Một dự án không kết thúc một cách thần kỳ khi sản phNm cuối cùng trong kế hoạch đã được hoàn thành mà các nhà quản trị dự án cần phải thực hiện một số công việc để dịch chuyển dự án thàn
Trang 1KẾT THÚC DỰ ÁN
Dự án có thể đi vào giai đoạn kết thúc song PM vẫn còn phải giải quyết rất nhiều công việc trong giai đoạn này Một dự án không kết thúc một cách thần kỳ khi sản phNm cuối cùng trong kế hoạch đã được hoàn thành mà các nhà quản trị dự án cần phải thực hiện một số công việc để dịch chuyển dự án thành một hoạt động thường xuyên Một PM giỏi sẽ tuân theo các tiến trình để chính thức kết thúc dự án
Các công việc kết thúc dự án có thể được áp dụng cho dù dự án được kết thúc bởi lý
do gì Các công việc kết thúc dự án có thể được chia thành 2 nhóm: kết thúc hợp đồng và kết thúc hành chính Nội dung của chương này sẽ xoay quanh hai chủ đề này, với mục tiêu
là cung cấp cho người đọc các nội dung sau đây
- Các lý do để kết thúc dự án
- Các công việc cần phải làm khi kết thúc hợp đồng
- Các bước công việc khi kết thúc dự án về mặt hành chính
I GIỚI THIỆU
1 Các lý do kết thúc dự án
Trong chương 1, chúng ta đã định nghĩa dự án là một nỗ lực tạm thời nhằm tạo ra một kết quả, sản phNm, dịch vụ mang tính duy nhất Do mang tính tạm thời nên về bản chất, tất cả các dự
án đều có đời sống hữu hạn, có nghĩa là phải luôn có một thời điểm kết thúc Ngoài ra, do dự án tạo ra các sản phNm, dịch vụ hay kết quả nên luôn có các sự kiện để ghi nhận sự kết thúc của dự
án Hay nói cách khác, một dự án cần phải được kết thúc một cách chính thức Nếu không sẽ có những tình huống mà một dự án thành công về những phương diện khác lại trở thành một thất bại về tài chính Giai đoạn kết thúc dự án sẽ thực hiện việc hoàn tất dự án một cách chính thức Giai đoạn kết thúc dự án là giai đoạn quan trọng nhất trong chu kỳ sống của dự án Tác giả Nicholas nhận định rằng “ Sự kết thúc có thể diễn ra theo nhiều cách khác nhau Cách kết thúc tốt nhất là theo một tiến trình có hệ thống, được lập kế hoạch, cách tệ nhất là chấm dứt công việc một cách đột ngột, hoặc rút dần nỗ lực, hoặc nguồn lực được điều chuyển sang các dự án khác được ưu tiên hơn”
Có nhiều lý do dẫn đến sự kết thúc dự án :
● Mục tiêu của dự án đã hoàn tất
● Các mục tiêu của dự án không còn mang tính khả thi (điều kiện thị trường thay đổi, chi phí leo tháng, nguồn lực sút giảm, mất cơ hội, nhu cầu thay đổi, ưu tiên của các mục tiêu đã thay đổi
● Những lý do xuất phát từ bản thân dự án: Thực hiện kém, chất lượng tồi, vi phạm hợp đồng, lập kế hoạch và kiểm soát kém, quản lý tồi, hoặc khách hàng không hài lòng với nhà thầu Quyết định kết thúc sớm dự án rất khó khăn Có một số câu hỏi cần cân nhắc khi quyết định kết thúc dự án
– Dự án bị xóa bỏ bởi các tiến bộ kỹ thuật?
– Đầu ra của dự án vẫn đạt hiệu quả về chi phí hay không?
– Đây có phải thời điểm để hội nhập hay kết hợp dự án như là một bộ phận của các hoạt động thường xuyên?
– Liệu có những phương án tốt hơn để sử dụng ngân quỹ, thời gian và nhân lực đã được phân bổ cho dự án?
– Liệu thay đổi từ môi trường đã làm thay đổi nhu cầu về đầu ra của dự án?
Trang 22 Các cách kết thúc dự án:
Có 4 cách thức chủ yếu để kết thúc một dự án: xóa bỏ, kết hợp, hội nhập và cắt giảm nguồn lực
-Xóa bỏ: dự án được dừng lại Việc dừng lại dự án có thể là do dự án đã thành công và đạt
mục tiêu đề ra Nguyên nhân cũng có thể là do thất bại, ví dụ loại thuốc mới không đạt được hiệu quả hoặc thất bại do các nguyên nhân bên ngoài như thay đổi của môi trường Một trường hợp đặc biệt của xóa bỏ dự án là “bị hãm hại” từ nhiều nguyên nhân như mâu thuẫn chính trị trong tổ chức, các cuộc sáp nhập công ty v.v Hai tính chất quan trọng của hình thức này là việc kết thúc
dự án đột ngột và không có dấu hiệu báo trước
Dấu hiệu dễ thấy nhất của kết thúc dự án bằng cách xóa bỏ là các hoạt động cốt lõi đã chấm dứt Một số các hoạt động tổ chức khác vẫn còn phải thực hiện ví dụ như sắp xếp lại nhân
sự dự án, phân phát giải quyết tài sản, máy móc trang thiết bị, chuNn bị báo cáo tổng kết dự án
- Kết hợp: Trong trường hợp dự án mang tính nội bộ tức nhằm phục vụ cho tổ chức mẹ,
nếu dự án thành công, nó có thể được kết thúc bằng cách được chính thức hóa thành một bộ phận của tổ chức mẹ Quá trình này rất khác với kết thúc bằng cách xóa bỏ Trong cả hai trường hợp,
dự án không còn tồn tại nữa song nhân lực, tài sản trang thiết bị của dự án sẽ được chuyển giao
từ dự án sang bộ phận mới được hình thành Sự chuyển hóa từ dự án thành bộ phận, phòng ban hoặc chi nhánh sẽ đi đôi với các quy định về ngân sách, về quản lý tuân theo các chuNn mực của công ty mẹ, đồng thời đi đôi với các yêu cầu về đóng góp lợi nhuận Dự án không còn ở vị thế
ưu tiên, mà trái lại phải đương đầu với tất cả các căng thẳng, giới hạn và ràng buộc của các hoạt động thường xuyên
Cũng có nhiều trường hợp, thành viên của nhóm dự án yêu cầu được chuyển sang dự án khác vì họ không cảm thấy thoải mái với bầu không khí của công ty mẹ Quá trình chuyển đổi này là thời điểm khó khăn đối với PM vì nó đòi hỏi sự nhạy bén về chính trị Dự án có một đời sống riêng, chịu những trách nhiệm và rủi ro riêng Song khi trở thành một bộ phận trực thuộc tổ chức, nó cũng phải đương đầu với các tránh đấu hàng ngành bắt nguồn từ sự cạnh tranh giữa các nhà quản lý
- Hội nhập: Đây là là một trong những cách phổ biến nhất song cũng phức tạp nhất để kết
thúc các dự án thành công Tài sản, trang thiết bị và nhân lực của dự án sẽ được phân chia cho các bộ phận của tổ chức mẹ Song kết quả của dự án trở thành một bộ phận của tổ chức mẹ hoặc của hệ thống của khách hàng Trong một số trường hợp, hội nhập không đặt ra vấn đề Ví dụ nhóm dự án thiết lập một trung tâm máy móc mới, hướng dẫn khách hàng vận hành và bảo trì và sau đó ra đi Nếu là thiết lập một hệ thống sản xuất phức tạp, thì mức độ hội nhập sẽ khó khăn hơn Nói chung, các vấn đề của hội nhập thường tỷ lệ nghịch với mức độ kinh nghiệm của tổ chức mẹ (hoặc tổ chức khách hàng) trong các lĩnh vực : công nghệ cần phải hội nhập, hội nhập thành công các dự án khác
Hội nhập cũng gặp phải các khó khăn như trong trường hợp kết thúc dự án bằng kết hợp Trong trường hợp này, dự án có thể không bị xem như là kẻ chen ngang song các cá nhân nhóm
dự án khi được luân chuyển về những bộ phận chức năng có thể bị nhìn nhận như vậy
-Cắt giảm nguồn lực: Hình thức này không hẳn là kết thúc dự án song cắt giảm ngân sách
dần dần Có nhiều lý do khiến cho các dự án không thành công chưa được kết thúc Ở một số công ty, việc chấp nhận thất bại của dự án không có lợi cho các tranh dành chính trị Do đó, ngân sách của dự án bị cắt giảm sao cho dự án không thể tiến triển, và buộc phải tái phân bổ nhiều thành viên nhóm dự án Trong thực tế, dự án đã kết thúc song về mặt giấy tờ nó vẫn tồn tại như
là một thực thể đầy đủ với số lượng nhân viên đủ để duy trì sự hiện diện ví dụ một thư ký để viết báo cáo hằng năm
Trang 33 Các vấn đề về kêt thúc dự án
Giai đoạn kết thúc dự án thực sự là một giai đoạn căng thẳng đối với những người có liên quan vì các lý do sau đây :
- Khách hàng sẽ được chuyển quyền sở hữu về kết quả chính của dự án và họ sẽ là người
có tiếng nói cuối cùng phán xét về chất lượng và nghiệm thu sản phNm
● Nguồn lực sẽ được dịch chuyển từ dự án sang cho các dự án khác vừa bắt đầu
● Trọng tâm chú ý của khách hàng/nhà quản trị cấp cao sẽ dịch chuyển sang các dự án mới, mà thiếu quan tâm đến các dự án đang gần đến kết thúc
● Nhóm dự án sắp sửa được tái phân bổ sang các dự án khác, hoặc các bộ phận khác
● Các công việc kết thúc không phải luôn rõ ràng
● Nhóm dự án có thể thiếu động cơ để hoàn thành công việc
Trong đó, vấn đề cuối cùng là vấn đề gây lo lắng nhất, vì nếu không có sự hỗ trợ của nhóm
dự án có tinh thần làm việc cao thì nhà quản trị dự án sẽ gặp khó khăn khi quản lý, dẫn dắt dự án
đi đến thành công Thiếu động cơ có thể phát sinh từ nhiều yếu tố trong đó:
- Nhóm dự án cảm thấy hụt hẫng, mất mát, do họ nhận ra rằng dự án đang đi đến kết thúc
và đó cũng là sự kết thúc của một tập thể và của các mối quan hệ đã được xây dựng trong suốt
dự án
- Hầu hết các thành tích và các bước đột phá lớn đã đạt được trước đó, nên giai đoạn này nhóm cảm thấy công việc ít thử thách, hấp dẫn
- Các thành viên nhóm lo lắng về công việc trong tương lai
Vấn đề về tinh thần làm việc này lại xảy ra vào thời điểm tồi tệ nhất của dự án khi mà dự
án đã gần kết thúc và khi nhà quản trị dự án đang cần chú tâm vào để hoàn tất công việc Trong suốt giai đoạn này, sự quan tâm của khách hàng lên đến đỉnh điểm khi sản phNm hay dịch vụ của
dự án được chuyển giao cho họ Các bước nghiệm thu, kiểm tra và công nhận kết quả, chuyển giao các kiến thức, hướng dẫn sự dụng, các văn bản tài liệu cuối cùng, ký kết hợp đồng thành lý
và các thủ tục kết toán đều là những lĩnh vực quan trọng mà nhà quản trị dự án phải đương đầu Ngoài các nhiệm vụ kết thúc hợp đồng và hợp đồng tài chính, nhà quản trị dự án còn phải đương đầu với các vấn đề về tinh thần, cảm xúc của nhân viên
Ngoài ra, khi dự án đang nhanh chóng hết dần thời gian và nguồn lực, thì nhà quản trị dự
án cần phải yêu cầu cao hơn Cần có các kiểm soát chặt chẽ hơn, họp báo cáo tiến độ thường xuyên hơn, và như vậy càng dẫn đến gia tăng sức ép cho nhóm dự án và cho cả bản thân nhà quản trị
II TIẾN TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN
1 Kết thúc dự án về mặt hợp đồng
Mục đích của tiến trình kết thúc hợp đồng là nhằm khẳng định các yêu cầu, ràng buộc, nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ và được đáp ứng đúng như mong đợi Nhà quản trị dự án, khách hàng và các đối tượng hữu quan chủ chốt phải cùng hoàn tất công tác kiểm tra sản phNm để khẳng định rằng hợp đồng đã hoàn tất
Kết thúc hợp đồng có thể gắn với các công tác kết thúc hành chính do đây là tiến trình nhằm khẳng định rằng công việc đã được hoàn thành Trong một số trường hợp, khi hợp đồng đã
bị hủy bỏ, kết thúc hợp đồng sẽ được xem xét Các dữ kiện về dự án cần phải được cập nhật để phản ánh công tác kết thúc hợp đồng và việc chấp nhận sản phNm hay công việc
Trang 4a Xem xét, đánh giá các dữ liệu về hợp đồng
Để kết thúc thành công một hợp đồng, các chi tiết của hợp đồng cần được đánh giá Bước đánh giá này để đảm bảo rằng việc kiểm tra sản phNm đã được hoàn thành và tương thích với thỏa thuận đã đề cập trogn hợ đồng Ngoài hợp đồng, đánh giá này thường xem xét nhiều yếu tố khác như :
• Tiến độ của công việc được hợp đồng
• Các yêu cầu thay đổi hợp đồng, cả yêu cầu được chấp thuận và yêu cầu bị từ chối
• Các tài liệu mà nhà cung cấp đã xây dựng và chuyển cho dự án (nếu có)
• Các tài liệu cuối cùng, hóa đơn, giấy tờ thanh toán
• Kết quả của các kiểm tra, thanh tra về hợp đồng
b Đánh giá toàn diện tiến trình mua ngoài
Thành công và thất bại của tiến trình mua ngoài của dự án cũng được đánh giá từ giai đoạn hoạch định mua ngoài cho đến giai đoạn quản lý hợp đồng Mục đích của công tác đánh giá là rút kinh nghiệm những điểm tốt và chưa tốt trogn suốt tiến trình mua ngoài này Các bài học này
có thể được áp dụng cho các bộ phận khác hoặc cho các dự án khác trong tổ chức
c Hoàn tất kết thúc hợp đồng
Công tác kết thúc hợp đồng được xem như hoàn tất khi có một hồ sơ dữ liệu về hợp đồng gồm có một tập hợp đầy đủ các dữ liệu đã được chỉ mục về tiến trình mua ngoài được tạo ra và được tích hợp vào trong tiến trình kết thúc về mặt thủ tục hành chính của dự án Các dữ liệu này bao gồm cả các thông tin về tài chính cũng như thông tin về hiệu quả và mức độ chấp nhận của sảnphNm, hay dịch vụ mua ngoài
Giả định rằng dịch vụ mua ngoài là đạt yêu cầu và đáp ứng được các đòi hỏi, yêu cầu đặt ra của hợp đồng, hợp đồng đã có thể được thanh lý Kết thúc dự án chính thức sẽ được thể hiện bởi một văn bản thông báo cho nhà cung cấp Thông báo này cung cấp thông tin rằng phần việc của nhà cung cấp đã được hoàn tất đúng yêu cầu và hợp đồng được kết thúc
Khi đã có quyết định kết thúc dự án, giai đoạn kết thúc cũng cần được lên kế hoạch, lập tiến độ, được giám sát và kiểm soát như những công việc khác trong dự án Công việc này còn được gọi kết thúc hành chính Kết thúc hành chính phải được tiến hành cùng với các công việc khác đã được hoạch định nhằm hoàn tất việc tạo ra kết quả của dự án Cả hai loại kế hoạch này đều cần phải giám sát, kiểm soát thì mới đảm bảo dự án hòan tất một cách hiệu quả và đúng thời hạn
2 Tiến trình kết thúc hành chính dự án
Trong giai đoạn kết thúc dự án, cần phải thực hiện một tiến trình bắt đầu từ hoạch định kết thúc, cho đến khi chấm dứt và hoàn tất dự án Các phần sau của chương sẽ thảo luận chi tiết các bước này
Để giúp cho nhà quản trị dự án tập trung toàn tâm toàn ý vào nhu cầu của khách hàng và vào kết quả dự án, cần có một chuyên gia được bổ nhiệm để giám sát, hỗ trợ giai đoạn kết thúc Các nhiệm vụ chính của chuyên gia này như sau:
• Đảm bảo rằng công việc đã hoàn tất, ngay cả các công việc do các nhà thầu phụ đảm trách
• Thông báo cho khách hàng về sự kết thúc của dự án và đảm bảo rằng sản phNm đã được chuyển giao (và lắp đặt) Khách hàng cần phải có phản hồi về việc nhận được sản phNm
• Đảm bảo rằng các tài liệu là đầy đủ, bao gồm cả đánh giá cuối cùng về sản phNm của dự
án cũng như việc chuNn bị cho Báo cáo tổng kết dự án,
Trang 5• Thanh toán các hóa đơn còn lại và theo dõi việc chuNn bị hóa đơn cuối cùng gửi cho khách hàng
• Tái phân phối nhân lực, trang thiết bị và các nguồn lực khác đến nơi thích hợp
• Giải quyết các vấn đề về pháp lý Nộp hồ sơ đăng ký bản quyền Lưu trữ các tài liệu không công bố
• Quyết định dữ liệu nào cần lưu giữ Đảm bảo rằng các tài liệu phải được cất giữ ở nơi phù hợpvà trách nhiệm lưu giữ tài liệu được bàn giao cho bộ phận lưu trữ của tổ chức mẹ
• Tìm hiểu về các yêu cầu hỗ trợ cho sản phNm (ví dụ: phụ tùng, dịch vụ) và quyết định thực hiện hỗ trợ nếu cần thiết, phân công trách nhiệm
• Kiểm soát việc khóa sổ dự án
a Lập kế hoạch hoàn tất công việc
Các công việc hòan tất dự án được chia ra làm hai mảng chính : công tác hành chính và công tác hợp đồng Để đảm bảo không bỏ sót công việc, các dự án nên xây dựng phiếu kiểm tra chuNn để hỗ trợ quá trình này
Meredith and Mantel đề xuất các yếu tố sau :
A Văn phòng dự án và tổ chức nhóm dự án
● Tổ chức cuộc họp kết thúc dự án
● Thực hiện các công việc nhân sự cần thiết
● Đánh giá thành tích nhân viên
● Tái bố trí/ giải phóng nhân sự
B Các hướng dẫn và các thủ tục
● Đóng cửa kết thúc văn phòng dự án
● Chấm dứt các thủ tục báo cáo
● Hoàn tất và lưu trữ các file dữ liệu về dự án
C Tài chính
● Hoàn tất, chính thức hóa các tài liệu tài chính và các lưu trữ
● Đánh giá các chi phí và phí cuối cùng
● ChuNn bị báo cáo tài chính cuối cùng về dự án
● Thu tiền bán hàng và các khoản nợ còn lại
D Xác định dự án
● Xây dựng tài liệu cuối cùng về phạm vi của dự án
● ChuNn bị WBS cuối cùng của dự án và các file
E Các kế hoạch, các ngân sách và ngân quỹ
● Ghi nhận và tài liệu hóa ngày giao hàng thực tế của tất cả các kết quả trong hợp đồng
● Ghi nhận và tài liệu hóa ngày hoàn thành thực tế của các nhiệm vụ (trách nhiệm) khác trong hợp đồng
● ChuNn bị báo cáo về dự án và báo cáo tình trạng công việc
F Kiểm soát công việc
Trang 6● Kết thúc tất cả các đơn đặt hàng và các hợp đồng
G Đánh giá dự án và kiểm soát
● Đảm bảo việc hoàn thành tất cả các công việc
● ChuNn bị báo cáo đánh giá cuối cùng
● Tiến hành cuộc hợp đánh giá cuối cùng
● Kết thúc các thủ tục báo cáo tiến triển, báo cáo về tài chính và nhân sự
H báo cáo cho nhà quản trị cấp cao và khách hàng
● Đệ trình báo cáo cuối cùng cho khách hàng
● Đệ trình báo cáo cuối cùng cho nhà quản trị cấp cao
I Marketing và quản lý hợp đồng
● Tập hợp toàn bộ các tài liệu cuối cùng về hợp đồng, với các tài liệu xem xét, điều chỉnh
và các tài liệu khác có liên quan
● Kiểm tra và ghi nhận sự phù hợp với các điều khoản hợp đồng
● Tập hợp các tài liệu về sự chấp nhận của khách hàng
● Chính thức thông báo cho khách hàng về sự hoàn tất dự án
● Bắt đầu và theo đuổi các phàn nàn, cáo buộc chống lại khách hàng (Initiate and pursue any claims against client)
● ChuNn bị và tiến hành các phàn nàn (cáo buộc) từ phía khách hàng
● Bắt đầu truyền thông rộng rãi về sự kết thúc của khách hàng
● ChuNn bị báo cáo cuối cùng về tiến triển dự án
J Mở rộng – kinh doanh mới
● Ghi nhận và tài liệu hóa tất cả các phương án để mở rộng dự án hoặc các lĩnh vực kinh doanh mới có liên quan
● Có được các cam kết về việc mở rộng dự án
K Kiểm soát các số liệu lưu trữ của dự án (records control)
● Hoàn tất các hồ sơ dự án
● Tập hợp hoặc xóa bỏ tất cả các dữ liệu khác về dự án theo yêu cầu
L Mua sắm và thầu phụ
● tài liệu hóa việc tuân thủ (compliance) và hoàn thành đối với mỗi dự án, các họp các nhà thầu phụ và các đơn hàng mua sắm
● Kiểm tra các thay toán sau cùng đối với mỗi hợp đồng, các nhà thầu phụ và các đơn hàng mua sắm
● THông báo cho tất cả các người cung cấp/nhà thầu về việc hoàn tất dự án cuối cùng
M Tài liệu hóa các vấn đề về kỹ thuật
● Tập hợp và lưu trữ tất cả các tài liệu về phương diện kỹ thuật
● ChuNn bị báo cáo kỹ thuật cuối cùng
N Chấp nhận và chuyển giao cho khách hàng
● Các hướng dẫn giao hàng cuối cùng
Trang 7● Chấp nhận cuối cùng của khách hàng và chuyển giao cho khách hàng
● kế haọch chuyển giao quyền sở hữu
O Hoạt động tại hiện trường
● Kết thúc các hoạt động tại hiện trường
● Hủy các tài liệu và thiết bị
● Giải phóng các tài sản khác
Một công cụ hỗ trợ khác có thể được dùng xem xét giai đoạn kết thúc trong mối quan hệ với các mục tiêu của dự án về phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro, nhân sự, mua sắm, truyền thông Các câu hỏi cần đặt ra cho mỗi lĩnh vực là ‘Cần phải làm gì để đảm bảo đạt được mục tiêu này?” Sau khi tất cả các công việc kết thúc đã được xác định, một cần xây dựng một kế hoạch kết thúc tích hợp
b Kiểm tra các kết quả của dự án
Sự thông qua cuối cùng của khách hàng về tất cả của kết quả là dấu hiệu cho thấy dự án đã hoàn tất Do đó cần đảm bảo rằng tất cả các kết quả đều đã được chính thức chấp nhận và được khác hàng nghiệm thu bằng văn bản
Điều này có thể diễn ra trong suốt giai đoạn thực hiện dự án và tiếp tục ở giai đoạn kết thúc Nhà quản trị dự án cần chắc chắn rằng mỗi một kết quả (sản phNm, dịch vụ) đã được yêu cầu trong hợp đồng đều có văn bản chấp nhận chính thức cuối cùng Các chấp nhận bằng miệng hoặc hoặc chấp nhận tạm thời trong giai đoạn thực hiện thì nên tránh
c Xem xét các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả
Thời điểm dự án kết thúc cũng là khi thành công của nhóm dự án được đo lường Một trong những đo lường về thành công là xem thử dự án có đạt được những mục tiêu đã đề ra hay không Một đo lường khác là liệu các tiêu chuNn về thực hiện dự án (thời gian, chi phi, phạm vi, chất lượng v.v.) có đạt được hay không Các mục tiêu và các chỉ tiêu về thực hiện thường được thiết lập trong giai đoạn xác định dự án Ở đây cần phân biệt rõ các lợi ích mà kết quả dự án mang lại với các tiêu chuNn thực hiện Sự khác biệt cơ bản là nhà quản trị dự án chỉ chịu trách nhiệm giải trình về sự hoàn tất (thực hiện) của dự án chứ không chịu trách nhiệm về những gì xảy ra sau khi dự án kết thúc (lợi ích của dự án) Do đó, ở đây chúng ta cũng cần phải lưu ý rằngcác mục tiêu và đo lường thành tích có liên quan cụ thể đến các kết quả của dự án Các thông số này không đo lường thành công của các kết quả kinh doanh do các sản phNm hay dịch
vụ từ dự án mang lại Như vậy liệu nhà quản trị dự án và người tài trợ cho dự án có nên hcịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của dự án trong việc tạo ra các lợi ích hay không? Theo Turner89, bước cuối cùng thuộc vè trách nhiệm của nhà quản trị dự án hay người bảo trợ
dự án phụ thuộc vào từng hòan cảnh Song điều thốgn nhất ở đây là giai đoạn kết thúc ngay từ đầu đã được xác định là một bộ phận không thể tách rời của chiên slược dự án Có thể người bảo trợ sẽ nhận tranh nhiệm giải trình nếu chủ đầu từ không có được mức thu nhập trên đầu tư mong muốn và do đó gánh nặng còn lại nằm trên vai người bảo trợ
TÌnh tình thực hiện dự án sẽ được đánh giá căn cứ vào các tiêu chuNn và từ đó xây dựng báo cáo cuối cùng đánh giá tình hình thực hiện Đây sẽ là công việc được thực hiện trong bước đánh giá sau triển khai (post implementation review)
d Giải phóng nguồn lực
Khi dự án kết thúc, cần phải giải phóng tất cả các nguồn lực, thiết bị, nguyên vật liệu và đặc biệt là nhân sự Ngoài ra, tất cả những người quản lý nguồn lực cần phải được thông báo rằng họ đã hoàn tất các cam kết đối với dự án
Các trang thiết bị và nguyên liệu cũng có thể được trả lợi cho các nhà cung cấp, song nhân
sự đòi hỏi có sự quan tâm đặc biệt vì thiết bị và nguyên liệu không thể gây ảnh hưởng lên các dự
Trang 8án trogn tương lai song nhân sự thì ngược lại Turner cho rằng “ Các thành viên nhóm dự án có thể đã có những đóng góp rất quan trọng, thậm chí đã hy sinh cho thành công của dự án” Nếu điều này không được công nhận, dự án khả quan nhất thì sẽ kết thúc trong một không khí không vui vẻ, hoặc tệ nhất thì sẽ gây sự bất bình còn lan tỏa sang các dự án kế tiếp
Nếu xử lý các vấn đề nhân sự không khéo léo và công bằng thì sẽ gây nên sự bất bình Nhân sự cần phải được tái phân bổ khi kết thúc dự án Nếu vấn đề sắp xếp nhân sự cần được lập
kế hoạch ở các giai đoạn đầu của dự án thì sẽ làm cho nhân viên thiếu động cơ làm việc Nhân sự
có thể trở về các đơn vị chức năng cũ hoặc phân bổ cho dự án mới hoặc có thể ra đi Các nguồn lực hoặc nhân sự khác cũng có thể được xử lý theo một những cách sau:
● Kết hợp – thành viên nhóm dự án được tích hợp vào tổ chức của khách hàng như là một phần của kết quả dự án
● Tích hợp – các thành viên nhóm dự án được tái phân bổ về các đơn vị và tổ chức trước đây của họ
● Loại bỏ: khi dự án đã kết thúc, công việc của thành viên nhóm cũng kết thúc, họ có thể
tự do tìm công việc khác
Nhà quản trị dự án phải có trách nhiệm giải phóng nguồn lực, và đảm bảo rằng nhân sự được giải phóng theo cách phù hợp, công bằng
e Các phương diện hợp đồng và kế toán
Các nhà quản trị dự án cần đảm bảo rằng tất cả các phươgn diện hợp đồng đã được giải quyết và quyết toán cuối cùng của dự án cũng hòan tát Tất cả các cam kết mang tính hợp đồng đối với khách hàng, người bán và nhà cung cấp cần được xem xét kỹ lưỡng và hoàn tất Điều này
có thể đòi hỏi phải trao đổi các báo cáo và chi trả các khoản thành toán cuối cùng Quyết toán về
dự án cũng phải được thực hiện Quyết toấn bao gồm phần tổng kết về chi phí và doanh thu, các báo cáo và đánh giá cuối cùng về chi phí, thanh toán tất cả các tài khoản, và kết sổ Khi đã hoàn tất thì không còn khoản chi phí nào có thể phát sinh cho dự án và do đó tại sao công tác quyết toán, kết sổ lại được thực hiện sau khi tất cả các nguồn lực đã được giải phóng và các cam kết hợp đồng đã được giải quyết
Các tài liệu về hợp đồng và về chi phí, kết toán sẽ được sử dụng trong giai đoạn đánh giá sau khi dự án kết thúc
f Hoàn tất các tài liệu
Dự án tạo ra hàng tấn các tài liệu và điều thiết yếu là các tài liệu này sẽ phải được tập hợp
và sắp xếp để sử dụng trong tương lại Một số tài liệu như báo cáo chi phí cuối cùng, các hợp đồng và các tài liệu thanh toán(yêu cầu) v.v chỉ có thể có được trong giai đoạn kết thúc và bước này trong tiến trình sẽ nhằm đảm bảo rằng các tài liệu này đã hoàn thành và được tập hợp lại Giai đoạn hoàn tất tài liệu dự án là vô cùng cần thiết vì đây là giai đoạn này là cơ sở để giải quyết bất kỳ các câu hỏi, các tranh chấp trong tương lai có thể nảy sinh từ dự án Các tài liệu cũng có thể được sử dụng như là một tài liệu hướng dẫn cho các nhà quản trị khác và là nguồn thông tin cho các dự án tương tự trong tương lai
Hệ thống tài liệu dự án có thể bao gồm các yếu tố sau :
● tài liệu ban đầu khởi sự dự án (đề án kinh doanh, đề xuất dự án);
● định nghĩa và các kế hoạch tiến độ và các tài liệu (PDR, kế hoạch gốc tích hợp về dự án);
● các tài liệu về tình hình thực hiện và trạng thái của dự án (báo cáo chi phí, báo cáo đánh giá tình hình thực hiệnh, các báo cáo đánh giá chung, các biên bản cuộc hợp);
● các tài liệu về hợp đồng ;
● các thư tín chung (bản ghi nhớ, thư từ, thư điện tử, faxes);
Trang 9● Thông tin kế toán và chi phí ;
● tài liệu kiểm soát sự thay đổi (các yêu cầu thay đổi, bộ ghi nhớ kiểm soát thay đổi );
● các tài liệu về kỹ thuật (quy cách kỹ thuật, các bản vẽ);
● tài liệu về hoạt động mua sắm ( đơn đặt hàng mua sắm, báo giá, brochures)
Khi cần thiết thì các tài liệu kế hoạch dự án ban đầu cũng như là kế hoạch cuối cùng đều cần phải được lưu giữ Các tài liệu này có thể được lưu trữ bằng nhiều phương tiện khác nhau như (văn bản giấy, điện tử, ảnh, video)
Hệ thống các văn bản tài liệu lưu trữ về dự án đặc biệt hữu ích trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh Do đó, các tài liệu phải sao cho giúp xây dựng được lại quá trình tiến triển
và các sự kiện của dự án
g Tiến hành đánh giá sau dự án
Quản trị dự án tốt phải luôn có đánh giá sau thực hiện dự án để xác định các điểm tốt và chưa tốt của quá trình thực hiện đồng thời rút ra các bài học kinh nghiệm từ dự án Ngoài ra các đánh giá sau này cũng xem xét thử có thực sự đạt được các lợi ích mà dự án mong muốn đemlại cho doanh nghiệp hay không Đánh giá sau dự án còn giúp cho tổ chức mẹ tích lũy và phát triển các thực tiễn quản lý dự án tốt hơn vì đây là cơ hội tốt nhất để rút kinh nghiệm Do đó điều quan trọng là các nhà quản trị cấp cao phải đọc báo cáo có được khi đánh giá sau dự án
Đánh giá sau dự án có thể được tiến hành như một cuộc đánh giá chính thức (audit) hoặc dưới hình thức một cuộc hợp có sự tham gia của tất cả các thành viên dự án Dù cho hình thức nào được sử dụng thì sau đó cũng cần xây dựng một báo cáo chính thức Báo cáo này chính là cơ
sở (hoặc là một phần) của báo cáo cuối cùng về kết thúc dự án
Cho dù ai có tiến hành đánh giá sau dự án thì cũgn cần hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của dự án Sự thông hiểu này sẽ giúp họ đặt ra các câu hỏi đúng đắn và phân tích các khía cạnh phù hợp của dự án Điều quan trọng là phải thấy rằng mặc dù đánh giá sau giúp có được cái nhìn thẳng thắn về dự án song mục đích không phải tìm ra các sai lầm hay
đổ lỗi cho một ai đó
Sau đây là một loạt danh sách các vấn đề có thể được đánh giá, xem xét Khi đánh giá một vấn đề nào đó, có thể xem xét các phương diện sau đây: các phương diện tốt, phương diện không tốt, những gì có thể cải thiện và những bài học có thể rút ra :
● chấp nhận của khách hàng và chuyển giao sản phNm ;
● các thủ tục quản lý hành chính ;
● kiểm soát sự thay đổi ;
● quản lý việc thanh toán ;
● truyền thông ;
● ra quyêt định
● tài liệu hóa về các chất lượng và tiêu chuNn
● quản lý tài chính và chi phí
● nhân sự, báo cáo cho khách hàng và cho nhà quản trị cấp cao;
● các kế hoạch, ngân sách và tiến độ ;
● các vấn đề tiền dự án (nghiên cứu tiền khả thi và khả thi, dự án kinh doanh/đề xuất dự án);
● quản trị mua sắm (nhà cung cấp, người bán, nhà thầu);
Trang 10● xác định dự án và hoạch định ;
● đánh giá dự án và kiểm soát ;
● các tiến trình quản trị dự án ;
● thành tích dự án ;
● kiểm soát các dữ liệu về dự án;
● quan hệ công chúng ;
● quản lý chất lượng ;
● các trình tự báo cáo ;
● quản trị rủi ro
Đánh giá sau khi thực hiện dự án mặc dù vô cùng quan trọng và mang lại lợi ích to lớn cho các nhóm hữu quan song hiếm khi được thực hiện Điều này có thể xuất phát từ những nguyên nhân sau đây :
Các nhà quản trị không muốn biết: Họ cho rằng dự án đã hoàn tất và liệu có thay đổi được
gì khi chúng ta đánh giá lại mọi việc có suôn sẻ theo đúng kế hoạch hay không Đây không phải
là thời gian để nhìn lại mà là để nhìn về phía trước
Các nhà quản trị không muốn trả giá: Do sức ép của ngân sách (cả về thời gian lấn chi phí) rất lớn nên họ thà chi tiêu nguồnlực cho dự án tương lai hơn là cho những gì đã được thực hiện Điều này không được xếp thứ tự ưu tiên cao: có nhiều dự án khác đang chờ đợi để thực hiện do đó các dự án đã hoàn tất không được ưu tiên cao
Có quá nhiều công việc (billable work) làm ra tiền cần phải làm Đánh giá sau dự án là một công việc không làm ra tiền, và họ còn rất nhiều các công việc làm ra tiền trong các dự án khác
h Báo cáo cuối cùng về dự án
Đây là công việc hành chính cuối cùng mà nhà quản trị dự án phải thực hiện trước khi kết thúc dự án- để viết báo cáo cuối cùng tóm tắt lịch sử của dự án và đánh giá tình hình thực hiện Đây là nhiệm vụ của nhà quản trị dự án và không thể giao quyền cho một người khác
Hầu hết các thông tin về dự án đã có sẵn trong hệ thống tài liệu của dự án, hoặc đã có từ các giai đoạn trước đó trong tiến trình kết thúc Hầu hết các nội dung còn lại của báo cáo sẽ phản ánh cái nhìn trung thực và thẳng thắn của nhà quản trị dự án về dự án đã hoàn tất Do đó báo cáo nên được viết càng sớm càng tốt ngay khi dự án kết thúc
Theo Meredith và Mantel, hệ thống quản trị dự án tốt có một hệ thông lưu giữ (Good project management systems have a memory) Thể hiện của trí nhớ đó là Bản báo cáo cuối cùng của dự án Bản báo cáo này không phải là một đánh giá káhc mà chính là lịch sử của dự án Đó là cái nhìn tuần tự theo thời gian về cuộc sống và các mố sự kiện quan trọng của dự án, là bản đánh giá chung về những điểm tốt và chưa tốt của dự án, về năng lực những người thực hiện dự án và
về những gì đã được thựchiện để tạo nên điều cơ bản cho dự án, và về cách thức mà dự án đã được điều hành
Hình thức của báo cáo không quan trọng bằng nội dung của báo cáo Sau đây là phần tóm tắt các nội dung cơ bản:
1 Tóm tắt :
● Các mục tiêu ban đầu của dự án về thời gian, chi phí và hiệu quả kỹ thuật ;
● Ý nghĩa của các mục tiêu này