đồ án tốt nghiệp dịch vụ số hóa dữ liệu(dịch vụ dpo )

vụ DPO, hay còn được gọi là dịch vụ số hóa dữ liệu, một loại hình dich vụ đang được rấtnhiều doanh nghiệp trên thế giới cần đến như một phương thức giảm thiểu chi phí và tăngkhả năng kin

I Khái quát chung 3

1.1 Khái quát về dịch vụ BPO 3

1.2 Khái quát về Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam 4

1.3 Yêu cầu chung của dự án Menu-Keying và loại hình dịch vụ sử dụng 11

II Tra cứu WEB và cách thức thực hiện dự án Menu-Keying 11

2.1 Quy trình thực hiện dịch vụ tra cứu WEB 11

2.2 Quy trình thực hiện dự án 035 và yêu cầu đối với nhân viên nhập liệu 12

III Ứng dụng kiến thức trong quá trình thực tập tại phòng DPC 14

3.1 Thuận lợi 15

3.2 Khó khăn 15

vụ DPO, hay còn được gọi là dịch vụ số hóa dữ liệu, một loại hình dich vụ đang được rấtnhiều doanh nghiệp trên thế giới cần đến như một phương thức giảm thiểu chi phí và tăngkhả năng kinh doanh cho doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, DIGI-TEXX được xem là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vựcthuê ngoài dịch vụ chuyên về số hóa dữ liệu, đối tượng khách hàng chủ yếu nằm ở cácquốc gia Châu Âu Những năm gần đây Công ty đang tích cực mở rộng thị trường trongnước, lượng khách hàng chủ yếu là các tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam và một số cơquan nhà nước

2 Tạ Thị Thùy Trang

I Khái quát chung

1.1 Khái quát về dịch vụ BPO

BPO ( Business Process Outsourcing) là khái niệm để chỉ việc sử dụng

các dịch vụ liên quan đến các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài thay vì

tự tổ chức cung cấp nhằm giảm chi phí và tăng khả năng kinh doanh cũngnhư khả năng tập trung phát huy những mặt mạnh của doanh nghiệp

Tại Digi-Texx Việt Nam dịch vụ BPO được định nghĩa ra tiếng Việt là “ Giacông một phần nghiệp vụ cho doanh nghiệp” và bao gồm các hình thức cơ bảnsau :

 Xử lý Form ( Form Processing) : Từ những yêu cầu của khách hàng về

việc thu thập và xử lý thông tin sẵn có trên những Form được cung cấp,từng bước của quy trình được thực hiên một các khép kín nhằm cho rakết quả chính xác và bảo mật trong thời gian ngắn nhất

 Quản trị cơ sở dữ liệu ( Database Management ) : thiết lập cơ sở dữ

liệu, quản lý và cập nhật thông tin theo yêu cầu của khách hang

 Tra cứu Web ( Web Research ) : thông qua Internet công ty dịch vụ tìm

kiếm và xây dựng cơ sở dữ liệu về tên công ty, sản phẩm, dịch vụ, địachỉ, tên miền, email và những thông tin khác của các doanh nghiệp theoyêu cầu của khách hàng

Lợi ích đem lại cho người sử dụng dịch vụ :

 Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng

 Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

 Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ

 Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

 Tiết kiệm chi phí đầu tư cho công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, nhân viên

Báo cáo thực tập

1.2 Khái quát về Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam

1.1.1 Khái quát chung

 Tên công ty : Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam

 Năm thành lập : 2003

 Người sáng lập : FRANK SCHELLENBERG & HOLGER MARTENS

 Hình thức doanh nghiệp : 100% vốn nước ngoài

 Địa chỉ : Lầu 2, tòa nhà ANNA, Công viên Phần mềm Quang Trung,Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

 Trang Web : http://www.digi-texx.com.vn

 Giám đốc điều hành : NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO

 Số lượng nhân viên : khoảng 200 nhân viên

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển :

Được sáng lập bởi hai chủ đầu tư đến từ quôc gia có nền kinh tếhàng đầu Châu Âu, DIGI-TEXX nhanh chóng nhận thấy rằng triết lý “Nhân

sự Việt – Chất lượng Đức” chính là chìa khóa thành công cho những dịch

vụ gia công mà công ty cung cấp

DIGI-TEXX Việt Nam là một trong những doanh nghiệp đầu tiên đếnvới Công viên Phần mềm Quang Trung vào đầu năm 2003, DIGI-TEXXgóp phần không nhỏ vào thành công chung của Công viên Phần mềm vớitốc độ tăng trưởng ổn định ở mức trung bình 40% mỗi năm Cùng vớiFHP Far East – công ty thàng lập đầu năm 2004 từ 40 nhân viên củaDIGI-TEXX – cho đến nay hoạt động kinh doanh của hai công ty đã tạo rahơn 450 cơ hội việc làm trong ngành công nghệ thông tin với môi trườnglàm việc không ngừng được cải thiện

Với thành tíh đáng tự hào nhất là chinh phục thành công thị trườngĐức – một quốc gia công nghiệp hành đầu thế giới với nhiều chuẩn mựckhắt khe hơn bất kỳ một thị trường nào khác – DIGI-TEXX tự tin và tự hào

mở rộng phạm vi hoạt động của mình ở thị trường nội địa từ năm 2007,nâng tầm từ một công ty làm dịch vụ số hóa hướng đến trở thành một nhàcung cấp giải pháp lưu trữ điện tử chuyên nghiệp tại Việt Nam

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế của Việt Nam, DIGI-TEXX – mộtthương hiệu Việt gốc Đức, một nhà cung cấp Đức gốc Việt – tự tin bướcvào sân chơi toàn cầu, tận dụng cơ hội để thành công hơn nữa và nối gótnhững tên tuổi lớn của thế giới trong cùng lĩnh vực

 Sáng tạo : “Innovation is our life-blood!” DIGI-TEXX khuyến khích

và tán thưởng cho những phát kiến mới từ tất cả các cấp nhânviên Sáng tạo là đòn bẩy để DIGI-TEXX tăng trưởng và phát triểnvượt bậc

 Đoàn kết : Mọi thành viên trong DIGI-TEXX luôn chung sức, sát

cánh bên nhau trong mọi thử thách Đoàn kết là môi trường thuậnlợi nhất để phát huy các thế mạnh của từng cá nhân

 Học hỏi : DIGI-TEXX xây dựng một tổ chức luôn luôn học hỏi bằng

ý thức tích cực “HỎI - CHIA SẺ - CÙNG NHAU KHÁM PHÁ” Cậpnhật kiến thức, công nghệ của thời đại, biết tận dụng túi tri thứctoàn nhân loại thông qua internet

 Dám nghĩ dám làm : Dấn thân vào việc khó, đương đầu với rủi ro

là cơ hội đột phá, vượt lên phía trước của nhân viên DIGI-TEXX

“NGHĨ & LÀM” là tư tưởng xuyên suốt toàn tập thể nhân viên côngty

6 Tạ Thị Thùy Trang

1.1.4 Dịch vụ cung cấp :

Dịch vụ cung cấp :

 Dịch vụ BPO

 Số hóa tài liệu

 Nhập và chuyển đổi dữ liệu

 Dàn trang và Thiết kế

Ví dụ quy trình đơn giản về việc thực hiện số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành

dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được

Tài liệu

Xử lý dữ liệu

Báo cáo thực tập

1.1.5 Các thành tựu đạt được :

Các thành tựu đã đạt được :

1 2009 : Đoạt giải Công nghệ thông tin – Truyền thông Việt Nam ở

lĩnh vực Công nghiệp nội dung số

2 2008 – 2010 : Đoạt 3 giải thưởng Sao Khuê liên tiếp

3 03/04/2010 : Đạt Chứng nhận Hệ thống quản lý thông tin theo tiêu

chuẩn ISO/IEC 27001:2005

4 6/2011 : Được Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh giao thực hiện dự

án số hóa hồ sơ Báo cáo Tài chính và Báo cáo Quyết toán thuếnăm 2010

8 Tạ Thị Thùy Trang

1.1.6 Tổ chức và chức năng của các phòng ban

Digi-Texx Việt Nam bao gồm 7 phòng ban :

 Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên

 Quản lý hệ thống thiết bị văn phòng

 Phòng Kế toán

 Kiểm soát tài chính công ty

 Tính toán lương cho nhân viên

 Tính toán chi phí và doanh thu của công ty

 Quản lý, điều hành phòng Serve, hệ thống máy tính

 Chịu tránh nhiệm các máy móc, bảo trì, mua mới cáclinh kiện

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY

Software Team Leader Trần Khương Tuấn

Accounting Controlling Department

Chef Accountant Nguyễn Thị Loan

Data Processing Center

Production Manager Nguyễn Thị Bích Phương

Quality Managerment Department Quality Assuarance Manager

Lê Tất Trí Tưởng

Admin & HR Department

Admin & HR Managerment

Vũ Thành Nam Đức

Business Development

Department

Business Development Manager Rittstieg Björn

MANAGING DIRECTOR

Nguyễn Thị Phương Thảo

MANAGING DIRECTOR ‘S SECRETARY

Ms Nguyễn Thị Mộng Thường

Báo cáo thực tập

12 Tạ Thị Thùy Trang

1.3 Yêu cầu chung của dự án Menu-Keying và loại hình dịch vụ sử dụng

Từ dữ liệu đầu vào của khách hàng (PDF, URL) yêu cầu nhập thông tinMenu của các Restaurants ở Mỹ

Dựa trên địa chỉ URL được cung cấp, nhân viên nhập liệu tiến hànhsearch Web, copy thông tin về, rồi phân tích và xử lý theo yêu cầu của kháchhàng

Thông tin sau khi được xử lý tạo thành một hệ thống cơ sở dữ liệu menucác món ăn theo từng nhà hàng, phục vụ cho nhu cầu dễ dàng tra cứu củakhách hàng hoặc mục đích khác mà khách hàng hướng tới

II Tra cứu WEB và cách thức thực hiện dự án Menu-Keying

2.1 Quy trình thực hiện dịch vụ tra cứu WEB

Bao gồm 3 bước cơ bản :

 Phát triển phần mềm : Lập trình viên phát triển phần mềm xử lý

dữ liệu Thông qua chương trình đó, kỹ thuật viên xử lý dữ liệu tiếnhành copy và phân tích thông tin được copy từ Internet

 Kiểm tra dữ liệu : Tất cả các dữ liệu sau khi xử lý sẽ được lưu trữ

trong cơ sở dữ liệu tạm thời, sau đó được chuyên viên kiểm soátchất lượng thực hiện kiểm tra dữ liệu để đảm bảo độ chính xác đạtđược là cao nhất

 Kết xuất dữ liệu : Dữ liệu được kết xuất và chuyển giao cho khách

hàng dưới dạng CD, DVD, hoặc tải lên FPT Server

 Đối với dạng file URL :

 Phát triển phần mềm: Dựa trên yêu cầu của khách hàng, phòng lậptrình nghiên cứu, phát triển phần mềm xử lý dữ liệu Bao gồm các mục

cơ bản như: Tên thực đơn, Giờ phục vụ, Tên món ăn, Mô tả món ăn(cách thức chế biến,nguyên liệu, cách thức phục vụ ….)

 Sử dụng chương trình Search Web tìm đến địa chỉ được cung cấp,copy thông tin về

 Đối với dạng file PDF :

 File PDF có thể copy: copy bình thường trên phần mềm lập trình viên

b) Quy trình thực hiện :

Thông thường nhân viên nhập liệu thường phải thực hiện dự án qua 3bước cơ bản

2.2.2 Yêu cầu đối với nhân viên nhập liệu :

Nhập chính xác thông tin trong Menu theo yêu cầu của khách hàng

Đảm bảo tốc độ nhanh, đúng thời gian quy định

TYPE 1Nhân viên nhập liệu tiến hành copy và phân tích thông tin được copy từ Internet theo yêu cầu của

khách hàng lần 1

TYPE 2Nhân viên nhập liệu tiến hành copy và phân tích thông tin được copy từ Internet theo yêu cầu của

khách hàng lần 2

VERIFY

So sánh giữa Type 1 với Type 2 và điều chỉnh cho

đúng theo yêu cầu của khách hàng

Báo cáo thực tập

2.2.3 Kiểm tra chất lượng và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng:

a) Kiểm tra chất lượng :

Dữ liệu sau khi được nhập xử lý sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tạm thời , sau đó chuyển lên phòng QC để thực hiện kiểm tra dữ liệu nhằm đảm bảo

độ chính xác đạt được là cao nhất Sau đó dữ liệu được kết xuất và chuyển giao cho khách hàng dưới dạng CD, DVD, hoặc tải lên FPT Server, tùy theo yêu cầu

Dữ liệu được chia thành từng phần và giao hàng theo từng thời điểm nhất định

Trong quá trình thực hiện, khách hàng có thể có những điều chỉnh đối với quy tắc nhập liệu Hoặc dữ liệu đã giao không được khách hàng chấp nhận về chất lượng và yêu cầu điều chỉnh lại Lúc đó, phải thực hiện quá trình tiếp nhận phản hồi từ khách hàng

b) Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng:

Nội dung phản hồi của khách hàng phần lớn tập trung vào chất lượng dự

án và yêu cầu dự án, có thể được phân loại thành :

Phản hồi có tính chất góp ý : Khách hàng hài lòng về chất lượng dự án,

yêu cầu dự án được đáo ứng đúng và đủ, khách hàng đề nghị thêm một số biệnpháp hoặc yêu cầu để dự án hoàn thiện hơn

Phản hồi về lỗi :

 Lỗi nhẹ : Như yêu cầu dự án chưa được đáp ứng đúng, chất lượng dự ánchưa đạt

 Biện pháp : Tiến hành các hành động khắc phục, phòng ngừa nhằm

sửa lỗi và giao lại dữ liệu cho khách.

 Lỗi nghiêm trọng : Khách hàng đưa ra cảnh báo về nguy cơ mất dự án,hoặc dự án có lỗi sai nghiêm trọng, hoặc dự án có lối sai hàng loạt dokhông hiểu rõ yêu cầu dự án , ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng

dữ liệu

 Biện pháp : Các phòng ban liên quan phải tham gia vào việc phân tích

lỗi, khắc phục lỗi và phản hồi cho khách hàng.

Việc sửa lỗi phải được thực hiện chính xác, nhanh chóng, đảm bảo không ảnhhưởng tới deadline của dự án

16 Tạ Thị Thùy Trang

III Ứng dụng kiến thức trong quá trình thực tập tại phòng DPC

3.1 Thuận lợi

Với đối tượng khách hàng chủ yếu là các nước Châu Âu, nên các dự án mà công ty tiến hành rất đa dạng về ngôn ngữ sử dụng, đặc biệt là tiếng Đức và tiếng Anh

Dự án 035 là dự án sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh là chủ yếu, đặc biệt trong đó córất nhiều từ ngữ chuyên ngành ẩm thực và chế biến thức ăn, hay tên các loại nguyên liệu thức ăn trên thế giới Tiếp xúc nhiều với những thông tin đó cũng giúp cho vốn từ vựng tiếng Anh của tôi được tăng lên đáng kể

Bên cạnh đó, đa số nhân viên trong công ty đều là những người trẻ tuổi, hầu hết đều rất năng động và thân thiện, luôn sẵn sàng giúp đỡ và giải đáp những thắc mắc mà tôi gặp phải trong công việc Cách thức làm việc theo nhóm, có người quản lý trực tiếp và thường xuyên kiểm tra chất lượng thực hiện công việc cũng giúp tôi tạo nên tính kỷ luật và làm việc có kế hoạch hơn cho sau này.Đồng thời tôi cũng được hiểu thêm một phần nào áp lực công việc mà mình sẽ phải đối mặt trong công việc thật sự sau này

3.2 Khó khăn

Chuyên ngành học của tôi là tiếng Đức, nhưng ngôn ngữ chủ yếu mà tôi sử dụng khi tham gia thực tập tại công ty lại là tiếng Anh Điều đó thực sự là một hạn chế, vì cơ hội để sử dụng ngành học của mình là không nhiều

Thời gian thực tập không dài, trong khi những yêu cầu thực hiện dự án lại

thường xuyên thay đổi, đôi khi tôi cũng gặp phải những khó khăn khi thực hiện

và phải cần tới sự hướng dẫn của các anh chị quản lý

Xin chân thành cảm ơn !

Tạ Thị Thùy Trang Khoa Ngữ văn Đức Trường KHXH & NV TP Hồ Chí Minh

18 Tạ Thị Thùy Trang

NGUỒN THÔNG TIN

http://webnoibo

http://www.digi-texx.com.vn

http://www.ictnews.vn/Home/thoi-su/Cuc-Thue-TPHCM-thue-so-hoa-du-lieu/ 2011/07/2SVMC7184596/View.htm

http://www.giaiphapso.info/giai-phap-so/so-hoa-du-lieu-la-gi/

Tìm hiểu về công việc

Dịch tài liệu hướng dẫn thực hiện dự án (bằng tiếng

anh)

8.00-12.00

_ Nghe giới thiệu về dự án 035

17.6 Học thực hiện dự án ở bước type nhập dữ liệu vào máy 8.00-12.00 20.6 Hỗ trợ dự án 058 của chị Thạch Thảo Nhập câu trả lời viết taytừ Fragebogen 13.00-17.00

21.6

Hỗ trợ dự án 058 của chị Thạch Thảo Nhập câu trả lời viết taytừ Fragebogen 8.00-12.00 Hoàn tất phần việc được giao từ dự án 058 Nhập câu trả lời viết taytừ Fragebogen 13.00-15.00

Học cách nhập "Choice option " trong dự án SDS

_ Phân biệt lựa chọn giữa 2 dạng "Would you like/prefer…? và "choice of…"

_ Làm thử trên chương trình.

15.00-17.00

22.6 Học cách nhập Menu từ file PDF vào chương trình Nhập thông tin từ PDF vào phần mềm Copy thông tin Copy thông tin 8.00 - 12.0013.00-17.00

23.6

Nhập thông tin từ file PDF vào phần mềm Copy thông tin 8.00-12.00

Thực hiện bước Proof

Sửa lỗi chính tả

Bổ sung những từ/cụm

từ còn thiếu Nhập thêm những Menu còn thiếu

20 Tạ Thị Thùy Trang

12.7 OCR - checking Sửa lỗi cho OCR 8.00-17.00

25.7 OCR - chechking