Qlda-5-Theodoikiemsoat.pdf

Quản lí dự án công nghệ thông tin - Phần 5 : Theo dõi kiểm soát

Quản lí dự án Cơng nghệ thơng tin - Theo dõi kiểm soát dự án Bản đồ giảng Tổng quan Kĩ Tư chiến trao đổi lược dự án Lập kế Theo dõi hoạch dự án Kiểm soát dự án Khốn ngồi Quản lí thay đổi kết thúc dự án Kĩ quản lí chung 9.Quản lí dự án Việt Nam 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án Theo dõi kiểm soát thực dự án Kiểm soát thực Kiểm soát tiến độ dự án Kiểm soát nguồn lực Quản lí tổ chức Điều phối theo dõi dự án nhân viên Quản lí mua sắm Kiểm soát vấn đề 10 Kiểm soát chi tiêu 11 Kiểm soát chất lượng Đánh giá việc hồn 12 Quản lí kiểm sốt rủi thành qui trình ro Báo cáo trạng thái dự án 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 5.1 Kiểm soát thực dự án Nêu sứ mệnh người quản lí dự án: Phần lớn thời gian dự án pha thực hiện, phần lớn ngân sách dùng cho pha Chính qui trình mà sứ mệnh người quản lí dự án trơng đợi Kiểm sốt thực dự án: Ý tưởng quản lí dự án xây dựng kế hoạch kĩ lưỡng cố gắng thực dự án lập kế hoạch Nếu khơng tiến hành kế hoạch phải điều tra nguyên nhân, tìm biện pháp khắc phục thay đổi kế hoạch Thực thay đổi kế hoạch: cần xem xét tính hợp lệ hiệu thay đổi 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 5.2 Điều phối theo vết dự án Hiểu trạng dự án: nắm trạng dự án, điều phối có dấu hiệu ngăn cản việc đạt tới mục tiêu tìm nguyên nhân trạng thái Các mục tiêu cần điều phối: Tất biến cố cần điều phối, đặc biệt chất lượng, lịch biểu, nguồn lực chi phí cần ưu tiên xem xét 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 5.3 Kiểm soát vấn đề Kiểm soát vấn đề dự án: Dự án bao gồm vấn đề tránh vấn đề Cần tìm vấn đề thật sớm có hành động thích hợp để giải chúng Tạo bầu khơng khí cho vấn đề dễ vạch ra: để dễ dàng tìm vấn đề họp thường lệ tiến trình đối thoại hàng ngày với thành viên tổ 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 5.3 Kiểm soát vấn đề (tiếp) Thủ tục kiểm sốt vấn đề từ bên ngồi dự án: – Tập trung vào phía báo cáo vấn đề – Tập trung vào phía nhận báo cáo – Phân tích giải vấn đề: thiết lập chế từ trước, xác định mức độ tác động, xây dựng giải pháp – Giải phản hồi: Thực giải pháp, bào đảm người có liên quan thơng báo 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm sốt dự án 5.3 Kiểm soát vấn đề (tiếp) Những vấn đề dự án – Chậm trễ xác định đặc tả yêu cầu thiết kế – Tăng tải việc công việc trùng lắp – Chậm trễ/ huỷ bỏ việc đưa gói phần mềm theo lịch – Thành viên bỏ dự án khẩn cấp cá nhân – Thiếu hành động người kí hợp đồng Hành động nhắc nhở Đổi kế hoạch 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 5.4 Ước lượng hoàn thành pha Họp kiểm điểm dự án: nhân hội – Vào lúc đề xuất dự án – Vào lúc bắt đầu dự án – Vào lúc hoàn thành pha – Vào lúc dự án kết thúc – Trong trường hợp khẩn cấp (khi có vấn đề lớn) Tổ chức họp hoàn thành pha Ước lượng mục tiêu họp hoàn thành pha: tập giá trị lập kế hoạch, tất mục cần quản lí hay kiểm sốt, tất ra, phương pháp quản lí 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 5.5 Báo cáo trạng thái dự án Hiểu trạng thái dự án: so sánh thực trạng với trạng thái lập kế hoạch, tiến hành hành động sửa chữa cần thiết: – Nhận sai khác hiệu kế hoạch định tính định lượng – Hệ thống trao đổi hiệu – Hệ thống trao đổi hỗ trợ báo cáo thức khơng thức Chia thời gian để nắm trạng thái dự án: Ngày, tuần, tháng 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 10 5.5 Báo cáo trạng thái dự án (t.) Luồng thông tin RRủủi iroro CChhi ipphhí í Lãnh đạo VVấấnnđđềề Cập nhật TTàài ililệiệuuqquuảảnn Người CChhủủđđềề lílíththờời iggiaiann QLDA TTàài ililệiệuu KKí íssựựRRủủi iroro Ng quản BBộộnnhhớớ qquuảảnnlílí ththaayyđđổổi i KKí íssựựVVấấnnđđềề lí dự án Phân tích KKí íssựựththaayyđđổổi i Báo cáo Ng QLDA LLịcịchhddựựáánn phân tích Lãnh đạo Thành viên dự án 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 11 5.5 Báo cáo trạng thái dự án (t.) Thông tin tuần từ thành viên: – Báo cáo hoạt động – Báo cáo tiến độ – Báo cáo thay đổi, vấn đề, rủi ro, trạng tuần Báo cáo cho cấp quản lí người ngồi: – Nội bộ: chi phí, chất lượng, nhìn tương lai – Bên ngồi: chi phí, chất lượng, nhìn tương lai, trạng thái đáp ứng 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 12 5.6 Kiểm soát tiến độ Hiểu trạng thái tiến độ: – Nhận báo cáo từ thành viên tiến độ – Tổ chức họp thường lệ – Nhận báo cáo viết Mục đích quản lí tiến độ: – Hiểu trạng thái tiến độ so với kế hoạch – Phát vấn đề – Xây dựng cách sửa chữa, giải vấn đề 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 13 5.6 Kiểm soát tiến độ (tiếp) Thủ tục kiểm soát tiến độ: – Thu thập thông tin từ thành viên – So sánh trạng thái thực với kế hoạch – Phân tích vấn đề cập nhật danh sách vấn đề – Tìm biện pháp – Chuẩn bị tài liệu báo cáo làm báo cáo 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 14 5.7 Kiểm sốt nguồn lực “Kiểm sốt nguồn lực” gì? – Xác nhận liệu nguồn lực có sẵn kế hoạch hay khơng thời gian thời gian, chất lượng số lượng Nếu có vấn đề lấy biện pháp giải Theo dõi trạng thái cam kết nguồn lực: hiểu tình trạng nguồn lực liệu Bảo đảm nguồn lực ln có sẵn So sánh nguồn lực thực kế hoạch: Phát sai lệch, điều tra nguyên nhân, có biện pháp khắc phục Thay đổi kế hoạch nguồn lực 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 15 5.8 Quản lí tổ chức nhân viên Năng lực tổ dự án Đặt mục tiêu tổ thành viên Chia sẻ trạng thái dự án Hiến chương tổ – Mục tiêu tổ cần đạt tới – Vai trò trách nhiệm thành viên – Qui tắc họp thảo luận – Thủ tục quản lí hành Lí thuyết động 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 16 5.9 Quản lí mua sắm Thẩm tra khả khốn ngồi Chọn công ti để đặt hàng Các chuẩn đánh giá đề án Thương lượng đặt đơn hàng Quản lí hợp đồng 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm sốt dự án 17 5.10 Kiểm sốt chi phí Kiểm sốt theo dõi chi phí So sánh chi phí thực chi phí theo kế hoạch Cơng cụ kiểm sốt chi phí: giá trị kiếm được: ba nhân tố sở – Chi phí theo ngân sách cơng việc theo lịch (BCWS) – Chi phí theo ngân sách cơng việc làm (BCWP) – Chi phí thực công việc làm (ACWP) 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 18 5.11 Kiểm soát chất lượng Kiểm soát chất lượng dự án: thoả mãn nhu cầu dự án Xác nhận chất lượng kiểm điểm dự án Các cơng cụ kiểm sốt chất lượng khác Đảm bảo chất lượng Thông tin sở Kĩ thuật Kết •Tài liệu kế hoạch •Cơng cụ kĩ thuật kế Nâng cao quản lí chất lượng hoạch chất lượng chất lượng •Kiểm định chất lượng •Kết đo quản lí 19 chất lượng •Chuẩn đo chất lượng 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm soát dự án 5.12 Kiểm soát rủi ro “Kiểm soát rủi ro” gì? Thực biện pháp dự kiến, xây dựng kế hoạch quản lí rủi ro, thực biện pháp phịng ngừa Quản lí rủi ro toàn dự án: nhận diện rủi ro, định lượng rủi ro, biện pháp phòng ngừa Cập nhật thay đổi quản lí rủi ro: Trong trường hợp khẩn cấp, tiến hành biện pháp dự phòng, cập nhật và/hoặc thay đổi quản lí rủi ro Báo cáo trạng thái rủi ro thay đổi quản lí rủi ro với người có liên quan 12/19/2004 5-Theo dõi kiểm sốt dự án 20