BÀI 5 CHỨC NĂNG LÃNH đạo

Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 95 BÀI 5 CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.  Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. Nội dung Bài học này giới thiệu cho người học những nội dung cơ bản về chức năng lãnh đạo, bao gồm:  Bản chất của lãnh đạo: Khái niệm và các yếu tố cấu thành lãnh đạo, phân biệt lãnh đạo và quản lý, nêu các tiền đề để lãnh đạo thành công.  Ba cách tiếp cận lãnh đạo: theo đặc điểm/phẩm chất, theo hành vi/phong cách lãnh đạo, và theo tình huống.  Các loại quyền lực và sự ảnh hưởng của người lãnh đạo.  Nội dung cơ bản của lãnh đạo: tạo động lực, truyền thông, lãnh đạo nhóm làm việc, đàm phán và xử lý xung đột.  Tạo động lực: khái niệm động lực và tạo động lực, các yếu tố ảnh hưởng tới động lực làm việc, các cách tiếp cận về tạo động lực, một số học thuyết tạo động lực và quy trình tạo động lực. Mục tiêu Sau khi học xong bài này, sinh viên sẽ có thể:  Hiểu bản chất của lãnh đạo, phân biệt được sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản l ý.  Nắm được các tiền đề để lãnh đạo thành công.  Hiểu các cách tiếp cận chủ yếu về lãnh đạo và một số lý thuyết lãnh đạo.  Hiểu các loại quyền lực và việc sử dụng quyền lực.  Nắm được những nội dung cơ bản của chức năng lãnh đạo.  Hiểu được thế nào là động lực, phân tích được các yếu tố ảnh hưởng tới động lực.  Hiểu rõ quy trình tạo động lực và thực hành tốt các kỹ năng cần thiết trong quy trình tạo động lực. Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 96 Tình huống dẫn nhập Chìa khoá thành công là khả năng lãnh đạo người khác đi tới thành công Trong suốt cuộc họp của phòng Quản trị thiết bị thuộc một trường đại học, ông Bắc trưởng phòng luôn miệng quở trách các nhân viên về số lượng và chất lượng các thiết bị thí nghiệm ngày càng sút kém. “Tôi đã có đội ngũ làm việc thật đáng thất vọng mà lại hay bào chữa, biện bạch”, ông nói, “Nếu các anh chị không thể làm được công việc của mình, có nhiều người khác đang muốn nhảy vào vị trí đó để được hưởng những lợi ích trong công việc của các anh chị”. Quay sang anh Thanh, một nhân viên mới vốn là cựu cầu thủ bóng đá chuyên nghiệp, ông hỏi: “Nếu một đội bóng không thể chiến thắng, thì điều gì sẽ xảy ra? Các cầu thủ sẽ bị thay ra khỏi sân. Đúng vậy chứ?” Vài giây phút nặng nề trôi qua, anh Thanh trả lời: “Thưa ngài, nếu toàn đội đang có vấn đề thì chúng tôi thường đi tìm một huấn luyện viên mới”. Câu chuyện hài hước trên đây nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lãnh đạo hiệu quả. Mọi sự thành bại hầu hết đều do lãnh đạo. Thực tế có những nhà lãnh đạo có quyền lực rất lớn và có ảnh hưởng tầm cỡ quốc tế, có khả năng xây dựng hay làm thay đổi cả một thể chế, được nhiều người biết đến và kính trọng. Song lãnh đạo không phải là điều đặc biệt dành riêng cho một số người nào đó. Sự thật là có rất nhiều cơ hội để trở thành nhà lãnh đạo và chúng đều nằm trong tầm tay hầu hết mọi người. Kỹ năng lãnh đạo có thể học được. Và nếu bạn muốn là một nhà lãnh đạo thành công, hãy học cách lãnh đạo bản thân trước khi bạn có một chức vụ lãnh đạo. 1. Anh/chị có đồng tình với ý kiến của anh Thanh hay không ? 2. Theo anh/chị, lãnh đạo là gì? 3. Những yếu tố cấu thành sự lãnh đạo là những yếu tố gì? Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 97 5.1. Tổng quan về lãnh đạo 5.1.1. Bản chất của lãnh đạo 5.1.1.1. Khái niệm và các yếu tố cấu thành lãnh đạo Khái niệm lãnh đạo Có nhiều khái niệm khác nhau về lãnh đạo. Mỗi khái niệm dù theo nghĩa hẹp hay nghĩa rộng đều nhấn mạnh đến một hoặc một số nội dung của lãnh đạo. Dù với cách hiểu nào, hoạt động lãnh đạo đều xuất hiện trong mối quan hệ giữa con người với con người, liên quan đến việc sử dụng khả năng tác động để thực hiện các mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên trong học phần này, chúng ta đề cập đến lãnh đạo với tư cách một chức năng quản lý và sử dụng định nghĩa sau đây: Lãnh đạo là quá trình truyền cảm hứng, khơi dậy sự nhiệt tình, động lực của con người để họ làm việc một cách tốt nhất nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch. Các yếu tố cấu thành của sự lãnh đạo Lãnh đạo là sự kết hợp của ít nhất ba yếu tố cấu thành chính: (1) khả năng hiểu được con người với những động cơ thúc đẩy khác nhau ở những thời gian khác nhau và trong những hoàn cảnh khác nhau; (2) khả năng khích lệ, lôi cuốn; (3) khả năng thiết kế và duy trì môi trường để thực hiện nhiệm vụ. Yếu tố thứ nhất đòi hỏi một mặt phải biết lý thuyết về động cơ thúc đẩy, các loại động cơ thúc đẩy, và bản chất của hệ thống động cơ thúc đẩy; mặt khác cần có khả năng áp dụng kiến thức đó đối với con người trong các tình huống. Điều này ít nhất cũng giúp người quản lý hay người lãnh đạo có nhận thức tốt hơn về bản chất và sức mạnh của các nhu cầu của con người, có khả năng hơn để xác định và dự kiến các phương pháp thỏa mãn chúng sao cho có được những hưởng ứng từ đối tượng bị lãnh đạo. Yếu tố cấu thành thứ hai của sự lãnh đạo là khả năng khích lệ những người đi theo phát huy toàn bộ năng lực của họ cho một nhiệm vụ hay mục tiêu. Nếu như việc sử dụng các động cơ thúc đẩy hầu như chỉ tập trung vào cấp dưới và các nhu cầu của họ, thì sự khích lệ xuất phát từ những người đứng đầu nhóm. Họ có thể có sức hấp dẫn và sức cuốn hút để tạo ra lòng trung thành, sự tận tâm và một ước muốn mạnh mẽ từ phía những người đi theo để thúc đẩy những gì mà các nhà lãnh đạo muốn. Yếu tố cấu thành thứ ba của s ự lãnh đạo liên quan đến phong cách, hành vi của người lãnh đạo và bầu không khí mà họ tạo ra. Cải thiện mối quan hệ giữa các cá nhân, xây dựng hệ thống thảnh một tập thể đoàn kết, vững mạnh và dẫn dắt tập thể hoàn thành mục đích và mục tiêu, đó là một nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý. 5.1.1.2. Phân biệt lãnh đạo và quản lý Lãnh đạo bao hàm hai ý nghĩa đối với nhà quản lý. Thứ nhất, lãnh đạo có nghĩa là gây ảnh hưởng tới những người khác, để họ tự nguyện hành động nhằm đạt được mục tiêu chung của hệ thống. Thứ hai, lãnh đạo là một chức năng cơ bản trong quá trình quản lý, và nếu quan niệm như vậy, thì quản lý bao gồm nhiều vấn đề hơn lãnh đạo, mặc dù sự thật là một nhà lãnh đạo giỏi hầu như chắc chắn là một nhà quản lý giỏi. Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 98 John C.Maxwell - người được đánh giá là bậc thầy nổi tiếng thế giới về nghệ thuật lãnh đạo - đã viết: “Đảm bảo những người khác hoàn thành công việc là thành công của nhà quản lý. Biết khích lệ những người khác làm việc tốt hơn là thành công của nhà lãnh đạo” 1 . Các nhà quản lý (managers) là những người được bổ nhiệm, có quyền lực pháp lý. Ngược lại, người lãnh đạo (leaders) có thể có hoặc không có vị trí quản lý nhất định trong hệ thống. Nhiệm vụ của người quản lý là làm như thế nào để thực hiện được mục tiêu của hệ thống. Họ sử dụng quyền lực từ vị trí, cơ cấu tổ chức và hệ thống thể chế (kế hoạch, quy tắc, quy chế, thủ tục ) để thực hiện nhiệm vụ của mình. Còn nhiệm vụ của người lãnh đạo là làm thế nào để thúc đẩy mọi người hành động một cách tự nguyện và nhiệt tình vì mục tiêu chung. Họ có thể gây ảnh hưởng đến những người khác mà không nhất thiết phải dùng quyền lực chính thức. Bảng 5.1 tóm tắt những điểm khác nhau giữa nhà lãnh đạo và nhà quản lý. Bảng 5.1. Phân biệt giữa nhà lãnh đạo và nhà quản lý 2 Người lãnh đạo Người quản lý 1. Làm đúng công việc 1. Làm việc theo đúng cách (hợp lý) 2. Có tầm nhìn, xác định được tương lai cho hệ thống 2. Xác định được các mục tiêu đúng 3. Gây cảm hứng và tạo động cơ 3. Chỉ đạo và kiểm soát 4. Thực hiện ảnh hưởng (chiều dọc và chiều ngang) 4. Thực hiện quyền lực (từ trên xuống dưới) 5. Có tính đổi mới 5. Có tính phân tích 6. Tập trung vào sự thay đổi 6. Tập trung vào việc duy trì, hoàn thiện 7. Hướng vào con người 7. Hướng vào nhiệm vụ 5.1.1.3. Tiền đề để lãnh đạo thành công Để lãnh đạo thành công, cần có được một số điều kiện tiên quyết - những tiền đề để lãnh đạo. Xác định được chiến lược phát triển và cơ cấu tổ chức Chiến lược chỉ ra mục tiêu mà một hệ thống cố vươn tới và con đường đi tới mục tiêu đó. Để triển khai chiến lược cần xây dựng các hình thức cơ cấu và tiến hành các ho ạt động lãnh đạo. Suy cho cùng tất cả các hoạt động lãnh đạo như tạo động lực cho con người, xây dựng các nhóm làm việc, truyền thông, tư vấn nội bộ đều nhằm hỗ trợ việc thực thi chiến lược. Do vậy để lãnh đạo thành công trước hết phải xác định được chiến lược. Cơ cấu tổ chức chỉ rõ các vị trí trong hệ thống và mối quan hệ giữa các vị trí, xác định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cho từng vị trí, qua đó tạo cơ sở quyền lực để lãnh đạo. Xác định được cơ cấu tổ chức mới có thể làm rõ: chủ thể lãnh đạo, đối tượng bị lãnh đạo, các quan hệ quyền lực, và môi trường. 1 John C.Maxwell (2009), Phát triển kỹ năng lãnh đạo (sách dịch); NXB Lao động - Xã hội. 2 Richard L. Daft (1999), Management, The Dryden Press. Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 99 Hiểu biết con người Thực chất của quản lý hệ thống xã hội là quản lý con người, do vậy các nhà quản lý sẽ không thể lãnh đạo thành công nếu không hiểu biết con người, không xem xét các yếu tố về vai trò, cá tính, động cơ và tính cách của con người.  Con người có nhiều vai trò khác nhau trong các hệ thống. Con người không đơn thuần là yếu tố nguồn lực trong các kế hoạch quản lý mà còn là công dân và là thành viên của các hệ thống xã hội như gia đình, trường học, doanh nghiệp và hành vi của một người thay đổi theo các vai trò của họ trong hệ thống. Để hiểu được tâm lý và hành vi của một người trong những tình huống cụ thể, các nhà lãnh đạo cần biết được các vai trò mà cá nhân đó đang thực hiện, từ đó dự đoán chính xác hơn về hành vi của nhân viên và tìm được cách tốt nhất để xử lý các tình huống đó.  Không có con người theo nghĩa chung chung mà mỗi người đều có nhu cầu, tham vọng, quan điểm khác nhau, trình độ hiểu biết và các kỹ năng khác nhau, tiềm năng cũng khác nhau. Nếu nhà quản lý không hiểu được tính phức tạp và cá tính của con người thì họ có thể áp dụng sai những nguyên tắc và mô hình mang tính lý thuyết về động cơ thúc đẩy, về lãnh đạo trong các tình huống cụ thể.  Cần xem xét con người một cách toàn diện. Con người không thể tự gạt bỏ ảnh hưởng của những lực lượng bên ngoài như gia đình, tôn giáo, trường học, các tổ chức chính trị - xã hội khi họ đến làm việc. Các nhà quản lý phải nhận thấy những thực tế đó và chuẩn bị cách ứng xử với chúng.  Nhân cách con người là một điều quan trọng. Người lãnh đạo không bao giờ được phép xúc phạm đến nhân cách của những người dưới quyền. Tất cả mọi người đều phải được đối xử một cách tôn trọng và bình đẳng bất kể chức vụ của họ trong hệ thống đó là cao hay thấp.  Lãnh đạo cần tìm hiểu con người một cách thận trọng thông qua nhiều nguồn thông tin. Những cuộc tiếp xúc chính thức và phi chính thức; phản ứng của họ trước một quyết định, trước các sự kiện xảy ra; thái độ trong các cuộc họp; trong quan hệ với đồng nghiệp; sáng kiến và gợi ý mà họ đưa ra Tránh các sai lầm có tính chủ quan, định kiến trong đánh giá con người như ảo tưởng hoặc quy kết về người nào đó; hoặc đánh giá con người một cách vội vàng chỉ qua hình thức. Có quyền lực và uy tín Con người có xu hướng nghe theo người có quyền lực và có uy tín đối với họ, tức là người có khả năng chi phối và ảnh hưởng đến hành vi của họ. Do vậy người lãnh đạo muốn gây ảnh hưởng lên người khác thì họ phải có quyền lực và uy tín. Ảnh hưởng này không phải chỉ là từ chức vụ hay vị trí trong hệ thống mà còn từ phẩm chất, năng lực, tư cách, sự cuốn hút của người lãnh đạo. Quyền lực là sức mạnh được thừa nhận nhờ đó có khả năng chi phối, khống chế người khác và giải quyết các vấn đề trong phạm vi cho phép. Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 100 Quyền lực là yếu tố cần thiết để lãnh đạo. Một nhà quản lý sẽ khó thành công nếu không nắm một quyền lực nào cả. Thật vậy: Quyền lực là công cụ để đạt được sự tuân thủ. Nói đến quyền lực là nói đến quyền ra quyết định, quyền phân bổ, định đoạt các nguồn lực, quyền thưởng phạt, quyền kiểm soát. Thiếu các quyền đó người quản lý khó có thể làm cho người khác tuân thủ, phục tùng. Quyền lực còn là công cụ nhà lãnh đạo sử dụng để gây ảnh hưởng đến hành vi người khác. Có thể dùng quyền lực để động viên, khuyến khích nhân viên, hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu quan trọng. Người có quyền lực có thể đem lại cho hệ thống và nhân viên những gì họ muốn: tầm nhìn, sự phát triển và nguồn lực. Nếu quyền lực được người lãnh đạo sử dụng một cách hợp lý ở nơi làm việc sẽ có nhiều khả năng làm thỏa mãn nhân viên, đem lại tính hiệu quả và động cơ thúc đẩy. Uy tín là sự ảnh hưởng của một người tới cấp dưới và được cấp dưới tôn trọng nhờ những phẩm chất cá nhân và kết quả công việc của họ. Jay Conger và Rabindra Kanungo đã tiến hành phân tích một cách toàn diện và kết luận rằng: nhà lãnh đạo cần có uy tín với các đặc điểm chính sau (bảng 5.2): Bảng 5.2. Các đặc điểm chính của nhà lãnh đạo uy tín 1 Tự tin. Nhà lãnh đạo uy tín hoàn toàn tự tin vào sự đánh giá và khả năng của họ Tầm nhìn. Họ có một mục tiêu lý tưởng cho tương lai tốt hơn. Sự khác biệt giữa mục tiêu lý tưởng với tình trạng hiện tại càng nhiều, cấp dưới sẽ nhìn nhận nhà lãnh đạo có tầm nhìn phi thường. Khả năng tuyên bố tầm nhìn. Họ có khả năng lựa chọn và tuyên bố tầm nhìn theo cách dễ hiểu cho người khác. Khả năng này thể hiện việc am hiểu sâu sắc mong muốn của cấp dưới và vì vậy, hành động như tác nhân động viên. Tính nhất quán và sự thuyết phục mạnh mẽ về tầm nhìn. Tính nhất quán giúp họ tập trung theo đuổi tầm nhìn đến cùng. Nhà lãnh đạo uy tín được nhìn nhận là cam kết cao và sẵn sàng chấp nhận rủi ro cao, gánh chịu chi phí cao và chấp nhận sự hy sinh để đạt được tầm nhìn, viễn cảnh của họ. Hành vi khác thường. Hành vi của nhà lãnh đạo uy tín được xem như là mới lạ, khác thường, và đối ngược với thông thường. Khi thành công, những hành vi này gợi lên sự ngạc nhiên và khâm phục ở cấp dưới. Thể hiện như là tác nhân của sự thay đổi. Nhà lãnh đạo uy tín được nhìn nhận như là tác nhân của những thay đổi triệt để hơn là như người giữ nguyên hiện trạng. Nhạy cảm với môi trường. Họ có khả năng đánh giá tình thế về điều kiện môi trường và nguồn lực cần thiết cho sự thay đổi. Uy tín của người lãnh đạo là nền tảng để mọi người tin tưởng đi theo, nghe theo. Nếu không có điều đó, không thể có thành công thật sự cho dù người đó chỉ lãnh đạo một nhóm người, một đội bóng, hay một tốp nhân viên trong văn phòng. Trong thực tế, không phải cứ có chức vụ là có uy tín; chức vụ không sinh ra uy tín mà chỉ là cơ sở pháp lý của quyền lực. Một người lãnh đạo có được uy tín không phải vì người đó giữ chức vụ gì, mà vì thái độ và hành vi ứng xử của họ đối với công việc và con người, và điều chủ yếu nhất là họ đã hoàn thành công việc với kết quả xuất sắc. Để tạo lập uy tín cần tuân theo những nguyên tắc sau:  Nhanh chóng tạo được thắng lợi ban đầu cho hệ thống và tạo thắng lợi liên tục. Con người thường tin vào những gì mà họ nhìn thấy hơn là những gì mà họ nghe 1 J.A. Conger and R. N. Kanungo (1988), Behavioral Dimensions of Charismatic Leadership, San Franciso; Jossey-Bass. Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 101 thấy. Thắng lợi của hệ thống là kết quả của sự nỗ lực tập thể, trong đó lãnh đạo là yếu tố quyết định và do đó nó là tiêu chí đánh giá tài năng và phẩm chất của người lãnh đạo.  Nhất quán trong lời nói và hành động. Những gì nhà lãnh đạo nói và làm phải thống nhất nhau, đã hứa là phải thực hiện.  Mẫu mực về đạo đức. Những phẩm chất nổi bật cần có ở người lãnh đạo là: trung thực; công bằng với cấp dưới; luôn gương mẫu đi đầu trong mọi công tác; dám chịu trách nhiệm; biết đặt lợi ích của tập thể lên trên lợi ích cá nhân. Tính cách tốt được ca ngợi hơn nhiều so với tài năng. Nhưng tính cách tốt không có sẵn trong mỗi người chúng ta, mà nó phải được xây dựng dần dần thông qua giáo dục và rèn luyện trong cuộc sống cũng như trong công việc.  Thành thạo chuyên môn và biết ủy quyền. Người lãnh đạo không nhất thiết phải là người có chuyên môn giỏi nhất, nhưng phải đủ ở mức thành thạo; đó là yếu tố cần thiết để mọi người tin tưởng vào các quyết định của người đó. Người lãnh đạo giỏi không có nghĩa là “cái gì cũng giỏi” mà phải là người sử dụng được người giỏi, biết ủy quyền cho cấp dưới, phát huy được sức mạnh của tập thể để hoàn thành mục tiêu chung, khi đó họ sẽ nhận được sự ủng hộ của mọi người. 5.1.2. Các cách tiếp cận chủ yếu về lãnh đạo Có nhiều cách tiếp cận để nghiên cứu về lãnh đạo, trong đó phổ biến nhất là ba cách: tiếp cận theo đặc điểm/ phẩm chất cá nhân; tiếp cận theo hành vi/ phong cách; tiếp cận theo tình huống. Ba cách tiếp cận này có liên quan và bổ sung cho nhau, bởi vì có được tố chất và đặc điểm cá nhân cần thiết mới chỉ cho bạn tiềm năng để lãnh đạo. Muốn lãnh đạo tốt, bạn cần có phong cách lãnh đạo phù hợp với tình huống lãnh đạo. Các cách tiếp cận lãnh đạo theo đặc điểm và phẩm chất đi vào so sánh, tìm sự khác biệt giữa những người lãnh đạo và những người không phải là lãnh đạo về các đặc điểm như: tố chất, tính cách, năng lực, thái độ và động cơ; nghiên cứu các đặc điểm mà nhà lãnh đạo cần có; tương quan giữa các đặc điểm với hiệu quả lãnh đạo. Cách tiếp cận này cho rằng chỉ nên đào tạo những người có năng lực lãnh đạo bẩm sinh - được coi là nhà lãnh đạo tiềm năng - để trở thành nhà lãnh đạo hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu tiếp theo đã khẳng định việc có tố chất không thôi chưa đủ, người lãnh đạo còn cần phải có các kỹ năng lãnh đạo. Kỹ năng lãnh đạo là biết vận dụng có hiệu quả các kiến thức về lãnh đạo trong quá trình vận hành một hệ thống xã hội để thực hiện các mục đích và mục tiêu đề ra. Kỹ năng lãnh đạo và ngay cả một số phẩm chất lãnh đạo không phải là “bẩm sinh”, chúng được hình thành và phát triển thông qua quá trình đào tạo, nhất là đào tạo trong thực tiễn hoạt động lãnh đạo, nghĩa là nó được hình thành trong suốt cuộc đời. Các cách tiếp cận theo hành vi/phong cách lãnh đạo cho rằng phong cách lãnh đạo của một nhà quản lý chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố cả chủ quan và khách quan, và có Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 102 tác động quan trọng tới hiệu quả lãnh đạo. Phong cách lãnh đạo là tổng thể các phương pháp làm việc, các thói quen và các hành vi ứng xử đặc trưng mà người lãnh đạo thường sử dụng trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày để hoàn thành nhiệm vụ. Nghiên cứu của Kurt Lewin và đồng nghiệp tại Đại học tổng hợp Iowa của Mỹ 1 nêu lên ba phong cách lãnh đạo dựa trên cơ sở sử dụng quyền lực: (1) Phong cách độc đoán (autocratic style) là phong cách của những người lãnh đạo thích tập trung quyền lực, sử dụng phương pháp “cầm tay chỉ việc”, tự mình ra quyết định và hạn chế sự tham gia của cấp dưới. (2) Phong cách dân chủ (democratic style) là phong cách của người lãnh đạo thu hút tập thể tham gia thảo luận để quyết định các vấn đề của đơn vị, thực hiện rộng rãi chế độ ủy quyền và hệ thống thông tin phản hồi để hướng dẫn nhân viên. (3) Phong cách tự do (laisser-faire style) là phong cách của người lãnh đạo cho phép nhân viên toàn quyền tự do ra quyết định và tự quyết định phương pháp làm việc. Các cách tiếp cận theo tình huống lãnh đạo cho rằng thành công hay thất bại của người lãnh đạo không đơn thuần phụ thuộc vào đặc điểm cá nhân hay hành vi ứ ng xử của họ. Hoàn cảnh cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng quan trọng và nó luôn thay đổi, vì vậy phong cách lãnh đạo phải phù hợp với tình huống cụ thể. Lãnh đạo theo tình huống trở thành một cách tiếp cận phổ biến trong quản lý con người bởi nó tính đến sự khác biệt giữa các nhân viên và môi trường làm việc. Tóm lại có nhiều cách tiếp cận về lãnh đạo, nhưng có lẽ chúng ta sẽ chọn cách tiếp c ận “triết chung”, nghĩa là kết hợp tất cả các cách tiếp cận nêu trên để lãnh đạo hiệu quả. Muốn lãnh đạo hiệu quả cần phải có sự cân bằng giữa:  Phẩm chất và kỹ năng lãnh đạo,  Phong cách lãnh đạo,  Sự kết hợp của hai yếu tố này cho phù hợp với tình huống lãnh đạo. 5.1.3. Quyền lực và sự ảnh hưởng của người lãnh đạo 5.1.3.1. Các loại quyền lực Một trong các nghiên cứu nổi bật nhất về quyền lực được hai nhà tâm lý học là John French và Bertram Raven công bố năm 1959. Họ xác định 5 loại quyền lực sau 2 : Quyền lực pháp lý (Legitimate Power). Quyền lực pháp lý hay quyền lực vị trí là khả năng tác động đến hành vi người khác để đạt được sự tuân thủ đối với chủ thể lãnh đạo nhờ những quyền gắn với vị trí chính thức trong hệ thống. Vị trí này thường đi kèm với một chức danh, một tập hợp trách nhiệm, một mức độ quyền hạn nào đó để hành động và kiểm soát các nguồn lực cụ thể. Tuy nhiên cả chức danh lẫn những trách nhiệm chính thức đều không phải là nguồn gốc thực sự của quyền lực. Quyền lực thực tế bắt nguồn từ thẩm quyền hành động và kiểm soát nguồn lực mà người khác muốn hoặc cần. Quyền lực ép buộc hay cưỡng bức (Coercive Power) là khả năng có thể tác động đến hành vi người khác bằng cách làm cho họ sợ hãi thông qua hình phạt hoặc đe dọa trừng phạt. Nói chung người lãnh đạo ở vị trí quản lý có quyền ra mệnh lệnh và ép 1 S. P. Robbins & D. A. DeCenzo (2001), Fundamental of management, Prentice Hall. 2 Nguyễn Hữu Lam (1997), Nghệ thuật lãnh đạo, Nxb Giáo dục. Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 103 buộc nhân viên phải chấp hành. Tuy nhiên khi người lãnh đạo lạm dụng quyền trừng phạt, sử dụng nó trong phạm vi rộng lớn đối với người dưới quyền sẽ tạo ra bầu không khí tâm lý căng thẳng, có thể dẫn đến mất uy tín lãnh đạo, tạo tư tưởng chống đối của những người dưới quyền. Quyền lực khen thưởng (Reward Power) là khả năng có thể tác động đến hành vi người khác bằng cách kích thích họ thông qua việc cung cấp hoặc hứa cung cấp cho họ những thứ mà họ mong muốn. Tâm lý chung của con người là sợ bị trừng phạt và thích được thưởng. Phần thưởng có thể là tiền bạc, lợi ích vật chất, địa vị, danh hiệu, sự thăng tiến, hoặc đôi khi chỉ đơn giản là một lời khen. Người lãnh đạo thường sử dụng quyền khen thưởng để động viên, khích lệ nhân viên. Tuy nhiên, nếu dùng sai có thể tạo nên các vấn đề nghiêm trọng về tinh thần làm việc, chẳng hạn không kịp thời khen thưởng với người xứng đáng, tặng thưởng nhiều hơn cho người được ưa thích. Quyền lực chuyên môn (Expert Power). Đó là khả năng gây ảnh hưởng dựa trên những kiến thức và kỹ năng chuyên môn vượt trội được người khác đánh giá cao. Năng lực chuyên môn là yếu tố có thể tạo ra quyền lực cho cá nhân khi những người khác phụ thuộc vào cá nhân đó về những chỉ dẫn, tư vấn, giúp đỡ về chuyên môn hoặc thực hiện các kỹ năng kỹ thuật. Quyền lực chuyên môn của người lãnh đạo có mối liên hệ chặt chẽ với tính hiệu quả trong công việc của các nhân viên. Thật vậy. Khi người lãnh đạo có năng lực chuyên môn được đánh giá cao, ý kiến của người đó sẽ được tôn trọng, mọi người sẽ tin tưởng vào quyết định của người đó và sẽ nghiêm chỉnh thực hiện quyết định. Quyền lực thu hút hay hấp lực (Referent Power). Đây là loại ảnh hưởng có thể có được một cách có ý thức hoặc vô thức, dựa trên sự mê hoặc, cảm phục, hâm mộ bởi uy tín, tính cách, đạo đức, sức hút, sức hấp dẫn riêng hay một giá trị cá nhân của một người, được người khác cảm nhận và tôn trọng. Khi một nhà quản lý sử dụng được nhiều loại quyền lực thì đó là điều lý tưởng, vì nó giúp nâng cao hiệu quả lãnh đạo. 5.1.3.2. Nguyên tắc sử dụng quyền lực Người lãnh đạo cần sử dụng quyền lực một cách thông minh, đó là một kỹ năng thiết yếu nhưng có tính thách thức đối với người lãnh đạo. Việc sử dụng quyền lực có hiệu quả đòi hỏi trước hết phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định, đó là:  Quyền lực là phương tiện để đạt mục đích tốt đẹ p và phải được sử dụng đúng mục đích. Mục đích tốt đẹp trước hết phải là mục đích hợp pháp và hợp lý được đa số chấp nhận.  Quyền lực chỉ được sử dụng có hiệu quả khi nó phù hợp với phong cách của người lãnh đạo và tình huống. Sử dụng quyền lực là một nghệ thuật phụ thuộc vào năng lực và phong cách lãnh đạo. Kết quả thực tế cho thấy sử dụng quyền lực thích hợp chịu ảnh hưởng rất lớn bởi các tình huống cụ thể. Nói cách khác, nhà lãnh đạo cần sử dụng những quyền lực khác nhau một cách tối ưu tuỳ thuộc vào tình huống.  Quyền lực được thực hiện thông qua việc gây ảnh hưởng, do vậy sử dụng quyền lự c trên thực tế đòi hỏi các chiến thuật gây ảnh hưởng cụ thể. Khi một nỗ lực ảnh hưởng được thực hiện nó có thể tạo ra các kết cục sau: (1) sự nhiệt tình tham gia; Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 104 (2) sự tuân thủ, phục tùng; (3) sự kháng cự, chống lại. Trong đó sự nhiệt tình tham gia được xem là kết cục tốt nhất được mong đợi. Các ảnh hưởng có thể là chính thức hoặc phi chính thức, song dù là ảnh hưởng gì thì cũng cần có chiến thuật mới có thể thành công.  Tiêu chí đánh giá thành công của việc sử dụng quyền lực là: (1) sự thoả mãn của người dưới quyền; (2) sự hoàn thành nhiệm vụ của người dưới quyền. 5.1.4. Nội dung cơ bản của chức năng lãnh đạo 5.1.4.1. Tạo động lực làm việc Đây là nội dung hết sức quan trọng mà người lãnh đạo phải nắm vững để có thể lựa chọn đúng các phương pháp tác động lên con người. Mỗi con người là một thực thể, một tế bào của hệ thống xã hội, họ có những đặc điểm và hoàn cảnh sống riêng để từ đó tạo nên một tập hợp các nhu cầu và động cơ làm việc của mình, cũng như để xử lý các mối quan hệ của mình trong tập thể, trong hệ thống. Hiểu rõ con người đã là một điều khó, nhưng đáp ứng hợp lý các đòi hỏi của con người lại càng khó khăn hơn. Điều này trước hết là do tính đa dạng về các nhu cầu của con người; thứ hai là khả năng có hạn của người lãnh đạo, của hệ thống; thứ ba là việc đáp ứng các nhu cầu của từng người bị ràng buộc bởi nguồn lực có hạn, sự chi phối của nhu cầu chung của cả hệ thống và của các hệ thống bên ngoài có liên quan; thứ tư, các con người trong hệ thống lại bị phân tách theo những nhóm có tính độc lập tương đối trong hệ thống, chính sự tác động trong nhóm cũng làm cho nhu cầu và động cơ của mỗi người bị tác động nhất định, rất khó lường hết để xử lý có hiệu quả. Chúng ta sẽ nghiên cứu kỹ hơn kỹ năng về tạo động lực ở dưới đây. 5.1.4.2. Lãnh đạo nhóm làm việc Đây cũng là một nội dung quan trọng của hoạt động lãnh đạo hệ thống. Trong điều kiện hoạt động với quy mô đông người, việc phân cấp và phân công trong hệ thống là một tất yếu khách quan, đây là nguyên tắc chuyên môn hóa trong quản lý. Trong mỗi hệ thống thông thường đều được phân chia thành những phân hệ và nhóm nhỏ, mỗi phân hệ và nhóm này bao gồm một số người hoạt động theo cùng nhóm chức năng nghiệp vụ. Mỗi nhóm, mỗi phân hệ này nếu không được tổ chức tốt và không hình thành được mối liên hệ chặt chẽ với các nhóm và phân hệ khác, thì khó có thể đem lại kết quả hoạt động chung tốt đẹp cho cả hệ thống. Lãnh đạo nhóm làm việc tốt là trách nhiệm không nhỏ của người lãnh đạo, đòi hỏi phải nắm được những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 5.1.4.3. Truyền thông Truyền thông là hoạt động không thể thiếu được trong các hệ thống xã hội nhằm tạo được sự hiểu biết lẫn nhau từ đó dẫn tới sự thay đổi trong hành động và nhận thức của con người trong quá trình hoạt động. Nó có thể được coi như phương tiện cung cấp các thông tin đầu vào của môi trường bên ngoài cho các hệ thống xã hội. Thông qua [...]... hành? Bài học rút ra từ các công cụ tạo động lực này là gì? Như vậy, đánh giá kết quả thực hiện các công cụ tạo động lực phục vụ cho việc đưa ra quyết định tiếp tục duy trì các công cụ tạo động lực đang sử dụng hay cần phải đưa ra các điều chỉnh nếu cần 112 NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 Bài 5: Chức năng lãnh đạo Tóm lược cuối bài  Có nhiều khái niệm về lãnh đạo Với tư cách là một chức năng quản lý, lãnh. .. tổ chức  Quá trình tạo động lực gồm bốn bước (1) Nghiên cứu và dự báo; (2) Xác định mục tiêu tạo động lực; (3) Lựa chọn và sử dụng công cụ tạo động lực cho phù hợp với người lao động; (4) Giám sát, đánh giá kết quả thực hiện các công cụ tạo động lực và điều chỉnh nếu cần NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 113 Bài 5: Chức năng lãnh đạo Câu hỏi ôn tập 1 Lãnh đạo là gì? So sánh lãnh đạo và quản lý? Lãnh đạo. .. Nhân sự, tổ chức Enda Việt Nam (tổ chức về phát triển môi trường) cho rằng: Yếu tố đầu tiên và có lẽ quan trọng nhất của cán bộ dự án là lòng nhiệt tình, thái độ chuẩn mực, mong muốn học hỏi và cầu tiến, trung thực, tinh thần trách nhiệm cao và khả năng làm việc theo nhóm Những kỹ năng khác, người ta sẵn sàng đào tạo lại cho bạn Song NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 1 15 Bài 5: Chức năng lãnh đạo điểm yếu... của lãnh đạo, đòi hỏi người lãnh đạo phải có những thái độ và kỹ năng nhất định mới có thể đem lại hiệu quả mong muốn cho sự phát triển của hệ thống 5. 1.4 .5 Tư vấn nội bộ Tư vấn là những hoạt động phân tích quyết định, nhằm đưa ra lời khuyên cho một chủ thể nhất định Hoạt động tư vấn của người lãnh đạo không phải là ra quyết định thay cho người khác mà là đưa ra những lời khuyên của người lãnh đạo. .. trường cởi mở và tin tưởng lẫn nhau trong hệ thống; và giúp mỗi người hiểu rõ hơn vai trò, nhiệm vụ của tổ chức, của mỗi phân hệ và của cá nhân mình NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 1 05 Bài 5: Chức năng lãnh đạo 5. 2 Tạo động lực 5. 2.1 Động lực 5. 2.1.1 Một số khái niệm Nhu cầu (Needs) Nhu cầu là trạng thái tâm lý mà con người cảm thấy thiếu thốn không thỏa mãn về một cái gì đó và mong được đáp ứng nó Nhu... mức độ hấp dẫn của kết quả đó đối với cá nhân này 5. 2.3 Quy trình tạo động lực 5. 2.3.1 Nghiên cứu và dự báo Ở bước này các nhà quản lý phải nghiên cứu và dự báo các yếu tố của môi trường bên trong và môi trường bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng đến động lực làm việc của người lao động trong tổ chức NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 109 Bài 5: Chức năng lãnh đạo Các yếu tố của môi trường bên ngoài cần nghiên.. .Bài 5: Chức năng lãnh đạo truyền thông mà các nhà quản lý hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng, khả năng sẵn sàng của nhà cung cấp, các quy định của chính phủ, và các mối quan tâm của cộng đồng Nó cũng là phương tiện để thay đổi cách cư xử và hành động của con người trong một tổ chức, giúp mọi người hiểu nhau, thông cảm và hợp tác với nhau: người lãnh đạo hiểu những người cấp... thực sự quan tâm NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 107 Bài 5: Chức năng lãnh đạo 5. 2.2.2 Học thuyết hai nhóm yếu tố của Herzberg (Two – Factor Theory)1 Frederick Herzberg cho rằng các yếu tố tạo ra sự thoả mãn rất khác biệt so với các yếu tố tạo ra sự bất mãn trong công việc và ông chia các yếu tố này thành hai nhóm: nhóm các yếu tố tạo động lực và nhóm các yếu tố duy trì Bảng 5. 3 Mô hình hai nhóm yếu tố... nghiên cứu lãnh đạo, từ cách tiếp cận theo đặc điểm và phẩm chất, cách tiếp cận theo hành vi đến cách tiếp cận theo tình huống  Có nhiều loại quyền lực mà người lãnh đạo phải vận dụng để lãnh đạo: quyền lực pháp lý, quyền lực ép buộc, quyền lực thưởng, quyền lực chuyên môn và quyền lực thu hút Song quyền lực mới tạo khả năng chứ tự nó không thể hiện sự thành công trong hoạt động của người lãnh đạo Sự... điểm của tổ chức (như các công cụ tạo động lực mà tổ chức đã sử dụng, ưu điểm và hạn chế của các công cụ đó, nguồn lực của tổ chức đặc biệt là nguồn tài chính, đặc điểm ngành nghề của tổ chức, mục tiêu và chiến lược của tổ chức, đặc biệt là chiến lược nguồn nhân lực của tổ chức, văn hóa của tổ chức, phong cách lãnh đạo của các nhà quản lý trong tổ chức ) Nghiên cứu và dự báo Xác định mục tiêu tạo động . anh/chị, lãnh đạo là gì? 3. Những yếu tố cấu thành sự lãnh đạo là những yếu tố gì? Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 97 5. 1. Tổng quan về lãnh đạo 5. 1.1. Bản chất của lãnh. Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 95 BÀI 5 CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo. chỉnh nếu cần. Bài 5: Chức năng lãnh đạo NEU_MAN301_Bai5_v1.0013108213 113 Tóm lược cuối bài  Có nhiều khái niệm về lãnh đạo. Với tư cách là một chức năng quản lý, lãnh đạo là quá trình