Giáo trình - Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 1 - Lê Văn Hiếu - 3 ppsx

Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn phải rơi vào cảnh lặp lập lại thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hiệu chỉnh ảnh Nhưng thay đổi dẫn đến kết không vừa ý, bạn nhấn Undo, sau lại thực lựa chọn khác Vịng lặp nhàm chán diễn có kết làm bạn hài lòng Giờ đây, bạn nhìn thấy kết tùy chọn Mỗi bạn rê chuột ngang tùy chọn phần văn hình ảnh mà muốn chỉnh thay đổi tương ứng Khi chọn giải pháp ưng ý, click lên Bạn khơng phải đụng đến lệnh Undo f Tạo công cụ riêng bạn Bạn phải rơi vào cảnh lặp lập lại thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hiệu chỉnh ảnh Nhưng thay đổi dẫn đến kết khơng vừa ý, bạn nhấn Undo, sau lại thực lựa chọn khác Vòng lặp nhàm chán diễn có kết làm bạn hài lịng Giờ đây, bạn nhìn thấy kết tùy chọn Mỗi bạn rê chuột ngang tùy chọn phần văn hình ảnh mà muốn chỉnh thay đổi tương ứng Khi chọn giải pháp ưng ý, click lên Bạn đụng đến lệnh Undo g Sử dụng độ phân giả hình khác làm thay đổi cách hiển thị Ribbon Trong hình phần thơng cáo báo chí, tất thứ trông giống Không tiêu đề, khơng hướng dẫn, khơng có điểm nhấn quan trọng gõy s chỳ ý cho ngi c Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 29 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nhóm Show/Hide Tab View hiển thị đầy đủ mà hình độ phân giải cao, hình có độ phân giải thấp, bạn phải nhấn vào nút mũi tên nhìn thấy lệnh Những bạn tìm hiểu phiên Office áp dụng hình bạn có độ phân giải cao Nếu hình bạn có độ phân giải thấp, 800x600 pixel chẳng hạn, số nhóm lệnh hiển thị tên nhóm khơng hiển thị tất lệnh Bạn phải nhấn vào nút mũi tên bên tên nhóm để truy cập tất lệnh Nhìn vào hình minh họa trên, độ phân giải cao nhóm Show/Hide hiển thị đầy đủ lệnh, với độ phân giải thấp hiển thị tên nhóm mà khơng có lệnh Trong trường hợp bạn phải nhấn vào nút mũi tên để truy cập lệnh Tổng quát, nhóm tên nhóm độ phân giải thấp nhóm lệnh thường sử dụng Chế độ Minimize: dù độ phân giải nào, bạn thu nhỏ cửa sổ chương trình lại số nhóm cịn hiển thị tên nhóm Càng thu nhỏ cửa sổ chưa trình số nhóm hiển tên tăng lên Tablet PC: Nếu bạn dùng Tablet PC (Máy tính dạng bảng) với hình nhỏ bạn thấy Office 2007 hiển thị phiên Ribbon với Tab nhóm nhỏ Ngược li vi mn hỡnh ln Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 30 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG Sức mạnh biểu mẫu (Template) Mặc dù bạn làm việc với Word quen thuộc với tài liệu Word, bạn không tường tận biểu mẫu Biểu mẫu gì? Nó giúp ích cho bạn sao? Một biểu mẫu loại tài liệu có sẵn nội dung đó.như văn bản, kiểu trang trí, định dạng; định dạng trang canh lề, cách dịng; yếu tố trang trí màu sắc, đường viền Hãy xem biểu mẫu trợ giúp hữu ích bạn bắt đầu soạn thảo tài liệu Giả sử hàng tuần bạn có họp bạn phải soạn soạn lại lịch họp với vài thay đổi nhỏ lần Hãy bắt đầu với số thông tin phù hợp chuẩn bị sẵn giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian Hãy theo dõi vài ví dụ tạo tài liệu từ biểu mẫu sẵn có Word Office phần sau Bạn sử dụng biểu mẫu để tào tài liệu chuyên nghiệp ấn tượng cho riêng Sử dụng mẫu trang bìa Fax cú sn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 31 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Giả sử công việc bạn phải thường xuyên gửi Fax cho khách hàng đối tác, bạn ln cần có trang bìa ghi lại nội dung bảng Fax Bạn tự tạo trang bìa bạn gửi / nhận Fax Hoặc bạn sử dụng biểu mẫu sẵn có Word Bản tìm thấy biểu mẫu hình minh họa, nhiều biểu mẫu khác Word Bạn cần điền thông tin phù hợp, in gửi Fax Thế xong, đơn giản nhanh chóng Thậm chí bạn thêm xóa số phần tùy theo nhu cầu cụ thể, nhiên, thiết yếu có sẵn bạn số Sử dụng mẫu lịch làm việc sẵn có Đây ví dụ khác cho thấy biểu mẫu Word giúp ích cho bạn Hãy tưởng tượng bạn giao nhiệm vụ thiết kế lịch họp hàng tuần cho nhóm Trước trang tài liệu rỗng, bạn thử tham khảo số biểu mẫu có trang Microsoft Office trực tuyến - bạn liên kết trực tiếp tới biểu mẫu (bạn hướng dẫn sau) Có nhiều biểu mẫu danh mục khác nhau, thông dụng là: Lịch làm việc Lịch ngày tháng, Thư từ, Sơ Yếu Lý Lịch v.v Có nhiều cho bạn lựa chọn Hình minh họa cho thấy biểu mẫu: Đây mẫu đơn giản trực quan với văn vùng định dạng để bạn điền Một mẫu hoàn chỉnh, theo phong cách nghệ thuật Mẫu sử dụng định dạng Bảng (Table) sử dụng màu sắc khác để phân biệt vùng Đây mẫu tương đối phức tạp Tìm biểu mẫu cài đặt kèm với Word Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 32 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Có khoảng 30 biểu mẫu cài đặt kèm với Word như: Thư từ, Fax, Báo Cáo, Sơ Yếu Lý Lịch Blog Bạn tìm thấy biểu mẫu cách: Click nút Microsoft Office, sau chọn New Trong cửa sổ New Document chọn Installed Templates Click vào hình đại diện xem thử biểu mẫu trơng phía bên phải Khi chọn mẫu phù hợp, Click vào nút Create Một tài liệu tạo dựa biểu mẫu bạn chọn, việc bạn điền nội dung phù hợp Tìm biểu mẫu trang Microsoft Office trực tuyến Tạo tải liệu bước trên, nhiên thay chọn Installed Templates bạn chọn theo danh mục phía phần Microsoft Office Online Hãy Click vào danh mục để xem hình đại diện biểu mẫu danh mục Tương tự với biểu mẫu cài đặt sẵn, bạn Click vào hình i Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 33 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 diện mẫu xem trước biểu mẫu lên phía bên phải.Một số danh mục Thư Từ (Letters) có danh mục để bạn lựa chọn Để tải biểu mẫu máy bạn chọn hình đại diện biểu mẫu nhấn Download Biểu mẫu tải mở tài liệu mới, sẵn sàng cho bạn làm việc Biểu mẫu gốc không bị thay đổi, nằm trang Microsoft Office trực tuyến Tuy nhiên, lưu máy tính bạn, cần sử dụng bạn mở thư mục My Templates Word mà không cần tải lần Khả đặc biệt biểu mẫu Như đề cập phần trước, bạn mở biểu mẫu tài liệu tạo dựa biểu mẫu mà bạn chọn Thực chất bạn làm việc với khơng phải thân biểu mẫu Đó khả đặc biệt biểu mẫu: Tự tạo mở, tạo tất thành phần biểu mẫu tài liệu hoàn toàn Bạn làm việc với tài liệu đó, thừa hưởng tất thành phần có biểu mẩu thêm bớt nội dung tùy ý Vì bạn làm việc tài liêu nên hiệu chỉnh mà bạn thực khơng ảnh hưởng tới biểu mẫu gốc, ln giữ trạng thái ngun Vì vậy, biểu mẫu tảng cho vơ số tài liệu Biểu mẫu tài liệu hai nh dng khỏc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 34 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biểu mẫu (Template) Tài liệu (Document) có định dạng file khác Nếu bạn lưu nhiều tài liệu Word có lẽ bạn quen thuộc với việc chọn định dạng sẵn có để lưu file Đây khác biệt Biểu mẫu Tài liệu: Biểu mẫu lưu dạng Word Template có file ".dotx" (các phiên Word trước ".dot") Tài liệu lưu dạng Word Document có file ".docx" (các phiên Word trước ".doc") Biểu mẫu Tài liệu có định dạng file khác cỏch hot ng ca chỳng cng khỏc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 35 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THƠNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 Danh sách dạng số ký hiệu a Một danh sách đơn giản Danh sách (List) thành phần hữu ích tài liệu, dùng để tóm tắt, liệt kê thông tin giúp người đọc dễ hiểu hiểu vấn đề sâu Có dạng danh sách dạng đánh số (Numbering) dạng ký hiệu (Bullet) Nếu bạn có chuỗi thơng tin có phân biệt mức độ thứ tự danh sách dạng số lựa chọn thích hợp Cịn cần liệt kê nên dùng dạng ký hiệu Ví dụ minh họa danh sách dạng chữ số, đơn cấp đa cấp Danh sách cịn có phân cấp: đơn cấp đa cấp Một danh sách đơn cấp danh sách mà thành phần loại tính chất Danh sách đa cấp có nghĩa nhiều thành phần danh sách chứa danh sách khác Bạn thấy khác biệt danh sách đơn đa cấp hình minh họa Trong phần thảo luận danh sách đơn giản, có cấp (đơn cấp) Các danh sách đa cấp đè cập phần sau b Tạo danh sách cách gõ ký tự thích hợp Có nhiều cách để tạo danh sách, cách đơn giản tạo tự động cách gõ số ký tự tổ hợp ký tự đầu câu Nếu bạn muốn tạo danh sách dạng ký hiệu (Bullet) đánh dấu (*) đầu câu, khoảng trắng Dấu * tự động biến thành ký hiệu hình chấm đen danh sách bạn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 36 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 khởi tạo Khi xong thành phần danh sách, gõ ENTER, lúc chấm đen khác tự động xuất sẵn sàng cho thành phần Nếu muốn tạo danh sách dạng số tự động gõ số dấu chấm (1.), khoảng trắng Đây điểm Word 2007, phiên trước bạn phải nhấn phím ENTER danh sách khởi tạo Danh sách dạng chữ (a, b, c, ) cách thể khác danh sách dạng số nên cách khởi tạo tương tự: bạn gõ chữ a dấu chấm (a.) sau khoảng trắng Ngồi dạng hình chấm đen trên, danh sách ký hiệu cịn có nhiều biểu tượng khác để bạn chọn lựa hình vng, hình kim cương, hình mũi tên v.v c Kết thúc danh sách Bạn gõ xong phần cuối danh sách, để kết thúc ký hiệu hay chữ số không tự động xuất Cách dễ để kết thúc việc tạo danh sách nhấn phím ENTER hai lần liên tiếp Bất bạn nhấn ENTER ký hiệu số s xut Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 37 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 để chuẩn bị cho thành phần danh sách, nhiên bạn nhấn ENTER lần ký hiệu / số biến để bạn bắt đầu đoạn văn Nếu bạn muốn thực khác chút chảng hạn lúc danh sách bạn muốn tạo dịng mà khơng có ký hiệu hay số phía trước dịng nằm ngang hàng với thành phần phía danh sách Lúc này, sử dụng phím BACKSPACE (xóa lùi) để xóa ký hiệu (hoặc số) đầu dòng giữ nguyên canh lề so với dịng văn phía Nếu bạn muốn dòng nằm ngang với ký hiệu (hoặc số) thay nằm ngang văn phía trên, nhấn BACKSPACE lần d Ký hiệu hay chữ số Bạn lỡ chọn sai kiểu danh sách? Bạn chọn kiểu danh sách ký hiệu thấy kiểu chữ số hay hơn, ngược lại? Không có đáng lo, chuyển qua lại hai kiểu dễ dàng Hãy Click vào vị trí danh sách, sau nhấn vào nút Bullet Numbering Ribbon Bạn dùng nút để bắt đầu danh sách cách Click vào nút phù hợp bắt đầu gõ thành phần danh sách Hoặc bạn chọn đoạn văn mà bạn muốn tạo danh sách nhấn nút phù hợp Mỗi đoạn tương ứng với thành phần danh sách e Thay đổi ký hiệu cho danh sách Nếu bạn có danh sách dạng ký hiệu (Bullet) cảm thấy nhàm chán với chấm đen hình trịn bạn thay chúng ký hiệu khác có sẵn Word Hãy Click vào nút mũi tên bên cạnh nút Bullet để xem thư viện Bullet Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 38 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Thậm chí bạn khơng hài lịng với ký hiệu sẵn có, bạn tự tạo ký hiệu riêng Hày chọn Define New Bullet để thực điều Có dạng ký hiệu mà bạn tạo: Biểu tượng (Symbol) Hình ảnh (Picture) Các ký hiệu biểu tượng sử dụng ký tự Font đặc biệt Weddings Windding Để sử dụng biểu tượng bạn phải cài đặt Font phù hợp máy tính Bạn cần ý điều bạn gửi tài liệu cho người mà máy tính họ khơng có Font phù hợp dẫn đến lỗi hiển thị Ký hiệu dạng hình ảnh thực chất ảnh nhỏ Bạn tìm thấy nhiều dạng ký hiệu hình ảnh Microsoft Office Online Hoặc bạn tự tạo cho riêng mình, cần lưu ý ảnh phải nhỏ nên đừng sử dụng hình ảnh phức tạp Cùng với Thư viện Bullet cịn có Thư viện Numbering hoạt động tương tự Bạn chỉnh sửa Font, màu sắc, kích thước cho ký hiệu dạng số danh sỏch f nh dng danh sỏch Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 39 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Chọn số danh sách Định dạng lại Danh sách với kiểu định dạng Bạn định dạnh số ký hiệu danh sách mà không làm ảnh hưởng đến phần cịn lại Ví dụ thay dùng kiểu màu đen in đậm mặc định bạn thay màu đỏ Cách thự sau: Chọn chữ số ký cách Click vào số chúng, ý khơng chọn phần văn Sau khí chọn xong dùng nút lệnh Ribbon để định dạng theo ý bạn Clcik danh sách để xem thay đổi g Làm việc với đoạn văn danh sách dán danh sách Giả sử bạn có danh sách với dấu chấm màu đen số đầu dòng, bạn muốn số thành phần danh sách có đoạn văn khơng có ký hiệu đầu hình minh họa Có nhiều kịch cách xử lý tùy theo yêu cầu kinh nghiệm người dùng Giả sử bạn muốn xóa ký hiệu số đầu đoạn muốn giữ canh lề ngang với phần lại danh sách click chuột sau chấm đen nhấn nút BACKSPACE Nếu bạn muốn xóa ký hiệu số đầu đoạn muốn đoạn canh lề cao với canh lề tài liệu thay nằm ngang với thành phần cịn lại danh sách chọn vào ký hiệu số đầu dòng nhấn DELETE Để tạo đoạn văn thành phần danh sách nhấn SHIFT + ENTER thay nhấn ENTER Lúc đoạn văn phụ có canh lề ngang với phần danh sách ký hiệu số đầu Để tiếp tục danh sách sau hoàn thành đoạn văn gõ vào số danh sách dấu chấm (.) danh sách tự động tip tc ỏnh s Lu ý Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 40 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 bạn nhấn vào nút Numbering Word khởi tạo danh sách đánh số lại từ đầu Lúc có nút Auto Correct Options xuất bên cạnh danh sách mới, nhấn vào nút sau nhấn Continue Numbering để danh sách gắn lại vào danh sách c Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 41 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 a Track Changes Comments Bạn xem lại tài liệu cho Sếp trước cơng bố cho tồn cơng ty bạn thấy có số điểm cần chình sửa, bạn muốn Sếp thấy điểm cần chỉnh sữa Hãy bật chức Track Changes, tất thay đổi từ việc thêm, xóa định dạng văn Word đánh dấu Chọn thẻ Review, nhóm Tracking, chọn Track Changes Khi bạn click lần đầu nút Track Changes thay đổi màu sắc, thay đổi tài liệu đánh dấu bạn tắt Track Changes cách nhấn nút Track Changes lần b Xem chỉnh sửa Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 42 ... Niemtin0 71@ yahoo.com 32 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Có khoảng 30 biểu mẫu cài đặt kèm với Word như: Thư từ, Fax, Báo Cáo, Sơ Yếu Lý Lịch Blog Bạn tìm thấy... bạn Click vào hình đại Biªn So¹n: Niemtin0 71@ yahoo.com 33 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 diện mẫu xem trước biểu mẫu lên phía bên phải.Một số danh mục Thư Từ... cng khỏc Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com 35 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THƠNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 Danh sách dạng số ký hiệu