vốn

tự có, có tính độc lập cao với các chủ nợ Tuy nhiên hệ số nợ này lại giảm dần ở các năm 2004, 2005 do vậy doanh nghiệp cần xem xét về vấn đề này

- Dựa vào bảng trên ta thấy hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn đều lớn hơn 1 điều đó chứng tỏ doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn

- Hệ số đầu t TSCĐ của doanh nghiệp giảm dần theo các năm chứng tỏ cha quan tâm nhiều đầu t vào TSCĐ Tuy nhiên cũng có thể công việc kinh doanh của doanh nghiệp không cần phải đầu t nhiều vào lĩnh vực này

- Nhìn vào tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu ta thấy tỷ suất thay đổi theo từng năm Tỷ suất tăng năm 2004 và lại giảm vào năm 2005, mặt khác tỷ lệ này

không đợc cao cho nên doanh nghiệp nên cố gắng đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng lợi nhuận.

III Đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh của Công ty

1 Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động trong Công ty

Do vào đầu năm 2006 hai cửa hàng của Công ty tách ra thành công ty mới cho nên số lợng nhân viên của Công ty bị giảm sút Hiện nay lao động trong Công

ty là 9 nhân viên trong đó mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một số công việc khác nữa ngoài công việc chính của mình Ngoài hai nhân viên có trình độ cao

đẳng các nhân viên khác đều là trình độ đại học Các nhân viên đều có nhiều kinh nghiệm và đều làm tốt các công việc đợc giao

2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

Dới đây là mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:

Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của công ty

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

- Giám đốc Công ty: giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty; là ngời có quyền cao nhất trong Công ty Giám đốc trực tiếp phụ trách công tác đối nội và

đối ngoại, công tác tài chính và các phòng ban trong Công ty đồng thời vạch ra chiến lợc phát triển, tìm đối tác kinh doanh Giám đốc thay mặt Công ty ký kết các Hợp đồng kinh tế Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đại diện cho Công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nớc và

Giám Đốc

Phó Giám ĐốcTrợ lý Giám Đốc

Phòng Kinh

doanh Phòng Tài chính, Kế toán Phòng Kỹ thuật Phòng Bán hàng

phát triển vốn của Công ty; chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty.

- Phó Giám đốc: Là ngời tham mu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh của đơn vị và đợc uỷ quyền của Giám đốc, giúp đỡ Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách

- Trợ lý Giám đốc: Là ngời luôn đi theo Giám đốc và làm tốt các công việc của mình nh soạn thảo các Hợp đồng mua bán hàng và soạn thảo các đơn

từ

- Phòng Kinh doanh: Nghiên cứu tìm hiểu, khảo sát khai thác thị trờng để

mở rộng quan hệ thơng mại với các đối tác trong và ngoài nớc Mặt khác giúp đỡ Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty

- Phòng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của Công ty nh sửa chữa, bảo hành các thiết bị Mặt khác còn chịu trách nhiệm t vấn, thiết kế ,lắp đặt theo các hợp đồng hay các dự án

- Phòng Tài chính, kế toán:

+, Tổ chức các công việc tài chính kế toán nh : Hạch toán lỗ, lãi; cân đối thu chi theo hệ thống tài khoản và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nớc; theo dõi

và phản ánh tình hình sử dụng vốn của Công ty

+, Thực hiện chế độ báo cáo kế toán định kỳ, phản ánh những bất thờng để lãnh đạo có những biện pháp xử lý kịp thời

+, Có trách nhiệm kê khai thuế, nộp thuế và các khoản nghĩa vụ khác với Ngân sách Nhà nớc

- Phòng bán hàng: Chịu trách nhiệm về mặt tiêu thụ sản phẩm cũng nh việc xuất nhập hàng hoá của công ty

Chơng II: Công tác kế toán trong Công ty TNHH Doãn Trung

I Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

1 Phơng thức tổ chức bộ máy kế toán

Nội dung quan trọng để tổ chức công tác kế toán là lựa chọn một hình thức

tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với tính chất, quy mô, đặc điểm của Công

ty cũng nh phù hợp với trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán, điều kiện thông tin liên lạc và mức độ phân cấp quản lý

Xuất phát từ đặc điểm đó, là một công ty có quy mô nhỏ, hoạt động trên một địa điểm nhất định nên bộ máy kế toán của Công ty chỉ có 4 nhân viên và đ-

ợc tổ chức theo hình thức tập chung Việc áp dụng hình thức kế toán này sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và phát huy đợc tính tự chủ trong kinh doanh Để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán, kế toán của Công ty đợc phân thành các

bộ phận có chức năng và nhiệm vụ cụ thể đợc bố trí theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 01: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Doãn Trung

( Trích tài liệu từ Phòng kế toán )

Chức năng của các nhân viên phòng kế toán:

- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thông tin tài chính của doanh nghiệp thành các báo cáo có ý nghĩa đối với quá trình ra các quyết định quan trọng trong việc phát triển của Công ty Kế toán trởng kiểm tra, theo dõi theo

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp ( kế toán TSCĐ)

Kế toán Ngân hàng

Thủ quỹ

Kế toán kho

đúng trách nhiệm và quyền hạn của mình, kịp thời phát hiện các sai xót trong quá trình thực hiện công việc.

- Kế toán tổng hợp của Công ty đồng thời kiêm nhiệm các công việc của

kế toán nghiệp vụ mua, bán hàng; kế toán thanh toán tiền lơng; kế toán ngân hàng

Do đó kế toán tổng hợp ngoài việc theo dõi về sự tăng, giảm, hao mòn của TSCĐ

mà kế toán tổng hợp phải theo dõi tốt các phần hành từ đó tổng hợp, đối chiếu để cuối tháng , quí , năm lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của kế toán trởng

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt tại quỹ, bảo toàn tiền tại quỹ, bảo quản số d trên cơ sở tiền mặt

- Kế toán kho kiêm thủ kho: chịu trách nhiệm về vấn đề nhập, xuất hàng hoá ngoài ra còn ghi sổ các quâ trình đó

II Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

1 Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán.

Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lợng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống bảng chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định.Việc áp dụng hệ thống chứng từ rất quan trọng đối với mỗi Công ty trong việc tổ chức quản lý cũng nh quá trình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty

Đối với Công ty TNHH Doãn Trung hệ thống chứng từ mà công ty áp dụng là: Quyết định số 144/2001/ QĐ- BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài Chính

áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Danh mục chứng từ kế toán mà Công ty đang sử dụng:

- Bảng thanh toán tiền lơng: MS 02- LĐTL

- Nhập hàng dựa vào hoá đơn

2 Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán.

Tổ chức tài khoản kế toán là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản hạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị Chế

độ kế toán tại Công ty nh sau:

Niên độ kế toán : bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N

Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái

Phơng pháp nộp thuế GTGT : Theo phơng pháp khấu trừ

Phơng pháp hạch toán ngoại tệ : Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong năm đợc quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh, số d các khoản tiền, công nợ ngắn hạn có gốc ngoại tệ đợc đánh giá lại theo tỷ giá thực tế tại thời

điểm thanh toán

Tài khoản kế toán sử dụng:

TK 111, TK 112, TK 156, TK 211, TK 214, TK 311, TK 334, TK 338, TK 411, TK133, TK 3331, TK 511, TK 515, TK 641, TK 632, TK 642, TK 911 và các tài khoản liên quan khác

3 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán.

Bộ phận kế toán tại Công ty sử dụng phần mềm kế toán bằng Excel nhằm giúp cho công tác kế toán đợc nhanh và chính xác Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp lựa chọn là hình thức Nhật ký Sổ cái đợc thể hiện nh sau:

Sơ đồ 02: Trình tự ghi sổ Nhật ký- Sổ cái

Chú thích :

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Hệ thống các loại sổ chi tiết mà doanh nghiệp đang sử dụng:

- Sổ chi tiết Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi tiết Bán hàng

- Bảng theo dõi công nợ

- Sổ theo dõi thuế GTGT

- Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ

4 Đặc điểm báo cáo tài chính.

Xếp vào loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ cho nên Báo cáo tài chính của Công ty đợc thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài Chính Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm Báo cáo tài chính bao gồm:

- Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02-DNN

- Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 03- DNN

Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm 02 phụ biểu sau:

Chứng từ gốc

Nhật ký – Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

- Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F 01- DNN

- Tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN Mẫu số F 02- DNN

Doanh nghiệp không lập Báo cáo lu chuyển tiền tệ vì đây là báo cáo không bắt buộc đối với doanh nghiệp

III Đặc điểm qui trình kế toán của các phần hành kế toán tại Công ty.

Dựa trên những quyết định, chế độ chung do Bộ tài chính quy định, mỗi một doanh nghiệp sẽ có cách vận dụng khác nhau nh thêm hoặc bớt chứng từ, chi tiết các tài khoản nhằm phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình

Đối với công ty TNHH Doãn Trung do hoạt động kinh doanh với quy mô nhỏ do

đó các chứng từ và sổ sách sử dụng là không nhiều Để hiểu biết về tình hình tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán tại công ty TNHH Doãn Trung ta cùng xem xét quy trình kế toán của các phần hành kế toán nh sau:

1 Đặc điểm phần hành kế toán theo dõi về ngân hàng.

Bên cạnh một số mặt hàng Công ty mua trong nớc để bán thì hầu hết hàng hoá tại Công ty là hàng nhập khẩu từ các nớc Do vậy việc mua bán bằng tiền Việt

và bằng ngoại tệ qua ngân hàng là thờng xuyên và liên tục

•Chứng từ sử dụng:

- Giấy báo số d khách hàng

- Uỷ nhiệm chi

- Đơn xin mua ngoại tệ

- Uỷ nhiệm thu

- Lệnh chuyển có

- Giấy nộp tiền ngân phiếu thanh toán

•Tài khoản sử dụng:

- TK 111: Tiền mặt tại quỹ

- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng

• Quy trình luân chuyển chứng từ:

- Đối với việc nhập khẩu hàng hoá trực tiếp quá trình luân chuyển chứng

từ phụ thuộc vào phơng thức thanh toán quy định trong Hợp đồng nhập khẩu mà Công ty ký kết với bên xuất khẩu Phơng thức thanh toán chủ yếu đợc áp dụng tại