Tạo Query bằng chức năng design view (Tự thiết kế bằng cửa sổ lưới QBE) pps

Các nút chọn :  Table : Nếu xác định các Table tham gia truy vấn..  Query : Nếu xác định các query tham gia truy vấn..  Both : Nếu xác định các Table và Query tham gia truy vấn.. 

1) Tạo Query bằng chức năng design view (Tự

thiết kế bằng cửa sổ lưới QBE)

Bước 1 : Tại cửa sổ Database  Chọn mục

Query  Nhấn nút New Access hiển thị hộp thoại :

Chọn design view _ Click OK

Bước 2 : Xác định Table/Query tham gia truy vấn tại

hộp thoại Show Table

Tạo CrossTab query bằng Wizard

Tạo Query hiện các Record giống nhau bằng Wizard

Tạo Query tìm các record có trong Table này nhưng không có trong Table kia bằng Wiizard Chọn : Click Ok, Thôi : Click Cancel

Các nút chọn :

 Table : Nếu xác định các Table tham gia

truy vấn

 Query : Nếu xác định các query tham gia

truy vấn

 Both : Nếu xác định các Table và Query

tham gia truy vấn

 Chọn các Table /Query truy vấn (nếu muốn chọn nhiều bảng cùng lúc, giữ phím Shift

hay Ctrl và nhắp chọn) Sau đó nhấn nút Add, chọn xong nhấn nút Close để đóng hộp thoại này lại

Bước 3 : Xác định quan hệ giữa các Table /Query

nếu có nhiều Table hay Query tham gia truy vấn(nếu các quan hệ này chưa được khai báo thì phải tự qui định quan hệ này)

Bước 4 : Thiết kế truy vấn tại phần dưới của cửa sổ

Select Query

Bước 4_1 : Xác định các Field trực tiếp tham gia

truy vấn tại dòng Field, có thể tham khảo hai cách sau :

 Nhắp Mouse tại Field có nội dung kéo thả vào vị trí đích ( cách này có thể giúp trong trường hợp muốn chèn thêm 1 field vào một vị trí nào đó)

 Nhắp đúp mouse tại field cần lấy nội dung (Nếu các field tham gia truy vấn thông qua 1 biểu thức thì đó là một Field tính toán)

Tạo field tính toán trong query :

Qui tắc : <tên Field tính toán> : <biểu thức>

Các Field mà tên có khoảng trắng ở giữa viết trong biểu thức phải được đặt vào trong 2 dấu […]

Chú ý :

 Các field tính toán không được trùng với tên Field có mặt trong Table/Query tham gia truy vấn

 Khi 1 field được lấy từ 1 bảng xuống dòng Field thì tại dòng Table sẽ hiện lên tên của bảng này

Bước 4_2 : Xác định chỉ tiêu sắp xếp tại dòng Sort

 Ascending : Sắp theo thứ tự tăng dần

 Descending : Sắp theo thứ tự giảm dần

 Not sorted : Không sắp xếp

Chú ý : Nếu chọn nhiều chỉ tiêu sắp xếp thì thứ

tự ưu tiên là từ trái sang phải

Bước 4_3 : Xác định ẩn hiện nội dung các field tại

dòng Show

Nếu chọn : Field sẽ hiện lên ở phần kết quả

Bước 4_4 : Đặt điều kiện sàng lọc dữ liệu tại dòng CRITERIA, OR

Nếu nhiều điều kiện và phải thỏa hết các điều kiện thì đánh trên cùng hàng (dòng Criteria)

Nếu nhiều điều kiện và chỉ cần một điều kiện thỏa thì đánh trên ơ’dòng Criteriavà dòng OR

CRITERIA: Bảng tiêu chuẩn - dùng để khai báo

điều kiện để lấy số liệu

 Cách 1: Lập tiêu chuẩn bằng phương pháp dùng bộ xây dựng biểu thức:

 Chọn ô Criteria của field bạn muốn địa nghĩa biểu thức

 Nhắp biểu tượng Build trên thanh công cụ Khi

đó Access trình bày bộ xây dựng biểu thức trong cửa sổ Expression Builder Hình 3.7

 Gõ biểu thức hoặc lắp ghép các thành phần để tạo thành biểu thức

Hình 3.7 Expression Builder

Cách 2: Lập tiêu chuẩn bằng cách gõ thẳng biểu

thức vào Criteria

 Nhắp chuột vào ô Criteria ứng với field liên quan đến với điều kiện

 Gõ thẳng biểu thức vào

Lưu ý :

Nếu biểu thức khá dài, bạn nên mở hợp Zoom (phóng to) để có thể vừa gõ vừa quan sát toàn bộ biểu thức Bằng cách nhấn Shift_F2

Hình 3.8: Zoom windows (Shift_F2)

Lập bảng tiêu chuẩn cho nhiều trường: Ta có

thể lập điều kiện trên nhiều trường nhưng phải tuân thủ theo qui tắc sau: Nếu yêu cầu của bạn

bắt buộc phải thỏa cả hai điều kiện thì các hai điều kiện phải viết cùng hàng, còn nếu chỉ cần thỏa một trong hai điều kiện thì bạn viết khác hàng

Ví dụ: Liệt kê các hóa đơn, các tên sách bán

trong ngày hiện hành, và có thành tiền >40.000 đồng

Hình 3.9: điều kiện dựa trên nhiều trường

Bước 5 : Lưu Query

 Click menu File  Chọn Save (hay Ctrl +S)

 Đặt tên cho query(nếu lưu lần đầu tiên)

Chú ý : tên Query dài tối đa 64 ký tự và có thể có

khoảng trống ở giữa

Ví dụ : Trên file HOADON.MDB, tạo query Danh sách các hoá đơn Nhập gồm MaHD, Makh,

NgayLaphd, NgayGiaoNhanHang, TongTien được sắp xếp theo MaHD, cùng Mahd thì theo Makh