Tiểu luận môn thanh toán quốc tế hóa đơn thương mại

“Hóa đơn thương mại” được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều k

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẶC BIỆT

 LỜI NÓI ĐẦU 

Giữa một xã hội hiện đại với nền kinh tế ngày càng phát triển, khi mà các công

ty, doanh nghiệp xuất hiện mỗi lúc một nhiều thì “hoạt động thương mại” lại càng trở nên phổ biến Hóa đơn nói chung hay “hóa đơn thương mại” nói riêng là một trong những chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ giao hàng của hoạt động sản xuất kinh doanh “Hóa đơn thương mại” được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể Nếu không có hóa đơn thương mại thì

sẽ gặp nhiều khó khăn, tranh chấp trong việc chuyển giao hàng cũng như chuyển nhận hàng giữa bên mua và bên bán Vì vậy, việc nghiên cứu và tìm hiểu những thông tin liên quan đến hóa đơn thương mại là thật sự cần thiết và bổ ích, đặc biệt là trong thanh toán quốc tế

- -

Mục lục

I Khái niệm 4

II Chức năng của hóa đơn thương mại: 4

III Nội dung hóa đơn thương mại: 5

IV Các yêu cầu cần được thỏa mãn và những lỗi cần lưu ý khi lập Hóa đơn thương mại 8

1 Các yêu cầu theo UCP 600 8

2 Kiểm tra hóa đơn thương mại trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ 9

3 Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại .11

V Các loại hóa đơn: 12

1 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): 12

2 Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): 15

3 Hóa đơn chính thức (Final Invoice): 17

4 Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): 18

5 Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice): 21

6 Hóa đơn trung lập (Neutral Invoice): 22

7 Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice): 23

8 Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice): 24

I Khái niệm

Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa Hóa đơn thương mại do người bán, nhà xuất khẩu phát hành xuất trình cho người mua để chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng Hóa đơn thương mại còn là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải…

Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v

II Chức năng của hóa đơn thương mại:

chứng từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu Nếu số tiền ghi trên hối phiếu không đúng với hóa đơn thì hóa đơn có tác dụng thay thế hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền

mua bán, và là cơ sở tiến hành kiểm tra và tính tiền thuế

thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn

hàng hoá với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng

thư thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền

III Nội dung hóa đơn thương mại:

Một hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chi tiết căn bản giống như một hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước như:

bằng chữ

Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế do người bán và người mua trong đa số trường hợp không gặp nhau trực tiếp để thực hiện việc thanh toán nên một hóa đơn thương mại quốc tế có một số điểm khác hẳn với các hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước Cụ thể như sau:

trong việc lập hóa đơn thì ngôn ngữ thông thường được sử dụng là tiếng Anh, trong khi các hóa đơn bán hàng hay cung cấp dịch vụ trong nước đa phần bao giờ cũng lập bằng ngôn ngữ bản địa

thỏa thuận trong các hợp đồng mua bán với các điều kiện giao hàng và thanh toán phù hợp với các quy định trong các hợp đồng mua bán này và phù hợp với luật hay tập quán quốc tế trong thương mại

Nội dung chi tiết của 1 hóa đơn thương mại

Chú thích:

1) SHIPPER/ EXPORTER (Nhà xuất khẩu): Tên và địa chỉ của đối tác chính chịu

trách nhiệm xuất khẩu những hàng hoá được liệt kê

2) CONSIGNEE (Người nhận hàng) : Tên và địa chỉ của cá nhân hoặc công ty mà

hàng hoá được gửi đến cuối cùng

3) INTERMEDIATE CONSIGNEE (Trung gian): Tên và địa chỉ của người chịu

trách nhiệm phân phối hàng hoá đến cho người nhận cuối cùng

4) FORWARDING AGENT (Đại lý chuyển giao/hãng vận chuyển quá cảnh): Tên và

địa chỉ của người được ủy quyền hợp pháp, hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu

5) COMMERCIAL INVOICE NO (Mã số hoá đơn định bởi nhà xuất khẩu)

6) CUSTOMER PURCHASE ORDER NO (Mã số đơn đặt hàng của khách hàng)

7) B/L, AWB NO (Mã số vận đơn hàng hải hay hàng không )

8) COUNTRY OF ORIGIN (Xuất xứ của hàng hoá được vận chuyển)

9) DATE OF EXPORT (Ngày xuất khẩu thực tế)

10) TERMS OF PAYMENT (điều kiện thanh toán): Mô tả những điều khoản, phương

thức thanh toán, loại tiền tệ được thoả thuận giữa người mua và người bán theo hoá đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng của khách hàng, hay tín dụng thư

11) EXPORT REFERENCES: Dùng để trình bày những thông tin cần thiết khác, ví

dụ như các mã số, yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyển hàng…)

12) AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION : Cảng hàng không, hay hàng hải nơi

bốc hàng, đưa hàng lên tàu

13) EXPORTING CARRIER/ROUTE - (Hãng vận tải): Hãng vận tải do nhà xuất

khẩu chọn để vận chuyển hàng hoá

14) PACKAGES: Mã số trên kiện, thùng cactông hay container theo mỗi dòng mô tả 15) QUANTITY (Số lượng): Tổng số đơn vị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả

16) NET WEIGHT (Khối lượng tịnh): Tổng khối lựơng tịnh theo mỗi dòng mô tả - GROSS WEIGHT (Khối lượng gộp) Tổng khối lượng gộp (bao gồm cả khối lượng

bao bì) theo mỗi dòng mô tả

17) DESCRIPTION OF MERCHANDISE (Mô tả hàng hoá): Mô tả đầy đủ về hàng

hoá được vận chuyển, loại bao bì (thùng cacton, hộp, kiện…), trọng lượng gộp mỗi container, số lượng và đơn vị tính của hàng hoá

18) UNIT PRICE (Đơn giá)/TOTAL VALUE (Tổng giá trị): Giá của mỗi đơn vị hàng

hoá/ tổng giá trị hàng hoá theo mỗi dòng mô tả

19) PACKAGE MARKS (Ký mã hiệu): Ký hiệu hay mã số để nhận biết trên container 20) MISC CHARGES (Chi phí hỗn hợp): Tất cả các loại phí mà khách hàng phải trả

như: phí vận chuyển, bảo hiểm, phí đóng gói xuất khẩu, phí vận chuyển trên bộ

21) CERTIFICATIONS (Chứng nhận): Tất cả những chứng nhận và cam kết liên quan

đến bất cứ thông tin nào trong hoá đơn mà nhà xuất khẩu yêu cầu

22) INVOICE CURRENCY: Loại tiền tệ mà giá trị của hoá đơn được tính theo đó 23) DATE (Ngày tháng): Ngày tháng lập hoá đơn

Ngoài mẫu trên người ta cũng có thể lập những hoá đơn thương mại với nhiều cách thức khác nhau do không có một biểu mẫu tiêu chuẩn quy định cho chung cho hóa đơn thương mại Nhưng nội dung của một hóa đơn thương mại cơ bản vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết như trên

IV Các yêu cầu cần được thỏa mãn và những lỗi cần lưu ý khi lập Hóa đơn thương

mại

1 Các yêu cầu theo UCP 600

Theo điều 18 UCP 600 một hóa đơn thương mại cần phải:

thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người hưởng thụ ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ

 Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C

định rõ trong L/C

phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại

những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn

2 Kiểm tra hóa đơn thương mại trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ

thường không cố định mà tùy theo yêu cầu của nhà nhập khẩu nhằm mục đích đáp ứng được những yêu cầu cần thiết

hay không, kiểm tra các yếu tố liên quan như tên công ty, địa chỉ , số điện thoại, số fax… Việc ghi tên , địa chỉ người lập hóa đơn bắt buộc phải theo đúng trong L/C, kể

cả khi nội dung tham chiếu này bị ghi sai, trong hóa đơn thương mại và các chứng

từ khác người lập cũng phải ghi “sai” như trong L/C Nếu người lập ghi đúng với thực tế thì có thể bị xem là bất hợp lệ

dụng xem có phù hợp không, trường hợp L/C chuyển nhượng thì tên người mua được thể hiện trên hóa đơn phải là người thụ hưởng thứ nhất chứ không phải người

mở tín dụng

yêu cầu Nếu trong hóa đơn thể hiện sai biệt về lỗi chính tả cũng có thể là nguyên nhân để ngân hàng nước ngoài trì hoãn việc thanh toán dù điều này không liên quan, ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa

 Kiểm tra đơn giá hàng hóa trong hóa đơn thương mại và L/C có giống nhau không Trường hợp L/C ghi đơn giá cho mỗi “kg” mà hóa đơn thương mại ghi

“tấn”thì cũng được chấp nhận, miễn là không làm thay đổi đơn giá thật của hàng hóa

hàng từng phần hay không?

( phạm vi cho phép sai số) cho phép của L/C

khẩu chỉ giao hàng Dựa vào ngày giao hàng trên vận đơn, nếu ngày này trùng hay sau ngày hết hạn giao hàng thì đây là lần giao cuối cùng Thanh toán viên phải cộng trị giá lần giao này với tất cả những lần trứơc Tổng trị giá này phải nằm trong phạm vi của L/C với dung sai theo quy định

Cần kiểm tra xem những điều kiện này có đúng theo yêu cầu của L/C không ?

khác nhau thì trị giá từng loại hàng cũng như tổng trị giá phải đuợc tính đúng

trên hóa đơn phải giống trên Hối phiếu và L/C

cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải … Nếu có những thông tin này thì phải đồng nhất với thông tin trên vận đơn hay những chứng từ liên quan

chứng Nghĩa là yêu cầu đại diện bên mua kiểm tra hàng hóa và kí tên hóa đơn Nếu L/C quy định thì hóa đơn phải đựơc kí tên dù trong UCP không yêu cầu Nó đựơc thể hiện trên L/C như sau “SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 3 FOLDS” hay

“MANUALLY SIGN INVOICE IN TRIPLICATE”

3 Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

thuế nên không ghi vào trong hóa đơn

ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu

ra hàng hóa không được thể hiện trong hóa đơn

thu của hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại

thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu

nào đó ví dụ như giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi những chi phí tiếp theo sau

thực tế người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bên chỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc làm trung gian của mình

vào cùng một loại v.v

Ngoài ra đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ việc lập hóa đơn thương mại còn mắc phải các lỗi sau:

mua hàng) so với L/C Lỗi này thường rất xảy ra , nhất là khi L/C ghi tên và địa chỉ người thụ hưởng không đúng với thực tế

 Mô tả hàng hóa trên hóa đơn khác biệt với mô tả hàng hóa trong L/C, sự khác biệt này chỉ có thể chấp nhận nếu mô tả hàng hóa trên hóa đơn đảm bảo đầy đủ như nội dung trên L/C và có thể chi tiết hơn Từ đó, đơn vị xuất khẩu nên ghi lại “nguyên xi”nội dung mô tả hàng hóa của L/C vào hóa đơn ,trừ đơn giá và điều kiện giao hàng sẽ được ghi vào mục thích hợp khác

này gọi là bất hợp lệ giao hàng thiếu hay giao hàng vượt (số lượng hay số tiền)

cảng nhập hay NCF - cảng nhập …

yêu cầu ghi thêm trên hóa đơn là Shipping mark, Số L/C (Credit No), C/O, …

này không được quy định trong L/C) nhưng tính vào hóa đơn là bất hợp lệ

Để có thể tránh khỏi những lỗi trên khi lập một hợp đồng thương mại, trước khi giao hàng và lập hóa đơn thương mại hoặc thậm chí ngay từ khi thảo luận hợp đồng, người xuất khẩu phải kiểm tra với người nhập khẩu hoặc luật sư hoặc đại lý giao nhận hàng hóa ( tốt nhất là với người nhập khẩu) về những thông tin cần phải ghi trong hóa đơn thương mại Cẩn thận hơn nữa, người xuất khẩu nên gửi bản thảo hóa đơn thương mại cho người nhập khẩu để kiểm tra và thông qua trước khi lập hóa đơn chính thức

V Các loại hóa đơn:

1 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):

Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại

Mục đích của nó là nhằm:

 Làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu

ngoài

Chi tiết hóa đơn chiếu lệ

 Thông tin hóa đơn ( Page, Date, date of Expiry, Invoice #, customer ID) :

 Thông tin bên trả tiền (Bill to …):

 Thông tin bên nhận hàng ( Ship to …):

 Thông tin lô hàng (Shipment Information):

P.O # : Purchase Order number : Mã số đơn đặt hàng P.O Date : Ngày lập đơn đặt hàng

Letter of Credit : Thư tín dụng

Currency : Loại tiền tệ

Payment term: Điều kiện thanh toán

Est ship date : Ngày dự kiến vận chuyển

Mode of Transportation : Phương thức vận chuyển Transportation terms : Điều kiện vận chuyển Number of packages : Mã số lô hàng

Est gross weight : Khối lượng gộp kể cả bao bì:

Est net weight : Khối lượng ròng tịnh:

Carrier : Hãng vận chuyển

 Thông tin dành cho hải quan (Additional Information for Customs):

 Item/Part Number : Mã hàng hóa

 Description: Mô tả hàng hóa

 UOM-Unit of Measure: Đơn vị tính

 Unit Price: Đơn giá

 Quantity: Số lượng

 Tax VAT: Thuế GTGT

 Line total: Tổng giá trị mỗi mặt hàng

 Terms of Sale: Điều kiện bán hàng

 I declare that the information mentioned above is true and correct to the best of my knowledge.: Cam kết xác nhận rằng nội dung trong hoá đơn là

chính xác và trung thực

2 Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice):

Là hóa đơn dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng Hoá đơn tạm thời được lập khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hoá

Hóa đơn tạm thời áp dụng trong các trường hợp sau:

lượng xác định tại cảng đến, nhưng người bán sau khi hoàn thành giao hàng muốn tạm thời thu tiền ngay

từng lần và thanh toán chính thức sẽ được thực hiện khi hoàn thành giao hàng lần cuối

của phẩm chất hàng hoá hay khối trọng lượng hàng hoá phát sinh trong quá trình chuyên chở

 Khi giá cả hàng hoá sẽ được xác định tại một thời điểm sau khi hoàn thành giao hàng

thị trường, giá sở giao dịch vào thời điểm giao hàng tại địa diểm đến cuối cùng

Chi tiết hóa đơn tạm thời:

 Provisional Invoice : Tiêu đề hóa đơn tạm thời

 No : Số hóa đơn

 Charge to … : Bên mua hàng:

 Date : Ngày mua hàng

 Address: Đia chỉ bên mua

 Business style/Name : Ngành nghề hoạt động/ Tên công ty

 TIN – Taxpayer Identification Number : Mã số thuế

 Term : Chiết khấu thanh toán

 Quantity: Số lượng

 Unit: Đơn vị tính

 Item description: Mô tả hàng hóa

 Số tiền: Amount

 Total: Tổng số tiền

 Prepared by …: Người lập hóa đơn

 Date : Ngày lập hóa đơn

3 Hóa đơn chính thức (Final Invoice):

Là hóa đơn xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt

khoát tiền hàng