Viết đơn xin việc Đơn xin việc của bạn có thể là mối liên lạc đầu tiên cho công ty. Công ty sẽ căn cứ vào đơn xin việc để quyết định bạn có phải là ứng cử phù hợp cho vị trí họ cần, và họ sẽ mời bạn tới phỏng vấn. Vì vậy cần phải cẩn thận khi soạn đơn xin việc, bạn phải soạn đơn sao cho các thông tin phải rõ ràng và dễ đọc. Bạn nên in đơn ra giấy kích cỡ phù hợp. Không nên dùng giấy tập cũ . Cố gắng soạn đơn xin việc một cách chuyên nghiệp bằng cách đánh máy hay bằng máy tính. Bạn nên ghi phai vào đĩa mềm. Cách này sẽ giúp
Trang 1Hội Sinh viên Tiền Hải
Chương trình:
Giao lưu Doanh nhân – Sinh viên
“Cánh cửa thành công”
Hà Nội, 10/2011
Trang 2Tài liệu được chúng tôi tổng hợpvà biên soạn từ những nguồn tin nhận được
sự tin cậy cao từ người đọc và tra cứu.Tài liệu có nhiều thông tin được lấy từ trang web www.vietnamworks.com và www.vinaviec.com Hi vọng tài liệu này sẽ mang lại cho bạn nhiều thông tin có ích.
Chúc bạn thành công!
Trang 3Viết đơn xin việc
Đơn xin việc của bạn có thể là mối liên lạc đầu tiên cho công ty Công ty sẽ căn cứ vào đơn xin việc để quyết định bạn có phải là ứng cử phù hợp cho vị trí họ cần, và họ sẽ mời bạn tới phỏng vấn
Vì vậy cần phải cẩn thận khi soạn đơn xin việc, bạn phải soạn đơn sao cho các thông tin phải
rõ ràng và dễ đọc
Bạn nên in đơn ra giấy kích cỡ phù hợp Không nên dùng giấy tập cũ Cố gắng soạn đơn xin việc một cách chuyên nghiệp bằng cách đánh máy hay bằng máy tính Bạn nên ghi phai vào đĩa mềm Cách này sẽ giúp bạn năng động hơn khi bạn soạn các đơn xin việc khác
Đơn xin việc
Có rất nhiều cách viết đơn xin việc Sau đây là một cách
Bắt đầu là địa chỉ, số điện thoại liên lạc của bạn, và ngày viết đơn Tên người bạn gửi đơn luôn phải là người có tên trong quảng cáo tuyển dụng Nếu không có chi tiết tên người tuyển dụng, bạn cần viết lời chào cho phù hợp
Nội dung
Viết về công việc, bạn đã thấy thông báo tuyển dụng ở đâu và khi nào Trình bày bất cứ thông tin nào về công việc bạn làm trước đây Nếu bạn đã từng làm việc tương tự như việc đang tuyển dụng, hãy chắc chắn bạn trình bày việc này và nhấn mạnh về điều đó để gây chú ý
Cuối thư, bạn nên có các thông tin liên lạc của bạn, gồm cả số điện thoại liên lạc, địa chỉ email vv
Sau cùng bạn nên giải thích tại sao bạn là ứng cử phù hợp với công việc Hãy làm cho người đọc có ấn tượng về bạn
Ký tên rõ ràng và tên đầy đủ của bạn ở dưới chữ ký nếu bạn gửi thư tay Các thư được gửi bằng đường điện tử thường không cần ký trừ khi khi phải scan Sau khi gửi thư điện thử, bạn có thể đồng thời gửi thư tay nếu người tuyển dụng yêu cầu Nhưng phần lớn họ không yêu cầu điều này
Luôn ghi nhớ
Trước khi viết đơn xin việc, bạn hãy cố gắng tìm hiểu về việc làm đó càng nhiều càng tốt
Hãy chuẩn bị những điều bạn sẽ viết trong đơn
Hãy viết đi viết lại nhiều lần cho đến khi bạn bằng lòng với nội dung đơn
Trang 4 Hãy chắc chắn bạn phải viết đúng ngữ pháp và kiểm tra chính tả vì người ta sẽ tìm ra nếu bạn viết lỗi
Soạn đơn bằng cách đánh máy hoặc bằng chương trình soạn thảo trên máy tính, nếu không bạn có thể viết tay thật đẹp Cách trình bày trong đơn rất quan trọng.* Hãy dùng loại giấy phù hợp để viết đơn
Nếu có thể, bạn gửi kèm với các thư giới thiệu và bằng cấp chứng chỉ liên quan Giữ tất cả bản gốc Nhưng đơn xin việc bạn phải gửi bản gốc, không gửi bản copy
Hãy thông báo với những người viết thư giới thiệu là bạn đang xin việc và với công ty nào Người tuyển dụng có thể sẽ liên lạc với họ trước khi quyết định mời bạn phỏng vấn
Luôn giữ một bản copy đơn xin việc của bạn
Phô tô vài bản lý lịch của bạn để mỗi lần gửi đơn xin việc bạn có thể kèm một bản lý lịch Nếu có thể, hãy điều chỉnh lại lý lịch cho phù hợp với công việc bạn đang xin
Luôn cập nhật lý lịch của bạn
Trang 5Kinh nghiệm làm việc, vị trí bạn đã từng đảm nhận là những yếu tố quan trọng nhất khi các nhà tuyển dụng lựa chọn hồ sơ các ứng viên Nhưng khi bạn là sinh viên, bạn chưa
có được những điều đó, bạn sẽ làm gì để giúp CV của mình lọt vào mắt xanh nhà tuyển dụng?
Hãy trình bày rõ những hoạt động tập thể bạn đã tham gia.
Ngay từ những dòng đầu của bản CV, bạn cần cho nhà tuyển dụng thấy bạn có những kinh nghiệm như thế nào qua các hoạt động tập thể bạn đã từng tham gia Hãy giúp nhà tuyển dụng hiểu thêm về bạn qua việc trình bày các vị trí bạn đã từng đảm nhận tại trường hoặc trong một câu lạc bộ
Bạn cũng nên nêu rõ những kinh nghiệm bạn đã có được khi tham gia các hoạt động như thế này Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao bạn ở những hoạt động bạn tham dự và những kinh nghiệm bạn có được cũng có thể thay cho kinh nghiệm làm việc thực tế của ứng viên
Nêu bật thành tích học tập của bạn
Nhiều bạn sinh viên thất bại do không biết cách làm nổi bật thành tích học tập của mình Thay vì việc bạn trình bày bạn học ở trường nào, năm nào, bạn hãy giúp nhà tuyển dụng thấy được các giải thưởng bạn được nhận, điểm số trung bình rất cao của bạn hoặc những môn liên quan đến vị trí bạn tuyển dụng mà bạn được thầy cô đánh giá cao
Hãy biết cách “đánh bóng” bản CV của bạn bằng chính thành tích học tập của mình Bạn hãy cho nhà tuyển dụng thấy, bạn có tố chất, khả năng và kiến thức chuyên ngành tốt đến mức nào
Những kỹ năng đặc biệt bạn đang có
Sinh viên bên cạnh thiếu về kinh nghiệm làm việc còn yếu kỹ năng Ngay từ khi ngồi trên ghế nhà trường bạn hãy nên chủ động trang bị cho mình những kỹ năng mềm cần thiết từ kỹ năng thuyết trình cho đến các kỹ năng làm việc nhóm
Trong bản CV của mình bạn cần thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy bạn có đầy đủ 3 nhóm kỹ năng cần thiết cho công việc bao gồm: Kỹ năng mềm, kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng tiếng Anh
Thái độ làm việc tích cực của bạn.
Đa phần các nhà tuyển dụng đều đánh giá cao thái độ làm việc của các ứng viên trẻ Bạn là sinh viên, bạn hãy biết cách đánh bóng CV của mình thêm lần nữa qua trình bày về những thói quen và thái độ làm việc tích cực, nhiệt tình, tinh thần ham cầu tiến, ham học hỏi trong
Trang 6phần tự thuật về bản thân mình Nhưng bạn hãy nhớ, hãy trung thực và đừng cố vẽ ra những
tố chất mà bạn không có
Nêu rõ mục tiêu nghề nghiệp của bạn.
Các nhà tuyển dụng sẽ ấn tượng hơn khi biết rằng bạn là một người có tham vọng, có mục tiêu cụ thể và tích cực trong công việc
Bạn hãy nêu rõ các mục tiêu về nghề nghiệp của mình Hãy gắn mục tiêu của bạn với mục tiêu chung của công ty, mục tiêu của vị trí mà bạn sẽ ứng tuyển Bạn cần nhớ, đừng làm một mục tiêu chung cho tất cả các vị trí mà bạn ứng tuyển
Trình bày rõ ràng và tránh lỗi chính tả
Cuối cùng, trước khi viết và gửi đi, bạn cần lựa chọn cách trình bày phù hợp Bạn có thể tham khảo các mấu CV trên Internet và lựa chọn cho mình mẫu phù hợp nhất hoặc tự mình thiết kế
ra một mẫu riêng để làm sao làm nổi bật được các thông tin về thế mạnh của bạn
Nếu bạn muốn có một bản lý lịch tự thuật (CV) tốt nhất, bạn cần phải học cách tổ chức bản CV Để hấp dẫn và thuyết phục hơn, bạn cũng nên phải thay đổi phong cách viết cho phù hợp.
Trong thực tế, không phải là những vấn đề to tát làm hỏng các bản CV mà nguyên nhân lại nằm ở những lỗi nhỏ nhặt, dễ bỏ qua nhất Hãy cùng tìm hiểu các lỗi thường thấy ở các bản CV Dưới đây là những “cạm bẫy” chung nhất mà các ứng viên thường gặp phải:
Không đưa ra thông tin phù hợp:
10 năm trước đây, người ta có thể chấp nhận việc có một kiểu chuẩn cho tất cả các CV, nhưng đối với thị trường công việc ngày càng nhiều cạnh tranh như hiện nay, cái cần thiết là một bộ
“y phục” phù hợp CV giúp bạn cập nhật và thể hiện nổi bật phương cách bạn có thể giúp ích cho một công ty cụ thể Một bản CV chung chung sẽ nói: Tôi cần một công việc, hãy giúp tôi Một bản CV tốt cộng với thư xin việc sẽ hướng đến nội dung: Tôi yêu công ty bạn, bạn đang
có một vấn đề cần giải quyết và tôi là người tốt nhất làm nhiệm vụ này Hãy dành thời gian và
cố gắng để thể hiện khả năng phù hợp với công viêc Hãy dồn sự tập trung vào công ty chứ không phải vào nhu cầu của bạn, chỉ bằng cách đó thông điệp của bạn mới “lọt tai” nhà tuyển tuyển dụng
K h ông trả lời câu hỏi thông báo tuyển dụng đặt ra:
Bạn thường bỏ qua câu hỏi bởi vì bạn đang vội vã hoặc là bạn tìm cách trốn tránh làm việc
đó Đừng chờ đợi đến cuộc phỏng vấn mới thể hiện rằng bạn tốt, bạn giỏi thế nào Hãy đọc toàn bộ thông báo tuyển dụng và ghi lại những yêu cầu cụ thể của họ Công ty đang cần những phẩm chất cá nhân nào; kỹ năng nào được coi là trọng yếu nhất; vai trò của kinh nghiệm thực tế Bạn cần phải hiểu chính xác các yêu cầu của nhà tuyển dụng chứ không phải của bạn CV cần trả lời được những câu hỏi cụ thể: như thế nào, cái gì, ở đâu và khi nào Rông dài quá mức: CV của bạn dài bao nhiêu? Độ dài lý tưởng là từ 2 đến 3 trang và 1 trang
Trang 7đối với thư xin việc Nếu bạn chỉ mới vừa rời cổng trường đại học, bạn sẽ có ít thứ để nói, nếu không thì cũng đừng nhồi nhét quá dài vào CV Một trang với những thông tin cần thiết mang giá trị chắc chắn sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc viết rông dài những thứ chẳng liên quan, dễ khiến nhà tuyển dụng mạnh tay “ném” sang một bên
Đặt thông tin vào những trật tự sai:
Phần giới thiệu là một trong những phần quan trọng nhất của CV Tuy nhiên, nhiều nhà “săn việc” lại giấu những thông tin cá nhân ở cuối CV còn nhiều người khác lại bỏ qua các chi tiết như tuổi, tình hình gia đình và thông tin liên hệ “Rao bán chính mình” là mục tiêu sống còn trong thuật viết CV nhưng phần lớn các ứng viên lại “bỏ bom” người đọc các loại bằng cấp, quá trình học tập và làm viêc Ứng viên đã quên đề cập đến mặt hàng mà họ đang mang đi bán Có thể khẳng định rằng, quan trọng nhất trong CV là phần viết về khả năng - thứ mà bạn đem ra bán Bạn cần xác định rõ mức độ chuyên nghiệp và khả năng của bạn Hãy thuyết phục và đảm bảo cho người đọc thấy rằng đầu tư vào những kỹ năng của bạn là sự lựa chọn tốt nhất
Trình bày dàn trải quá trình học tập:
Quá trình học tập của bạn kéo dài bao lâu? Bạn tìm cách liệt kê tất cả những kiến thức và thành tích học hành Điều này đôi khi khiến nhà tuyển dụng nghi ngại mức độ chuyên nghiệp của bạn Hãy nhớ rằng những phẩm chất chỉ trở nên quan trọng khi nó thuyết phục được người đọc mức độ phù hợp của bạn và các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm những người có nhận thức về “chào hàng” Vì vậy, hãy tập trung vào những chi tiết thực tế, cố gắng thể hiện
kỹ năng “chào hàng” bằng việc nhấn mạnh khả năng và kinh nghiệm phù hợp Đừng dùng bằng cấp giáo dục trung học “làm phiền” nhà tuyển dụng, chỉ trong trường hợp đó là chứng nhận giáo dục cao nhất của bạn hay bạn lần đầu tìm kiếm việc làm Trọng tâm phải được đặt vào thành tích nổi bật chứ không phải vào ngày tháng
Quá nhiều chi tiết về sở thích:
Sở thích không cần thiết phải đưa vào trong CV Tại sao nhà tuyển dụng lại phải quan tâm đến kỹ năng sút bóng của bạn? Hãy đưa phần sở thích ra khỏi CV nhưng chắc chắn rằng CV vẫn có một cá tính riêng Bạn có thể nêu những đặc điểm thể hiện được thế mạnh cá nhân, khả năng hòa nhập của mình Điều này sẽ làm cho thông điệp của bạn trở nên hấp dẫn và thuyết phục hơn Không gửi kèm thư xin việc Đưa ra yêu cầu mong muốn không phải là điều
dễ dàng, nhất là khi công việc hiện tại của bạn không có nhiều ổn định, sức nặng lúc này càng dồn vào nhu cầu tìm một công việc mới Hãy gói gém CV bằng một lá thư xin việc hiệu quả Thể hiện mong muốn tìm việc bằng cách làm nổi bật những kỹ năng và mức độ chuyên nghiệp Dành 75% bức thư nói về nhà tuyển dụng chứ không phải về bạn
Cuối cùng, hãy xem xét lại thật cẩn thận bản CV Liệu nó đã đủ tốt, đủ tích cực và quả quyết?
Nó sẽ đánh bại đối thủ cạnh tranh hay bị đối thủ vượt mặt? Nếu chắc chắn rằng, CV xác định
rõ ràng thế mạnh, giá trị và mức độ chuyên nghiệp của bạn, bạn sẽ sớm có được cuộc phỏng vấn và cơ hội cho một công việc tốt
Trang 8Điều quan trọng nhất là phải tìm hiểu về công ty, các sản phẩm và dịch vụ của họ trước khi phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại.
1. Phỏng vấn qua điện thoại
a. Nghiên cứu tìm hiểu :
Phải tìm kiếm đầy đủ thông tin của trang web công ty trước khi gọi điện thoại
b. Mục đích phỏng vấn?
Xác định lý do bạn muốn làm tại công ty đó
Lên danh sách những ưu điểm: Xác định những ưu điểm và kỹ năng của bạn
để xem bạn có phù hợp cho vị trí công việc đó nếu không, tốt nhất là bạn không nên đi phỏng vấn
c. Sở thích cá nhân:
Lên lịch phỏng vấn tại thời điểm mà bạn cảm thấy thoải mái nhất phỏng vấn trực tiếp tốt hơn là qua điện thoại
d. Sơ yếu lý lịch:
Nhớ mang mang theo sơ yếu lý lịch khi đi phỏng vấn, do vậy bạn có thể trả lời được những câu hỏi của người phỏng vân
e. Hãy trung thực:
Hãy đi vào trực tiếp vấn đề nếu như bạn không biêt, hãy nói là không biết Hãy trung thực, hoà nhã, chân thành và tự tin nhưng không được kiêu ngạo nếu bạn thấy người khác muốn nói nhiều, cứ để người ta nói vì họ thích có người lằng nghe họ
f. Tiếp theo?
Cuối buổi phỏng vấn, hãy cố đạt được một cuộc phỏng vấn trực tiếp Hãy tự hõi bước tiếp theo là gì trước khi kết thúc cuộc gọi
g. Xác định các yếu điểm:
Nếu có thể, hãy cố tìm ra xem người phỏng vấn thấy được những điểm mạnh và điểm yếu của bạn bằng cách này, bạn có thể phát huy những thể mạnh và hạn chế bớt yếu điểm của bạn tại buổi phỏng vấn trực tiếp
Trang 92. Phỏng vấn trực tiếp
a. Đến đúng giờ:
Một điều tối quan trọng là luôn đến trước giờ phỏng vấn Không bao giờ được phép đến muộn và xin lỗi vớI lý do: “Xe tôi bị hết xăng!”
b. Di động:
Phải nhớ tắt điện thoại di động khi vào phỏng vấn vì nghe điện thoại khi phỏng vấn không làm tăng giá trị của bạn hoặc làm cho người khác thấy bạn là người bận rộn Trái lại, bạn sẽ gây ấn tượng không tốt với người phỏng vấn bạn
c. Chuẩn bị kỹ:
Trứơc khi đến công ty, hãy tìm hiểu về công ty đó-hãy tìm kiếm trên trang web của công ty đó và viết xuống một số câu hỏi bạn có thể tìm kiếm trên Google phải biết được lý do tại sao bạn lại muốn làm cho công ty đó người phỏng vấn luôn quan tâm liệu bạn có biêt gì về công ty và sản phẩm của họ không
d. Định hướng đúng đường đi:
Hãy đi theo đường mà bạn cho là chinh xác nếu như không xác định được đường đến công ty cũng có nghĩa là bạn bị lạc đường Hãy đến trước 20 phút để tránh bị muộn Hãy đợi trước bên ngoài văn phòng và chỉ nên vào phỏng vấn trước 3 phút
e. THỰC HÀNH:
Thực hành kỹ năng phỏng vấn: tập trả lời các câu hỏi phỏng vấn như thể bạn đang được phỏng vấn Hãy thực tập vài lần để bạn cảm thấy tự tin hơn và hiệu quả hơn cho cuộc phỏng vấn thực
f. 3 bản sơ yếu lý lịch :
Mang theo ít nhất 3 bản sơ yếu lý lịch - đề phòng trường hợp họ không có bản copy sơ yếu lý lịch của bạn
g. Ghi nhớ:
Bạn có thể mang theo giấy và bút PDA để ghi lại 3 những câu chính của bạn về
công ty đó
h. Trang phục:
Trang phục công sở để có được vẻ bề ngoài nghiêm túc và chuyên nghiệp Ăn mặc gọn gàng và trải chuốt sẽ có ấn tượng tốt hơn là đơn giản trừ phi công ty đó nhắc bạn là mặc quần áo bình thường, còn hầu hết mọi người đều chọn mặc véc để đi phỏng vấn
Trang 10i. Tự tin:
Bắt tay chặt và chân thành khi đến phỏng vấn và tỏ thái độ tích cực
j. Thân thiên:
Hãy lắng nghe nhiều hơn là nói (tất cả mọi yếu tố đều quan trọng để nắm chăc thành công trong buổi phỏng vấn)
k. Nhìn thẳng:
Nhìn thẳng vào người phỏng vấn khi giao tiếp với họ
l. Lắng nghe chăm chú
Đây là yếu tố quan trọng nhất tạo nên hiệu quả của cuộc phỏng vấn Hãy lắng nghe những câu hỏi mà bạn được hỏi để trả lời thẳng thắn, dứt khoát và đầy đủ Không nên nói quá nhiều hoặc lạm dụng những ưu điểm của bạn một cách thái quá
m.Mức lương:
Nếu được hỏi về mức lương, hãy xác định thông tin chính xác liệu có bao gồm tiền thưởng và tiền hoa hồng hay không nếu họ hỏi bạn muốn mức lương nào, câu trả lời duy nhất là: “tôi chấp nhận một mức lương hợp lý của công ty ông”
n. Có thái độ tích cực:
Không được phê phán hay có bất kỳ một ý kiến tiêu cực nào nhân viên hiện tại hay trước đó của công ty Hãy tỏ ra lịch sự và chuyên nghiệp và tránh không đề cập vào vấn đề riêng tư
o. Hỏi về công việc
Hãy tỏ ra cho người phỏng vấn biết rằng bạn rất quân tâm đến công việc đó và hỏi nếu được làm, bạn sẽ làm gì tiếp theo
p. Gửi thư cảm ơn:
Hỏi xin danh thiếp để viết thư điện tử cảm ơn họ Có thể gửi thư trực tiếp tới người phỏng vấn bạn hoặc người môi giới
3. Một Số Câu Hỏi Trong Buổi Phỏng Vấn
a. Nói về bản thân bạn:
Hãy đưa ra nhiều thông tin chính xác và cô đọng về công việc hiện tại của mình
b. Tại sao bạn muốn làm cho công ty XYZ?