TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG WIZ ppt

Qui định phương thức phân nhóm chỉ làm khi bạn có chọn chỉ tiêu phân nhóm cho từng cấpphân nhóm bằng cách nhắp chọn nhóm tại hình ảnh bên trái rồi tại nút Grouping Options… sẽ hiển thị h

Trang 1

TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG WIZ

 Bước 1 : Tạo Query làm nguồn dữ liệu cho Report (nếu cần) Từ cửa sổ Database  Chọn Object là Report  Nhắp nút New, màn hình hiển thị khung đối thoại New Report

 Bước 2 : Chọn một trong các cách tạo Report sau :

 Design View : Tạo

Report thủ công

 Report Wizard : tạo

Form nhờ Form

Wizard

 Auto Report :

Columnar : Tạo Report tự động dưới dạng cột

 Auto Report : Tabular : Tạo Report tự động

dưới dạng bảng

Trang 2

 Chart Wizard : Tạo biểu đồ

 LabelReport : tạo report dạng nhãn

Choose the Table or Query where the object ‘s data comes Report : chọn nguồn dữ liệu cho

Report (Bạn bắt buộc phải chọn nếu thực hiện AutoForm)

Trong kiến thức dưới đây, chúng ta sẽ chọn Report Wizard

Trang 3

 Bước 3 : Chọn Table hay Query chứa các fields cần xuất hiện, sau đó chọn các Field hiện trên

Report (Trả lời câu hỏi : “Which fields do you want on your Report ?”)

Chọn xong nhấn nút Next

 Bước 4 : Chọn các field làm các cấp phân

nhóm (trả lời câu hỏi :”Do you want to add any grouping levels ?”)

Trang 4

Lưu ý : ở đây bạn chỉ được phép chọn tối đa 4 cấp

phân nhóm mà thôi Qui định phương thức phân nhóm (chỉ làm khi bạn có chọn chỉ tiêu phân nhóm) cho từng cấpphân nhóm bằng cách nhắp chọn nhóm tại hình ảnh bên trái rồi tại nút Grouping Options… sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu trải lời câu hỏi :”What Grouping intervals do you want for your level fields?”

Trang 5

Sau đây là qui định phương thức đối với một số dạng Field cơ bản

Đối với Field kiểu Text

 Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu phân nhóm

 1 st letter : Lấy 1 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm

Tên Field làm chỉ

tiêu phân nhóm

Qui định phương thức cho từng nhóm

Trang 6

Đối với Field kiểu Date/Time

 Year : Lấy giá trị năm của Field làm chỉ tiêu phân nhóm

 Quarter : Lấy giá trị theo quý của Field làm chỉ tiêu phân nhóm

 Month : Lấy giá trị theo tháng của Field làm chỉ tiêu phân nhóm

 Week : Lấy giá trị theo tuần của Field làm chỉ tiêu phân nhóm

 Day : Lấy giá trị theo ngày của Field làm chỉ tiêu phân nhóm

 Hour : Lấy giá trị giờ của Field làm chỉ tiêu phân nhóm

Trang 7

 Minute : Lấy giá trị phút của Field làm chỉ tiêu phân nhóm

Đối với Field kiểu Number

 10s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 9, 10 – 19, 20 – 29,…

 1000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 999 – 1000 – 1999, 2000 – 2999,…

 5000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 4999,5000 – 9999,10000 – 14999,…

Trang 8

 10000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 9999,10000-199999,20000-29999,…

Sau khi xong nhắp Next

 Bước 4: Chọn các Field làm chỉ tiêu sắp xếp dữ

liệu và tỗng cộng số liệu (Trảlời câu hỏi:”What sort order and summary information do you want for detail records ?”)

-Bạn có thể chọn các field làm chỉ tiêu sắp xếp (Ascending) hoặc (Descending- muốn có thì chỉ

nhắp lại biểu tượng Ascending)

Trang 9

-Nhắp nút Summary Options (chỉ có khi bạn có

chọn chỉ tiêu phân nhom để chọn các chỉ tiêu tính tổng cộng Hộp thoạiSummary Options như sau :

Chọn các chỉ tiêu tổng két theo từng nhóm:Sum (tính tổng), Avg(tính trung bình), Min(giá trị nhỏ nhât), Max(giá trị lớn nhất)

Tại mục chọn Show:

Trang 10

 Chọn Detail and Summary: nếu bạn muốn in

báo cáo có cả phần chi tiết các record và tổng kết theo nhóm

 Chọn Summary Only: nếu bạn muốn in báo

cáo chỉ có thông tin tổng kết mà thôi(tức là tạo báo cáo tổng kết)

 Chọn Calculate percent of total for sums:

nếu muốn in ra chỉ tiêu phần trăm của các thông tin tổng cộng ở từng nhóm

 Chọn xong nhắp Ok, rồi chọn Next

 Bước 5: Chọn cách thức trình bày dữ liệu và lề

trong Report tại mục Layout Orientation: chọn kiểu in

Chọn Adjust the field with so all fields fit on a page: nếu bạn muốn trình bày tất cả trong field trọn trong trang in

Nhắp Next

Trang 11

 Bước 6: Chọn hình thức trình bày chung của

Report (trả lời câu hỏi: “ what stile would you like?”)

 Bước 7: Đặt tiêu đề cho Report (trả lời câu hỏi:

“ What title do you want for your report?”)

Lựa chọn câu trả lời: Do you want to preview the report or modify the reports design?

Preview the report: ban có thể xem kết quả

trang in ngay khi hoàn thành xong

Modily the reports design: bạn có thể sửa chữa

ngay sau khi hoàn thành

Nếu bạn chọn các field đưa vào Report từ nhiều bảng tại hộp Tables/queries:

Định dạng
Số trang	11
Dung lượng	177,01 KB