Trong năm tiếp theo doanh nghiệp cần phát huy tốt hơn nữa thế mạnh của công ty mình để mở rộng quy mô của công ty. II. Thực trạng về phân tích tình hình xuất khẩu và hiệu quả xuất khẩu 1. Thực trạng về tổ chức phân tích a) Các hình thức phân tích Trong công tác hoạt động kinh tế có nhiều hình thức phân tích mỗi hình thức đều có một ưu điểm riêng, tuỳ vào mục đích phân tích, yêu cầu của nhà quản lý mà công ty lựa chọn hình thức phân tích cho phù hợp. Phòng tổng hợp tại công ty có nhiệm vụ thu thập nắm bắt những thông tin mới nhất về thị trường có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh, thu thập số liệu, tài liệu từ các phòng XNK1, XNK2 …. XNK8. Việc thu thập thông tin được thực hiện mỗi tháng và số liệu cũng được tổng hợp sau mỗi kỳ kinh doanh. Dựa vào yêu cầu quản lý và phân tích, phòng tổng hợp áp dụng hai hình thức phân tích đó là phân tích nghiệp vụ và phân tích định kỳ. * Phân tích nghiệp vụ Phân tích nghiệp vụ được tiến hành thường xuyên liên tục tại công ty xuất nhập khẩu Hà Nội. Công việc này là do phòng tổng hợp đảm nhận, phòng có chức năng tổng hợp phân tích dữ liệu số liệu phát sinh cung cấp cho tổng giám đốc để giúp giám đốc kịp thời điều chỉnh sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo định kỳ trình tổng giám đốc, bộ chủ quản và các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan. Hàng tuần, hàng tháng phòng tổng hợp đều tập hợp số liệu về kim ngạch xuất khẩu của các phòng kinh doanh từ phòng xuất nhập khẩu 1 đến phòng xuất nhập khẩu 8, xí nghiệp tocan, chi nhánh Hải Phòng, chi nhánh TP HCM. Sau khi số liệu đã được kiểm tra kỹ lưỡng bởi các nhân viên trong phòng tổng hợp để chắc chắn rằng số liệu là khớp đúng như trong hợp đồng thì trưởng phòng tổng hợp tiến hành phân tích các số liệu đã thu thập được. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Sau đây là báo cáo kinh doanh xuất nhập khẩu từ 1/1/2003 đến 31/3/2003 Sau khi đã phân tích về tình hình thực hiện xuất khẩu của các phòng so với kế hoạch, so với cùng kỳ năm trước thì phòng tổng hợp những số liệu trên lên phòng tổng giám đốc để giúp tổng giám đốc nắm vững tình hình kinh doanh xuất khẩu từ đó tổng giám đốc có sự chỉ đạo kế hoạch kinh doanh cho thích hợp với diễn biến tình hình thực tế. Ngoài ra phòng Tài chính - Kế toán cũng đóng góp vào việc nhận định tình hình tình hình kinh doanh, nhận ra những khó khăn đang xảy ra khi thực hiện hợp đồng như việc ký quỹ mở L/C, hay việc kiểm tra các hợp đồng xuất khẩu, tính toán các chi phí trong quá trình xuất khẩu… Kế toán trưởng là người trực tiếp chỉ đạo các nhân viên thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu hàng hoá theo đúng quy định và phù hợp với tình hình diễn biến của thị trường. Kế toán trưởng cũng đưa ra những nhận xét, đánh giá về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên sự ghi chép hạch toán của phòng kế toán từ đó tham mưu cho giám đốc cũng như giúp giám đốc nắm được tình hình để đưa ra những quyết định đúng đắn. Phân tích nghiệp vụ có một ý nghĩa quan trọng, nó góp phần thúc đẩy thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những mâu thuẫn tồn tại huặc những khó khăn mới nảy sinh. Công ty xuất nhập khẩu Hà Nội hiểu rõ tầm quan trọng của công tác phân tích nghiệp vụ nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty luôn được phân tích một cách thường xuyên toàn diện để làm sao nắm bắt được trung thực, chính xác diễn biến kinh doanh từ đó đưa ra những quyết định đúng giúp cho hoạt động kinh doanh được liên tục thông suốt. * Phân tích định kỳ Cứ sau mỗi kỳ kinh doanh công ty đều tiến hành phân tích định kỳ. Số liệu dùng để phân tích là những số liệu tổng hợp do phòng kế toán cung cấp và số liệu do phòng tổng hợp thu thập và tổng hợp. Mục đích của việc phân tích này không nằm ngoài mục Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com đích là kiểm tra đánh giá lại tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, qua đó xác định chính xác kết quả kinh doanh. Đồng thời qua phân tích cũng tìm ra những mâu thuẫn tồn tại, những nguyên nhân ảnh hưởng khách quan cũng như chủ quan từ đó đề ra những phương hướng biện pháp cải tiến, hoàn thiện làm cơ sở căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch kỳ tới. Tuy nhiên việc phân tích định kỳ tại công ty không được thực hiện như lý thuyết. Ngoài các báo cáo tài chính do phòng kế toán lập: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối tài khoản thì cuối năm công ty có lập một báo cáo tổng kết năm trong đó nêu lên những kết quả mà công ty đã đạt được, đưa ra những tồn tại cần phải khắc phục, đưa ra phương hướng và kế hoạch hoạt động cho năm sau. Sau đây là một vài nét chính trong Báo cáo tổng kết năm 2003 của Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội Phần I Tình hình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu 1/ Kế hoạch bộ giao cả năm 24.000.000 USD Trong đó: Xuất khẩu: 7.000.000 USD Nhập khẩu 17.000.000 USD 2/ Công ty đã thực hiện cả năm 25.892.479 USD Trong đó: Xuất khẩu: 6.751.486 USD Nhập khẩu: 19.141.011 USD Như vậy, cả năm công ty đã thực hiện kim ngạch XNK = 107,89% so với chỉ tiêu được giao và = 104,05% so với kim ngạch thực hiện năm 2002. Phần II Tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính I. Vốn kinh doanh + Vốn lưu động : 25.827 triệu đồng Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com + Vốn cố định: 19.165 triệu đồng II. Các chỉ tiêu tài chính cơ bản: 1. Doanh thu (triệu đồng) 280.000 2. Các khoản nộp ngân sách (triệu đồng) 38.542 Thuế GTGT 16.000 Thuế XNK 17.870 Thuế TTĐB 4.000 Thuế TNDN 672 3. Phí trực tiếp (triệu đồng)15.494 4. Phí quản lý (triệu đồng) 2.465 5. Lợi nhuận (triệu đồng)2.100 6. Thu nhập bình quân người / tháng 2.100.000 Năm 2003, công ty đã nỗ lực phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu tài chính được giao, cụ thể là: + Doanh thu đạt 327.468 triệu đồng, bằng 116,9% kế hoạch và bằng 113,9% năm 2002. + Nộp ngân sách đạt 45.563 triệu đồng, bằng 118,2% kế hoạch và bằng 105% năm 2002. + Lợi nhuận đạt 2.100 triệu đồng, bằng 100% kế hoạch và bằng 106% năm. Phần III Phương hướng công tác năm 2004 Năm 2004 là năm có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện kế hoạch 05 năm 2001 – 2005. Sự ổn định và phát triển của các doanh nghiệp, trong đó có công ty ta đóng góp một phần quan trọng trong việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội của đất nước. Phát huy những kết quả đạt được trong năm 2003, toàn thể cán bộ trong công ty trên dưới một lòng đoàn kết nhất trí, nỗ lực phấn đấu vì sự phồn vinh của công ty trong thời Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, luôn luôn tự học hỏi và tìm tòi sáng tạo để tự mình theo kịp sự tiến triển của xã hội, thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu được giao là: 1. Kim ngạch xuất nhập khẩu: 26.500.000 USD Trong đó: + Xuất khẩu 7.500.000 USD + Nhập khẩu 19.000.000 USD 2. Doanh thu: 330 tỷ VNĐ 3. Nộp ngân sách: 41,7 tỷ VNĐ 4. Lợi nhuận: 2,2 tỷ VNĐ Để thực hiện các chỉ tiêu trên chúng ta phải thực hiện các biện pháp sau: + Củng cố và mở rộng thị trường ngoài nước để tăng mạnh kim ngạch xuất khẩu. Cần phải củng cố những mặt hàng đang xuất và mở rộng thêm mặt hàng mới vào thị trường truyền thống của công ty là Canada, Nam mỹ như chilê, argentina, đồng thời tích cực chào bán hàng cho các thị trường mới như Châu phi, trung đông, các nước ASEAN… tích cực tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại để phát hiện và kịp thời nắm bắt các cơ hội kinh doanh, đẩy mạnh xuất khẩu. + Chủ động gắn bó với cơ sở sản xuất trong nước để tạo nguồn cung cấp hàng xuất khẩu ổn định, đa dạng hoá mặt hàng xuất khẩu phù hợp với nhu cầu, thị hiếu luôn thay đổi của thế giới, tạo ra những mặt hàng có giá thành rẻ, chất lượng cao, tạo sức cạnh tranh cho hàng xuất khẩu. + Mở rộng hoạt động của công ty sang lĩnh vực sản xuất để tạo sự cân bằng trong hoạt động kinh doanh của công ty có cả sản xuất và kinh doanh. + Giải quyết dứt điểm các công nợ đang tồn đọng và giải phóng nhanh hàng tồn kho. 2. Tổ chức công tác phân tích Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Công tác phân tích có ảnh hưởng đến kết quả phân tích. Nếu công tác phân tích được chuẩn bị tốt, kỹ lưỡng, cẩn thận thì sẽ có nhận xét đánh giá khách quan trung thực về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, tìm ra được những khó khăn trong quá trình kinh doanh từ đó mới đề ra được biện pháp điều chỉnh. Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nội là một công ty nhà nước trực thuộc bộ thương mại, mọi hoạt động kinh doanh đều do giám đốc chịu trách nhiệm điều hành và quản lý. Do vậy để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh của mình luôn chính xác và có hiệu quả thì tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo công việc phân tích hoạt động kinh doanh trong công ty và phòng tổng hợp được giao nhiệm vụ đó. Bên cạnh phòng tổng hợp thì kế toán trưởng cũng có trách nhiệm trong việc nhận định tình hình kinh doanh. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo các nhân viên của mình lập các báo cáo tài chính để phản ánh trung thực tình hình tài chính của công ty từ đó tham mưu và giúp giám đốc có cái nhìn tổng quát về tình hình kinh doanh của công ty. Qua một thời gian thực tập tại công ty em thấy phòng tổng hợp tổ chức công tác phân tích như sau: +Chuẩn bị phân tích: công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nội có tham gia vào hoạt động xuất khẩu vì vậy sau mỗi kỳ kinh doanh công ty đều tiến hành phân tích tình hình xuất khẩu và hiệu quả kinh doanh xuất khẩu của công ty. Trước khi phân tích thì phòng tổng hợp tiến hành thu thập thông tin số liệu từ phòng kinh doanh XNK 1 đến XNK 8 sau đó kiểm tra lại số liệu đã thu thập được để đảm bảo số liệu hiện có là khớp đúng về mọi mặt. Số liệu dùng để phân tích tình hình xuất khẩu là do phòng kinh doanh cung cấp còn số liệu để phân tích hiệu quả kinh doanh xuất khẩu là do phòng kế toán cung cấp. + phân tích: Sau khi đã thu thập và sử lý số liệu phòng tổng hợp tiến hành phân tích tình hình và hiệu quả kinh doanh xuất khẩu. Phương pháp được sử dụng để phân tích là phương pháp so sánh, phương pháp biểu mẫu phương pháp số chênh lệch. Nội dung Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com phân tích tình hình xuất khẩu: phân tích tình hình xuất khẩu theo phòng kinh doanh, phân tích chung tình hình xuất khẩu, phân tích tình hình xuất khẩu theo các đơn vị trực thuộc, theo các mặt hàng chủ yếu. Các chỉ tiêu được chọn để phân tích hiệu quả xuất khẩu là lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên nguồn vốn chủ sở hữu, sau mỗi bảng biểu mà phòng lập ra đều có nhận xét đánh giá nhưng còn sơ sài, chung chung chưa chỉ ra được các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình xuất khẩu và nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Công ty không đi sâu phân tích từng nội dung cụ thể nào nên cũng không có các báo cáo phân tích được lập theo quy định mà việc lập biểu phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu được phản ánh hết vào báo cáo tổng kết năm, trong báo cáo đó trình bày một cách khái quát tóm lược tình hình kinh doanh của công ty trong đó có tình hình xuất khẩu và hiệu quả xuất khẩu. Báo cáo tổng kết năm được công bố công khai cho mọi thành viên trong công ty được biết. Trên đây là các bước tiến hành phân tích sau mỗi kỳ kinh doanh, qua các bước trên ta thấy Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội cũng chú trọng đến công tác phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc phân tích này vẫn còn nhiều thiếu sót cần phải thay đổi để phát huy vai trò của phân tích hoạt động kinh tế trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh. 2. Thực trạng về nội dung phân tích tình và hiệu quả xuất khẩu 2.1/ Thực trạng về nội dung phân tích tình hình xuất khẩu 2.1.1 Phân tích chung tình hình xuất khẩu Sau mỗi một kỳ kinh doanh công ty tiến hành phân tích chung tình hình xuất khẩu để thấy được mức độ hoàn thành kế hoạch do bộ giao bằng cách so sánh doanh số xuất khẩu thực tế công ty đạt được và doanh số kế hoạch do Bộ giao cho. Biểu 1: Phân tích chung tình hình xuất khẩu Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Về xuất khẩu: Năm 2003 kim ngạch xuất khẩu của công ty không hoàn thành so với kế hoạch đã định. Kim ngạch xuất khẩu đạt 6.751.486 USD giảm 248.514 USD so với kế hoạch tương ứng với tỷ lệ giảm 3,55%. Năm 2003 công ty thực hiện kim ngạch xuất khẩu thấp, chưa xứng với tiềm năng hiện có của công ty. Một mặt do nguyên nhân khách quan là kinh tế thế giới năm qua có nhiều khó khăn, sức mua giảm, giá thành hàng xuất khẩu Việt Nam còn cao nhưng yếu tố chủ quan của chúng ta là chính. Chúng ta thiếu sự gắn kết, hợp tác thực sự với các cơ sở sản xuất nên nguồn cung cấp hàng xuất khẩu cho chúng ta không ổn định, còn mang tính chất thu gom là chính. Nghiệp vụ giao dịch chào bán hàng xuất khẩu của cán bộ còn yếu, về tư tưởng còn ngại làm hàng xuất khẩu vì làm hàng xuất khẩu cần phải đầu tư thời gian, công sức, chi phí. Chính vì vậy kim ngạch của chúng ta còn thấp. Việc này nguyên nhân đ• rõ, chúng ta cần rút kinh nghiệp, tìm ra biện pháp khắc phục để đẩy mạnh xuất khẩu năm 2004, phấn đấu đạt kế hoạch xuất khẩu Bộ giao năm 2004 cho công ty là 7,5 triệu USD. 2.1.2 Phân tích tình hình xuất khẩu theo năm Phân tích tình hình xuất khẩu theo năm nhằm thấy được tốc độ phát triển của doanh thu xuất khẩu qua các năm, xu hướng biến động của doanh thu theo chiều hướng nào tăng hay giảmlàm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch xuất khẩu cho phù hợp. Biểu 2: Phân tích tình hình xuất khẩu theo năm Chỉ tiêu 2000 Tổng doanh thu 187.150.996.333 Doanh thu xuất khẩu 28.752.502.28747.533.635.239 Tốc độ phát triển định gốc của tổng DT 156,2 154 Tốc độ phát triển định gốc của DTXK 178,1 182,5 Đơn vị tính: Đồng Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Tốc độ phát triển của tổng doanh thu có xu hướng tăng, giảm không đều qua các năm, năm 2002 tốc độ phát triển của doanh thu có giảm đi chút ít so với năm 2001 là 2,2% nhưng đến năm 2003 thì tốc độ phát triển của doanh thu lại cao hơn so với năm 2002 là 27,3%. Tốc độ phát triển của doanh thu xuất khẩu lên xuống thất thường. Trong năm 2001, 2002 thì tốc độ tăng của doanh thu rất cao so với năm 2000 nhưng đến năm 2003 thì tốc độ tăng của doanh thu lại giảm xuống. Như vậy công ty cần phải nâng cao kim ngạch xuất khẩu và ổn định tốc độ phát triển của doanh thu. 2.1.3 Phân tích tình hình xuất khẩu theo tháng Để thực hiện tốt kế hoạch xuất khẩu đòi hỏi công ty phải theo dõi kim ngạch xuất khẩu qua từng tháng, từng quý làm cơ sở căn cứ cho việc tổ chức chỉ đạo và quản lý kinh doanh. Phân tích tình hình xuất khẩu theo tháng nhằm mục đích thấy được mức độ và tiến độ hoàn thành kế hoạch xuất khẩu. Đồng thời qua phân tích cũng thấy được sự biến động của kim ngạch xuất khẩu ở các thời điểm khác nhau và những nhân tố ảnh hưởng của chúng để có chính sách và biện pháp thích hợp trong việc chỉ đạo kinh doanh. Hơn nữa việc phân tích tình hình xuất khẩu theo tháng cũng giúp công ty biết được tình hình xuất khẩu qua từng tháng có ổn định hay không, kim ngạch xuất khẩu cao hay thấp từ đó có biện pháp cải thiện và có kế hoạch ổn định tình hình xuất khẩu qua các tháng để không có tình trạng tháng thì xuất khẩu được tháng thì không hay tháng thì kim ngạch xuất khẩu cao tháng thì kim ngạch xuất khẩu thấp. Nội dung phân tích này là phù hợp với yêu cầu của công ty vì kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các tháng là không đều nhau. Hàng tháng tại phòng tổng hợp của công ty có tập hợp số liệu về kim ngạch xuất khẩu để đánh giá tình hình xuất khẩu qua từng tháng. Sau đây là báo cáo xuất khẩu tháng 12 năm 2003 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Tổng kim ngạch xuất khẩu tháng 12 là 446.294 USD dẫn đến tổng kim ngạch xuất khẩu 12 tháng là 6.751.486 USD trong đó gia công là 40.297 USD, xuất khẩu trực tiếp là 6.703.902 USD, xuất khẩu uỷ thác là 7.287 USD. Như vậy kim ngạch xuất khẩu mà công ty đạt được chủ yếu là do công ty tự xuất khẩu, kim ngạch xuất khẩu do gia công và uỷ thác đem lại chỉ chiếm một phần rất nhỏ. Thông qua báo cáo xuất khẩu từng tháng như trên thì công ty biết được tổng trị giá xuất khẩu là bao nhiêu trong đó có chi tiết ra từng mục một đó là hàng mậu dịch, hàng gia công, hàng xuất khẩu uỷ thác, và hàng xuất khẩu trực tiếp. Báo cáo cũng cho biết công ty xuất khẩu sang thị trường nào, mặt hàng gì với giá trị xuất khẩu như thế nào. 2.1.4 Phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh Hàng tháng các phòng kinh doanh đều cung cấp số liệu cho phòng tổng hợp, phòng tổng hợp phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng này bằng bảng sau: Biểu 4: Phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh Đơn vị tính: USD Phòng XNK 1 300.000 Phòng XNK 2 673.000 Phòng XNK 3 456.000 Phòng XNK 4 587.000 Phòng XNK 6 400.000 Phòng XNK 7 384.000 Phòng XNK 8 700.000 Xí nghiệp tocan 3.000.000 Chi nhánh Hải Phòng 200.000 Chi nhánhTP. HCM 300.000 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . Unregistered Version - http://www.simpopdf.com phân tích tình hình xuất khẩu: phân tích tình hình xuất khẩu theo phòng kinh doanh, phân tích chung tình hình xuất khẩu, phân tích tình hình xuất khẩu theo. của phân tích hoạt động kinh tế trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh. 2. Thực trạng về nội dung phân tích tình và hiệu quả xuất khẩu 2.1/ Thực trạng về nội dung phân tích tình hình xuất khẩu. về phân tích tình hình xuất khẩu và hiệu quả xuất khẩu 1. Thực trạng về tổ chức phân tích a) Các hình thức phân tích Trong công tác hoạt động kinh tế có nhiều hình thức phân tích mỗi hình