làm rõ lý luận cơ bản về tín dụng thương mại và chính sách tín dụng thương mại tại công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số fpt chi nhánh hải phòng

Khái niệm Tín dụng thương mại là một hình thức nợ ngắn hạn phát sinh từ doanh thu tín dụng và được coi là một khoán phải thu của người bán và khoản phải trả của ngườimua.thực chất tín

vhLý do chọn đề tài và tên đề tài

- Trong nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, nguồn lực cạnhtranh ngày càng trở nên đa dạng và chúng được sử dụng nhiều hơn bao giờ hết nhằmmang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh so với đối thủ

- Nền kinh tế đang rơi vào tình trạng khủng hoảng do cuộc khủng hoảng tài chínhtoàn cầu do vậy để tồn tại và có được doanh số trong giai đoạn này là thực sự khókhăn Vì vậy mềm dẻo và linh hoạt trong các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ sẽgiúp doanh nghiệp có được lợi nhuận hơn trong cuộc đua này

- Thực trạng tại công ty bán lẻ kỹ thuật số FPT cũng cho thấy công ty đang sửdụng rất nhiều các công cụ bán hàng khác nhau để tìm kiếm lợi nhuận Trong đó,chính sách bán hàng tín dụng được công ty quan tâm hàng đầu bởi đây là công cụ hiệntại mang lại doanh số lớn, chiếm một tỉ trọng không nhỏ trong doanh số chung củacông ty và đây cũng là yếu tố giúp công ty đạt lợi thế cạnh tranh so với công ty trongngành

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng của đề tài là chính sách tín dụng thương mại và công tác thực hiệnchính sách tại công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT chi nhánh Hải Phòng

- Phạm vi nghiên cứu: là chính sách tín dụng thương mại tại công ty cổ phầnbán lẻ kỹ thuật số FPT chi nhánh Hải Phòng từ 2012 đến năm 2013

3 Phương pháp nghiên cứu:

Khóa luận được nghiên cứu dựa trên các phương pháp chủ yếu là: duy vật biệnchứng, logic, so sánh, thống kê, tổng hợp và diễn giải

4 Kết cấu nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu bố cục thành 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý thuyết chung về tín dụng thương mại

- Chương 2: Thực trạng chất lượng tín dụng thương mại tại công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT chi nhánh Hải Phòng.

- Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng chính sách tín dụng thương mại tại công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT chi nhánh Hải Phòng

PHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ TÍN DỤNG THƯƠNG MẠI 1.1 Khái niệm và đặc điểm tín dụng thương mại

1.1.1 Khái niệm

Tín dụng thương mại là một hình thức nợ ngắn hạn phát sinh từ doanh thu tín dụng

và được coi là một khoán phải thu của người bán và khoản phải trả của ngườimua.thực chất tín dụng thương mại là một nguồn tài trợ ngắn hạn không do vaymượn,là nguồn ngân quỹ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp

Tín dụng thương mại là do một nhà sản xuất cấp cho một hãng buôn,hãng phânphối hay bán lẻ hoặc do hãng bán buôn cấp cho người bán lẻ hoặc do nhà sản xuất hayhãng phân phối cấp cho một hãng tiêu dùng công nghiệp

Tín dụng thương mại là phương tiện đơn giản hóa việc thanh toán nhiều hơn làmcông cụ cho vay

Tín dụng thương mại là quan hệ tín dụng giữa các nhà sản xuất kinh doanh vớinhau,được biểu hiện dưới hình thức mua-bán chịu hàng hóa

1.1.2 Chi phí tín dụng:

Là chi phí phí tổn khi thực hiện chính sách tín dụng và chấp nhận tín dụng

1.1.3 Các loại tín dụng thương mại:

Tín dụng thương mại có thể phân thành 2 loại:

 Tín dụng thương mại tự do:là tín dụng được chấp nhận trong khoảng thờigian được hưởng chiết khấu

 Tín dụng thương mại có chi phí:là tín dụng ngoài tín dụng thương mại tựdo,với chi phí bằng đúng % chiết khấu cho phép

1.1.4 Các lý do thực hiện chính sách tín dụng thương mại:

 Đối với người được hưởng tín dụng thương mại:

 Người mua tận dụng việc mua chịu như là một nguồn tài trợ ngắn hạn,họ cóthể hưởng lợi từ khoảng chiết khấu hoặc cỏ thể chiếm dụng được mộtkhoảng vốn trong thời hạn cho phép với một chi phí hợp lý

 Gia tăng năng lực sản xuất kinh doanh hạn chế về vốn

 Thủ tục đơn giản

 Sự quá hạn trong tín dụng thương mại dược xem là nhẹ nhàng hơn so với trễhạn trong các khoản vay nợ

 Đối với người cấp tín dụng:

 Là công cụ khuyến mãi của người bán

 Có khả năng kích cầu gia tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ

 Cải thiện mối quan hệ với khách hàng

 Tín dụng thương mại là hình thức tài trợ bằng hiện vật nên hạn chế đượcảnh hưởng của lạm phát

1.2 Chính sách bán chịu:

1.2.1 Tiêu chuẩn bán chịu

Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng

để được công ty chấp nhận bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ Tiêu chuẩn bán chịu làmột bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của công ty và mỗi công ty đều thiết lậptiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức Tiêu chuẩn bán chịunói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu củacông ty Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng takhông phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi vìbán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu

Về mặt lý thuyết, công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấpnhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chínhsách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu Ở đây có sự đánh đổi giữalợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêuchuẩn bán chịu

1.2.2 Thu thập thông tin và phân loại khách hàng

a Thu thập thông tin

Về nguyên tắc, thông tin để phân tích bán chịu càng nhiều và càng chi tiết càngtốt, nếu chi phí bỏ ra để thu thập thông tin nhỏ hơn lợi ích mang lại từ quyết định dựatrên thông tin ấy Nguồn thông tin chủ yếu là từ ngân hàng thương mại, các đối tác củakhách hàng báo cáo tài chính, và các thông tin khác do khách hàng cung cấp, các công

ty xếp hạng tín dụng Điều quan trọng nữa là việc thu thập thông tin từ cuộc điều tratín dụng của công ty

b Phân loại khách hàng

Một công ty nên thiết lập một tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu cho những khách hàngmới và cả những khách hàng cũ để kiểm soát rủi ro tín dụng, và cả những khách hàngnằm dưới tiêu chuẩn tín dụng Tuy nhiên, tiêu chuẩn tín dụng nên được thiết lập với sựtối thiểu hóa các rủi ro tín dụng

* Phuơng pháp 5C

Năm nhân tố “Năm C” thường được sử dụng khi đo lường chất lượng tín dụng nóichung:

- Đặc điểm (Character) C 1 : Đề cập đến tính liêm chính của khách hàng và thái độ

đối với khoản nợ

- Khả năng trả nợ (Capacity) C 2 : Đề cập đến khả năng thanh toán của người

mua Chú ý đến báo cáo ngân lưu và dòng tiền mặt

- Vốn (Capital ) C 3 : Đây là vốn tựu có của công ty Do vậy, phải chú ý giá trị

thanh lý nhỏ hơn giá trị sổ sách

- Tài sản thế chấp (Collateral ) C 4 : Đề cập đến tài sản thế chấp như là bảo đảm

an toàn, thường là phần không quan trọng

- Điều kiện kinh tế (Conditions ) C 5 : Đề cập đến tình hình kinh tế chung và của

ngành

Như vậy, doanh nghiệp dựa trên các tiêu chuẩn đã được sắp xếp trong các bảng

trên để đánh giá khách hàng, sau khi có đầy đủ các bảng nhà quản trị sẽ tổng hợp các điểm trên các bảng để tính điểm chung của doanh nghiệp Sau đó, dựa theo điểm và bảng xếp loại để xếp loại doanh nghiệp

Với tiêu chuẩn 5C cho các nhà quản trị tín dụng cách nhìn tổng quan với các khách hàng của mình khi cấp tín dụng Tiêu chuẩn đánh giá cả về các chỉ tiêu tài chính

và các chỉ tiêu phi tài chính Sử dụng chỉ tiêu này, công ty có thể đánh giá không những lịch sử tín dụng của các khách hàng mà còn cả tình trạng tín dụng hiện tại Và

là công cụ đo lường tin cậy được sử dụng khá phổ biến

1.2.3 Áp dụng tiêu chuẩn bán chịu

Sau khi thu thập thông tin về khách hàng, người bán phải quyết định có nên bánchịu cho khách hàng hay không và hạn mức bán chịu là bao nhiêu

Để ra quyết định, cần phải thực hiện các công việc:

- Phân tích tài chính

- Đánh giá kinh nghiệm kinh doanh

( Hai bước này nhằm xếp hạng rủi ro tín dụng )

- Xác định hạnh mức bán chịu ban đầu

- Hạn mức bán chịu sẽ xác định lại theo định kỳ

Phân tích tài chính

Kết quả phân tích tài chính và các thông tin phi tài chính đều cần thiết để quyếtđịnh bán chịu và hạn mức bán chịu Thông tin phi tài chính chủ yếu liên quan đến tưcách trách nhiệm trả nợ của khách hàng

Những tiêu chí đánh giá khác đã đề cập trên đây là vốn, khả năng trả nợ, điều kiệnkinh doanh và tài sản bảo đảm thể hiện qua phân tích các chỉ tiêu ( hệ số ) tài chính

Mục tiêu phân tích tài chính bao gồm:

- Đánh giá thông tin tài chính

- So sánh bình quân ngành, doanh nghiệp tiêu biểu cùng ngành và các điều kiệnkinh tế

- Phân tích thị trường tài chính để hiểu rõ về giá cổ phiếu của công ty

Ưu điểm của phân tích tài chính:

Chỉ tiêu tài chính hữu ích khi nghiên cứu phân tích xu hướng (theo thời gian) cũngnhư so sánh bình quân nghành và doanh nghiệp tiêu biểu cùng nghành

Nhược điểm của phân tích tài chính:

- Không thể so sánh dữ liệu giữa các công ty khi mà họ sử dụng hệ thống kế toánkhác nhau

- Không thể xác định giá trị tối ưu của một chỉ tiêu cụ thể, vì không có một chuẩnmực

- Trong một số trường hợp, kết quả tính toán của chỉ tiêu không cho một tín hiệu rõràng để chấp nhận hay không chấp nhận bán chịu

Có rất nhiều chỉ tiêu, vấn đề là tất cả chỉ tiêu phải đều phải tập trung vào một mụcđích nhất định là quyết định bán chịu, nên không tránh khỏi sự phiến diện Do vậy,người phân tích nên bắt đầu từ việc quan sát xu hướng và đặt câu hỏi điều tra Khi cần,phải sử dụng các mô hình đa biến phức tạp hơn

Đánh giá thông tin tài chính

Hầu hết các hệ số đo lường khả năng thanh toán ngắn hạn vầ khả năng thanh toáncho ta một cách nhìn về tính thanh khoản của doanh nghiệp trong ngắn hạn và cũngnhư tình hình kinh doanh của công ty

1.2.4 Hạn mức bán chịu

Sau khi chấp nhận bán chịu, công ty phải xác định hạn mức bán chịu trần, tức mứccao nhất có thể cho khách hàng Qua nhiều nghiên cứu khoa học và khảo sát thực tếtrên thế giới cho thấy “kiểm soát rủi ro“ là lý do chủ yếu của việc xác định hạn mứcbán chịu

Làm thế nào để xác định hạn mức bán chịu là một câu hỏi không dễ dàng Tuynhiên xác định hạn mức bán chịu trước hết phải dựa vào nhu cầu của khách hàng,không thể xác định hạn mức bán chịu là một triệu đồng cho nhu cầu mua chịu mộttrăm triệu đồng Một số liệu kinh nghiệm cho thấy là khoảng 10% trên giá trị tài sảnròng của khách hàng, hoặc dựa trên hạn mức bán chịu cao nhất của nhà cung cấp khácPhần lớn các công ty trên thế giới áp dụng phương pháp này với kết quả đánh giácác chỉ tiêu tài chính và báo cáo xếp hạng tín dụng chuyên nghiệp

1.2.5 Xác định điều kiện bán chịu

Điều kiện bán chịu là các quy định về thời hạn thanh toán và tỉ lệ chiết khấu tiềnmặt nếu trả trước hạn

a Thời hạn thanh toán

Thời hạn thanh toán có thể từ ngày ghi trên hóa đơn hoặc từ ngày nhận được hàngcho đến ngày thanh toán, tùy vào điều khoản hợp đồng Nhưng đối với người bán,ngày thành toán là ngày nhận được tiền mặt tại quỹ hoặc đến tài khoản tiền gửi ngânhàng

Thời hạn thanh toán lệ thuộc vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của ngành trên thịtrường, bao gồm: đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu thị trường và điều kiện thị trường

Xác định thời hạn tín dụng:

Ta sẽ xem xét mức xác định thời hạn tín dụng thông qua việc phân tích để so sánhgiữa lợi nhuận tăng thêm trên mỗi lượng bán lớn hơn chi phí đầu tư tăng thêm vàokhoản phải thu

Chúng ta lựa chọn những thời hạn tín dụng mà lợi nhuận ròng biên (+) Thế nhưngkhông phải khi nào ta cũng chọn lợi nhuận ròng biên dương việc lựa chọn này phảidựa vào nhiều yếu tố khác mà quan trọng là có sự phù hợp giữa mục tiêu chung của

công ty, mục tiêu quản trị tín dụng và mục tiêu bộ phận kinh doanh Do đó khi xậydựng thời hạn tín dụng công ty phải có sự suy xét kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.

b Chiết khấu tiền mặt

Là tỉ lệ phần trăm được khấu trừ trên giá trị hóa đơn nếu khách hàng trả tiền trongmột thời hạn nhất định nào đó Chiết khấu tiền mặt cũng là một điều khoản bán chịuChiết khấu tiền mặt phụ thuộc vào nhà cung cấp, uy tín của khách hàng, lịch sửquan hệ mua bán chịu, quy mô của hóa đơn và thời điểm trong năm

Cần lưu ý là chiết khấu tiền mặt khác với chiết khấu bán hàng Chiết khấu bán hàng

là việc giảm giá cho người mua số lượng lớn, hoặc đôi khi chỉ đơn giản lầ do tập quántrong ngành sản xuất đó

Một số công ty tăng mức chiết khấu bán hàng cao hơn bình quân ngành để giànhthêm thị phần chiết khấu bán hàng thường được chào đến khách hàng cùng với chiếtkhấu tiền mặt, nhưng đôi khi chiết khấu bán hàng cũng thay thế cho chiết khấu tiềnmặt

Bên cạnh đó, một số công ty còn thực hiện chính sách xử phạt các công ty trả tiềnsau thời hạn thanh toán quy định Tuy nhiên thường thấy là các khách hàng nhỏthường quá hạn nhiều hơn

Một số kết luận

Lợi ích với người bán:

Khi đưa ra khoản chiết khấu tiền mặt là giảm được mức vay ngắn hạn, gia tăng đầu

tư ngắn hạn sinh lời nhờ thu được tiền sớm hơn và tăng trưởng doanh thu bán hàng Vìthực tế, chiết khấu tiền mặt cũng có nghĩa là giảm giá

Một tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu thường tùy thuộc vào tỉ lệ chi phí khả biến củasản phẩm Chi phí khả biến càng thấp thì khả năng chiết khấu tiền mặt càng cao Kinhnghiệm cho thấy những công ty có tỉ lệ lãi gộp thấp thường có xu hướng giảm tỉ lệchiết khấu tiền mặt, thậm chí không áp dụng

Chiết khấu tiền còn phụ thuộc vào chi phí cơ hội sử dụng vốn của công ty Vì vậy,chiết khấu tiền mặt sẽ thay đổi khi chi phí cơ hội sử dụng vốn thay đổi ( một đồng tiền

có cơ hội sinh lời là 20% thì phải “quý” hơn là đồng tiền có cơ hội sinh lời 2%)

Cần tính đến tác động chiết khấu tiền mặt đến thời gian thanh toán đối với cả kháchhàng hưởng và không hưởng chiết khấu khi quyết định thay đổi tỉ lệ chiết khấu Mức

độ chiết khấu tiền mặt còn tùy thuộc vào độ co giãn của cầu về giá sản phẩm hay tốc

độ thay đổi doanh thu khi áp dụng chiết khấu tiền mặt

Tỷ lệ nợ quá hạn càng cao thì tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu càng cao ( khuyếnkhích thanh toán sớm, giảm rủi ro nợ quá hạn)

Đối với người mua

Không phải bao giờ chiết khấu tiền mặt cũng mang lợi ích cho họ, vì nhiều điềukhoản chiết khấu không có ý nghĩa đối với người nhận và không bao giờ cũng đồngnhất với tăng lợi nhuận và giá trị cổ đông cảu họ Do đó các công ty bán thường phảnứng trước việc này như sau:

Thay đổi chiết khấu khi đối thủ cạnh tranh thay đổi nhưng lại không thay đổi theolạm phát, lãi suất thị trường, hoặc các điều kiện kinh tế Khi có một hiệu số gộp caohơn, họ không nhanh chóng phản ứng cạnh tranh với thay đổi về tỉ lệ chiết khấu dẫubiết rằng 2% chiết khấu cũng giống như 2% giảm giá nhưng giảm giá có tác động tốthơn đến doanh thu

1.3 Quyết định cấp tín dụng

Hình 1.3: Mô hình cấp tín dụng

Một trạng thái rõ ràng trong tiến trình cấp tín dụng sẽ cung cấp một sự kiểm tra, truyền thông nhất quán và hiệu quả để hỗ trợ cho tín dụng và bán hàng Nó sẽ mô tả:

- Điều khoản tín dụng, chi phí

- Hạn mức tín dụng, các cấp ủy quyền cho nhân viên, và trách nhiệm,

- Tín dụng ngoại trừ các thủ tục,

- Quá trình duy trì hồ sơ cho khách hàng,

- Giám sát thủ tục và các báo cáo yêu cầu,

Bán chịu Tăng doanh thu và lợi nhuận Tăng khoản phải thu và chi phí

Lợi nhuận tăng có lớn hơn chi phí tăng không

Ra quyết định

- Thực hiện đo lường và các tiêu chuẩn

Căn cứ vào các khả năng, một khách hàng có thể không trả các món nợ, quyết địnhcấp tính dụng liên quan đến một loạt các yếu tố có liên quan đến tính chắc chắn Hình1.4 cây quyết định cung cấp một sự giải thích cho các kết quả Những kết quả này liênquan đến những tình huống giữa mối quan hệ nhà cung cấp và khách hàng

( Richard Pike, Nam Cheng and Leslie Chadwick (1998) “Managing Trade Credit for Competitive Advantage”, London.)

1.4 Quy trình thu tiền

Hình 1.5 : Quy trình thu tiền

Thu tiền là một trong những chức năng cơ bản quan trọng của bộ phận tín dụngthương mại Có rất nhiều cách khác nhau để thu các khoản nợ Cách thức thườngđược sử dụng là thanh toán bằng séc, với dịch vụ chăm sóc tự động của ngân hàngđang cung cấp một hệ thống cách thức phổ biến làm giảm chi phí ngân hàng, chi phí

và thời gian bưu điện

a Phương pháp thanh toán

Khách hàng không thanh toán

Thường xuyên lặp lại kinh doanh

Không lặp lại kinh doanh

Hình 1.4 Mô hình cây quyết định cấp tín dụng

Nhân viên tín dụng gặp trực tiếp

Nhà quản trị gặp trực tiếp nhà quản trị phía khách hàng

Ngừng cung cấp dịch vụ, có thể nhờ thu, hoặc bán nợ.

Ngày

Nhận được tiền mặt ngay, giả quyết được vấn đề rủi ro giảm xuống Vì vậy, hiệuquả của việc thanh toán cũng là một cách giảm rủi ro hiệu quả Cải tiến công nghệthông tin cung cấp sự lựa chọn tốt hơn cho qúa trình thu tiền

* Ghi nợ trực tiếp

Ghi nợ trực tiếp cung cấp một phương pháp có sức hấp dẫn đặc biệt là thanh toántheo quan điểm của các nhà cung cấp, đặc biệt là khi mở rộng điều kiện được cấp chocác khách hàng, mặc dù, từ triển vọng của một khách hàng, nó làm giảm cơ hội để làmgiảm biến động ngắn hạn của dòng tiền trì hoãn thanh toán

* Trao đổi dữ liệu điện tử và chuyển tiền điện tử

Trao đổi dữ liệu (EDI) và chuyển tiền điện tử (EFT) là phương tiện hiện đại, traođổi thông tin và thanh toán hoá đơn thanh toán thông qua mạng máy tính EDI chophép theo dõi khách hàng then chốt trong đơn đặt hàng để truy vấn và tránh sai sóttrong quá trình đặt hàng

* Thẻ thanh toán: Payment Cards/Purchasing Cards

Thẻ thanh toán (còn được gọi là thẻ mua hàng) đưa đến một khu vực phát triển mớicho các doanh nghiệp quản lý tín dụng

Tiến trình thu tiền nên cung cấp hướng dẫn thích hợp, hiệu quả để giúp xây dựng

và bảo vệ của khách hàng Nó sẽ là:

- Các thủ tục hóa đơn và quản lý tiền mặt,

- Phương pháp và thủ tục thanh toán

- Hành động để đối phó với các khoản thanh toán quá hạn

- Thủ tục nhằm quản lý khách hàng những người mà được chiết khấu,

- Kiểm soát và báo cáo các thủ tục

b Xử lý tài khoản quá hạn: ( Handling Overdue Accounts )

Đối với các tài khoản quá hạn, bản sao hóa đơn và có chữ ký bằng chứng về việcphân phối là các tài liệu chìa khoá để thực thi các khoản thanh toán chậm trễ Cácphương pháp theo dõi khác nhau có thể được sử dụng để liên kết với quá trình thu tiềnkhi cần Tài liệu gần đây của DTI, Make the Cashflow, đưa ra phương pháp sau đây

1 Hỏi thăm khách hàng (Visit ): hỏi thăm tín dụng nên được tiến hành cho tất cả

các tài khoản lớn để giải quyết các vấn đề và xây dựng các mối quan hệ trong khi thuthập séc có giá trị lớn Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể tiến hành các yêu cầu thaymặt cho các bộ phận tín dụng nếu họ hành động nhanh chóng khi được yêu cầu

2 Điện thoại ( Telecom): Tất cả các tài khoản lớn cần được liên lạc qua điện thoại

để có được có thể thu hồi từ các tài khoản quá hạn Tiến trình ghi chú sẽ được lưu giữtại các hệ thống truy vấn để giúp cho việc theo dõi trong tương lai

3 Thư từ (Letter) Qúa hạn nhỏ hơn có thể được xử lý theo tiêu chuẩn, thư nhắc

nhở yêu cầu cuối cùng sẽ được gửi nếu khách hàng không trả lời Điện thoại hỏi thăm

có thể được yêu cầu sau khi gử thư

4 Fax Fax đến bô phận cao cấp chính thức cũng có thể được xem xét, nếu điện

thoại và các thư được bỏ qua

5 Ngừng cung cấp (stop provide): Ngừng cung cấp nên luôn luôn cảnh báo để làm

nổi bật sự cấp bách Điều quan trọng là những cảnh báo không nên được gửi đi màkhông có ý kiến của bộ phận bán hàng

6 Từ quản lý đến quản lý (management to management): Nếu tất cả các nỗ lực

không đạt tiêu chuẩn để thu hút sự chú ý của khách hàng, những nhà quản trị cấp trênnhư giám đốc tài chính hoặc tổng giám đốc nên tham gia vào việc hỏi thăm khoản nợ

nợ bằng cách liên hệ với lãnh đạo cấp cao của các khách hàng

7 Tham gia của bên thứ ba hoặc yêu cầu pháp luật: Nếu hơn ba tháng đã cố gắng

mà những khách hàng quá hạn vẫn lờ đi tất cả, sự tham gia của bên thứ ba như là củamột luật sư hoặc đại lý thu nhờ, hoặc thông qua tòa án là hành động nên được xem xét.Những hoạt động đe dọa như vậy phải được phát biểu trên yêu cầu cuối cùng bởi vìnhững hoạt động này sẽ làm tổn hại mối quan hệ thương mại

c Hóa đơn và bản kê: Invoicing and Statements

Hóa đơn không phải lúc nào cũng một phần của chức năng quản lý tín dụng Tuynhiên, việc quản lý tín dụng phải đảm bảo rằng các hóa đơn được phát hành nhanhchóng và chính xác Việc các doanh nghiệp sớm xuất hoá đơn của mình, thì các kháchhàng sớm có thể nhận được chúng

d Hệ thống truy vấn và khiếu nại : Query and Complaint Systems

Một vài khách hàng đưa ra những câu hỏi bao hàm cả lừa dối với mục đích có thểlàm chậm quá trình thu hồi nợ Khách hàng thường xuyên từ chối các khoản thanhtoán vì các tranh chấp trước khi cung cấp hàng hoá và dịch vụ

1.5 Giám sát khoản phải thu

Rủi ro trong kinh doanh và tài chính từ khách hàng thay đổi theo thời gian như sựthay đổi của môi trường kinh doanh bên ngoài và điều kiện kinh doanh bên trong Do