Trong các cuộc đàm phán, để đi đến kết thúc một thương vụ luôn là một bước không dễ. Đàm phán là một hoạt động tự nguyện giữa hai bên nhưng có yếu tố then chốt vì lợi ích của hai bên là trái ngược nhau. Mỗi bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được những thoả thuận có lợi cho cả hai bên. Tuy nhiên, không phải trong mọi cuộc đàm phán mà cả hai bên luôn duy trì tư duy cả hai đều cùng có lợi. Kết quả một cuộc đàm phán được coi là lý tưởng khi cả hai bên cảm thấy hài lòng với thoả thuận đạt được. Tất nhiên, trên thực tế không phải lúc nào cũng đạt được kết quả này và đôi lúc có những điểm rất khác nhau giữa hai phía khiến cho cuộc đàm phán trở nên thất bại nếu hai bên không tìm hiểu về nhau kỹ trước khi ngồi vào bàn. Điều này ta dễ thấy ở hai quốc gia đó là Nhật và Mỹ. Hơn 40 năm trước, nhà phân chủng học E.T.Hall đã cảnh báo: “Khi nhà quản trị Mỹ ra nước ngoài làm ăn, anh ta thường bị sốc khi khám phá ra nhiều sự khác biệt về cách cư xử, thói quen của các nhà kinh doanh nước ngoài và chính điều đó sẽ ngăn cản sự nổ lực làm ăn của anh ta”. Mặc dù được cảnh báo thích đáng nhưng các công ty người Mỹ vẫn chưa đầu tư nghiên cứu về văn hóa của các nước, điều đó khiến họ phải trả giá khi kinh doanh trên thương trường quốc tế một số hợp đồng đã không được kí như mong đợi. Đặc biệt là gặp nhiều khó khăn trong khi đàm phán với “người Nhật bí ẩn”. Vì vậy, sau khi nghiên cứu phong cách đàm phán của người Nhật ở các chương trước, trong chương này chúng ta sẽ tập trung so sánh cách đàm phán của hai cường quốc nằm bên hai bên bờ Thái Bình Dương – Mỹ và Nhật. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cần thiết cho chính bản thân mình.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH KHOA KINH TẾ - LUẬT – NGOẠI NGỮ
BỘ MÔN KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
Báo cáo môn học:
ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
Đề tài:
SỰ KHÁC BIỆT TRONG ĐÀM PHÁN GIỮA
NGƯỜI MỸ VÀ NGƯỜI NHẬT
Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Tấn Đạt Nhóm sinh viên thực hiện: MSSV
1 Võ Thị Mỹ Lan 112210137
2 Nguyễn Quang Tùng 112210149
3 Lưu Thị Thanh Xuân 112210201
4 Thạch Thị Cẩm Giang 112210204
5 Khưu Thị Phượng Tường 112210225
Trà Vinh, tháng 11 năm 2012
Trang 2PHẦN MỞ ĐẦU
Trong các cuộc đàm phán, để đi đến kết thúc một thương vụ luôn là một bước không dễ Đàm phán là một hoạt động tự nguyện giữa hai bên nhưng có yếu tố then chốt vì lợi ích của hai bên là trái ngược nhau Mỗi bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được những thoả thuận có lợi cho cả hai bên Tuy nhiên, không phải trong mọi cuộc đàm phán mà cả hai bên luôn duy trì tư duy cả hai đều cùng có lợi Kết quả một cuộc đàm phán được coi là lý tưởng khi cả hai bên cảm thấy hài lòng với thoả thuận đạt được Tất nhiên, trên thực tế không phải lúc nào cũng đạt được kết quả này và đôi lúc có những điểm rất khác nhau giữa hai phía khiến cho cuộc đàm phán trở nên thất bại nếu hai bên không tìm hiểu về nhau kỹ trước khi ngồi vào bàn Điều này ta dễ thấy ở hai quốc gia đó là Nhật và Mỹ Hơn
40 năm trước, nhà phân chủng học E.T.Hall đã cảnh báo: “Khi nhà quản trị Mỹ ra nước ngoài làm ăn, anh ta thường bị sốc khi khám phá ra nhiều sự khác biệt về cách
cư xử, thói quen của các nhà kinh doanh nước ngoài và chính điều đó sẽ ngăn cản
sự nổ lực làm ăn của anh ta” Mặc dù được cảnh báo thích đáng nhưng các công ty người Mỹ vẫn chưa đầu tư nghiên cứu về văn hóa của các nước, điều đó khiến họ phải trả giá khi kinh doanh trên thương trường quốc tế - một số hợp đồng đã không được kí như mong đợi Đặc biệt là gặp nhiều khó khăn trong khi đàm phán với
“người Nhật bí ẩn” Vì vậy, sau khi nghiên cứu phong cách đàm phán của người Nhật ở các chương trước, trong chương này chúng ta sẽ tập trung so sánh cách đàm phán của hai cường quốc nằm bên hai bên bờ Thái Bình Dương – Mỹ và Nhật Từ
đó rút ra những bài học kinh nghiệm cần thiết cho chính bản thân mình
I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ NƯỚC MỸ VÀ NHẬT
1 Giới thiệu về nước Mỹ
Mỹ là nước cộng hòa lập hiến liên bang gồm có 50 tiểu bang và một quận liên bang Thủ đô là Washington nằm giữa Bắc Mỹ.
Với 9,83 triệu km2, Mỹ là quốc gia lớn hạng thứ ba về diện tích sau Nga
và Trung Quốc Nên Mỹ là quốc gia đa văn hoá, đa sắc tộc Đất nước Mỹ tôn thờ nữ thần tự do nên nơi đây quyền dân chủ của các công dân rất cao Người dân nước Mỹ có phong cách sống thoải mái, hiện đại với nhu cầu hưởng thụ
Trang 3cao Người Mỹ rất thích tự do cá nhân, có tinh thần cần cù lao động Trong giao tiếp hay các cuộc đàm phán họ rất thẳng thắng và trung thực.
Vì Mỹ có diện tích lớn và có nhiều địa hình rộng lớn nên gần như có tất
cả các loại khí hậu Khí hậu ôn hòa có ở đa số các vùng, khí hậu nhiệt đới ở Hawaii và miền nam Florida, khí hậu địa cực ở Alaska, khí hậu Địa Trung Hải ở duyên hải California.
Mỹ có một nền kinh tế hỗn hợp tư bản chủ nghĩa được kích thích bởi tài nguyên thiên nhiên phong phú và cơ sở hạ tầng phát triển tốt Mỹ đứng hạng thứ 8 về tổng sản lượng nội địa trên đầu người và hạng 4 về tổng sản phẩm nội địa trên đầu người theo sức mua tương đương Mỹ là nước nhập khẩu hàng hóa lớn nhất và là nước xuất khẩu lớn nhất trên thế giới.
2 Giới thiệu về nước Nhật
Sơ lược về đất nước Nhật BảnSơ Sơ lược về đất nước Nhật Bảnlược Sơ lược về đất nước Nhật Bảnvề Sơ lược về đất nước Nhật Bảnđất Sơ lược về đất nước Nhật Bảnnước Sơ lược về đất nước Nhật BảnNhật Sơ lược về đất nước Nhật BảnBản
- Nhật Bản thường được biết đến với cái tên: Xứ sở mặt trời mọc hay Xứ sở Hoa anh đào Đất nước này là một quần đảo hình cánh cung nằm ở sườn đông của đại lục Châu Âu và Châu Á phía Tây Bắc Thái Bình Dương, bao gồm bốn hòn đảo chính: Hokkaido, Honshu, Shikoku và Kyushu, cùng với nhóm đảo Ryukyu (Okinawa) và nhiều hòn đảo nhỏ khác.Với nền văn hóa đa màu sắc, nét truyền thống đan xen nét hiện đại, Nhật Bản luôn có những lễ hội diễn ra xuyên suốt trong năm Đến Nhật Bản có rất nhiều nơi thu hút du khách, và bạn không thể ghé thăm Tokyo - nơi được xem là bận rộn nhất trên thế giới, hay thành cổ Nara và Kyoto
Sơ lược về đất nước Nhật BảnMột Sơ lược về đất nước Nhật Bảnvài Sơ lược về đất nước Nhật Bảnnét Sơ lược về đất nước Nhật Bảnvề Sơ lược về đất nước Nhật Bảncon Sơ lược về đất nước Nhật Bảnngười Sơ lược về đất nước Nhật BảnNhật Sơ lược về đất nước Nhật BảnBản
- Tính hiếu kỳ và nhạy cảm với văn hóa nước ngoài: chúng ta có thể nói rằng không dân tộc nào nhạy bén về văn hóa của nước ngoài như người Nhật Họ không ngừng theo dõi những biến động bên ngoài, đánh giá và cân nhắc những ảnh hưởng của các tròa lưu và xu hướng chính đang diễn ra đối với Nhật, nếu như họ phát hiện
ra trào lưu nào đang thắng thế thì họ có xu hướng sẳn sàng học hỏi, nghiên cứu đề bắt kịp trào lưu đó Và chính tinh thần thực dụng, tính hiếu kỳ và óc cầu tiến của những người nhật là những động lực thúc đẩy họ bắt kịp với các nước tiên tiến
- Ý thức tập thể: tập thể đóng vai trò quan trọng đối với người Nhật Nó được thể hiện ngay trong cách xưng hô với người ngoài khi nói chuyện Trong công việc
Trang 4người Nhật thường gạt đi cái tôi lại để đề cao cái chung, tìm sự hòa hợp giữa mình
và những người xung quanh Các tập thể có thể cạnh tranh với nhau rất gây gắt song cũng có lúc họ lại bắt tay nhau để có thể đạt được mục đích chung như để đánh bại đối thủ nước ngoài Vì vậy điều tối kỵ là làm mất danh dự của tập thể
- Tôn trọng thứ bậc và địa vị: ý thức tôn trọng thứ bậc có lẽ đã có từ lâu trong đời sống người Nhật Thái độ nhúng mình trước những người có địa vị, quyền chức cũng có ở một số nước khác thời cận đại nhưng đặc biệt ở Nhật cho đến nay vẫn còn đậm nét Tập quán này được nhấn mạnh trong hơn 250 năm dưới thời Tokugawa Ngày nay ý thức tôn trọng thứ bậc vẫn được thể hiện trong đời sống hàng ngày
- Óc thẩm mỹ: ấn tượng ban đầu của bất kỳ ai lần đầu đến thăm Nhật Bản là ngạc nhiên và thán phục về óc thẩm mỹ của người Nhật, từ cách trang trí nhà cửa, xếp đồ đạt trong gia đình hay cách bày trí bữa cơm đều khiến cho mọi người có cảm giác tiếp cận một sự tinh tế, óc thẩm mỹ cao Nhưng óc thẩm mỹ của người Nhật không chỉ biểu hiện qua các hiện tượng bên ngoài mà còn qua lối suy nghĩ và cung cách làm việc của họ hàng ngày
Sơ lược về đất nước Nhật BảnVăn Sơ lược về đất nước Nhật Bảnhóa Sơ lược về đất nước Nhật Bảnđàm Sơ lược về đất nước Nhật Bảnphán Sơ lược về đất nước Nhật Bảncủa Sơ lược về đất nước Nhật Bảnngười Sơ lược về đất nước Nhật BảnNhật
- Đừng quá vội vàng bắt tay với doanh nhân Nhật Bản Nói chung, người Nhật tránh sự tiếp xúc quá thân mật trong kinh doanh Vỗ vai khách từ phía sau để kết thúc một sự giao dịch được xem là bất lịch sự Nhưng nếu một người Nhật thiện chí đưa tay ra trước thì bạn cũng đáp lại bằng việc bắt tay họ để thể hiện thiện chí của mình
- Sẵn sàng tôn trọng sự khác biệt về văn hoá Khi gọi tên người Nhật bạn nhớ
bỏ từ “Mr” ở đằng trước và thêm từ “san”- nghĩa là Ông, Bà, Anh, Chị… vào sau
Họ của người đó để thể hiện sự kính trọng Ví dụ : Mr Fujita được gọi là Fujita-san
Mr Jones được gọi là Jones-san Không gọi “Mr Fujita-san” hay “Mr Jones-san” Lưu ý là người Nhật gọi Họ chứ không gọi tên Gọi tên được xem là thiếu lịch sự
- Khi kết thúc câu chào hỏi, đừng bao giờ quên trao “card visit”, đây là điều quan trọng nhất
Hầu hết người Mỹ nhận card của đối phương liếc nhìn rất nhanh rồi cất vào túi
áo vét trong khi người Nhật xem card rất cẩn thận cả mặt trước và mặt sau Họ giới thiệu, chứ không chỉ đơn thuần đưa cho bạn, và cầm card với dòng chữ in xuôi
Trang 5chiều về phía bạn để bạn dễ nhìn Có thể kèm theo một cái cúi đầu nhẹ và nhanh Chiếc card của người Nhật to hơn card của người Mỹ một chút và được in trên giấy chất lượng tốt hơn Việc in có thể bằng tiếng Anh một mặt và mặt kia in bằng tiếng Nhật
- Vị trí ngồi vào bàn làm việc
Dọc theo bàn hội nghị, khác với khá nhiều công ty Mỹ là thường ngồi xen kẽ giữa người của bên này với người của bên kia, người Nhật thường ngồi một bên, đối phương ngồi một bên, trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất ngồi ở giữa
- Trường hợp bạn nhận được nhiều card visit một lúc:
Đặt card visit mà đoàn doanh nhân Nhật Bản vừa trao cho bạn lên mặt bàn theo đúng thứ tự của doanh nhân Nhật ngồi đối diện với bạn Người Nhật cũng sắp xếp card visit mà đoàn của bạn trao cho họ lên bàn theo thứ tự của người ngồi đối diện tương tự như vậy
Bạn có thể nhìn vào card visit để nhớ tên của người đó Điều này có thể chấp nhận được Tên của người Nhật Bản có thể khó nhớ, nhưng tên của người nước ngoài cũng khó nhớ đối với người Nhật
- Khi bạn là khách ở các văn phòng của người Nhật bạn sẽ được mời uống trà xanh, đây là truyền thống của người Nhật Nhưng người Nhật cũng uống cafe
- Nói chậm và đúng sự thật
Những lời bóng bẩy sẽ không gây được ấn tượng Những từ và cụm từ hay được dùng như “chất lượng”, “công việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hoà”,
“không thành vấn đề”, và “những lựa chọn khác”
- Trong đàm phán, học cách chấp nhận sự im lặng trong 30 giây hoặc lâu hơn Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định Người Nhật nghiền ngẫm những gì bạn nói và đưa ra các câu hỏi Bạn cũng không nên bối rối trước những giây phút im lặng trong đàm thoại của họ như vây
- Tránh dùng từ “no” (không), vì được xem là thiếu lịch sự Thay vào đó, hãy nói: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”
- Cuối cùng, bạn có thể mời doanh nhân Nhật Bản đến nhà, hoặc là thử chơi với họ một ván gôn Người Nhật thích chơi gôn và sẵn sàng đàm phán tiếp sau khi cùng chơi môn thể thao tạo sự thân thiện này
Trang 6II Những điểm giống và khác nhau cơ bản trong quá trình đàm phám của người Nhật và người Mỹ
Trước khi đi vào nghiên cứu những điểm khác nhau trong quá trình đàm phán kinh doanh giữa Nhật và Mỹ, chúng ta sẽ nghiên cứu những điểm giống nhau của hai phong cách đàm phán này.Hầu hết các cuộc đàm phán trong kinh doanh quốc tế
ở hai nước đều gồm 4 giai đoạn:
- Giai đoạn làm quen;
- Giai đoạn trao đổi thông tin;
- Giai đoạn thuyết phục;
- Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận;
Giai đoạn làm quen bao gồm tất cả các hoạt động như: thiết lập mối quan hệ tốt hay tìm hiểu đối tác nhưng nó không bao gồm các thông tin liên quan đến ký hợp đồng trong các buổi đàm phán tiếp sau đó
Giai đoạn trao đổi thông tin, đưa ra nhu cầu và ước muốn của các bên, hay nói một cách chính xác hơn là những lợi ích chủ quan rất khác nhau của các bên
Giai đoạn thuyết phục bao gồm việc các bên cố gắng làm giảm bớt những lợi ích chủ quan của đối tác, thông qua những chiến thuật thuyết phục khác nhau
Giai đoạn cuối cùng là nhận và đưa ra các nhượng bộ, tiến tới thỏa thuận, ký kết hợp đồng
Bên cạnh điểm giống nhau nêu trên thì trong quá trình đàm phán giữa Nhật và
Mỹ có rất nhiều điểm khác nhau, để hiểu rõ hơn chúng ta những khác biệt trong đàm phán kinh doanh qua từng giai đoạn Thông qua bảng sau:
Trang 7Các giai đoạn Nhật Mỹ
1 Giai đoạn làm quen Thường dành nhiều thời
gian và chi phí cho giai đoạn này
Dùng ít thời gian hơn trong giai đoạn này
2 Giai đoạn trao đổi
thông tin
Đây là bước quan trọng nhất Những đề nghị đưa
ra được giải thích kỹ và rõ ràng
Thông tin đưa ra phải ngắn gọn và nhanh chóng Những đề nghị thẳng thắn
là kiểu của người Mỹ
3 Giai đoạn thuyết phục Sự thuyết phục được hoàn
thành chủ yếu là ở sau hậu trường Những mối quan
hệ thẳng thắn thể hiện kết quả mặc cả
Đây là bước quan trọng nhất, những dự định bị thay đổi ở bàn đàm phán
và các chiến thuật nhanh,
áp đảo được áp dụng
4 Giai đoạn nhượng bộ và
thỏa thuận
Chỉ nhượng bộ gần cuối buổi đàm phán – đến gần với quyết định
Những nhượng bộ và cam kết được thực hiện xuyên suốt
Nguồn: Sơ lược về đất nước Nhật BảnJohn Sơ lược về đất nước Nhật BảnGraham Sơ lược về đất nước Nhật Bảnand Sơ lược về đất nước Nhật BảnYoshihiro Sơ lược về đất nước Nhật BảnSano Sơ lược về đất nước Nhật Bản“business Sơ lược về đất nước Nhật Bảnnegotiations Sơ lược về đất nước Nhật Bảnbetween
Janpanese Sơ lược về đất nước Nhật Bảnand Sơ lược về đất nước Nhật BảnAmericans” Sơ lược về đất nước Nhật Bản
III Những khác biệt trong từng giai đoạn đàm phán giữa người Mỹ và người Nhật
1 Giai đoạn làm quen
Trong giai đoạn làm quen, người Mỹ thường dành ít thời gian cho giai đoạn này (khoảng 5 – 10 phút) Trong giai đoạn này họ thường nói về các chủ đề như thời tiết, thể thao, kinh tế, chính trị,… Mục đích của giai đoạn làm quen là đề biết được đối tác đánh giá mức độ quan trọng của cuộc đàm phán này như thế nào Cũng qua giai đoạn này ta có thể đánh giá được hiểu biết, kinh nghiệm hay mối quan tâm của khách hàng Giai đoạn này sẽ thuận lợi khi đôi bên có cùng kinh nghiệm và chuyên môn
Người Mỹ dành ít thời gian cho giai đoạn này vì họ cho rằng nếu có xung đột trong quá trình đàm phán hay thực hiện hợp đồng thì đã có luật sư giải quyết Còn người Nhật lại không thích dùng luật sư và không thích xung đột nên họ dành nhiều thời gian hơn cho giai đoạn này
Trang 8Đàm phán với công ty Nhật thường gồm 3 cấp quản trị: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung và các trưởng phòng Và dưới đây là quá trình làm quen ở từng cấp:
Sơ lược về đất nước Nhật BảnGiai Sơ lược về đất nước Nhật Bảnđoạn Sơ lược về đất nước Nhật Bảnlàm Sơ lược về đất nước Nhật Bảnquen Sơ lược về đất nước Nhật Bảncủa Sơ lược về đất nước Nhật Bảncác Sơ lược về đất nước Nhật Bảnnhà Sơ lược về đất nước Nhật Bảnquản Sơ lược về đất nước Nhật Bảntrị Sơ lược về đất nước Nhật Bảncấp Sơ lược về đất nước Nhật Bảncao:
Người Nhật: trong giai đoạn này vai trò của quản trị viên cấp cao rất trịnh trọng Thường họ vào bàn đàm phán chỉ để kí kết khi mọi việc đã được thỏa thuận giải quyết bởi các quản trị viên cấp dưới Thông thường quản trị viên cấp cao tham gia đoàn đàm phán sớm là để tiếp xúc với khách hàng như đã cam kết hay vì đặc điểm quan trọng của buổi đàm phán Trong những trường hợp khác thì giai đoạn này do các quản trị viên cấp trung tiến hành
Người Mỹ: người Nhật thích sự trang nghiêm, trịnh trọng và có vẻ hình thức trong giai đoạn này nhưng người Mỹ lại tỏa ra xa lạ với nó và họ không thích điều này Họ cảm thấy không tự nhiên khi thảo luận các vấn đề chuyên môn nên họ thường nhường cho người khác trả lời Việc cung cấp cho họ danh sách dài những câu hỏi trong giai đoạn làm quen lại có ít hơn
Trong giai đoạn làm quen đối với người Mỹ nội dung của những cuộc trao đổi sớm – thông tin bằng miệng dường như vô nghĩa với họ, nhưng người Nhật lại xem việc trao đổi trước là sự liều lĩnh – cuộc nói chuyện này mang lại sự chân thật và tin tưởng giữa các cá nhân
Sơ lược về đất nước Nhật BảnGiai Sơ lược về đất nước Nhật Bảnđoạn Sơ lược về đất nước Nhật Bảnlàm Sơ lược về đất nước Nhật Bảnquen Sơ lược về đất nước Nhật Bảngiữa Sơ lược về đất nước Nhật Bảncác Sơ lược về đất nước Nhật Bảnnhà Sơ lược về đất nước Nhật Bảnquản Sơ lược về đất nước Nhật Bảntrị Sơ lược về đất nước Nhật Bảncấp Sơ lược về đất nước Nhật Bảntrung:
Đối với người Mỹ khi thiết lập mối quan hệ làm ăn cần phải theo những thủ tục như: thư giới thiệu, gọi điện để hẹn sau đó có cuộc gặp tại văn phòng của khách hàng và sau đó có thể là buổi ăn trưa với những câu chuyện xoay quanh vấn đề làm ăn
Đối với người Nhật kiểu làm ăn thông thường là: cuộc hẹn đầu tiên sẽ được sắp xếp và tham dự của người thứ 3 – người trung gian và khách hàng người Nhật
sẽ mời đối tác Mỹ và người trung gian gặp tại văn phòng công ty lúc xế chiều Ở đó người Mỹ sẽ được gặp những người mà họ quan tâm nhưng không phải là các vấn
đề làm ăn hay những đề nghị Vào khoảng 6 giờ tối người Nhật đề nghị cùng đi ăn tối nhưng đây vẫn chưa là thời điểm thích hợp để bàn chuyện làm ăn, những buổi gặp thường kéo dài đến 11 giờ đêm và kết thúc khi đã thỏa thuận được kế hoạch của
Trang 9những buổi gặp sau Nhưng trong các buổi gặp người Mỹ sẽ không bao giờ có cơ hội thanh toán hóa đơn cũng như nhìn thấy nó
Giai đoạn làm quen có thể gồm nhiều buổi gặp gỡ, qua đó người Nhật xác định được sự nhất quán , sự thành thật và tinh thần hợp tác của đối tác, còn việc làm
ăn thì tính sau
2 Giai đoạn trao đổi thông tin
Giai đoạn trao đổi thông tin vốn là quá trình trao đổi hai chiều Nhưng khi người Mỹ gặp người Nhật ở bàn đàm phán, luồng thông tin chỉ đi trực tiếp từ người
Mỹ đến người Nhật Đầu tiên, người Nhật hỏi hàng ngàn câu hỏi và đáp lại rất ít thông tin Cách làm này thử thách lòng kiên nhẫn của các nhà đàm phán người Mỹ
và làm cho họ phải ở lại Nhật Bản lâu hơn và tốn nhiều thời gian hơn cho quá trình đàm phán Trao đổi thông tin gồm hai phần:
a) Tiết lộ thông tin
Người Nhật
- Nhiều nhà quản trị người Nhật hiểu và nói tiếng Anh tốt hơn người Mỹ hiểu
và nói tiếng Nhật, vì vậy mà những cuộc gặp gỡ của 2 nước ở hai bờ Thái Bình Dương này thường được dùng giao tiếp bằng tiếng Anh Tuy nhiên người Mỹ nên cẩn thận về sự nhầm lẫn có thể phát sinh do hạn chế về kiến thức Anh ngữ của bên phía người Nhật
Trong một số trường hợp, người Mỹ cần chuẩn bị sẵn sàng phiên dịch nếu bên phía người Nhật không có
- Trong cuộc đàm phán, đầu tiên Người Nhật giải thích rất dài dòng, sau đó đưa ra yêu cầu hay đề nghị Do đó mà chúng ta không ngạc nhiên khi nghe người
Mỹ than phiền về “1000 câu hỏi” Người Nhật mong đợi sự giải thích dài Các nhà đàm phán Mỹ nên chuẩn bị thông tin một cách chi tiết để hổ trợ cho những đề nghị của họ và nên có những chuyên gia kỹ thuật thích hợp trong đàm phán để họ đóng góp ý kiến khi được yêu cầu Và cần lưu ý, với kiểu đàm phán Nhật Bản, những thông tin cơ bản và sự giải thích những đề nghị và yêu cầu thực chỉ nên đưa ra lúc gần kết thúc Phương cách này sẽ giúp kéo dài thời gian đàm phán và làm vừa lòng đối tác Nhật Bản
Trang 10 Người Mỹ
- Các nhà đàm phán Mỹ có khuynh hướng nói những gì mà họ muốn và giải thích nguyên nhân khi nào cần thiết Đó là lý do vì sao trao đổi thông tin thường diễn ra rất nhanh ở Mỹ
Một số lưu ý khi trả lời “1000 câu hỏi” của người Nhật là phải chú ý đến tính thống nhất Trong đàm phán, Nhật hỏi cùng một thông tin hay cùng một lời giải thích Việc làm này khiến cho các nhà đàm phán Mỹ cảm thấy bị xúc phạm “họ không tin mình sao?” Hãy nhớ đây là chiến thuật của người Nhật, vì vậy, hãy bình tỉnh, kiên nhẫn trả lời các câu hỏi và hãy chuẩn bị kỹ để tránh những câu trả lời không có tính thống nhất
- Người Mỹ có khuynh hướng đưa ra đề nghị đầu tiên mà họ cho là “hợp lý” hay gần với sự thỏa thuận cuối cùng mà họ dự định Còn các nhà quản trị Nhật muốn dùng thời gian để mặc cả và có khuynh hướng đòi hỏi cao hơn lúc ban đầu
Vì vậy, người Mỹ khi làm ăn với người Nhật nên đưa ra đề nghị lần sau tốt hơn lần đầu Cần kiên nhẫn, không nóng vội
b) Thu thập thông tin
Người Nhật
- Không thích nói thẳng, không tiết lộ thông tin
Ví dụ: Khi người Mỹ hỏi người Nhật suy nghĩ như thế nào về giá cả họ đưa ra, thì người Nhật không trả lời thẳng vào câu hỏi mà chỉ nói: “ồ, có vẻ được đấy!” (“oh, it’s look fine”), ngay cả khi họ không hài lòng với mức giá đó Vì vậy khi gặp thái độ kỳ lạ ấy của người Nhật, người Mỹ cần cân nhắc kỹ, và cần chú ý tới một số đặc điểm sau:
+ Không có người Nhật nào, đặc biệt là các ông chủ, sẽ mạo hiểm nói
“không” trước toàn bộ đoàn đàm phán cho đến khi quyết định cuối cùng được đưa ra
+ Các nhà quản trị Nhật mong muốn duy trì sự hòa thuận và theo quan điểm của họ, một câu trả lời phủ định có thể phá vỡ sự hòa thuận đã được lập trước đó + Thường sử dụng các ám hiệu phủ định thong qua giọng nói, cử chỉ cơ thể, ngắt quãng giữa câu nói, tỏ vẻ ngạc nhiên,… khi họ nói “oh, it’s look fine”