Giáo trình - Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 1 - Lê Văn Hiếu - 5 docx

Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Mục lục cung cấp nhìn tổng quát tài liệu giúp cho người đọc tìm thấy phần cách nhanh chóng Word 2007 cung cấp cho bạn cấp lập mục lục tự động Có bước để tạo mục lục tự động: Chuẩn bị tài liệu cách gán Heading Styles (kiểu trang trí tiêu đều) cho tên chương tiêu đề mà bạn muốn xuất mục lục Thu thập tiêu đề để tạo thành bảng mục lục b Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục Sau bạn định tên chương tiêu đề xuất mục lục bạn cần áp dụng số Style đặc biệt để Word thêm chúng vào mục lục tự động Các Style nằm tab Home, nhóm Styles Với chương tiêu đề làm nh sau: Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 57 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Chỉ trỏ vào tên tiêu đề chương Trong nhóm Styles, chọn Heading cho cấp độ cao tên chương, Heading cấp độ tiếp theo, tên của phần chương Heading cho tiêu đề phụ Các Heading Styles bảng mục lục tự động làm việc với để tạo bảng mục lục cho tài liệu Word định mục lục Heading làm cấp độ cao bảng mục lục, Heading tương ứng với cấp độ cao thứ hai Heading cho cấp độ c Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu Sau chọn Heading Style phù hợp cho phần, đến lúc thu thập tất chúng vào bảng mục lục, lúc Word làm việc thay cho bạn Đầu tiên bạn trỏ nơi bạn muốn bảng mục lục xuất hiện, thơng thường người ta đặt mục lục đầu tài liệu Trên tab References, chọn Table of Contents, sau click Automatic Table Automatic Table bạn cảm thấy phù hợp Rất nhanh đơn giản Bảng mục lục xuất với hộp màu xanh nhạt Đó hiệu ứng để thông báo cho bạn biết mục lục tự động d Cập nhật bảng mc lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 58 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sau tạo bảng mục lục cho tài liệu, bạn phải trì Bảng mục lục tự động cập nhật tài liệu mở; cịn hay tự cập nhật bạn thêm tên chương tiêu đề vào làm thay đổi số trang tài liệu Chỉ cần thực bước sau: Bạn cập nhật mục lục cách Click vào tab References sau chọn Update Table nhóm Table of Contents Khi cập nhật bảng mục lục bạn hỏi bạn muốn cập nhật toàn mục lục hay muốn điều chỉnh số trang Chọn điều chỉnh số trang bạn thêm nội dung làm tăng số trang tài liệu mà không thêm tiêu đề mới, bạn thêm thay đổi nội dung tiêu đề nên chọn Update entire table Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, bạn cập nhật bảng mục lục bạn liệu thay đổi Để thay đổi nội dung bảng mục lục, chỉnh sửa tài liệu, không sửa trực tiếp bảng mục lục, sau click Update Table e.Thay đổi bảng mục lục Có nhiều cách để bạn thay i bng mc lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 59 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bên cạnh việc chon nhiều kiểu định dạng có sẵn Word, bạn tự thiết kế chi tiết bảng mục lục cho riêng mình, chẳng hạn định số cấp cho mục lục, có cho số trang xuất hay không, tạo đường nối dấu chấm tiêu đề số trang, v.v Bạn tìm hiểu vấn đề phần tiếp theo: Thay đổi hình thức bảng mục lục Điều chỉnh mục lục a.Thay đổi hình thức bảng mục lục Bạn có bảng mục lục rồi, bạn lại muốn thay đổi chúng Ví dụ tiêu đề tài liệu bạn có màu xanh bảng mục lục khơng Bạn thích màu xanh muốn bảng mục lục có màu trùng với tiêu đề tài liệu Có thể bảng mục lục dài bạn muốn làm ngắn bớt Hoặc bạn hài lịng bảng mục lục muốn có thay đổi nhỏ Chẳng hạn bạn muốn thay đỗi đường chấm đứt quãng đề mục số trang Hoặc bạn muốn số trang nằm gần đề mục Tất việc đó, cịn nhiều hơn, đề thực b Thiết kế lại bảng mục lục Bạn có bảng mục lục, trơng ổn, bạn muốn màu sắc tương tự tiêu đề Đây cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents nhóm Table of Contents sau ú chn Insert Table of Contents Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 60 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Trong hộp thoại Table of Contents, chắn mục From template đánh dấu hộp Formats, sau chọn Modify Chọn TOC hộp thoại Style để chọn cấp độ cao Level 1, bảng mục lục TOC sau chọn Modify Hộp thoại Modify Style mở ra, sử dụng hộp màu Font phần Formatting để chọn màu xanh Sau click OK hai lần, xem mục Print Preview hộp thoại Table of Contents bạn thấy Table of Contents, hay viết tắt TOC (hay Level 1), màu xanh Nếu bạn muốn thay đổi TOC (Level 2) hay TOC (Level 3) thành màu xanh, bạn làm theo quy trình việc chọn TOC TOC hộp thoại Style trước đến hộp thoại Modify Style Sau click OK, hộp thoại xuất với nội dung hỏi bạn có muốn thay đổi bảng mục lục hay không, click OK kết thành màu xanh ý muốn bạn c Thiết kế li bng mc lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 61 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn muốn thay đổi nhiều nữa? Word 2007 cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa hộp thoại Modify Style, nhớ chọn Style mà bạn muốn thay đổi hộp thoại Style trước thực chức Modify Style Chú ý click Format, bạn có lựa chọn thay đổi Font, Paragraph, Tabs, … bạn thay đổi cài đặt phần xem lại chúng mục Preview trước áp dụng cho bảng mục lục d Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục Bảng lục lục dài, có lẽ cần hai cấp độ TOC TOC phù hợp với tài liệu bạn Mục Show levels hộp thoại Table of Contents nơi bạn chọn phân cấp bạn muốn thể bảng mục lục Word 2007 có đến cấp độ khác Làm ngắn bảng mục lục cách giảm cấp độ, muốn kéo dài bảng mục lục bạn tăng cấp độ lên Bạn xem Print Preview Web Preview để xem điều chỉnh mình, nhận thấy hợp lý, click OK hai lần e Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục Bạn thực thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents Chẳng hạn thay đổi gạch đứt quãng giữ đề mục số trang (gọi Tab Leader), thay đổi canh dòng (align) số trang Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 62 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang dịng Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, số trang di chuyển lại gần đến bảng mục lục tab leaders khơng cịn hiệu lực Nếu bạn muốn xóa bỏ tồn số trang bỏ dấu chọn hộp Show page numbers f Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục Nếu bạn muốn xóa bỏ bảng mục lục, sử dụng lệnh Remove Table of Contents Xóa bỏ bảng mục lục hai cú Click-Chuột: Click lệnh Table of Contents sau click Remove Table of Contents phần cuối danh sách Hãy bạn sử dụng lệnh Remove Table of Contents, bạn xóa thủ cơng trực tiếp bảng mục lục, mã ẩn lưu lại tài liệu bạn Những mã ẩn gây lỗi bảng mục lục sau Tìm hiểu trường cách tạo nhiều mục lục a.Tạo Mục Lc bng cỏch s dng cỏc trng (field) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 63 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Ngoài cách tạo Mục Lục có có cách nâng cao sử dụng trường mục lục (TOC fields) Nếu bạn sử dụng trường Word có lẽ bạn thấy sức mạnh Hãy học sử dụng trường để tạo Mục Lục Nếu trường khái niệm mẻ bạn, tìm hiểu chúng qua phần học cách dùng trường để tạo trực tiếp Mục Lục Bạn biết chúng hữu ích bạn muốn điều khiển hoàn toàn bảng mục lục b Trường (field) gì? Những ví dụ trường mục lục Mã trường xuất dấu ngoặc móc ({ }) Trường (field) tập hợp lệnh dẫn Word tự động chèn nội dung thực cơng việc tài liệu Trường ứng dụng rộng Word có số việc bạn thực trường, chẳng hạn việc bỏ đánh dấu số trang cho vài đề mục mục lục Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 64 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Có lẽ bạn sử dụng trường khơng nhận Ví dụ số trang điều khiển trường, bạn tạo bảng mục lục tự động phần trước, thụ bạn tạo trường mục lục lệnh cho Word thu thập đề mục để tạo thành bảng Mục Lục Trường mục lục thành phần tạo nên bảng mục lục Các bạn mục lục tự động dù tạo cách dựa trường mục lục để thu thập đề mục Khi kết thu thập trường mục lục hiển thị, bạn nhìn thấy bảng mục lục Bạn xem trường tài liệu cách nhấn tổ hợp phím Alt + F9 Trường phần có dấu ngoặc móc xung quanh phần cho biết loại trường Hình minh họa trường mục lục (Table of Content Fields) Để lấy lại góc nhìn bình thường, ẩn trường xem kết hiển thị chúng, nhấn Alt + F9 lần c Các công tắc trường Giả sử bạn muốn loại bỏ số trang với số cấp bảng mục lục Một cách làm xóa số trang cách thủ công nhớ không cập nhật bảng mục lục Nhưng cách làm khơng đáng tin cậy, cách tốt dùng field switches (công tắc trường) Field switches lệnh bên trường để xác định mã thực việc Sức mạnh thực trường field switches Các field switches thêm để kết thúc trường đặt bên dấu ngoặc móc, chúng bắt đầu với dấu sổ ngược ( \ ) Bảng mục lục tự động tạo field switches thay cho bạn, bạn thêm, bớt, hiệt chình field switches sau Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 65 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một bảng mục lục có nhiều switch Bảng mục lục hình minh họa chứa switch \o "1-3" , dùng để tạo mục lục dựa đề mục đánh dấu Heading 1, Heading 2, Heading Switch \h làm cho đề mục bảng mục lục biến thành liên kết (hyperlink) Để thêm switch bạn gõ dấu sổ ngược ( \ ) ký tự lệnh vào dấu ngoặc móc, ví dụ để xóa hết số trang mục lục sử dụng switch \n sau: { TOC \o "1-3" \h \n } Bạn dùng hộp thoại Table of Contents để xóa số trang, nhiên bạn muốn xóa số trang cấp bạn phải nhờ tới switch \n cách gõ: { TOC \o "1-3" \h \n "2-3"} d Trường TC Ngoài trường mục lục (TOC field) bạn dùng trường TC (TC field) bảng mục lục tự động Trường TC cách để đánh dấu đề mục mà bạn muốn xuất bảng mục lục Bạn dùng trường TC nào? Giả sử có tiêu đề mà bạn muốn xuất mục lục lại dài bạn muốn trích phần Bạn dùng trường TC để lấy phần tiêu đề làm đề mục bảng mục lục Một ứng dụng khác trường TC bạn nhận tài liệu có định dạng lộn xộn bạn cần phải tạo bảng mục lục cho Sẽ nhanh chóng bạn sử dụng trường TC thay phải định dạng lại tài liệu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 66 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 e Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục Đây cách tạo trường TC: Chọn văn mà bạn muốn thêm vào bảng mục lục Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + O để mở hộp thoại Mark Table of Contents Entry Trong hộp thoại, hiệu chỉnh văn mục Entry cần Nếu có bảng mục lục tài liệu (mỗi bảng đại diện ký tự A,B,C ) chọn bảng mục lục mà bạn muốn phần Table identifier Nếu có bảng mục lục khơng cần lựa chọn phần Chọn cấp độ mà đề mục xuất bảng mục lục phần Level f Thêm trường TC vào bảng mục lục Để trường TC xuất bảng mục lục, bạn phải thêm field switch \f vào bảng mục lục Field switch \f yêu cầu bảng mục lc thờm trng TC vo Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 67 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn mở hộp thoại Table of Contents Options chọn Table entry fields bạn tạo thay bảng mục lục Nhưng có dễ để tạo hiệu chỉnh bảng mục lục tự động Hãy nhấn Alt + F9 sau bạn tạo bảng mục lục gõ "\f" vào phần cuối trường nhu sau: { TOC \o "1-3" \h \f } Sau cập nhật trường cách đặt trỏ chuột vào trường mục lục nhấn F9 Nhấn Alt + F9 lần để xem kết g Tạo nhiều bảng mục lục tài liệu Nhiều tài liệu dài có bảng mục lục, ngồi mục lục chung mục lục riêng chương Cá loại sách hướng dẫn nghiên cứu có nhiều bảng mục lục, ví dụ bảng mục lục chứa tên chương mục lục chi tiết có chứa phân chương Bạn hướng dẫn cách để tạo nhiều bảng mục lục tài liệu Trong có cách nhanh chóng sử dụng Heading Styles có sẵn Word, hai cách lại sử dụng số trường hợp đặc biệt h Cách để tạo nhiều mục lục tài liệu Giả sử bạn muốn tạo bảng mục lục cho sách dạy nấu ăn Một bảng mục lục rút gọn chứa tên chương bảng mục lục chi tiết Bảng chứa tên chương như: Appetizers, Entrees, Sauces Bảng thứ hai chi tiết với tên chương cụng thc ch bin tng chng Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 68 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu tài liệu bạn sử dụng Heading Styles có sẵn Word, cách thực đơn giản Tạo bảng mục lục tự động, sau bảng đổi Swith \o từ "1-3" thành "1-1" : {TOC \o "1-1" \h} Đó bảng mục lục Vì bảng mực lục thứ hai chứa đề mục đánh dấu với Heading 1, Heading Heading nên bảng mục lục chi tiết bạn Còn cách khác để tạo nhiều mục lục tài liệu là: trường TC Bookmarks mà bạn tìm hiểu i Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục tài liệu Bổ sung cho cách sử dụng Heading Styles switch \o phần trước cách khác để tạo nhiều mục lục tài liệu: Dùng Table identifiers để đánh dấu bảng mục lục với ký tự khác Bookmark phần, ví dụ cơng thức nấu bữa ăn sáng, công thức nấu bữa ăn trưa sau ú to mc lc cho tng phn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 69 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 j Table Identifier Để tạo nhiều bảng mục lục tài liệu, với bảng chứa đề mục khac bạn sử dụng Table Identifier Đầu tiên, bạn cần xác định ký tự đại diện cho mục lục, ví dụ "A" cho công thức nấu nước chấm "B" cho cơng thức nấu bữa trưa Sau đánh dấu đề mục mà bạn muốn xuất cách sử dụng trường TC phần f , mục Table identifier hộp thoại Mark Table of Contents Entry dialog nơi bạn chọn bảng mục lục phù hợp Khi tạo bảng mục lục bạn cần sử dụng switch \f sau: { TOC \f B} Switch \f tạo bảng mục lục cách thu thập mục đánh dấu trường TC Với ký tự B trường mục lục bảng mục lục hiển thị trường TC tương ứng Nếu thay B A mục lục bao gồm đề mục đánh dấu với Table identifier A k Bookmark Nếu tài liệu bạn cần bảng mục lục cho khối văn bạn sử áp dụng Heading Styles cho tài liệu bạn dùng Bookmark để tạo bãng mục lục Một chương sách ví dụ hay "khối văn bản" bạn không cần phải đánh dấu riêng lẻ phần Bookmark Word không dùng cho bảng mục lục mà cịn dùng để định danh khối văn chọn để dùng cho mục đích tham chiếu với tên tùy ý bạn đặt Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 70 ... Thit k li bng mc lc Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com 61 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn muốn thay đổi nhiều nữa? Word 2007 cho người dùng nhiều tùy chọn để... nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục Biªn So¹n: Niemtin0 71@ yahoo.com 59 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bên cạnh việc chon nhiều kiểu định dạng có sẵn Word,... biết mục lục tự động d Cp nht bng mc lc Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com 58 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sau tạo bảng mục lục cho tài liệu, bạn phải trì Bảng