1) Tạo Query bằng chức năng design view (Tự thiết kế bằng cửa sổ lưới QBE) Bước 1 : Tại cửa sổ Database Chọn mục Query Nhấn nút New. Access hiển thị hộp thoại : Chọn design view _ Click OK. Bước 2 : Xác định Table/Query tham gia truy vấn tại hộp thoại Show Table. Tự thiết kế Nhờ Wizard thiết kế Tạo CrossTab query bằng Wizard Tạo Query hiện các Record giống nhau bằng Wizard Tạo Query tìm các record có trong Table này nhưng không có trong Table kia bằng Wiizard Chọn : Click Ok, Thôi : Click Cancel Các nút chọn : Table : Nếu xác định các Table tham gia truy vấn. Query : Nếu xác định các query tham gia truy vấn. Both : Nếu xác định các Table và Query tham gia truy vấn. Chọn các Table /Query truy vấn (nếu muốn chọn nhiều bảng cùng lúc, giữ phím Shift hay Ctrl và nhắp chọn). Sau đó nhấn nút Add, chọn xong nhấn nút Close để đóng hộp thoại này lại. Bước 3 : Xác định quan hệ giữa các Table /Query nếu có nhiều Table hay Query tham gia truy vấn(nếu các quan hệ này chưa được khai báo thì phải tự qui định quan hệ này). Bước 4 : Thiết kế truy vấn tại phần dưới của cửa sổ Select Query. Bước 4_1 : Xác định các Field trực tiếp tham gia truy vấn tại dòng Field, có thể tham khảo hai cách sau : Nhắp Mouse tại Field có nội dung kéo thả vào vị trí đích ( cách này có thể giúp trong trường hợp muốn chèn thêm 1 field vào một vị trí nào đó). Nhắp đúp mouse tại field cần lấy nội dung (Nếu các field tham gia truy vấn thông qua 1 biểu thức thì đó là một Field tính toán) Tạo field tính toán trong query : Qui tắc : <tên Field tính toán> : <biểu thức> Các Field mà tên có khoảng trắng ở giữa viết trong biểu thức phải được đặt vào trong 2 dấu […]. Chú ý : Các field tính toán không được trùng với tên Field có mặt trong Table/Query tham gia truy vấn. Khi 1 field được lấy từ 1 bảng xuống dòng Field thì tại dòng Table sẽ hiện lên tên của bảng này. Bước 4_2 : Xác định chỉ tiêu sắp xếp tại dòng Sort. Ascending : Sắp theo thứ tự tăng dần. Descending : Sắp theo thứ tự giảm dần. Not sorted : Không sắp xếp. Chú ý : Nếu chọn nhiều chỉ tiêu sắp xếp thì thứ tự ưu tiên là từ trái sang phải. Bước 4_3 : Xác định ẩn hiện nội dung các field tại dòng Show. Nếu chọn : Field sẽ hiện lên ở phần kết quả. Bước 4_4 : Đặt điều kiện sàng lọc dữ liệu tại dòng CRITERIA, OR. Nếu nhiều điều kiện và phải thỏa hết các điều kiện thì đánh trên cùng hàng (dòng Criteria). Nếu nhiều điều kiện và chỉ cần một điều kiện thỏa thì đánh trên ơ’dòng Criteriavà dòng OR. CRITERIA: Bảng tiêu chuẩn - dùng để khai báo điều kiện để lấy số liệu Cách 1: Lập tiêu chuẩn bằng phương pháp dùng bộ xây dựng biểu thức: Chọn ô Criteria của field bạn muốn địa nghĩa biểu thức. Nhắp biểu tượng Build trên thanh công cụ. Khi đó Access trình bày bộ xây dựng biểu thức trong cửa sổ Expression Builder. Hình 3.7 Gõ biểu thức hoặc lắp ghép các thành phần để tạo thành biểu thức Hình 3.7 Expression Builder Cách 2: Lập tiêu chuẩn bằng cách gõ thẳng biểu thức vào Criteria Nhắp chuột vào ô Criteria ứng với field liên quan đến với điều kiện Gõ thẳng biểu thức vào. Lưu ý : Nếu biểu thức khá dài, bạn nên mở hợp Zoom (phóng to) để có thể vừa gõ vừa quan sát toàn bộ biểu thức. Bằng cách nhấn Shift_F2 Hình 3.8: Zoom windows (Shift_F2) Lập bảng tiêu chuẩn cho nhiều trường: Ta có thể lập điều kiện trên nhiều trường nhưng phải tuân thủ theo qui tắc sau: Nếu yêu cầu của bạn bắt buộc phải thỏa cả hai điều kiện thì các hai điều kiện phải viết cùng hàng, còn nếu chỉ cần thỏa một trong hai điều kiện thì bạn viết khác hàng Ví dụ: Liệt kê các hóa đơn, các tên sách bán trong ngày hiện hành, và có thành tiền >40.000 đồng Hình 3.9: điều kiện dựa trên nhiều trường Bước 5 : Lưu Query Click menu File Chọn Save (hay Ctrl +S). Đặt tên cho query(nếu lưu lần đầu tiên). Chú ý : tên Query dài tối đa 64 ký tự và có thể có khoảng trống ở giữa. Ví dụ : Trên file HOADON.MDB, tạo query Danh sách các hoá đơn Nhập gồm MaHD, Makh, NgayLaphd, NgayGiaoNhanHang, TongTien được sắp xếp theo MaHD, cùng Mahd thì theo Makh. . 1) Tạo Query bằng chức năng design view (Tự thiết kế bằng cửa sổ lưới QBE) Bước 1 : Tại cửa sổ Database Chọn mục Query Nhấn nút New. Access hiển thị hộp thoại : Chọn design view. định Table /Query tham gia truy vấn tại hộp thoại Show Table. Tự thiết kế Nhờ Wizard thiết kế Tạo CrossTab query bằng Wizard Tạo Query hiện các Record giống nhau bằng Wizard Tạo Query tìm. Table /Query nếu có nhiều Table hay Query tham gia truy vấn(nếu các quan hệ này chưa được khai báo thì phải tự qui định quan hệ này). Bước 4 : Thiết kế truy vấn tại phần dưới của cửa sổ Select