Bài 7: Hoạch định nguyên vật liệu và quản trị hàng dự trữ pot

Việc hoạch định chính xác và quản lý tốt nguồn nguyên vật liệu sẽ góp phần đảm bảo sản xuất diễn ra nhịp nhàng, ổn định, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm và là biện ph

BÀI 7: HOẠCH ĐỊNH NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ

HÀNG DỰ TRỮ

 Thực chất, nội dung và vai trò của hàng

 Thực hành các bài tập ở cuối

 Tham khảo một số dạng bài tập khác có liên quan tới bài học

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Tình huống: Lựa chọn sản xuất

Doanh nghiệp Hồng Hà sản xuất các loại bàn ghế theo các đơn đặt hàng của khách hàng Do hạn chế bởi diện tích nhà xưởng, nhà kho trong khi sản phẩm của công ty khá đa dạng về chủng loại nên công ty có chính sách sản xuất đúng thời điểm

Hiện nay công ty đang nhận được một đơn đặt hàng sản xuất 1.000 chiếc bàn và phải trả hàng cho khách hàng trong vòng 3 tháng nữa Dưới đây là mô phỏng về kết cấu của chiếc bàn, thời gian sản xuất các chi tiết

7.1 Hoạch định nguyên vật liệu

7.1.1 Thực chất và vai trò của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

7.1.1.1 Khái niệm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp Việc hoạch định chính xác và quản lý tốt nguồn nguyên vật liệu sẽ góp phần đảm bảo sản xuất diễn ra nhịp nhàng, ổn định,

thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm

và là biện pháp quan trọng giảm chi phí sản xuất, hạ

giá thành sản phẩm

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt các doanh

nghiệp sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm thì việc xác

định nhu cầu và dự trữ nguyên vật liệu ảnh hưởng rất

nhiều đến chi phí sản xuất Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, thêm vào đó, lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau là khác nhau Vì vậy, việc lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lượng

và thời điểm là một vấn đề không hề đơn giản, đòi hỏi nhà quản trị phải tính toán sao cho nguyên vật liệu phải đầy đủ, kịp thời với chi phí nhỏ nhất

Trong quản trị hàng dự trữ người ta thường hay nói đến 2 dạng nhu cầu đó là nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc Nhu cầu độc lập là nhu cầu về những sản phẩm cuối cùng hoặc các chi tiết, bộ phận khách hàng đặt, nó được xác định thông qua công tác

dự báo hoặc dựa trên những đơn hàng Trong khi đó, nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu tạo ra từ các nhu cầu độc lập, nó được tính toán từ quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, chi tiết và nguyên vật liệu Vì vậy việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chính là việc lập kế hoạch đối với nhu cầu phụ thuộc

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất được xây dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70 Cách tiếp cận MRP là xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều, nhưng khi cần sản xuất là có ngay Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tư, đối với từng chi tiết và từng nguyên liệu

Người ta sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phương pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện được công tác lập kế hoạch hết sức chính xác chặt chẽ và theo dõi các loại vật tư, nguyên liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lượng và thời điểm cần đáp ứng Phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tỏ

ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng được hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực hoạt động khác của doanh nghiệp

 Một số phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chính chủ yếu là:

o MRP (Material Requirement Planning) hay còn gọi là MRP I mục đích là lập

kế hoạch sản xuất không xét đến năng lực sản xuất, coi năng lực sản xuất của doanh nghiệp là vô hạn

o MRP II (Material Resource Planning) ra đời cuối những năm 70 trên cơ sở MRP I có điều chỉnh bằng cách đưa biến số năng lực sản xuất của doanh nghiệp vào mô hình

o MRP III: phát triển MRP II bằng cách đưa ra những chương trình phần mềm chuyên dụng cho một số loại hình doanh nghiệp với mục đích kiểm soát tòan

bộ các nguồn lực của doanh nghiệp trong kế hoạch hóa sản xuất

 Qua ứng dụng và triển khai thực tế người ta thấy được những lợi ích của MRP như sau:

o Đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu đúng thời điểm, khối lượng và giảm thời gian chờ đợi

o Giảm thiểu lượng dự trữ mà không làm ảnh hưởng đến mức độ đáp ứng và phục vụ khách hàng

o Nâng cao khả năng sử dụng một cách tối ưu các phương tiện vật chất và lao động

o Tạo sự thỏa mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng

o Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp

o Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

7.1.1.2 Các yêu cầu trong ứng dụng MRP

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu đem lại lợi ích rất

lớn trong việc giảm mức dự trữ trong quá trình chế

biến, mặt khác nó duy trì, đảm bảo đầy đủ nhu cầu

nguyên vật liệu đúng thời điểm

Để MRP có hiệu quả cần thực hiện những yêu cầu và

điều kiện sau:

 Có chương trình phần mềm MRP và đủ hệ thống

máy tính để tính toán và lưu trữ thông tin;

 Đào tạo cho đội ngũ cán bộ hiểu rõ về MRP và có khả năng ứng dụng được nó;

 Nắm vững lịch trình sản xuất, đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật về lịch trình sản xuất Lịch trình sản xuất cho biết thời điểm, khối lượng và chủng loại sản phẩm hoặc chi tiết cuối cùng cần có Số liệu này có thể lấy từ các đơn đặt hàng, dự báo hoặc yêu cầu của kho hàng để dự trữ theo mùa vụ;

 Có hệ thống danh mục nguyên vật liệu Bảng danh mục nguyên vật liệu là danh sách của tất cả các bộ phận, chi tiết, nguyên vật liệu để tạo ra một sản phẩm hoặc chi tiết cuối cùng Mỗi loại sản phẩm sẽ có bảng danh mục nguyên vật liệu riêng;

 Có hệ thống hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu hoàn chỉnh Đây là hồ sơ lưu trữ những

thông tin về tình hình chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu như tổng nhu cầu, lượng tiếp nhận theo tiến độ và dự trữ sẵn có Ngoài ra còn có những thông tin về nhà cung ứng, thời gian thực hiện đơn hàng và kích cỡ lô hàng, những đơn hàng bị huỷ

và những sự cố khác… Cũng giống như danh mục nguyên vật liệu, hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu luôn được điều chỉnh và cập nhật chẳng hạn như những thay đổi

về dự trữ sẵn có, thời gian thực hiện, thời hạn hoàn thành;

 Phải đảm bảo chính xác về báo cáo hàng tồn kho Doanh nghiệp cần đảm bảo các báo cáo tồn kho phải chính xác vì đó là yếu tố quyết định việc hoạch định lượng nguyên vật liệu chính xác;

 Biết thời gian cần thiết để cung ứng hoặc sản xuất nguyên vật liệu và phân bổ thời gian cho mỗi bộ phận cấu thành Các nhà quản trị cần nắm vững thời điểm người tiêu dùng cần sản phẩm Từ thời điểm đó nhà quản trị phải xác định được thời gian chờ đợi, di chuyển, sắp xếp, chuẩn bị và thực hiện cho mỗi bộ phận cấu thành sản phẩm Sau đó tính toán và phân bổ thời gian phát lệnh sản xuất hoặc cung ứng để kịp trả hàng đúng tiến độ

7.1.2 Phương pháp MRP trong hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịch trình sản xuất đối với nhu cầu độc lập (sản phẩm cuối cùng) sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận, chi tiết và nguyên vật liệu cần thiết trong những giai đoạn khác nhau MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại sản phẩm trong mối quan hệ chặt chẽ với lượng dự trữ hiện có và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt hàng, lượng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm Mối quan hệ này được phân tích trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm được đưa vào phân xưởng cho tới khi rời phân xưởng đó để chuyển sang bộ phận khác Để xuất xưởng một sản phẩm trong một ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết, bộ phận hoặc đặt mua nguyên vật liệu, linh kiện bên ngoài trước một thời hạn nhất định

Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau:

 Bước 1 Phân tích cấu trúc sản phẩm

Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc Nhu cầu độc lập là nhu cầu về sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận khách hàng đặt Nhu cầu độc lập được xác định thông qua công tác dự báo hoặc dựa trên những đơn hàng Nhu cầu phụ thuộc là những nhu

cầu tạo ra từ các nhu cầu độc lập, nó được tính toán

từ các quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, chi tiết và nguyên vật liệu Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của sản phẩm Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của sản phẩm Mỗi hạng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết bộ phận cấu thành sản phẩm Sử dụng kết cấu hình cây có những đặc điểm sau:

o Cấp 0 là cấp ứng với sản phẩm cuối cùng Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận là ta lại chuyển từ cấp i sang cấp i + 1

o Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đường liên hệ giữa hai bộ phận trong sơ đồ kết cấu hình cây Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành và bộ phận

dưới là bộ phận thành phần Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảng thời gian (chu

kỳ sản xuất, mua sắm ) và hệ số nhân Số lượng các loại chi tiết và mối liên hệ trong sơ đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm

o Sản phẩm càng phức tạp thì số chi tiết bộ phận càng nhiều và mối quan hệ giữa chúng càng lớn Để quản lý theo dõi và tính toán chính xác từng loại nguyên vật liệu, cần phải sử dụng máy tính để hệ thống hóa, mã hóa chúng theo sơ đồ cấu trúc thiết kế sản phẩm

Ví dụ 1: Để sản xuất ra một chiếc bàn, người ta đã mô tả chi tiết như sau :

Căn cứ vào hình vẽ trên ta có thể mô phỏng bằng sơ đồ dưới đây, sản phẩm hoàn chỉnh (chiếc bàn) được ghi ở cấp 0 trên đỉnh của cây Sau đó là những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh ở cấp 1 Sau đó mỗi bộ phận này lại được cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết này được biểu diễn ở bậc cấp 2

Cứ như vậy tiếp diễn để hình thành cây cấu trúc sản phẩm như sau:

Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết đó được chuyển về cấp thấp nhất Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong tính toán Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không phải với sản phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất

 Bước 2 Xác định tổng nhu cầu và nhu cầu thực tế

Tổng nhu cầu chính là tổng số lượng dự kiến đối với loại chi tiết hoặc nguyên vật liệu trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 được lấy ở lịch trình sản xuất Đối với hạng mục cấp thấp hơn thì tổng nhu cầu được tính bằng lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch của cấp trước đó nhân với hệ số nhân của nó (nếu có)

Chân bàn

Thanh dài Thanh ngắn

Mặt bàn

Nhu cầu thực tế là lượng nguyên vật liệu cần thiết trong từng khoảng thời gian nhất định và được xác định như sau:

Nhu cầu thực tế = Tổng nhu cầu - Dự trữ

hiện có

+ Dự trữ

an toàn

+ Số phế phẩm cho phép

Trong đó:

Dự trữ sẵn có = Lượng tiếp nhận theo tiến độ + Dự trữ còn lại của kỳ trước

Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời kỳ Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lượng dự trữ dự kiến, có thể được sử dụng để thỏa mãn nhu cầu của sản xuất

Lượng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đã đưa vào sản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc là số lượng đặt hàng mong đợi sẽ nhận được tại điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn

Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lượng dự kiến kế hoạch đặt hàng trong từng giai đoạn

Lệnh đề nghị phản ánh số lượng cần cung cấp hay sản xuất để thỏa mãn nhu cầu thực Lệnh đề nghị có thể là đơn đặt hàng đối với các chi tiết, bộ phận mua ngoài

và là lệnh sản xuất nếu chúng được sản xuất tại doanh nghiệp Khối lượng hàng hóa và thời gian của lệnh đề nghị được xác định trong đơn hàng kế hoạch Tùy theo chính sách đặt hàng có thể đặt theo lô hoặc theo kích cỡ

Đặt hàng theo lô là số lượng hàng đặt bằng với nhu cầu thực tế

Đặt hàng theo kích cỡ là số lượng hàng đặt có thể vượt nhu cầu thực bằng cách nhân với một lượng cụ thể hoặc bằng đúng lượng yêu cầu trong thời điểm đó Bất

kỳ lượng vượt nào đều được bổ sung vào dự trữ hiện có của giai đoạn tiếp theo

 Bước 3 Xác định thời gian phát lệnh sản xuất hoặc đơn hàng theo nguyên tắc trừ

lùi từ thời điểm sản xuất

Khi cung cấp, sản xuất các chi tiết hoặc sản phẩm, doanh nghiệp sẽ mất thời gian cho việc chờ đợi, chuẩn bị, bốc dỡ, sản xuất Do đó, để biết thời điểm cần có sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp phải tính ngược lại để xác định khoảng thời gian cần thiết hoàn thành từng chi tiết hoặc sản phẩm

Thời gian phải đặt hàng hoặc sản xuất được tính bằng cách lấy thời điểm cần có chi tiết sản phẩm trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu đó

Theo ví dụ 8, thời gian cần thiết để cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận được cho như sau:

Ta có sơ đồ cấu trúc sản phẩm theo thời gian sau đây:

Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6

Mua G

Sản xuất E Sản xuất F

Lắp ráp B

Mua C

Lắp ráp chiếc bàn

Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, linh kiện được thể hiện trong biểu kế hoạch có dạng sau:

Hạng mục Tổng nhu cầu Lượng tiếp nhận theo tiến độ

Dự trữ sẵn có Nhu cầu thực Lượng tiếp nhận đơn đặt hàng theo kế hoạch Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch

Lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch là số lượng những chi tiết, nguyên vật liệu mong muốn nhận được tại đầu kì Đối với đặt hàng theo lô, lượng nguyên vật liệu này sẽ bằng nhu cầu thực tế Đối với đặt hàng theo kích cỡ, lượng nguyên vật liệu này sẽ vượt quá nhu cầu thực tế Lượng nguyên vật liệu vượt quá nhu cầu thực tế

sẽ được cộng vào lượng dự trữ sẵn có của giai đoạn tới

Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch là khối lượng dự kiến đặt ra trong từng giai đoạn Nó được tính bằng lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch có xét tới yếu tố thời gian thực hiện (thời gian thực hiện là khoảng thời gian dự kiến để kết thúc một công việc nào đó) Lượng đơn hàng này sẽ được coi là tổng nhu cầu tại cấp thấp hơn trong chuỗi sản xuất

Ví dụ 2: Một công ty sản xuất đồ gỗ nhận được hai đơn đặt hàng làm cánh cửa:

150 chiếc sẽ giao vào tuần thứ 5 và 150 cái vào tuần thứ 8 Mỗi cánh cửa đều gồm

4 thanh gỗ và hai khung Các thanh gỗ được sản xuất tại công ty mất 1 tuần và khung gỗ sẽ được mua ngoài với thời gian cung ứng là 2 tuần Sau khi có đầy đủ thanh gỗ và khung cửa, công ty sẽ phải tiến hành lắp ráp cánh cửa mất 1 tuần Doanh nghiệp có lịch tiếp nhận vào tuần 1 là 100 thanh gỗ và 50 khung gỗ Hãy xác định số lượng và thời gian biểu của lượng phát ra theo đơn hàng kế hoạch để đáp ứng được nhu cầu trong những điều kiện sau:

1 Lượng đặt hàng theo nhu cầu thực tế

2 Lượng đặt theo kích cỡ là 200 khung gỗ và 100 thanh gỗ

Hướng dẫn:

Đầu tiên cần xác định cấu trúc của sản phẩm

Xác định lịch trình sản xuất, tổng nhu cầu và nhu cầu thực tế như trong bảng sau:

1 Đối với trường hợp đặt hàng theo nhu cầu thực tế:

Đối với tổng nhu cầu của cách cửa sẽ lấy từ lịch trình sản xuất là 200 ở tuần thứ 5

và 200 ở tuần thứ 8 Dự trữ hiện có và lượng tiếp nhận theo tiến độ không có nên nhu cầu thực tế sẽ bằng tổng nhu cầu Đối với đặt hàng theo nhu cầu thực tế thì lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch bằng đúng nhu cầu thực tế Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch sẽ phải lùi lại 1 tuần

2 tuần Đối với các thanh gỗ, khi xét đơn hàng 200 cánh cửa cũng cần phải có 800 thanh gỗ vào đầu tuần thứ 4 Ở đây do có 50 thanh gỗ dự trữ nên nhu cầu thực là

800 – 50 = 750 thanh Ta phải phát đơn hàng theo kế hoạch vào đầu tuần thứ 4 và lịch sản xuất bắt đầu từ đầu tuần thứ 3

Dự trữ hiện có 0 0 0 0 0 0 0 0

Nhu cầu thực 0 0 0 0 200 0 0 200 Lượng tiếp nhận đặt hàng theo

Lượng tiếp nhận đặt hàng theo

7.1.3 Các phương pháp xác định lô hàng

Đối với nhu cầu độc lập thường áp dụng phương pháp

EOQ để xác định kích cỡ lô hàng cần mua Mô hình

EOQ – mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản, là một trong

những phương pháp quản trị hàng dự trữ Mô hình này

sẽ được trình bày ở phần sau Tuy nhiên, đối với

những nhu cầu phụ thuộc thì vấn đề trở nên phức tạp

hơn do tính đa dạng về chủng loại, số lượng và thời

gian cần thiết của chúng Trong MRP khi mua những

nguyên vật liệu dự trữ có nhu cầu phụ thuộc có rất nhiều cách xác định cỡ lô hàng

được áp dụng Thực tế cho thấy không có một cách nào có ưu điểm nổi trội hơn tất cả

các cách khác, vì vậy, tùy từng trường hợp cụ thể mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn

cho mình một chính sách hợp lý Dưới đây là một số phương pháp xác định lô hàng:

 Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn

Phương pháp này sẽ được thực hiện bằng cách nhóm nhu cầu thực tế của một số các giai đoạn cố định vào một đơn hàng thành một chu kỳ đặt hàng

 Mua theo lô

Theo nguyên tắc mua theo lô nguyên vật liệu sẽ được đưa đến tương ứng với nhu cầu trong từng thời kỳ

Ví dụ 3: Công ty An Phước muốn xác định chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ đơn

hàng theo tiêu chuẩn đưa hàng theo lô ứng với nhu cầu Cho biết chi phí tồn kho là 1

USD/sản phẩm/tuần và chi phí thiết lập đơn hàng là 100 USD/lần

Tổng nhu cầu 35 30 40 0 10 40 30 0 30 55

Lượng tồn kho sẵn có 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Lượng NVL đưa đến 35 30 40 0 10 40 30 0 30 55 0

Tổng chi phí = chi phí đặt hàng + chi phí dự trữ = 8  100 + 0 = 800 USD

 Phương pháp xác định cỡ lô hàng theo mô hình EOQ

Phương pháp này xác định khối lượng của lô hàng đặt sao cho chi phí đặt hàng và trữ hàng là nhỏ nhất

 

Ví dụ 4: Với số liệu từ ví dụ 3, cho biết nhu cầu trung bình hàng tuần về nguyên

vật liệu là 27 đơn vị, giả sử 1 năm công ty làm việc có 52 tuần Ta có:

Nhu cầu về nguyên vật liệu cả năm là D = 52  27 = 1.404 đơn vị

Tổng chi phí = (100 + 100 + 100 + 100 ) + (38 + 8 +.….+ 22) = 717 USD

 Xác định kích cỡ lô hàng theo kỹ thuật cân đối các thời kỳ bộ phận

Thực chất cũng là phương pháp ghép lô nhưng với chu kỳ không cố định các giai đoạn Các lô được ghép với nhau trên cơ sở xem xét tổng chi phí dự trữ đạt tới mức thấp nhất có thể được Đây là chính sách cỡ lô mà trong đó lượng đặt hàng khác nhau tùy thuộc vào mối quan hệ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Phương pháp này không cho phép xác định cỡ lô tối ưu nhưng lại là phương pháp có chi phí thấp Do đó, nó là cách tiếp cận được sử dụng phổ biến

Phương pháp này cố gắng cân đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Thuật thực hiện là lấy tổng nhu cầu về nguyên vật liệu hoặc chi tiết, bộ phận trong các giai đoạn liên tiếp cho đến khi có chi phí đặt hàng gần nhất với chi phí lưu kho thành một đơn đặt hàng Về mặt kinh tế, cỡ lô tối ưu được tính theo công thức sau:

Chi phí thiết lập đơn hàng (đặt hàng) Q* =

Chi phí lưu kho của 1 đơn vị hàng trong một giai đoạn

Thực tế cỡ lô tìm được sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc cộng dồn sẽ được lựa chọn khi tổng lượng nhu cầu gần nhất với cỡ tối ưu vừa tính được

Phương pháp này tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn đặt hàng mà vẫn quan tâm đảm bảo giảm thiểu được chi phí dự trữ Nó cũng làm khoảng cách chênh lệch giữa cỡ lô trong các đơn đặt hàng

Ví dụ 5: Với số liệu ở ví dụ 3 và 4 ta có:

Tổng nhu cầu 35 40 40 0 10 40 30 0 30 55 Lượng tồn kho sẵn có 40 0 50 50 40 0 30 30 0 Lượng đưa đến 75 90 60 55

Tổng chi phí của phương án này là:

TC = (100 + 100 + 100 + 100) + ( 30 + 140 + 60) = 630 USD

7.2 Quản trị hàng dự trữ

7.2.1 Thực chất, vai trò của hàng dự trữ

7.2.1.1 Quan niệm về dự trữ và hàng dự trữ

Hàng dự trữ là số lượng hàng hoá được tạo ra trong

quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đáp ứng cho nhu

cầu trong tương lai Hàng dự trữ thường chiếm tỷ trọng

lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thông thường

chiếm 40 – 50%) Chính vì vậy, việc quản lý, kiểm

soát tốt hàng dự trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó

góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên

tục, có hiệu quả

Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm dự trữ … tuỳ theo các loại hình doanh nghiệp mà có các dạng hàng dự trữ khác nhau Chẳng hạn như một ngân hàng sẽ có những phương pháp tiêu chuẩn riêng để kiểm soát đánh giá mức tồn quỹ về tiền mặt; một bệnh viện sẽ có những phương pháp để kiểm soát nguồn máu, thuốc men; một xí nghiệp may sẽ có phương pháp kiểm tra lượng nguyên vật liệu dự trữ

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, hàng dự trữ chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kỹ thuật dùng vào hoạt động Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng dự trữ của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị chuyển đến tay người tiêu dùng Đối với lĩnh vực sản xuất, sản phẩm trải qua một quá trình chế biến để biến đầu vào là nguyên vật liệu thành sản phẩm ở đầu ra nên hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm trên dây chuyền và thành phẩm cuối cùng

 Trong lĩnh vực này người ta phân lại hàng dự trữ thành 4 loại:

o Dự trữ nguyên vật liệu / bộ phận cấu thành

o Dự trữ sản phẩm dở dang

o Dự trữ sản phẩm hoàn chỉnh

o Dự trữ các mặt hàng phụ khác để phục vụ sản xuất

Bản thân vấn đề dự trữ luôn có hai mặt trái ngược nhau Người bán hàng mong muốn

có nhiều hàng dự trữ để khách hàng không phải đợi lâu Nhân viên phụ trách sản xuất

mong muốn có mức dự trữ nguyên vật liệu lớn để dễ dàng lập kế hoạch sản xuất Tuy nhiên bộ phận tài chính thì mong muốn mức tồn kho ít nhất, vì hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp, mức tồn kho nhiều khiến chi phí tăng cao, mức rủi ro lớn Vì vậy các doanh nghiệp phải tìm cách xác định một mức độ cân bằng giữa lượng hàng dự trữ phục vụ sản xuất, phục vụ tốt yêu cầu của khách hàng, nhưng có chi phí dự trữ ở mức tối ưu

 Trong quản trị dự trữ thường đề cập đến các loại chi phí có liên quan sau đây:

o Chi phí mua hàng: Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và

giá mua một đơn vị Chi phí này có thể được ưu đãi hưởng giảm giá nếu mua cùng một lúc với số lượng lớn

o Chi phí đặt hàng: Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng Nó bao gồm các chi phí tìm nguồn hàng, chi phí chuẩn bị, chi phí vận chuyển, chi phí giao nhận hàng, kiểm tra sai sót, nhập kho, các chi phí hành chính khác

o Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ

Nó bao gồm các chi phí:

 Chi phí cơ hội: Khi lô hàng được dự trữ thì vốn đầu tư không dùng vào mục

đích khác được hoặc vẫn phải trả lãi suất cho ngân hàng khi tồn đọng;

 Chi phí cất giữ: Chi phí thuê địa điểm lưu giữ hàng hoá, chi phí hao mòn cơ sở hạ tầng kho bãi, bảo hiểm, chi phí bảo quản;

 Chi phí do lỗi thời, hư hỏng và mất mát: Chi phí do lỗi thời sẽ được phân bổ cho các món hàng có nhiều rủi ro bị lỗi thời, mà rủi ro càng cao thì chi phí càng lớn Sản phẩm có thể bị hư hỏng, thối do để lâu như lương thực, hoa quả, sản phẩm tươi sống Chi phí mất mát là chi phí có thể do hàng hóa bị lấy cắp, thất thoát hoặc đổ vỡ Tổn thất khi phải bán sản phẩm mua về mà không sử dụng nữa (do chuyển hướng sản xuất kinh doanh, chất lượng sản phẩm giảm sút);

o Chi phí thiếu hàng: là những tổn thất do thiếu hàng gây nên Từ góc độ bán

hàng, nếu thiếu hàng cung cấp, khách hàng sẽ chuyển sang đặt hàng của doanh nghiệp khác Từ góc độ sản xuất, trong quá trình sản xuất, thiếu hàng dẫn đến việc ngừng sản xuất đợi nguyên liệu, ứ đọng bán thành phẩm, kéo dài thời gian

giao hàng và dẫn đến ngưng ca…

Khi nghiên cứu quản trị hàng dự trữ, chúng ta phải giải quyết hai vấn đề cơ bản là: Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu và Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp

7.2.1.2 Vai trò của hàng dự trữ

Trong sản xuất kinh doanh, dự trữ hàng hoá, nguyên vật liệu là cần thiết khách quan,

nó có những vai trò sau: