ACCESS 2007 - TẠO BẢNG (2) ppsx

BÀI 7 NGÀY 10.7.2010 SOẠN THEO THẦY ĐẬU QUANG TUẤN BÀI VIẾT NÀY SOẠN THEO GIÁO TRÌNH CỦA THẦY ĐẬU QUANG TUẤN . GIÁO TRÌNH NÀY VIẾT RẤT CHI TIẾT - DỄ HIỂU VÀ THỰC DỤNG DO ĐÓ CÁC BẠN SAU KHI ĐỌC BÀI NÀY CÓ THỂ TỰ THỰC HÀNH TRƠN TRU VÀ ĐẠT KẾT QUẢ TỐT . ÚT BỈNH MONG SAO CÁC BẠN NHẤT LÀ CÁC EM NHỎ HIẾU HỌC QUAN TÂM ĐẾN BÀI VIẾT NÀY , TẬN DỤNG CHO HẾT ĐỂ KHỎI UỔNG CÔNG ÚT BỈNH NGỒI NGHIÊN CỨU VÀ SOẠN RA . NHÂN ĐÂY CŨNG XIN PHÉP TÁC GIẢ ĐƯỢC PHÉP TRÌNH BÀY BỐ CỤC KHÁC HẤP DẪN HƠN ĐỂ DỤ CÁC EM VÀO ĐỌC . I.CẤU TRÚC BẢNG 1. Tạo 1 File Cơ Sở Dữ Liệu : Nhấp Shortcut của Chương Trình Access tại Desktop > Nút Office > New > Qua Phải Hàng File Name nhập : QUANLYHOCSINH ( File này sẽ nằm trong Đường dẫn : C/Documents and Settings/User Name của bạn/My Documents/QUANLYHOCSINH . Định dạng của File này là : .accdb ) > Nhấp Nút Create > Hiện ra Màn Hình để tạo 1 Bảng . 2. Tạo 1 Bảng cho CSDL này : Chọn Menu Create > Nhấp Mục Table Design > Nếu lúc này bạn chưa cần tạo 1 Bảng thì bạn nhấp Nút Close trên góc Phải để đóng Access 2007 lại . 3. Mở lại Access > Qua Phải nhấp File Database QUANLYHOCSINH > Menu Create > Chọn Table Design > Hiện ra màn hình thiết kế . Nếu bạn đang ở trong CSDL QUANLYHOCSINH , bạn nhấp Menu Create > Chọn Table Design thì cũng hiện ra màn hình như trên . 1 4. Cách tạo 1 Table ( Bảng ) : Đầu tiên bạn phải phác họa cấu trúc của nó trước ngoài nháp . Trong Table có các Field gì ? Các Field này có kiểu dữ liệu là gì ? Chiều dài ( Kích thước ) của nó . Field nào là Field KHÓA . 5. Giải thích FIELD KHÓA : Field Khóa trong 1 Table là với bất kỳ 2 mẫu tin trong Table thì Field khóa của 2 mẫu tin này sẽ luôn luôn có giá trị khác nhau . Bạn có thể hình dung như là số CMND của mỗi công dân đều khác nhau . Trong Access bạn đã chọn Field nào là Field Khóa , khi bạn vô tình nhập giá trị trùng với giá trị đã có , thì máy sẽ báo là bạn đã vi phạm và đề nghị bạn nhập lại . Field Khóa này giúp bạn tìm kiếm 1 Nhân Vật hoặc 1 Mặt Hàng một cách dễ dàng và rất chính xác . ( Trong Đề Bài để dễ phân biệt , trong 1 Table Field Khóa sẽ nhập chữ IN HOA và có gạch dưới ) . 6. Khai báo CẤU TRÚC của 1 Table : Cấu Trúc của 1 Table gồm có 3 Cột cần khai báo là FIELD NAME – DATA TYPE – DESCRIPTION : • Cột FIELD Name : Dùng để khai báo tên của Vùng này . Tên nên chọn ngắn gọn – Tên gợi nhớ - không cách khoảng và không có dấu . • Cột Data Type : Cột này dùng để mô tả Kiểu của Vùng . Nó có thể là : Text – Number – Date/Time – Memo – Currency – Yes/No . . . Khi khia báo Kiểu , bạn có thể khai báo Chiều Dài của Nó ở Ô TextBox bên dưới có tên là Field Size . Nếu không sử lại thì bạn sẽ chọn giá trị mặc nhiên của nó . • Cột DESCRIPTION : Cột này dùng để mô tả , ghi chú lại tên của Vùng đó . Các bạn có thể để trống Cột này nếu không thích ghi chú gì cả . II. ĐỀ BÀI Đề Bài : Trong Cơ Sở Dữ Liệu tên QUANLYHOCSINH có 9 Bảng với Cấu Trúc như sau 1.CẤU TRÚC CỦA BẢNG HOCSINH FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION MSHS Text(5) Mã số học sinh Holot Text(40) Họ lót Ten Text(7) Tên Gioitinh Yes/No Nam/Nữ Ngaysinh Date/Time Ngày sinh Noisinh Text(40) Nơi sinh Diachi Text(40) Địa chỉ Tencha Text(40) Tên cha Tenme Text(40) Tên mẹ Dienthoai Text(12) Số điện thoại Hinhanh OLD Object Hình ảnh MALOP Text(3) Mã lớp Ghi chú : • MSHS : Là Field Khóa Chính ( CHỮ HOA có GẠCH DƯỚI ) . • Text(5) : Kiểu Text . Trong Field Properties khai báo Field Size là : 5 . 2 2.CẤU TRÚC CỦA BẢNG KHOI FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION MAKHOI Text(2) Mã khối Tenkhoi Text(20) Tên khối 3.CẤU TRÚC CỦA BẢNG LOP FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION MALOP Text(3) Mã lớp Tenlop Text(100) Tên lớp Siso Byte Sĩ số MAKHOI Text(2) Mã khối Ghi chú : MAKHOI ( CHỮ HOA NGHIÊNG ) . 4.CẤU TRÚC CỦA BẢNG DIEMKIEMTRA FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION MSHS Text(5) Mã số học sinh MAMON Text(3) Mã môn HOCKY Text(1) Học kỳ 1 , 2 KTm Number ( Single ) Kiểm tra miệng KT15 Number ( Single ) Kiểm tra 15 phút Kt1t Number ( Single ) Kiểm tra 1 tiết KThk Number ( Single ) Kiểm tra học kỳ 5.CẤU TRÚC CỦA BẢNG MONHOC FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION MAMON Text(3) Mã môn Tenmon Text(15) Tên môn Heso Byte Hệ số môn học 6.CẤU TRÚC CỦA BẢNG KHENTHUONG FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION MSKT Text(5) Mã số khen thưởng Ndkhen Text(50) Nội dung khen Ngaykhen Date/Time Ngày khen Phanthuong Text(50) Phần thưởng MSHS Text(5) Mã số học sinh 7.CẤU TRÚC CỦA BẢNG KYLUAT FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION 3 MSKL Text(5) Mã số kỷ luật Vipham Text(50) Nội dung vi phạm Ngvipham Date/Time Ngày vi phạm Xuly Text(50) Xử lý MSHS Text(5) Mã số học sinh 8.CẤU TRÚC CỦA BẢNG NGAYNGHI FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION STT Text(5) Số thứ tự Ngaynghi Date/Time Ngày nghỉ Xinphep Text(7) Có in phép không MSHS Text(5) Mã số học sinh 9.CẤU TRÚC CỦA BẢNG DIEMTHILAI FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION STT Text(5) Số thứ tự Monthi Text(15) Môn thi Diemthilai Number ( Single ) Điểm thi lại MSHS Text(5) Mã số học sinh CHÚ Ý :  Trong 2 Bảng trên , trong Cột Field Name , bạn thấy tên các VÙNG là tên Gợi Nhớ , viết liền nhau và không có dấu .  Trong Cột Data Type : Khia báo Kiểu tương ứng của các VÙNG , bên cạnh là kích tước của chúng . Các bạn sẽ khai báo trong Phần Field Properties Hnag2 Field Size con số kế bên TEXT mà bạn thấy . Nếu khôn khai báo thay đổi nó sẽ lấy con số mặc định .  Trong Cột DESCRIPTION : Ghi chú tên gọi của Vùng , neu71 khôn ghi cũng chẳng sao .  Các KHÓA CHÍNH và KHÓA NGOẠI trong : 1. Bảng HOCSINH , Khóa Chính là MSHS. 2. Bảng KHOI , Khóa Chính là MAKHOI. 3. Bảng LOP , Khóa Chính là MALOP và Khóa Ngoại là MAKHOI ( In chữ nghiêng ) . 4. Bảng DIEMKIEMTRA , Khóa Chính là MSHS ,MAMON và HOCKY đồng thời MSHS và MAMON cũng là Khóa Ngoại . ( Vì trong 1 Bảng có 3 Khóa ) . 5. Bảng MONHOC , Khóa Chính là MAMON. 6. Bảng KHENTHUONG , Khóa Chính là MSKT và Khóa Ngoại là MSHS ( In chữ nghiêng ). 7. Bảng KYLUAT , Khóa Chính là MSKL và Khóa Ngoại là MSHS ( In chữ nghiêng ). 8. Bảng NGAYNGHI , Khóa Chính là STT và Khóa Ngoại là MSHS ( In chữ nghiêng ). 9. Bảng DIEMTHILAI , Khóa Chính là STT và Khóa Ngoại là MSHS ( In chữ nghiêng ). 4 II.TẠO BẢNG A.BẢNG HOCSINH  TẠO BẢNG 1. Có nhiều cách tạo Bảng , ở đây dùng Table Design như sau : Nhấp Nút Office > Databese QUANLYHOCSINH > Nhấp Menu Create > Nhấp Table Design > Hiện ra Màn Hình làm việc , có Table 1 . 2. Nhập MSHS ở Cột Field Name > Nhấp Phím Tab để sang Cột Data Time > Chữ Text mặc nhiên hiện ra > Xuống Khung dưới Hàng Field Size thấy giá trị mặc nhiên mà Access ghi cho là 255 , bạn xóa và nhập lại là 5 ( Vì vùng này chỉ có 5 ký tự ) . 3. Nhấp chuột tại Cột Description > Nhập : Mã số hóc sinh . 4. Nhấp Phím Tab , dấu nháy hiện ra tại Hàng thứ 2 Cột Field Name > Nhập Holot > Xuống Khung dưới Hàng Field Size thấy giá trị mặc nhiên mà Access ghi cho là 255 , bạn xóa và nhập lại là 40 ( Vì vùng này chỉ có 40 ký tự ) > Nhấp chuột tại Cột Description > Nhập : Họ lót . 5. Tuần tự giống trên bạn Tạo các Field còn lại với các thuộc tính riêng của nó đã cho sẵn ( Field Properties ) . 5  TẠO TRƯỜNG KHÓA 1. Nhấp đầu hàng sẽ chọn Trường Khóa > Nhấp chọn Primary Key ( Hình Chìa Khóa ) > Đã hiện Chìa Khóa nằm cạnh Trường MSHS hoặc nhấp phải lên Trường > Chọn Primary Key . 2. Trong Trường hợp có nhiều Trường Khóa trong 1 Bảng : Giữ Phím Shift và chọn các Trường cần có Khóa > Nhấp Chìa Khóa Primary Key > Các Trường được chọn có hình chìa khóa . 3. Nếu muốn bỏ khóa của Field này > Nhấp chọn Filed này > Nhấp Công cụ Chìa khóa > Chìa khóa biến mất . 6  LƯU BẢNG Bạn đã tạo hoàn tất Cấu Trúc cho Bảng HOCSINH , bạn có thể lưu Bảng này 1 trong 2 cách như sau : 1. Nhấp lên View > HT này hiện ra > Nhấp Yes > Hiên ra HT Save As , hàng Table name nhập “ HOCSINH > Ok . 2. Nhấp Nút Close bên Phải trên của màn Hình > Hiện ra Bảng Microsoft Office Access hỏi bạn muốn Save Bảng này không ? Nhấp Yes > Hiện ra HT Save As , nhập tên Bảng vào hàng Table name > Ok . BÀI 6 NGÀY 10.7.2010 SOẠN THEO QUẢN TRỊ MẠNG . I.XEM VÀ CHỈNH SỬA Mở Access , nhấp File QUAN LYSINH VIEN , hiện ra các Bảng đã tạo trước đó .  Chế Độ DESIGN VIEW : Nhấp Phải lên 1 Bảng ( Hoặc trong View , chọn Design View ) hiện ra Cửa Sổ Soạn Thảo để các bạn tiếp tục soạn thảo . 7  Chế Độ DATASHEET VIEW : Trong Nhóm View , nhấp Datasheet View > Hiện ra Bảng có các Bản Ghi của Bảng vừa chọn . Mỗi Dòng hoặc Hàng là 1 Bản Ghi ( Record ) . Các Field ( Trường hoặc gọi là Cột ) mà các bạn đã Định Nghĩa ( Đã tạo đặc tính Field Properties ) cho từng Field trước đó . Bạn có thể nhập dữ liệu thêm vào bằng cách nhập từng Record .  THÊM CÁC FIELD MỚI : Có thể thêm Field mới trong chế độ Design View hoặc Datasheet View . o Thêm trong chế độ Datasheet View :  Nhấp Add New Field > Nhập tên mới. 8  Nhấp Tab Datasheet > Chọn Nút New Field > Hiện ra Cột mới trong Bảng và đồng thời hiện ra Danh Sách Field Templates , bạn có thể chọn 1 Field hoặc nhập tên mới . o Thêm trong chế độ Design View :  Nhấp vào Field sẵn có tiếp theo và nhập văn bản vào .  FIELDS PROPERTIES ( Các Thuộc Tính của Trường ) : Có nhiều kiểu dữ liệu mà 1 Field có thể được xác định .Khi tạo một trường mới trong cơ sở dữ liệu, bạn nên đặt kiểu dữ liệu thích hợp cho trường đó. Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu cho các trường : o Text : Kiểu văn bản, số, hay chuỗi không quá 255 ký tự . o Memo : Tương tự như trường văn bản, có thể chứa kiểu text, số, hay dữ liệu không quá 2GB. o Number : Kiểu số không quá 16bytes . o Date/Time : Kiểu ngày và giờ . o Currency : Kiểu tiền tệ không quá 8bytes và chính xác tới 4 số thập phân o AutoNumber : Access tạo một số duy nhất cho mỗi bản ghi mới. Thường dùng làm khóa chính cho bảng. o Yes/No : Kiểu logic (đúng/sai) . o OLE Object : Kiểu nhúng và kết nối đói tượng (hình ảnh, tài liệu, đồ họa) không quá 2GB . o Hyperlink : Địa chỉ siêu liên kết như các địa chỉ Web . 9 o Attachment : Đính kém như ảnh, bảng tính, tài liệu và biểu đồ .  CHỈNH SỬA KIỂU DỮ LIỆU TRONG FILED : Khi tạo các Field , bạn nên xác định các kiểu dữ liệu của Bảng sao cho phù hợp với Kiểu dữ liệu mà được xác duinh95 cho Field . o Chọn Field mà bạn muốn xác định > Nhấp Tab Datasheet > Mục Data Type nhấp xổ xuống > Chọn 1 kiểu dữ liệu .  CHỈNH SỬA ĐỊNH DẠNG CỦA DỮ LIỆU : Nhấp Field mà bạn muốn định dạng > Tab Datasheet > Mục Format và chọn 1 Kiểu định dạng .  CHỈNH SỬA DATA TYPE TRONG CHẾ ĐỘ DESIGN VIEW : Chọn Field mà bạn muốn chỉnh sửa > Chọn Data Type thích hợp > Định dạng Diled trong HT Field Properties . 10 [...]... 2 Bảng Mỗi Bản Ghi trong Bảng A chỉ có 1 Bản Ghi phù hợp trong Bảng B ( Khóa Chính - Bản Ghi ) 11  Quan Hệ MỘT – NHIỀU : Là quan hệ giữa 2 Bảng mà Khóa Chính trong 1 Bảng có thể được sao chép nhiều lần trong Bảng khác hoặc có thể hiểu là 1 Bản Ghi trong Bảng A chỉ có thể có nhiều Bảng Ghi phù hợp trong Bảng B nhưng 1 Bản Ghi trong Bảng B chỉ có 1 Bản Ghi phù hợp trong Bảng A  TẠO MỐI QUAN HỆ BẢNG... thể lọc các bản ghi để hiển thị chúng theo mong muốn Để lọc theo một cột: - Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Datasheet View - Kích vào mũi tên hướng xuống trong tên trường - Chọn tiêu chuẩn lọc thích hợp - Kích OK Để gỡ bỏ Filter: - Kích nút Filter trên nhãn trường - Kích Clear Filter - Kích OK NGÀY 10.7.2010 : 6 .ACCESS 2007 : TẠO BẢNG 2 [img]http://utbinh.com/AA7/10072010/TAOBANG2.png[/img]...@ quản lý BẢNG 1 Xóa Bảng : Nút Office Button > Open > Chọn Tên File muốn xóa > Nhấp Phải vào Bảng > Chọn Delete 2 Đổi Tên Bảng : Nhấp Phải vào Bảng > Chọn Rename > Nhập tên mới 3 Thêm Mô Tả cho Bảng : Nhấp Phải vào Bảng > Chọn Table Properties > Nhấp vào Vùng Description > Nhập phần mô tả @ KHÓA 1 KHÓA CHÍNH :... dụng : -Mục Find What : Nhập dữ liệu mà bạn muốn tìm Danh sách trong mục Look In Sử dụng để xác định Bảng hay Cột để tìm kiếm dữ liệu -Danh sách trong mục Match Giúp bạn giới hạn việc tìm kiếm trong một trường hay phần đầu của một trường Danh sách trong mục -Search Giúp bạn xác định hướng để tìm kiếm Hộp chọn -Match Case Sử dụng hộp chọn này để xác định tìm kiếm theo chữ hoa hay chữ thường - Kích nút... cột liền nhau Để sắp xếp các bản ghi theo một cột: - Lựa chọn trường bạn muốn sắp xếp - Kích vào nút Sort Ascending hoặc Sort Descending Để sắp xếp hai cột: - Di chuyển các cột sao cho chúng sát nhau - Lựa chọn các cột để sắp xếp bằng cách ấn phím Shift và kích chuột vào các cột - Kích nút Sort Ascending hoặc Sort Descending 14 Để xóa bỏ sắp xếp: - Kích nút Clear Soft Filter (lọc) Bạn có thể lọc các... của 1 Bảng Field không bao giờ được để trống 2 KHÓA GHÉP : 1 Khóa Ghép là 1 Khóa Chính mà bao gồm 2 hoặc nhiều Field Còn gọi là KHÓA RÀNG BUỘC 3 KHÓA NGOẠI : 1 Khóa Ngoại Là 1 Field hay sự kết hợp các Field được liên quan tới Khóa Chính của Bảng khác @ THIẾT LẬP QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG Mối quan hệ giữa các Bảng là sự liên kết dữ liệu giữa các Bảng  Quan Hệ MỘT – MỘT : Là quan hệ giữa 2 Bảng được... Relationships > Nút Show Table > Chọn các bảng cần quan hệ > Nút Add > Close  IN MỐI QUAN HỆ : Tab Database Tools > Relationships > Nút Relationships trong Tab Design > Nhấp Nút Print @ QUẢN LÝ DỮ LIỆU Để dữ liệuhiển thị một cách linh họa và đúng theo yêu cầu của bạn Xin giới thiệu một số cách cơ bản để quản lý dữ liệu cho Cơ Sở Dữ Liệu  THÊM 1 BẢN GHI VÀO BẢNG : 12 Mở Bảng chế độ Datasheet View > Kích... chữ hoa hay chữ thường - Kích nút Totals trên Tab Home -Totals : Nút Totals cung cấp cho bạn thêm một dòng tính tổng vào cơ sở dữ liệu Total có thể là sum (tổng), average (trung bình), a count (đếm), minimum (cực tiểu), maximum (cực đại), hoặc variance (khác nhau) Để thiết lập một dòng Total: 13 - Kích mũi tên xuống của ô nơi bạn muốn đặt một Totals - Chọn Totals phù hợp Sắp xếp các bản ghi : Bạn có thể... http://utbinh.com/AA7/10072010/TAOBANG2.rar Relationshipd đọc thêm (2,92MB) : http://utbinh.com/AA7/08072010/GiaoTrinhMSACCESS2007.doc http://utbinh.com/AA7/08072010/RELATIONSHIPS.htm LINKS THÁNG 7 NĂM 2010(2.7.2010 ) http://www.mediafire.com/?iqglwvtkdjv Hình ảnh chiến tranh Việt Nam ( rất rõ – tài liệu hiếm ): http://tinyurl.com/utbinh342 E-BOOK Khổng lồ , đọc cả đời không hết : http://vietmessenger.com/books/?author=list 190 Hình... Hoa hậu Việt Nam : http://tinyurl.com/utbinh349 NOIVOI_UTBINH_15012010.doc (247.5 KB) http://goo.gl/8081 Các Bài Viết của Thầy TRẦN THANH PHONG http://www.mediafire.com/?naezqzjjdwa 32 Bài Lessons Excel 2007 UTBINH biên soạn 17.6.2010 : http://www.mediafire.com/?deimwhzlxjb HOA HẬU VIỆT NAM 10.7.2010 http://www.youtube.com/watch?v=xIXXEPtJGBE http://www.youtube.com/watch?v=7n64X2zgwFI 190 Hình Hoa Hậu . Hình để tạo 1 Bảng . 2. Tạo 1 Bảng cho CSDL này : Chọn Menu Create > Nhấp Mục Table Design > Nếu lúc này bạn chưa cần tạo 1 Bảng thì bạn nhấp Nút Close trên góc Phải để đóng Access 2007 lại. Bảng khác hoặc có thể hiểu là 1 Bản Ghi trong Bảng A chỉ có thể có nhiều Bảng Ghi phù hợp trong Bảng B nhưng 1 Bản Ghi trong Bảng B chỉ có 1 Bản Ghi phù hợp trong Bảng A .  TẠO MỐI QUAN HỆ BẢNG. Chính ở cả 2 Bảng . Mỗi Bản Ghi trong Bảng A chỉ có 1 Bản Ghi phù hợp trong Bảng B . ( Khóa Chính - Bản Ghi ) 11  Quan Hệ MỘT – NHIỀU : Là quan hệ giữa 2 Bảng mà Khóa Chính trong 1 Bảng có thể