6464 6464 64 PC WORLD VIETNAM - January 2000 sûã dng chûúng trònh e-mail nâo, bẩn cng cố thïí giẫm búát thúâi gian vâ cưng sûác dng àïí àổc vâ gûãi e-mail. Sau àêy lâ mưåt sưë th thåt hưỵ trúå bẩn trong viïåc thûåc hiïån hâng chc tấc v vúái Eudora, Outlook 2000, Outlook Express vâ Netscape Messenger. Bâi bấo nây giúái thiïåu phêìn mïìm Instant Messaging, dng khi bẩn mën gûãi gêëp mưåt thưng àiïåp mâ khưng cêìn thưng qua e-mail. GÛÃI THÛ Khi nâo cêìn sûã dng vùn bẫn cố àõnh dẩng (rich text), vùn bẫn thìn ty (plain text) hóåc HTML - vâ sûã dng chng nhû thïë nâo? Hiïån nay phêìn lúán cấc trònh e-mail àïìu hưỵ trúå vùn bẫn cố àõnh dẩng (cấc loẩi font, mâu sùỉc khấc nhau vâ hònh nhng). Nhûng khưng phẫi têët cẫ ngûúâi dng àïìu cố sùén phûúng tiïån àïí àổc vùn bẫn nây, thưng àiïåp àêìy mâu sùỉc ca bẩn cố thïí trúã thânh nhûäng mậ k dõ trïn mân hònh ca ngûúâi nhêån. Trûúác khi thûåc hiïån cấc th thåt sau, bẩn cêìn biïët ngûúâi nhêån ca mònh sûã dng loẩi vùn bẫn nâo. Lûu : phêìn lúán cấc chûúng trònh e-mail cố hưỵ trúå vùn bẫn àõnh dẩng àïìu sûã dng chín Web lâ HTML. * Eudora - Dûåa trïn HTML, Eudora cố thïí gûãi cẫ vùn bẫn thìn ty lêỵn vùn bẫn àõnh dẩng, chó cêìn xấc àõnh vùn bẫn cố àõnh dẩng bùçng thanh cưng c ngay trïn trûúâng “To:” trong cûãa sưí thưng àiïåp. Nhûng nïëu bẩn khưng àẫm bẫo lâ têët cẫ nhûäng ngûúâi nhêån ca bẩn àïìu cố thïí hiïín thõ HTML, thò hậy chổn Tools.Options, cån danh sấch biïíu tûúång Category xëng dûúái àïí tòm vâ nhêën vâo Styled Text, rưìi chổn Send cẫ plain vâ styled. Nhêën OK. Tûâ àêy, Eudora sệ gûãi cẫ hai bẫn, àẫm bẫo tưëi àa khẫ nùng ngûúâi nhêån àổc àûúåc thưng àiïåp ca bẩn. * Messenger - Nïëu khưng thêëy thanh cưng c àõnh dẩng bïn trïn cûãa sưí vùn bẫn thưng àiïåp, hậy chổn Edit.Preferences, vâ dûúái Mail & Newsgroups, nhêën vâo Formatting. Dûúái Message Formatting, chổn Use the HTML editor, rưìi nhêën OK. Dng thanh cưng c àõnh dẩng hóåc nhûäng lïånh khấc nhau trong cấc menu Insert vâ Format àïí tẩo thưng àiïåp àún giẫn bùçng cấc àùåc tđnh HTML. Àẫm bẫo rùçng ngûúâi nhêån cố thïí xem àûúåc thưng àiïåp, trúã vïì phêìn Formatting ca Preferences vâ chổn Send the message in plain text and HTML. Bẩn mën gûãi cẫ trang Web? Hậy múã nố trong Navigator, chổn File.Send Page, rưìi ghi àõa chó vâ gûãi thưng àiïåp (àiïìu nây cng sệ àûúåc thûåc hiïån nïëu bẩn dng mùåc àõnh phêìn mïìm e-mail client khưng phẫi lâ Messenger). * Outlook 98/2000 - Theo mùåc àõnh, Outlook gûãi thû ca bẩn ài nhû mưåt file HTML, ngay cẫ khi bẩn khưng bưí sung cấc àõnh dẩng trang trđ. Àïí àùåt vùn bẫn thìn ty lâ mùåc àõnh, chổn Tools.Options, chổn ư Mail Format, nhêën vâo Plain Text trong Cấc th thåt gip kiïím soất e-mail Hònh 1. Thanh cưng c àõnh dẩng thån tiïån ca Messenger cho phếp bẩn tẩo cấc thưng àiïåp trònh bây phong ph mưåt cấch dïỵ dâng. INTERNET Bûu tấ àiïån tûã Bûu tấ àiïån tûã January 2000 - PC WORLD VIETNAM 6565 6565 65 danh sấch ‘Send in this message format’ (gûãi úã dẩng thưng àiïåp nây), rưìi nhêën OK. Mùåc d àậ thay àưíi nhû vêåy, Outlook vêỵn sệ phẫn hưìi cấc thưng àiïåp HTML vâ vùn bẫn àõnh dẩng theo àõnh dẩng riïng ca chng. Àïí chuín thưng àiïåp phẫn hưìi ca bẩn sang dẩng vùn bẫn thìn ty trûúác khi gûãi, hậy chổn Format.Plain Text. * Outlook Express - Outlook Express (OE) cng gûãi thû úã dẩng mùåc àõnh lâ HTML. Trûâ phi bẩn thûåc sûå mën ngûúâi nhêån àổc bẫn HTML, (nố vûâa lúán hún vûâa kếm an toân hún vùn bẫn thìn ty), côn khưng thò hậy chổn Tools.Options, chổn ư Send, nhêën nt Plain Text bïn dûúái Mail Sending Format, rưìi nhêën OK. Cng nhû Outlook, OE sệ bỗ qua thiïët lêåp nây khi bẩn hưìi àấp mưåt thưng àiïåp HTML. Nïëu mën gûãi têët cẫ cấc thû úã dẩng mùåc àõnh lâ vùn bẫn thìn ty, chổn Tools.Options, chổn tiïëp ư Send vâ bỗ chổn mc Reply to messages using the format in which they were sent (hưìi àấp cấc thưng àiïåp, sûã dng dẩng thûác mâ chng àûúåc gûãi túái). Cấch nâo lâ tưëi ûu àïí bưí sung mưåt sưë thânh phêìn multimedia vâo thưng àiïåp? Ẫnh, àoẩn video vâ cấc àưëi tûúång multimedia khấc cố thïí àûúåc gûãi ài úã dẩng file kêm (attachment) (ngûúâi nhêån sệ lêëy ra khỗi thưng àiïåp rưìi xem) hóåc trûåc tiïëp nhû mưåt phêìn nưåi dung ca thưng àiïåp. Bẩn cố thïí thûåc hiïån nhû sau: * Eudora - Eudora Pro cố thïí gûãi vâ phất cấc thû thoẩi gùỉn kêm àûúåc nến úã mûác àưå cao. Khi tẩo thưng àiïåp, bẩn hậy chổn Message.Attach.PureVoice. Thanh àiïìu khiïín nhỗ ca PureVoice xët hiïån. Thưng àiïåp sệ àûúåc nến khi bẩn ghi lẩi. Àïí giẫm hún nûäa kđch thûúác ca file êm thanh gùỉn kêm, chổn Options.SmartRate trûúác khi ghi. Ngûúâi nhêån khưng sûã dng Eudora phẫi tẫi xëng vâ câi àùåt phêìn mïìm PureVoice Player/Recorder thđch húåp (miïỵn phđ) tûâ www.eudora.com/purevoice. * Messenger - Mùåc d Messenger khưng tđch húåp cấc cưng c àïí tẩo vâ gûãi êm thanh nến, bẩn cố thïí bưí sung cho nố khẫ nùng nây. PureVoice Player/Recorder ca Qualcomm tuy àûúåc thiïët kïë àïí câi vâo Eudora, nhûng nố cng hoẩt àưång nhû mưåt cưng c àưåc lêåp. Hậy tẫi nố tûâ àõa chó trïn vâ câi àùåt. Cùỉm microphone vâo cưíng dânh cho nố, ghi rưìi nhêën nt Attach àïí bưí sung file thu àûúåc vâo thưng àiïåp trong Messenger. Ngûúâi nhêån cêìn cố phêìn mïìm Player/ Recorder àïí nghe êm thanh ca bẩn. * Outlook 98/2000 - ZipOut ca MicroEye lâ mưåt phêìn bưí sung (plug-in) ca Outlook 2000 giấ 15 USD, nố tûå àưång nến cấc file gùỉn kêm thû àưëi vúái mổi dẩng mc Outlook (cưng ty khưng cung cêëp phiïn bẫn cho Outlook 97/98, nhûng phêìn bưí sung dûúái àêy cho Outlook Express lâm viïåc àûúåc vúái Outlook 97/98). Bẩn tẩo file gùỉn kêm nhû bònh thûúâng, ZipOut sệ gối file nây vâo file nến .zip khi bẩn gûãi thưng àiïåp ài. Bẩn cố thïí kiïím soất cấc file gùỉn kêm, loẩi nâo cêìn nến loẩi nâo khưng, chùèng hẩn bỗ nến tâi liïåu vïì danh sấch cưng viïåc vâ cấc cåc hển. Chó cêìn tẫi phiïn bẫn thûã miïỵn phđ tûâ www.microeye.com/zipout/ZipOut.exe. * Outlook Express - Tuy Outlook Express khưng cố nhûäng trang àiïím multimedia cho cấc thưng àiïåp, bẩn cố thïí bưí sung plug-in àïí thûåc hiïån viïåc nây. Objective Voice Email cho Windows lâ mưåt plug-in nhû vêåy, cho phếp bẩn ghi vâ gùỉn kêm thû thoẩi àûúåc nến úã mûác cao vâo cấc thưng àiïåp Outlook Express. Bẩn cố thïí tẫi phiïn bẫn dng thûã 14 ngây miïỵn phđ ca plug-in giấ 30 USD nây tûâ www.objectivevoice.com/pub/ovew61.exe. Nố cng hoẩt àưång vúái AOL, Eudora, Hotmail, Netscape Messenger vâ Outlook 97/98. Lâm thïë nâo àïí lûu lẩi bẫn sao cấc thưng àiïåp àậ gûãi ài mâ loẩi bỗ àûúåc file gùỉn kêm? Ai cng mën giûä lẩi nhûäng thû tûâ àậ trao àưíi, vò vêåy hêìu hïët cấc chûúng trònh e- mail àïìu cố folder Sent. Nhûng khưng phẫi mổi thưng àiïåp gûãi ài àïìu cêìn lûu lẩi hóåc lûu toân bưå. Chùèng hẩn, bẩn khưng mën lûu nhûäng tâi liïåu lúán gùỉn kêm vúái thû vò àậ cố chng trïn àơa cûáng. Cấch giûä cho folder Sent àûúåc gổn gâng nhû sau: * Eudora - Trûúác hïët phẫi àẫm bẫo lâ bẩn àang lûu bẫn sao ca thû àûúåc gûãi ài: chổn Tools.Options, nhêën mc Sending Mail, chổn ư Keep copies, nhêën OK. Sau àố, thûúâng xun múã hưåp Out vâ nhêën àp vâo thưng àiïåp bêët k cố file gùỉn kêm (àấnh dêëu bùçng kđ hiïåu kểp giêëy). Nhêën vâo tïn file trong dông Attached ca tiïu àïì àïí àiïím sấng file àố rưìi nhêën Delete. Trẫ lúâi Yes trong hưåp thoẩi tiïëp theo. * Messenger - Messenger khưng thïí xốa file gùỉn kêm mâ khưng xốa ln thưng àiïåp. Àïí xốa cẫ hai, nhêën vâo folder Sent, àiïím sấng thưng àiïåp rưìi nhêën Delete. Phûúng ấn khấc duy nhêët lâ chổn Edit.Preferences, rưìi nhêën vâo mc Copies and Folders bïn dûúái Mail & Newsgroups. Xốa têët cẫ cấc ư dûúái “When sending a mail message, automatically” àïí àẫm bẫo Messenger khưng lûu lẩi file gùỉn kêm nâo, cng nhû têët cẫ cấc bẫn sao ca nhûäng thưng àiïåp àậ gûãi trûúác àố. * Outlook 98/2000 - Outlook khưng cố thiïët lêåp àïí lûu bẫn sao nhûäng bûác thû àậ gûãi trong folder Sent mâ cố thïí loẩi bỗ file kêm. Nhû vêåy khưng cố nghơa lâ bẩn khưng kiïím soất àûúåc folder Sent. Nïëu khưng cêìn giûä lẩi bẫn sao ca cấc thưng àiïåp gûãi ài, bẩn hậy chổn View.Options, bỗ chổn chûác nùng Save sent message to, vâ nhêën Close. Àïí loẩi bỗ file gùỉn kêm khỗi thưng àiïåp àang nùçm trong folder Sent, múã thưng àiïåp, nhêën phđm phẫi vâo biïíu tûúång Attachment vâ chổn Remove. * Outlook Express - Cng nhû vúái Outlook, úã àêy khưng cố cấch nâo àún giẫn àïí khỗi lûu cấc file gùỉn kêm mâ bẩn àậ gûãi ài. Khưng mën lûu mổi thưng àiïåp àậ gûãi ài (cố hay khưng cố file kêm), chổn Tools.Options.Send vâ bỗ chổn Save copy of sent messages trong folder Sent Items. Sau àố, àïí lûu cấc thưng àiïåp riïng biïåt trong folder Sent Items, ngay trûúác khi gûãi thưng àiïåp bẩn hậy chổn File.Copy to Folder, chổn folder Sent Items vâ nhêën OK. NHÊÅN THÛ Cố thïí sùỉp xïëp ûu tiïn cho cấc thưng àiïåp trong in-box (hưåp thû àïën) àûúåc khưng? Vúái hâng chc thû gûãi àïën, lâm thïë nâo àïí tòm àûúåc nhûäng thû cêìn xûã l ngay, nhûäng thû chûa gêëp vâ spam àïí loẩi bỗ? Sau àêy lâ mưåt sưë th thåt àïí thûåc hiïån àiïìu Hònh 2. Trònh ghi PureVoice câi sùén trong Eudora gip bẩn nhng cấc file êm thanh nến úã mûác cao vâo thưng àiïåp. File kêm cố thïí lúán cúä nâo? Trong khi cấc chûúng trònh e-mail khưng cố giúái hẩn chđnh thûác vïì kđch thûúác ca file kêm, nhiïìu ISP vâ nhâ quẫn l e-mail lẩi khưëng chïë kđch thûúác nây àïí trấnh gêy sûå cưë cho cấc hïå thưëng ca hổ. Vò vêåy bẩn cêìn tham khẫo nhâ cung cêëp dõch v ca mònh trûúác khi àõnh gûãi nhûäng file kêm quấ lúán cúä hâng MB. 6666 6666 66 PC WORLD VIETNAM - January 2000 nây. * Eudora - Chổn Tools.Filters, nhêën New vâ chổn tiïu chín Header thđch húåp (vđ d: chûáa th@pcworld.com.vn nghơa lâ ûu tiïn thû ca ngûúâi gûãi cố àõa chó nây). Trong phêìn Action, chổn Make Priority tûâ danh sấch trẫi xëng, chổn tiïëp Highest to Lowest trong trûúâng xët hiïån. Àống cûãa sưí Filter vâ trẫ lúâi Yes cho ‘Save changes to Filters?’. Àïí sùỉp xïëp mổi thưng àiïåp theo thûá tûå ûu tiïn, chó cêìn nhêën vâo cưåt Priority. * Messenger - Àïí sùỉp xïëp ûu tiïn cấc thưng àiïåp khi chng àûúåc gûãi àïën, chổn Edit.Message Filters, nhêën New rưìi thiïët lêåp tiïu chín thđch húåp. Tiïëp theo, chổn Change priority vâ chổn trong 6 phûúng ấn sùỉp xïëp. Àùåt tïn cho bưå lổc nây (trûúâng trïn cng) vâ nhêën OK. Giúâ àêy bẩn cố thïí sùỉp xïëp theo Priority bùçng cấch nhêën vâo cưåt nây trong hiïín thõ tiïu àïì. * Outlook 98/2000 - Cưng c “message flags” (àấnh dêëu thưng àiïåp bùçng cúâ) trong Outlook àïí trấnh trûúâng húåp cấc thưng àiïåp quan trổng phẫi chúâ àúåi úã cëi hâng trong Inbox. Àïí àấnh dêëu mưåt thưng àiïåp, nhêën phđm phẫi vâo thưng àiïåp, chổn Flag for Follow Up, rưìi trong danh sấch ‘Flag to’, chổn hânh àưång mâ bẩn mën nhúá àïí thûåc hiïån vúái thưng àiïåp vâ nhêën OK. Thiïët lêåp thúâi hẩn cho hânh àưång nây trong cng hưåp thoẩi, Microsoft Outlook sệ nhùỉc nhúã bẩn àng lc. * Outlook Express - Mùåc d cưng c message flags ca Outlook Express 5 khưng cố chûác nùng nhùỉc nhúã vâ cấc kiïíu theo dội nhû Outlook, nhûng nố cng gêy àûúåc sûå ch àưëi vúái nhûäng thưng àiïåp quan trổng. Àïí àấnh dêëu mưåt thưng àiïåp, trûúác tiïn hậy chổn nố rưìi chổn Message.Flag Message. Mën xem cấc thưng àiïåp àậ àấnh dêëu úã àêìu Inbox, nhêën vâo tiïu àïì cưåt Flag àïí sùỉp xïëp danh sấch theo trẩng thấi cúâ hiïåu. Outlook Express 4 khưng cố tđnh nùng nây. Cố thïí ty biïën thưng bấo nhùỉc nhúã khi cố thû àïën khưng? Phêìn lúán cấc chûúng trònh e-mail àïìu cho phếp bẩn xấc àõnh cấch thưng bấo vïì thû múái àïën. Nhiïìu ngûúâi thđch cố êm thanh riïng câi vâo chûúng trònh thânh thưng bấo mùåc àõnh. Sau àêy lâ cấch thûåc hiïån: * Eudora - Eudora cố nhiïìu cấch àïí bấo cho bẩn biïët cố thû àïën; àấng ch nhêët lâ thưng bấo bùçng êm thanh. Chổn Tools.Options, cån theo danh sấch hẩng mc vâ nhêën vâo biïíu tûúång Getting Attention. Bỗ chổn têët cẫ cấc ư chó àïí lẩi ‘Play a sound’. Nhêën vâo ư chûä nhêåt mâu xấm khưng cố tïn nùçm dûúái chûác nùng nây, rưìi chổn mưåt file .wav bêët k cố trïn hïå thưëng ca bẩn. * Messenger - Messenger phất ra mưåt êm thanh khi cố thû múái àïën, nhûng nïëu mën cẫi tiïën thưng bấo nây, múã folder Communicator Utilities (trong folder Netscape Communicator dûúái menu Start) vâ nhêën vâo Netscape Mail Notification. Àõnh hònh tiïån đch nây bùçng cấch nhêën phđm phẫi vâo biïíu tûúång Envelope trong khay hïå thưëng. Chổn Options vâ thûåc hiïån cấc thiïët lêåp qua cấc tab. Cëi cng, kếo shortcut ca Mail Notification vâo folder StartUp ca menu Start àïí nố chẩy mưỵi khi bẩn khúãi àưång mấy tđnh. * Outlook 98/2000 - Àïí Outlook nhùỉc nhúã bẩn khi cố cấc thưng àiïåp quan trổng àûúåc gûãi àïën, chổn Tools.Rules Wizard, nhêën New, chổn tiïëp Notify me when important messages arrive, vâ nhêën Next. Chổn nhûäng àiïìu kiïån bẩn mën qui àõnh tòm kiïëm khi quết thû àïën, nhêën Next lêìn nûäa rưìi chổn nhûäng hânh àưång bẩn mën Outlook thûåc hiïån. Lẩi nhêën Next àïí bưí sung nhûäng ngoẩi lïå cho qui àõnh, nhêën Next lêìn cëi, àùåt tïn cho qui àõnh nây vâ nhêën Finish. * Outlook Express - Outlook Express mùåc nhiïn phất ra êm thanh mưỵi khi mưåt thưng àiïåp múái àïën hưåp thû ca bẩn (mën tùỉt chûác nùng nây, chổn Tools.Options, nhêën vâo ư General, bỗ chổn Play sound when new messages arrive). Àïí thay àưíi êm thanh, nhêën àp vâo Sounds trong Control Panel ca Windows, cån àïën New Mail Notification vâ nhêën browse àïí tòm êm thanh thđch húåp. Sau àố nhêën OK. Àấnh dêëu nhûäng thưng àiïåp quan trổng àûúåc gûãi àïën trong OE 5 bùçng cấch chổn Tools.MessageRules.Mail, chổn nhûäng àiïìu kiïån cêìn tòm kiïëm, chổn hânh àưång bẩn mën qui àõnh thûåc hiïån, mư tẫ vâ àùåt tïn cho qui àõnh nây rưìi nhêën OK. Inbox Assistant ca OE 4 khưng cố chûác nùng thưng bấo thû àïën. Hònh 3. Àïí àẫm bẫo chó cố cấc thưng àiïåp quan trổng (chûá khưng cố spam) tòm àûúåc àûúâng vâo hưåp thû Outlook ca bẩn, hậy xấc àõnh nhûäng qui àõnh cho têët cẫ thû àïën trong Rules Wizard. Cấch nâo dïỵ nhêët àïí bưí sung cấc mưëi liïn hïå vâo sưí àõa chó? Àậ àïën lc cêìn biïën cën sưí tay bùçng giêëy thânh sưí àiïån tûã. Bẩn cố cêìn phẫi nhêåp têët cẫ nhûäng dûä liïåu nây vâo mấy? Khưng. * Eudora - Àïí bưí sung thưng tin ca ngûúâi gûãi vâo sưí àõa chó, hậy àiïím sấng tiïu àïì thưng àiïåp hóåc múã thưng àiïåp ra. Chổn Special.Make Address Book Entry hóåc nhêën Ctrl-K. Bẩn cố thïí thay àưíi tïn mc nây trûúác khi tïn àûúåc bưí sung vâo sưí àõa chó. * Messenger - Nhêën phđm phẫi chåt vâo tiïu àïì thưng àiïåp hóåc nhêën vâo chưỵ bêët k trong nưåi dung thưng àiïåp úã ư preview. Chổn Add Sender to Address Book tûâ menu xët hiïån. Kiïím tra lẩi thưng tin àûa vâo, bưí sung thïm thưng tin bẩn cêìn (bao gưìm nhûäng chi tiïët trong ư Contact vâ Notes) rưìi chổn sưí àõa chó àïí àûa mc nây vâo (trûúâng trïn cng). Nhêën OK. * Outlook 98/2000 - Múã thưng àiïåp, nhêën chåt phẫi vâo tïn hay àõa chó e-mail úã dông From, chổn Add to Contacts. Nhêåp thïm thưng tin nâo bẩn cêìn vâo hưåp thoẩi Contact rưìi nhêën Save vâ Close. * Outlook Express - Nhêën phđm phẫi chåt vâo thưng àiïåp trong danh sấch thưng àiïåp vâ chổn Add Sender to Address Book. Trong OE 4 thò trûúác tiïn bẩn phẫi múã thưng àiïåp rưìi nhêën chåt phẫi vâo àõa chó From vâ chổn Add to Address Book. Bẩn cng cố thïí àiïìn vâo Address Book nhûäng tïn vâ àõa chó àûúåc liïåt kï trïn cấc server cưng cưång. Àïí thûåc hiïån, chổn Tools.Address Book, chổn tiïëp Edit.Find People (trong OE 4 lâ Edit.Find), chổn dõch v bẩn mën tûâ danh sấch ‘Look in’, nhêåp tiïu chín tòm kiïëm vâo cấc trûúâng àûúåc àûa ra vâ nhêën Find Now. Thu Nga PC World 12/1999 . àiïím multimedia cho cấc thưng àiïåp, bẩn cố thïí bưí sung plug-in àïí thûåc hiïån viïåc nây. Objective Voice Email cho Windows lâ mưåt plug-in nhû vêåy, cho phếp bẩn ghi vâ gùỉn kêm thû thoẩi àûúåc nến úã