mối quan hệ giữa chế độ thủ trưởng (trách nhiệm quyền hạn cá nhân) với chế độ tập thể quản lý( hội đồng quản trị, trong quan hệ với các phó thủ trưởng) và nhưng phương pháp đảm bảo tốt mối quan hệ trong hoạt động của doanh ng.DOC

mối quan hệ giữa chế độ thủ trưởng (trách nhiệm quyền hạn cá nhân) với chế độ tập thể quản lý( hội đồng quản trị, trong quan hệ với các phó thủ trưởng) và nhưng phương pháp đảm bảo tốt

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368

Lời mở đầu

Trong quá trình quản lý công việc tổ chức đợc hiểu và triển khai theo hai

nghĩa: tổ chức một quá trình hoạt động nào đó (ví dụ hoạt động kinh doanh) vàtổ chức một hệ thống bộ máy điều khiển (lãnh đạo và quản lý).

Sự phân chia một tổ chức quản lý các cấp và các khâu thể hiện sự phân công chuyên môn hóa theo chiều dọc và chiều ngang, các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong một mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà trong tổ chức Việc xác lập và sử lý đúng đắn các mối quan hệ về tổ chức là yếu tố trọng yếu để vận hành bộ máy ăn khớp nhịp nhàng, tạo ra hiệu lực tổ chức Khi đề cập khái niệm tổ chức ở trạng thái động, ta cũng đã nhấn mạnh vai trò cực ký quan trọng của các mối quan hệ về tổ chức, nếu sử lý đúng sẽ tạo ra động lực và kỷ cơng cho tổ chức, ngợc lại sẽ gây vớng mắc, sung đột trong nội bộ tổ chức, có thể làm rối loạn, vô hiệu hoá tổ chức.

Khi xác lập các mối quan hệ về tổ chức, cần xác định rõ các yếu tố: nh quan hệ dọc hay quan hệ ngang; quan hệ lâu dài, thờng xuyên hay quan hệ đột xuất; quan hệ chính thức hay không chính thức Khái quát lại có hai loại quan hệ cơ bản: quan hệ điều khiển – phục tùng và quan hệ phối hợp – hợp tác Nhng bài

viết này em muốn đề cập tới là : Mối quan hệ giữa chế độ thủ tr“Mối quan hệ giữa chế độ thủ tr ởng (tráchnhiệm quyền hạn cá nhân) với chế độ tập thể quản lý( hội đồng quản trị,trong quan hệ với các phó thủ trởng) và nhng phơng pháp đảm bảo tốt mốiquan hệ trong hoạt động của doanh nghiệp.”

Phần thân

Để nghiên cứu toàn bộ đề tài, em chia đề tài thành những phân nhỏ để nghiên cứu rồi khái quát lại:

A.Mối quan hệ ( quyền hạn trách nhiệm) giữa thủ trởng với các phó thủ trởng.

* Thế nào là trách nhiệm, quyền hạn?

- Có 4 loại trách nhiệm:

1 Trách nhiệm tập thể: thực hiện trong cơ chế quyết định tập thể( ví dụ chế

độ làm việc của hội đồng quản trị) trong đó mọi thành viên tham gia quyết định phải cùng chịu trách nhiệm, kể cả thiểu số bất đồng.

2 Trách nhiệm cá nhân: trong chế độ thủ trởng( hệ thống điều hành) phải

xác định trách nhiệm cá nhân của ngời phụ trách cung nh ngời đợc phân công Đối với những bộ phận

3 Trách nhiệm liên đới: nhng ngời có liên quan cần xác định trách nhiệm

liên đới tức là bộ phận tráh nhiệm gián tiếp.

4 Trách nhiệm cuối cùng: là sự sẻ chia trách nhiệm chung đối với kết quả

thực hiện cuối cùng theo mục tiêu của cả doanh nghiệp, chủ yếu nhằm động viên tinh thần ý thức làm chủ hơn là trách nhiệm cụ thể Trách nhiệm cụ thể có nghĩa là phải chịu xử lý về hành chính hoặc về pháp lý, có trờng hợp phải bồi thờng thiệt hại gây ra.

- Quyền hạn: quyền hạn là một phần quyền lực đợc giao để có thể thực

hiện nhiệm vụ với trách nhiệm phải đảm bảo hoàn thành Giao quyền hạn có nghĩa là sự phân định quyền hạn tơng xứng với trách nhiệm, phải vừa đủ không thừa không thiếu và phải rõ ràng

Mối quan hệ giữa thủ trởng và các phó thủ trởng là mối quan hệ “Mối quan hệ giữa chế độ thủ tr điều khiển – phục tùng”.

Thế nào là mối quan hệ điều khiển phục tùng và vài trò của mối quan hệđiều khiển phục tùng

I Định nghĩa và vai trò của quan hệ điều khiển-phục tùng:

* Quan hệ điều khiển-phục tùng là loại quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dới (trên xuống và dới lên),giữa ngời phụ trách và ngời thừa hành

* Hành vi điều khiển là hành vi đơn giản nhất của quản lý để giải quyết các nhiệm vụ đơn nhất sau khi đã có những quyết định chung Đó là hình thức tác động tích cực nhất và cũng linh hoạt nhất, nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục các sai lệch của các bộ phận thừa hành

* Dù mang tính linh hoạt để ứng phó với mọi tình huống cụ thể nảy sinh hằng ngày, sự điều khiển vẫn phải dựa trên các phơng thức tác động có tổ chức và dựa vào chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cấp trong thứ bậc của hệ thống tổ chức quản lý Nếu không nh vậy, sự điều khiển sẽ rơi vào tình trạng chủ quan tuỳ tiện, xử lý đối phó vụn vặt, có thể gây lộn xộn, mất đồng bộ trong hoạt động quản lý Sự điều khiển có thể mang tính hành chính(cỡng chế thi hành), hoặc mang tính hớng dẫn Tính hành chính ở đây thể hiện qua các phơng pháp hành chính:

Các phơng pháp hành chính là các phơng pháp tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp

Bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng hình thành mối quan hệ tổ chức trong hệ thống.Về phơng diện quản trị, nó biểu hiện thành mối quan hệ giữa quyền uy và phục tùng Ngời xa thờng nói: quản trị con ngời có 2 cách, dùng ân và dùng uy Dùng ân thì vững bền nhng khó khăn và dễ trở thành phù phiếm, dùng uy thì nhanh chóng và dễ mất tính ngời Cho nên , Quản trị trớc tiên phải dùng uy sau đó mới tính đến việc ân.

Các phơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh chính là các cách tác động trực tiếp của chủ doanh nghiệp lên tập thể những ngời lao động dới quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, đòi hỏi ngời lao động phải chấp hành nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng.

Vai trò của các phơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh rất to lớn Nó xác lập trật tự kỷ cơng làm việc trong doanh nghiệp, là khâu nối các phơng pháp quản trị kháclại, Phơng pháp hành chính giải quyết các vấn đề đặt ra trong doanh nghiệp rất nhanh chóng,Tác động hành chính có hiệu lực ngay từ khi ban hành quyết định Vì vậy các phơng pháp hành chính hết sức cần

thiết trong những trờng hợp hệ thống bị rơi vào những tình huống khó khăn, phức tạp

Các phơng pháp hành chính tác động vào đối tợng quản trị theo 2 h-ớng :tác động về mặt tổ chức và tác động diều chỉnh hành vi của đối tợng quản trị

-Theo hớng tác động về mặt tổ chức :chủ doanh nghiệp ban hành các văn bản quy định về quy mô,cơ cấu, điều lệ, hoạt động tiêu chuẩn nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ

-Theo hớng tác động diều chỉnh hành vi của đối tợng quản trị :chủ doanh nghiệp đa ra những chỉ thị , mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dới thực hiện những nhiệm vụ nhất định, hoặc hoạt động theo những phơng hớng nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và đúng hớng ,uốn nắn những lệch lạc

Sử dụng các phơng pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản trị phải nắm vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây:

-Một là phơng pháp hành chính có hiệu quả cao khi quyết định đó có căn cứ khoa học, đợc luận chứng đầy đủ về mặt kinh tế Khi đa ra một quyết định hành chính phải cân nhắc, tính toán đến các lợi ích kinh tế Tất nhiên, các quyết định hành chính tập trung thờng đợc tính toán xuất phát từ việc kết hợp hợp lý các loại lợi ích Ngoài ra quyết định phải hiểu rõ tình hình thực tế, nắm vững tình huống cụ thể Cho nên khi đa ra quyết định hành chính, nên cố gắng có đủ các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định Chủ doanh nghiệp chỉ ra quyết định trên cơ sở có đảm bảo về thông tin Tập hợp đủ thông tin, tính toán đầy đủ đến các lợi ích và các khía cạnh tiêu cực có thể diễn ra khi quyết định đợc thi hành Từ đó sẵn sàng bổ sung các biện pháp phát huy mặt tích cực và hạn chế mặt tiêu cực nếu có.

- Hai là khi sử dụng các phơng pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm của ngời ra quyết định Mỗi bộ phận, mỗi cán bộ khi sử dụng quyền hạn của mình phải có trách nhiệm về việc sử dụng các quyền hạn đó Đối với quyết định hành chính thì cấp dới bắt buộc phải thực hiện không đợc lựa chọn Chỉ ngời có thẩm quyền ra quyết định mới có quyền thay đổi quyết định.

-Ba là các phơng pháp hành chính đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có quyết định dứt khoát ,rõ ràng,dễ hiểu, có địa chỉ ngời thực hiện, loại trừ khả năng có sự giải thích khác nhau đối với nhiệm vụ đợc giao.

Cần phân biệt các phơng pháp hành chính với kiểu quản lý hành chính quan liêu do việc lạm dụng các kỷ luật hành chính,sử dụng mệnh lệnh hành chính thiếu cơ sở khoa học, theo ý muốn chủ quan.Thờng những mệnh lệnh kiểu đó gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp, hạn chế sức sáng tạo của ngời lao động Đó cũng là nhợc điểm của phơng pháp hành chính Cán bộ quản lý và cơ quan quản lý nếu thiếu tỉnh táo say sa với mệnh lệnh đều phải chịu trách nhiệm, chống việc lạm dụng quyền hành nhng không có trách nhiệm, cũng nh chống hiện tợng trốn tránh trách nhiệm, không chịu sử dụng những quyền hạn đợc phép sử dụng và phải chịu trách nhiệm.

Tóm lại, các phơng pháp hành chính là hoàn toàn cần thiết ,không có phơng pháp hành chính thì không thể quản trị kinh doanh có hiệu quả Điều đó tơng tự nh việc quản lý một đất nớc mà không có luật pháp thì không làm sao có thể quản lý nổi.

Thật vậy từ lý thuyết đã nêu trên ta áp dụng vào đề tài này

a Nếu giám đốc là giám đốc thuần tuý.

Giám đốc với các cộng sự mà cụ thể lá các phó thủ trởng Giám đốc phải biết lắng nghe Các phó thủ trởng là ngời trực tiếp nhận các quyết định từ thủ trởng Nhng không phải các phó thủ trởng chỉ biết thực hiện những quyết định của thủ trởng nh một cỗ máy, mà các phó thủ trởng còn đóng vai trò nh một cáp tham mu trong doanh nghiệp đóng góp những ý kiến cho thủ trởng Vậy khi các phó thủ trởng đóng vai tró nh tham mu thì giám đốc phải lắng nghe và gạn lọc các ý kiến rồi mới đi dến những quyết định Từ những ý kiến đó sau khi suy xét thi giám đốc dùng quyền hạn của mình để đi đến những quyết định cuối cùng đó là quyết định thay mặt cho ý chí và nguyện vọng của cả tập thể Các phó thủ trởng là ngời thừa nhận và thi hành những quyết định đó đúng theo chức năng và phòng ban của mình.

Các quyết định của giám đốc đa ra thờng thể hệ quyền hạn của thủ trởng với các phó thủ trởng bằng các hình thức điều khiển: lệnh, chỉ thị thông báo

*Lệnh:là yêu cầu của cấp trên(hoặc ngời phụ trách)đối với cấp dới(hoặc ngời thừa hành),đòi hỏi họ phải thực hiện một nhiệm vụ nhất định,có chỉ rõ thời hạn phải hoàn thành hoặc những yêu cầu đặc biệt phải đảm bảo.Chỉ những cán bộ quản lý trực tuyến(thủ trởng cấp trên)mới có quyền ra lệnh.Nếu lệnh có tính bắt buộc phải thực hiện tuyệt đối thì nó phải đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý để có hiệu lực cao

*Chỉ thị:là yêu cầu đối với ngời dới quyền khi xử lý những sự việc riêng biệt.Các phó giám đốc,quản đốc,trởng phòng có quyền ra những chỉ thị trong

phạm vi quyền hạn đợc giao(theo quy chế của doanh nghiệp),không vi phạm các mối quan hệ chính thức

Chỉ thị có thể đợc ngời dới quyền khiếu nại thẳng lên giám đốc doanh nghiệp nếu thấy không hợp lý.Các chỉ thị quan trọng phảI dùng văn bản.Những ngời phụ trách cấp thấp(tổ trởng,đội trởng )chỉ cần chỉ thị miệng song cần rõ ràng,dứt khoát

*Thông báo:có tính nhẹ nhàng hơn,chủ yếu cung cấp thông tin cho cấp dới về những vấn đề cần lu ý

Điều khiển bao hàm sự kiểm tra tình hình chấp hành các quyết định và sau đó có thể có quyết định điều chỉnh,bổ sung

Chọn hình thức nào trong số những hình thức trên để vận dụng vào quản lý lại tuỳ thuộc vào tính chất của từng công việc mà giám đốc đang giải quyết.

Ra quyết định là khâu quan trọng nhất vì vừa thể hiện quyền hạn của thủ trởng với các phó thủ trởng nói riêng và toàn bộ một bộ máy quản lý nói chung Vì quyết định vừa gắn chặt trách nhịêm của thủ trởng với những quyết đinh đo Ra quyết định gồm những bớc sau:

1.1 Các bớc trong quá trình ra quyết định:

- Sơ bộ đề ra nhiệm vụ (vấn đề cần giải quyết): Trớc hết cần phải xác định: vì sao phải đề ra nhiệm vụ đó? nhiệm vụ đó thuộc loại lâu dài hay cấp bách

- Thu nhập thông tin (đi làm rõ nhiệm vụ): lợng thông tin cần thiết phụ thuộc tính phức tạp của nhiệm vụ và trình độ, kinh nghiệm của ngời ra quyết định Phải đầy đủ, chính xác Nếu cha đầy đủ, phải tìm hiểu biện pháp để bổ sung thông tin về tình huống cần xem xét.

- Chính thức đề ra nhiệm vụ: Bớc này có ý nghĩa rất quan trọng để ra quyết định đúng đắn Chỉ có thể chính thức đề ra nhiệm vụ sau khi đã xử ly các thông tin thu thập đợc (qua nghiên cứu về tính chất của vấn đề cần giải quyết, tình huống phát sinh, việc xác định mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả.

- Dự kiến phơng án và lựa chọn phơng án tối u: để giải quyết một vấn đề, có thể có những giải pháp khác nhau, mỗi giải pháp có mặt u điểm và mặt hạn chế cần đa ra ít nhất hai phơng án để xem xét và so sánh mà chọn một ph-ơng án tối u Nên sử dụng kinh nghiệm để cân nhắc lựa chọn; tuy nhiên còn phải dựa vào các phơng pháp khoa học.

- Tiêu chuẩn đánh giá phơng án : Muốn so sánh các phơng án một cách khách quan để lựa chọn phơng án tối u và thấy rõ khả năng thực hiện, cần có tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả.

Trên thực tế trớc khi bắt đầu bất cứ công việc gì, ngời ta đều phải tiến hành giải quyết sách trớc tiên Bất kỳ công việc quản lý nào do các nhà quản lý tiến hành đều có vấn đề quyết sách Quyết sách là hoạch định kế hoạch, là lựa chọn một trong hai phơng án hành động đã đợc chuẩn bị, là thiết lập cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và nghĩa vụ; so sánh tình hình thực tế với kế hoạch lựa chọn phơng án kiểm tra Điều đó có nghĩa là quyết sách phải quán xuyến các mặt kế hoạch, tổ chức điều khiển Hơn nữa, cán bộ quản lý các cấp của tổ chức đều phải tiến hành quyết sách Cán bộ quản lý ở bậc cao nhất của tổ chức đều quyết định mục đích và phơng châm chung của tổ chức Cán bộ quản lý cấp cơ sở là ngời bố trí, sắp xếp công việc hàng ngày để thực hiện mục tiêu và kế hoạch của bộ phận; thậm chí mỗi công nhân trong quá trình làm việc cũng cần lựa chọn đối tợng lao động, công cụ lao động, phơng pháp lao động Tóm lại, quyết sách quán triệt mọi mặt, mọi cấp của tổ chức và toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Do đó Simon nói: "Để hiểu đợc hàm ý của

quyết sách, cần phải hiểu từ: "Quyết sách" theo nghĩa rộng Nh vậy, quyết

sách gần nh đồng nghĩa với "quản lý".

Trớc tiên xét theo quá trình thông thờng của quyết sách, Simon cho rằng quyết sách là một quá trình hoàn chỉnh do một loạt các giai đoạn có liên hệ với nhau cấu thành; theo ông, ngời ta thờng miêu tả một cách quá hạn hẹp tác dụng của ngời vạch ra quyết sách Họ cho rằng, ngời vạch ra quyết sách là ngời có khả năng lựa chọn và quyết định con đờng đúng nhất ở ngã t đờng vào thời khắc quan trọng nhất Do họ chỉ chú ý đến giây phút lựa chọn cuối cùng mà xem nhẹ toàn bộ quá trình hoàn chỉnh của quyết sách nên đã miêu tả sai lệch quyết sách Theo cách nói của Simon thì quyết sách do 4 giai đoạn có liên hệ với nhau cấu thành:

(1) Giai đoạn thu nhập thông tin

(2) Giai đoạn thiết kế (dự kiến các phơng án)

(3) Giai đoạn lựa chọn: Giai đoạn của công việc này là lựa chọn phơng án khả thi trong các phơng án đợc đa ra bắt đầu nhằm đạt đợc mục tiêu đã định.

 Trình tự các bớc trong quá trình ra quyết định và triển khai thực hiện quyết định đợc tóm tắt qua sơ đồ sau:

B Giám đốc là thành viên hội đồng quản trị

Giám đốc vẫn có những trách nhiệm và quyền hạn nh trên Nhng là thành viên hội đồng quản trị giám đốc có quyền bàn bạc với t cách là thành viên hội đồng quản trị và cuối cùng giám đốc thi hành những điều đã bàn bạc trong hội đồng quản trị ( theo nguyên tắc đa số) Nhng vẫn phải là ngời quyết định cuối cùng Tuy vậy khi bàn bạc trong hội đồng quản trị giám đốc có trách nhiệm mặt cho ý kiến của toàn bộ bộ máy quản lý cấp dới với những ý kiến của riêng mình và những ý kiến tham mu từ cấp dới gần nhất.

Từ đó ta thấy đợc trong doanh nghiệp có thể đi theo hai xu hớng quản lý sau: 1 Lãnh đạo tập thể ( ví dụ là hội đồng quản trị ) mà tiêu biểu khi giám đốc là

thành viên hội đòng quản trị nh đã nêu trên.

2 Cá nhân chỉ huy: trong trờng hợp giám đốc là giám đốc thuần tuý Giám đốc chỉ là ngời chấp hành quyết định của họi đồng quản trị và đa những quyết định đó đến cấp dới thừa hành gần nhất.

Khi đất nớc ta đang dần dần cổ phần hoá doanh nghiệp thì xu hớng lãnh đạo tập thể đang phát triển và tạo đợc nhiều u điểm vợt trội trong hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

C Những phơng pháp đảm bảo

- Giám đốc phải biết lắng nghe : lắng nghe ở đây là lắng nghe ý kiến đóng góp đồng tình hay pán đối từ tập thể quản lý

-Giám đốc phải gắn” vận mệnh của minh với vận mệnh của doanh nghiệp” làm cho các cấp đồng lòng vì doanh nghiệp Nếu nh một tập thể có đợc sự đoàn kết một lòng tất cả vì doanh nghiệp thì hiệu quả trong hoạt động quản lý cũng nh hoạt động kinh doanh sẽ phát triển thúc đảy quá trình sản xuất.

- Tuy vậy nhng giám đốc luôn tỏ rõ vai trò là một thủ lĩnh làm cho tập thể quản lý thực sự thấy tin tởng , các quyết định của giám đốc phải nhất quán, nếu có sai sót phải có đính chính kịp thời

- Giám đốc phái có quan hệ tốt với ngời bị quản lý

-Giám đốc luôn quan tâm đến dự luận tập thể vì có quan tâm đến d luận tập thể thì giám đốc mới có thể hiểu đợc tinh trang của doanh nghiệp mà d luận trong doanh nghiệp cũng quan trọng không kém quan trọng

- Giám đốc phải quan tâm đến truyền thống tập thể

Kết Luận

Tổ chức xã hội hình thành và vận động theo ý chí của con ngời với hình thức đa dạng,”cứng”hay”mềm”và có mối quan hệ tơng tác thờng đợc gọi là liên hệ hữu cơ.Điều đó cho ta thấy mối quan hệ giữa thủ trởng ( trách nhiệm , quyền hạn) với hội đồng quản trị , với các phó thủ trởng là một yếu tố quan trọng nh thế nào đối với việc sống còn của một doanh nghiệp.Cũng nh thể hiện bộ mặt của một doanh nghiệp có văn hoá hay không vì khi cấp trên ra quyết định thì cấp dới ở đó sẽ phải nhất nhất tuân theo và cùng bổ sung,góp ý với các quyết định của giám đốc.Và trong nền kinh tế thị trờng ngày nay,khi mà các doanh nghiệp đang hoạt động nh những cỗ máy thì điều này càng cần phải ăn khớp với nhau hơn