Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH hoá bách khoa

Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nên kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt,

doanh nghiệp (DN) muốn tồn tại, đứng vững và phát triển, cần phải tạo ra sản phẩm đạt chất lượng cao, mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng Chính vì vậy doanh nghiệp sản xuất (DNSX) với vai trò là nơi tạo ra sản phẩm cần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất

Xuất phát từ yêu cầu và mục đích xuyên suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của các DN đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí có hiệu quả nhất đó là tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu (NVL) vi chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất

Để đạt được điều đó, DN không những phải lập kế hoạch chặt chẽ từ khâu thu mua, dữ trữ, xuất dùng NVL mà phải tổ chức công tác kế toán NVL

phù hợp sao cho vừa có thể quản lý tổng thể toàn bộ NVL, vừa có thể quản lý cho từng thứ NVL cả về số lượng và giá trị để nắm bắt được tình hình biến

động của NVL, tránh được hiện tượng lãng phí NVL nhằm tiết kiệm chỉ phí, hạ

giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho DN

Trong thời gian thực tập tại công ty, được sự quan tâm giúp đỡ của các

phòng ban chức năng, đặc biệt là phòng kế toán và GVHD Tiến sỹ TRẦN VĂN

DŨNG; cùng sự nỗ lực của mình em đã mạnh giãn đi sâu vào nghiên cứu và lựa chọn đề tài : “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại cơng ty TNHH

Hố Bách Khoa” làm chuyên đề báo cáo thực tập của mình

Nội dung chuyên đề gồm ba chương:

Chương 1: Các vấn đề chung về tổ chức cơng tác kế tốn ngun vát

liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tai Cơng ty TNHH Hố Bách Khoa

Chương 3: M ột số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

Trang 2

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Nhiễm vụ cơng tác kế tốn vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất

Trong quá trình sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực

thể sản phẩm Khi đi vào thực tế sản xuất thì nhân tố hàng đầu để cho ra sản phẩm là nguyên vật liệu và từ đó dưới sự tác động của lao động sống và lao động vật hoá chúng đã cho ra thành quả như chúng ta mong muốn

Vật liệu là đối tượng lao động đã chịu sự tác động của lao động có ích

của con người Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của nó được

chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất đinh doanh trong kỳ và tạo

nên chỉ phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chỉ phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Vì thế chỉ cần một biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng như: giá thành sản phẩm,

doanh thu, lợi nhuận Ở trong các doanh nghiệp sản xuất, việc cung cấp vật

liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất định doanh của doanh nghiệp Sản xuất sẽ ngừng trệ nếu thiếu vật liệu Nhưng khi nói đến nguyên vật liệu cung cấp đủ số lượng được coi là đủ mà còn phải quan tâm đến chất lượng vật liệu Vật liệu kém chất lượng không thể làm nên một sản phẩm tốt Do đó doanh nghiệp không những chỉ cần tuân theo những biện pháp kỹ thuật trong việc chế tạo sản phẩm mà còn hết sức quan tâm đến

chất lượng vật liệu Đó là vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều cần phải chú ý trong nên kinh tế thị trường

Mặt khác nếu xét vấn để vốn lưu động, vật liệu là thành phẩm quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt là vốn dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng

Trang 3

vốn, cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó đồng nghĩa với việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả

Từ những đặc điểm trên cho thấy vật liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng

đối với hoạt động sản xuất đinh doanh của doanh nghiệp Do đó phải tổ chức

tốt cơng tác hạch tốn vật liệu để nhằm theo dõi tình hình dự trữ và sử dụng vật liệu giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm một cách đúng đắn, từ đó

có quyết định có lợi cho việc sử dụng vốn lưu động

Như vậy có thể khẳng định vật liệu có vai trò to lớn trong hoạt động sản

xuất đinh doanh, phải quản lý chặt chẽ vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, giá cả, chi phí mua Muốn vậy các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc hạch toán vật liệu, thúc đẩy cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất

1.1.2 Yêu cầu quản lý đối với vật liệu

Trong cơ chế thị trường có sự điều hành và quản lý vĩ mô của nhà nước

theo định hướng xã hội chủ nghĩa cùng với sự cạnh tranh gay gất của các đơn vị sản xuất đỉnh doanh, vật liệu sản xuất trong nước chưa đáp ứng được yêu

cầu của sản xuất, nguồn vật liệu của các ngành khác cung cấp còn hạn chế, vật

liệu nhập ngoại ngày càng nhiều, do đó cũng gây khó khăn không ít cho công

việc sản xuất đinh doanh của các doanh nghiệp

Mặt khác, trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát

triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá cho xã hội Việc sử dụng vật liệu để tiết kiệm, hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng, làm sao để một khối lượng vật liệu nhất định có thể sản xuất được nhiều

sản phẩm nhất thu được lợi nhuận cao nhất Cho nên công tác quản lý vật liệu

là nhiệm vụ của tất cả mọi người, là yêu cầu của phương thức đinh doanh

trong nên kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, nhằm với chí phí vật tư ít nhất nhưng mang laik hiểu quả kinh tế cao nhất

Trang 4

quản lý sao cho đủ về số lượng, tốt về chất lượng đúng chủng loại, giá cả hợp

lý nhầm hạ thấp chi phí vật liệu đưa vào sản xuất góp phần hạ thất giá thành

sản phẩm

Để quản lý tốt khâu bảo quản, quản lý đúng chế độ quy định, cần tổ

chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, tránh hiện tượng thất thoát kém phẩm chất của vật liệu gây ảnh hưởng tới

chất lượng sản phẩm sản xuất ra

Ngoài ra, do vật liệu thường xuyên biến động, để quá trình sc được tiến hành liên tục cần tiến hành tốt khâu giữ trữ Phải xác định và phản ánh chính xác số

lượng vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức hoặc gián đoạn

ngừng trệ sản xuất

Trong tổng chỉ phí sản xuất, chi phi vat liệu chiếm tỷ trọng lớn Vì thế,

khi sử dụng vật liệu, phải thực hiện theo đúng quy định mức tiêu hao, đúng

loại và thú vật liệu vào quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng vật liệu, nâng cao chất lướng sản phẩm và hạ thấp chi phí vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm

Hiện nay, trên thực tế chúng ta vẫn để thất thoát một khối lượng lớn vật tư Do đó phải cải tiến công tác quản lý vật tư cho phù hợp với tình hình thực tế, coi đây là một trong những yêu cầu cấp thiết đưa công tác quản lý vật liệu

và nề nếp, triệt để chấp hành chủ trương tiết kiệm

1.1.3 nhiệm vụ của kế toán vát liệu

* Nhiệm vụ của kế toán vật liệu

Để thực hiện được chức năng giám đốc là công cụ quản lý kinh tế xuất

phát từ vị trí vai trò yêu cầu quản lý vật liệu, kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất có các nhiệm vụ như sau:

- Tổ chức, đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu

cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

-Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế

toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và có sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản

Trang 5

xuất đinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính

toán giá thành sản phẩm

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu

mua, dự trữ bảo quản và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất đỉnh doanh

Trên đây là các nhiệm vụ của tổ chức hạch toán vật liệu Để các nhiệm

vụ trên được thực hiện đầy đủ cần phải có những điều kiện nhất định, các điều kiện đó là:

- Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu, phương tiện bảo quản và cân đo đong đếm cần thiết

- Có nhân viên bảo vệ và thủ kho có nhiệm vụ thích hợp về bảo quản và hạch toán ban đầu ở kho

- Vật liệu trong kho sắp xếp khoa học thuận lợi cho việc nhập, xuất và

kiểm kê

- Xây dựng các định mức dự trữ, định mức tiêu hao và định mức hao hụt

hợp lý

- Mở sổ điểm danh vật liệu, sổ này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác

quản lý và hạch toán, tránh nhầm lẫn, đơn giản hoá việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán khi cần thông tin về một loại vật liệu bất kỳ

1.2 Phân loại và đánh giá vật liệu

1.2.1 Các cách phân loại vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau Mỗi loại, mỗi thứ khác nhau có nội dung kinh tế, công dụng, phương pháp bảo quản và tính năng kỹ thuật khác nhau Để có thể quản lý

chặt chế và tổ chức hạch toán chỉ tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Trong việc phân loại vật

liệu có nhiều tiêu thức dùng làm căn cứ cho việc phân loại

- Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất đinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, vật liệu được chia

Trang 6

+ Nguyên vật liệu chính ( gồm cả bán thành phẩm mua ngoài)

Nguyên vật liệu chính là đối tượng chủ yếu để tạo thành thực thể của sản phẩm Nó chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Do vậy, tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau thì vật liệu chính cũng khác nhau như: sắt, thép trong các doanh nghiệp cơ khí chế tạo máy, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp dệt may

Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích trực tiếp đưa và quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm hàng hoá như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được xem là nguyên vật liệu chính

+ Nguyên vật liệu phụ

Vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, nó có thể làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất

+ Nhiên liệu

Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình

sản xuất Đối với doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu bao gồm các loại ở thể khí, lỏng rắn như: xăng, dầu, than, khí đốt dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm và quá trình thực hiện các phương tiện vẫn tải, máy móc thiết bị

+ Phụ tùng thay thế

Là những loại phụ tùng, chỉ tiết dự trữ để thay thế những bộ phận máy móc thiết bị sản xuất hay phương tiện vẫn chuyển bị hư hỏng trong quá trình sử dụng vào hoạt động sản xuất đinh doanh

+ Thiết bị xây dựng cơ bản

Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng trong xây dựng cơ

bản bao gồm: thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, các công cụ, vật kết cấu đặt vào công trình

+ Vật liệu khác ( phế liệu)

Trang 7

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị và kế toán chi tiết vật liệu của từng

doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên lại được chia ra thành từng nhóm, thứ vật liệu một cách chỉ tiết hơn

-_ Căn cứ vào mục đích và công dụng của vật liệu, vật liệu được chia thành

+ Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm

+ Vật liệu dùng cho nhu cầu khác, bao gồm: vật liệu phục vụ cho quản

lý phân xưởng, bán hành, quản lý doanh nghiệp

- Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu, vật liệu được chia thành: + Vật liệu nhập do mua ngoài

+ Vật liệu nhập tự do gia công chế biến + Vật liệu nhập do góp vốn liên doanh

1.2.2 Đánh giá vật liệu

- Đánh giá vật liệu là dùng thước đo giá trị để biểu hiện trị giá của vật

liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất

Về nguyên tắc vật liệu là tài sản dự trự sản xuất thuộc tài sản lưu động nên nó

cần phải được đánh giá theo giá vốn thực tế Song đặc điểm của vật liệu là có nhiều loại, nhiều thứ mà nó lại thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất đỉnh doanh Do vậy, để đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời tình hình biến động nên trong cơng tác kế

tốn vật liệu còn có thể đánh giá theo hạch toán của vật liệu

1.2.2.1 Đánh giá giá trị vốn vật liệu theo giá thực tế

a Trị giá vốn vật liệu nhập kho:

- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài:

Giá thực Chi phí mua( chi phi Thuế phí không được

tế vật liệu = Giá trị mua + vận chuyển, bốc dỡ, + hoàn lại( thuế GTGT, nhập kho chi phí bộ phận thu thuế nhập khẩu không

Trang 8

+ Nếu vật liệu mua về sản xuất hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá mua chỉ tính bản thân giá trị vật liệu( không bao gồm thuế)

+ Nếu vật liệu mua về sản xuất định doanh mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá mua là tổng giá thanh toán( bao gồm

cả thuế)

- Đối với vật liệu nhập kho do thuê ngồi gia cơng chế biến:

Giá trị Giá trị thực tế Chi phi gia Chi phi van chuyén, thựctế = của vật liệu xuất + công phảitrả + bốc dỡ trước và sau

vật liệu kho do thuê gia cho người nhận khi thuê gia công

nhập kho công gia công ( nếu có)

- Đối với vật liệu nhập kho do tự gia công:

Giá thực Giá trị thực Chỉ phí gia công( chỉ

tế vật liệu = tế của vật + phí nhiên vật liệu, chỉ

nhập kho liệu xuất kho phí nhân công)

- Đối với vật liệu nhập kho do nhận vốn liên doanh:

Giá thực Giá trị vốn do Chi phí vận

tế vậtliu = hội đồng liên + chuyển bốc

nhập kho doanh xác định dỡ nếu có

- Đối với vật liệu nhập kho được cấp, biếu tặng:

Giá thực Gia tri ghi Chi phi van

tếvậtliệu = trong biên bản + chuyển bốc

nhập kho cấp, biếu, tặng dỡ nếu có

- Đối với phế liệu nhập kho thì giá trị thực tế nhập kho tính theo giá ước

Trang 9

b Trị giá vốn vật liệu xuất kho

Nguyên tắc:

Trị giá vốn vật khối lượng

— <_ Đơngiá

Liệu xuất kho xuất kho

- Phương pháp tính theo đơn giá bình quan già quyền:

Trị giá vốn vật khối lượng( số lượng

— x Đơn giá bình quân

Liệu xuất kho vật liệu xuất kho) Trong đó: Giá thực tế vật + Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ Đơn giá bình quân

Số lượng( chất lượng) + Số lượng( chất lượng) vật liệu tồn đầu kỳ vật liêu nhập kho trong kỳ Có hai phương pháp tính:

+ Phương pháp bình quân gia quyền trong cả chu kỳ: tính bình quân giữa tồn đầu kỳ với tổng nhập trong kỳ nên tổng hợp chỉ có một đơn giá bình

quân

+ Phương pháp bình quân gia quyên liên hoàn( phương pháp bình quân

gia quyên di động) Đơn giá bình quân tính ngay tại mỗi thời điểm xuất kho

trong kỳ

- Phương pháp nhập xuất trước:

Giả định: Các vật liệu được nhập kho trước khi xuất thì xuất kho trước và vật liệu tồn kho cuối kỳ là những vật liệu nhập vào sau cùng

Trang 10

- Phương pháp nhập sau xuất trước

Giả định: Các vật liệu được nhập kho sau khi xuất kho trước và vật liệu

tồn kho cuối kỳ thuộc những vật liệu nhập vào kho đầu tiên

Giá vốn vật _ Khối lượng(số lượng) vật liệu Đơn giá thuộc từng liệu xuất kho xuất kho theo từng lần nhập lần nhập vào kho

- Phương pháp đính danh

Vật liệu nhập vào theo giá nào thì xuất ra theo đúng giá đó và không những thế còn phải khớp về mặt hiện vật Phương pháp này thường áp dụng

đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật liệu đặc biệt 1.2.2.2 Đánh giá vát liệu theo hạch toán

Giá hạch toán vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài Giá hạch toán vật liệu có thể là

giá trị mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch của

vật liệu đã được xây dựng Việc sử dụng giá hạch toán nhằm mục đích đơn

giản hoặc công tác kế toán nhập xuất vật liệu hàng ngày

Trong trường hợp này, cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu nhập — xuất tồn thành giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác trung thực giá trị của vật liệu nhập — xuất tồn kho phục vụ kế toán tổng hợp và kế toán tap hop chi phi san xuất đinh doanh phục vụ công tác quản lý vật liệu theo đúng giá trị thực tế của nó

Việc tính chuyển giá hạch toán thành giá thực tế được thực hiện trên

bảng tính giá thực tế giá vật liệu công cụ, dụng cụ và được tiến hành như sau: - Tổng hợp giá trị thực tế và giá trị hạch toán của vật liệu tồn kho đầu tháng và nhập trong tháng

- Tính hệ số giá giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của vật liệu: Trị giá thực tế của vật liệu _ Trị giá vốn thực tế của

tồn kho đầu tháng vật liệu nhập trong tháng Hệ số giá —

vậtlệu — _

Trị giá hạch toán của vật 4 Trị giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu tháng liệu nhập trong tháng

Trang 11

- Tổng hợp giá trị hạch toán của vật liệu xuất kho trong tháng sử dụng cho từng bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp theo từng loại

- Tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho trong tháng sử dụng chong

từng bổ phận trong doanh nghiệp

Giá trị vốn thực tế vật Giá trị hạch toán của vật

= x_ Hệ số giá

Liệu dùng trong tháng liệu xuất dùng trong tháng

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu vào trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cho cả vật

liệu

Tổ chức kế toán vật liệu theo giá hạch toán có tác dụng làm cho việc

tính toán thêm đơn giản, giảm bớt khối lượng công tác kế toán hàng ngày,

tăng cường chức năng của kế toán, đối chiếu giữ sổ kế toán tổng hợp và kế toán chỉ tiết được dễ dàng, thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán nội bộ

Tóm lại, mỗi phương pháp tính gía vật liệu nhập — xuất kho nêu trên đều có nội dung, ưu nhược điêm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất

định Doanh nghiệp phải căn cứ vào đạc điểm hoạt động sản xuất, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính toán đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán

1.3 Kế toán chỉ tiết vật liệu 1.3.1 Chứng từ sử dụng

Mọi hiện tượng xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất đỉnh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc xuất - nhập vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được nhà nước ban hành, những chứng từ này là cơ

sở ghi chép trên thẻ tho và trên sổ kế toán để kiểm tra, giám sát tình hình biến

Trang 12

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo

QĐI141/TC/QĐ/CĐÐKế TOáN ngày 01/11/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính

và các văn bản khác thì chứng từ kế toán vật liệu bao gồm: - _ Phiếu nhập kho( mẫu 01 - VậT Tư)

- _ Phiếu xuất kho( mẫu 02 - VẠậT Tư)

- _ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 - VậT Tư)

-_ Bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hang hod ( mau 08 — VaT Tw)

- _ Hoá đơn bán hàng ( mẫu 02 GTKT - 2LN)

- _ Hoá đơn cước vận chuyển ( mẫu 03 - BH) - Hoa don GTGT ( mẫu 01 - GTK T—- 2LN

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo

quy định của nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng

từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 —- VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 - VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (

mau 07 — VT) và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, thành

phần kinh tế khác nhau

Việc lập các chứng từ kế toán về xuất nhập vật liệu phải được kịp thời,

đây đủ theo quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập Những người

lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép chính xác về số liệu của

các nghiệp vụ kinh tế

Tất cả các chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép tổng hợp kịp thời của các cá nhân bộ phận có liên quan

1.3.2 Sổ kế toán chỉ tiết vật liệu

Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán vật liệu áp dụng trong doanh

nghiệp, kế toán vật liệu có thể sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chỉ tiết sau: -_ Sổ (thẻ) kho

- _ Sổ (thẻ) kế toán chỉ tiết

- _ Sổ đối chiếu luân chuyển

Trang 13

Ngoài ra các sổ kế toán chỉ tiết nêu trên có thể sử dụng các bảng kê

nhập — xuất - tồn vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chỉ tiết được đơn

giản và kịp thời

1.3.3 Các phương pháp kế toán chỉ tiết vật liệu

1.3.3.1 Phương pháp ghi thể song song * Nội dung:

- Ở kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng

Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lỳ, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng tưf nhập — xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chỉ tiết để ghi chép

tình hình nhập — xuất cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số

lượng và giá trỊ

Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán

kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho để ghi vào sổ ( thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ được ghi chép trên một dòng

Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập — xuất — tồn, sau đó đối chiếu: + Đối chiếu giữa sổ kế toán chỉ tiết với thẻ kho của thủ kho

+ Đối chiếu giữa số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập — xuất — tồn

với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp

Trang 14

So dé 1 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ (thẻ) kế toán chỉ tiết vât liêu Bảng kê tổng hợp nhập - xuất — tồn vât liêu Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra

Ghi cuối tháng * Ưu, nhược điểm và điêu kiện áp dụng

- Uù điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá, việc nhập — xuất diễn ra không thường xuyên Đặc biệt

trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp

dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá diễn ra

thường xuyên Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng

Trang 15

1.3.3.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển * N6i dung:

- Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi

chép cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị SỔ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi

thứ vật tư, hàng hoá được ghi một dòng trên sổ

Hàng ngày khi nhận được chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật

tư, hàng hoá, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng Hoặc kế toán có thể

lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”

Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào “sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng

Trang 16

Sơ đô 2 Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: | Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Số chuyển đổi luân chuyển Bảng kê tổng hợp nhập - xuất — tồn vât liêu Bảng kê nhập Bảng kê xuất Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra

Ghi cuối tháng

* u, nhược điểm và điêu kiện áp dụng

- Uu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi

một lần vào cuối tháng

- Nhược điểm: Phương pháp này ghi sổ vẫn còn trùng lặp giữa kho và

phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hố ít, khơng có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập,xuất hàng

Trang 17

Biểu 1: Sổ đối chiếu luân chuyển

Danh Dư Luân chuyển | Dư Luân chuyển | | Dư

điểm đầu trong tháng 01 | đầu trong tháng 02 | | 31/12

Tén | vat | DVAT | thing thang hang} tu | Tu 01 02 hàng Nhập | Xuất Nhập Xuất | hoá SL | ST SLI STlSLIST SL | ST SLIST SL|ST| SL | ST 1.3.3.3 Phương pháp ghi sổ số dư ®* Nội dung:

- Thủ kho vẫn sử dụng “thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên Đồng thời, cuối tháng thủ kho cần ghi vào “sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hóa cột số lượng

“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm Trên “sổ số dư”, vật tư hàng hoá được sắp xếp thứ, nhóm, loại Sau mỗi nhóm, loại có dong cột nhóm, cộng loại Cuối mỗi tháng, “sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép

- Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên

“thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng

từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hoá để

ghi chép vào cột “số tiền” trên “phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “bảng kê luỹ kế nhập” và “bảng kê luỹ kế xuất” vật tư hàng hoá

Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, và bảng kê luỹ kế xuất để

cổng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư, hàng hoá để ghi vào “bảng kê nhập —

Trang 18

vật tư, hàng hoá tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “sổ số dư” với cột trên

“bảng kê nhập — xuất —- tôn” Đối chiếu số liệu trên “bảng kê nhập — xuất — tồn” với sổ kế toán tổng hợp Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư

Bảng kê nhập Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra

Trang 19

* Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng - Uù điểm:

+ Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu số tiền và

ghi theo nhóm vật tư, hàng hoá

+ Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữ hạch toán nghiệp vụ và hạch

toán kế toán Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho

+ Công việc được dàn đều trong tháng

- Nhược điểm:

+ Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng loại vật tư, hàng hố nên để có

thơng tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của loại vật tư, hàng hoá nào thì căn

cứ vào số liệu trên thẻ kho

+ Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán

rất phức tạp

- Điều kiện áp dụng:

+ Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá, việc nhập — xuất diễn ra thường xuyên

+ Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống hạch toán và xây dựng

được hệ thống danh kiểm vật tư, hàng hoá hợp lý Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của kế toán vững vàng

1.4 Kế toán tổng hợp vật liệu

1.4.1 Kế toán tổng hợp nguyên vát liệu trong doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản

Trang 20

pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vĩ những tiện ích của nó Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này

sẽ tốn nhiều công tác Mặc dầu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và

cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhập Theo phương

pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho, từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng

* Tài khoản sự dụng

Để theo dõi tình hình xuất - nhập —- tồn kho nguyên vật liệu theo phương pháp KKế TOáNX, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152 - nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu nhập, xuất kho theo giá trị thực tế có thể mở chỉ tiết theo

từng loại, nhóm nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán

Bên nợ: + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công chế biến, góp vốn liên doanh, được cấp hoặc từ các nguồn khác

+ Giá nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm tra

Bên có: + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để bán, thuê ngồi gia cơng chế biến, góp vốn liên doanh

+ Giá nguyên vật liệu thiếu hụt, hư hỏng phát hiện khi kiểm kê + Giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá, các chiết khấu thương mại, trả lại người bán sau khi mua

Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

- TK 151 - Hàng mua đang đi đường

Trang 21

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu đã có hoá đơn, cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục

kiểm nghiệm để nhập kho

Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng trong kỳ theo chứng từ

Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng theo chứng từ và thực tế

Dư nợ: Giá trị hàng đi đường ( đầu hoặc cuối kỳ)

Ngoài ra, trong các quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài

khoản liên quan khác như TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”, TK 331 “

Trang 22

TK 111 , 112, 331,141 * Trình tự kế tốn Sơđơ4 Ngun vật liệu tăng do mua ngoài TK 133 Thuế GTGT khấu trừ ( nếu có) TK 151 Hàng di dường kỳ trước TK 4II ———T — Nhận cấn phát, tặng, thưởng nhận góp vốn liên doanh TK 642, 3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 128,222

Nhận lại vốn góp liên doanh và

đầu tư dài hạn, ngắn hạn Đánh giá tăng nguyên vật liệu _IKIS _ TK 621 Sản xuất để tạo ra sản phẩn TK 627, 641,642

Trang 23

1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là phương pháp không theo dõi

một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối

kỳ, xác định lượng

Tồn kho thực tế và lượng dùng cho sản xuất định doanh và các mục đích khác Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm

được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị đinh doanh những

chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng,

xuất bán Giá trị nguyên vật liệu (NVL) ding trong ky được tính theo công thức

GiátrjNVL gid tri NVL giá trị NV L giá trị NV L

xuất kỳ = tổnđầu +_ nhập trong —_ tồn cuối

báo cáo kỳ kỳ kỳ

* Tài khoản sử dụng

Để theo dõi tình hình biến động NÑVL ở doanh nghiệp theo phương pháp

Trang 24

- Kết chuyển giá trị thực tế ÑVL tồn kho đầu kỳ - Giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ

Bên có: - Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường tồn cuối kỳ

- Kết chuyển giá ÑVL tồn kho cuối kỳ

- Các khoản giảm giá, bớt giá nhận được khi mua

- Giá trị NV L xuất bù báo cáo được ghi chi phí sản xuất, đinh doanh Dư nợ: Giá trị hàng đi đường( đầu hoặc cuối kỳ)

~ TK152 - Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này được sử dụng để phán ánh giá trị thực tế NV L tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ

Bên nợ: - Ghi nhận giá trị thực tế NV L tồn kho đầu kỳ

Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế NV L tồn kho cuối kỳ Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế NV L tồn kho cuối kỳ

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài

khoản khác có liên quan như TKI 11, 112,133,331 Các tài khoản này có nội

dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên

Trang 26

1.5 Sổ kế toán nội dung trong kế toán nguyên vật liệu

Tùy vào tính chất sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ khác nhau Vì vậy có thể áp dụng hình thức: - Hình thức nhật ký chung - _ Hình thức chứng từ ghi - sổ - Hình thức nhật ký chứng từ e Nội dung: -_ Hình thức nhật ký chung

Hình thức này được áp dụng với các điều kiện lao động thủ công, hoặc loại

hình doanh nghiệp đơn giản, quy mô vừa và nhỏ, trình độ quản lý thấp, có nhu cầu phân cơng lao động kế tốn Ngoài ra, trong điểu kiện lao động kế toán máy thì hình thức này phù hợp với mọi loại hình lao động, quy mô, trình độ

Đặc trưng cơ bản của loại hình thức này là toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh trong doanh nghiệp đều được ghi vào sổ “ Nhật ký chung” theo trình

tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của định khoản đó Sau đó, lấy số

liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cáI cho từng nghiệp vụ phát sinh

Trình tự hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu có thể khái quát bằng sơ đồ Sau:

Trang 27

Sơ đồ 6 Sơ đồ hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung Nhật ký mua hàng |——— Chứng từ Số cái nhập-xuất Nhật ký chung — 2 2 be aay Bảng cân đối 'Thẻ kho Số chỉ tiết TK 152 và tổng hợp chỉ tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng - _ Hình thức chứng từ - ghi sổ

Hình thức này áp dụng với các doanh nghiệp có loại hình đơn giản, quy mô vừa và nhỏ, trình độ quản lý thấp, có nhu cầu phân công lao động kế toán,

trong điều kiện kế toán máy, hình thức này phù hợp với mọi loại hình lao động, quy mô, trình độ

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”, việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ- ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Trang 28

Trình tự hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu có thể được khái quát bằng Sơ đỒ sau: Sơ đô 7 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ — ghi sổ Chứng từ Chứng từ Số cái nhập-xuất ghỉ số TK 152 Số đăng ký Bảng cân - CT- GS Sổ chỉ tiết đối Thẻ kho và tổng hợp Báo cáo kế Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng e Theo hình thức nhật ký —- chứng từ

Hình thức này được áp dụng theo nguyên tắc:

+ Thiết kế chỉ tiết phát sinh có của tài khoản trên các nghiệp vụ của

chứng từ

+ Chi tiết toàn bộ phát sinh Nợ của nguồn tài sản trên hệ thống sổ cái

+ Kết hợp quá trình hạch toán chi tiết và tổng hợp trên cùng một trang sổ nhật ký — chứng từ trong cùng một lần ghi

+ Kết hợp tính toán sẵn một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính khi ghi

chép các Nhật ký — chứng từ Trình tự ghi sổ:

Khi hạch toán các nghiệp vụ thu mua, nhập nguyên vật liệu và thanh toán với người bán được thực hiện trên các sổ sách

Trang 29

Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế của NVL, công cụ dụng cụ, bản kê

này lấy số liệu từ NKCT số 1,2,5,6,10 ( phần ghi Nợ TK 152, 153, ghi có các

tàI khoản liên quan)

- S6 chỉ tiết thanh toán với người bán TK 331: nguyên tắc ghi sổ kế toán chi tiết TK 331 là mỗi người bán ghi trên một sổ hoặc một trang sổ, mỗi

hóa đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và được theo dõi cho đến lúc thanh tốn:

NĐKCT số 5: là tổng hợp thanh toán với người bán về việc mua NVL, hàng hóa hoặc các dịch vụ khác Căn cứ để ghi vào Nhật ký —- chứng từ số 5 là các sổ chỉ tiết TK 331

-_- NKCT số 6: Ghi có TKI51 theo nguyên tắc ghi theo chứng, hóa đơn và theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hang

Hạch toán các nghiệp vụ xuất vật liệu được phản ánh trên bảng phân bổ vật

liệu

Căn cứ vào bảng này để ghi vào bảng kê 4, 5, 6 Cuối tháng, số liệu tổng

Trang 31

Chương 2

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH HỐ BÁCH KHOA

2.1 Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH Hóa Bách Khoa Tên đơn vị: Công ty TNHH Hóa Bách khoa

Tên giao dịch: POLYTECNIC CHEMICAL COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: POLYCHEMICO ,LTD

Trụ sở chính: N3, tổ4, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Thành

phố HN

Điện thoại: 049713067 Fax: 6364164

Email: polychemico@hn.vnn.vn

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH Hoá Bách Khoa thành lập ngày 06 tháng 12 năm 2002 theo quyết định số 0102007167 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội

Cơng ty TNHH Hố Bách Khoa là DN tư nhân, hạch toán độc lập và có đầy

đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có TK tại ngân hàng theo quy định

của nhà nước

Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm khác Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên

nhưng còn một số lĩnh vực chưa đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò

nghiên cứu thị trường Công ty đang phấn dấu để thưc hiện hết các chức năng nhiệm vụ của mình Trong cac lĩnh vực đang hoat động, công ty luôn đạt kết

qua năm sau cao hơn năm trước

Công ty Hóa Bách Khoa là một DN trẻ về tuổi đời Trong năm năm phát

triển và trưởng thành, công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã đưa sản phẩm của mình vào các công trình vào khắp cả nước, tổng doanh thu năm sau cao hơn

Trang 32

nhập bình quân ngày càng được nâng lên so với năm sau chiếm 1,2% Một số công trình đã được công nhận là đạt chất lượng cao như: khách sạn Duyên Hải

- Lào Cai, Nhà khách tỉnh Lao Cai, Trường ĐH Kiến trúc HN, khách sạn xây

dựng

Trong năm năm hoạt động công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã có sự phát triển về mọi mặt Công ty đã đạt các giải thưởng như huy chương vàng , hội chợ công nghệ và thiết bị Việt Nam năm 2003, hội chợ thương mại quốc tế Việt Nam Expo 2004, huy chương vàng triển lãm quốc tế vật liệu xây dựng và nội thất 2004, giải thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRIR - Tây Ban Nha

2004, giải thưởng công nghệ và chất lượng GIƠNEVƠ (Thuy Sỹ - 2005) Đi đôi với việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty đã chú trọng nâng cao trình độ quản lý, trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên Hang năm Công ty cử cán bộ, công nhân đi học với mục tiêu là đưa tiến bộ khoa học công nghệ vào sản xuất, bắt kịp xu hướng phat triển của thị trường

Để thấy rõ xu hướng phát triển của Công ty ta xem xét “ Bảng kết quả hoạt động kinh doanh” trong 2 năm 2005, 2006 như sau: Biểu 2 BANG KET QUA HOAT DONG KINH DOANH TRONG 2 NAM So sánh Chỉ tiêu DVT | Nam 2005 Nam 2006 Chênh lệch |_ % Tổng doanh thu đồng | 1.366.960.000 | 1.536.358.500 169.398.500 | 1,123 Nộp ngân sách đồng | 5.236.911 7.918.000 2.681.089 1,511 Tổng lợi nhuận đồng | 18.203.125 20.586.025 2.382.900 1,130 Tổng vốn cố định đồng _| 80.000.000 80.000.000 Tổng vốn lu động đồng _ | 967.368.125 1.002.268.420 | 34.900.295 | 1.036 Thu nhập bình quân đồng | 1.000.000 1.200.000 12 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

Mô hình bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hóa Bách Khoa được bố trí theo cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng Mô hình này được áp dụng phổ

Trang 33

biến trong các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu ảnh hưởng ở mỗi cấp Với cơ cấu tổ chức như trên cho thấy ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách chung và

một phó giám đốc điều hành chung các phòng ban chức năng

* Giám đốc công íy

Điều hành hoạt động SXKD của công ty Đề ra và chỉ đạo thực hiện chiến lược SXKD Trực tiếp chỉ đạo về tổ chức, tài chính và các hoạt động

SXKD Bổ nhiệm, bãi miễn các trường, phòng ban chức năng Đề bạt tăng

lương, tuyển dụng, sa thải, kỷ luật nhân viên * Phó giám đốc

Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của phòng ban kinh

doanh, kỹ thuật, kế toán * Phòng kinh doanh

Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản lý nhân viên của mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lược phát triển của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất

* Phòng kỹ thuật

Đặt dưới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy công việc của từng tổ đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp ứng nhu cầu, chính xác để giám đốc đưa ra quyết định

Ngoài ra phòng kỹ thuật còn thu thập các hóa đơn chứng từ về nhập - xuất NVL và công cụ dụng cụ

* Phòng kế toán

Tổ chức hướng dẫn cơng tác hạch tốn phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh

doanh kịp thời chính xác, công ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ kế toán Nhật ký- sổ cái Báo cáo theo tháng và quý, áp dụng phương pháp tính

Trang 34

Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất của Công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 9 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH HÓA BÁCH KHOA Giám đốc Phó giám đốc Phòng Phòng kỹ Phòng kế kinh thuật toán doanh

Bán hàng Thị trường Phân Phân Kế toán Kế toán

Trang 35

2.1.3 Tổ chực công tác kế tốn của cơng ty

Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty, để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, theo đó tồn bộ cơng

tác kế tốn của cơng ty đều tập trung ở phòng kế toán 2.1.3.1 Bộ máy kế toán

Để thực hiện đầy đủ các nhiễm vụ đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo sự chun mơn hố lao động của cán bộ kế toán đồng thời phù hợp với trình độ của mỗi nhân viên ( hầu hết các

cán bộ của phòng đều có trình độ đại học)

Kế toán trưởng: Chỉ đạo, giám sát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty, tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc quản lý, sử dụng chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả với đồng vốn của công

ty

- — Kế toán thanh toán tiền mặt: Theo dõi chỉ tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: Chi phí bán hàng, chi phí

quản lý DN, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác

- — Kế toán thanh toán tiên gửi ngân hàng: Theo dõi chỉ tiết các nghiệp vụ thanh toán, vay vốn, ký quỹ, ký cược qua ngân hàng

- — Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chỉ tiết tình hình tăng giảm và

khấu hao TSCĐ, lập báo cáo nhật ký chứng từ và bảng phân bổ khấu hao

TSCD

- Ké todn mua hang va thanh todn v6i người bán: Theo dõi chỉ tiết

từng nghiệp vụ nhập-xuất-tồn kho NVL và công cụ dụng cụ, lập bảng kê - _ Kế toán tiền lương: Theo dõi chỉ tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền lương, trả lương cho công nhân viên theo tháng

- Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt, tồn quỹ Đối chiếu tồn quỹ thực tế với số dư hàng ngày trên sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và yêu cầu trình

Trang 36

So dé 10 Kế toán trưởng SO DO TO CHUC BO MAY KE TOAN CUA CONG TY Ké toán thanh toán Kế toán thanh toán tiền gửi NH

Kế toán Kế toán Kế toán

Trang 37

2.1.3.2 Hình thức kế tốn cơng ty

-Hình thức sổ kế toán: Căn cứ vào tình hình thực tế SXKD, căn cứ vào

khả năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh tế, công

ty đã chọn lựa và vận dụng hình thức Nhật ký - sổ cái vào công tác kế toán Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chỉ tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng

Tình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - sổ cái có thể khái quát bằng sơ đồ 10

- Hệ thống sổ kế toán:

+ Sổ kế toán tổng hợp: các Nhật ký chung, các bảng kê, sổ cái

+ Sổ kế toán chỉ tiết: Ngoài các sổ kế toán chỉ tiết sử dụng như: Sổ kế toán chi tiết TSCĐ, ÑVL va CCDC, thành phẩm còn sử dụng bảng phân bổ

+ Sử dụng mẫu sổ in sẵn và các quan hệ đối ứng tài khoản các chỉ tiết

kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính

- Tài khoản sử dụng:

+ TK 152: NVL + TK 153: CCDC

+ TK 641: Chi phi ban hang + TK 642: Chi phi quan ly

+ TK 621: Chi phi NVL

+ TK623: Chi phí nhân công trực tiếp + TK627: Chi phí sản xuất chung

+ TK111: Tra bang tién mat + TK112: Tra bang chuyén khoan

+ TK331: Phải trả cho người bán

Trang 38

2.2 Thực trang cong tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Hố Bách

Khoa

2.2.1 Cơng tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty

Nguyên vật liệu chính để sản xuất sơn dầu và các vật liệu chống thấm là các loại dầu thảo mộc, các loại nhựa, các loại bột m và dung môi Mặc dầu sản lượng tong loại sơn có thay đổi nhưng nguyên vật liệu chính đẻ sản xuất vẫn bao gồm các loại kể trên Đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu chính được đầy đủ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, phòng kỹ thuật phải đưa

ra các định mức, tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu ( định mức được xây dựng cụ thể cho từng loại sản phẩm) Để căn cứ vào đó và kế hoạch sản xuất từng tháng, quý, năm phòng kinh doanh tổng hợp xác định về nhu cầu cung cấp vật

liệu cho sản xuất ở các kỳ trong năm kế hoạch, từ đó cân đối giữa nhu cầu và khả năng để xây dựng nên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu

Các loại vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của Công ty được thu,

mua về từ nhiều nguồn khác nhau như nguôn vật tư trong nước, nguồn vật tư

nước ngoài Nhưng chủ yếu là mua của nước ngoài vì có nhiều loại vật tư

trong nước không có những đặc đặc điểm tiêu chuẩn kỹ thuậtđạt mức đặt ra

của công ty đối với nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm

Những loại vật liệu nhập kho có nguồn gốc trong nước hầu hết là các tỉnh

phía Bắc thông qua các đơn vị kinh doanh địa phương như Tùng Hương ( Nghệ An, Quảng Ninh), Chẩu ( Cao Bằng, Bắc Thái) Còn đối với nguyên vật liệu phải nhập ngoại thì công ty thông qua các đơn vị nhập khẩu như bột mầu, dung môi pha sơn, các hoá chất penta

Các loại vật tư quý hiếm Công ty thường mua nhập kho cho thời gian

dài như 2 quý còn đối với loại vật tư có sẵn trong nước thì chỉ cần lập kế

hoạch mua cho tong quý

Trang 39

2.2.2 Đặc điểm, phán loại và đánh giá vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa

2.2.2.1 Dac diém vat liéu cud cong ty

Cơng ty Hố Bách Khoa chủ yếu là sản xuất sơn dầu va các vật liệu chống thấm, do vậy nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm chủ

yếu là các loại dầu thảo mộc, lanh, chẩu, cao su, đỗ tương, các loại nhựa tổng

hợp như Tùng Hương, Phai Tràm Tâmnôl, nhựa đường, nhựa Alkyd các

loại bột màu như bột crôm, kẽm, caco3 các loại dung môi, xăng pha son,

xăng thông, xilen

Nguyên vật liệu sản xuất sơn là các loại hố chất nên cơng tác vận chuyển, bảo quản không tốt sẽ gây ra thiếu hụt hư hang, thậm chí còn gây ảnh hưởng không tốt cho sức khoẻ của con người và môi trường xung quanh Do đó nhiễm vụ của Công ty là phải có biện pháp thích hợp cho tong loại nguyên vật liệu phù hợp với tính chất lý hoá của chúng Căn cứ vào tính chất của nguyên vật liệu cùng cho chế biến mà Công ty phải xây dung 7 kho vật liệu để giúp cho công việc bảo quản nguyên vật liệu được tốt, những kho vật

liệu đó là:

- Kho 1521: kho vật liệu chính - Kho 1522: kho vật liệu phụ - Kho 1523: kho nhién liéu

- Kho 1524: kho phu ting thay thé

- Kho 1525: kho vat liéu xay dung - Kho 1527: kho phế liệu thu hồi - Kho 1528: vat liệu bán thành phẩm 2.2.2.2 Phan loai vat liéu tai Công ty

Là một DN chuyên về lĩnh vực sản xuất sơn và các vật liệu chống thấm, do đó vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng Khối lượng của NVL phục vụ cho sản xuất của công ty tương đối lớn chiếm 20% khối lượng hàng tồn kho

Trang 40

dụng chúng có hiệu quả thì chúng ta phải xác định chức năng, công dụng và phân loại chúng một cách thích hợp

Mỗi loại vật liệu sử dụng lại có chức năng và công dụng khác nhau nên Công ty Hoá Bách Khoa tiến hành phân loại NVL theo mục đích sử dụng

Trên góc độ mục đích tiêu dùng, vật liệu được phân thành các loại:

- NVL chính: Là đối tượng chủ yếu trong quá trình sản xuất Đối với hai sản phẩm chính của công ty là sơn và chất chống thấm thì NVL chính là: Titan,

Acryles, PrimalAC, nhựa nhũ tương, dầu chẩu

- NVL phụ: Là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản xuất

các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính bao

gồm: Amoniac, Naterrosol, vỏ thùng, Caolanh, Kaoxin, bột siêu mịm,

- Nhiên liệu: Là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất chất chống thấm như: Than đá, củi, xăng

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay

thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như: Long đèn, ốc vít,

Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch toán NVL được thuận tiện hon

2.2.2.3 Tổ chức đánh giá vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa

Hiện nay NĐVL của cơng ty sử dụng để phục vụ cho sản xuất phải thu mua từ nhiều nguồn khác nhau Công ty sử dụng giá thực tế để phản ánh ghi chép trên cơ sở kế toán

a Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho -_ Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu

Gia ghi Thué

Gia thuc té NVL Chi phi van

= trén hoa NK (néu ,

nhap kho + + chuyền bốc dỡ

đơn có)