thật là lãng phí thời gian và các nguồn lực khác để phát triển một số kịch bản phức tạp, trong hoạch định, cho các tình huống có thể không bao giờ xảy ra” bạn đồng ý hay không đồng ý hãy bảo vệ ý kiến của bạn.
Câu 3: “ Thật là lãng phí thời gian và các nguồn lực khác để phát triển một số kịch bản phức tạp, trong hoạch định, cho các tình huống có thể không bao giờ xảy ra” Bạn đồng ý hay không đồng ý? Hãy bảo vệ ý kiến của bạn. Quan điểm của nhóm chúng em là đồng ý với nhận định:“Thật là lãng phí thời gian và các nguồn lực khác để phát triển một số kịch bản phức tạp, trong hoạch định, cho các tình huống có thể không bao giờ xảy ra”. Trước khi trình bày những nguyên nhân giải thích cho quan điểm đồng ý thì chúng em xin tiếp cận câu định trên thông qua việc trả lời những câu hỏi sau đây: thứ nhất “Kịch bản là gì?”, thứ hai “Kịch bản phức tạp là gì?”, thứ ba “Thế nào là những kịch bản phức tạp có thể không bao giờ xảy ra?” và cuối cùng là “Phát triển một số kịch bản phức tạp đó bằng cách nào?”. Dưới góc nhìn điện ảnh, “K ịch b ản” là một khái niệ m nói lên nhữ ng phác thả o c ủa đạ o diễ n trong quá trình làm phim. Các phác th ảo đó bao gồ m n ộ i dung, đạ o c ụ, ánh sáng,… và vai trò c ủa nó là giúp quá trình k ể lạ i mộ t câu chuyện đượ c diễ n ra rõ ràng và trôi chảy. Tương tự như vậ y, trong ho ạch đị nh, c ụm t ừ “kịch b ản” đượ c hiể u là một b ả n phác thả o c ủa các nhà quả n tr ị về vi ễ n c ảnh tương lai vớ i nh ữ ng tình hu ố ng theo họ là có thể xả y ra. Câu nhận định 36 trên còn đưa ra khái niệ m “kịch b ả n ph ứ c t ạp”, ta có thể hiểu nó như là nhữ ng bả n phác thảo đượ c xây d ự ng mộ t cách chi tiế t với đầy đủ các s ố liệ u, cá c bướ c hoạt độ ng rõ ràng thông qua một kho ả ng thờ i gian dài chuẩ n b ị. Thêm vào đó, khái ni ệ m “kịch b ản ph ứ c tạp” trên còn mang tính chấ t là “có thể không bao giờ x ảy ra”, “kịch b ản ph ứ c tạp có th ể không bao gi ờ x ảy ra” là nh ữ ng k ịch bả n có xác suấ t x ả y ra trên th ực t ế là rấ t nh ỏ , có thể là 1/1000, 1/10000 hay nhiều hơn nữa. Sang câu hỏi thứ tư, ta có thể hiểu “phát triển một số kịch bản phức tạp” là tiến hành những bước của quá trình hoạch định một cách cầu kì và kĩ lưỡng nhằm thu thập đủ thông tin và số liệu để xây dựng mục tiêu được đặt ra. Thông qua việc trả lời cho bốn câu hỏi được nêu, ta có thể nhận thấy vấn đề mà câu nhận định trên mu ố n làm rõ là việ c ho ạch định chi tiế t nh ữ ng viễ n c ả nh có xác suấ t xả y ra trên th ực t ế là rấ t nhỏ thậ m chí không thể xả y ra thì có lãng phí thờ i gian và nguồ n lực? Dướ c góc nhìn kinh t ế vi mô, mong mu ố n c ủa con ngườ i về thế giớ i vậ t chấ t là vô hạn, nhưng nguồ n tài nguyên th ế giớ i này có thể đáp ứ ng là hữ u hạ n, nế u không mu ố n nói là khan hi ế m. Nhìn nhậ n t ừ góc độ c ủa một t ổ chức, thờ i gian và ngu ồ n l ực cũng là yế u tố h ữ u hạ n cho nên nhiệ m v ụ đặ t ra cho các nhà quả n tr ị là s ử d ụng hiệ u quả nhữ ng ngu ồ n lực mình đang có để thực hiệ n t ốt nhấ t mục tiêu. Muốn đạt đượ c m ục đích này thì nhà quả n tr ị phả i có nh ữ ng chiến lượ c hợp lý đượ c ho ạch định c ẩ n thậ n. M ột k ế hoạ ch ho ạch định t ố t c ầ n phả i tiêu t ố n rấ t nhiề u thờ i gian và ngu ồ n lực. Nhấ t là ở khâu tìm kiế m, thu thập, đánh giá và phân tích thông tin nhằ m giúp cho nhà quả n tr ị có thể đánh giá chính xác tình hình. Nhưng mọ i chuyện cũng chưa thể hoàn thành t ốt ngay c ả khi ta đã tiế n hành t ố t công tác hoạch định. Bởi vì, khi đem kế hoạ ch th ực hiệ n có rấ t nhi ề u vấn đề s ẽ phát sinh mà các nhà quả n tr ị không thể lường trướ c. Cho nên khi phải đố i phó vớ i nh ữ ng 37 yế u t ố bấ t ngờ , tổ ch ức phả i linh ho ạt để giả i quyế t, không thể d ựa trên nhữ ng kế ho ạ ch t ỉ mỉ và chi ti ết đã hoạch định trước đó. Vì đôi khi các kế hoạch đó không phù hợ p vớ i tình thế hiệ n tạ i, không thể giúp ích mà còn c ả n trở đế n quá trình giả i quy ế t vấn đề . Lúc này, các k ế hoạ ch ngắ n hạ n phù hợ p vớ i tình hình là lựa chọ n t ối ưu. Đơn cử một ví d ụ về s ự biến độ ng c ủa môi trườ ng gây ảnh hưở ng công tác ho ạch định c ủa công ty Toyota. Như chúng ta đã biế t, sau trận động đấ t – sóng thầ n xả y ra tháng 3/2011 t ạ i Nhậ t B ản, Toyota đã đẩ y mạ nh s ả n xuấ t t ạ i các nhà máy ở ngoài nước, trong đó chủ yế u là nhà máy ở Thái Lan để tiế p t ục công vi ệc kinh doanh. Nhưng vào tháng 11/2011, lũ lụt đã tràn vào Thái Lan gây thi ệ t hạ i nặ ng nề cho đất nướ c này trên mọi phương diện. Cơn lũ lịch s ử cũng đã cuốn đi nhiề u th ứ c ủa nề n kinh t ế Thái, tro ng đó còn có nhữ ng d ự tính c ủa công ty Toyota. Ch ỉ trong vòng một năm ngắ n ng ủi, hai cú đánh mạ nh t ừ thiên nhiên đã đẩ y Toyota vào tình thế phải đố i mặ t vớ i rấ t nhiề u rắ c r ố i. Tình hình đó đòi hỏ i Toyota phả i có nh ữ ng k ế hoạ ch c ấ p thiết và chính xác để gỡ rố i tình hình t ệ hạ i trên. Ví d ụ này được nhóm em đưa ra vớ i mục đích chứng minh cho quan điể m là có r ấ t nhiề u yế u tố bấ t ngờ tác động đế n công tác ho ạch định mà t ổ chức phả i đố i phó, k ế ho ạch đối phó đòi hỏ i rấ t nhiề u ngu ồ n lực lớ n. Cho nên việ c chạ y theo phát triể n nh ữ ng k ịch b ả n khó có thể xả y ra trên th ực tế là việ c làm lãng phí thờ i gian và nguồ n lực. Thiết nghĩ, trong môi trườ ng th ực tế quá nhiề u biến động như hiệ n nay ta ch ỉ nên ho ạch định nh ữ ng tình huống đượ c d ự đoán là có khả năng xả y ra nhấ t và việc tiên đoán này phả i d ựa trên những cơ sở nhất định. Ho ặ c nếu lo xa hơn thì trong muôn vàn k ịch b ả n c ủa tương lai, ta chỉ nên l ựa chọ n nh ữ ng k ịch b ả n có khả năng xảy ra cao hơn và có tầ m ảnh hưở ng lớn đế n tổ chức để tiế n hành hoạch định. 38 Quá trình th ực hiệ n mục tiêu luôn ch ứa nhi ều nguy cơ có khả năng gây trì hoãn hay làm sai lệ ch vớ i nh ững điều đã đượ c các nhà quả n tr ị tiên đoán trướ c. Cho nên, thay vì chạy theo phát triển những kịch bản phức tạp có xác suất xảy ra nhỏ thì việc làm cần thiết hơn của tổ chức là phải luôn chuẩn bị một tâm lý sẵn sàng để đương đầu với những rắc rối phát sinh. Câu hỏi cần thiết nhất được đưa ra cho trường hợp này là “Nếu X xảy ra, chúng ta sẽ phản ứng như thế nào để vô hiệu hóa hay giảm thiểu thiệt hại?”. Để giải quyết câu hỏi trên thì việc chuẩn bị sẵn một chiến lược thay thế là thật sự cần thiết. Và công ty nước giải khát nổi tiếng thế giới Coca-cola là bậc thầy trong việc ứng phó khi có những yếu tố bất ngờ đẩy công ty vào hoàn cảnh dầu sôi lửa bỏng. Ta có thể đưa ra ví dụ sau đây: Năm 1898 khi Asa Candler đang nắm quyền Coca-cola, việc làm ăn của coca-cola đang phát triển rực rỡ thì rắc rối đã ập tới khi chính phủ Tây Ban Nha đánh thuế nặng Coca-cola. Nguyên nhân của việc đánh thuế là chính phủ Tây Ban Nha đang tìm nguồn tài chính cho cuộc chiến tranh với Mỹ. Candler bất đắc dĩ phải trả những gì ông được yêu cầu, và sau đó đã khởi kiện chính phủ để lấy lại từng đồng một cùng với lãi suất cho công ty. Để chứng tỏ quyền lực của mình, chính phủ đã trả đòn bằng cách tuyên bố Coca-cola là một loại dược phẩm và nó phải có nghĩa vụ nộp thuế. Sau đó, chính phủ Tây Ban Nha ban hành những dự luật cấm đoán chất cồn, những người dân nghèo ở miền nam bắt đầu uống Coca-cola thay rượu và bị nghiện. Trong thời gian này, thành phần của Coca-cola có chứa một lượng rất nhỏ cocaine. Những nhà báo chuyên viết tin giật gân đã để mắt đến vấn đề này và những câu chuyện điên rồ được viết ra, rất nhiều trong số đó kịch liệt chống đối Coca-cola với ý muốn Coca-cola sẽ phải ngừng bán trên thị trường. Trong lúc này, Candler không còn lựa chọn nào khác là phải đến hỏi các nhà sản xuất cocaine cho lời khuyên để sản xuất Coca-Cola mà hoàn toàn không có cocaine. Từ một nhà hóa học tẩy chay Coca-cola một cách điên cuồng tên Dr.Harvey Wiley, nhiều nhà hoạt động cộng đồng và các nhà tuyên truyền bắt đầu bao vây công ty và đẩy Coca-cola vào thế khó. Trong tình hình đó, Candler vẫn bình tĩnh đối đầu và giải quyết 39 từng vấn đề một với nhiều quyết định sáng suốt. Kết quả là Coca-cola vẫn tiếp tục kinh doanh và ăn nên làm ra. Một ví dụ khác: Câu chuyện này xảy ra trong giai đoạn công ty Coca-cola đổi chủ từ gia đình Candler sang Woodruff và Sam Dobbs. Lúc này, Coca-cola bị ảnh hưởng nặng nề vì tình hình khan hiếm đường trên thế giới,“Hoạt động của họ dựa hoàn toàn vào đường và công ty phải hứng chịu mỗi khi giá đường trên thế giới thay đổi. Giá đường tăng liên tục và công ty bị buộc phải hy sinh doanh thu để đương đầu.” Để đối phó với tình hình trên, Woddruf đã cố gắng thuyết phục những nhà đóng chai chấp nhận mức giá thấp hơn. Nhưng không may chính việc này đã phản tác dụng khi không lâu sau ông bị phản đối kịch liệt và dính vào kiện tụng. Sự kiện thiếu đường kéo dài đã đẩy Coca-cola vào tình thế vô cùng khó khăn. Và tình hình càng xấu đi khi “công ty kiên quyết giữ một kho tích trữ đường trong 60 ngày trong khi giá đường giảm chỉ qua một đêm.” Thiếu nguyên liệu trầm trọng, bị nhiều vụ kiện tụng bủa vây, giai đoạn này vận xui đã đeo bám Coca-cola gần như sát nút; những sự kiện không may liên tục diễn ra như muốn đẩy Coca-cola lên trước bờ vực phá sản. Nhưng trước tình hình đó, Woddruf vẫn không bỏ cuộc, ông vẫn kiên trì chiến đấu đến giờ phút cuối cùng. Chính nhờ sự kiên trì đó mà phép mầu đã xuất hiện: “Một sự cứu nguy lớn đã diễn ra khi toà án tối cao của Mỹ ra phán quyết có lợi cho Coca- cola trong một vụ kiện bị trì hoãn trong thời gian dài. Khi vụ kiện của những nhà đóng chai cuối cùng được giải quyết, mọi thứ trở nên tốt đẹp hơn với công ty.” 24 Quá trình xây dựng Coca-cola trở thành một sản phẩm nổi tiếng trên thế giới là một điều kì diệu thông qua “nghệ thuật marketing xuất chúng và nghệ Những dòng trích dẫn được trích từ bài viết “Con đường đưa Coca-cola lên đến đỉnh cao” được đăng tại website báo “Doanh nhân Sài Gòn” , đường dẫn: http://doanhnhansaigon.vn/online/the-gioi-quan-tri/marketing-pr/2012/09/1067397/con- duong-dua-coca-cola-len-dinh-cao/ 40 thuật bán hàng không ngưng nghỉ”. Nhưng để giữ vững chỗ đứng trên thị trường, Coca-cola đã phải chiến đấu với muôn vàn khó khăn. Có những giai đoạn khó khăn xảy ra nhiều đến nỗi Coca-cola dường như đứng trước bờ vực phá sản, nhưng quan trọng là Coca-cola vẫn không bỏ cuộc mà vẫn kiên cường đối đầu với tình thế. Chính điều đó đã đưa Coca-cola lên đỉnh cao như ngày nay. Sau những luận điểm và dẫn chứng trên, nhóm chúng em muốn khẳng định rằng việc hoạch định là một việc làm quan trọng trong quản trị. Nó như một kim chỉ nang để các nhà quản trị lèo lái con thuyền công ty đi đúng hướng. Cho nên ta phải sáng suốt lựa chọn những “kịch bản” có thể xảy ra và gây ảnh hưởng lớn đến tổ chức để tiến hành hoạch định thay cho việc tiêu tốn thời gian và nguồn lực để chạy theo phát triển những kịch bản phức tạp khó có thể xảy ra. Hiện thực cuộc sống được ví như một đại dương to lớn, nên giông bão xảy ra là chuyện không thể tránh khỏi. Cho nên bên cạnh việc tiến hành hoạch định cẩn thận thì vấn đề đương đầu và giải quyết khó khăn cũng là một điều tối quan trọng. Nhưng muốn các quá trình trên diễn ra hiệu quả thì các tổ chức phải có nguồn lực đủ mạnh. Vì vậy, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực để dự phòng cho những tình huống phát sinh chắc chắn sẽ giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và thành công hơn. Phần kết: Hoạch định là một việc làm quan trọng trong công tác quản trị của doanh nghiệp. Để công tác hoạch định được hoàn thành tốt, nhà quản trị phải lựa chọn những mục tiêu phù hợp với loại hình tổ chức và xây dựng những viễn cảnh có khả năng xảy ra trên thực tế, không nên sa đà chạy theo những “kịch bản” phức tạp và xác suất thành hiện thực thấp. 41 Khi tiến hành hoạch định, cũng không nên xây dựng những kế hoạch quá tỉ mỉ và chi tiết. Bởi vì khi thực hiện kế hoạch, những yếu tố bất ngờ tác động làm ảnh hưởng đến những gì được hoạch định trước là không thể tránh khỏi. Cho nên tổ chức phải chuẩn bị sẵn tâm lý và nguồn lực để xây dựng những đối sách hợp lý với tình hình để giải quyết những khó khăn. Vì như vậy, tổ chức mới có thể giữ vững vị thế và phát triển. Tương tự, quản trị trong tổ chức cũng giống như quản trị cuộc đời mỗi con người. Điều quan trọng trong cuộc đời của chúng ta cũng là tiến hành tốt công tác hoạch định. Hoạch định cuộc đời có mấu chốt là xác định mục tiêu mà ta muốn đạt được. Và những mục tiêu đó cũng phải phù hợp với từng người riêng biệt, vì mỗi người có một hoàn cảnh và năng lực khác nhau. Chỉ khi xác định được mục tiêu rõ ràng, ta mới có thể nỗ lực hết sức mình để theo đuổi và biến mục tiêu đó thành hiện thực. Xác định mục tiêu còn giúp ta tránh khỏi những phút giây mất định hướng hay đi lạc đường. Ngoài ra, nó còn giúp ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Trên bước đường để hiện thực hóa mục tiêu, chắc hẳn sẽ có nhiều yếu tố bất ngờ tác động làm ảnh hưởng đến những điều đã được hoạch định sẵn. Nhưng điều quan trọng là ta không thể để cho những khó khăn đánh bại, mà phải dũng cảm đối đầu và vượt lên làm chủ tình thế. Vì chỉ khi mạnh mẽ dấn thân và hành động, sẵn sàng điều chỉnh những sai lệch thì ta mới đủ bãn lĩnh để đạt được thành công. 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Quản trị học – Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh. 2. Sách chuyên khảo Quản trị học – PGS.TS. Nguyễn Thị Liên Diệp (biên soạn). 3. Tài liệu giảng dạy của thầy Đỗ Văn Khiêm. 4. Các website trên mạng Internet. 43 . Thật là lãng phí thời gian và các nguồn lực khác để phát triển một số kịch bản phức tạp, trong hoạch định, cho các tình huống có thể không bao giờ xảy ra” Bạn đồng ý hay không đồng ý? Hãy bảo. bảo vệ ý kiến của bạn. Quan điểm của nhóm chúng em là đồng ý với nhận định: Thật là lãng phí thời gian và các nguồn lực khác để phát triển một số kịch bản phức tạp, trong hoạch định, cho các tình. nhất Kịch bản là gì?”, thứ hai Kịch bản phức tạp là gì?”, thứ ba “Thế nào là những kịch bản phức tạp có thể không bao giờ xảy ra?” và cuối cùng là Phát triển một số kịch bản phức tạp đó bằng cách