Trong hợp đồng , nếu thanh toán bằng phương thức L/C thì trước khi chuẩn bị hàng xuất khẩu, công ty phải đôn đốc, nhắc nhở ngưởi mua mở L/C đúng hạn quy định trong hợp đồng bằng các phương tiện: điện thoại, fax, mail, telex hoặc gặp trực tiếp đại diện của người NK ở Việt Nam. Thông qua bước giục đối tác mở L/C, công ty có thể biết được thiện chí của khách hàng và khả năng thanh toán của họ, tránh bị thiện hại khi có rủi ro phát sinh từ phía người NK. cử Sau khi nhận được thông báo về L/C do người mua đã mở, kết hợp cùng NH công ty nhân viên nghiệp vụ tiến hành kiểm tra tính chân thực ( nếu mở bằng thư thì kiểm tra chữ ký, nếu mở bằng điện thì kiểm tra mã số ) và nội dung của L/C ( cơ sở kiểm tra là hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ có giá trị tương tương). Công việc tiến hành kiểm tra L/C thường được tiến hành cẩn thận, tỉ mỉ từng bước để sửa chữa kịp thời các sai sót xảy ra, nếu các sai sót đó gây khó khăn cho thanh toán thì công ty cương quyết đòi người mua sửa chữa lại cho phù hợp với hợp đồng. 2. Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa XK Công ty bắt đầu tiến hành chuẩn bị hàng XK sau khi nhận được thông báo của khách hàng về L/C đã mở, hoặc NH Ngoại Thương thông báo nhận được số tiền ( tiền ký quỹ) từ khách hàng. Theo thời gian giao hàng đã được ấn định, công ty tiến hành chuẩn bị theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp về chất lượng, bao bì, kẻ ký mã hiệu hàng hóa. Các công việc thực hiện trong khâu này là thu gom hàng, bao gói, kẻ ký mã hiệu hàng XK. Hàng hóa được công ty tổ chức thực hiện mua tại các cơ sở sản xuất hàng hóa ( các chân hàng ) ở các làng nghề truyền thống và ở các địa phương khắp cả nước. Đối với mỗi hàng hóa trong hợp đồng, công ty ký kết hợp đồng đặt hàng với một chân hàng, đa số hàng hóa đặt làm đều được các cơ sở chủ động trong nguồn nguyên vật liệu đầu Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com vào, rất ít trường hợp công ty phải cung cấp nguồn vật liệu. Một số trường hợp, công ty có thể hỗ trợ cho cơ sở sản xuất một số vốn ban đầu ( ứng trước tiền hàng ) và có thể thanh toán sớm tiền hàng . Các nguồn cung cấp hàng hóa cho công ty rất đa dạng, chủ yếu là ở các làng nghề truyền thống. Như: Các làng nghề gốm nổi tiếng như: Bát Tràng( Hà Nội), làng Cậy( Hải Dương), Thổ Hà (Bắc Ninh), Móng Cái ( Quảng Ninh), Hương Canh, Hiến Lễ ( Vĩnh Phúc)… Hàng mây, tre, đan nổi tiếng ở làng Phú Vinh ( Hà Tây), Ngọc Động ( Nam Hà), Yên Sở (Hà Tây), Nho Quan (Ninh Bình)… Hàng thêu ren ở Lý Nhân, Thanh Liêm ( Hà Nam), Minh Lãng (Thái Bình) Văn Lam ( Ninh Bình)…Các làng Phù Khê, Hương Mạc, Đồng Kỵ, Đông Quang ( Bắc Ninh), Vân Hà (Hà Nội), Võ Lăng ( Hà Tây)… có tiếng về sản xuất hàng gỗ mỹ nghệ. Còn cơ sở sản xuất hàng sơn mài ở Đình Bảng (Bắc Ninh), Duyên Thái (Hà Tây), Tương Bình Hiệp (Bình Dương)… Các doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, HTX ở các làng nghề truyền thống là nguồn cung cấp chủ yếu của công ty. Tùy theo yêu cầu của khách hàng đối với từng mặt hàng TCMN mà công ty tìm nguồn hàng thích hợp. Tổ chức tập trung hàng: Mối quan hệ giữa công ty và cơ sở sản xuất được điều chỉnh thông qua hợp đồng nội hoặc đơn đặt hàng, nhưng công ty sử dụng đơn đặt hàng là chủ yếu. Việc đặt hàng được thực hiện theo mẫu của công ty ( mẫu này do cơ sở sản xuất và được khách hàng chấp nhận làm hàng mẫu ) với các yêu cầu cụ thể về hàng hóa như: tên hàng, chủng loại, quy cách,chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng…Với thời gian giao hàng đã được ấn định trước trong L/C, thì lô hàng XK được chân hàng đảm bảo cung cấp cho công ty trước 10 ngày để giải quyết các vấn đề phát sinh có thể xảy ra với hàng hóa, đảm bảo hàng XK đúng như thỏa thuận nêu trong HĐ Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com với đối tác nước ngoài. Hàng XK sau khi kiểm tra đạt chất lượng thì được chân hàng tập chung tại kho của mình hoặc được công ty hỗ trợ về kho bãi. Tuy nhiên, hiện nay công ty chưa có một hệ thống kho bãi nào cả mà phải đi thuê. Đóng gói, ghi nhãn bao bì, kẻ ký mã hiệu: công ty giao toàn bộ công đoạn cho cơ sở sản xuất thực hiện theo đúng yêu cầu của khách hàng. Bao bì và ghi nhãn được quy định rõ trong HĐ, nội dung ghi nhãn bao bì chủ yếu do bên nhập khẩu cung cấp. Kiểm tra hàng hóa XK là công việc cần thiết của công ty, nhằm xem xét mức độ phù hợp của hàng hóa XK so với HĐ đã được ký kết, với mẫu hàng và L/C được mở bởi người nhập khẩu. Để ngăn chặn các hậu quả xấu, đảm bảo tốt quyền lợi của khách hàng và công ty, công việc kiểm tra hàng được thực hiện ngay tại kho bãi của cơ sở sản xuất. Nếu trong hợp đồng mua bán không yêu cầu có sự chứng nhận của cơ quan giám định thì công việc kiểm tra chất lượng được tiến hành bởi công ty và công ty ký phát giấy chứng nhận đảm bảo chất lượng hàng hóa XK phù hợp với hàng mẫu mô tả trong L/C và quy định trong hợp đồng. Nếu trong hợp đồng quy định có sự chứng nhận của cơ quan giám định. Công ty liên hệ với cơ quan giám định độc lập ( thường tiến hành là Vinacontrol), hoàn thành đơn giám định và thanh toán chi phí. Sau khi kiểm tra hàng đạt tiêu chuẩn, cơ quan giám định sẽ cấp chứng thư đối với hàng hóa XK của công ty. Nếu HĐ ( hoặc nước nhập khẩu) quy định hàng nhập khẩu ( có nguồn gốc từ thực vật ) phải có giấy chứng nhận kiểm dịch thì công việc kiểm dịch được thực hiện bởi chi cục bảo vệ thực vật (tại phố Nam Đồng ). Sau khi kiểm dịch hàng đạt tiêu chuẩn, Chi cục sẽ cấp chứng thư đối với hàng hóa XK của công ty. Công việc kiểm tra sẽ được hoàn tất trước khi đóng hàng vào container. Phương pháp kiểm tra thường là cảm quan do không có tiêe chuẩn đánh giá chất lượng nên phụ Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com thuộc vào nhận định chủ quan của người kiểm tra, vì vậy không tránh khỏi các sai sót nhất định. Qua nghiệp vụ tập trung hàng XK của công ty bản thân nghiệp vụ đã thể hiện một số ưu nhược sau: Công ty đã kiểm soát được tiến trình sản xuất lô hàng, tạo thuận lợi tiến hành các nghiệp vụ một cách chủ động. Do tiến hành một cách thường xuyên, liên tục nên lô hàng XK thường hoàn thành trước thời hạn quy định và đáp ứng tốt các tiêu chuẩn hàng mẫu. Mặt khác, mối quan hệ giữa công ty và các chân hàng luôn được củng cố, phát triển. Tuy nhiên, công việc kiểm tra đã tăng chi phí cho CBNV vì thường phải xuống cơ sở nhiều lần mà các cơ sở này lại quá xa so với Hà Nội. Ngoài ra việc kiểm tra hàng hiện nay làm mất khá nhiều thời gian của công ty do số lượng nhân viên nghiệp vụ có kinh nghiệm còn thiếu. Công ty chưa có kho chứa hàng XK, điều này làm tăng chi phí và gây khó khăn cho việc bảo quản , quản lý hàng hóa khi nhận hàng từ các cơ sở chân hàng về cho tới lúc giao hàng cho đối tác theo HĐ đã kí kết. 3.Thuê phương tiện vận tải và mua BH cho hàng XK: Căn cứ vào thực tế về điều kiện cơ sở giao hàng, khối lượng và đặc điểm hàng hóa và điều kiện vận tải … để thuê phương tiện vận tải phù hợp, lựa chọn mua hay không mua bảo hiểm hàng hóa. Đa số hàng TCMN của công ty được vận chuyển, giao nhận bằng container đường biển. Với số lượng hàng hóa ký kết trong HĐ công ty tính toán để xác định loại vỏ và số vỏ container cần thiết cho việc đóng hàng, xác định số lượng hàng giao phù hợp khi có điều khoản giao hàng từng phần và điều kiện dung sai số lượng hàng giao nhằm đảo bảo thuận tiện và hạ chi phí trong giao hàng XK. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Hiện nay, công ty chủ yếu ký kết HĐXK với khách hàng theo điều kiện giao hàng FOB hoặc CIF được điều chỉnh bởi Incoterm 2000. Trong 2 điều kiện giao hàng trên thì công ty thường sử dụng điều kiện FOB nhiều hơn. Điều này hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí kinh doanh và tránh được nhược điểm của công ty trong công việc chuẩn bị hàng đóng vào container đôi khi chưa đồng bộ. Công ty cần tiến hành ký HĐ mua BH cho hàng hóa XK. Công ty thường ký HĐ mua BH chuyến của Bảo Việt cho mỗi chuyến hàng. Đối với hàng TCMN vận chuyển bằng đường biển, công ty thường mua điều kiện BH loại A( theo QTC- 1998 ), Giá trị bảo hiểm là giá CIF của hàng hóa ( 110% CIF ). Thời gian bảo hiểm tính từ ngày hàng rời cảng. 4. Làm thủ tục hải quan. Trên thực tế việc làm thủ tục hải quan cho hàng TCMN được công ty tiến hành tại Hải quan Hải Phòng theo 2 bước sau: Công ty làm tờ khai hải quan và nộp tờ khai : cán bộ nghiệp vụ cần khai báo chi tiết hàng hóa lên tờ khai hải quan theo mẫu HQ2002-XK, bao gồm các nội dung sau: Tên hàng, ký mã hiệu hoặc mã số, phẩm chất, số lượng, khối lượng, đơn giá, tổng giá trị và xuất xứ hàng hóa…nộp tờ khai và các chứng từ có liên quan. Công việc nhận đăng ký, kiểm tra tờ khai và bộ giấy tờ hải quan do một nhân viên hải quan đảm nhận thực hiện. Nếu hàng XK nguyên container nhân viên hải quan có thể tiến hành kiểm hóa ngay tại cơ sở của người XK và giám sát quá trình sếp hàng vào container. Còn nếu là XK lẻ thì việc kiểm hóa có thể tiến hành tại trạm giao nhận hàng container hoặc một địa điểm đã được lãnh đạo Hải quan chấp nhận. Thủ tục hải quan hoàn thành khi lãnh đạo đóng dấu nghiệp vụ đã làm thủ tục hải quan vào tờ khai hàng hóa XK và trả cho chủ hàng. Công ty chịu mọi chi phí thủ tục thông quan. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Hiện nay, việc làm thủ tục hải quan còn chậm trễ do cán bộ nghiệp vụ còn để xảy ra tình trạng thiếu giấy tờ và khó khăn trong việc mời nhân viên Hải quan đến kiểm tra. 5. Giao hàng cho người vận tải Theo thời hạn giao hàng, cán bộ nghiệp vụ của công ty đến địa điểm để thực hiện việc giao hàng XK. Thông thường công ty giao hàng bằng đường biển. Nếu hàng đóng đủ một container: Công ty chuẩn bị đủ lượng hàng XK tại kho bãi của chân hàng hoặc kho công ty thuê và tiến hành giao hàng cho đại lý vận tải ngay tại kho bãi, cán bộ nghiệp vụ lên phương tiện vận tải của hãng vận tải để giám sát. Sau khi hàng được đóng đầy vào container, công ty hoàn thành phiếu đóng hàng. Hãng vận tải tiến hành niêm phong và kẹp chì container ( kẹp chì của hãng tàu ), tổ chức vận chuyển hàng đến bãi, liên hệ Hải quan Hải Phòng thực hiện kẹp chì hải quan và giao hàng xuống tàu, nhận vận đơn đường biển hoàn hảo do hãng tàu cấp và giao lại cho công ty. - Nếu giao lẻ: Sau khi làm thủ tục hải quan, công ty tổ chức vận chuyển hàng xuống tập kết kho bãi do hãng tàu quy định và giao cho hãng tàu. Hãng tàu tiến hành kiểm tra số hàng hóa, đóng hàng vào container, kẹp chì của hải quan của hãng tàu sau đó bốc hàng lên tàu và giao vận đơn hoàn hảo cho chủ hàng. Công ty thường nhận được vận đơn sau 1 ngày kể từ ngày giao hàng và vận đơn được công ty ký hậu để trống. Sau khi công việc giao hàng hoàn thành công ty có nghĩa vụ thông báo ngay cho người mua thông tin về tàu, số hiệu tàu và lô hàng, thời gian tàu đi, số vận đơn,…nhằm tạo thuận lợi cho người mua nhận hàng. 6. Làm thủ tục thanh toán Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho phương tiện vận tải, công ty cần nhanh chóng lập bộ chứng từ để thực hiện thanh toán hàng XK. Theo thời gian NH quy định, Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com cán bộ nghiệp vụ sau khi nhận được vận đơn đường biển hoàn hảo nhanh chóng ghi đúng số vận đơn vào các chứng từ. Đồng tiền thanh toán mà công ty sử dụng trong các HĐ là USD. Thanh toán được thực hiện theo phương thức quy định trong HĐ và thường được thực hiện tại NH Ngoại Thương Việt Nam. Công ty thường sử dụng 2 phương thức chuyển tiền ( T/T ) và phương thức tín dụng chứng từ. Hai phương thức thanh toán nêu trên, công ty thường sử dụng phương pháp điện chuyển tiền ngoại trừ một số HĐ có giá trị lớn. Trong nghiệp vụ thanh toán mặc dù được tiến hành thuận lợi nhưng không phải là không có những vấn đề quan trọng mà công ty cần quan tâm và có giải pháp khắc phục. Đó là khó khăn trong công tác kiểm tra và hoàn thành bộ chứng từ thanh toán. Cho đến nay, công ty vẫn thường xuyên giao dịch với khách hàng thông qua Hóa đơn chiếu lệ hoặc đơn hàng qua fax, email. Hơn nữa, công ty không quy định cách xác nhận hàng bị lỗi dẫn tới có trường hợp người mua mở L/C không phù hợp về nội dung và đư ra các lý do gây khó khăn trong thanh toán tiền hàng. 7. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Thông thường vi phạm HĐXK của công ty không nhiều lắm như: vi phạm về chất lượng do quá trình bảo quản hàng hóa ở công ty thực hiện chưa được tốt dẫn đến hàng bị mốc, cong vênh…và công ty đã chủ động đổi hàng khác. Các vi phạm HĐXK thường được công ty giải quyết một cách rất linh hoạt, chủ động nên chưa có tranh chấp nào phát sinh cần phải giải quyết tại trung tâm Trọng tài quốc tế Việt Nam. IV. Một số nhận xét về quá trình thực hiện HĐXK tại công ty Artex Hà Nội 1. Những kết quả đạt được Cùng với sự phát triển đi lên của nền kinh tế, từ năm 2000 trở lại đây, Công ty Artex - Hà Nội hoạt động tương đối hiệu quả. Công tác tổ chức HĐXK luôn được chú trọng Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com đầu tư, tìm các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình XK. Trong thời gian qua, công ty luôn thực hiện tốt 100% hợp đồng đã ký kết. Đạt được kết quả đó phải kể đến việc tận dụng các mặt thuận lợi sau: Hiện nay, công ty có đội ngũ lãnh đạo và CBCNV nhiệt tình và giàu kinh nghiệm. Quan hệ nội bộ công ty luôn được củng cố: các phòng nghiệp vụ được sự quản lý, đôn đốc trực tiếp của giám đốc và sự hỗ trợ tích cực của phòng phát triển thị trường và mặt hàng mới, phòng kế toán phòng thị trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ phát huy được khả năng chuyên môn. Công ty đã xây dựng được mối quan hệ tốt với các hãng vận tải, công ty BH và NH. Vì vậy, thời gian làm thủ tục được rút ngắn, các chi phí liên quan giảm làm tăng lợi nhuận cho công ty. Công ty thiết lập được mối quan hệ truyền thồng với nguồn cung cấp hàng XK có chấ lượng và uy tín. Do vậy, việc thu gom hàng hóa thuận lợi và hàng hóa XK luôn có mẫu mã, màu sắc, kích cỡ…phù hợp với nhu cầu của khách nước ngoài. Công ty Artex – Hà Nội được sự hỗ trợ lớn từ phía công ty UNIMEX và thành phố Hà Nội. Ngoài ra, các chính sách XK của Chính Phủ như thưởng XK, thuế XK bằng 0% tạo động lực thúc đẩy hoạt động XK trong công ty. Công ty đã trang bị hệ thông tin khá tốt nhằm tận dụng thế mạnh của Internet trong việc tìm kiếm bạn hàng, sử dụng trang Web như một hình thức quảng cáo tiếp thị mặt hàng, tên tuổi công ty. 2. Những tồn tại và nguyên nhân Trong công tác chuẩn bị hàng của công ty, một vấn đề đặt ra chưa được công ty có biện pháp giải quyết đó là nguồn cung cấp bị phụ thuộc vào các cơ sở sản xuất. Trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta về cơ bản là một nền sản xuất manh mún, phân tán. Vì vậy, trong rất nhiều trường hợp muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng. Điều này gây tăng chi phí kinh doanh, giảm lợi nhuận. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Công ty chưa chú trọng và bị động trong khâu kẻ ký mã hiệu bao bì hàng hóa gây nhiều hạn chế trong việc quảng bá hình ảnh của công ty ra thị trường quốc tế. Nguyên nhân là nội dung ghi nhãn bao bì chủ yếu do bên nhập khẩu yêu cầu, công ty lại giao phó công đoạn này cho cơ sở sán xuất. Công đoạn kiểm tra hàng xuất khẩu còn chưa đạt hiệu quả cao do thiếu các tiêu chuẩn kiểm tra và việc kiểm tra không thực hiện một cách thường xuyên liên tục vì các cơ sở chân hàng thường ở xa. Mẫu mã hàng TCMN của công ty chưa đa dạng phụ thuộc quá nhiều vào mẫu do khách cung cấp. Điều này do phòng thị trường và mặt hàng mới vừa được thành lập nên chưa phát huy được vai trò của mình trong hoạt động kinh doanh của công ty. Năng lực ký kết hợp đồng còn nhiều hạn chế, một số điều khoản ký kết còn bị động, thiếu linh hoạt gây khó khăn cho quá trình thực hiện. Điều này phụ thuộc lớn vào trình độ chuyên môn của cán bộ nghiệp vụ. Bên cạnh đó, CBCNV của công ty chưa phát huy được hết thế mạnh của mạng Internet. Do vậy, một số thông tin về khách hàng chưa được cập nhập nhanh chóng nên dẫn đến một số thương vụ công ty đã bị tổn thất do người mua hủy ngang hợp đồng hay không thanh toán. Chương III Một số phương hướng và giải pháp chủ yếu nhằm đẩy mạnh XK của công ty I. Phương hướng, mục tiêu kinh doanh tại công ty Artex Hà Nội trong giai đoạn 2005- 2007. Kế thừa những thành tựu đã đạt được trong những năm vừa qua, thực hiện các chủ chương định hướng lớn của nhà nước và thành phố đối với các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn thủ đô trong giai đoạn tới. Trên cơ sở đánh giá phân tích những điều kiện khách quan về môi trường và thị trường kinh doanh đối với những ngành hàng công ty Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com có thể tham gia. Đồng thời, tự đánh giá khả năng nội lực hiện có của công ty về cơ sở vật chất và con người. Công ty đã xác định mục tiêu trong giai đoạn tới là: Tăng cường mọi hoạt động kinh doanh thương mại XNK, sản xuất và đầu tư mà công ty có đủ điều kiện tham gia theo hướng đa dạng hóa về ngành hàng và mặt hàng. Nâng quy mô công ty lên một tầm cao mới đứng trong hàng ngũ các doanh nghiệp mạnh của thủ đô Không ngừng nâng cao mức thu nhập của cán bộ công nhân viên công ty, thu hút thêm nhiều lao động cho xã hội và tăng thu ngân sách cho năm sau cao hơn năm trước ( 15 – 20% ) Để thực hiện mục tiêu trên, phương hướng chính của công ty là phát huy tối đa mọi nguồn nội lực về vốn, tài sản, cơ sở vật chất và đặc biệt là nhân tố con người để thực hiện nhiều loại hình kinh doanh sản xuất, đầu tư, dịch vụ với quy mô ngày càng lớn. Hưởng ứng, thực hiện những chính sách mới của nhà nước và thành phố đang dành nhiều ưu đãi cho các đơn vị kinh tế hiện nay. Tranh thủ tối đa sự giúp đỡ của các cơ quan quản lý cấp trên để xác định và mở ra những lĩnh vực hoạt động mới cho công ty. Cụ thể phướng kinh doanh trong giai đoạn tới là: Về kinh doanh XNK, công ty sẽ tập trung nhập khẩu các loại vật tư máy móc phục vụ sản xuất, nhằm tăng doanh thu cho công ty và tăng thu cho ngân sách. Đẩy mạnh công tác xuất khẩu bằng biện pháp mở rộng thị trường ngoại thông qua việc tham gia các hội chợ và trung tâm giới hiệu hàng hóa ở nước ngoài. Củng cố các cơ sở sản xuất hàng XK hiện có và mở rộng quy mô sản xuất đi đôi với việc nghiên cứu thành lập các cơ sở sản xuất hàng XK mới trong các lĩnh vực công ty có thị trường XK và sử dụng nhiều lao động. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . sở sản xuất. Trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta về cơ bản là một nền sản xuất manh mún, phân tán. Vì vậy, trong rất nhiều trường hợp muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng phải. HĐXK với khách hàng theo đi u kiện giao hàng FOB hoặc CIF được đi u chỉnh bởi Incoterm 2000. Trong 2 đi u kiện giao hàng trên thì công ty thường sử dụng đi u kiện FOB nhiều hơn. Đi u này hợp. hiệu hàng XK. Hàng hóa được công ty tổ chức thực hiện mua tại các cơ sở sản xuất hàng hóa ( các chân hàng ) ở các làng nghề truyền thống và ở các địa phương khắp cả nước. Đối với mỗi hàng