bạn hãy xây dựng kế hoạch để tăng năng suất lao động công ty fpt

Đề tài: Với mục tiêu chung của công ty là tăng cường hiệu quả và năng suất lao động . Phòng hành chính được giao 1 công việc thực hiện yêu cầu tin học hóa công việc văn phòng . Bạn hãy xây dựng kế hoạch để đạt đươc các mục tiêu trên. I_Giới thiệu chung. Công ty Hệ thống Thông tin FPT đã chính thức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép là nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số công cộng vào ngày 26/07/2010. Tới tháng 10/2010, Trung tâm Chữ ký số FPT (FPT.CA) bắt đầu cấp phát chứng thư số và chính thức tham gia thị trường chữ ký số tại Việt Nam. Sau hơn 2 năm cung cấp dịch vụ, FPT.CA đã nhanh chóng vươn lên dẫn đầu thị trường Chữ ký số ở Việt Nam với hơn 80.000 khách hàng sử dụng. Chính sách hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp của FPT.CA luôn được đẩy mạnh với đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tình và chu đáo. Những lợi thế đó giúp FPT.CA liên tiếp vượt qua các nhà cung cấp dịch vụ Chứng thực Chữ ký số khác và giành giải thưởng Sao Khuê 2012. Các khách hàng của FPT.CA là các cá nhân, doanh nghiệp kê khai thuế, hải quan điện tử và các ngân hàng lớn như: ACB, BIDV, MB Bank, ANZ, VP Bank, Hiện nay, FPT đã sẵn sàng cung cấp các dịch vụ điện tử cho giao dịch giữa chính phủ với người dân và doanh nghiệp như chữ ký điện tử, hệ thống thu ngân sách qua ngân hàng, dịch vụ thông quan hải quan điện tử, dịch vụ thuế điện tử, dịch vụ xử lý và quyết toán tờ khai thuế. Điều đó có nghĩa là chỉ cần được cấp phát chữ ký số từ nhà cung cấp dịch vụ FPT, người dùng có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau như: kê khai thuế qua mạng, kê khai hải quan điện tử và sử dụng cho các dịch vụ ngân hàng trực tuyến,…. Vậy cùng với đà phát triển nhanh chóng của dịch vụ chữ ký số, tin học hóa văn phòng tại FPT cũng nhanh chóng được chú ý và nâng cấp. Ở đây ta chú ý hơn tới bộ phận chăm sóc khách hàng tại FPT, một trong những bộ phận sử dụng nhiều ứng dụng công nghệ thông tin và sử lý chủ yếu trên các thiết bị máy tính. II. Kế hoạch tin học hóa của công ty Hiện nay, công ty đang có kế hoạch mở rộng thêm thị trường chữ ký số, ra tất cả các tỉnh thành, hướng tới tất cả các doanh nghiêp, tổ chức cá nhân, có nhu cầu sử dụng dịch vụ chữ ký số để kê khai thuế. Tăng doanh thu thêm 60% về mảng chữ ký số. Do đó, bài toán quản lý bán hàng tại công ty ngày càng chở nên phức tạp hơn. Điêu đó, khiến công ty phải lên kế hoạch cho việc thiết lập một hệ thống quản lý thông tin mới, dày hơn, nâng cấp cao hơn, chặt chẽ hơn. Theo ban lãnh đạo của công ty, hiện nay công ty đã có kế hoạch cụ thể cho việc tin học hóa các bộ phận liên quan tới phần mềm điện tử như phòng kinh doanh, phòng CS, phòng billing, phòng hệ thống… Theo đó, công ty dự định dành 25 % lợi nhuận cua năm nay để thực hiện kế hoạch tin học hóa và dành 3% lợi nhuận của các năm tiếp theo để bảo trì và nâng cấp cho hệ thống thông tin cảu công ty. Ngoài ra công ty sẽ tuyển thêm một số nhân viên có hiểu biết về thuế và có trình độ tin học để bổ sung vào lực lượng nhân viên cho mảng chữ ký số. Đặc biệt với phòng CS, một trong những bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng qua các thiết bị điện tử, cũng là bộ phận gắn kết và duy trì lượng khách hàng. Công ty sẽ có những chính sách bổ sung cũng như nâng cấp thiết bị điện tử và bổ sung nguồn nhân lực khi có nhu cầu. II: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cho phòng chăm sóc khách hàng tại FPT. Hiện nay, FPT là một trong những công ty áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào hầu hết các quy trình quản lý. Nhất là các bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến xuất nhập bán hàng, dịch vụ điện tử… Chăm sóc khách hàng là một trong những bộ phận được sử dụng nhiều máy móc và ứng dụng công nghệ thông tin nhất. Với bước đầu thành công cộng với uy tín và thương hiệu của mình trên thị trường, chữ ký số của FPT nhanh chóng phát triển và chiếm lĩnh thị trường về mảng chữ ký số. Lượng khách hàng ngày một lớn cùng với thời gian và lượng lưu trữ dữ liệu ngày 1 tăng nhanh, là vấn đề lớn gây cản trở cho việc chăm sóc cũng như việc sử dụng máy móc của các nhân viên phòng chăm sóc. Bên cạnh đó lượng khách hàng ngày một lớn khiến lượng công việc ngày càng tăng, số nhân viên phòng chăm sóc không đủ để hỗ trợ hết lượng khách hàng có nhu cầu hỗ trợ. Nhất là vào ký kê khai thuế lượng khách hàng tăng một cách đột biến, điều này dẫn tới lượng công việc quá tải, bên cạnh đó số lượng khách hàng gọi ngoài giờ hành chính chiếm một tỷ lệ lớn vào ký kê khai. Do đó, nguồn nhân lực hiện tại không đủ hỗ trợ. Máy móc đã cũ nên chậm và hay gặp lỗi. Để gải quyết triệt để vấn đề này, trưởng bộ phận CS đã làm đề nghị lên cấp trên để xin cấp thêm máy tính, các thiết bị liên quan phục vụ cho việc chăm sóc, bên cạnh đó bảo trì một số máy tính cũ, nâng cấp Ram, và xin thêm nhân lực. Cụ thể như sau: - Xin cấp thêm 8 máy tính + 8 điên thoại - Bảo trì và nâng cấp toàn bộ thiết bị máy tính hiện có. - Nâng cấp Ram cho các máy tính quá tải. - Xin bổ sung thêm 8 nhân viên trực điện thoại, trong đó 2 nhân viên làm việc ngoài giờ hành chính. - Xin thay đổi không gian làm việc rộng và thoải mái hơn. IV- Giải pháp tin học hóa văn phòng. Trước đề nghị của phòng chăm sóc và tình hình hiện tại của công ty, bộ phận hành chính văn phòng xem xét tình hình thức tế tại công ty, xem xét két quả kinh doanh của phòng CS và tình hình thực tại có cần thiết phải cung cấp thêm số lượng máy tính cũng như nhân lức không, sau đó liên hệ với bộ phận kho để xem số lượng hiện tại có đủ đáp ứng đề nghị. Bên cạnh đó liên hệ với bộ phận nhân sự để kiểm tra số lượng nhân sự tại các bộ phận khác. Sau đó, chuyển sang bộ phận kế toán kiểm tra và kết xuất tài chính. Sau đó mở cuộc họp giữa các bộ phận liên quan và các lãnh đạo công ty để đưa đến quyết định. Với tình hình thực tế tại phòng chăm sóc và mức độ quan trọng của công việc, ban lãnh đạo đã phê duyệt và chuyển cho các bộ phận phụ trách thực hiện. Bộ phận hành chính văn phòng nhận quyết định, lấy từ tình hình thực tế của công ty , đặt thêm cho phòng chăm sóc 4 máy tính mới, cộng 4 điện thoại, đổi các Ram với bộ nhớ lưu trữ cao nhât lấy trong kho lưu trữ, bảo trì hoặc thay mới các máy tính cũ, hiệu quả thấp. Đồng thời thuyên chuyển 2 nhân viên từ phong kinh doanh, 2 nhân viên từ phòng hệ thống, tuyển mới 4 nhân viên trong đó 2 nhân viên trực ngoài giờ, để bổ sung cho lực lượng nhân viên chăm sóc. Bên cạnh đó mở rộng diện tích thêm 10m2 cho phòng chăm sóc. Cùng với việc phê duyệt đề nghị của phòng chăm sóc, ban lãnh đạo công ty cùng các bộ phận khác, đã thiết lập một hệ thống thông tin mới, gắn kết các bộ phận và thống nhất thông tin giữa các bộ phận và các các bộ kinh doanh tại các địa bàn tại các tỉnh. Mở rộng mạng thông tin, mở rộng vùng phủ song, để phục vụ cả các khách hàng tại các tỉnh lẻ. Bên cạnh đó thiết lập các chốt đại lý tại các địa bàn mục tiêu, để quản lý khách hàng và tiện chăm sóc. Cùng với việc thay đổi tại bộ phận CS, các bộ phận khác như billing, hệ thống, kinh doanh…là các bộ phận liên quan trực tiếp tới bộ phận CS, cũng phải được nâng cấp hệ thống,thêm các phần mềm hỗ trợ, lưu trữ, các phần mềm chuyển giao, phần mềm quản lý khách hàng… V- Kết luận. Việc thay đổi này, giúp công ty hoàn thiện hơn việc tin học hóa giữa các phòng ban, các bộ phận. Điều này tạo điều kiện giúp công ty đạt được mục tiêu đề ra, bên cạnh đó giúp các bộ phận làm việc móc xích và kết hợp với nhau một cách hiệu quả hơn. Cũng giúp cho công ty thuận tiện hơn trong việc quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý các phòng ban khác. The end . chung của công ty là tăng cường hiệu quả và năng suất lao động . Phòng hành chính được giao 1 công việc thực hiện yêu cầu tin học hóa công việc văn phòng . Bạn hãy xây dựng kế hoạch để đạt đươc. nghệ thông tin và sử lý chủ yếu trên các thiết bị máy tính. II. Kế hoạch tin học hóa của công ty Hiện nay, công ty đang có kế hoạch mở rộng thêm thị trường chữ ký số, ra tất cả các tỉnh thành,. chữ ký số để kê khai thuế. Tăng doanh thu thêm 60% về mảng chữ ký số. Do đó, bài toán quản lý bán hàng tại công ty ngày càng chở nên phức tạp hơn. Điêu đó, khiến công ty phải lên kế hoạch cho