Giáo trình - Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 - Tập 2 - Lê Văn Hiếu - 2 doc

Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Để tìm giá trị trung bình hai tháng, click vào C7 sau đó: Trân tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên nút Sum sau chọn Average Nhấn ENTER để thị kết D7 Bạn nhập công thức trực tiếp ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết tương tự j Tìm giá trị lớn nhỏ Để tìm giá trị lớn phạm vi, click ô F7 sau đó: Trên tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên nút Sum sau chọn Max Nhấn Enter để hiển thị kết ô F7 Cơng thức MAX tìm giá trị lớn dãy số chức MIN tìm giá trị nhỏ Với ví dụ cơng thức “MAX(F3:F6)” giá trị lớn 131.95 Để tìm giá trị nhỏ ví dụ trên, click vào Min sau ENTER, kết Trong trường hợp công thức “=MIN(F3:F6)” kết 131.75 k In công thức để dễ ghi nh Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 16 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Bạn in công thức đặt chúng bảng bàn làm việc để nhắc nhở bạn tạo công thức Để in công thức bạn cần thể cơng thức bảng tính (worksheet), làm điều cách nhấn tab Formulas nhóm Formula Auditing chọn Show Formulas Office Bây việc click nút Microsoft in ấn Nếu bạn muốn ẩn cơng thức lập lại cách bạn làm cho lên bảng tính Hoặc bạn dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu hết có bàn phím) để ẩn cơng thức bảng tính l Dấu hiệu lạ xuất bảng tính Một dấu ##### xuất bang tính cho biết bị lỗi cột hẹp để hiển thị kết Thỉnh thoảng Excel khơng thể tính tốn kết cơng thức bị lỗi Sau lỗi thường gặp nhất: ##### Cột không đủ rộng để thị kết ơ, nên kéo chiều rộng cho Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 17 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 #REF! Một giá trị khơng hợp lệ Các bị xóa bị dán đè giá trị khác lên #NAME? Tên công thức bị sai Excel khơng hiểu cơng thức Khi bạn click vào #NAME? nút để bạn sửa sai m Tìm nhiều cơng thức khác Click vào nút Sum nhóm Editing, tab Home sau chọn More Functions để mở hộp thoại Insert Function Excel cung cấp nhiều tính hữu ích tính ngày Trong hộp thoại Insert Function, chọn Help on this function để tìm hiểu tính khác Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thông tin ngày a Bài học thứ nhất: Ngày liên quan đến Excel nào? Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 18 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Có khác biệt ngày có nghĩa với bạn ngày có nghĩa Excel Với bạn 8/22/2010 tháng, ngày năm, với Excel, 8/22/2010 dãy số 40412 Chính bạn cần phải hiểu cách nhập ngày tháng để Excel hiểu được, chuyện giúp bạn tiết kiệm thời gian Calendar (Lịch) Excel năm 1900 Thỉnh thoảng Excel khơng thể tính tốn kết cơng thức bị lỗi Sau lỗi thường gặp nhất: Ngày tháng lưu trữ Excel dãy số bắt đầu đại diện cho ngày tháng năm 1900, ngày lịch Excel bắt đầu Và ngày Excel cộng thêm số Chẳng hạn ngày tháng năm 1900 tương đương với số Điều có nghĩa bạn nhập 8/22/2010, Excel lưu trữ 40412 40411 ngày kể từ ngày tháng năm 1900 Excel nhận diện ngày tháng nào? Chọn Date Category Chọn cỏch th hin ngy thỏng Type Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 19 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Khi nhập 8/22/2010, 22-Aug-2010, August 22, 2010, Excel lưu trữ dãy số 40412 Chỉ trường hợp bạn chọn format mà Excel không nhận ngày August-22,2010 8,22,10, Excel lưu trữ dạng text, lưu trữ dạng dãy số b Bài học thứ hai: Tính tốn ngày tháng cách sử dụng cơng thức Tìm kiếm Hàm NETWORKDAYS WORKDAY DATE TODAY Số lượng ngày làm việc hai thời điểm Tìm thời điểm sau số ngày làm việc xác định thời gian bắt đầu Tìm thời điểm sau số tháng Tìm thời điểm sau số năm, số tháng số ngày Để thực phép tính số học Excel, cần thiết phải sử dụng công thức Trong phần bạn hướng dẫn công thức đơn giản để tính tốn số ngày hai thời điểm bạn hiểu quan trọng việc nhập ngày tháng mà Excel hiểu Bạn hướng dẫn tìm hiểu cơng thức để giải thuật tốn tìm hiểu bạn sống ngày Cách tìm số ngày hai thời điểm Công thức bảng tính Kết cơng thức Cơng thức Fomular Ví dụ hơm ngày tháng năm 2010 kỳ nghỉ bạn ngày 21 tháng năm 2010 bạn muốn tìm hiểu cịn ngày đến kỳ nghỉ Để tính tốn điều bạn nhập cơng thức sau: “=A3-A2” Kết 73 ngày hai thời điểm Excel hiểu giá trị ô A2 A3 Trong A2 có giá trị 40411 (6/9/2010) A3 có giá trị 40338 Lấy A3 trừ A2 73 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 20 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Chú ý dấu (=) Excel có nghĩa cơng thức, dấu trừ (-) có nghĩa trừ giá trị ô A3, A2 ô có giá trị liên quan Cách tính ngày làm việc hai thời điểm Cơng thức bảng tính Kết cơng thức Cơng thức Fomular Tính ngày làm việc (Thứ Hai đến thứ Sáu) hai thời điểm khơng thể thực phép tính đơn giản, mà cần có cơng thức tính NETWORKDAYS Lấy lại ví dụ hơm ngày tháng năm 2010 kỳ nghỉ bạn ngày 21 tháng năm 2010 bạn muốn tìm hiểu cịn ngày làm việc đến kỳ nghỉ Bạn nhập cơng thức “=NETWORKDAYS(A2,A3)” Kết 53 ngày làm việc đến kỳ nghỉ hè Tìm kiếm ngày sau số ngày làm việc Công thức bảng tớnh Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 21 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Kết công thức Công thức Fomular Giả sử bạn cần tìm ngày chẳng hạn ngày hoàn thành dự án sau số ngày màl việc (Thứ Hai đến thứ Sáu), điều thật dễ dàng với cơng thức WORKDAY Giả sử bạn ước tính khoảng 80 ngày làm việc để hoàn thành dự án ngày 31 tháng 12 năm 2010 (12/31/2010) bạn muốn biết ngày kết thúc dự án Trước tiên bạn phải nhập thông tin vào ô A2 A3 hình trên, bạn nhập thông tin ngày nghỉ, ngày nghỉ sau nhập cơng thức “=WORKDAY(A2,A3,A4:A6)” vào trống Dự án hồn thành trước ngày 22 tháng năm 2011 (4/22/2011) Excel cộng 80 ngày làm việc (ô A3) tự động trừ ngày cuối tuần ngày nghỉ khoảng thời gian ô A4:A6 Tìm thời điểm sau số tháng Cơng thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Chẳng hạn bạn có 25 tháng để hồn thành dự án từ ngày tháng năm 2011 (6/9/2011) bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Bạn sử dụng DATE, hàm có ba đối số gồm năm, tháng ngày Ví dụ 25 B2 bạn nhập công thức ô A4 “=DATE(2011,6+B2,9)” 2011là đối số năm, công giá trị B2 đối số tháng đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách đối số dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở đóng đối số Kết dự án kết thúc vào ngày tháng năm 2013 (7/9/2013) Tìm thời điểm sau số năm, số tháng số ngy Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 22 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Cơng thức bảng tính Kết cơng thức Công thức Fomular Hãy tưởng tượng bạn giao năm bảy tháng 15 ngày để hồn thành dự án bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Hàm DATE phù hợp với yêu cầu này, bạn nhập công thức “=DATE(2011+B2,6+B3,9+B4)” vào ô A6 hình minh họa 2011 cộng giá trị ô B2 đối số năm, cộng giá trị ô B3 đối số tháng, cộng giá trị ô B4 đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách đối số dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở đóng đối số Kết dự án kết thúc vào ngày 24 thỏng nm 2013 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 23 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN II: CÁCH TẠO BIẾU ĐỒ Làm để tạo biểu đồ Excel 2007 a Tạo biểu đồ Excel 2007 Trong Excel 2007, bạn tạo biểu đồ 10 giây Sau bạn tạo biểu đồ, bạn dễ dàng thêm yếu tố vào tiêu đề thay đổi cách trình bày biểu đồ Với Excel 2007 bạn biết cách biến số text thành nội dung biểu đồ b Cách tạo biểu đồ Tạo biểu đồ cách nhấp chuột vào loại biểu đồ nhóm Charts, tab Insert Hình worksheet cho thấy tình hình kinh doanh Cơng ty Northwind Traders Tea theo dạng báo cáo số bạn chuyển sang dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh Chọn liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm cột tiêu đề (tháng một, tháng hai, tháng ba) tên nhân viên bán hàng Sau đó, click vào tab Insert, nhóm Charts, click vào nút Column Bạn lựa chọn loại biểu đồ, biểu đồ cột thường sử dụng để so sánh Sau bạn click vào Column, bạn thấy số loại biểu đồ cột để lựa chọn Click vào Clustered Column, cột biểu danh sách 2-D Column Một ScreenTip hiển thị tên biểu đồ loại bạn ngừng trỏ vào biểu đồ Các ScreenTip cho bạn thy thụng tin ca tng loi biu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 24 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Nếu bạn muốn thay đổi loại biểu đồ sau bạn tạo biểu đồ bạn, nhấp chuột vào bên biểu đồ Trên tab Design, Chart Tools, nhóm Type, bấm vào Change Chart Type chọn loại biểu đồ khác c Làm để liệu worksheet xuất biểu đồ Trong biểu đồ trên, liệu từ worksheet cell cột Hàng tiêu đề (tên nhân viên kinh doanh) biểu đồ ghi văn bên phải, tiêu đề cột (những tháng năm) biểu đồ Trong biểu đồ, Cencini (đại diện cột cho tháng) bán nhiều sản phẩm trà (tea) tháng tháng hai, cô bị qua mặt Giussani tháng ba Dữ liệu cho người kinh doanh xuất ba cột riêng biệt, cột cho tháng Chiều cao biểu đồ tương ứng đến giá trị cell mà đại diện Biểu đồ hiển thị cho bạn biết làm để nhân viên kinh doanh so sánh với theo tháng Mỗi hàng liệu nhân viên kinh doanh có màu khác biểu đồ Biểu đồ ghi tạo từ hàng tiêu đề worksheet (tên nhân viên bán hàng), màu sắc mà đại diện cho liệu cho nhân viên kinh doanh Ví dụ liệu Giussani màu xanh đậm cột bên trái tháng Cột tiêu đề từ worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, tháng Ba, biểu đồ Ở phía bên trái biểu đồ, Excel tạo tỷ lệ số để giúp bạn giải thích cột chiều cao Bất kỳ thay đổi liệu worksheet sau biểu đồ tạo ra, biểu cng thay i Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 25 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 d Tìm hiểu Chart Tools Khi bạn tạo biểu đồ, Chart Tools xuất Ribbon, bao gồm tab Design, Layout tab Format Bạn nên biết Chart Tools, trước bạn tìm hiểu biểu đồ Sau biểu đồ chèn vào worksheet, Chart Tools xuất hiện, với ba tab: Design, Layout Format Trên tab bạn tìm thấy lệnh cần thiết để làm việc với biểu đồ Khi bạn hoàn thành biểu đồ, nhấp chuột bên ngồi biểu đồ Chart Tools biến mất, để xuất trở lại, click vào biểu đồ e Thay đổi biểu đồ Bạn tạo biểu đồ bạn so sánh liệu người khác cách nhấp chuột vào nút để chuyển biểu đồ xem từ loại sang loại khác Để tạo biểu đồ, click vào Switch Row/Column nhóm Data tab Design Trong biu bờn phi, Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 26 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 liệu nhóm theo hàng so worksheet cột Bạn chuyển biểu đồ trở lại xem gốc cách click vào Switch Row/Column lần Để giữ hai lần xem, chọn biểu đồ view thứ hai, copy sau paste worksheet khác Sau đó, chuyển xem gốc biểu đồ cách click vào biểu đồ ban đầu click vào Switch Row/Column f Thêm tiêu đề cho biểu đồ Bạn cung cấp tiêu đề cho biểu đồ để biểu đồ trục đo mô tả liệu biểu đồ Điều có hai biểu đồ trục Một phía bên trái trục chiều dọc (cịn gọi giá trị trục y) Trục tỉ lệ số mà bạn giải thích cột chiều cao Những tháng năm trục ngang (cũng biết đến thể loại trục x) Tiêu đề biểu đồ mô tả thông tin biểu đồ bạn Để thêm tiêu đề biểu đồ cách nhanh chóng cách click chuột vào biểu đồ, sau đến nhóm Chart Layouts tab Design, click vào nút More để xem tất layout (trình bày) Mỗi lựa chọn thị layout khác làm thay đổi yếu tố biểu đồ Trong biểu đồ trên: Tiêu đề cho biểu đồ Northwind Traders Tea, tên sản phẩm Tiêu đề cho trục dọc bên trái Cases Sold Tiêu đề cho trục ngang First Quarter Sales Một cách khác để nhập tiêu đề tab Layout, nhóm Labels, bạn thêm tiêu đề cách click chuột vào Chart Titles v Axis Titles Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 27 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN III: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007 Làm để tự tạo báo cáo dạng PivotTable a Lấy liệu để làm việc Hãy tưởng tượng worksheet Excel số doanh thu với hàng trăm ngàn dòng liệu Những worksheet trình bày tất liệu nhân viên kinh doanh hai quốc gia họ bán hàng hóa ngày, có nhiều liệu để giải theo hàng chia thành nhiều cột khác Làm bạn có thơng tin worksheet? Làm hiểu tất liệu này? Tính tổng thể bán nhiều nhất? Ai bán nhiều theo quý hay theo năm? Quốc gia có doanh số bán hàng cao nhất? Bạn có câu trả lời báo cáo PivotTable Một báo cáo PivotTable chuyển tất liệu thành báo cáo ngắn gọn cho bạn biết xác bạn cần phải biết b Xem lại liệu nguồn Trước bạn bắt đầu làm việc với báo cáo PivotTable, xem lại worksheet để chắn chuẩn bị cho báo cáo Khi bạn tạo báo cáo PivotTable, cột liệu nguồn trở thành field mà bạn sử dụng báo cáo Fields tổng kết nhiều hàng thụng tin t cỏc d liu ngun Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 28 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Tên field cho báo cáo đến từ tiêu đề cột liệu nguồn Hãy chắn bạn có tên cho cột dòng đầu worksheet liệu nguồn Trong hình trên, tiêu đề cột Country, Salesperson, Order Amount, Order Date OrderID trở thành tên field Các dịng cịn lại phía tiêu đề nên chứa mục tương tự cột Ví dụ, phần text nên cột, ngày tháng cột khác Nói cách khác, cột khơng nên có chứa số text Cuối cùng, khơng nên có cột trống với liệu bạn sử dụng cho báo cáo PivotTable c Tạo hộp thoại PivotTable Khi liệu có, đặt trỏ nơi phần liệu bao gồm tất liệu worksheet báo cáo chọn liệu bạn muốn sử dụng báo cáo, sau tab Insert, nhóm Tables, bấm vào PivotTable sau nhấp vào PivotTable lần nữa, hộp thoại Create PivotTable mở Chọn Select a table or range, hộp Table/Range cho thấy phạm vi liệu chọn, chọn New Worksheet Existing Worksheet, bạn không muốn báo cáo đặt worksheet mi Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 29 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 d Cơ PivotTable Report Khu vực layout cho báo cáo PivotTable PivotTable Field List Hình cho bạn nhìn thấy worksheet sau bạn đóng hộp thoại Create PivotTable Ở phía khu vực layout sẵn sàn cho báo cáo PivotTable phía bên PivotTable Field List Danh sách hiển thị cột tiêu đề từ liệu nguồn Như đề cập trên, tiêu đề field Country, Saleperson, … Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field chọn địa điểm để di chuyển field đến Nếu bạn click bên khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable PivotTable II: Lọc liệu PivotTable Excel 2007 Làm để lọc dấu liệu chọn báo cáo PivotTable a Chỉ xem liệu mà bạn muốn xem báo cáo PivotTable Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 30 ... 19 Tỡm hiu Microsoft Office 20 0 7- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 20 07 Khi nhập 8 /22 /20 10, 22 -Aug -2 0 10, August 22 , 20 10, Excel lưu trữ dãy số 404 12 Chỉ trường hợp bạn chọn format mà Excel không... 20 0 7- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 20 07 Có khác biệt ngày có nghĩa với bạn ngày có nghĩa Excel Với bạn 8 /22 /20 10 tháng, ngày năm, cịn với Excel, 8 /22 /20 10 dãy số 404 12 Chính bạn cần phải hiểu. .. tháng năm 20 13 (7/9 /20 13) Tìm thời điểm sau số năm, s thỏng v mt s ngy Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 22 Tìm hiểu Microsoft Office 20 0 7- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 20 07 Cơng thức bảng tính