Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống văn thư docx

1 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VĂN THƯ ThS. Lê Quốc Hải Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải A. ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải I. KH Á I NI Ệ M V Ề PHÂN T Í CH V À THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1.1.Vì sao phải phân tích khi triển khai một áp dụng tin học. 1.2. Yêu cầu ñối với một phương pháp thiết kế hệ thống: Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 1.1. V ì sao ph ả i phân t í ch khi tri ể n khai một áp dụng tin học. 1.1.1. Vai trò của phân tích và thiết kế hệ thống 1.1.2. Các sai sót khi triển khai phân tích và thiết kế hệ thống 3 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 1.1.1. Vai trò c ủ a phân t í ch v à thi ế t k ế hệ thống • Quá trình phân tích là quá trình tìm ra các lời giải thích hợp nhất ñể ñạt ñược mục tiêu mong muốn dựa trên khả năng cũng như hạn chế của hệ thống. • Phân tích một áp dụng tin học là một nghiên cứu gồm: – Nghiên cứu vấn ñề mà giới hạn của nó ñã ñược xác ñịnh. – Lựa chọn các lời giải. – Và phát triển các lời giải dựa trên cơ sở của công cụ xử lý trên máy tính ñiện tử. Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 1.1.2. C á c sai s ó t khi tri ể n khai phân tích và thiết kế hệ thống a. Thiếu sự tiếp cận toàn cục cho một áp dụng: • Tình trạng này xãy ra khi một áp dụng tin học ñược triển khai bởi một nhóm mà thiếu sự liên hệ với các nhóm khác. Từ ñó dẫn ñến các sai sót sau: – Thu thập trùng lặp thông tin. – Tồn tại các tập tin dư thừa song không phù hợp nhau. – Dùng nhiều thuật ngữ khác nhau ñể chỉ cùng một khái niệm. – Tồn tại các hồ sơ riêng lẻ, không ñầy ñủ, không khai thác ñược. 4 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 1.1.2. C á c sai s ó t khi tri ể n khai phân tích và thiết kế hệ thống • b. Từ chối hợp tác với người sử dụng (NSD): • Người làm tin học một thời gian dài thường tự mình thể hiện là các chuyên gia duy nhất xác ñịnh ñiều gì cũng là tốt cho người khác, ñặc biệt cho NSD tương lai hệ thông tin ñược cài ñặt => sự kém thích nghi của hệ thông tin. • Trong một thời gian dài không tồn tại ngôn ngữ chung giữa những người làm tin học và người sử dụng. Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 1.1.2. C á c sai s ó t khi tri ể n khai phân tích và thiết kế hệ thống c. Thiếu một chuẩn thống nhất: • Do thiếu một chuẩn thống nhất (không có chuẩn chung) => hạn chế các khả năng tích hợp các công việc ñã ñược tiến hành. 5 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 1.2. Yêu c ầ u ñ ố i v ớ i m ộ t phương ph á p thiết kế hệ thống: • Có tiếp cận toàn cục bằng cách xét mỗi phần tử, mỗi dữ liệu, mỗi chức năng là bộ phận của một tổng thể toàn vẹn. • Xét toàn bộ tổ chức, phòng ban, xưởng, vị trí làm việc v.v là một phần tử có cấu trúc, một hệ thống có những dòng vào, dòng ra, các quy tắc hoạt ñộng và quản lý hệ thông tin của mình v.v • Có một cách tiếp cận phân tích và ý niệm ñi xuống, hướng vào việc nhận thức và ra quyết ñịnh thoạt tiên một cách tổng quát, sau ñến là những ñặc thù, cái thứ nhất, tiếp ñến là cái thứ hai v.v • Nhận dạng những mức trừu tượng và bất biến của hệ thống ñược nghiên cứu phụ thuộc vào khoảng thời gian của vòng ñời, vai trò lớn hay nhỏ của việc lựa chọn các kỹ thuật và các tổ chức có liên quan. • Nhận dạng các thành phần, dữ liệu, xử lý, bộ xử lý, v.v… của hệ thống mà không có sự "thiên vị" nào ñối với chúng. • Vận dụng những công cụ thủ công, tự ñộng hoá trợ giúp cho việc phân tích. • Nhận dạng những ñiểm ñối thoại và thoả thuận với NSD, những ñiểm này dùng ñể ñánh dấu sự chuyển tiếp giai ñoạn trong quá trình phân tích. Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải II. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG 2.1. Khái niệm về hệ thống 2.2. Áp dụng cụ thể từ ñịnh nghĩa 2.3. Hệ thống và môi trường của nó 2.4. Ba hệ thống cuả một tổ chức 6 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.1. Khái niệm về hệ thống 2.1.1. Định nghĩa: • Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác ñược tổ chức nhằm thực hiện một mục ñích xác ñịnh. • Áp dụng ñịnh nghĩa này vào các tổ chức ta cần chính xác hoá một số khái niệm: – Các phần tử ở ñây tập hợp các phương tiện vật chất và nhân lực. – Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với một môi trường. Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài (cung ứng, thương mại, v.v…). – Các tổ chức ñều là những hệ thống sống và phát triển, vì vậy mặt ñộng là cơ bản. Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.1. Khái niệm về hệ thống 2.1.2. Áp dụng cụ thể từ ñịnh nghĩa: a. Chu trình kinh tế quốc gia: – Phương tiện là tập hợp dân chúng và tất cả các cơ sở hạ tầng ñược dùng cho mục ñích sản xuất và phát triển, của cải vật chất là nguyên liệu của nhân dân. b. Hệ thống xí nghiệp: – Các phần tử là tập hợp nhân viên, những nguyên vật liệu, quy tắc quản lý, kinh nghiệm, cách tổ chức thống nhất nhằm ñạt mục tiêu lợi nhuận tối ña. c. Hệ thống cơ quan hành chính sự nghiệp: – Ví dụ: Uỷ ban Nhân dân Phường, nhân viên Phường, văn bản pháp quy, quy ñịnh các tập luật, … là các thành phần của hệ thống mà mục tiêu là phục vụ nhiều nhất cho nhân dân 7 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.3. Hệ thống và môi trường của nó 2.3.1. Mối liên hệ giữa hệ thống và môi trường: Xét một hệ thống xí nghiệp và các mối liên hệ của nó với môi trường. Môi trường này gồm những nhà cung cấp (NCC), nhà thầu (NT), những cơ quan nhà nước (CQNN), những cơ quan tài chính (CQTC) trung gian, các ñại lý (ĐL), các khách hàng trực tiếp. Mô hình sơ lược mối liên hệ giữa xí nghiệp và môi trường của nó thể hiện như sau: Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.3. Hệ thống và môi trường của nó Ngân hàng Nhà cung cấp Xí nghiệp Cơ quan hành chính Nhà thầu Khách hàng Đại lý Nguyên vật liệu, Nhiên liệu, dịch vụ Dịch vụ tài chính Thanh toán Thanh toán chi phí Bán thành phẩm Dịch vụ Thanh toán Thanh toán Thanh toán Sản phẩm cuối cùng Sản phẩm cuối cùng Thanh toán Sản phẩm cuối cùng 8 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.3.2. Phân t í ch c á c liên h ệ v ớ i môi trường • Các mối liên hệ tồn tại giữa hệ thống và các tổ chức khác nhau tạo thành một môi trường kinh tế thường ñược biểu diễn bởi các dòng (luồng) ngoại, trái với dòng nội có nguồn từ bên trong của một tổ chức và có thể phân thành 4 loại: – Dòng của cải vật chất (nguyên nhiên liệu, sản phẩm cuối cùng) – Dòng dịch vụ (cung cấp tiền vay, tham vấn, bảo trì, v.v ) – Dòng tiền tệ (thanh toán khách hàng và người cung cấp) – Dòng thông tin (thông tin về công tác, thông báo về quảng cáo, v.v.) Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.3.2. Phân t í ch c á c liên h ệ v ớ i môi trường • Ví dụ: ñối với dòng các cấu kiện rời của một nhà cung cấp nào ñó, người ta sẽ gặp những dòng thông tin sau: – Những dòng thông tin không chính thức: những buổi trao ñổi qua ñiện thoại, thông tin truyền khẩu của những người ñại diện, v.v – Những dòng thông tin chính thức: • Các ñề nghị về giá cả ñược gởi ñến bằng Fax hoặc Telex. • Thư tín. • Những hồ sơ có liên quan ñến những dòng vật chất: phiếu ñặt hàng, giấy báo ñã nhận hàng, phiếu cung ứng. 9 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.4. Ba hệ thống cuả một tổ chức • Ba mức cần phải quan tâm trong phân tích các dòng ñó là ba phân hệ tạo thành xí nghiệp: hệ thống tác nghiệp / sản xuất, hệ thống quyết ñịnh hoặc ñiều khiển và hệ thông tin. Hệ quyết ñịnh Hệ thông tin Hệ tác nghiệp Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.4. Ba hệ thống cuả một tổ chức • Dưới ñây ta sẽ xét 3 hệ thống của một tổ chức là xí nghiệp: 1. Hệ tác nghiệp, sản xuất: • Hệ tác nghiệp có liên quan với tất cả các hoạt ñộng sản xuất, tìm kiếm khách hàng mới, v.v một cách tổng quát là các hoạt ñộng nhằm thực hiện các công việc có tính cách cạnh tranh ñể ñạt ñược mục tiêu ñã xác ñịnh bởi hệ quyết ñịnh. • Những phần tử cấu thành ở ñây là nhân lực (thực hiện các công việc), phương tiện (máy, thiết bị, dây chuyền công nghệ, v.v ), các thành phần này tác ñộng tương hổ với nhau ñể ñáp ứng mục tiêu: ví dụ như sản xuất ra một lượng xe dự ñịnh trước. 10 Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.4. Ba hệ thống cuả một tổ chức 2. Hệ thống quyết ñịnh: • Hệ thống quyết ñịnh có liên quan ñến các tác vụ quản lý, có thể tìm ở ñây các quyết ñịnh chiến lược, quyết ñịnh chiến thuật, dài hoặc trung hạn (tăng phần thị trường, thay ñổi lượng xe tiêu thụ), ngắn hạn (mục tiêu: thay ñổi cách thức quản lý dự trữ, nghiên cứu một "chiến dịch" thăm dò thị hiếu khách hàng mhằm hướng họ vào sản phẩm mới của xí nghiệp) Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải 2.4. Ba hệ thống cuả một tổ chức 3. Hệ thông tin: • Hệ thông tin là hệ thống có vai trò quan trọng trong việc liên hệ hai hệ thống quyết ñịnh và tác nghiệp, bảo ñảm chúng vận hành làm cho tổ chức ñạt các mục tiêu ñặt ra. Ta có thể nối khớp ba phân hệ trên như sau: [...]... hoá và k t thúc b ng vi c th c hi n th o chương trình cài ñ t và ñưa vào s d ng Thông thư ng, xu t phát t các ho t ñ ng chưa có hi u qu so v i m c tiêu ñ ra mà vi c phân tích s xây d ng m t h th ng m i ñáp ng các yêu c u và ho t ñ ng hi u qu hơn • Vi c phân chia các giai ñ an cho quá trình phân tích ch mang tính tương ñ i, không tách r i t ng giai ño n, phân tích và thi t k xen k nhau, v a làm v a trao... Conception de Systeme d' Information): t m d ch nguyên văn: "Nhóm c v và liên l c ñ phân tích và quan ni m hoá h thông tin" ra ñ i t i Pháp vào tháng 4 năm 1982 Lưu ý: Chúng ta s ñi sâu và nghiên c u phân tích h th ng theo phương pháp phân tích c u trúc và thi t k (SADT) Phương pháp này nghiên c u v vi c d ng sơ ñ , b n bi u,… ñ mô t ñ i tư ng (tránh dùng l i văn) Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS Lê Qu c H... tr • Ti t ki m, dùng l i hai máy tính và hai chương trình Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS Lê Qu c H i 30 3 PHÂN TÍCH H TH NG V CH C NĂNG 3.1 M c ñích: • Phân tích ñ ñi sâu vào nh ng chi ti t c a h th ng • Di n t h th ng theo b ng ch t (m c logic) • Hình thành h th ng m i m c logic Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS Lê Qu c H i 3.2 Phương pháp chung ñ phân tích: H thông tin = + D li u X lý Tin h c ng... t ph n nào ñó c a nó b lo i b ñ thay th b i m t ph n khác Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS Lê Qu c H i 1.2 Phương pháp phân tích và thi t k h th ng: Có r t nhi u phương pháp phân tích thi t k h th ng như: • - Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): K thu t phân tích c u trúc và thi t k , phương pháp này xu t phát t M • - Phương pháp MERISE (Méthode Pour Rassembler les Ideés Sans... d ng trong QTVP - ThS Lê Qu c H i 14 • b Phân chia thành các ñ án và các áp d ng: • Đ phân chia h t ch c Kinh t - Xã h i thành các lĩnh v c qu n lý và thu n l i cho vi c s d ng tin h c, c n phân chia ti p các lĩnh v c thành các ñ án, các áp d ng Ví d : lĩnh v c k toán có th phân chia thành: – – – – K K K K toán t ng h p toán khách hàng toán v t tư toán phân tích v.v… Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS... QTVP - ThS Lê Qu c H i 22 1.3.2 Phân tích t trên xu ng: • Đi t t ng quát ñ n chi ti t: CLĐ Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS Lê Qu c H i • - Dùng h p ñen: cái gì chưa bi t g i là h p ñen – Ví d : CLĐ như th nào? – Phân c p: phân c p các ch c năng ph c t p thành các ch c năng nh hơn và c th ti p t c Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS Lê Qu c H i 23 1.3.3 Các giai ño n phân tích và thi t k h th ng: • Thi... thông tin là m c tiêu c a h th ng Nó ñ t ra v n ñ quy n l c: ai quy t ñ nh vi c phân ph i? cho ai? vì sao? Phân ph i thông tin có th có m c tiêu ban b l nh, báo cáo v s n xu t, trư ng h p này g i là phân ph i d c M c tiêu phân ph i nh m ph i h p m t s ho t ñ ng gi a các b ph n ch c năng g i là phân ph i ngang Đ t i ưu phân ph i thông tin, c n ñáp ng ba tiêu chu n: – Tiêu chu n v d ng: C n tính ñ n... III PHÂN TÍCH VÀ THI T K H TH NG 1 Đ I CƯƠNG V PHÂN TÍCH VÀ THI T K H TH NG 1.1 Vòng ñ i c a h thông tin: • H thông tin cũng tương t như cu c s ng con ngư i: Sinh ra, trư ng thành, chín mùi và ch t 1.1.1 Giai ño n sinh thành: • N y sinh t vi c có ý ñ nh s d ng máy tính ñ x lý thông tin cho công vi c nào ñó 1.1.2 Giai ño n phát tri n: • Bi n ý tư ng trên thành hi n th c Đ làm ñư c ñi u này, nhà phân tích. .. c a quá trình phân tích: - C n phân rã nh ng ch c năng l n, ph quát thành nh ng ch c năng khác nh hơn ñ ñi vào chi ti t - Xét m i quan h gi a các ch c năng Ví d : ñ t hàng trư c, nh n hàng sau Thông thư ng, ñ u ra c a m t ch c năng tr thành ñ u vào c a m t ch c năng khác - Chuy n t mô t v t lý sang mô t logic (s tr u tư ng hóa) - Chuy n t h th ng cũ sang h th ng m i m c logic - Phân tích theo cách... module nào? Nhi m v c a m i module ra sao? • Đưa ra các m u th cho chương trình: m u th này do ngư i thi t k ñưa ra ch không ph i do l p trình viên • Chương trình ph i ñưa ra nh ng k t qu như th nào v i nh ng m u th ñó Ngư i phân tích h th ng ph i d ki n trư c các tình hu ng này 10 L p trình, ch y th , cài ñ t, hư ng d n s d ng, khai thác chương trình như th nào? • Ph n này không n hmc trong ph trong QTVP . - ThS. Lê Quốc Hải CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VĂN THƯ ThS. Lê Quốc Hải Tin học ứng dụng trong QTVP - ThS. Lê Quốc Hải A. ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2 Tin học ứng. Hải 1.1. V ì sao ph ả i phân t í ch khi tri ể n khai một áp dụng tin học. 1.1.1. Vai trò của phân tích và thiết kế hệ thống 1.1.2. Các sai sót khi triển khai phân tích và thiết kế hệ thống 3 Tin học. tâm trong phân tích các dòng ñó là ba phân hệ tạo thành xí nghiệp: hệ thống tác nghiệp / sản xuất, hệ thống quyết ñịnh hoặc ñiều khiển và hệ thông tin. Hệ quyết ñịnh Hệ thông tin Hệ tác nghiệp Tin