Giáo trình MS Access pdf

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 1 Lê Thiên Thiện Phong GIỚI THIỆU iáo trình này là sự đúc kết kinh nghiệm của tác giả trong giảng dạy các khoá đào tạo về Access cũng như kinh nghiệm sử dụng Access làm hệ quản trị cơ sở dữ liệu và công cụ phát triển phần mềm. Hầu hết nội dung trình bày trong giáo trình đều bám theo những bài tập thực hành cụ thể. Do vậy, sau khi đọc xong và thực hành theo trình tự cuốn sách này, bạn đọc gần như có thể thiết kế và xây dựng được những ứng dụng về quản lý thông tin. Cụ thể ở đây là: Quản lý lương cán bộ một cơ quan và Quản lý bán hàng tại một cửa hàng. Đối tượng chính của giáo trình là sinh viên, viên các trung tâm đào tạo CNTT có học môn Access. Tất nhiên cũng hoàn toàn phù hợp cho những ai quan tâm học hỏi môn học này bởi lẽ các nội dung đều được trình bày rất trực quan, có thứ tự và kết quả rõ ràng. Chúc các bạn có một kết quả học tập thật tốt tại HueITC. Lưu ý: Giáo trình lưu hành nội bộ và chỉ dành riêng cho học viên thuộc HueITC. Mọi góp ý, thắc mắc cần giải đáp xin gửi về diễn đàn của HueITC tại địa chỉ sau: http://thitruonghue.com/forum G Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 2 Lê Thiên Thiện Phong HỆ QUẢN TRỊ CSDL MS ACCESS 2003 BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ MS ACCESS  Mục đích  Giúp học viên nắm được mô hình CSDL quan hệ.  Giúp học viên hiểu được khái niệm HQT CSDL quan hệ và các chức năng của một HQT CSDL.  Học viên biết được khả năng ứng dụng của Microsoft Access đối với các bài toán quản lý vừa và nhỏ.  Giúp cho học viên có cái nhìn tổng quan về môi trường làm việc của Microsoft Access.  Giúp sinh viên biết cách thao tác đối với một CSDL.  Nội dung  Một số khái niệm cơ bản  Giới thiệu về HQT CSDL Microsoft Access  Sơ lược về cách phân tích để chuẩn bị xây dựng một cơ sở dữ liệu  Các thao tác cơ bản đối với CSDL o Tạo CSDL mới o Mở CSDL đã tồn tại o Đóng CSDL  Sơ lược ý nghĩa và chức năng của 7 thành phần trong một CSDL Access Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 3 Lê Thiên Thiện Phong 1. Các khái niệm cơ bản a. Cơ sở dữ liệu Database CSDL (database) là một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu có liên quan với nhau theo một hay nhiều thành phần. Ví dụ: Danh bạ điện thoại b. Cơ sở dữ liệu quan hệ Relational database CSDL quan hệ là một CSDL dựa trên nền tảng là các bảng (table) có quan hệ với nhau c. Hệ quản trị CSDL Database management system Hệ quản trị CSDL là một phần mềm dùng để quản lý CSDL trong đó có chứa các chức năng như: tạo, chỉnh sửa, xoá, truy vấn, thống kê, lập biểu mẫu và báo cáo dữ liệu… Ví dụ: CSDL Ms Access, My SQL… d. Trường dữ liệu và bản ghi  Trường dữ liệu Field Một trường (Field) chứa một loại thông tin về một khoản mục của một khái niệm nào đó và mỗi trường sẽ có một tên riêng khác nhau.  Bản ghi Record Một bản ghi (record) là một tập hợp các thông tin có liên quan đến một khoản mục nào đó trong bảng cơ sở dữ liệu, có thể xem bảng ghi là một hàng trong bảng. e. Khoá chính Primary key - Khóa chính (Primary key) dùng để xác định tính duy nhất của một bản ghi trong bảng, dùng để phân biệt bản ghi này với bản ghi khác - Đặc điểm của khoá chính: + Khoá chính dùng để thiết lập quan hệ giữa các bảng + Nếu trường nào đó được thiết lập khoá chính thì:  Dữ liệu trên trường đó không được trùng nhau  Giá trị bên trong phải khác rỗng (null) - Trong một bảng có thể có một trường hay nhiều trường là khoá chính Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 4 Lê Thiên Thiện Phong 2. Chương trình MS Access a. Giới thiệu Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relationnal Database Management System) chạy trên môi trường Windows. Cơ sở dữ liệu quan hệ là tổng hợp các thông tin được tổ chức thành bảng (Table) và tổ chức các mối quan hệ giữa các bảng. b. Các tính năng của HQT CSDL quan hệ - Khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài. - Truy nhập số lượng lớn thông tin một cách hiệu quả. - Được xây dựng trên mô hình dữ liệu (quan hệ). - Ngôn ngữ cấp cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu. - Đồng bộ các truy nhập cạnh tranh. - Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu và thẩm quyền truy nhập. - Phục hồi. c. Khả năng và ứng dụng của Access - Access là HQTCSDL quan hệ, phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ. - Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển (Development tools) khá mạnh giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. - Access được dùng để: + Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển phần mềm có thể sử dụng các công cụ khác để làm như: Visual Basic, Visual C, Delphi, .Net, …). + Xây dựng chọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ. d. Chế độ làm việc của Access - Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: Giúp cho người sử dụng không chuyên có thể xây dựng chương trình quản lý. - Chế độ lập trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Application), người sử dụng chuyên nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, phân quyền truy nhập. e. Ngôn ngữ định nghĩa và thao tác dữ liệu - Ngôn ngữ QBE (Query By Example): cho phép bạn xây dựng các truy vấn dữ liệu bằng cửa sổ thiết kế và bằng các công cụ có sẵn. Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 5 Lê Thiên Thiện Phong - Ngôn ngữ SQL (Structure Query Language): Cho phép bạn truy vấn dữ liệu bằng các câu lệnh có cấu trúc. 3. Các thao tác cơ bản đối với chương trình MS Access b. Khởi động chương trình C1: Double_Click vào biểu tượng MS Access trên nền Desktop C2: Start/Programs/Microsoft office/Microsoft office Access Hình1: Khởi động MS Access C3: Start/Run: gõ lệnh msaccess Hình 2: Khởi động MS Access c. Kết thúc chương trình C1: File/Exit C2: Kích vào biểu tượng Close trên thanh tiêu đề C2: Nhân tổ hợp phím Alt + F4 3. Các bước phân tích để xây dựng một CSDL Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của chúng ta. Điều này quyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access. Bước 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Mỗi đối tượng thông tin sẽ hình thành một bảng trong CSDL của chúng ta. Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 6 Lê Thiên Thiện Phong Bước 3: Sau khi đã xác định xong các bảng cần thiết, tiếp đến ta phải chỉ rõ thông tin nào cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường. Mỗi loại thông tin trong bảng gọi là trường. Mọi mẫu in trong cùng một bảng đều có chung cấu trúc các trường. Ví dụ: Trong lý lịch khoa học cán bộ, những trường (thông tin) cần quản lý là: “HỌ VÀ TÊN”, “CHUYÊN MÔN”, “HỌC VỊ”, “HỌC HÀM”, Bước 4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng. Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trướng hoặc tạo bảng mới để làm rõ mối quan hệ này. Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tạo được quan hệ tốt sẽ giúp chúng ta nhanh chóng truy tìm tìm và kết xuất dữ liệu. Bước 5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế. Phân tích lại thiết kế ban đầu để tim lỗi, tạo bảng dữ liệu và nhập vào vài bản ghi, thử xem CSDL đó phản ánh thế nào với những yêu cầu truy xuất của chúng ta, có rút được kết quả đúng từ những bảng dữ liệu đó không. Thực hiện các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần thiết. 4. Các thao tác cơ bản đối với CSDL a. Tạo CSDL Nhấn vào Menu File, chọn New hoặc kích chọn vào biểu tượng New trên thanh Standard xuất hiện hộp thoại New File Tại hộp thoại này ta chọn Blank Database  Xuất hiện hộp thoại File new database Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 7 Lê Thiên Thiện Phong Hình3: Tạo mới một CSDL Tại hộp thoại File new database ta thực hiện: + Xác định vị trí chứa CSDL cần tạo mới trong mục: Save in + Nhập vào tên của CSDL cần tạo vào mục: File name  Nhấn Create để khởi tạo một CSDL xuất hiện một cửa sổ Database Hình4: Cửa sổ của một CSDL Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 8 Lê Thiên Thiện Phong Đây là một cửa sổ quan trọng của MS Access, gồm:  Hệ thống Menu với các menu: File, Edit. View,…  Tiêu đề Database: Cho biết tên của CSDL  Các đối tượng công cụ trong Objects: Tables, Queries, Fróm, Reports, Pages, Macros, Modules dùng để xây dựng các đối tượng trong chương trình MS Access. b. Mở CSDL Nhấn vào Menu File, chọn Open (Ctrl + O) hoặc kích chuột chọn biểu tượng Open trên thanh Standard  Xuất hiện hộp thoại Open: Hình5: Mở một CSDL Tại hộp thoại Open ta thực hiện: + Xác định vị trí chứa CSDL cần mở trong mục: Look in + Chọn CSDL cần mở  Nhấn Open c. Đóng CSDL C1: File/Close C2: Kích vào biểu tượng Close trên hệ thống Menu lệnh 5. Các thành phần trong cửa sổ MS Access Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 9 Lê Thiên Thiện Phong Một CSDL Access bao gồm 7 thành phần sau: Hình 6: Các thành phần của một CSDL + Tables (bảng): Nơi trực tiếp chứa dữ liệu. Access có thể gộp tới 32768 đối tượng (tổ hợp các bảng, biểu mẫu, báo biểu, …), và có thể mở cùng một lúc tới 1024 bảng nếu như có đủ sẵn tài nguyên. Có thể nhập khẩu, kết nối các bảng từ các ứng dụng cơ sở dữ liệu khác như Paradox, Excel, FoxPro, dBase, … + Query (truy vấn): Là thành phần truy xuất vào CSDL, thực hiện các thao tác liên quan đến: thêm mới, chỉnh sửa, cập nhật và dữ liệu ra để hiển thị. + Froms (biểu mẫu): Hiển thị dữ liệu có trong các bảng hay truy vấn và cho phép bổ sung các dữ liệu mới, đồng thời hiệu chỉnh hay xóa dữ liệu hiện có. Có thể kết hợp ảnh và đồ thị vào biểu mẫu, thậm chí cả âm thanh. + Reports (báo cáo): Là kết quả của quá trình khai thác dữ liệu, dùng để in ấn hoặc thể hiện các báo cáo có nguồn gốc từ bản hoặc truy vấn + Pages (trang): cho phép chúng ta tạo ra trang Web có chứa CSDL động được lấy từ một CSDL nào đó, người dùng có thể truy cập CSDL thông qua trang Web + Macros (Tập lệnh): Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra hành động đơn giản trong CSDL MS Access như mở, báo cáo, thực hiện truy vấn mà không cần phải nắm về ngôn ngữ lập trình Visual Basic + Modules (Đoạn chương trình): Với ngôn ngữ Visual Basic cho phép người xây dựng một đoạn chương trình riêng của mình để thực thi một hành động nào đó. Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 10 Lê Thiên Thiện Phong BÀI 2. BẢNG DỮ LIỆU TABLE  Mục đích  Giúp học viên nắm được khái niệm về bảng dữ liệu Tables.  Giúp sinh viên biết cách xây dựng và thao tác cơ bản trên các bảng trong CSDL.  Nội dụng  Khái niệm về Tables  Các thao tác cơ bản đối với bảng Tables o Xây dựng cấu trúc của bảng o Lưu bảng, sửa cấu trúc bảng o Nhập dữ liệu cho bảng o Đổi tên, xoá bảng [...]... Save As www.hueitc.com 13 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC Hình8: Hộp thoại Save as Tại hộp thoại Save as ta thực hiện: Nhập tên của bảng cần lưu vào mục Table Name, nhấn OK Hình9: Nhập tên vào mục Table Name Nếu trong quá trình thiết kết chưa đặt khoá chính thì Access xuất hiện một hộp thoại hỏi người sử dụng có muốn Access tự động đặt khoá chính (bằng trường ID có... Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC Bước 2: Chọn bảng chứa trường cần Lookup đến, Nhấn Next Hình17: Bước 3 khi tạo trường Lookup Bước 3: Chọn trường cần Lookup đến ở mục Available Fields, nhấn biểu tượng để đưa sang mục Selected Fields, Nhấn Next Hình18: Bước 4 khi tạo trường Lookup Bước 4: Chọn tên trường cần sắp xếp nếu cần, Nhấn Next www.hueitc.com 20 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS. .. thoại Indexes chứa các trường khoá chính www.hueitc.com 16 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC Hình14: Xoá khoá chính Tại hộp thoại Indexes ta chọn trường khoá cần xoá và nhấn phím Delete 4 Một số lưu ý khi thiết kế bảng a Định dạng cho trường + Đối với trường kiểu dữ liệu Number: Định dạng do ACCESS cung cấp Dạng Dữ liệu Hiển thị General Number 1234.5 1234.5 Currency 1234.5... không theo giá trị được chọn hay lọc ngoài điều kiện được chọn (Filter excluding selection)  Lọc nâng cao (Advanced Filter) www.hueitc.com 23 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC 1 Quan hệ Relationship:  Khái niệm: Access là hệ quản trị CSDL nên có thể sử dụng dữ kiện lấy từ nhiều Table khác nhau nếu các Table này có mốI quan hệ với nhau, muốn vậy phải khai báo các mối quan... Show table Hình 34: Hộp thoại Show table để chọn bảng tham gia truy vấn www.hueitc.com 33 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC - Tại hộp thoại Show Table, ta thực hiện chọn các bảng trong thẻ (Table) hoặc truy vấn trong thẻ (Query) chứa các trường tham gia vào quá trình truy vấn, nhấn Add, sau khi chọn xong các bảng hoặc các truy vấn ta nhấn Close để đóng hộp thoại Show Table... Chọn trường tham gia vào truy vấn - Thiết lập trường phụ nếu cần www.hueitc.com 34 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC - Thiết lập điều kiện nếu có - Thiết lập thuộc tính hiển thị hoặc không hiển thị cho trường đó - Lưu lại - Xem kết quả thực thi  Chú ý: Trong quá trình chọn bảng (Table) hoặc truy vấn (Query)  Nếu thiếu thì ta có thể thêm vào bằng cách: - Đặt con trỏ... Field name: Xác định tên trường cần đặt (thông tin dùng để quản lý) Lưu ý: Tên trường là một dãy không quá 64 ký tự bao gồm chữ cái, chữ số và ký tự trống www.hueitc.com 11 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC + Data type: Xác định kiểu dữ liệu của trường + Desciption: mô tả cho trường, nó chỉ mang ý nghĩa làm rõ thông tin quản lý, có thể bỏ qua trường này khi thiết kế... Pecent 0.825 82.50% Scientific 1234.5 1.23E+03 + Đối với trường dữ liệu Date/Time Định dạng Hiển thị Ddd,”mmm d”,yyyy Mon,jun 2, 1998 Mm/dd/yyyy 01/02/1998 www.hueitc.com 17 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC + Đối với trường dữ liệu Yes/No Định dạng Hiển thị Trường hợp True Trường hợp False ;”Nam”;”Nu” Nam Nu ;”co”;”Khong” Co Khong b Thiết lập lớp mặt nạ cho trường Input... ghi từ phải sang trái \ Ký tự theo sau \ sẽ được đưa thẳng vào Ví dụ Input mask Dữ liệu nhập vào (000)000-0000 (054)828-8282 (000)AAA-A (123)124-E www.hueitc.com 18 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC c Thiết lập giá trị Lookup cho 1 trường dữ liệu  Cách 1 - Trong ngăn Table: - Mở bảng ở trạng thái Design View - Chọn trường cần thiết lập giá trị Lookup - Tại trường... phải nhập vào trường này - AllowZeroLength: Chấp nhận chuỗi rỗng trong các trường Text, Memo - Indexed: Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này www.hueitc.com 12 Lê Thiên Thiện Phong Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC Thuộc tính này có thể nhận các giá trị: No Không tạo chỉ mục hoặc xoá chỉ mục đã lập Yes (Dupticates OK) Tạo chỉ mục Yes (No Dupticates) nhau như thể khoá chính) . chương trình MS Access b. Khởi động chương trình C1: Double_Click vào biểu tượng MS Access trên nền Desktop C2: Start/Programs/Microsoft office/Microsoft office Access Hình1: Khởi động MS Access. hay nhiều trường là khoá chính Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 4 Lê Thiên Thiện Phong 2. Chương trình MS Access a. Giới thiệu Access là hệ quản trị cơ sở dữ. http://thitruonghue.com/forum G Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC www.hueitc.com 2 Lê Thiên Thiện Phong HỆ QUẢN TRỊ CSDL MS ACCESS 2003 BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ MS ACCESS  Mục đích