Hoàn thiện nội dung phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu - 4 potx

+ Tuân thủ các chế độ, chính sách, luật pháp quy định liên quan đến hoạt động của đơn vị. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế nói chung, hợp đồng ngoại thương nói riêng. Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài phải sao chụp hợp đồng gửi cho phòng KTTC. Tuân thủ sự quản lý của cấp trên thực hiện đúng nghĩa vụ với cơ quan cấp trên với nhà nước. + Không ngừng cải thiện điều kiện lao động nhằm nâng cao năng suất lao động từ đó nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên và hiệu quả kinh tế. 3. Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh Khi chuyển sang kinh doanh thích ứng với nền kinh tế thị trường, công ty cần phải có một bộ máy chỉ đạo kinh doanh ngọn nhẹ và nhạy bén để các bộ phận trong cơ cấu tổ chức có thể liên hệ mật thiết với nhau đảm bảo tính đồng bộ của toàn bộ hệ thống. Vì vậy, trướckia tocontap có 10 phòng quản lý, 1992 có 7 phòng hiện nay sắp xếp thu gọn còn lại 4 phòng, đồng thời công ty cũng phải giải thể những phòng kinh doanh kém hiệu quả, thành lập một số phòng kinh doanh mới năng động và hiệu quả hơn. Hiện nay Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý như sau: Nhiệm vụ các phòng ban: + Tổng giám đốc là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và bộ thương mại về các hoạt động và hiệu quả kinh doanh toàn công ty. Điều hành quản lý công ty theo luật doanh nghiệp và các quy định khác có liên quan theo thoả ước lao động, hợp đồng lao động, quy chế điều khiển của công ty. + Phó giám đốc là người trực tiếp giúp tổng giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về sự uỷ quyền đó. + Phòng tổ chức và quản lý lao động: tổ chức quản lý lao động của công ty theo nhiệm vụ của công ty, yêu cầu điều động, sắp xếp bố trí lao động của tổng giám đốc trên Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com cơ sở nắm vững các quy định về tổ chức, lao động tiền lương quy định của bộ luật lao động. Làm kế hoạch tuyển dụng lao động theo mục đích sản xuất kinh doanh, giải quyết khiếu nại, vướng mắc về quyền lợi của người lao động trong công ty, bảo vệ chính trị nội bộ phòng gian bảo mật. + Phòng tổng hợp: tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại sản xuất kinh doanh. Thu thập nắm bắt thông tin mới nhất trong và ngoài nước có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tìm hiểu, tìm kiếm đối tác để hợp tác kinh doanh cho công ty, phiên dịch, biên dịch các tài liệu giúp tổng giám đốc nắm được tình hình diễn biến hàng ngày. Thống kê và lập bảng biểu hướng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh, xây dựng kế hoạch quý, tháng, năm. Tổng hợp và phân tích các dữ liệu, số liệu phát sinh, cung cấp cho tổng giám đốc kịp thời điều chỉnh sản xuất kinh doanh, làm các báo cáo định kỳ trình tổng giám đốc, bộ chủ quản, các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan. Tập trung những ý kiến bằng văn bản công việc có liên quan chung đến tổng giám đốc xem xét quyết định Theo dõi đôn đốc ghi sổ những hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua giấy phép và tờ khai hải quan để từ đó giám đốc có thể nắm chắc hoạt động XNK của các phòng kinh doanh. Hàng tháng vào ngày 04 cung cấp các số liệu thực hiện kim ngạch của từng phòng để tính lương. + Phòng kế toán tài chính: Với chức năng giám đốc đồng tiền thông qua việc kiểm soát quản lý tiền vốn và tài sản của công ty. Phòng có chức năng: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Hướng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ mở sổ sách theo dõi hoạt động của đơn vị, theo quyđịnh của chế độ báo cáo thống kê kế toán hạch toán nội bộ, theo quy định của công ty và hướng dẫn của bộ tài chính. Kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được Tổng giám đốc duyệt. Thường xuyên đối chiếu chứng từ để các đơn vị hạch toán chính xác. Tham gia góp ý và chịu trách nhiệm về các kiến nghị của mình về từng phương án kinh doanh cụ thể xác định kết quả kinh doanh để tính trả lương cho các đơn vị. Xây dựng phương thức quy chế, hình thức cho vay vốn, giám sát theo dõi việc sử dụng vốn vay của công ty và bảo lãnh ngân hàng. Nắm chắc chu trình luân chuyển vốn của từng hợp đồng, phương án nhằm ngăn chặn nguy cơ sử dụng vốn kém hiệu quả, huặc mất vốn, không để tình trạng này xảy ra vì buông lỏng quản lý, vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính tiền tệ. Lập quỹ dự phòng để giải quyết các phát sinh bất lợi trong sản xuất kinh doanh. Chủ động sử lý khi có những thay đổi về tổ chức nhân sự lao động có liên quan đến tài chính. +Phòng hành chính quản trị: chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính văn thư lưu trữ dữ liệu, hồ sơ chung, phương tiện thiết bị đã mua sắm để phục vụ cho quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh trong toàn công ty có hiệu quả và tiết kiệm. Ngoài ra phòng còn có chức năng khác như: Cất trữ bảo quản, giữ gìn những tài sản hiện có không để hư hỏng mất mát, xuống cấp huặc xảy ra cháy nổ. Đề xuất mua sắm các phương tiện làm việc và các nhu cầu sinh hoạt của công ty, sửa chữa, bảo vệ an toàn cơ quan. Duy trì thời gian làm việc, giữ gìn vệ sinh đảm bảo môi trường công ty sạch đẹp. Đáp ứng nhu cầu cần thiết của lãnh đạo và các phòng ban trong công ty về điều kiện làm Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com việc như chống nóng, chống mất cắp và có biện pháp ngăn ngừa kẻ trộm đột nhập vào cơ quan lấy tài liệu. + Phòng kinh doanh: với người đại diện là trưởng phòng được giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng, uỷ thác theo phương án kinh doanh đã được giám đốc duyệt và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về sự uỷ nhiệm đó. Phòng kinh doanh XNK1: chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng sản phẩm bằng giấy, từ giấy như bột giấy, giấy báo, vở, giấy than, giấy in, các loại máy vi tính, máy in laser và phụtùng… Phòng kinh doanh XNK 2: chuyên kinh doanh các loại văn phòng phẩm, đồ dùng học sinh, dụng cụ thể thao. Các mặt hàng gốm sứ, mỹ nghệ sơn mài. Các loại đồ dùng bằng nhựa, các dụng cụ cầm tay trong gia đình và cho công việc nội trợ, nhạc cụ, đồ chơi trẻ em. Phòng kinh doanh XNK 3: chuyên kinh doanh các mặt hàng may mặc, hàng dệt kim, hàng len dạ, các nguyên vật liệu dùng cho ngành dệt như bông tự nhiên, bông tổng hợp, tơ len tự nhiên, tơ len nhân tạo… Phòng XNK 4: chuyên kinh doanh các mặt hàng về thiết bị điện, điện tử hàng gia dụng, thiết bị văn phòng, cáp điện các loại… Phòng XNK7: chuyên kinh doanh các mặt hàng nông lâm sản… Phòng XNK8: chuyên kinh doanh XNK các mặt hàng nông sản, thuỷ sản, thủ công mỹ nghệ tạp phẩm. Ngoài các mặt hàng chuyên doanh như trên các phòng còn XNK các mặt hàng khác khi có nguồn hàng và thị trường thích hợp đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Để nâng cao hiệu quả phòng XNK 5 sát nhập vào phòng XNK 8. 4. Đội ngũ lao động của công ty Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có 390 cán bộ công nhân viên bao gồm cả cán bộ quản lý. Năm nay so với năm trước thì công ty có không sự thay đổi về số lượng nhân viên nhưng có sự thay đổi về nhân sự. Một số người đến tuổi đa về hưu và những người trẻ tuổi vừa mới ra trường được công ty nhận vào làm việc. Toàn bộ nhân viên trong công ty đều là những người có trình độ đại học, cao đẳng huặc trung cấp. Mọi người từ giám đốc đến các nhân viên đều có tình thần làm việc tốt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc góp phần tạo nên thành công của công ty như ngày nay. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã từng bước sắp xếp điều chỉnh phân công đúng người đúng việc, chọn lựa những sinh viên mới ra trường hay những người có năng lực nghiệp vụ chuyên môn để nhận vào làm tại công ty. Điều này không những giúp cho công ty có được đội ngũ lao động năng động, sáng tạo làm việc có hiệu quả mà còn góp phần tạo công ăn việc làm cho người dân. Bên cạnh những người làm việc có kinh nghiệm, kiến thức thì còn có một bộ phận những nhân viên trẻ năng động sáng tạo trong công việc đãtạo nên một không khí làm việc lành mạnh, hăng say góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Các nhân viên trong công ty được hưởng chế độ lao động theo quy định: bảo hiểm, khen thưởng, nghỉ phép, hưởng lương phù hợp với công việc của mỗi người. Mức thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty được trình bày qua biểu sau: Chỉ tiêu Kỳ này Kỳ trước 1. Tổng quỹ lương 5.163.000.000 2. Tổng thu nhập 5.163.000.000 3. Lương bình quân 1.103.205 / tháng 1.381.940 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Qua bảng trên ta thấy đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao. Như vậy các nhân viên trong công ty được quan tâm cả về vật chất lẫn tinh thần, họ sẽ làm việc ngày càng tốt hơn để làm cho doanh nghiệp kinh doanh ngày một hiệu quả. 5. Tình hình thực hiện công tác tài chính 5.1. Tình hình tổ chức và phân cấp quản lý tài chính * Tổ chức bộ máy kế toán Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập. Theo quy định của bộ thương mại công ty được quyền tự chủ về tài chính, tự tổ chức kinh doanh theo quy định của nhà nước. Vì thế phòng kế toán tài chính của công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý tài chính, hạch toán với tư cách là đơn vị hạch toán độc lập. Bộ máy kế toán của công ty tổ chức hình thức kế toán tập trung. Để thực hiệntốt chức năng nhiệm vụ của mình nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty đã áp dụng chế độ thống kê kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Tại công ty việc phân tích hoạt động kinh doanh được tiến hành mỗi năm 1 lần theo quy chế hiện hành. Do áp dụng chế độ kế toán tập trung nên tại các chi nhánh Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh kế toán tiến hành thu thập chứng từ sử lý ban đầu sau đó gửi lên phòng kế toán công ty để hạch toán tổng hợp. Phòng kế toán của công ty gồm 10 người được phân công các phần hành kế toán cụ thể: - Trưởng phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán trưởng) chịu trách nhiệm điều hành chung công tác hạch toán của công ty và các đơn vị trực thuộc. Là người trực tiếp thông tin báo cáo, giúp giám đốc lập phương án tự chủ tài chính. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Phó phòng kế toán giúp việc kế toán trưởng và thay kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành chung công tác kế toán của công ty khi kế toán trưởng đi vắng. Đồng thời quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi, tiền vay ngân hàng. - Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu tất cả các tài khoản vào cuối tháng, quý, năm lập các biểu kế toán, báo cáo quyết toán, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh. - Các nhân viên phụ trách các phần hành kế toán gồm: + Kế toán hàng hoá phụ trách việc xuất nhập khẩu của một phòng cụ thể, chịu trách nhiệm lượng hàng xuất nhập và theo dõi tiền hàng. + Kế toán chi phí kiêm kế toán máy: tập tập phân bổ mọi chi phí kinh doanh của công ty cho hợp lý. Đồng thời có trách nhiệm tập hợp số liệu để đưa vào máy vi tính, kiểm tra số liệu của báo cáo kế toán và bảng tổng kết tài sản. + Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ: có trách nhiệm về các khoản chi trong nội bộ doanh nghiệp. + Kế toán thanh toán đối ngoại: thực hiện các giao dịch với ngân hàng, chịu trách nhiệm về các khoản thanh toán với nước ngoài, kiểm tra và quản lý chứng từ ngoại. + Kế toán TSCĐ: theo dõi sự tăng giảm TSCĐ, tính và trích khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định. + Thủ quỹ: quản lý giám sát số lượng tiền xuất nhập quỹ và tiền gửi ngân hàng. + Các nhân viên tại chi nhánh, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thu thập sử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán công ty để theo dõi tập trung. Sơ đồ phòng kế toán tài chính * Hình thức tổ chức ghi sổ kế toán của công ty Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán, đặc điểm kinh doanh của công ty cũng như các hoạt động kinh tế, tài chính quy mô của công ty gắn liền với khối Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com lượng mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà công ty lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Việc lựa chọn hình thức ghi sổ cái doanh nghiệp đăng ký với bộ tài chính. đồng thời tuân thủ các quy định về hệ thống sổ sách và phương pháp ghi chép theo hình thức kế toán đã lựa chọn. Việc công ty lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ là phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh. đặc biệt hình thức này có ưu điểm là đơn giản dễ làm dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ – ghi sổ Ghi chú: 5.2. Tình hình xây dựng các kế hoạch tài chính và việc thực hiện các kế hoạch đó Trong nền kinh tế thị trường luôn luôn có sự biến động, sự biến động đó có thể là tốt cũng có thể là xấu đối với công ty. Công ty phải luôn tìm mọi biện pháp chủ động đối phó với sự biến động đó để có thể tận dụng được mọi cơ hội kinh doanh cũng như giảm thiểu đến mức thấp nhất thiệt hại có thể xảy ra. Để có thể làm ăn có hiệu quả cao trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi một doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một kế hoạch kinh doanh cụ thể. Kế hoạch này phải đảm bảo công ty sẽ tận dụng hết được năng lực vật chất hiện có để tạo ra lợi nhuận lớn nhất. Trong kế hoạch kinh doanh thì kế hoạch tài chính là một bộ phận quan trọng nó giúp cho công ty sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính đã hình thành trong công ty, tổ chức nguồn vốn hợp lý cho các dự án kinh doanh, phân phối sử dụng lợi nhuận đúng mục đích. Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nội luôn tuân thủ đúng việc lập kế hoạch tài chính một cách cẩn thận dựa trên các kết quả tài chính của năm trước, kế hoạch tài chính phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, và phù hợp với yêu cầu của bộ thương mại. Kế hoạch tài chính do cán bộ phòng kế toán lập ra sau đó gửi lên Bộ Tài Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Chính để duyệt nếu Bộ Tài Chính chấp thuận thì công ty sẽ thực hiện kế hoạch tài chính đó với sự đôn đốc, giám sát của phòng kế toán. Việc lập kế hoạch tài chính là rất quan trọng, nó chính là mục tiêu mà công ty cần phải hoàn thành từ đó so sánh kết quả thực hiện được với kế hoạch đã đề ra công ty sẽ biết được năm qua tình hình tài chính của công ty có hoàn thành kế hoạch do bộ thương mại giao cho hay không từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp để làm sao trong năm tới hoàn thành kế hoạch được giao. Kế hoạch tài chính chính là phương hướng hoạt động của công ty, nó giúp cho công ty hoạt động không bị lệch lạc chệnh hướng khỏi mục tiêu chung của toàn công ty đó là hiệu quả kinh doanh. Trong khi thực hiện kế hoạch công ty luôn tiến hành phân tích, đánh giá tình thình thực hiện kế hoạch để tìm ra những sự cố cũng như những diễn biến mới nảy sinh trong quá trình thực hiện để kịp thời điều chỉnh, thúc đẩy qúa trình thực hiện tốt kế hoạch đề ra. 5.3 Cơ cấu nguồn vốn Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải cần một số vốn nhất định ban đầu. Vốn là một đầu vào quan trọng nhưng một vấn đề còn quan trọng hơn đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là làm sao để sử dụng vốn có hiệu quả. Việc phân chia nguồn vốn cho hợp lý là vấn đề cần được quan tâm. Sau đây là cơ cấu nguồn vốn tại Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội Nguồn vốn Số đầu năm A. Nợ phải trả 92.938.498.922 I. Nợ ngắn hạn 65.040.010.552 II. Nợ dài hạn 23.832.339.110 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 47.632.710.268 I. Nguồn vốn quỹ 46.899.812.023 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác 732.898.245 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Tổng nguồn vốn 140.571.209.190 Qua bảng trên ta thấy tổng nguồn vốn của công ty giảm tuy nhiên nguồn vốn chủ sở hữu vẫn tăng và nợ ngắn hạn giảm xuống. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả thì nguồn vốn chủ sở hữu mới tăng thêm, tăng được khả năng tự chủ về tài chính vì giảm được các khoản nợ vay. Nguyên nhân của việc tổng nguồn vốn giảm là do nợ dài hạn tăng lên và nguồn vốn quỹ cũng tăng lên, công ty cần có kế hoạch cũng như xem xét lại cơ cấu nguồn vốn cho thích hợp hơn nữa và có kế hoạch đối với các khoản nợ dài hạn cũng như việc trích lập các quỹ trong doanh nghiệp cho hợp lý. 5.4 Tình hình tăng giảm nguồn vốn nguồn vốn chủ sở hữu Nguồn vốn chủ sở hữu là nguồn vốn kinh doanh được đầu tư từ các chủ doanh nghiệp, nớ thể hiện quy mô của doanh nghiệp. Nguồn vốn này doanh nghiệp hoàn toàn có quyền sử dụng vào mục đích kinh doanh, không phải hoàn trả như nguồn công nợ (trừ khi có quyết định rút vốn của chủ sở hữu). Nguồn vốn chủ sở hữu được hình thành từ vốn đầu tư ban đầu (vốn pháp định) và vốn bổ sung từ lợi nhuận huặc từ các nguồn khác. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý, nguồn vốn chủ sở hữu được phân thành nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, các quỹ xí nghiệp và các nguồn khác. Sự tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu có ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng của vốn cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Sau đây là số liệu về tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội. Qua bảng trên ta thấy trong năm 2003 doanh nghiệp hoạt động có kết quả tốt thể hiện ở việc nguồn vốn kinh doanh tăng lên. Nguyên nhân không phải do nhà nước cấp mà do doanh nghiệp tự bổ sung từ lợi nhuận để lại cho doanh nghiệp. Nguồn vốn quỹ của doanh nghiệp cũng tăng chứng tỏ doanh nghiệp kinh doanh có lợi nhuận và quan tâm đến việc bổ sung nguồn vốn quỹ. Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản không có sự biến động. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . doanh ngày một hiệu quả. 5. Tình hình thực hiện công tác tài chính 5.1. Tình hình tổ chức và phân cấp quản lý tài chính * Tổ chức bộ máy kế toán Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội là một. còn lại 4 phòng, đồng thời công ty cũng phải giải thể những phòng kinh doanh kém hiệu quả, thành lập một số phòng kinh doanh mới năng động và hiệu quả hơn. Hiện nay Công ty xuất nhập khẩu tạp. các mặt hàng khác khi có nguồn hàng và thị trường thích hợp đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Để nâng cao hiệu quả phòng XNK 5 sát nhập vào phòng XNK 8. 4. Đội ngũ lao động của công ty Simpo