Giáo trình - Tìm hiểu Microsoft Powerpoint 2007 - Tập 3 - Lê Văn Hiếu - 3 pdf

Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Chơi âm từ đĩa CD cho thuyết trình cho bạn lựa chọn âm khác đa dạng Bạn chọn đường dẫn để chơi âm suốt bài thuyết trình thiết lập chế độ bắt đầu kết thúc cho file âm Với cách khơng ảnh hưởng đến dung lượng thuyết trình, điều đáng lưu ý bạn phải mang theo đĩa CD bạn thuyết trình Thiết lập đường dẫn cho CD Để thiết lập đường dẫn đến CD: Trên tab Insert, nhóm Media Clips, chọn mũi tên hộp Sound chọn Play CD Audio Track Kế bên hộp Start at track, chọn track (bài hát hay âm theo thứ tự) Trong hộp time, xác định thời gian CD bắt đầu chơi Nếu thời gian 00:00 có nghĩa âm chơi thuyết trình bắt đầu Kế bên hộp End at track, chọn track bạn muốn kết thúc Bạn kết thúc với track bắt đầu Trong hộp time, xác định thời gian track ngừng Để chơi tất track, chọn chơi hết thời gian Lưu ý thuyết trình kết thúc trc, thỡ õm cng ngng theo Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 33 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 PHẦN IV: ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Cá nhân hóa định dạng thuyết trình a Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình bạn Giả sử bạn làm việc cho Công ty du lịch Margie cơng ty có chiến dịch mở rộng tour đến nước nhiệt đới và bạn muốn làm thuyết trình bật cách tạo slide có phong cách đặc biệt Cách nhanh để làm điều bạn sử dụng chức theme Theme dễ dàng tạo thuyết trình chuyên nghiệp tốn thời gian cho phần slide nền, nội dung text, bảng biểu hình dạng Chỉ với vài click chuột đơn giản, bạn thay đổi thuyết trình cách nhanh chóng Trong ba slide hình cho thấy màu sắc thay đổi dễ nhận thấy Nhưng bạn nhìn kỹ phía bên trái slide, tiêu đề placeholder xuất phía slide, ba slide sử dụng layout Title and Content Nếu bạn sử dụng PowerPoint 2003 phiên trước đây, bạn quen sử dụng với thiết kế template Nhưng với PowerPoint 2007, thiết kế template thay chức theme linh hoạt b Các thành phần theme Theme thật quan trọng để tạo khác biệt cạnh tranh, bạn khơng muốn thuyết trình cho tour du lịch đến nước nhiệt đới giống thuyết trình cơng ty khác Thay đổi tùy biến theme làm cho thuyết trình bn d nh v n tng hn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 34 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Theme kết hợp bao gồm màu sắc, font chữ, hiệu ứng, hình ứng dụng cho hay nhiều slide toàn thuyết trình Theme nằm thư viện Themes tab Design Khi trỏ lúc vào mẫu theme thư viện, bạn xem qua theme mà bạn muốn sử dụng cho thuyết trình, chức gọi Live Preview (xem thử trực tiếp) c Thay đổi tùy biến theme Chọn Colors, Fonts, Effects để thay đổi tùy biến yếu tố theme Một cách khác để làm cho thuyết trình bạn ấn tượng thuyết trình cơng ty du lịch khác thay đổi tùy biến theme cách sử dụng chức tùy biến tab Design Bạn thay đổi theme cách sử dụng kết hợp gắn liền màu sắc, font chữ hiệu ứng tùy biến theme cách tạo kết hợp để sau bạn sử dụng theme riêng d Tùy biến màu sc theme Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 35 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Slide sử dụng theme Flow Cùng slide tùy biến màu sắc Chọn nút Colors, thư viện Theme Colors xuất với tùy chỉnh màu sắc từ theme Để tạo màu sắc riêng, chọn Create New Theme Colors phần thư viện Theme Colors e Thay đổi màu slide Theme với tên gọi Flow với màu mặc định Kiểu màu có màu sắc đồng Hình bề mặt gỗ Sau tùy biến màu sắc, nên thêm màu cho slide Thực ra, tất slide có màu nền, cịn slide mặc định có màu màu trắng Để thay đổi màu nền, chọn nút Background Styles tab Design Kiểu xác định theme, theme thay đổi, mẫu màu thư viện thay i Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 36 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 f Sử dụng hình ảnh làm hình cho slide Bạn chọn hình ảnh để làm hình cho thuyết trình bạn thay sử dụng màu Có số tab cửa sổ nhiệm vụ cho hộp thoại Format Background, chuyển qua cửa sổ nhiệm vụ để thay đổi lựa chọn Để sử dụng hình ảnh hình chọn chức Để chèn hình ảnh từ file, chọn File sau đặt hình ảnh xác định vị trí hình ảnh bạn muốn thêm vào Để dán hình ảnh từ Clipboard chương trình khác, chép hình ảnh, sau chọn Clipboard Để sử dụng clip art, chọn Clip Art sau nhập nội dung mô tả clip hộp Search text g Làm mờ ảnh slide Slide với hình gốc Slide sau sử dụng chức Washout (lm m) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 37 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Để thay đổi rực rỡ hay tương phản hình, bạn sử dụng tùy chọn cửa sổ Picture hộp thoại Format Background Click vào Recolor để mở thư viện, nơi mà bạn áp dụng hiệu ứng stylized làm mờ hình sau under Color Modes, click Washout h Lưu trữ file với theme Chọn mút More để mở thư viện Theme Mở hộp thoại Save Current Theme, nơi bạn lưu trữ theme bạn Những Theme bạn tùy biến lưu trữ xuất nơi Khám phá sức mạnh Custom layout a Sức mạnh layout Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 38 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Những layout có sẵn thư viện trơng tốt, chúng khơng layout bạn muốn sử dụng Chính bạn muốn có thuyết trình ấn tượng trước sếp bạn hay khách hàng Bạn thêm hình ảnh, logo công ty bạn để tạo khác biệt với thuyết trình khác Chính vậy, bạn tận dụng sức mạnh layout để tạo nét riêng b Layouts Placeholders Title placeholder (vùng chứa tiêu đề) Subtitle placeholders (vùng chứa tiêu đề phụ) Nội dung text placeholder với placeholder chọn Nội dung placeholder sử dụng cho nội dung text nội dung slide clip art, SmartArt graphics, tables, shapes, pictures đồ thị Header and footer (Ngày, chân trang, số thứ tự slide) placeholders c Xem lại Sile Master Cùng side chế độ Normal view Slide Master view Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 39 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Để mở Slide Master view, tab View, nhóm Presentation Views, chọn Slide Master d Tạo custom layout Để thêm custom layout: Chọn Insert Layout Chèn custom layout có bốn placeholder bao gồm placeholder cho Title ba placeholder Footers cho Ngày, Chân trang Số thứ tự slide Bạn xóa placeholder nhóm Master Layout tab Slide Master Để dễ dàng sử dụng lại custom layout sau này, chọn nút Rename, nhập tên để bạn dễ dàng nhớ hộp Layout name hộp thoại Rename Layout sau chọn Rename e Sử dụng custom layout ca bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 40 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Trong slide thứ hai thuyết trình trước thêm layout Custom layout chèn sau slide thứ hai Để chèn custom layout tab Slide Master, nhóm Close, chọn Close Master View Cách dễ để thêm custom layout vào thuyết trình bạn tab Home, nhóm Slides, chọn New Slide sau chọn Tropical vacation layout f Lưu trữ template Để lưu trữ thuyết trình file template, ta làm sau: Chọn nút Microsoft Office , vào Save As sau chọn Other Formats Trong hộp File name, nhập tên file Trong danh sách Save as type, chọn PowerPoint Template (*.potx) sau chọn Save Template xuất My Templates thư viện New Presentation lưu tr vo mt v trớ mc nh Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 41 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 PHẦN V: CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Bảo vệ, in ấn chuẩn bị sẵn sàng cho thuyết trình a Kiểm chứng, in ấn chuẩn bị thuyết trình Bạn biết cách tạo slide cho thuyết trình bạn phải chuẩn bị cho thuyết trình trước cơng ty Hãy bắt đầu xem lại thuyết trình máy tính bạn, kiểm tra tả, kiểm tra ghi Sử dụng chế độ xem trước in để xem in chọn chế độ in ấn cho phù hợp Khi thứ chuẩn bị, chuyển thuyết trình bạn qua CD hay máy tính để bạn truy cập cho buổi thuyết trình Chức packaging giúp bạn làm điều b Duyệt lại máy tính Khi có thuyết trình bạn xem lại thời điểm chức Slide Show view Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 42 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Để mở chức Slide Show view, chọn tab Slide Show chọn lệnh nhóm Start Slide Show để bắt đầu slide hay slide Chức Slide Show view phủ tồn hình máy tính Muốn chuyển từ slide đến slide khác sử dụng công cụ Slide Show bên trái phía hình Mũi tên dẫn xuất bạn rê trỏ đến khu vực Một cách khác để chuyển từ slide đến slide khác cách click chuột Để thoát khỏi chế độ Slide Show bất thời điểm bạn nhấn phím ESC bàn phím, trở chế độ Normal Ở chế độ bạn điều chỉnh thay đổi cần thiết Cách khác để chuyển sang chế độ thuyết trình Slide Show nhấn phím F5 để slide nhấn tổ hợp phím Shift + F5 để bắt đầu thuyết trình từ slide tại, bạn click vào nút Slide Show bên phải hình c Kiểm tra ngữ pháp bình luận (comment) slide Bạn muốn lại trừ lỗi tả tìm sai ngớ ngẩn trước thuyết trình, chọn tab Review để thực kiểm tra tả, nên nhớ chưa có cơng cụ kiểm tra lỗi tả cho tiếng Việt Đây nơi xem bình luận người khác họ xem slide bạn Trên tab Review, nhóm Proofing, click Spelling Bạn muốn người khác xem qua thuyết trình bạn cho bình luận trước bạn thuyết trình Tìm lệnh New Comment, nhóm Comments, tab Review Một người thêm bình luận việc click vào lệnh nhập bình luận cho slide Khi xem lại bình luận này, bạn sử dụng Previous v Next nhúm Comments Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 43 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 d In ấn tài liệu Chương trình in PowerPoint printout thường gọi handout Handout có hay nhiều slide trang, nhiều slide Cách tốt dùng lệnh Print Preview để chọn kiểu handout trước in ấn Bắt đầu cách click Print Preview nút Microsoft Office Trong Print Preview, chọn mũi tên hộp Print What Chọn kiểu handout danh sách Chỉ chuột vào kiểu handout nào, kiểu phóng to cho bạn xem định dạng Đối với định dạng có slide có phần ghi e In ấn ghi Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 44 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Bạn in tài liệu cho người tham gia buổi thuyết trình bạn muốn in ấn thêm ghi cho để thuận tiện diễn đạt thuyết trình Cũng cách chọn Print Preview nút Microsoft Office Để in ghi người diễn thuyết, chọn Notes Pages hộp Print What Ghi bạn hiển thị hình f Thêm nội dung footer tài liệu handout tài liệu notes Print Preview cho phép bạn thêm điều chỉnh footer tài liệu handout tài liệu note Mặc định tài liệu in ấn handout tài liệu note có sẵn số trang Nếu bạn muốn muốn thay đổi chúng đoạn text làm bước sau: Chọn Options sau nhấn Header and Footer Chọn Footer sau nhập đoạn text bạn muốn thêm vào ví dụ "Confidential" Nếu bạn muốn thêm ngày chọn Date and time sau định dạng ngày hộp thoại g Chọn màu sắc in n Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 45 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Tùy thuộc vào máy in, nên bạn in ấn thuyết trình có màu sắc trắng đen Sau cách in ấn: Dưới Print Preview, chọn Options đến Color/Grayscale, sau chọn lựa Nếu bạn máy in đen trắng, bạn chọn màu kết màu đen trắng Mẫu xem lại tài liệu in màu Mẫu xem lại liệu in ấn màu xám, màu màu trắng Mẫu xem lại tài liệu in trắng đen h Sao chép đến CD Bạn muốn chép file trực tiếp đến đĩa CD Nếu bạn chép tài liệu đến folder bạn burn vào CD, bạn copy file đến mạng nội để truy cập từ máy tính Để đóng gói thuyết trình bạn: Click vào nút Microsoft Office Chỉ đến Publish chọn Package for CD Trong hộp thoại mở ra, chọn gói tin chép đến file khác hay chép đến CD Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 46 .. .Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3 :Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 PHẦN IV: ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Cá nhân hóa định dạng thuyết trình a Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình. .. Niemtin071@yahoo.com 38 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3 :Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Những layout có sẵn thư viện trơng tốt, chúng khơng layout bạn muốn sử dụng Chính bạn muốn có thuyết trình ấn tượng... nhúm Comments Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 43 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3 :Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 d In ấn tài liệu Chương trình in PowerPoint printout thường gọi handout Handout