57 Hoàn thiện Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức

Trang 1

Lời nói đầu

Trải qua nhiều năm thực hiện chính sách đổi mới, chuyển nền kinh tế từcơ chế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý vĩ môcủa Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa, cùng với xu thế toàn cầu hoá nhhiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải thích ứng với nhu cầu của xã hội Hoạt

động trong hoàn cảnh dù lớn hay nhỏ đều phải tự chủ trong các hoạt động sảnxuất kinh doanh của mình, từ việc tổ chức vốn, tổ chức kinh doanh đến việctiêu thụ sản phẩm

Với doanh nghiệp thơng mại - đóng vai trò là mạch máu trong nền kinh

tế quốc dân- có quá trình kinh doanh theo một chu kỳ nhất định là: mua- dựtrữ- bán, trong đó khâu bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuấtkinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh Có bán đợc hàngthì mới lập đợc kế hoạch mua vào dự trữ cho kỳ tới, mới có thu nhập để bù đắpchi phí kinh doanh và tích luỹ cho quá trình kinh doanh Do đó, việc quản lýquá trình bán hàng có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp thơng mại.Để làm

đợc điều này thì công tác kế toán bán hàng của mỗi doanh nghiệp thơng mạicần đợc tổ chức và quản lý một cách khoa học, hợp lý

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác bán hàng và vai trò của kếtoán bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại Bằng những lý luận, phơng phápnghiên cứu đã đợc trang bị ở trờng học và kiến thức thực tế trong quá trìnhthực tập tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức, em cũng mạnh dạn nghiên cứu và

đóng góp một chút kiến thức của mình thông qua đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức” làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình.

Trang 2

cô giáo hớng dẫn PGS-TS Nguyễn Minh Phơng cùng các cán bộ nhân viênphòng kế toán – tài chính của công ty để chuyên đề này đợc hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần ITổng quan về Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn

Thơng Mại Hạnh ĐứcI.Đặc điểm chung của Công ty TNHHTM Hạnh Đức

Công ty TNHHTM Hạnh Đức đợc thành lập theo giấy phép thành lập số4201/GP/TLDN ngày 13 tháng 01 năm 2000 của UBND Thành phố Hà Nội

Đăng ký kinh doanh số 0103001786 ngày 07 tháng 03 năm 2000 do Sở

Kế Hoạch Đầu T thành phố Hà Nội cấp

Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán các loại máy photocopy, máy fax, máy

in, máy vi tính, các loại sản phẩm mang nhãn hiệu RICOH và các phụ kiện thaythế

Trang 3

Đợc thành lập từ năm 2000, đến nay thị phần của Công ty TNHHTMHạnh Đức đã có mặt ở 10 tỉnh phía Bắc, mạng lới đại lý phân phối tại các

tỉnh và thành phố đã và đang hoạt động rất hiệu quả

Trong nền kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt ngày nay, mộtdoanh nghiệp để có đợc vị trí đứng vững trên thị trờng là không dễ, nhng Công

ty TNHHTM Hạnh Đức đã từng bớc khẳng định mình trớc sự đầy biến độngcủa thị trờng và đã đạt đợc những thành tích nhất định Với đặc điểm là mộtdoanh nghiệp kinh doanh thơng mại, lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu củakhách hàng là phơng châm hoạt động của mình nên Công ty TNHHTM Hạnh

Đức đã không ngừng vơn lên có một thị phần đáng kể, Công ty đã tạo công ănviệc làm cho 32 cán bộ, công nhân viên với mức lơng trên 1 triệu đồng/ ng-ời/tháng

Nhằm thúc đẩy kinh doanh mở rộng thị trờng, Công ty thờng xuyên tổchức quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng về các sản phẩm củamình Xúc tiến, bán, giới thiệu sản phẩm ở các hội nghị khách hàng, hội chợtriển lãm, Đặc biệt trong công tác kinh doanh, công ty lấy dịch vụ sau bánlàm đòn bẩy sau bán, cung cấp hàng hoá nhanh chóng, kịp thời, miễn phí vậnchuyển, lắp đặt tại nơi, dịch vụ sửa chữa

Bên cạnh đó, Công ty cũng cung cấp các loại hàng hoá, vật t, phụ kiệnthay thế cho máy (đèn chụp, từ, chân, mực, giấy ) cho khách hàng có nhucầu Trong tơng lai, xu hớng phát triển của công ty là hớng vào kỹ thuật cao(cung cấp nhiều model mới, ứng dụng công nghệ cao), mở rộng mặt hàng kinhdoanh, nâng cao chất lợng dịch vụ kỹ thuật, hỗ chợ, tạo điều kiện cho các chinhánh, đại lý hoạt động có hiệu quả hơn

Có thể nói từ khi thành lập đến nay Công ty TNHHTM Hạnh Đức đã cónhững bớc đi ban đầu đầy vững chắc và nhiều thuận lợi, điều này đợc thể hiện

Trang 4

ở những thành tích mà công ty đã và đang đóng góp cho xã hội nh: giải quyếtviệc làm cho ngời lao động, phục vụ nhu cầu của nhân dân và các tổ chứctrong và ngoài thành phố Hà Nội Hiện nay mức đóng góp vào Ngân sách Nhànớc của công ty ngày càng tăng Đó chính là những đóng góp thiết thực củacông ty cho công cuộc đổi mới nền kinh tế đất nớc.

2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHHTM Hạnh Đức

Công ty TNHHTM Hạnh Đức là nhà phân phối các loại máy photocopy,máy fax, máy in, máy vi tính Sản phẩm đợc phân phối tới tay ngời tiêu dùngthông qua hệ thống phân phối sau:

- Kênh bán hàng trực tiếp

- Kênh bán hàng thông qua các cửa hàng của công ty

- Kênh bán hàng thông qua hệ thống các đại lý tại các tỉnh và thành phố.Công ty có nhiệm vụ quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành,phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi Nắm bắt khả năngkinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trờng để đa ra các biện pháp kinh doanh

có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợinhuận tối đa Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ Pháp luật củaNhà nớc về hoạt động kinh doanh đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công ty vàngời lao động

Công ty TNHHTM Hạnh Đức thuộc loại hình doanh nghiệp thơng mại.Công việc kinh doanh chủ yếu của công ty TNHHTM Hạnh Đức là phân phốicác loại máy photocopy, máy fax, máy in, máy vi tính đến tay ngời tiêu dùngthông qua các kênh phân phối của mình nên công tác tổ chức kinh doanh là tổchức quy trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là công nghệ sản xuất nh

ở các đơn vị sản xuất

Căn cứ vào kế hoạch của công ty đã lập, phòng kinh doanh triển khainhập hàng theo nhu cầu thị trờng và dựa trên báo cáo bán hàng và lợng hàngtồn kho của công ty Sau khi nhập hàng công ty bán hàng theo 2 phơng thức:Bán buôn và bán lẻ

Phơng thức bán buôn: Công ty bán buôn cho các đại lý ở các tỉnh và

thành phố lớn trong cả nớc theo mức chiết khấu quy định tính từ giá bán lẻ sảnphẩm Ngoài ra đại lý còn đợc hởng thêm hoa hồng do bán đợc hàng với số l-ợng lớn và thanh toán tiền hàng đúng hạn quy định của Công ty Sau đó các đại

lý bán ra theo giá bán lẻ quy định của công ty

Trang 5

Phơng thức bán lẻ: Công ty bán lẻ đến tay ngời tiêu dùng thông qua

kênh bán hàng trực tiếp (Đội ngũ nhân viên t vấn bán hàng trực tiếp) và hệthống cửa hàng của công ty Gía bán lẻ sản phẩm đợc quy định thống nhấttrong cả nớc

Các kênh bán hàng tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức hoạt động rất hiệuquả cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, sáng tạo đã mang lạilợi nhuận cao cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty

* Một số thành tựu chủ yếu Công ty đã đạt đợc trong những năm qua

Bảng một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty

Đơn vị tính: VND

Số tuyệt đối %

Tổng giá trị tài sản 3.649.150.112 4.825.322.241 1.176.172.129 32,23Tổng doanh thu 1.252.678.140 1.385.428.635 132.750.495 10,597 Giá vốn hàng bán 854.040.156 846.012.125 -8.028.031 -0,94 Lãi gộp 398.637.984 539.416.510 140.778.526 35,31

Lợi nhuận/ Doanh

Trang 6

 Tổng tài sản:

Tổng giá trị tài sản tăng 32,23% từ cuối năm 2005 đến cuối năm 2006 chủ yếu

do những đầu t mạnh mẽ vào tài sản dài hạn Tài sản dài hạn tăng do những đầu

t liên tục của Công ty nhằm đổi mới và hiện đại hoá các chính sách về thơngmại

 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ:

So với năm 2005, doanh thu thuần năm 2006 tăng 132.750.495 đồng, tơng

đ-ơng với 10,597% Doanh thu của Công ty tăng là do sự tăng trởng doanh thucủa tất cả các mặt hàng, trong đó mạnh mẽ nhất là máy photocopy, máy vi tính

và máy fax

- Doanh thu máy photocopy tăng hơn 67 triệu, tơng đơng với 9,375%

- Doanh thu máy vi tính tăng 26 triệu, tơng đơng với 16,67%

- Doanh thu máy fax tăng gần 17 triệu, tơng đơng với 83,33%

Đây là tốc độ tăng trởng cao, có đợc tốc độ tăng trởng nh vậy là kết quả đầu

t hoạt động đầu t thờng xuyên, liên tục về chiến lợc marketing, thông tin quảngcáo nâng cao thơng hiệu trên thị trờng, đặc biệt là giữ vững chế độ bảo trì saubán hàng và với đội ngũ nhân viên bán hàng năng động, hoạt bát nhằm nângcao doanh thu hàng năm và uy tín của Công ty trên thị trờng

 Lợi nhuận:

So với năm 2005, lợi nhuận năm 2006 tăng 140.778.526 đồng, tơng đơngvới tốc độ tăng là 35,31% Sở dĩ, lợi nhuận tăng nhanh nh vậy phải kể đến giávốn hàng bán giảm đi 8.028.031 đồng, tơng đơng với tốc độ giảm là 0,94% ma

đây lại là khoản mục chi phí có quy mô lớn nhất.Trong khi doanh thu tăng lên

mà giá vốn hàng bán giảm đi, chứng tỏ doanh nghiệp đã thực hiện tốt các biệnpháp giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm, không chỉ dừng lại ở đó mà chất lợngsản phẩm vẫn đợc ổn định và tăng lên

 Nguồn vốn chủ sở hữu:

Nguồn vốn CSH năm 2006 tăng so với nguồn VCSH năm 2005 là147.235.809 đồng, tơng ứng tốc độ tăng 6,194% Tốc độ tăng của vốn chủ sởhữu thấp hơn so với tốc độ tăng của tài sản

 Thu nhập bình quân của CBCNV/ tháng:

Thu nhập bình quân của CBCNV/ tháng năm 2006 tăng so với 2005 là15.000 đồng, tơng đơng với tốc độ tăng là 1,26% Là do doanh thu và lợi nhuân

đều tăng Điều này cho thấy đời sống của CBCNV dần đợc cải thiện

3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHHTM Hạnh Đức

Trang 7

Công ty TNHHTM Hạnh Đức tổ chức quản lý theo một cấp, bộ máyhoạt động của Công ty đợc chia thành các phòng dới sự quản lý trực tiếp củaBan Giám Đốc, các Trởng phòng Các phòng lại đợc chia nhỏ thành các tổ chứchoạt động do Trởng phòng quản lý, mỗi phòng đều có quy chế làm việc riêng,phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng mình nhằm đảm bảo cho côngviệc đạt hiệu quả cao nhất Ngoài ra, các phòng còn duy trì mối quan hệ cộng

đồng chặt chẽ, cùng nhau chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của côngty

tài vụ

*Giám đốc: Là ngời chịu trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành

mọi hoạt động kinh doanh của công ty với t cách là chủ doanh nghiệp

Ban giám đốc

Phòng Kinhdoanh

Phòng

kỹ thuật

Phòng

hành

chính

Trang 8

Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua việc phân công và

uỷ quyền cho phó giám đốc với vai trò tham mu theo ngành và quản lý theotuyến của các phòng nghiệp vụ:

o Phòng kinh doanh

o Phòng tổ chức

o Phòng kế toán

o Phòng kỹ thuật

Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy điều hành, phụ trách chung mọi hoạt

động của công ty nh công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lơng, công tác tiêuthụ, tài chính- kế toán, thống kê

*Phó giám đốc: Là ngời giúp việc cho Giám đốc các công tác về doanh

thu tiêu thụ sản phẩm Phụ trách về hành chính và quản lý về nhân sự, có tráchnhiệm đào tạo và tuyển dụng nhân sự theo nhu cầu của Công ty

*Phòng tổ chức-hành chính tổng hợp:

Phòng tổ chức hành chính có chức năng quản lý hành chính, quản lýnhân sự, có chức năng tham mu cho giám đốc về tổ chức, sắp xếp và quản lýlao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả Đồng thời nghiên cứu các biện pháp,xây dựng các phơng án nhằm hoàn thiện việc trả lơng, phân phối tiền thởng hợp

lý, chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho ngời lao động nh thôi việc,BHXH, BHYT và các chế độ khác liên quan đến ngời lao động Xây dựng kếhoạch và mua sắm trang thiết bị văn phòng công ty hàng tháng, hàng năm

Đảm bảo ổn định hoạt động văn phòng về chế độ làm việc của công ty

*Phòng kế toán :

Nhiệm vụ của phòng kế toán là có chức năng tham mu cho giám đốc vềmặt thống kê và giám sát hoạt động tài chính, chịu trách nhiệm quản lý tài sản,vật chất, hạch toán kinh tế theo quy định của Nhà nớc, quy chế của Công ty,thực hiện những công việc thuộc những vấn đề liên quan đến tài chính, vốn, tàisản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong kỳ kinh doanh, phải lập các bảngquyết toán, công khai toàn bộ tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí và kết quảkinh doanh trong kỳ Đề xuất lên giám đốc phơng án tổ chức kế toán Đồngthời thông tin cho ban lãnh đạo những hoạt động tài chính để kịp thời điềuchỉnh quá trình kinh doanh trong công ty Ngoài ra phòng kế toán còn cónhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh,phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc Lên quyết

Trang 9

toán tổng hợp của đơn vị theo đúng niên độ để nộp cho ban lãnh đạo công ty và

Bộ Tài chính theo định kỳ theo quy định của Nhà nớc

*Phòng kinh doanh:

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, xây dựng

kế hoạch dự trữ và tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu thị trờng thành lập các kênhphân phối sản phẩm đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty.Thực hiện ký kếtcác hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện và thanh lý các hợp đồng

đã ký Phòng kinh doanh hoạt động nhằm thực hiện nhiệm vụ do công ty đặt ra

đó là: cung cấp các loại máy photo, máy in ,máy fax, máy vi tính với phơngchâm đem đến cho khách hàng những giải pháp thích hợp, góp phần nâng caohiệu quả của việc hiện đại hoá văn phòng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng

đối với các sản phẩm, dịch vụ của công ty Ngoài ra, phòng kinh doanh cònphải phối hợp với phòng tài chính – kế toán để xác định tình hình công nợtheo các hợp đồng kinh tế và đôn đốc việc thu hồi công nợ

*Phòng kỹ thuật :

Phòng kỹ thuật hoạt động nhằm thực hiện nhiệm vụ do Công ty đặt ra đólà: kinh doanh vật t và dịch vụ kỹ thuật máy văn phòng với phơng châm đápứng nhanh, tốt nhất những nhu cầu hợp lý của khách hàng tạo sự hài lòng caonhất đối với sản phẩm và dịch vụ kỹ thuật của công ty

Với nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt chỉ có thể có chỗ đứng chonhững doanh nghiệp có đủ sức lực, trí tuệ và tài năng thực sự.Trong tơng laiCông ty sẽ phát triển mở rộng lĩnh vực hoạt động hơn nữa ra các tỉnh và thànhphố Đa dạng hoá các sản phẩm về máy photocopy, máy fax, máy in, hớng vào

Trang 10

kỹ thuật cao, nâng cao chất lợng dịch vụ kỹ thuật, hỗ trợ, tạo điều kiện cho cácchi nhánh, đại lý hoạt động.

Công ty TNHH- TM Hạnh Đức là 1 công ty thơng mại, nên trong kinhdoanh thì công ty đang dần hớng vào việc giảm chi phí và tăng doanh thu để tối

đa hoá lợi nhuận nhng vẫn giữ vững chất lợng sản phẩm; doanh thu hàng năm

đặt ra phải cao hơn năm trớc Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế

độ pháp luật của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh đảm bảo quyền lợi hợppháp của Công ty và ngời lao động

Về đội ngũ cán bộ công nhân viên thì trong những năm tới hớng sẽ thành lập 1

đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Trách Nhiệm

Hữu Hạn Thơng Mại Hạnh Đức

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

1.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Công ty TNHHTM Hạnh Đức có đặc điểm là 1 doanh nghiệp thơng mại

có quy mô vừa, số lợng, chủng loại hàng hóa kinh doanh đa dạng Với đặc

điểm này để tổ chức công tác kế toán đạt hiệu quả cao công ty tổ chức theo môhình trực tuyến, tập trung Theo đó công tác kế toán đợc tập trung thực hiện tạiphòng kế toán-tài vụ

Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình sau:

Kế toán trởng

1.2.Chức năng của từng nhân viên kế toán trong bộ máy

 Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về kế toán của công ty.

Kế toán vật

t, hàng hóa Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

Kế toánlơng, BHXH

Thủ kho

Trang 11

- Giám sát, kiểm tra việc thu chi tài chính của công ty theo đúng chế độ tàichính của nhà nớc và quy định của công ty.

- Tổ chức bộ máy tài chính kế toán, phân cấp chỉ đạo các công việc trongphòng kế toán

- Lập kế hoạch tài chính (hàng năm, trung hạn, dài hạn), tổ chức việc thực hiện

kế hoạch tài chính đồng thời theo dõi quá trình thực hiện

- Báo cáo với các cơ quan chức năng cấp trên về tình hình hoạt động tài chínhcủa công ty nh: Báo cáo với cơ quan thuế tình hình làm nghĩa vụ với Nhà nớc

- Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của công ty về vốn và nguồn vốn đểtham mu cho lãnh đạo công ty biết tình hình tài chính của công ty để ra quyết

định quản lý kịp thời, chính xác, hợp lý nguồn vốn, tăng nhanh vòng quay vốn,tăng nhanh tỷ suất lợi nhuận, cùng ban giám đốc công ty chịu trách nhiệm vềtài chính của công ty bao gồm: Phê duyệt các văn bản, sổ sách liên quan đếnvấn đề tài chính nhằm thống nhất quản lý tài chính của công ty

 Thủ quỹ: Là ngời thực hiện các khoản thu- chi tiền mặt tại quỹ cuả công ty

dựa trên các phiếu thu phiếu chi hàng ngày, ghi chép kịp thời, phản ánh chínhxác thu chi và quản lý tiền mặt hiện có, thờng xuyên báo cáo tình hình tiền mặttồn quỹ của công ty

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi và thanh toán tiền mặt , tiền gửiNgân hàng với các đối tợng khác, quản lý các loại vốn Ngân hàng, phụ tráchviệc vay trả với Ngân hàng

Thủ quỹ còn là ngời lập đầy đủ, chính xác các chứng từ thanh toán chokhách hàng, theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng và các khoản phải thukhác

 Kế toán tiền lơng và BHXH:

Trang 12

Có nhiệm vụ tính ra lơng phải trả cho cán bộ công nhân viên trong công ty

và và số tiền phải trích nộp cho cơ quan BHXH Cuối tháng phải lập bảng thanhtoán lơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty

 Kế toán kho : Theo dõi tình hình và báo cáo về hàng hoá trong kho cho

phòng kế toán

Các cán bộ làm công tác kế toán tại công ty đều có trình độ Đại học trởlên, trình độ chuyên môn đồng đều mỗi ngời đựơc chuyên môn hoá theo phầnhành Đồng thời cũng luôn có kế hoạch đối chiếu số liệu với nhau để phát hiệnkịp thời những sai sót

2 Chế độ kế toán và các hình thức kế toán

2.1 Chế độ kế toán

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày31/12 của năm báo cáo

Đơn vị tiền tệ: Tiền Việt Nam (VNĐ)

Để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời , công ty tổ chức kế toán hàngtồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Phơng pháp kế toán hàng tồnkho cuối kỳ theo giá thực tế, trị giá thực tế của hàng xuất kho đợc tính theo ph-

ơng pháp đơn giá bình quân gia quyền

Thuế GTGT đợc tính theo phơng pháp khấu trừ

Phơng pháp tính khấu hao: TSCĐ đợc tính khấu hao theo phơng phápkhấu hao đờng thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định theo thời gian sửdụng ớc tính

2.2 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức

Công ty TNHHTM Hạnh Đức căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế

độ thể lệ kế toán của Nhà nớc, căn cứ vào qui mô đặc điểm hoạt động sản xuấtkinh doanh, nên Công ty đã lựa chọn hình thức hình thức kế toán chứng từ ghi

sổ nhằm phát huy tốt vai trò và chức năng của kế toán tài chính trong công tácquản lý

Hệ thống sổ kế toán chính của Công ty gồm : Bảng kê, sổ chi tiết tàikhoản, sổ cái tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:

Trang 13

(hoÆc)

Chó thÝch:

Chøng tõ gèc

Sæ (thÎ) chi tiÕt TK

B¸o c¸o kÕ to¸n

Trang 14

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳQuan hệ đối chiếu(đối chiếu số liệu cuối kỳ)

Danh mục các sổ kế toán tổng hợp tại Công ty:

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái các tài khoản

Danh mục các sổ chi tiết tại Công ty:

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

- Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời bán

Sổ, thẻ kế toán chi tiết đợc tổ chức theo đặc điểm kinh doanh của Công ty

2.3 Đặc điểm tổ chức Báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo : Báo cáo bắt buộc của Công ty bao gồm Bảng cân đối

kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối phát sinh các tài khoản,Thuyết minh báo cáo tài chính Công ty phải gửi các báo cáo này cho cơ quanthuế, cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúcniên độ kế toán

3 Các phần hành kế toán chủ yếu

Kế toán vật t, hàng hoá:

Từ những phiếu nhập, phiếu xuất nhập vào máy, làm Bảng kê bán hàng; bảng

kê nhập và lập thẻ kho

Thủ kho: Xuất hàng khi có lệnh (đề nghị) từ trên, khi xuất- nhập hàng

phải lập phiếu xuất- nhập , chuyển phiếu xuất- nhập cho kế toán vật t, hàng hoá

để làm bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn vào cuối mỗi tháng

Sơ đồ quy trình hạch toán:

Sổchitiếthànghoá

Phiếu nhập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Thẻ kho

Trang 15

: Quan hệ đối chiếu

Thủ quỹ: Từ những chứng từ nhập, xuất lập phiếu thu, chi và vào sổ quỹ

để theo dõi, phản ánh chính xác thu chi

- Nhập thu, chi, sổ phụ ngân hàng vào máy, theo dõi số tiền vay (ngắn hạn, dàihạn, lãi phải trả hàng tháng)

Kế toán tổng hợp:

- Căn cứ vào số năm sử dụng tính khấu hao tài sản

- Nhập số liệu công nợ từ phiếu thu, chi, sổ phụ ngân hàng, phiếu kế toán vàomáy Đối chiếu và cân đối công nợ chi tiết của từng khách hàng (TK331, 131)

- Nhập thu, chi của hoá đơn, so sánh doanh số hàng nhập, xuất thực tế so vớihoá đơn

- Từ các HĐ GTGT, làm báo cáo thuế hàng tháng

- Nhập thu, chi của hoá đơn chi phí và lập sổ chi phí 642

- Lập báo cáo phải trả ngời bán:

Chứng từ nhập, xuất hàng hoá

Chứng từ ghi sổ (nhập, xuất)

Sổ (thẻ)kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính vàBáo cáo kế toán khác Bảng cân đối số

phát sinh

Trang 16

Quy trình ghi sổ:

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối kỳ

: Quan hệ đối chiếu

Kế toán lơng và BHXH: Từ bảng chấm công, hợp đồng lao động tính

l-ơng cho từng cán bộ công nhân viên, số tiền phải nộp cho cơ quan BHXH theo

tỷ lệ và thanh toán lơng cho từng cán bộ công nhân viên trong công ty vào ngàymồng 5 hàng tháng

Bảng thanh toán lơng và BHXH

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Hoá đơn bán hàng,Chứng từ thanh toán

Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán khác

Sổ chi tiết

TK 334, 338

Trang 17

hạnh đức I.Kế toán bán hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức

1.Đặc điểm kế toán bán hàng tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụcho khách hàng; doanh nghiệp thu tiền hay đợc quyền thu tiền Đó chính làquá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốnbằng tiền và xác định kết quả bán hàng, là kết quả cuối cùng của hoạt động sảnxuất, kinh doanh ở đơn vị Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng củahàng hoá đợc thực hiện Như vậy, bỏn hàng là tổng thể cỏc biện phỏp về mặt tổchức và nắm bắt nhu cầu của thị trường

Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bất kỳ một doanhnghịêp thơng mại nào cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán Hai chứcnăng này có mối quan hệ với nhau: mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt Đểthực hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động

đồng thời tổ chức nghiên cứu thị trờng, nghiên cứu nhu cầu ngời tiêu dùng

Chứng từ ghi sổ (TK334,338)

Sổ cái

TK 334,338

Bảng tổng hợp chi tiết TK334, 338

Bảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán khác

Trang 18

Qúa trình bán hàng tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức có những đặc điểmchính sau đây:

+ Có sự thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán: Ngời bán đồng ý bán, ngờimua đồng ý mua họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

+ Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: Ngời bán mất quyền sở hữu cònngời mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua

+ Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá doanh nghiệp cung cấp cho khách hàngmột khối lợng hàng và nhận lại từ khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thubán hàng Số doanh thu này là cơ sở để đơn vị xác định kết quả kinh doanh.Công ty TNHHTM Hạnh Đức có chức năng chính là mua, bán hàng hoá Vìvậy, nghịêp vụ tiêu thụ hàng hoá là nghiệp vụ chủ yếu đem lại lợi nhuận nênCông ty rất coi trọng việc tiêu thụ hàng hoá đến tận tay ngời tiêu dùng với chiphí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất

Hiện nay, hàng hoá kinh doanh của Công ty TNHHTM Hạnh Đức chủ yếu

là cung cấp máy RICOH cho khách hàng, bán lẻ các loại vật t, phụ kiện thaythế và dịch vụ sửa chữa bảo trì máy; các loại máy fax, máy in, máy vi tính, việcnày đợc thực hiện dựa trên những hợp đồng ký kết với khách hàng do phòngkinh doanh của Công ty thực hiện

Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lợng sử dụng cao, đạt tiêuchuẩn quốc tế

Đối tợng khách hàng của Công ty là ngời tiêu dùng trực tiếp, hệ thống các

đại lý tại các tỉnh và thành phố trên cả nớc

Đối với nghiệp vụ bán hàng tại Công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụhàng hoá thờng dựa vào các hoá đơn bán hàng hoặc các đơn đặt hàng củakhách hàng Trong hoá đơn bán hàng hoặc các đơn đặt hàng phải ghi rõ nhữngthông tin sau: Tên khách hàng, số TK, chủng loại hàng hoá, số lợng, đơn giá,quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạnthanh toán Căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán

2 Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức

Hiện nay tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức có 2 phơng thức tiêu thụhàng hoá đó là: Bán buôn và bán lẻ

2.1 Bán buô n: là việc bán hàng cho các cá nhân đơn vị, tổ chức kinh tế khác

với mục đích là để chuyển bán hoặc sản xuất gia công, rồi bán ra, khối lợnghàng hoá mỗi lần bán ra là lớn do đó phải lập chứng từ cho lần bán ra Bán

Trang 19

buôn đợc thực hiện qua 2 hình thức: Bán buôn qua kho và bán buôn chuyểnthẳng

a Bán buôn qua kho: Theo phơng thức này, hàng hoá đợc bán cho bên mua

đ-ợc xuất ra trực tiếp từ kho các đơn vị bán buôn Trong phơng thức này có 2hình thức:

* Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thứcnày bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng Doanhnghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua Saukhi đại diện bên mua nhận đủ hàng đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, lúc

đó hàng hoá chấp nhận là tiêu thụ

Nợ TK 632: giá xuất kho

Có TK 156: giá xuất kho

Ví dụ: Công ty TNHH TM Hạnh Đức xuất kho bán 05 máy photocoppy hãng

RICOH FT 4422 kèm mực, từ cho Công ty TNHH Hoa Hồng giá bán40.000.000đồng/ 1 máy (cha bao gồm thuế 10%) thanh toán bằng tiền mặt

Nợ TK 111: 220.000.000

Có TK 511:200.000.000

Có TK 3331: 20.000.000Kết chuyển giá xuất kho:

Nợ TK 632: 200.000.000

Có TK 156:200.000.000

* Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này căn

cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng Doanh nghiệp thơng mại xuấtkho hàng hoá chuyển hàng giao cho bên mua ở một địa điểm thuận lợi, hàngchuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Hàng đợcxác định là tiêu thụ khi nhận đợc tiền do bên mua thanh toán hay chấp nhậnthanh toán

- Trình tự hạch toán:

Trang 20

+ Khi xuất kho hàng hoá chuyển cho ngời bán, kế toán ghi:

Nợ TK 157: gía xuất kho

Có TK 156: giá xuất khoKhi phát sinh chi phí bán hàng:

++ Nếu bên bán chịu, kế toán ghi:

Nợ TK 641: Chi phí cha thuế

Có TK 133: Thuế GTGT

Có TK 111,112,131: Tổng chi phí++ Nếu bên bán mua chịu, kế toán ghi:

Nợ TK 138: Tổng chi phí

Có TK 111,112,331:tổng chi phíKhi nhận đợc thông báo bên mua đã nhận đợc hàng hoá, đã thanh toán haychấp nhận thanh toán, kế toán ghi:

+ Xác định doanh thu:

Nợ TK 111,112,131: Tổng giá trị thanh toán

Có TK 511: Doanh thu cha thuế

Có TK 33311: Thuế GTGT +Thu hồi chi phí thu hộ:

Nợ TK 111,112,131: Tổng chi phí thu hộ

Có TK 138: Tổng chi phí thu hộ+Xác định giá vốn:

Nợ TK 632: giá vốn hàng hoá

Có 157: giá vốn hàng bán

Ví dụ: Xuất máy 06 máy vi tính Sam Sung 14 inh để chuyển đến cho Trờng

Tiểu Học Hoàng Diệu với giá thanh toán (cả thuế GTGT 4.400.000 đồng) là44.000.000 đồng kèm theo từ và mực và từ 520.000 đồng Trị giá mua củamáy photo này 37.000.000 đồng Chi phí vận chuyển đã chi hộ ngời mua bằngtiền mặt 168.000 đồng (bao gồm thuế GTGT 5%)

+)

Nợ TK 157: 37.000.000

Có TK 156: 37.000.000+)

Nợ TK 138(1388-HD): 688.000

Có TK 111: 688.000+) Xác nhận doanh thu:

Trang 21

Nợ TK 112: 44.000.000

Có TK 511: 40.000.000

Có TK 33311:4.000.000+) Thu hồi chi phí thu hộ:

Nợ TK 111:688.000

Có TK 138:688.000+)Xác định giá vốn:

*Giao hàng trực tiếp (bán giao tay ba): theo hình thức này doanh nghiệp

th-ơng mại sau khi mua hàng, nhập hàng và giao trực tiếp cho đại diện bên muatại kho ngời bán Sau khi giao nhận đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bênmua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá đợc xác định là tiêuthụ

Ví dụ: Nhận hàng của Công ty cổ phần Siêu Thanh chuyển thẳng cho công ty

TNHH Hoa Hồng theo tổng giá thanh toán của hàng hoá (cả thuế giá ttị giatăng 10%) là 55.000.000 đồng Số tiền phải trả cho Công ty cổ phần SiêuThanh(cả thuế GTGT 10%) là 48.000.000 đồng , tiền hàng đã trả cho Công tySiêu Thanh bằng chuyền khoản sau khi trừ 1% triết khấu thanh toán đợc hởng.+) Phản ánh giá vốn:

Nợ TK 632: 48.000.000

Nợ TK 133: 4.800.000

Có TK 331(ST):52.800.000+)

Nợ TK 331(ST): 52.800.000

Có TK 515: 528.000

Có TK 112: 52.272.000+)

Nợ TK 131(HH): 55.000.000

Có TK 511: 50.000.000

Trang 22

Có TK33311: 5.000.000

- Trình tự hạch toán:

+ Xác định doanh thu:

Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán

Có TK 511: Doanh thu cha thuế

Có TK 33311: Thuế GTGT+ Xác định giá vốn:

Nợ TK 632 : giá mua cha thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT

Có TK111,112,131: Tổng giá thanh toán

*Theo hình thức chuyển hàng: Doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng,nhận hàng mua, chuyển hàng đến giao cho bên mua ở một địa điểm đã thoảthuận Khi nhận đợc tiền của bên mua hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợchàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá xác định là tiêu thụ

-Trình tự hạch toán:

Khi mua hàng chuyển thẳng cho ngời mua không qua kho, kế toán ghi:

Nợ TK 157: giá mua cha thuế

Có TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán

** Trờng hợp phát sinh triết khấu thơng mại

+ Khi triết khấu thơng mại kế toán ghi:

Nợ TK 521: Triết khấu thơng mại cha thuế

Nợ TK 333: Thuế GTGT giảm tơng ứng

Có TK 131, 111,112: Tổng số tiền giảm trừ cho khách hàngCuối kỳ kết chuyển số tiền triết khấu thơng mại đã chấp thuận, kế toán ghi:

Nợ TK 511:Khoản triết khấu thơng mại đợc kết chuyển

Có TK 521: Khoản triết khấu thơng mại đợc kết chuyển

** Trờng hợp phát sinh giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

Khi phát sinh giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kế toán ghi

Nợ TK 532: Khoản giảm giá hàng bán hoặc Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại

Nợ TK 33311: Thuế GTGT giảm tơng ứng

Có TK 131,111,112: Tổng số tiền giảm trừ cho khách

** Khi thu hồi tiền bán hàng

Trang 23

+ Nếu không phát sinh triết khấu thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 111,112,131: Số tiền đã thu

Có TK 131: Số tiền đã thu+ Nếu phát sinh triết khấu thanh toán kế toán ghi:

- Căn cứ vào giấy nộp tiền và bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, kế toán ghi:

Nợ TK 111: Tổng giá thanh toán

Có TK 511: giá bán cha thuế

+) Nợ TK 111: 2.750.000

Có TK 511: 2.500.000

Có TK 33311: 250.000+)

Nợ TK 632: 2.000.000

Có TK 156: 2.000.000

b Bán đại lý : là bên có hàng nhng không trực tiếp bán hàng mà nhờ đơn vị

khác bán hộ, khi bán đợc hàng bên giao đại lý đợc phép xác định doanh thutheo giá bán nhng phải tính “hoa hồng đại lý” để trả cho bên nhận đại lý

Trình tự hạch toán:

Trang 24

* Kế toán tại bên giao đại lý:

- Khi giao hàng cho cơ sở nhận đại lý

+ Nếu xuất kho:

Nợ TK 157: giá xuất kho

Có TK 156: giá xuất kho+ Nếu mua hàng chuyển thẳng không qua kho

Nợ TK 157: giá mua cha thuế

Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán

*Kế toán tại đơn vị nhận đại lý

- Khi nhận hàng về bán đại lý, kế toán ghi:

Nợ TK 003: Tổng giá thanh toán của hàng bán đại lý

- Khi bán đợc hàng kế toán ghi

Có TK 003: Tổng giá thanh toán của hàng bán đại lý

Đồng thời xác định ngay doanh thu

Nợ TK 111,112: Tổng giá thanh toán của doanh nghiệp

Có TK 511(5113): Hoa hồng đại lý đợc hởng

Có TK 331: Số tiền phải trả cho cơ sở đại lý

Ví dụ: Công ty TNHH TM Hạnh Đức xuất giao cho quầy bán hàng ký gửi

(Công ty TNHH TM và DV Hoa Hồng ) 5 máy vi tính trị giá 22.500.000 đồng.Ngày 30 theo Công ty TNHH TM và DV Hoa Hồng bán xong số hàng nhận đ -

ợc của Công ty TNHH TM Hạnh Đức theo giá bán (cả thuế GTGT 10%)24.750.000 đồng, thu bằng tiền mặt.Thanh toán hoa hồng đại lý theo tỷ lệ 8%.+)

Nợ TK 157: 22.500.000

Có TK 156: 22.500.000+)

Có TK 003_HĐ: 24.750.000+)

Nợ TK 111: 24.750.000

Có TK 331_HĐ: 24.750.000+)

Nợ TK 331_HĐ: 1980.000

Có TK 511: 1.980.000

Trang 25

3 Các phơng thức thanh toán tiền hàng

Hiện nay Công ty TNHHTM Hạnh Đức áp dụng các hình thức thanh toán chủyếu sau:

- Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này là khi nhận đợchàng hoá thì bên mua trả tiền ngay cho ngời bán hay ngời cung cấp Kháchhàng có thể trả bằng Séc, chuyển tiền qua Ngân hàng hoặc bằng tiền mặt

- Hình thức bán hàng cha thu tiền: Theo hình thức này khách hàng muahàng nhng cha thanh toán tiền

- Hình thức bán hàng theo hợp đồng đại lý: Theo hình thức này kháchhàng sẽ thanh toán theo hợp đồng đã ký với Công ty (thờng thanh toán theo kỳ)

- Than toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là tờ lệnh do bên mua cótài khoản mở tại ngân hàng phát hành, yêu cầu ngân hàng phục vụ mình tríchtiền từ tài khoản tiền gửi để trả cho ngời bán, ngời mua sau khi đã nhận đợc vật

t hàng hoá và dịch vụ từ ngời cung cấp

4 Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức

- Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng

- Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày

- Bảng thanh toán hàng đại lý

- Các chứng từ kế toán khác có liên quan

4.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp

a Tài khoản sử dụng

Để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, Công ty TNHH-TM Hạnh Đức

áp dụng một số tài khoản:

*TK 511- “Doanh thu bán hàng” TK này dùng để phản ánh tổng sốdoanh thu thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuầntrong kỳ của doanh nghiệp

Trang 26

- Kết cấu của TK 511:

Nợ TK511 Có

- Số thuế TTĐB, thuế TGGT - Phản ánh doanh thu bán

hàng và cung cấp dịch vụ

- Cuối kỳ kết chuyển khoản phát sinh trong kỳ.

triết khấu thơng mại, giảm

giá hàng bán, hàng bán bị

trả lại

- Kết chuyển doanh thu thuần

và xác định kết quả

Công ty sử dụng thêm 4 TK cấp hai để tiện cho việc hạch toán tại Công ty

+ TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá(phòng kinh doanh)

+ TK 5112- Doanh thu thành phẩm

+ TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ TK 5114- Doanh thu bán hàng và nhập khẩu uỷ thác (phòng kinh doanh)

*TK 632- “giá vốn hàng bán” TK này đợc sử dụng để phản ánh trị giá vốncủa hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ

Nợ TK632 Có

-Trị giá vốn, hàng -Kết chuyển giá vốn

hoá, thành phẩm, hàng hoá, thành phẩm,

dịch vụ đã xác định dịch vụ đã tiêu thụ vào

là tiêu thụ tài khoản xác định kết

Trang 27

- Phản ánh doanh thu

Nợ TK131 : Tổng số tiền phải thu của khách hàng

Có TK 511(5111): Doanh thu bán hàng cha thuế

Có TK 333(33311): Thuế GTGT đầu ra

- Phản ánh giá vốn

Nợ TK 632: Trị giá thực tế hàng xuất kho

Có TK 156: Trị giá thực tế hàng xuất kho

Sau khi giao hàng cho khách, kế toán hạch toán phải thu của khách hàng vàoTK131, cho dù là khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc khách hàngchấp nhận nợ hay thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán ghi:

Theo hoá đơn tài chính số 21870 và phiếu xuất kho số 180 ngày 5/8/2007

Xuất kho bán 01 máy photocopy RICOH FT 4422 kèm mực, từ

Giá bán cha thuế : 40.000.000 đồng

Thuế VAT(10%) : 4000.000 đồng

Tổng giá thanh toán : 44.000.000 đồng

Công ty Cổ phần hỗ trợ phát triển công nghệ Hà nội thanh toán ngay bằng tiềnmặt phiếu thu số 250 ngày 5/8/2007 số tiền là : 44.000.000 đồng

Với ví dụ trên, kế toán hạch toán nh sau:

Trang 28

Có TK111: Số tiền phải trả lại

hoặc Có TK 131 : Phải thu của khách hàng(chi tiết khách hàng)

Nhập kho số hàng bị trả lại theo giá mua thực tế:

Nợ TK 156 : Hàng hoá