Giáo trình - Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 1 - Lê Văn Hiếu - 4 potx

Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Văn bị xóa nằm hình chữ nhật góc Văn thêm vào gạch có màu với với viền hình chữ nhật chứa văn bị xóa Những đường đứt quãng phần có thay đổi, nơi nội dung text xóa hay thêm vào Sau bạn mở tab Track Changes, bạn làm việc Word bình thường Khi chèn xóa văn bản, hay di chuyển văn đồ họa, đường đứt quảng đánh dấu thay đổi này, màu sắc nội dung thay đổi đánh dấu Bạn xóa dịng "with hard work and clear thinking.", dòng văn đặt box hình chữ nhật nhỏ góc tài liệu, đánh dấu "Bị xóa (Deleted)" để giải thích phải nằm Một đứt quãng màu xanh chạy dài từ hình chữ nhật đến nơi mà dòng văn nằm trước bị xóa Bạn thay từ "twelve" "nine" bạn chọn từ "twelve" gõ "nine" để thay (hoặc xóa "twelve" gõ "nine" vị trí đó) Từ "twelve" bị xóa chuyển vào hộp hình chữ nhật góc tài liệu Từ "nine" thêm vào gạch có màu với viền hình chữ nhật chứa "twelve" Ngồi ra, có gạch dọc phía trước câu mà có thực chỉnh sửa c Thêm comment Bạn thực số sửa đổi, bạn muốn giải thích lý bạn xóa từ "twelve" câu Rất đơn giản: thêm bình luận (hoặc ghi chú) (Comment), thích mà bạn thêm vào tài liệu Để thực điều đó, chuyển trỏ vào cuối văn bạn muốn chèn Comment, thẻ Review, nhóm Comments, chọn New Comment Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 43 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một Comment xuất góc tài liệu, từ mà bạn muốn ghi tơ sáng màu với màu hình chữ nhật chứa ghi (màu tím nhạt hình minh họa) Bạn phân biệt Comment văn bị xóa dựa vào điểm sau: - Hình chữ nhật chứa Comment có tơ màu hình chứa văn bị xóa có viền có màu - Nhãn "Comment" hình chữ nhật chứa ghi - Tên người ghi Lưu ý: Bạn khơng cần phải mở Track Changes để chèn Comment, bạn thêm comment thời điểm d Phân biệt việc chỉnh sửa người tham gia review tài liệu Khi có nhiều người review tài liệu, bạn biết thay đổi thực Dưới số cách biết người thay đổi Di chuyển trỏ lên văn chèn vào tài liệu, văn bị xóa hình chữ nhật góc tài liệu Đối với sửa đổi, bạn thấy ScreenTip tên người sửa loại sửa đổi, chẳng hạn "đã xóa" (deleted) "chèn" (inserted) Các ScreenTip hiển thị thông tin bị xóa chèn vào văn Một cách khác để phân biệt người tham gia hiệu chỉnh tài liệu dựa vào màu sắc Word tự động đánh dấu màu sắc người tham gia hiệu chỉnh, người màu khác Giả sử bạn Word gán cho màu hồng hiệu chỉnh tài liệu, bạn muốn xem chỉnh sửa tìm văn có tơ sáng hình chữ nhật màu hồng góc e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến đánh dấu thay đổi ghi Mặc dù tắt Track Changes, thay đổi thấy tài liệu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 44 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu bạn muốn biết tắt chức Track Changes có làm đánh đánh dấu ghi tài liệu khơng câu trả lời KHƠNG Như hình minh họa, thứ bạn làm với tính Track Changes cịn bạn tắt Track Changes Chỉ có điểm lưu ý sau tắt Track Change thay đổi bạn khơng cịn Word đánh dấu f Chấp nhận từ chối comment (ghi chú) thay đổi Sử dụng nút Accept để chấp nhận thay đổi lúc liên tục thay đổi, để chấp nhận tất thay đổi lúc Sử dụng nút Reject để từ chối thay đổi lúc liên tục thay đổi, để từ chối tất thay đổi lúc Sử dụng nút Previous để xem ghi hiệu chỉnh theo hướng lên tài liệu Sử dụng nút Next để xem theo hướng xuống cuối tài liệu Khi tất thay đổi hoàn tất, người phải có trách nhiệm xem lại tài liệu sau chấp nhận từ chối thay đổi Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 45 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sử dụng nút Accept Reject Tab Review nhóm Changes Click-Chuột-Phải lên tài liệu để chấp nhận hay từ chối thay đổi comment (bình luận, ghi chú) Khi thay đổi comment chấp nhận bị xóa bỏ, tài liệu bị đánh dấu để chi comment thay đổi xóa khỏi tài liệu Nhữn thay đổi chấp nhận sẻ trở thành phần tài liệu lưu lại Track Changes Comments - tính nâng cao a Ẩn tạm thời thay đổi Hãy tưởng tượng bạn xem lại phần thay đổi tài liệu thực Richard, Kai Pilar Bạn muốn xem phần thay đổi Pilar trước biết bạn tìm góp ý tài liệu Pilar cách di chuyển trỏ chuột lên tất thay đổi để thấy tên Pilar xem màu sắc Word gán cho hiệu chỉnh cô Tuy nhiên, bạn nghĩ bạn xem phần sửa chữa Pilar mà khơng xem phần Richard Kai khơng ổn, đặc biệt tài liệu dài Hãy tiếp tục khám cách để học thay đổi track Để xem sửa chữa Pilar, bạn làm ẩn sửa chữa Richard Kai Cách thực sau: Trên tab Review tab, nhóm Tracking, click dịng Show Markup, vào Reviewers xóa dấu chọn mục All Reviewers, làm ẩn tất hiệu chỉnh, người Sau click dịng Show Markup lần nữa, vào Reviewers click vào hộp tên Pilar Nó phần comment phần hiệu chỉnh Pilar Bạn chấp nhận từ chối hiệu chỉnh Pilar tức để sau Khi bạn thực xong, xem lại phần bị sửa chữa người khác cách click Show Markup lần nữa, sau chọn All Reviewers Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 46 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 b Xem tài liệu trước sau thay đổi Khi tài liệu có nhiều comment phần bị sửa chữa, bạn tự hỏi tài liệu trước bạn có nên chấp nhận từ chối hiệu chỉnh Tính thực sau: Trên Tab Review, nhóm Tracking, Final Showing Markup chức chọn mặc định để hiệu chỉnh tài liệu Để xem lại tài liệu trước đây, bạn Click vào Original Để xem tài liệu trông hiệu chỉnh chấp nhận comment xóa, Click vào hộp Display for Review sau chọn Final Nên nhớ comment hiệu chỉnh khơng bị xóa Sau review tài liệu, click Final Showing Markup để xem lại comment hiệu chỉnh lần c Ẩn thay đổi khơng làm xóa comment bị điều chỉnh Như đề cập trước ẩn comment hiệu chỉnh khơng xóa chúng, mà cho bạn thấy tài liệu (không thấy hiu chnh hin lờn mn hỡnh) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 47 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Cách để xem ẩn tài liệu Trên tab Review, nhóm Tracking, Click Show Markup chắn có dấu check Comments, Ink, Insertions and Deletions Formatting Chọn vào Reviewers menu Show Markup chắn có dấu check All Reviewers d Kiểm tra comment hiệu chỉnh Sử dụng nút nhóm Changes để chấp nhận hay từ chối hiệu chỉnh xóa comment Để thấy nội dung tài liệu ẩn hiệu chỉnh comment, Click nút nhóm Comments Changes Bạn thấy hộp thoại mở lên hình trên, Click Show All để xem tất comment hiệu chỉnh Cách để làm hiệu chỉnh chấp nhận xóa chúng Cách làm bỏ comment chấp nhận từ chối chúng Khi chấp nhận hiệu chỉnh comment trở thành phần tài liệu không bị đánh dấu Khi bạn từ chối xóa hiệu chỉnh comment chỉnh sửa trở lại trạng thái trước thực chỉnh sửa Trước bạn phân phối tài liệu cho người khác, bạn thực chấp nhận từ chối xóa với hiệu chỉnh tài liệu Sẽ không chuyên nghiệp tài liệu bạn gửi cho người khác nội dung chỉnh sa e Chn cỏch to track Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 48 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn có thích hình chữ nhật chứa văn bị xóa hay ghi khơng? Hay bạn muốn thay đổi kích thước chúng? Khi text chèn vào tài liệu bạn thích đoạn text xuất với hai dòng gạch chân hay dịng gạch chân? Bạn có vài chọn lựa cho việc thể comment hiệu chỉnh Cách làm sau: Tab Review, nhóm Tracking, Click vào dịng Track Changes, sau click Change Tracking Options Bạn có nhiều chọn lựa để tùy biến th hin ca tớnh nng Track Changes Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 49 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU Căn Header Footer a Thêm vào số trang, ngày Nếu bạn không gọi headers and footers, nghĩ đến việc định dạng trang sách Thông thường tên sách thường xuất đầu trang tên chương xuất trang đối diện số trang Đó dạng thể Header Footer, ứng dụng cách tương tự Word Thường bạn muốn đánh dấu số trang suốt tài liệu Các thông tin khác tên tài liệu, tác giả, ngày in; tên công ty, địa email, địa web; tên file vị trí file Khơng có qui luật cụ thể với Header Footer, Word 2007, bạn tạo Header Footer theo ý b ỏnh du s trang Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 50 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Số trang (Page numbers) sử dụng thông thường Header Footer, thật cần thiết cho tài liệu Để đánh dấu số trang vào tài liệu ta làm sau: Trên Tab Insert, nhóm Header & Footer, chọn Page Number Chọn nơi mà số trang xuất hiện, ví dụ trên, dưới, Sau chọn kiểu số thư viện Số trang áp dụng suốt tài liệu chúng thay đổi bạn xóa hay thêm vào số trang tài liệu c.Thêm vào ngày tháng Một vài Headers Footers có sẵn thư viện bao gồm Text Area (khu vực chèn văn bản) đặc biệt cho việc chèn ngày Nhưng bạn chèn ngày độc lập với Headers Footers Cách làm sau: Click Header Footer nơi bạn muốn ngày xuất tài liệu Trong nhóm Insert, chọn Date & Time Chọn loại định dạng ngày Bạn chọn ngày hoặc chọn hai Chọn Update Automatically ô chọn Ngày cho bạn biết bất bạn mở tài liệu Bạn cập nhật file mở điều chỉnh lại trước in ấn d Thêm tên file đường dẫn đến file Một kiểu Headers Footers thông thường khác thêm tên cho tài liệu đường dẫn đến nơi tài liệu lưu trữ Để chèn thông tin lần bạn phải sử dụng Field (trng ni dung) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 51 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Hãy làm theo cách hướng dẫn sau: Trong nhóm Insert, click Quick Parts chọn Field Trong hộp Field, under Field names, chọn FileName Click vào ô chọn Add path to filename Field FileName cho bạn cách cập nhật đường dẫn cách tự động bạn di chuyển tài liệu nơi khác e Xóa bỏ header footer Bạn chuyển tài liệu bạn cảm thấy cần xóa bỏ nội dung Header hay Footer Giả sử thông tin Footer, chẳng hạn đường dẫn tài liệu khơng cịn cần thiết Trong nhóm Header & Footer, chọn Footer Chọn Remove Footer Số trang Header có chứa lệnh Remove với tác dụng tương tự Header Footer cho tng phn ti liu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 52 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 a Tạo nhiều loại header footer tài liệu Bạn có tài liệu nhiều phần bạn muốn tạo nhiều loại Header Footer tương ứng với phần Hình minh họa bên cho biết phần tài liệu có Header Footer khác Với trang bìa bạn không cần số trang Header Footer Đối với phần đầu, chẳng hạn Mục Lục, Header Footer nên thể cho người đọc biết chưa phải nội dung Với chương, Header Footer lúc cần thiết để định hướng cho người đọc, nhắc cho họ biết xem phần tác giả Bạn biết điểm tiện dụng Header Footer cần tạo lần dùng xuyên suốt tài liệu Nhưng với tài liệu có nhiều phần bạn cần nhiều quyền kiểm sốt Header Footer Phải làm nào? b.Tạo thành phần khác Nếu tài liệu có nhiều phần bạn muốn tạo nhiều loại Header Footer với phần, điều cần làm tạo section breaks (ngắt đoạn) phần ti liu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 53 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một section break cho phép tạo một cách trình bày cho trang phần Với cách trình bày (layout) thiết lập, bạn tạo Header Footer theo cách bạn muốn cho phần (section) c Cách phân chia section Bạn chèn section break phần tài liệu, khơng phải nơi không gian header footer Chính vậy, bạn phải đóng hình làm việc Header Footer trước thực bước sau đây: Chỉ trỏ nơi bạn muốn bắt đầu section Trên Ribbon, chọn Tab Page Layout chọn Breaks Dưới Section Breaks, chọn Next Page Word tạo section break vị trí phía trỏ chuột d Cách tạo mục lục header footer khác cho section Một section break phân chia bên thành phần phía phần khác Vậy với section break chèn vào trước Chapter 1, tất trước (trang bìa, mục lục ) phần (section 1) Chapter trở thành phần (section 2) Khi bạn mở không gian làm việc Header Footer, thẻ đánh dấu xuất cho bạn biết bạn làm việc với Header Footer phần Trong hình minh họa, thẻ đánh dấu phần khác gán cho phần mt s Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 54 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Footer phần kết thúc phần Header bên bắt đầu phần Tab Same as Previous Nó có ý nghĩa gì? Nó có nghĩa bạn tạo phần khác Word có tùy chọn cho phép bạn chia sẻ điểm chung Header Footer phần Trong hình minh họa, thẻ Same As Previous có nghĩa nội dung Header liên kết với nội dung Header phần trước Nếu bạn muốn Header độc lập với Header trước bạn phải xóa liên kết Header Với Footer tương tự Header e Cách tạo khác biệt cho trang Khi bạn đưa nội dung đầu (trang bìa, mục lục ) vào phần riêng, bạn chí cịn phân chia thành phần nhỏ Giả sử bạn khơng muốn xuất Header Footer trang bìa: Sử dụng chức Different First Page hình để thực Nếu bạn chọn tùy chọn Different First Page có nghĩa bạn cho phép Header Footer trang Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 55 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 bìa khác với phần lại trang phần (section) Bạn làm điều tương tự với phần khác tài liệu Khu vực Header Footer có phần văn với nội dung "First Page Header" and "First Page Footer" (chỉ xuất không gian làm việc Header Footer) Nếu bạn có áp dụng đánh số trang chứa Different First Page ngăn không cho đánh số trang bìa f Header Footer khác cho trang chẵn lẻ Khi bạn sử dụng thư viện Header Footer thiết kế sẵn, bạn thấy số tạo để dành riêng cho trang chẵn lẻ Nội dung Header Footer đặt góc trang, giống thiết kế trang đối diện sách Nếu bạn muốn in đóng tài liệu mình, bạn cần định dạng tương tự Để tạo Header Footer cho trang chẳng lẻ, bạn thực tiến trình tương tự trên: Tạo phần khác tài liệu section break, xóa liên kết phần thêm Header Footer cho phần Lưu ý thực hiện: Nếu bạn muốn Header Footer trang chẵn Lẻ nằm góc trang bạn phải bật chứa Different Odd & Even Pages Tab Design trước thực Tìm hiểu bảng mục lục (Table of contents - TOC) a Cách làm việc với bảng mục lục tự động Mục lục danh sách đơn giản liệt kê tên chương phân thành nhiều cấp hình Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 56 ... Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com 45 Tỡm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sử dụng nút Accept Reject Tab Review nhóm Changes Click-Chuột-Phải lên tài liệu để chấp nhận hay... Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com 53 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một section break cho phép tạo một cách trình bày cho trang phần Với cách trình bày (layout)... Markup ln na, sau ú chn All Reviewers Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com 46 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 b Xem tài liệu trước sau thay đổi Khi tài liệu có nhiều